契約書製作與裝訂
客席音樂家定期彙送
單據核銷
標案協助
P.01
P.11
OT案日報表統計 停車證製作
P.31
P.45
P.17
財務管理
P.25
P.35
契約書製作與裝訂 Data 共用槽（Ｏ：）
該契約書的公文夾
個人工作區 淑偵 契約書製作
Tool 長尾夾、美工刀、布紋膠帶、標籤貼、信封袋
1.
將公文夾裡有摺頁的書面文件部分影印一份。
2.
將『封面』資料夾裡三個檔案複製到要製作契約書的檔案夾裡。
3.
製作正副本封面＊3（案號、案名、得標廠商、決標日期及契約金額在
(切勿弄亂公文夾裡文件的順序)
決標紀錄裡找，履約期限在勞務採購契約的第七條 履約期限。）完成 一份後複製正確內容至其他兩份貼上即可。
契約書製作與裝訂
4.
製作“勞務採購契約” 。
確認第一頁案名、招標機關與得標廠商正確與填寫缺少內容。 並至第三條 契約價金之給付填寫正確決標金額。
狀況1:“總包價法。本案契約總價新臺幣ＸＸＸ元整(含稅)。”
狀況2:“單價計算法。預估契約總價新臺幣ＸＸＸ元整(含稅)。”
5.
至“勞務採購契約”末頁填寫廠商名稱資料，資料內容在書面文件都找得到。
O2 O3
6.
列印一份資料夾內所有檔案將其排序（多頁檔案請雙面列印） 。 順序：
a. 封面（正本兩份，副本兩份，詳見勞務採購契約第一條第八項） b. 勞務採購契約 c. 標價清單
d. 議價/決標紀錄
e. 採購案（比價或議價）記錄表 f . 投標廠商聲明書 g. 繳稅申報書
h. 廠商設立資料
i . 需求表或招標規範服務建議書徵求說明 j . 投標須知
k. 廠商服務建議書 7.
整理完順序後用長耳夾固定連同書面文件一同交給主辦檢查。
契約書製作與裝訂
8.
檢查正確後影印需求之份數並裝訂成冊。
9.
將每份的”契約條款末頁“與“標價清單”貼上標籤紙提醒廠商用印。
先以訂書針固定後用布紋膠帶以蓋住釘書針為原則包覆左側邊。
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10.
列印“契約書之用印注意事項”文件並與所有契約書以掛號寄給廠商（或是請廠
11.
寄出後請開“契約書寄送進度表”檔案填寫寄出日期。
商至團內用印）並致電通知廠商注意收件。
契約書製作與裝訂
後續 。
等全部用印完會請役男幫忙蓋騎縫章， 騎縫章每頁都要蓋到並跨頁蓋， 盡量不要蓋到內容。
將發文函個別釘在正確的契約書上
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將資料填寫至一本綠色的“契約書記錄表” ，再連同主計室那份送去 給美珠姐檢查。
檢查通過後將正本掛號寄給廠商，兩本副本分別給行政室及業務組室。記得拿契 約書記錄表給業務組室簽收。
契約書製作與裝訂
提醒 。
再三確認廠商資料、金額等自行填寫之內容正確。
能夠雙面列印、影印的文件，記得使用雙面列印！並且注意翻面的流暢性。
釘書機請上下兩側盡量向外釘，布紋膠帶請黏貼牢固且修邊，減少翻閱時 的耗損。
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單據核銷 Data 共用槽（Ｏ：） 個人工作區 淑偵 核銷
Tool 膠水
收據
1.
打開資料夾選擇當次年度與該收據所屬採購案的資料夾。
2.
分 期 付 款 彙 總 表 的”截 至 上 次 已 付 金 額、累
資料夾裡面會有三種檔案，皆另存新檔，檔名後加上製作日期。
積 已 付 金 額、未 付 金 額”都 已 設 定 好 函 數 算 式，直接下拉即可，切勿更動，其他內容就按 照該次內容填寫。
收據金額請看清楚，填寫“總計”那格的金額！
單據核銷
3.
4.
12 13
支出科目分攤表也有設定好的算式只需更改“所屬年度月份、截至上次已付金額
、本次付款金額以己第幾次付款” 。
憑證用紙 填寫金額及用途摘要
5.
三個檔案列印出來，將收據浮貼至”憑證用紙“之虛線上。
國立臺灣交響樂團 黏貼憑證用紙
單據核銷
6.
”分期付款彙總表“、”支出科目分攤表“一起夾在公文夾左側，
“憑證用紙”與其他公文夾在右側。 再交給主辦。
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客席音樂家・定期彙送 Data web.pcc.gov.tw 議價紀錄、合約
1.
登入帳號後在左側選單選擇”政府採購“”決標管理“”新增決標公告“
政府採購 決標管理 新增決標公告
填寫基本資料：
決標資料類別
標案案號
是否依據採購法 第106條第1項
決標公告 － 決標金額100萬以上 定期彙送 － 決標金額100萬以下 Ｂ1040918 - 1
依照決標日期填寫年月日 一律Ｂ開頭
否
第1款辦理
招標方式
如同一天有數份請編號
限制性招標
客席音樂家・定期彙送
是否屬共同供應契約採購
否
是否複數決標
非複數決標
投標廠商家數
看“決標紀錄”通常為一家
決標方式
最低標
是否刊登英文公告
否
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填寫完成後按編輯繼續－
2.
請依照下頁範例參考填寫，資料大多在議價紀錄皆有，若無請留空，勿自行填寫。
客席音樂家・定期彙送
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客席音樂家・定期彙送
3.
填寫完成後僅為暫存，請勿上傳正式區。 再將紙本資料交還給主辦。
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標案協助 Data 廠商服務建議書、資料 主辦交代資料
Tool 大型會議室投影幕下第1個抽屜下層 ・文具箱 、 籤桶 、 立牌 、 響鈴
行政室
・計算機箱
Location 行政大樓三樓大型會議室
1.
先詢問主辦此次標案為評審還是評選會議，以及廠商是否使用投影設備，是自備
2.
將電燈、空調、音響打開，從櫃子拿出工具，確認委員桌上都有一隻鉛筆、原子筆
電腦還是使用團內電腦。再將資料、工具一併帶上三樓大型會議室。
與memo紙。
． 立牌（100萬以上為評選委員，以下為評審委員） ． 籤桶（視委員人數準備籤號） ． 文具箱
標案協助
3.
如有兩家廠商以上的服務建議書，須貼上便條紙並標上廠商序 號，連同招標規範、評分表以及計算機放置每位委員桌上。 評分表須先用雙面膠黏貼並折線（由委員簽名後才彌封）
4.
請廠商以及委員簽到。
會議開始後將門關上，聽從指示依序帶引廠商進入簡報。
如使用投影設備，開始簡報時將部分燈關掉，結束簡報時打開。
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如需使用投影設備，將影音櫃裡 有標籤一至三號的設備照順序
打開，並確認訊號源切換到頻道
一，再將線材先裝在投標廠商位 置的訊號源。
標案協助
如使用數位電腦講桌前先將吊在旁邊的感應卡移至
感應器就會打開部分電源，再打開底下櫃子的最下 層找到主機開機即可。
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OT案・日報表統計 Data 共用槽（Ｏ：） 個人工作區 Ｚ01-離職人員 佳澤
My Documents OT
日報表統計
工作日誌 （日報表）
1.
打開“日報表統計”檔案，將工作日誌裡業績報告的住房收入、其他收入以及住宿 總數填入表格，檔案中紅色欄位有公式勿更動，但須確認與紙本金額是否相同。 完成後歸檔並在工作日誌表格打勾以表歸檔。
日營業額Ａ 2,464元（Ｂ＋Ｃ） 住房收入Ｂ
其他收入Ｃ
2.
業績報告
參訪住房：1,234元 協辦住房：0元 主辦住房：0元
住房小記：1,234元 預收房租：1,000元 場地租金：200元 餐飲收入：30元
Ｃ項小記：1,230元
住宿總數 住宿
人數/房數
合計：10人/5間 參訪：10人/5間 協辦：人/間 主辦：人/間
營隊/團體
月底會有月報表，請對照“日報表統計”檔案，確認所有數字均相符，並回報。
ＯＴ案・日報表統計
提醒 。
數字填寫正確。
如果有缺少的日報表或月報表，回報給主辦。
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財物管理 Data 財管電腦
核准公文
新增單據 1.
財物粗略以一萬元為界線分為財產及物品 兩大類。 財產
為 資 本 門，指 土 地、土 地 改 良 物 及 房 屋 建 築
(不動產)，暨金額一萬元以上，且使用年限在 兩年以上之設備及圖書類(動產)一般財產大
多指動產而言， 「財物標準分類」動產區分為 三大類。
・ 機械及設備，財產編號第一碼為"3" ・ 交通及運輸設備，第一碼為 "4" ・ 什項設備，第一碼為 "5"
物品
係 不 屬 於 前 述 財 產 之 設 備、用 具，包 括 非 消
耗品及消耗用品。一般財產管理上稱「物品」 多指「非消耗物品」其財產編號第一碼為"6"
2.
每 樣 財 物 都 會 有 一 組 財 產 編 號，舉 例 來 說， 右 述 財 產 編 號 是 個 人 電 腦，每 台 個 人 電 腦 的
財產編號都是一樣的，但序號XX是指你使用 的 這 一 台 電 腦，其 他 人 的 電 腦 序 號 一 定 與 您
的不同。故同類設備其「財產編號」應該都相 同， 『序號』則一定不同。
財物管理
3.
依照核准公文裡品項的金額決定 使用桌面上的財產管理或是物品 管理軟體。
4.
基本會使用到的功能都在最上排 工具列的財產單據處理及非消耗
品管理裡的增加單、移動單、增減 值單，比較特別的是財務報廢
物品報廢要填“非消耗品報廢單” 財產報廢填“財產減損單”
財產單據處理 財產增加單 財產移動單
財產增減值單 財產撥出單
財產毀損報廢單 財產減損單
財產資料管理
非消耗品管理
非消耗品增加單
非消耗品移動處理
非消耗品增減值處理 非消耗品報廢處理 非消耗品撥出處理 非消耗品資料管理
報表
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財產增加單處理 項次
財產編號
單位
數量
型式 會計科目
名稱
廠牌 單價
取得日期
增加單摘要
備註
保管單位
保管人
核准機關及奉准文號 使用單位
甲卡
財產卡
使用人
財產標籤
養護卡
總價
來源
別名 單價殘值
規定年限 存置地點
借用卡
總殘值
使用年限
條碼標籤
新增（Ａ） 修改（Ｍ） 刪除（Ｄ） 確認（Ｙ） 取消（Ｃ） 不動產（Ｓ） 模式：一般 線上單據轉入（Ｇ） 列印增加單（Ｒ）
第一筆（Ｆ） 上一筆（Ｐ） 下一筆（Ｎ） 最末筆（Ｌ）
關閉（Ｘ）
回增加單（Ｅ）
5.
每種單據都大同小異，這裡就以財產增加單為例，先按新增一張增加單，再按確
6.
如果不知道財物的產編，就按旁邊的查編號，依據品項打關鍵字查尋，找到後按
認進入上圖畫面，按新增開始填入財物資料，越詳細越好。
帶入編號自動填入，再將其他資訊逐項填入，特別注意的是年限會自動寫入，不 要 自 行 更 改，如 發 現 年 限 不 循 常 也 先 告 知 主 辦；完 成 後 按 確 認 進 行 入 帳。 （如 果 多筆財務保管人都是相同的話，可以在同筆增加單新增。）
7.
列印條碼標籤，再按回增加單列印增加單。增加單有三聯，第一聯財產理管人員
留存，第二聯主計室留存，第三聯承辦人留存；將剛剛的條碼標籤釘在第三聯的 右上角，一開始拿的核准公文影本釘在第一聯後面。
財物管理
8.
增 加 單 三 聯 依 照 三、二、一 聯 的 順 序 夾 好 並 在 右 下 角 向 內 折，用
印人才知道要用印也比較便於 翻 閱，如 圖 夾 進 公 文 夾 後 交 給 主 辦即可。
財 產、物 品 的 單 據 都 是 如 此，只 有 填寫內容有些差異。
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查詢財物 1.
財產
最上列工具列財產資料管理裡的“動產資 料查詢” 。視 窗 上 列 可 選 擇 依 財 產 編 號 查 詢或是複合查詢。
財產資料管理
報表及匯出作業
土地及土地改良物資料管理 房屋建築及設備資料管理 機械及設備資料管理 什項設備資料管理 有價證券資料管理 權利資料管理 其他資料管理
交通及運輸設備...查詢
動產資料（機械、交通、什項）...查詢
2.
物品
最上列工具列報表裡的“年度消耗品清查 報表” 。可選擇以何種方式查尋。
非消耗品管理裡的“非消耗品資料管理” 可查詢到物品更詳細的資料。
非消耗品管理
非消耗品增加單
非消耗品移動處理
非消耗品增減值處理 非消耗品報廢處理 非消耗品撥出處理 非消耗品資料管理
報表
報表
代碼設定 ・ ・
非消耗品標籤
非消耗品條碼標籤
年度非消耗品清查報表 非消耗品清冊
非消耗品盤點紀錄表 ・ ・ ・
財物管理
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代碼設定 1.
如 有 人 事 變 動 須 增 加、修 改 或 刪 除 保 管 人
員 的 話，在 代 碼 設 定 裡 的“ 機 關 單 位 人 員 設定” 。
代碼設定
機關單位人員設定
單位代碼設定
財產分類編號設定
保管人員資料設定
財產單位詞庫設定 ・ ・ ・
例行作業 1.
每月月底做國有財產增減表以及結存表共兩張並列印四份。 注意月報日期要正確 報表及匯出作業 月報表 季報表 年報表
中華民國 月報
・ ・ ・
2.
月報表 期報
月
報表種類
年
季報
類別
季
區間
上半年報
下半年報
00財產增減表（非珍貴）
02財產增減結存表（非珍貴）
每季季底，3/31、6/30、9/30、12/31做季報表四張並列印一份。 注意選取正確的季別。
月報表
中華民國 月報 期報
月
報表種類
年
季報
類別
季
區間
上半年報
00財產增減表（非珍貴）
01珍貴動產不動產增減表
02財產增減結存表（非珍貴）
03珍貴動產不動產增減結存表
下半年報
財物管理
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停車證製作 Data 共用槽（Ｏ：） 102年10月財產移交資料 停車證
Tool 護貝機、護貝膠膜
1.
主辦會拿申請人的駕照與行照影本 來，如 果 是 團 員 或 職 員 申 請 團 內 用 停 車 證，先 打 開“ 1 0 3 停 車 證 清 單 ”新 增
編 號 欄 位 並 填 入 資 料。如 果 是 單 日 或 是期間用就無需填表。
2.
開 啟“停 車 證 設 計 團 內 用”檔 案（依 需 求 開 啟 單 日 或 期 間） ，團 內 用 的 就 將
剛 剛 新 增 的 編 號、車 牌 號 碼 以 及 當 日 日 期 填 入，單 日 或 期 間 就 直 接 增 加 編 號或填寫使用當天的日期。
停車證製作
3.
彩 色 輸 出，蓋 上 行 政 室 戳 章，用 印 不 要蓋住車牌及編號，再拿4X6的護貝 膠膜護貝即可，完成後交給主辦。
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