Win tijd op jouw manier Tim Christiaens
Opgedragen aan Arthur en Flor, mijn schattige tijdrovers
en, Vragen, opmerking ar suggesties? Surf na om www.WinTijd.c is alle en download grat laden en tips interviews, werkb e-mailen. om eďŹƒciĂŤnter te
Tijd
Het leven is varen op de zee van de tijd maar alleen de zee blijft Haiku van de voorzitter van de Europese Raad Herman Van Rompuy1
6
op z oek na ar de es s enti e
11
Inleiding
17
Wat houdt de EFFECT-methode precies in?
19
Een aantal stellingen
25
Op zoek naar de Essentie
27
1 Formuleren van doelen
31
2 Omzetten van doelen in doelstellingen
34
3 Zelf prioriteiten stellen
38
Toolbox Essentie
49
Afbakenen van je Functies
52
1 Wie ben je op je werk?
57
2 Wie ben je thuis?
59
3 Wie ben je in het verenigingsleven?
60
4 Een haalbare combinatie: de balans tussen werk en privĂŠleven
66
Toolbox Functie
75
Focussen op je doelstellingen
78
1 Minimaliseren van storingen
81
2 Nee durven zeggen
83
3 Systematisch schrappen, uitbesteden of delegeren
90
4 Datadieet
92
Toolbox Focus
103
Efficiënt uitvoeren van taken
105
1 De 80/20-regel
107
2 Elke dag plannen
111
3 Gebruikmaken van een efficiënt systeem: de GTD-methode
118
8
Toolbox Efficiëntie
129
Creativiteit
131
1 Tijdsbeheer en creativiteit gaan hand in hand
132
2 Inspelen op verandering van doelen, rollen en omgeving
135
3 Het gebruik van creatieve technieken en internettoepassingen
144
Toolbox Creativiteit
152
Epiloog
155
Dankwoord
159
Noten
163
Literatuur
165
Over de auteur
10
op z oek na ar de es s enti e
Inleiding Wat is tijd? Vraag dit aan een zesjarige en je krijgt de meest bizarre antwoorden. Vraag het aan een zestigjarige en je krijgt opnieuw de meest bizarre antwoorden. Het is dan ook een moeilijke vraag, al was het maar omdat ze zo zelden gesteld wordt. Volgens Isaac Newton, grondlegger van de klassieke mechanica, vormen tijd en ruimte samen de ‘container’ waarin gebeurtenissen plaatsvinden. Om een beweging te maken, moet er een reeks gebeurtenissen plaatsvinden en dat kan alleen in een tijdskader. Filosoof Immanuel Kant beschrijft in zijn Kritik der reinen Vernunft tijd als een innerlijke voorstelling die de mens eigen is en waarop zijn ervaringen met de buitenwereld berusten. Voor de gemiddelde ondernemer is het duidelijker: tijd is geld. De aandacht voor tijd in een werkomgeving is zowel bij het management als bij de werknemers de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen. De ontwikkeling in het dagelijkse werk en de verhoogde tijdsdruk hebben timemanagement op de agenda van de bedrijfswereld gezet. In de jaren vijftig van de vorige eeuw werd de term timemanagement gelanceerd als een doeltreffende methode om tegemoet te komen aan de steeds toenemende werkdruk. De tijd dat tijdsbeheer zich tot het kantoor beperkte, is echter al lang voorbij. Door een evoluerende maatschappij, waarbij tegenwoordig beide ouders werken, is ook in het gezinsleven de tijdsdruk aanzienlijk gestegen. De grote interesse voor timemanagement en persoonlijke efficiëntie staat in schril contrast met het wetenschappelijke onderzoek dat er tot nog toe werd verricht naar de effecten ervan. De oorzaak ligt onder andere in het feit dat er verschillende definities voor timemanagement zijn. Green en Skinner publiceerden in 2005 een artikel waarin het effect van timemanagementtrainingen onder 233 medewerkers van verschillende organisaties werd onderzocht. Om zo volledig mogelijk te zijn, werd de opleiding samengesteld uit verschillende bestaande trainingen. Uit de resultaten bleek dat de vaardigheden op het vlak van prioriteiten stellen, assertiviteit en het
11
beheersen van persoonlijke stress, significant waren toegenomen. De persoonlijke effectiviteit nam zelfs toe met een gemiddelde van 20 procent. Op een werkdag betekent dit al gauw een tijdwinst van meer dan anderhalf uur. De relatie tussen timemanagementtechnieken en persoonlijke effectiviteit wordt door die studie duidelijk aangetoond. Het is dan ook logisch dat bedrijven bereid zijn financiële inspanningen te leveren om timemanagement actief in hun organisatie te implementeren. 2 Hoe kan tijdsbeheer helpen om productiever te worden? Eenvoudigweg door keuzes te maken. Dit klinkt op zich niet moeilijk, maar de toegenomen werkdruk, de overvloed aan informatie en de diversiteit aan mogelijkheden bemoeilijken dit keuzeproces aanzienlijk. De klassieke timemanagementprincipes, zoals plannen en prioriteiten stellen, gaan vaak uit van een algemene visie, waarbij tijdsbeheersing en doeltreffendheid centraal staan. Veel van die klassieke gedachten zijn initieel afkomstig uit een heel andere periode, namelijk uit het industriële tijdperk. Door het toepassen ervan kun je inderdaad heel wat tijd winnen, maar die benadering houdt weinig rekening met persoonlijke kenmerken en voorkeuren. Een meer gerichte aanpak met voldoende aandacht voor persoonlijkheid en specifieke situaties is dus nodig. Het opleggen van bepaalde technieken werkt dus niet meer. Vandaag de dag volstaat het niet dat iemand vooraan een oneman-timemanagementshow opvoert. Vandaar dat ik ook minder geloof in een klassikale training van timemanagementtechnieken waarbij geen aandacht wordt besteed aan opvolging. De cursisten verlaten dan in het beste geval de zaal met een aantal goede voornemens, maar zonder een degelijke begeleiding zullen die voornemens verdwijnen als sneeuw voor de zon. Meer dan de helft van de mensen die ik begeleid, hebben in het verleden als eens een cursus tijdsbeheer of persoonlijke efficiëntie gevolgd. Jammer genoeg zonder blijvend resultaat. Het is eerder wenselijk uit te gaan van de persoonlijke situatie om uiteindelijk tot een gedragsverandering te komen. Met andere woorden: jij staat centraal. Toch mag het nut van groepstrainingen niet onderschat worden. Timemanagement in teamverband kan de groepsprestaties significant verbeteren, opnieuw met voldoende aandacht voor de functie van het individu in het team.
12
i nl ei di ng
Bovendien leven we vandaag in het informatietijdperk. Concreet betekent dit dat we de traditionele – maar waardevolle – timemanagementtechnieken kunnen aanvullen met een aantal modernere toepassingen. Zo bespreek ik beknopt onder meer de revolutionaire ‘Getting Things Done’-methode van David Allen, een heus datadieet en de interessantste webapplicaties op het vlak van tijdsbeheer. Het loont beslist de moeite na te gaan hoe anderen met hun tijd omgaan. Wat kunnen we bijvoorbeeld leren van succesvolle mensen? Hoe zou de Europese president zijn tijd indelen? Hoe ziet iemands agenda eruit als hij aan het hoofd van een multinational staat? In dit boek vind je de visie van tien boeiende mensen die elk aan de top staan in hun domein. Ik heb het geluk gehad uren met de volgende personen te kunnen praten over tijdsbeleving en hoe belangrijk het is om aan tijdsbeheer te doen: q q q q q q q q q q
Herman Van Rompuy, voorzitter van de Europese Raad Christian Van Thillo, CEO van De Persgroep Inge Vervotte, minister van Ambtenarenzaken en Overheidsbedrijven Willem Middelkoop, publicist, ondernemer en voormalig beurscommentator op RTL Z Jacques Rogge, voorzitter van het IOC Geert Noels, Chief Economist Econopolis Goedele Liekens, tv-presentatrice en seksuologe Hans Bourlon, medeoprichter Studio 100 Christine Van Broeckhoven, wereldbefaamd moleculair biologe Joop van den Ende, mediamagnaat De rode draad door hun verhalen was gemakkelijk te vinden: timemanagement is noodzakelijk om in je werk te overleven. Sommigen hadden een degelijke opleiding tijdsbeheer gehad, bij anderen was er sprake van een natuurlijk talent. Hun persoonlijke visie over tijdsbeheer zit verweven in dit boek. Het is ongetwijfeld een inspiratiebron voor ons allen. Als je dat wilt, kun je dit boek in enkele uren doornemen. De verschillende technieken en tips bespreek ik kort en bondig, dus zul je niet snel het gevoel
13
hebben dat je veel tijd verliest door het lezen van dit boek. Toch raad ik je aan voldoende tijd te besteden aan de oefeningen in de verschillende toolboxen. Het gaat tenslotte om jouw specifieke situatie en alleen jij kunt die in kaart brengen. Beschouw dit boek dan ook als een echt doeboek. Je zult snel merken dat bepaalde oefeningen en vragen geen kinderspel zijn. En toch zul je daaruit de meest tijdswinst putten. Tips om efficiënter te e-mailen, de volledige interviews en de werkbladen in pdf-formaat vind je op http://www.WinTijd.com. Ik wens je veel succes en vooral meer kwaliteitstijd, wat dat in jouw geval ook mag betekenen.
Tim Christiaens http://www.TimeManagementCompany.com tc@TimeManagementCompany.com @TimChristiaens
14
i nl ei di ng
16
op z oek naar de es s enti e
Wat houdt de EFFECTmethode precies in?
E F F E C T 17
Op zoek gaan naar de Essentie Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat is voor jou essentieel? Zonder doelstellingen loop je namelijk verloren in het bos van mogelijkheden. Waar wil je naartoe?
Afbakenen van je Functies Wat is jouw rol in de maatschappij? Geef je leiding in je job? Heb je kinderen? Ben je actief in het verenigingsleven?
Focussen op je doelstellingen Concentreer je op je doelstellingen en elimineer de rest. Als je keuzes vaststaan, is het de kunst om je daarop te focussen en zelf te bepalen wat je met je tijd doet.
Efficiënt uitvoeren van taken Doe het op een slimme manier. Het kan altijd efficiënter. Houd dus je eigen werkwijze geregeld tegen het licht.
Creativiteit Leer inspelen op onverwachte gebeurtenissen. Draai de zaken eens om. Jouw omgeving evolueert razendsnel, dus creativiteit is op bepaalde momenten noodzakelijk.
Toolbox Ten slotte vul je alles aan met je eigen toolbox. Als je de theorie kunt omzetten in praktijk, ga je pas echt tijd winnen. Het is echter niet de bedoeling om alles wat in dit boek staat, slaafs na te volgen. Iedereen kan voor zichzelf bepalen wat nuttig is en wat niet. Lang hebben we gedacht dat bepaalde
managementtheorieën op iedereen toepasbaar zouden zijn, maar die tijd is voorbij. Het beste advies kan dan ook alleen maar zijn: neem dit boek ten minste één keer aandachtig door en pluk de vruchten door de verschillende toolboxen aan te wenden. Het EFFECT zal meteen merkbaar zijn.
18
eff ec t- m eth ode
Een aantal stellingen De toegevoegde waarde van ‘scores op timemanagement’ is niet altijd even relevant, laat staan bruikbaar. Toch kan het nuttig zijn om na te gaan in welke mate de onderstaande opvattingen op jou toepasbaar zijn. Duid aan welke stellingen bij jou passen.
Als ik te veel werk heb, probeer ik taken uit te besteden of te delegeren.
Ik werk mijn taken altijd af, ook als ze saai zijn.
Ik spring regelmatig van de ene onafgewerkte taak naar de andere.
Wanneer ik veel te doen heb, rangschik ik mijn taken volgens prioriteit.
Grotere projecten verdeel ik onder in kleinere stappen.
Ik blijf altijd bij mijn manier van werken, ook al neemt mijn methode veel tijd in beslag.
19
Wanneer ik in een bepaalde situatie moet wachten, gebruik ik die tijd om iets productiefs te doen.
Ik bundel zoveel mogelijk mijn taken, zoals mailen, telefoneren enzovoort.
Ik heb er geen probleem mee anderen te zeggen dat ik geen tijd heb als ze me vragen iets te doen.
Als ik me concentreer op een belangrijke opdracht en iemand belt me, dan zeg ik dat ik nu geen tijd heb.
Als mijn collega’s luid praten of lachen wanneer ik druk aan het werk ben, vraag ik hen het wat rustiger aan te doen.
Indien mogelijk plan ik de belangrijkste taken op het moment van de dag dat ik het meest fit ben.
Ik laat collega’s geregeld weten dat ik een drukke dag heb en niet gestoord wil worden.
Tussen taken die veel concentratie vragen, tracht ik eenvoudige opdrachten te doen.
20
een aa nta l s tel l i ng en
Ik stel voor mezelf deadlines.
Wanneer ik documenten moet zoeken, weet ik precies waar ik moet kijken.
Ik maak een planning voor de taken die ik moet uitvoeren.
Ik kan gemakkelijk inschatten hoeveel tijd ik nodig heb om een speciďŹ eke taak af te werken.
Ik gebruik een dagplanner (elektronisch of op papier) om overzicht te houden.
De dingen die ik vaak nodig heb, liggen altijd op dezelfde plaats.
Ik maak elke dag een todolijst.
Wanneer ik een todolijst maak, is die op het einde van de dag altijd afgewerkt.
Ik ben iemand die de dingen op het laatste moment doet.
21
Ik ben iemand die altijd op tijd aanwezig is.
Als ik werk, kan ik me gemakkelijk afsluiten voor de rest van de wereld.
Als ik vaak afgeleid wordt, neem ik een korte pauze om me daarna beter te concentreren.
Ik haal altijd mijn deadline.
Mijn werkomgeving is netjes en opgeruimd.
Ik controleer meer dan drie keer per dag mijn mailbox.
Ik licht meer dan drie keer per dag mijn brievenbus.
Na het doornemen van dit boek, kun je de stellingen nog eens doornemen. Je zult dan merken dat je de lijst met heel andere ogen bekijkt.
22
een aa nta l s tel l i ng en
23