LINEAMIENTOS DE EXCLUSIVIDADES PARA PRESENTACIÓN DE OFERTAS COMERCIALES - INTERMEDIARIOS DE SEGUROS
El siguiente documento es de uso restringido y rige las condiciones de exclusividad entre LA EQUIDAD SEGUROS GENERALES ORGANISMO COOPERATIVO y LA EQUIDAD SEGUROS DE VIDA ORGANISMO COOPERATIVO, Aseguradoras que en adelante se denominarán de manera conjunta como LA EQUIDAD, y los Intermediarios que se vinculen a LA EQUIDAD por su labor de intermediación en relación con los productos que esta ofrece, para presentar ofertas comerciales a los clientes de LA EQUIDAD. PRIMERO. NOMBRAMIENTO INTERMEDIARIO: Es la facultad del tomador y asegurado de escoger el asesor de seguros que gestione sus riesgos, facultando a LA EQUIDAD para que le entregue al intermediario designado los términos más favorables en beneficio del cliente. SEGUNDO. CARTA DE NOMBRAMIENTO: Para formalizar el nombramiento del intermediario es necesario que se suscriba una ‘Carta de Nombramiento’ por parte del tomador y asegurado designándolo como el ‘Intermediario Exclusivo’, la cual debe estar firmada por el Representante Legal o el funcionario autorizado para contratar los seguros mediante comunicación expresa que lo faculte, adjuntando el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o la Superintendencia Financiera según corresponda, con fecha de expedición no mayor a 90 días. TERCERO. EXCLUSIVIDAD NATURAL: El intermediario no tendrá que invocar exclusividad para los productos que éste ya haya emitido en LA EQUIDAD con un cliente en determinado producto, y que esté vigente al momento de la solicitud de la oferta comercial para la renovación; se asume para todos los casos que el intermediario tiene exclusividad del negocio y la central de cotizaciones se abstendrá de presentar términos a otro intermediario, salvo si se recibe ‘Carta de Nombramiento’ por parte del cliente designando a un intermediario diferente. CUARTO. CARTAS DE AUTORIZACIÓN A COTIZAR: Este tipo de cartas no son consideradas para otorgar exclusividad. Para acreditar la exclusividad solo procederán las ‘Cartas de Nombramiento’ que cumplan con los requisitos descritos en el presente documento. QUINTO. COTIZACIONES: Si no existe ‘Carta de Nombramiento’, LA EQUIDAD velará porque se generen las mismas condiciones a todos los intermediarios solicitantes.
SEXTO. OPERATIVIDAD: La exclusividad se otorga con ‘Carta de Nombramiento’ emitida por el cliente o aval previo de la Compañía donde se nombre al ‘Intermediario Exclusivo’; para el efecto, LA EQUIDAD le confirmará a el intermediario por escrito que le fue asignado la exclusividad. La administración de las exclusividades la tendrá el Analista Comercial de la Gerencia del Canal Tradicional quien surtirá el procedimiento interno en los aplicativos CRM. SÉPTIMO. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Para los casos en que haya controversias en la asignación de exclusividades, la Vicepresidencia Comercial revisará la historia del negocio y determinará cuál Intermediario cuenta con los términos. El nivel de escalonamiento para solución de controversias es: • Validación por parte del Gerente de Canal Tradicional Franquicias y Delegaciones. • Validación por parte del Vicepresidente Comercial. Para los Corredores se evaluará en conjunto con la Gerencia de Producto y/o Vicepresidencia de Seguros y se definirá la controversia presentada. NOTA: En los casos en que aplique se solicitará el concepto del Gerente de Desarrollo Solidario y Nuevos Canales, y los Gerentes de Distrito. OCTAVO. LA EXCLUSIVIDAD SE DECLARA EXTINTA EN LOS SIGUIENTES CASOS: 1. Mediante ‘Carta de Nombramiento’ firmada por Representante Legal del cliente designando a otro intermediario. 2. El intermediario nombrado no envíe la información completa requerida por LA EQUIDAD para cotizar, 30 días calendario antes del vencimiento. 3. El intermediario no presente al cliente los términos de LA EQUIDAD; caso en el cual nos reservamos el derecho a presentarnos directamente o con otro intermediario. 4. El intermediario presente al cliente los términos de LA EQUIDAD con manifestaciones u observaciones negativas que afecten la reputación y el buen nombre de LA EQUIDAD, caso en el cual LA EQUIDAD se reservará el derecho de presentarse directamente o a través de otro intermediario. NOVENO. CLAUSULA DE TERRITORIALIDAD: Acorde con la división del ámbito territorial definido por LA EQUIDAD para la suscripción de negocios a nivel nacional, se entenderá por cláusula de territorialidad, todo negocio ubicado en dirección comercial o judicial en una zona del país diferente a la ubicación en donde se encuentra radicada la oficina agencia, delegada o franquicia que presenta el negocio. Esta cláusula no aplicará para los ramos autos individual, vivienda segura individual, productos de Cumplimiento y ARL. PARÁGRAFO: Para el ramo de ARL, queda claro que la asignación del gasto de administración, de atención de siniestros y de atención general del cliente, serán
asignados a la agencia por donde se ingresen las primas y a través de los recursos de la Gerencia de Riesgos Laborales. Para programas de seguros del sector solidario: Por estatutos internos de LA EQUIDAD independiente que la entidad sea o no asociada a LA EQUIDAD y tenga o no portafolio de productos vigentes con esta aseguradora, la producción debe quedar asignada al distrito respectivo donde este ubicada geográficamente la entidad tomadora de los seguros. •
Para programas de seguros del sector real: Si el negocio fue previamente cargado en el CRM y/o cotizado por alguna oficina en la misma zona donde está ubicado el tomador u otra oficina del país que en su momento haya solicitado la omisión de la cláusula de territorialidad, no se compartirá oferta de seguros presentada salvo que se tenga una carta de nombramiento emitida por el representante legal de la empresa tomadora designándolo como intermediario exclusivo. (ver numeral SEGUNDO del presente documento). En caso de que opere nombramiento y que el cliente decida emitir la póliza con base en la oferta comercial presentada, el seguro debe ser emitido por la oficina agencia, franquicia o delegada que haya realizado ese primer acercamiento comercial con el tomador. ALCANCE TRIBUTARIO: Los montos correspondientes a ReteFuente y ReteIVA no tienen afectación por ser de alcance nacional. Lo correspondiente a ReteICA cambia en cada ciudad y la Compañía debe aplicar el impuesto correspondiente a la ciudad donde se emite la póliza. El intermediario declara impuestos en la ciudad donde está radicada su oficina con cámara de comercio, no necesariamente donde la Compañía emite la póliza. Es así como, si se emite en una ciudad diferente a donde está radicada su oficina, el intermediario no podrá hacer descuentos de las retenciones de ICA practicadas. Si el negocio no ha sido prospectado en CRM y/o cotizado por ninguna oficina agencia, franquicia, o delegada de la zona donde está ubicado el tomador; se procederá con la omisión de la cláusula de territorialidad para el libre desarrollo comercial del negocio a la oficina que presenta el prospecto.
Esta condición aplica previa consulta con el equipo del canal tradicional. •
Tiempos de respuesta: Para validar si el negocio no ha sido cotizado y sea viable omitir la cláusula de territorialidad, el equipo de la Gerencia Canal Tradicional, Franquicias y Delegaciones tendrá máximo dos días hábiles contados a partir de la fecha en que la oficina agencia, franquicia o delegada presenta el prospecto para dar el visto bueno respectivo. De no obtener respuesta a la consulta, se dará por entendido que no se está gestionando el prospecto en la ciudad y se dará vía libre para cotización. Es obligatorio que una vez autorizada la omisión de la cláusula de territorialidad se registre el tomador y los productos a cotizar en el aplicativo CRM. Nota: La presente directriz no aplica para autos individual, vivienda segura individual, productos de cumplimiento y ARL.
GLOSARIO: - Dirección comercial o judicial; La soportada en cámara de comercio (no mayor a 3 meses) o consulta RUES.