Industria Licorera de Caldas debe preparar más a funcionarios: Contraloría Solapas principales by LA PATRIA

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INFORME DE AUDITORÍA EXPRES

INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS

VIGENCIA AUDITADA 2016 - 2017

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CONTRALORIA GENERAL DE CALDAS JUAN CARLOS PEREZ VASQUEZ Contralor General de Caldas

JORGE ANDRES GÓMEZ ESCUDERO Subcontralor General de Caldas

CAROLINA GIRALDO VELASQUEZ Directora Técnica Supervisora

MARIA CRISTINA ZULETA CEBALLOS Profesional Especializado Grado 03 Líder de Auditoria y Auditor

EQUIPO DE AUDITORÍA

CAROLINA GIRALDO VELASQUEZ Directora Técnica de Control Fiscal – Apoyo DIEGO IVAN LOPEZ LARGO Profesional Especializado Grado 04 - Apoyo ALEXA ANDREA ARANGO RODRIGUEZ Profesional Universitario Grado 01 BEATRIA ELENA BEDOYA VALENCIA Profesional Universitario Grado 01 OLGA PATRICIA ECHEVERRI GIRALDO Profesional Universitario Grado 01 – Apoyo ANGELICA JOHANA CRUZ VALENCIA Profesional Universitario Grado 01 – Apoyo MARIA CRISTINA ZULETA CEBALLOS Profesional Especializado Grado 03

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TABLA DE CONTENIDO Página

1 2 3

CARTA DE CONCLUSIONES RESULTADO DE AUDITORIA ANEXOS

5 7 58

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Manizales, 24 de octubre de 2017

Doctor LUIS ROBERTO RIVAS MONTOYA Gerente General INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS Asunto: Carta de conclusiones

La Contraloría General de Caldas, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Exprés en la Industria Licorera de Caldas - ILC, con el objetivo de darle trámite a la denuncia bajo radicado N° EI-0002943 del 14 de julio de 2017.. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Caldas. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General de Caldas, consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto.

La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan el área, actividad o proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Territorial.

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CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría General de Caldas como resultado de la auditoría adelantada y una vez verificados los hechos presuntamente irregulares, estableció trece (13) Hallazgos Administrativos.

PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad deberá elaborar un Plan de Mejoramiento con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento deberá ser entregado dentro de los términos establecidos por la Contraloría Territorial y conforme a la Resolución 316 del 12 de agosto de 2016 de la Contraloría General de Caldas. Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo. Atentamente,

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2. Resultados de la Auditoria De acuerdo a la Denuncia No.2017- II-0002943 del 14 de julio de 2017, respecto a los interrogantes planteados por el Diputado Jorge Hernán Aguirre González, en la sesión plenaria de control político realizado a la Industria Licorera de Caldas (ILC), la cual consiste en presuntas irregularidades ocurridas en la Industria Licorera de Caldas relacionada de la siguiente manera:

Hallazgo Administrativo No 01. No incorporación (ejecución) de los recursos de libre afectación de la vigencia 2016 a la Disponibilidad Inicial del Presupuesto de la vigencia 2017. Criterios:  Decreto 115 de 1996 Ministerio de Hacienda y Crédito Público, art. 5, 6, 7, 8, 12, 15.  Decreto 1068 de 2015, artículos 2.8.3.4 a 2.3.8.8; 2.8.3.1.1; 2.8.3.14  Ordenanza 601 de 2008 “Estatuto Presupuestal Departamento de Caldas”, art. 93.  Ley 734 de 2002, artículos 34.1, 35.1 y 48.26 Condición: El presupuesto de la vigencia 2017 fue aprobado por el Consejo Departamental de Política Fiscal – CODFIS, mediante la Resolución 048 de diciembre 13 de 2016, con un aforo de presupuesto de ingresos y programación de gastos por $208.877.268.509; con la connotación que no se aforo el grupo Disponibilidad Inicial en el ingreso y la programación de la Disponibilidad Final en el gasto, situación que había sido advertida en el informe final de la Auditoria Integral adelantada en el año 2015 por parte de este órgano de control (Hallazgo 2.1), la cual hacía parte del plan de mejoramiento suscrito y que debían haber tenido en cuenta en la vigencia 2016. El CODFIS aprobó el presupuesto de acuerdo al proyecto de presupuesto presentado por el gerente de la entidad fechado diciembre de 2016, el cual adolecía de estos dos grupos principales en el ingreso y en el gasto. Otro aspecto que debe analizarse y evaluarse es lo referente a las Disposiciones Generales de la Resolución 048 de diciembre 13 de 2016, caso contrario fue

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presentada en debida forma en el proyecto de presupuesto por la gerencia de la ILC y modificados en la resolución por parte del CODFIS desconociendo las justificaciones legales y jurídicas de este hecho; situación también advertida en la Auditoria Integral de la vigencia 2015 (Hallazgo 2.1). De otra parte se evidenció que en el presupuesto de la vigencia 2017, no han sido incorporados (ejecutados) los recursos propios y corrientes libres de afectación que quedaron en bancos a 31 de diciembre de 2016 en el grupo Disponibilidad Inicial las cuales fueron aforados en enero de 2017 por $46.881.051.527 con el Acuerdo 06 de enero 30 de 2017. (Hallazgo 2.2 y 2.4 Auditoria Integral 2015). La ejecución presupuestal de ingresos entregada durante el ejercicio auditor a junio 30 de 2017 lo recaudado se ubicó en $87.165.546.408 coincidente con lo reportado a la plataforma CHIP_CGR, pero no reflejaron la ejecución presupuestal del grupo Disponibilidad Inicial por $46.881.051.527; es decir, el recaudo real a junio 30 debía haberse ubicado en $134.046.597.935. En lo referente a los compromisos asumidos según las ejecuciones presupuestales presentadas a junio 30 de 2017 ascienden a $195.122.952.448, anotando que realizado el comparativo con los compromisos a junio de 2016 por $93.223.144.079 la variación es del 109% demás en compromisos, es decir, existe un riesgo importante que se genere un déficit presupuestal en la presente vigencia, partiendo del hecho que falta un semestre que demandará nuevos compromisos de funcionamiento, operacionales, deuda pública e inversión. Observación Administrativa con posible incidencia Disciplinaria en lo concerniente al no reflejo en las ejecuciones presupuestales del ingreso los recursos correspondientes a la disponibilidad inicial.

Análisis de las ejecuciones presupuestales del ingreso y del gasto En aplicación del artículo 20 Resolución 032 de enero 30 de 2017, las ejecuciones presupuestales fueron tomadas del Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP-CGR) y confrontadas con las entregadas por presupuesto de la ILC, las cuales son coherentes en sus cifras.

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Cuadro Comparativo Recaudos CODIGO

RECAUDO A JUNIO 2016

NOMBRE

INGRESOS

1.0

DISPONIBILIDAD INICIAL

85.351.156.376 18.143.836.842

1.0.02

BANCOS

1.1

Tabla No.1 RECAUDO JUNIO 2017

VARIACION PORCENTUAL

87.165.546.408

-100%

18.143.836.842

-100%

INGRESOS CORRIENTES

41.739.210.183

84.647.373.294

103%

1.1.02

NO TRIBUTARIOS

41.739.210.183

84.647.373.294

103%

1.1.02.04

OPERACIONALES

41.738.082.733

84.647.373.294

103%

1.1.02.04.01

VENTA DE BIENES

41.738.082.733

84.647.373.474

103%

1.1.02.04.01.07

LICORES

41.736.428.733

43.720.705.525

1.2.02.01.01

RECUPERACION DE CARTERA

40.926.379.521

40923%

1.1.02.04.01.09

ALCOHOLES INDUSTRIALES

1.654.000

-100%

1.1.02.98

OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS

1.127.450

288.428

-74%

1.2

RECURSOS DE CAPITAL

25.468.109.351

2.518.173.114

-90%

1.2.02

OTROS RECURSOS DE CAPITAL

25.468.109.351

2.518.173.114

1.2.02.01

RECURSOS DEL BALANCE

23.826.392.161

-100%

1.2.02.01.01

RECUPERACIÓN DE CARTERA

23.826.392.161

-100%

1.2.02.02

VENTA DE ACTIVOS

128.000.000

1.2.02.02.01

VENTA DE ACTIVOS NO FINANCIEROS

128.000.000

1.2.02.03

RENDIMIENTOS POR OPERACIONES FINANCIERAS

1.442.254.780

1.2.02.03.98

OTROS RENDIMIENTOS POR OPERACIONES FINANCIERAS

1.442.254.780

1.2.02.07 1.2.02.07.07

UTILIDADES Y EXCEDENTES FINANCIEROS UTILIDADES DE ENTIDADES FINANCIERAS

71.462.410 71.462.410

5.628.000

-90%

-96% -100%

2.233.311.003

55%

1.052.104.431

-27%

279.234.111

291%

279.234.111

291%

Como puede apreciarse en el cuadro anterior el ingreso a junio 30 de 2017 frente al mismo periodo del 2016, el crecimiento en el recaudo efectivo de ingresos fue del 2% únicamente; aclarándose: En las empresas industriales y comerciales del estado, el presupuesto es de caja (recaudo) y frente a su comportamiento o fluctuaciones debe circunscribirse y limitarse la ordenación de los gastos.  Se reclasificó la recuperación de cartera en cumplimiento a un plan de mejoramiento suscrito con este órgano de control en apego a las normas presupuestales, por lo cual en el 2016 aparecía en Recursos de Capital y

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en el año 2017 como Ingresos Corrientes o de Explotación, explicando la disminución de ésta cuenta en el 90%. La recuperación de cartera a junio 30 de 2016 se ubicó en $23.826.392.161 y a la misma fecha en el año 2017 en $40.926.379.521, es decir la variación porcentual de crecimiento fue del 71%.  En lo referente a la venta de licores en el mismo periodo la variación porcentual de crecimiento fue del 5%, como se aprecia en el cuadro. Cuadro comparativo compromisos CODIGO

DESCRIPCION

Tabla No.2

COMPROMISOS A JUNIO 30 DE 2016

COMPROMISOS A JUNIO 30 DE 2017

VAR. %

PRESUPUESTO DE GASTOS

93.223.144.079

195.122.952.449

109%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

24.782.665.228

40.692.987.628

64%

2101

Gastos de personal

9.409.089.480

11.551.229.265

23%

210101

Serv. Personales directos asociados a nomina

5.397.741.893

6.031.616.779

12%

210102

Servicios Personales Indirectos

2.716.359.184

4.098.954.231

51%

210103

Contribuciones inherentes a nomina

1.294.988.403

1.420.658.255

10%

2102

Gastos generales

10.245.102.776

20.750.661.956

103%

210201

Adquisición de bienes

749.688.201

1.478.028.190

97%

210202

Adquisición de servicios

5.480.076.734

9.794.015.363

79%

210203

Impuestos

4.015.337.841

9.478.618.403

136%

2103

Transferencias

5.128.472.972

8.391.096.407

64%

GASTOS DE OPERACIÓN

67.685.030.182

136.995.086.885

102%

2201

Gastos de comercialización

67.685.030.182

136.995.086.885

102%

GASTOS DE INVERSION

494.836.800

13.134.881.135

2554%

2301

Infraestructura

494.836.800

13.134.881.135

2554%

SERVICIO DE LA DEUDA

260.611.869

4.299.996.801

1550%

240201

Amortizaciones

240202

Intereses

DISPONIBILIDAD FINAL

3.089.625.000

3089625%

260.611.869

1.210.371.801

364%

Las variaciones en la asunción de compromisos a junio de 2016 y 2017, son significativas, al arrojar una variación porcentual del 109%, donde es relevante que los gastos de funcionamiento crecieron en el 64%, gastos de operación en 102%, gastos de inversión en el 2554% y la deuda publica en el 1550%; esta última es lógica porque empezó a amortizarse el empréstito realizado para financiar el retiro voluntario.

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 Los servicios directos asociados a nomina crecieron en el 12%, lo cual es razonable por el aumento salarial y los emolumentos convencionales que maneja la destilería, la cual guarda trazabilidad con las contribuciones parafiscales que crecieron en el 10%.  Los servicios personales indirectos donde se clasifican los honorarios, personal ocasional transitorio, bonificación y fomentos y otros gastos de personal indirecto, es el de mayor variación con el 51% de crecimiento.  Los impuestos a la fecha presentan un aumento del 136% con respecto al año anterior. Este órgano de control en el análisis anterior, muestra las variaciones más significativas que presentan riesgo de un déficit presupuestal, pero no realizara pronunciamiento alguno porque debemos esperar el final de la vigencia 2017, donde la ordenación del gasto debe ser consecuente con el recaudo efectivo de ingresos, acotando que desde el año 2015, se prohibió el uso de la Función de Advertencia a las Contralorías. Causa:  Desconocimiento del manejo presupuestal en las EICE.  Las acciones de mejora a nivel presupuestal suscrita en los planes de mejoramiento no están siendo administradas, controladas y aplicadas al interior de la ILC. Efecto:  No llevar en debida forma los libros de ejecución presupuestal.  Comprometer ingresos no incorporados como recaudo efectivo de ingresos.  Resultados que se apartan de la realidad presupuestal de la ILC y desdibujan las ejecuciones presupuestales presentadas ante los diferentes órganos de control.

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción:

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Sobre este tema es indispensable acudir a los principios presupuestales fijados en el Decreto 115 de 1996 (Decreto 1068 de 2015, artículo 2.8.3.5), entre estos se destaca: “Artículo 5. Universalidad. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto.” De este principio se desprende una premisa básica y es que todos los gastos deben estar consignados en el presupuesto de la correspondiente entidad, es decir no podrán existir gastos extra presupuestales o por fuera del mismo.

De otra parte, el Artículo 12 ibidem (Decreto 1068 de 2015, artículo 2.8.3.1.1.) reza: “El presupuesto de ingresos comprende la disponibilidad inicial, los ingresos corrientes que se esperan recaudar durante la vigencia fiscal y los recursos de capital.” La descripción anterior se refiera a los capítulos que comprende o que compone el presupuesto; siendo siempre el presupuesto una herramienta dinámica y que responde a los cambios y requerimientos de la correspondiente entidad, en este caso de la ILC; por ello un presupuesto podrá ser adicionado, modificado, sometido a traslados de recursos y a reducciones presupuestales. Por lo tanto la ley no prohíbe llevar a cabo adiciones y ajustes al presupuesto, antes bien, basado en un principio de legalidad es permitido expresamente. En el caso planteado en este punto de la auditoria, la ILC para el año 2017 proyectó el presupuesto de ingresos y gastos con cifras certificadas, y para la fecha de su presentación ante la Junta Directiva en diciembre de 2016, no contaba con información total y completa sobre los recursos propios y corrientes libres de afectación, ya que los mismos son los que quedan en bancos a 31 de diciembre de 2017, es decir al culminar el año. Por ello estos recursos fueron adicionados en el presupuesto del año 2017 cuando se contó con información certera e indiscutible por parte de la tesorería de la ILC. Lo cual no viola o desconoce ninguna norma presupuestal, antes bien se acude las disposiciones vigentes, en materia de adición presupuestal.

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En gracia de discusión se puede manifestar que existen dos formas de manejar la disponibilidad inicial: 1. Estimarla en el presupuesto del año fiscal que va a ser aprobado y ajustarla cuando se cuente con el valor real al cierre del 31 de diciembre del año anterior, cuando el presupuesto este en ejecución. (este es un monto parcial) 2. Se determina el monto de los recursos propios y corrientes libres de afectación cuando se cierren los estados financieros de la vigencia anterior, siendo soportado por medio de la certificación del tesorero y contador de la entidad, y se adiciona el presupuesto de la vigencia fiscal en ejecución. (este es un monto total y real) Las dos son válidas y posibles, puesto que lo indispensable e indiscutible es que estos recursos deben ser reflejados, incorporados y ejecutados en el presupuesto de la entidad. (Se anexa 2 folios) Por todo lo anterior se solicita se levante la observación. Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Las normas una vez sancionadas y expedidas deben aplicarse por parte de los funcionarios públicos sin importar el nivel y no para que sean interpretadas para situaciones determinadas, pero tampoco es menos cierto, que corrigieron el error con la adición del presupuesto en el mes de enero de 2017 en lo referente al aforo de la disponibilidad inicial pero no programaron suma alguna en la disponibilidad final; en el ingreso les faltó un paso fundamental de haberlos incorporado oficialmente como recaudo efectivo de ingresos y reflejarlos en la ejecución respectiva; con la connotación que si no se reflejan en la ejecución presupuestal no podían haber sido utilizados, porque el presupuesto de las empresas industriales y comerciales del estado es de caja en el ingreso y con base a su comportamiento se asumen los compromisos; esto generó desinformación y alarma en la Asamblea Departamental de Caldas que facultativa y constitucionalmente realiza el control político. Era apenas lógica la preocupación por parte de la Corporación, porque el recaudo se ubicaba a junio 30 de 2017 en $87.165.546.408 y los compromisos en $195.122.952.448, producto que aún no se había reflejado los $46.881.051.527 en la Disponibilidad Inicial como recaudo; por consiguiente, las justificaciones expuestas en el derecho de contradicción no explican bajo ninguna óptica no

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reflejarlos, confirmándose que no se están llevando en debida forma los libros de la ejecución presupuestal. Anexo al derecho de contradicción el tesorero y la contadora CERTIFICAN que, a 31 de diciembre de 2016, el “Saldo Disponible a favor ILC es de $46.881.051.526,75” y adicionalmente el profesional especializado de presupuesto (E) anexa un “Recibo de Caja Presupuestal” fechado septiembre 30 de 2017 donde señala que la “Disponibilidad Inicial según certificación del Tesorero y la Contadora el saldo disponible era de $46.881.051.526,75. La observación se convierte en un BENEFICIO DE CONTROL FISCAL por $46.881.051.527, producto que una vez detectado el error en la contabilidad presupuestal y comunicado en el informe preliminar, la situación fue corregida durante los términos en que ejercieron el derecho de contradicción y antes de que sea emitido el informe final; arrojando como resultado que sea reflejada en la ejecución presupuestal el recaudo efectivo de ingresos, mitigando ostensiblemente el riesgo que a final de la presente vigencia se produjese un déficit presupuestario en la Industria Licorera de Caldas y que se rinda la ejecución presupuestal en debida forma. El riesgo es mitigado con las acciones emprendidas de forma inmediata por la ILC, pero sigue latente, al no quedar presupuestada suma alguna en el grupo del gasto Disponibilidad Final que es un colchón que garantiza que aunque se recaudase la totalidad del presupuesto aforado de ingresos y se comprometen la totalidad del gasto programados para la vigencia 2017, el resultado del ejercicio arrojará un superávit presupuestal por el valor programado como disponibilidad final; explicando porque debe aforarse en el ingreso la disponibilidad inicial y programarse la disponibilidad final desde la elaboración del PLAN FINANCIERO para la vigencia siguiente. De otra parte, tampoco hubo pronunciamiento alguno sobre las disposiciones generales del presupuesto aprobado por el CODFIS, aunque el error fue inducido por este Comité, el cual se encontraban correctamente presentados en el plan financiero presentado por el gerente para el presupuesto de la vigencia 2017. Por lo anterior expuesto, se confirma la observación en un Hallazgo Administrativo.

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Hallazgo Administrativo No2. Delegación de modificación del presupuesto de la vigencia 2016 y 2017 del CODFIS en la Junta Directiva sin cumplir con los requisitos exigidos en las normas orgánicas de presupuesto. Criterios:  Decreto 4730 de 2005, articulo 36  Decreto 1068 de 2015, articulo 2.8.3.1.9 Condición: Mediante la Resolución No. 0016 de marzo 3 de 2016 el Consejo Departamental de Política Fiscal – CODFIS en uso de las facultades legales conferidas en el artículo 23 Ordenanza 601 de 2008, delegó en la Junta Directiva la facultad de aprobar y modificar el presupuesto de ingresos y gastos de la empresa, aprobación de vigencias futuras y distribución de excedentes financieros. La Ordenanza 601 de 2008 presenta vacíos jurídicos en lo que respecta a las empresas industriales y comerciales del estado – EICE, por lo cual, el artículo 109 señala que debemos remitirnos a las normas nacionales en lo no contemplado en este estatuto orgánico. “ARTÍCULO 109- VACÍOS. En caso de presentarse algún vacío en lo relativo a la ejecución del Presupuesto se aplicarán las normas contempladas en el Decreto No. 111 del 15 de enero de 1996 y demás normas legales vigentes”.

En consecuencia remitiéndonos a al artículo 36 Decreto 4730 de 2005, señala los tres requisitos que deben cumplirse para que el CONFIS en este caso el CODFIS, pueda delegar en los Consejos o Juntas Directivas de la Empresas industriales y Comerciales del Estado la aprobación o modificaciones del presupuesto, los cuales no se cumplen por: “Artículo 36. Delegación. El Confis podrá delegar en las Juntas o Consejos Directivos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta sometidas al régimen de aquellas la aprobación y modificación de sus presupuestos, conforme a las directrices generales que este establezca y siempre que cumplan con los siguiente s requisitos: a) Desarrollen su objeto social en competencia con otros agentes o se desempeñen en mercados regulados;

b) Cuenten con prácticas de Buen Gobierno Corporativo que garanticen, entre otros, la protección de sus accionistas minoritarios e inversionistas, la transparencia y revelación de información, el

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cumplimiento de los deberes y responsabilidades de los órganos sociales y administradores en materia presupuestal y financiera y una política de dividendos y constitución de reservas, derivadas de Códigos de Buen Gobierno adoptados en cumplimiento de estipulaciones estatutarias o legales que definirán su contenido mínimo;

c) Acreditar una calificación anual de riesgo crediticio mayor o igual a AA-, o su equivalente, otorgada por una entidad calificadora de riesgo debidamente acreditada en el país. El Confis verificará el cumplimiento de lo previsto en este artículo a través de su Secretaría Ejecutiva. En caso que la empresa no cumpla con todos los requisitos establecidos en este artículo, se sujetará al régimen presupuestal previsto en el Decreto 115 de 1996 y demás normas expedidas en ejercicio del artículo 43 de la Ley 179 de 1994 y en el plazo que el Confis señale”.

El Literal b) no se cumple porque en materia financiera y presupuestal los resultados de la Auditoría Integral realizada en la vigencia 2015, por parte de la Contraloría General de Caldas, la calificación de la gestión fue desfavorable, el concepto presupuestal fue preocupante, la opinión de los estados contables fue negativa y la evaluación del sistema de control interno con deficiencias. En el Literal c) debe acreditarse una calificación de riesgos mayor o igual AA-; y la firma Fitch Ratings en junio 3 de 2016 calificó la ILC en “A”, la cual se sostuvo a junio 30 de 2016 y a junio 28 de 2017; es decir, no se cumple con esta exigencia De otra parte, la delegación expedida por el CODFIS en la Junta Directiva debe autorizarse para cada vigencia en aplicación del principio de anualidad del presupuesto (Decreto 115 de 1996, art. 4); sumado a que de una vigencia a la siguiente puede presentarse circunstancias financieras y presupuestales distintas en favor o en contra de la empresa que implican una nueva calificación; por consiguiente debe analizarse esta situación administrativa y proceder a realizar los ajustes respectivos, teniendo en cuenta adicionalmente los artículos 9 al 14 Ley 489 de 1998. Lo estipulado en el artículo 36 del Decreto 4730 de 2005 es consonante con el Decreto 1068 de 2015 articulo 2.8.3.10.9 en lo referente a la delegación de modificaciones del presupuesto en las EICE.

Observación Administrativa.

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Causa:  Desconocimiento de las normas presupuestales para otorgar facultades de delegación por parte del CODFIS y de la administración de la ILC que las solicita, pese a prohibición de ley existente por no cumplirse con los tres requisitos exigidos para su autorización. Efecto:  Configuración de hallazgos por parte de la Contraloría General de Caldas por el apartamiento del cumplimiento normativo, de las normas orgánicas de presupuesto. Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción:

En cuanto a la delegación del CODFIS en la Junta Directiva de la ILC, es indispensable manifestar que se deben tener como referente primordial los principios de la función pública y ellos están determinados en el canon constitucional No. 209 que determina: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.” Herramientas que deben ser utilizadas por las administraciones y por ello a la Industria Licorera de Caldas se le delegó algunas funciones del CODFIS, lo cual recayó en el seno del máximo organismo de la misma, buscando agilidad, economía, en la toma de decisiones de tipo presupuestal ya que la ILC debe tener características que la hagan competitiva en un mercado cada vez más complejo debido a circunstancias como la Ley 1816 y el Código de Policía. Por ello una de las consideraciones para la pertinencia de la delegación es la oportunidad y agilidad en los manejos presupuestales, por ello el CODFIS traslado algunas funciones. Es fundamental tener en cuenta que quien preside el Consejo Departamental de Política Fiscal y a su vez la Junta Directiva de la Industria Licorera de Caldas es el señor Gobernador y se suma a esto que el Secretario de Hacienda también hace parte de los organismos (CODFIS y la Junta Directiva de la ILC), por lo tanto las

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mismas personas tienen un conocimiento profundo sobre la situación de la empresa y de lo relativo al Consejo de Política Fiscal. Por último, la delegación realizada por el CODFIS en la Junta Directiva no está limitada en el tiempo, carece de temporalidad, por ello no podría manifestarse que cada año fiscal debe proferirse el acto administrativo que contenga esta delegación. Por todo lo anterior se considera pertinente se levante la observación. Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: En el derecho de contradicción, no logran desvirtuar legal y jurídicamente porque no cumplieron con los requisitos exigidos para la delegación del CODFIS en la Junta Directiva de la ILC en apego al artículo 36 Decreto 4730 de 2005. De otra parte, el principio de anualidad aplica para las diferentes etapas presupuestales y cualquier autorización caduca el 31 de diciembre de cada vigencia; significa que, aunque se cumpliera con el artículo 36 del Decreto 4730 de 2005, en cada anualidad debe expedirse la delegación porque es un nuevo presupuesto. Acorde con lo anterior, se confirma la observación en un Hallazgo Administrativo. Hallazgo Administrativo No3. Inadecuado manejo en la expedición de algunos Registros Presupuestales. Criterio:  Resolución 007 de junio de 2016 CGR, articulo 10.  Decreto 115 de 1996, articulo 21 y 22.

Condición: En las pruebas de recorrido se observó el uso de registros presupuestales globales que amparan planillas del personal vinculado mediante contratos a termino fijo (manejo de nómina), igual que aprendices y pasantes, por lo cual es prudente que revisen la emisión de estos actos administrativos de forma

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individualizada, acotando que el registro presupuestal es el primer requisito en la ejecución de cualquier compromiso. Observación Administrativa. Causa:  Desconocimiento de los tiempos precisos en que debe emitirse los registros presupuestales. Efecto:  Riesgo de generación de hechos cumplidos. Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción: En primera instancia se aclara que el personal denominado “por contrato”, se refiere a la temporalidad mas no a la forma de vinculación, la cual es un contrato de trabajo a término fijo (trabajador oficial), en este sentido, las disponibilidades y registros presupuestales están soportando las nóminas generales de la empresa, documentos que son generados con el tercero: “Industria Licorera de Caldas”; por lo anterior, se está dando efectivo cumplimiento a los momentos presupuestales en el pago de las nóminas y seguridad social al personal de contrato a término fijo. Por las consideraciones anteriores, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Lo argumentado en el derecho de contradicción, no logra explicar lo evidenciado en la auditoria de campo, situación irrefutable desde la aplicación de las normas presupuestales y no desvirtúa la observación. El riesgo es altísimo que se configuren hechos cumplidos. Por lo anterior expuesto la presente observación se confirma en un Hallazgo Administrativo.

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Hallazgo de Auditoria No.4. Carencia de manuales de procesos y procedimientos en el manejo de los inventarios. Criterios:  Resolución 193 de 2016, Contaduría General de la Nación (CGN), “Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable.”  Resolución 414 de 2014, CGN, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se aplican otras disposiciones.”

Condición: La ILC a diciembre 31 de 2016, aplico el nuevo marco normativo parcialmente, correspondiente a la Resolución 414 de 2014, para preparación y presentación de la Información Financiera y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y presentación de los hechos económicos, toda vez que el manejo de los inventarios que son objeto social carece del Manual de procesos y procedimientos, situación que conlleva a que la información relacionada con los mismos presente falencias, omitiendo lo reglado por la Contaduría General de la Nación, en lo que respecta a la calidad de la información y la interrelación necesaria entre los procesos de contabilidad, inventarios y costos, los mismos carecen de herramientas necesarias para subsanar las falencias que año tras año han venido presentando. Es así como la Contaduría General de la Nación ha incluido en su nuevo marco normativo los Manuales de procesos y procedimientos, con el fin de lograr una información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública

Causa:  Falencias en los manuales de procesos y procedimientos en el manejo de inventarios y costos de la ILC

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Efecto:  Falencias en la consolidación de la información en los estados financieros

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción: La Industria Licorera de Caldas tiene definido y cumple lo determinado en sus políticas contables (Acuerdo 055 de diciembre 13 de 2016), que establece entre otros: los criterios para reconocimiento, medición, presentación e información a revelar de las partidas de los estados financieros. (Se anexa 16 folios) De manera complementaria cuenta con el manual de procedimiento de inventarios MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL MANEJO DE LOS INVENTARIOS Y DETERIORO DE SU VALOR registrado en el MOP bajo el CODIGO: PCS-AS-DE-01 donde se describe cada paso PARA la instrucción del manejo de los mismos, así como el procedimiento que se llevaría a cabo en caso de encontrarse pérdidas por deterioro de valor. (Se anexa 5 folios) No obstante, a raíz del cambio en la plataforma tecnológica, se encuentran en actualización, los manuales relacionados con los diferentes procesos; precisando además que la plataforma permite la adecuada implementación operativa y el enlace de cada proceso hacia la información financiera bajo el nuevo marco normativo. Por lo anterior, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Una vez verificados los soportes que remite la ILC como prueba en su derecho de defensa, estos documentos no enmarcan los procesos y procedimientos que fueron objeto de la auditoría, es de anotar que el componente de los inventarios entregado dentro del grupo 15, conformado por las siguientes cuentas: 1505 1512 1514 1516 1520 1525 1530

Bienes Producidos Materia Primas Materiales y Suministros Envases y Empaques Productos en Proceso En Transito En Poder de terceros 21

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1580 Provisiones No son detallados en el documento que aportaron y denominado “MANUAL DE PROCEDIMIENTO DETERIORO DEL VALOR DE LOS INVENTARIOS”, las condiciones del manual son muy generales no son de particular aplicación al proceso y procedimiento de inventarios, como guía de aplicación y de seguimiento para un adecuado registro de la información en los estados financieros, para éste órgano de control lo aportado no conduce a identificar claramente los procedimientos desarrollados por la ILC en los que corresponde manual de con respecto a inventarios, de acuerdo a lo reglado por la Contaduría General de la Nación en cuanto a su aplicación con respecto a la entrada en vigencia de normas internacionales. Ahora bien en la Resolución 193 de 2016, establece que ”También, se deberá elaborar manuales donde se describan las diferentes formas en que las entidades desarrollan la actividades contables y se asignen los responsables y compromisos a quienes las ejecutan directamente. Los manuales que se elaboren deberán permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a sus usuarios directos”, falencia detectada durante el proceso auditor en el tema de inventarios. Por lo anteriormente expuesto se confirma un hallazgo administrativo. Hallazgo de Auditoria No.5 Inconsistencias de Actos administrativos para aplicación de Normas Internacionales.

Criterios:  Ley 1314 de 2009 “por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. El Congreso de Colombia”  Acuerdo 055 de 2016, Industria Licorera de Caldas  Acuerdo 028 de 2017, Industria Licorera de Caldas

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Condición: Una vez verificada la Resolución No. 0949 de diciembre de 2016, se observa que la conformación del grupo de trabajo NIIF, solo está conformado por los profesionales del área financiera, situación que atenta contra la integralidad de los procesos que interactúan entre sí para la consolidación de la información financiera, el grupo de trabajo debe estar conformado por un grupo interdisciplinario y que conjugue los diferentes procesos, de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación. Dentro de las áreas que intervienen en el proceso financiero son: Nómina, Jurídica Inventarios, Cartera, Presupuesto, Tesorería, que son el grupo de apoyo de la alta gerencia para el proceso financiero, para la que fue creado el comité En lo que respecta al acuerdo No. 028 de marzo de 2017, por medio del cual Se expide las políticas contables bajo noemas internacionales financiera (NIIF) aplicable a la Industria Licorera de caldas. En su contenido en los considerandos en el numeral 9. “Que el presente Acuerdo deroga todas sus partes del Acuerdo 055 del 13 de diciembre de 2016”, una vez verificado el acuerdo 028 y confrontado con el 055, el acuerdo fue modificado en algunas de sus partes por lo tanto el acto administrativo debe ser modificado mas no derogado, situación que se evidencio durante la evaluación de los actos administrativos expedidos para la aplicación de las normas internacionales. Causa:  Inadecuada conformación del comité de convergencia para implementación de Normas Internacionales Efecto:  No participación de las áreas para en implementación de la Normas Internacionales que son esenciales, para el logro de los objetivos y la consolidación de la información financiera.

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción:

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RESPUESTA RESPECTO DE LA RESOLUCIÓN 0949 DE DICIEMBRE DE 2016: Siguiendo los lineamientos expedidos por la CGN, se creó el comité de implementación y seguimiento a la convergencia del nuevo marco normativo contable, quien orienta y asegura la implementación del nuevo marco normativo; siendo ésta una instancia decisoria en lo relacionado a su adopción; adicionalmente se cuenta con el acompañamiento de asesores externos en temas tributarios, jurídicos y de nuevo marco normativo contable, que contribuyen a la construcción de los procesos, ofreciendo además capacitación y entrenamiento a los funcionarios responsables de los procesos tales como jurídica, Inventarios, Cartera, Tesorería. Con las acciones implementadas se han integrado los diferentes roles y designación de responsabilidades para el cumplimiento del nuevo marco normativo. Es de anotar que el comité de implementación puede invitar a los diferentes responsables de los procesos relacionados con las políticas para lo que considere pertinente.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas referente a la Resolución 0949 de Diciembre de 2016:

Como referencia igualmente se debe tener en cuenta lo establecido en el Instructivo No. 02 de 2014 así: “La Contaduría General de la Nación en el Instructivo 02 de 2014 envía este documento a: Representantes legales y otros niveles directivos, Jefes de Áreas Financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de la entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial. Referencia: instrucciones para la transición al marco normativo para Empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público. Se involucra allí a control Interno toda vez que es fundamental el enfoque de la normatividad en los diferentes procesos de las entidades, sin desconocer que quien debe liderar el Proceso debe ser la gerencia con el área financiera, pero la creación o modificación de los comités deben ser manejados por un grupo interdisciplinario que integre la totalidad de los procesos, ya que las NIIF-NICSP, no es responsabilidad solo del contador si no de cada uno de los Lideres de los diferentes proceso.

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La respuesta entregada por la entidad no desvirtúa la observación planteada por la Contraloría General de Caldas; toda vez que el comité NIIF es un equipo multidisciplinario que debe participar con el fin de llevar a cabo en forma eficiente y oportuna las etapas de diagnóstico, capacitación, preparación, implementación y monitoreo dentro del proceso de conversión a los nuevos estándares de preparación de información financiera dispuestos por la Ley vigente, situación inobservada por la ILC. RESPUESTA RESPECTO DEL ACUERDO 028 de 2017: La Industria Licorera de Caldas, al expedir sus actos administrativos cumple con los principios de la Función Pública y en consecuencia estos son asequibles a los usuarios internos y externos a quienes les corresponde su aplicación, de manera que sean operativos y prácticos a los usuarios internos y externos. En tal sentido, la Industria Licorera de Caldas, ha decidido derogar el acuerdo 055 para efectos de recopilar en un solo documento todos los artículos en su última versión. Lo anterior no significa que se desconozca el trabajo contenido en el acuerdo 055. Por lo anterior, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas referente al Acuerdo 028 de 2017: La Contraloría en ningún momento está manifestando que el acto administrativo no cumple “con los principios de la Función Pública y en consecuencia estos son asequibles a los usuarios internos y externos a quienes les corresponde su aplicación, de manera que sean operativos y prácticos a los usuarios internos y externos”, lo que se refiere éste ente de control es que el acuerdo fue derogado en su totalidad cuando solo fueron unos apartes del mismo que fueron modificados o adicionados, sin tener la necesidad de derogarlo en su totalidad. Si vamos a la revisión de una modificación de una Ley, Resolución o Decreto, dentro de la parte legislativa éste se modifica en sus apartes, mas no se deroga en su totalidad. Por lo tanto se confirma en Hallazgo Administrativo

Hallazgo de Auditoria No.6. afectan los Inventarios.

Ajustes al cierre del periodo contable que

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Criterio:  Resolución 193 de 2016, Contaduría General de la Nación (CGN), “Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable.”  Resolución 414 de 2014, CGN, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se aplican otras disposiciones.”

Condición: La Industria Licorera de Caldas, tiene por objeto la producción, introducción, venta y comercialización de alcoholes y de licores sujetos al monopolio departamental, igualmente el proceso de añejamiento de alcohol tafias en barriles de roble blanco, los cuales sirven de elaboración de sus productos, como es visto su objeto principal son los inventarios representados en los conceptos antes mencionados. Una vez verificada la información con la cual la ILC cerró sus estados financieros diciembre 31 de 2016, la Contraloría General de Caldas pudo determinar que en la entidad hay carencia de procesos y procedimientos adecuados que permitan un control apropiado de los mismos mensualmente, es de anotar que para el cierre de la vigencia 2016, la ILC practico una serie de ajustes a los estados financieros correspondientes a la cuenta inventarios así: Los ajustes más representativos son: Según nota de contabilidad NO.1200000094 de diciembre 31 de 2016. Tabla No.3 Descripción Materias Primas Alcoholes Productos en Proceso

Kárdex 2.477.340.666.15

Contabilidad 9.561.174.522.83

Ajuste -7.083.833.856.68

2.617.832.103.09 293.799.089.09

-3.901.755.414.53 4.524.700.083.600

6.519.587.517.62 -4.230.900.994.51

“Muestra tomada del comprobante de contabilidad”

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Lo anterior determina que el proceso de inventarios realizado entre los módulos de inventarios y contabilidad presenta falencias en los registros para el descargue de los mismos, es decir las diferencias se deben a que no existe una parametrización de la información que afecte el módulo de contabilidad cuando se afectas las bodegas con los inventarios en este caso como son, Materia Prima, alcoholes y Productos en Proceso, afectando en el cierre del periodo los estados financieros. La entidad debe crear el mecanismo que permita la conciliación de los inventarios entre los módulos mensualmente, para que la información presentada en los estados contables sean más acordes a la realidad y no tener que realizar los ajustes antes mencionados al cierre del periodo contable que afectan el resultado del ejercicio, es de anotar que el ajuste realizado a diciembre 31 de 2016, de acuerdo a éste comprobante de inventarios alcanzo la suma de $2.109.732.765.84. Causa:  Ajustes no razonables en la cuenta inventarios Efecto:  Afectación en el resultado del ejercicio al cierre del periodo contable. Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción: La industria Licorera se encuentra en proceso de implementación de la plataforma informática Dynamics en la versión AX, con la cual se asegura la adecuada trazabilidad de la información y confianza de los datos que son consolidados en los estados financieros. En el proceso de parametrización e implementación se ha involucrado a todos los líderes de los diferentes procesos asegurando la integridad en los criterios de manejo administrativo y contable. Por lo anterior, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La Industria Licorera de Caldas manifiesta que “La industria Licorera se encuentra en proceso de implementación de la plataforma informática Dynamics en la versión AX, con la cual se asegura la adecuada trazabilidad de la información y confianza de los datos que son consolidados en los estados financieros”,

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respuesta que no desvirtúa la observación entregada por éste Organismo de Control, toda vez que lo que se hace referencia es a los ajustes que afectan el resultado del ejercicio en los estados financieros a diciembre 31 de 2016 y no a la implementación del nuevo sistema de información; por lo tanto se confirma en un hallazgo administrativo.

Hallazgo de Auditoria No.7. productos terminados.

Faltantes y sobrantes de inventarios de

Criterios:  Resolución 193 de 2016, Contaduría General de la Nación (CGN), “Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable.”  Resolución 414 de 2014, CGN, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se aplican otras disposiciones.”

Condición:

Según informe de inventarios a diciembre 31 de 2016 por parte de la ILC, se determinó que la bodega No. 05, se encontraron faltantes, roturas o perdidas, de acuerdo con el informe el sujeto de control, manifiesta que los faltantes corresponden a 92 unidades así:

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Tabla 4 REFERENCIA UNIDADES VALOR UNIT VALOR TOTAL 1120-CUN -5 2.457,59 12.287,95 1128-UNI -1 1.227,84 1.227,84 1131-CZ3 -4 5.279,91 21.119,64 1327-COR -5 2.141,83 10.709,15 1327-STD -1 2.530,96 2.530,96 1351-UNI -1 4.608,47 4.608,47 1529-EUN -13 2.337,14 30.382,82 2120-UNI -8 2.451,67 19.613,36 2191-UNI -2 2.451,49 4.902,98 2420-MET -1 2.512,77 2.512,77 3010-CZ2 -3 1.751,55 5.254,65 3015-CUN -5 7.485,99 37.429,95 3020-CUN -1 2.819,96 2.819,96 3020-CZ3 -1 2.633,88 2.633,88 3020-QUI -1 2.594,66 2.594,66 3023-HOL -6 3.419,58 20.517,48 3030-QUI -1 4.509,91 4.509,91 3030-RIS -3 4.471,92 13.415,76 3110-ACV -1 1.930,42 1.930,42 3428-HOL -2 3.449,38 6.898,76 3434-CUN -5 10.710,69 53.553,45 5008-CUN -1 1.084,38 1.084,38 5047-UNI -16 2.834,69 45.355,04 5148-HOL -2 2.063,40 4.126,80 5161-VEN -2 2.545,52 5.091,04 5178-UEX -1 1.495,73 1.495,73 TOTAL 318.607,81

Es de anotar que el valor no es material en precio pero si en cantidad, toda vez que el valor total de las 92 unidades alcanzan la suma de $318.607.81. Igualmente se presentan faltantes que alcanzan la suma de 79 unidades, una vez verificados los saldos que reporta el sistema, la Contraloría pudo determinar que el costeo de las unidades en el sistema de inventarios recostea el valor de las unidades para equilibrar el inventario en valores que no corresponden al valor del costo real, es decir de la muestra tomada se presentaron las diferencias así: Caso No. 1 AG CRISTAL TRAD 750ML 30º EUN, (Faltante de 11 unidades según inventario). BODEGA No. 5 PRODUCTO TERMINADO

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Valor del producto a diciembre 29 de 2016 es de $2.426 unidad Valor de producto a diciembre 31 de 2016 es de $ 328.27, es decir cuando el software involucra las 11 unidades en el inventario, éste cambia el valor del costo, pasa de un valor de $2.426 a $327.27, arrojando una diferencia de $2.098.73 por unidad, así las cosas los procesos de inventario a través del sistema financiero distorsiona el valor del producto. Caso No. 2 RON VIEJO DE CALDAS 750 ML 35º N IM, (Faltante de 13 unidades según inventario). BODEGA No. 5 PRODUCTO TERMINADO Valor de producto a diciembre 31 de 2016 es de $ 525.189.87, es decir cuando el software involucra las 13 unidades en el inventario, éste cambia el valor del costo, pasa como último valor reportado de $1.232. a $52.189.87, arrojando una diferencia de $50.957 por unidad, distorsionando el valor. Por lo anteriormente expuesto se evidencia que el software Aurora es vulnerable para el manejo de los inventarios y que por lo tanto para éste organismo de control es tan delicado que sobren mercancías, al igual que falten, el inventario de producto terminado no debe presentar diferencias. Causa:  Ajustes no razonables en la cuenta inventarios Efecto:  Cifras no razonables en los valores de los inventarios como consecuencia de los falencias del software Heinsohn

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los líderes de los diferentes procesos asegurando la integridad en los criterios de manejo administrativo y contable. Por lo anterior, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La Respuesta entregada por la Industria Licorera de Caldas no hace referencia a la observación planteada por la Contraloría General de Caldas, ya que la observación se encamino a faltantes y sobrantes y a cambio de valor de los costos de la unidades, no obstante, la ILC encamina su respuesta al nuevo cambio en la plataforma para la consolidación de información financiera, por lo tanto se confirma un hallazgo administrativo. Hallazgo de Auditoria No. 8. Inadecuado manejo de barriles para los Costos Indirectos de Fabricación. Criterios: 

 

Resolución 193 de 2016, Contaduría General de la Nación (CGN), “Por la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable.” Resolución 414 de 2014, CGN, “Por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se aplican otras disposiciones.” Instructivo 002 de 2016 Contaduría General de la Nación, el cual contiene las instrucciones relacionado con el cambio de periodo contable 2016-2017, reporte de información a la entidad y otros asuntos del proceso contable.

Condición: Una vez más la Contraloría General e Caldas, reitera el inadecuado manejo de los barriles que son uno de los insumos más valiosos que posee la destilera para el proceso de las tafias, es de anotar que dentro del proceso de costos se presenta falencias en cuanto al manejo de los costos indirectos de fabricación, toda vez que los barriles en contabilidad, no tienen identificación individual de usos que van hasta cinco (5) usos, de tres (3) años cada uno.

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Los reportes de los barriles obedecen a marcación por lotes más no individual, generando con ello a una depreciación incierta debido a que su depreciación es general, situación que afecta directamente el costo indirecto de fabricación y por ende el valor del producto terminado. Es preciso que se realice un inventario de los barriles con el fin de determinar el valor individual de los mismos, cuáles de ellos están totalmente depreciados, cuales son para baja, con el fin de que el proceso de implementación de costos que viene adelantando la ILC en la nueva plataforma DINAMIC AX, pueda recibir la información acorde con la realidad de las cifras de cada uno de ellos y que los costos sean aplicados de acuerdo a cada proceso. Causa:  No aplicación de la norma descrita por la contaduría en cuanto a la depreciación e individualización de los barriles. Efecto:  No razonabilidad en la cifras que conforman el grupo de propiedades planta y equipo “muebles y enseres”

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción: El impacto que tiene el costo del barril respecto del costo unitario de cada producto resulta inmaterial según se describe a continuación, el peso de la depreciación del barril por litro es de $13 (trece pesos). COSTO UNITARIO DEL BARRIL VIDA ÚTIL (AÑOS) DEPRECIACIÓN ANUAL DEPRECIACIÓN MENSUAL CAPACIDAD DEL BARRIL EN LITROS COSTO/DEPRECIACIÓN POR LITRO

$ $ $ $

500.000 15 33.333 2.778 200 13,89

Por lo anterior, resulta muy alto el costo de realizar un inventario anual individualizado por barril, respecto del beneficio que generaría actualizar su valor de depreciación por litro; esto, sin contar con la impracticabilidad de generar un conteo individualizado, no solo por lo oneroso, sino por la complejidad para movilizar con montacargas 123.000 barriles

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aproximadamente que requiere además personal técnico especializado en su manejo, con el cual solo cuenta la Industria Licorera de Caldas y cuya labor se encuentra concentrada en el desarrollo del objeto social. Por lo anterior, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La respuesta entregada por la ILC no desvirtúa la observación otorgada por la Contraloría General de Caldas, toda vez que se sale de la órbita de éste órgano de control el manejo que han omitido por muchos años en los procesos y procedimientos con respecto al manejo de los barriles, que además han sido objeto de observación durante varias vigencias. Es de anotar que el procedimiento establecido para la depreciación de dichos bienes es una regla de la Contaduría General de la Nación, toda vez que todos los bienes que se registran como Propiedades Planta y Equipo son objeto de depreciación, por lo tanto la entidad debe crear los mecanismos necesarios para poder subsanar y llevar a un valor real los barriles de la entidad, los cuales representan un insumo de mucha importancia para la producción del licor. Por lo anteriormente expuesto se confirma un hallazgo administrativo. Hallazgo de Auditoria No.9. Vulnerabilidad de la información financiera a través de la plataforma Heinsohn a diciembre 31 de 2016.

Criterio: 

Instructivo 002 de 2016 Contaduría General de la Nación, el cual contiene las instrucciones relacionadas con el cambio de periodo contable 20162017, reporte de información a la entidad y otros asuntos del proceso contable.

Condición: Una vez verificada la información financiera consolidación de los estados financieros se pudo evidenciar que la cuenta inventarios y costos que se manejan a través de la plataforma Heinsohn, muestra debilidades en los sistemas de información, además de vulnerabilidad toda vez que se deben realizar ajustes

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manuales en la información financiera, por lo tanto la Industria Licorera de Caldas debe implementar políticas de depuración contable permanente y sostenible de la calidad de la información, depurar e implementar controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información. Es preciso manifestar que la Industria Licorera de Caldas viene adelantando un proceso de cabio de la información financiera a través de la una plataforma denominada DINAMICS AX, la cual durante la evaluación realizada al proceso de costos de los inventarios de una muestra tomada en septiembre de 2017, se pudo evidenciar por parte de éste organismos de control, que los valores de los inventarios de producto terminado, en muchos de los casos tienen cambio en su precio por unidad al involucrarlos en la nueva plataforma, situación que podría determinar un valor de costos inferior en la vigencia 2016, frente a los nuevos saldos que está arrojando el nuevo sistema. Causa:  Vulnerabilidad de la plataforma Heinsohn, para consolidación de la información en los estados contables. Efecto:  No razonabilidad en la cifras que conforman el grupo de Inventarios

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción: La industria Licorera se encuentra en proceso de implementación de la plataforma informática Dynamics en la versión AX, con la cual se asegura la adecuada trazabilidad de la información y confianza de los datos que son consolidados en los estados financieros. En el proceso de parametrización e implementación se ha involucrado a todos los líderes de los diferentes procesos asegurando la integridad en los criterios de manejo administrativo y contable. Por lo anterior, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: La ILC no hace alusión a la observación planteada por la contraloría General de Caldas, por lo tanto se confirma un Hallazgo Administrativo.

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Hallazgo de Auditoria No.10. Debilidades en control interno contable. Criterio: 

Condición: En la evaluación realizada al proceso de inventarios se evidencio la falta de controles que mitiguen el riesgo de la información financiera, toda vez que el proceso de identificación de riesgos contables debe considerar riesgos causados tanto internos como externos, los cuales deben ser determinados oportunamente como es el caso del inadecuado proceso en el manejo de los inventarios y la tafias específicamente, que fue el proceso auditado. Es de anotar que para el cierre del año 2016 la ILC, no tiene implementado los procedimientos adecuados para el manejo de inventarios, saliéndose del marco normativo para reconocimiento, medición, revelación y presentación de hechos económicos. Causa: 

Inaplicabilidad de los procesos y procedimientos concernientes al Control interno Contable en el proceso de inventarios

Efecto: 

Falencias en la consolidación de la información que conllevan a determinar no razonabilidad en la cifras determinadas en los inventarios.

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De manera complementaria cuenta con el manual de procedimiento de inventarios MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL MANEJO DE LOS INVENTARIOS Y DETERIORO DE SU VALOR registrado en el MOP bajo el CODIGO: PCS-AS-DE-01 donde se describe cada paso PARA la instrucción del manejo de los mismos, así como el procedimiento que se llevaría a cabo en caso de encontrarse pérdidas por deterioro de valor. No obstante a raíz del cambio en la plataforma tecnológica, se consideró de manera especial el procedimiento de control de tafias y manejo de inventarios, desarrollándose un programa específico para el negocio de licores, adicionalmente encuentran en actualización, los manuales relacionados con los diferentes procesos; precisando además que la plataforma permite la adecuada implementación operativa y el enlace de cada proceso hacia la información financiera bajo el nuevo marco normativo. Por lo anterior, se solicita el levantamiento de la observación.

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas:

La respuesta entregada por la ILC no hace alusión a la observación planteada por la Contraloría General de Caldas, es de anotar que en el cuerpo del informe se señala los inconvenientes presentados en el grupo inventarios que fueron objeto de la auditoría de la vigencia 2016 y que en la misma contradicción lo soportan aduciendo que “No obstante a raíz del cambio en la plataforma tecnológica, se consideró de manera especial el procedimiento de control de tafias y manejo de inventarios, desarrollándose un programa específico para el negocio de licores, adicionalmente encuentran en actualización, los manuales relacionados con los diferentes procesos; precisando además que la plataforma permite la adecuada implementación operativa y el enlace de cada proceso hacia la información financiera bajo el nuevo marco normativo.”, Es así que en cuanto a la aplicación del manual de políticas contables y del manual de inventarios entonces de debe replantear para poder determinar un procedimiento adecuado con cada uno de los componentes para que no se presenten la falencias determinadas por la Contraloría y de las cuales la entidad ha sido conocedora por varias vigencias, situación que debe fortalecerse con un control interno contable efectivo. Por lo anteriormente expuesto se confirma un hallazgo administrativo.

Hallazgo de Auditoria No.11 Incumplimiento del principio de planeación, al contratista incumplir con el suministro de Alcohol Tafias sin Añejamiento durante el año 2016 respecto al contrato 431 de 2016. 36

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Criterio:  Artículo 209 de la Constitución Política de Colombia “Principios de la función administrativa” Condición: Mediante contrato No. 431-2016, cuyo objeto contractual es suministrar la cantidad de 6.800.000 litros de alcohol, por un valor de $31.938.000.000, Seguidamente, dentro de las obligaciones generales contempla: “El contratista deberá concertar con el supervisor y/o interventor un cronograma de actividades o plan de entregas de acuerdo al objeto del contrato y las necesidades de la ILC”, Es así como en el primer cronograma, se planea entregar antes del 31 de diciembre de 2016 la cantidad de 2.800.000 litros de alcohol tafias sin añejamiento, sin embargo, a la fecha se recibieron las siguientes cantidades de alcohol: Tabla 5

Fra

TRM E.A

Fecha

Cantidad

GI-438

06/12/2016

3015,47

290.986

GI-441

29/12/2016

3000,71

145.384

Total

436.370

Acorde con la tabla, se evidencia que para la vigencia 2016 el contrato se ha cumplido en un 6.43%, con respecto a las 6.800.000 litros pactados en el contrato de suministro, de otra parte, si en el primer cronograma se estableció una entrega para el periodo 2016 de 2.800.000 litros de alcohol y tan solo se recibieron 436.370 litros, quedando pendiente por remitir el proveedor en el 2016 la cantidad de 2.363.630 litros de alcohol tafias. Con respecto a lo anterior, llama la atención al equipo auditor de la Contraloría General de Caldas, el estudio de la necesidad, conveniencia y oportunidad del referido contrato, sobre todo si se tiene en cuenta que constituye la primera y más importante diligencia que se debe llevar a cabo en la etapa de planeación de cualquier proceso contractual, ya que en esta se abordan y desarrollan los elementos que determinan las condiciones que le darán vida al contrato, en dicho estudio de necesidad se determina el cómo, el qué, el para qué y el con quién se desarrollará el contrato, garantizando los principios de eficiencia, economía y equidad.

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De otra parte, el referido contrato presentó una adición en el presente año, por la suma de $2.500.000.000, a pesar del incumplimiento por parte del Contratista, teniendo en cuenta la cantidad de unidades de alcohol tafias sin añejamiento que no ingresaron a las bodegas de la ILC en el año 2016 por 2.363.630 litros, es así, como al multiplicar dicha cantidad por el valor unitario en dólares de 1.695, nos arrojaría la suma de $4.006.352.850 . La anterior situación afecta de manera significativa la planeación en la ILC, teniendo en cuenta que para el mes de noviembre de 2016, la destilera contrato la reparación de 11.108 barriles, así mismo, cuenta con una disponibilidad de 1.550 barriles listos para ser llenados, los cuales se pueden averiar por no contar con el alcohol tafias sin añejamiento, de igual manera, en el mes de noviembre y diciembre se vaciaron aproximadamente 3.3000 y 1.100 barriles respectivamente con el fin de ser llenados con el alcohol tafias, cuyo objeto está contemplado en el contrato 431 de 2016, resulta importante precisar que el control de inventarios (materia prima), en la ILC, es una actividad dependiente entre los diferentes procesos toda vez que tiene el propósito de que se tengan los artículo requeridos en el momento oportuno a fin de cumplir con la demanda de producción licor.

De otra parte, según el expediente del Contrato 431, la supervisora del mismo certifica que a mayo 18 de 2017, se han recibido 4.026.912 litros de alcohol, no obstante, una vez sumada la facturación registrada en el papel de trabajo, se evidencia que a mayo 18 se han ingresado a la bodega 01 la cantidad de 3.978.459 litros, determinándose una diferencia de 48.453 litros de alcohol.

De otra parte, en la justificación se contempla, que el número de litros a suministrar el contratista, es de $6.800.000 litros, sin embargo, a julio 14 de 2017 se recibieron 6.779.068 litros de alcohol, generándose una diferencia de 20.933 litros. Causa: Inefectividad del estudio de la necesidad Efecto: Incremento de costos

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción:

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Para abordar la contradicción al presente hallazgo, es importante tener como fundamento el criterio esbozado por la Contraloría General de Caldas, siendo este el artículo 209 de la Carta Política norma que establece los principios de la función administrativa: ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

De conformidad con lo anterior no acepta la Industria la observación planteada por las siguientes razones: De manera general, el principio de la planeación hace referencia a aquellas actividades que deben realizar las entidades del estado antes de adelantar un proceso de contratación encaminadas a determinar, de forma precisa, la necesidad pública que se pretende satisfacer, el objeto a contratar y los recursos con cargo a los cuales ejecutará el contrato, todo lo cual tiene como fin último satisfacer el interés general, haciendo uso de los recursos públicos de manera eficiente y eficaz. Así, el principio de la planeación, de cara a la gestión contractual del estado, se materializa en que el actuar de las entidades públicas sea coordinado —por oposición a lo improvisado—, lo cual se compendia en una serie de disposiciones legales y reglamentarias que imponen un determinado comportamiento a cargo de las entidades del estado, concretamente, en lo que tiene ver, por ejemplo, con la apropiación de los recursos necesarios para el pago de las obligaciones derivadas de un contrato estatal, la elaboración de estudios de necesidad (ENCO). Como se desprende de lo anterior, todas esas disposiciones normativas determinan una serie de actuaciones que las entidades del estado deben realizar antes de adelantar un proceso de contratación y así lo ha reconocido el máximo Tribunal de lo Contencioso Administrativo en numerosos pronunciamientos indicando que el cumplimiento al principio de la planeación constituye un deber en cabeza de la administración pública, en tanto y cuanto se corresponde con los deberes que tiene el estado relacionados con una correcta administración de los recursos públicos y el buen desempeño de las funciones públicas. (Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Sentencia de fecha 3 de diciembre de 2007, expediente No. 24715. C.P, Ruth Stella Correa y Sentencia de fecha 13 de noviembre de 2013, expediente No. 23829, C.P. Hernán Andrade Rincón. Asimismo los artículos 6, 122 y 209 de la constitución política.)

Dentro del marco del referido principio la ILC adelantó todas y cada una de las actuaciones establecidas en sus políticas de contratación, (Resolución 092 de 2015) misma que en su artículo segundo establece el procedimiento para la

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forma de escogencia en la “Solicitud Única de Oferta” y en su literal b el contenido de los estudios de necesidad ENCO. El documento ENCO estudios de necesidad, conveniencia y oportunidad que se encuentra publicado en el SECOP, identifica claramente la necesidad a satisfacer, cuenta con las disponibilidades presupuestales números 739 de 2016 y 025 de 2017 y contiene un soporte técnico sólido, conformado por el estudio de proveedores realizado por la Empresa Carboetil Ingeniería SAS, donde se analizaron diversas variables tendientes a garantizar desde el punto de vista técnico, logístico y económico la mejor opción para suplir la necesidad presentada, adicionalmente se contó con la ficha técnica cuyo objetivo primordial era garantizar a cabalidad la calidad de las materias primas a suministrar, situaciones todas estas que materializan el referido principio en el presente proceso contractual. Ahora bien, lo relativo a las entregas de la materia prima no constituye violación al principio de planeación, toda vez que la planeación refiere a la fase precontractual del proceso, mientras que el cumplimiento se refiere a la fase contractual o de ejecución, momentos claramente diferenciados y que en el presente caso tienen como punto de ruptura el día 03 de Noviembre de 2016, fecha de legalización del contrato. Ahora bien es necesario entonces, realizar algunas precisiones con relación al cumplimiento del objeto contratado, pues para la ILC es claro que el objeto se cumplió en un 100% ya que se cumplió con el cronograma aportado por el contratista; no obstante, es importante precisar que una proveeduría de este tipo, está sujeta a variables que afectan el proceso productivo y que en su momento fueron expuestas por el proveedor y resueltas de manera efectiva, asegurando la entrega y cumplimiento a cabalidad del objeto contratado.

Si bien es cierto, que en desarrollo del contrato se concertaron los planes de entrega ajustándose a las disponibilidades en planta como consecuencia del periodo de zafra, finalmente se logró el cumplimiento del objeto contractual y de los planteamientos contenidos en la adición. Adición que se encontraba contemplada en el numeral 24 de los Estudios de Necesidad y Conveniencia, el cual a la letra establece lo siguiente: “El contrato podrá ser adicionado en su valor y prorrogado en su duración por las partes contratantes, siempre y cuando LA LICORERA considere justificada dicha adición y prorroga. La adición o la prorroga será realizada por documento escrito, el cual será suscrito entre las partes contratantes y legalizado por el contratista con antelación del vencimiento del plazo inicial o de la prorroga acordada.”

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Lo anterior nos permite concluir que dicha adición es plenamente legal y justificada. Como se evidencia, la cifra de 6’800.000 litros hace referencia a la Cantidad Máxima o Techo, pudiendo las entregas estar por debajo de dicho margen dependiendo principalmente de la tasa de cambio vigente en el mercado, situación que justifica las diferencias presentadas. Es más, en la adición respectiva por la suma de $2.500’000.000 se motivó precisamente porque los recursos destinados no alcanzaban para cubrir la totalidad de los litros requeridos tal como se lee en el numeral 5 de los considerandos y que reza: “que mediante comunicado calendado el 30 de mayo de 2017, las partes interesadas solicitan adicionarlo y prorrogarlo toda vez que el valor presupuestado no alcanza para suplir la necesidad de los 6’800.000 litros”

Con relación a la facturación y las diferencias detectadas por el equipo auditor de la Contraloría General de Caldas, se anexa el cuadro de conciliación de las cantidades recibidas frente a las cantidades facturadas, donde se evidencia que efectivamente se recepcionaron las cantidades pactadas en el contrato. Por lo anterior se solicita se levante la observación.  Disponibilidades presupuestales números 739 de 2016 y 025 de 2017 como soporte de la planeación financiera (Anexo 2 folios)  Certificado expedido por la Ingeniera Angela maría Arango, Jefe de calidad del laboratorio y que fungía como supervisora de dicho contrato, quien da fe del cumplimiento del mismo según el último cronograma de entregas de dicha materia prima (Anexo 6 folios) Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: Una vez analizados los argumentos planteados por la ILC en su derecho de contradicción, es importante precisar que la observación, hace referencia a la etapa de planeación del contrato 431 de 2016, de la cual forma parte el Estudio de Necesidad, Conveniencia y Oportunidad - ENCO, es así como, resulta necesario que la ILC antes de asumir compromisos referentes a la cantidad de alcohol tafias que se pretende y requiere contratar, elabore un estudio serio y completo encaminado a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes: (i) la verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato; por su parte, el 41

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documento ENCO, en su numeral 4. Contempla, la definición de necesidad: “(…) Por lo anterior, se hace necesario adelantar un proceso de compra y así garantizar el abastecimiento de esta materia prima fundamental para la ILC, por una cantidad hasta de CUATRO MILLONES de litros (4.000.000 LITROS) para el AÑO 2016 y HASTA DOS MILLONES OCHOCIENTOS MIL LITROS PARA EL INICIO DE AÑO DEL 2017, CON EL MISMO PROVEEDOR (…). Conveniencia Es conveniente llevar a cabo esta adquisición de materia prima, en tanto, servirá para dar cumplimiento al objeto de la Entidad y a su vez el logro de las metas planteadas de ventas que se han proyectado (…) Oportunidad Es oportuna esta compra de alcohol tafias, ya que la ILC podrá garantizar desde ya el insumo necesario, para producir los diferentes productos, y adicionalmente cumplir con las entregas periódicas contractualmente adquiridas (…).” De otra parte, el documento ENCO, en su numeral ”14 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA, CONTEMPLA: “El contratista deberá concertar con el Supervisor o el Interventor un cronograma de actividades o plan de entregas acorde con el objeto del contrato o las necesidades de la ILC”, documento al cual no dio cumplimiento el contratista para el año 2016, toda vez que tan solo suministró 436.370 litros de Alcohol tafias sin añejamiento de los 2.800.000 litros establecidos en el primer cronograma de entrega, situación que afectó la planeación para la producción de licor en la ILC, durante el segundo semestre del 2016. Con respecto a la etapa de ejecución del Contrato 431 de 2016, el Ente Auditor dentro de su función, realizó cruces de información, para el citado caso Facturación, Entradas al Almacén e Informes del Supervisor, destacando en este punto que una vez revisados los soportes anexos en el derecho de contradicción por parte de la ILC, con relación a la observación No.11, la cual consta de 8 folios (51-58), se logró evidenciar, que en el Informe del Supervisor hace falta la página No.11, situación que no permitió establecer con claridad el cumplimiento del contrato 431 de la vigencia 2016. Por lo anterior expuesto, la ILC no logra desvirtuar la presente observación, motivo por el cual se confirma en un hallazgo administrativo.

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Observación de Auditoria No.12. Incumplimiento de la Resolución No.1039 de 2010, Artículo 2 parágrafo 1. “Por medio de la cual se crea, se integran y se asignan funciones al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Industria Licorera de Caldas”.

Criterios:  Ley 716 de 2001 “Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia tributaria y otras disposiciones.” Artículo 5.  Resolución 1039 de 2010, “Por la cual se crea, integra y se asignan funciones a Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Industria Licorera de Caldas”.Artículo 2 Parágrafo 1.

Condición:

Una vez revisadas las actas de Comité Técnico de Información Contable, la CGC logró evidenciar que a la Asesora de Control Interno no la invitan a dichos Comités, de igual manera, llama la atención al equipo auditor que en el acta No.001 delo 6 de abril de 2017, se esté aprobando unas notas contables con las siguientes cuantías: Tabla 6

Nota No. 12000094 12000095

Fecha 31-12-16 31-12-16

12000096

31-12-16

Concepto Valor Ajuste Inventarios 13.545.736.516.10 Conciliación Activos 16.744.930.437.00 Fijos Avalúos Técnicos 5.540.168.748.57 35.830.835.701.67

Acorde con la tabla, se evidencian que el valor total de los ajustes a diciembre 31 ascendió a la suma de $35.830.835.701, es una cuantía muy alta, la cual no fue aprobada por la Junta Directiva, lo anterior teniendo en cuenta que el equipo auditor durante la ejecución de la auditoria, solicitó el acto administrativo por el

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cual, dicho Órgano hubiese aprobado esta decisión, es así como la ILC anexa la resolución No.032 del 16 de agosto de 2016, “Por medio del cual se depuran partidas contables de menor cuantía en la Industria Licorera de Caldas.”, es así como en la referida Resolución, no se evidencia que la Junta Directiva autorizará los ajustes registrados en las notas contables del 31 de diciembre de 2016, por un valor de $35.830.835.701.67. Causa: Deficiencias en la comunicación Efecto: Incumplimiento de la norma

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción: En primera instancia se precisa que la resolución No.032 del 16 de agosto de 2016, “Por medio del cual se depuran partidas contables de menor cuantía en la Industria Licorera de Caldas.” No respalda los ajustes por convergencia del nuevo marco normativo contable. Ésta se refiere de manera específica a algunos ajustes recomendados por el comité de sostenibilidad contable. Con respecto a los efectos de la convergencia de los estados financieros hacia el marco normativo, a que hace referencia el grupo auditor, se precisa que su presentación y aprobación, fue realizada en las sesiones de junta directiva de fechas del 31 de marzo de 2017 de acta 04 y 08 de abril de 2017 acta 07. Es de anotar que el efecto de la adopción de marco normativo no es competencia del comité de sostenibilidad contable. Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas: El argumento expresado por la ILC, no logra desvirtuar la observación toda vez que lo planteado por la Contraloría General de Caldas, consiste en primer lugar en que a la Asesora de Control Interno no la invitan a los Comités Técnicos de Sostenibilidad Contable de la ILC, es así como el sujeto de control no se pronuncia al respecto. De igual forma, es importante precisar que mediante oficio de fecha 13 de septiembre de la presente anualidad, en su numeral 10, la CGC solicitó: “Anexar el Acuerdo de Junta Directiva en el cual se aprobó realizar los ajustes contables según las notas de contabilidad No.1200000094, 1200000095 y 1200000096 al 31

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de diciembre de 2016” por consiguiente la ILC remitió al equipo auditor la Resolución No.032 del 16 de agosto de 2016, “Por medio del cual se depuran partidas contables de menor cuantía en la Industria Licorera de Caldas.”, situación que ha sido motivo de la observación. Por su parte, argumenta el Sujeto de Control que los efectos de la Convergencia fueron aprobados en las sesiones de Junta Directiva de fechas 31 de marzo de 2017 y de acta 04 y 08 de abril de 2007 acta 07, no obstante, el artículo 5 de la Ley 716 contempla “ La responsabilidad sobre la depuración de los valores contables estará a cargo del Jefe o Director de la entidad; tratándose de entidades del sector central de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional. En los organismos descentralizados de los distintos órdenes la competencia recaerá sobre el máximo organismo colegiado de dirección, llámese consejo directivo, junta directiva, consejo superior o quienes hagan sus veces y por el director, el gerente o el presidente, según se denomine.”, como se puede constatar en la referida observación, los ajustes por valor $35.830.835.701.67, no fueron aprobados previamente por la Junta Directiva, teniendo en cuenta que las actas 04 y 07 son de la vigencia 2017. Argumenta además la ILC, “el efecto de la adopción del marco normativo no es competencia del comité de sostenibilidad contable” es así como la presente observación surgió debido a que mediante acta No.001 del 6 de abril de 2017, en su numeral 4, la profesional especializada de contabilidad da a conocer al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la ILC, las diferentes notas contables para dar cumplimiento al Marco Normativo según Resolución 414 de 2014, mediante la cual se incorpora en el Régimen de Contabilidad Pública el marco normativo aplicable para algunas empresas y se dictan otras disposiciones. Es así como lo expresado por la ILC, no logra desvirtuar la observación planteada, teniendo en cuenta que la oficina Asesora de Control Interno, como instancia de articulación, tiene como base para su funcionamiento, los sistemas de Información Institucional y entre ellos se encuentra el Sistema Nacional de Contabilidad Pública, asimismo, el procedimiento para la evaluación del Control Interno Contable debe aplicarse por las entidades contenidas en el Régimen de Contabilidad Pública, ahora bien, la oficina asesora de Control Interno tiene la responsabilidad de evaluar la efectividad del Control Interno Contable necesario para generar la información financiera de la Industria Licorera de Caldas con las características fundamentales de la relevancia y la representación fiel.

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Estos hallazgos obedecen a que la Gerente Financiera a estado encargada de la Gerencia Administrativa desde el 02 de marzo de 2016 hasta el 02 de abril de 2017, es así, como resulta dispendioso liderar dos gerencias en la ILC.

Observación de Auditoría No13. Inadecuada rendición de la cuenta en el aplicativo COVI. Criterio:  Artículo quinto de la Resolución 0130 del 26 de marzo de 2014 (Por medio de la cual se modifica la Resolución No 0362 del 06 de agosto de 2013). :  Artículo quinto de la Resolución 0362 del 06 de agosto de 2013 (Por medio de la cual se reglamenta el procedimiento para la implementación y rendición de la contratación en tiempo real de los sujetos de control a través del COVI modificado por el artículo tercero de la Resolución 0130 del 26 de marzo de 2014 de la Contraloría General de Caldas Condición: Con el fin de atender la denuncia II-00002943 del 14 de julio de 2017, se solicita la revisión de los documentos que deben ser publicados en la plataforma de la Contraloría General de Caldas para el caso del contrato 4312016, cuyo objeto es “Suministrar en las instalaciones de la Industria Licorera de Caldas, alcohol TAFIAS SIN AÑEJAMIENTO para el efecto se revisó la Resolución 0362 del 06 de agosto de 2013 Por medio de la cual se reglamenta el procedimiento para la implementación y rendición de la contratación en tiempo real de los sujetos de control a través del COVI modificada por la Resolución 0130 del 26 de marzo de 2014, aplicables para la fecha de suscripción del contrato; de acuerdo a estas Resoluciones se tiene que los documentos que deben ser publicados son los siguientes:

CÓDIGO: R.11.PR.3-121.13 INFORME FINAL AUDITORÍA

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De acuerdo a lo anterior se procedió a revisar lo publicado en el aplicativo COVI, encontrándose lo siguiente:

INFORMACION DEL CONTRATO Fecha de Registro : 2016-11-02 02:12:41 PM Fecha Actualizacion: 2016-12-13 03:21:03 PM

Informacion General Numero del Contrato

4312016

Objeto Contractual

SUMINISTRAR EN LAS INSTALACIONES DE LA INDUSTRIA

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LICORERA DE CALDAS, ALCOHOL TAFIAS SIN ANEJAMIENTO SEGUN

LAS

CARACTERISTICAS

ESPECIFICACIONES

REQUERIDAS PARA EL ANEJAMIENTO DE RONES DE LA ILC. Tipo de Gasto

Funcionamiento

Modalidad de Seleccion

Regimen Especial

Clase de Contrato

Suministros

Regimen de Contratacion

Regimen Especial

Origen del Presupuesto

Recursos Propios

Sector al que corresponde el gasto Estado del Contrato

Industria de Licores

Ejecucion La Produccion Del Alcohol Tafias Sera En Las Instalaciones De Quien

Lugar de Ejecucion

Resulte Favorecido,el Transporte Y La Entrega Final Del Producto Terminado Sera En Las Instalaciones De La Industria Licorera De Caldas, Especificamente En La Zona De Descargue De Alcohole

Contratista Nombre Cedula / Nit (Sin digito de Verificacion) Persona Natural o Juridica CONSORCIO / UNION TEMPORAL

Grupo Inverproyectos & Cia S.a.s

830510331

Juridica

Interventor o Supervisor Nombre

Andres Patino Arias

Cedula / Nit (Sin digito de

75076518

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Verificacion) Tipo de Vinculacion

Interno

Cargo

Lider Proceso Gerencia Tecnica

Fechas Fecha firma o suscricion (aaaa-mm-dd) Fecha aprobacion grantia unica (aaaa-mm-dd) Fecha inicio (aaaa-mm-dd) Fecha Terminacion (aaaamm-dd)

2016-09-30

2016-11-03

2017-06-30

Fecha Liquidacion (aaaamm-dd)

Plazo de Ejecucion y Prorroga Plazo unidad de ejecucion

Dias

Plazo numero de unidades

240

Prorroga unidad de ejecucion Prorroga numero de unidades

Dias

Imputacion Presupuetal del Contrato (Rubro Presupuestal)

CĂ&#x201C;DIGO: R.11.PR.3-121.13 INFORME FINAL AUDITORĂ?A

Codigo de la

Valor de la

Imputacion

Imputacion para

(Numero

este Contrato

Rubro)

(En Pesos)

03102102 Totales

21.018.000.000

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Disponibilidad Presupuestal (CDP) Registro Presupuestal (CRP) Valores en Pesos Urgencia Manifiesta

$ 21.018.000.000

No Disponibilidad Presupuestal

739

Fecha

Valor

Disponibilidad

(aaaa-mm-dd)

(En Pesos)

2016-08-29

21.018.000.000 $ 21.018.000.000

Totales

No Registro

Fecha Registro

Valor Registro

Presupustal

(aaaa-mm-dd)

(En Pesos)

1272

2016-09-30

Totales

Presupuesto de Ingresos de la Entidad (En Pesos) Valor Inicial del Contrato (En Pesos)

21.018.000.000 $ 21.018.000.000

166.940.000.000

31.938.000.000

Valor Total Anticipos (En Pesos)

Cantidad de Adiciones

Valor total adiciones (En Pesos)

Valor pagado del contrato (En Pesos)

Saldo por pagar del contrato (En Pesos) Valor total del contrato (En Pesos)

31.938.000.000 $ 31.938.000.000

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ACTO ADMINISTRATIVO Numero del acto que la decreta Fecha acto administrativo (aaaa-mm-dd)

VALOR DE LOS RECURSOS COMPROMETDOS, CLASIFICADOS POR FUENTE Recursos propios (En pesos) Regalias (En pesos) SGP (En pesos) FNC - Colombia Humanitaria (En pesos)

Vigencias Futuras Fecha de autorizacion VF (aaaa-mm-dd) Año Inicial VF. Autorizada (aaaa) Año Final VF. Autorizada (aaaa) Monto Total VF Autorizada (En pesos) Monto V.F Apropiada en la vigencia Inicial (En pesos) Monto VF Ejecutada en la vigencia reportada (En

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pesos) Saldo total VF por Comprometer (En pesos)

SECOP - Sistema Electronico para la Contratacion Publica. Se publico en el SECOP

URL de publicacion del contrato en el SECOP (http://)

Fiducia Mercantil Se Constituyo Fiducia Mercantil

Registro Fotografico de la Ejecucion del Contrato

Para Ampliar la Imagen de clic sobre la Imagen. Documentos, Anexos o Pruebas de la Ejecucion del Contrato Cdp_431-2016.pdf Contrato_legalizado_431-2016.pdf Evaluacion_juridica_431-2016.pdf Evaluacion_tecnica_431-2016.pdf

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Modificacion_solicitud_oferta_431-2016.pdf Propuesta_economica_431-2016.pdf Rp_431-2016.pdf Rut_431-2016.pdf Solicitud_oferta_431-2016.pdf

Para consultar un documento de clic sobre el. Observaciones Observaciones

Este Proceso Tiene Vigencia Futura

Lo publicado en SECOP es lo siguiente:

Se tiene que el contrato anteriormente descrito, fue modificado el día 18 de noviembre de 2016, sin embargo dicha documentación no fue publicada en el aplicativo COVI, de igual manera no se encuentra el enlace al SECOP para consultar la documentación allí publicada, por ultimo por tratarse de contrato de suministro se debe publicar en el aplicativo COVI registro fotográfico del contrato, sin embargo no se evidencian dichos registros. Así las cosas se evidencia que la información contractual no fue rendida en debida forma. Observación administrativa.

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Causa:  Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo  Desconocimiento de los reglamentos Efecto:  Incumplimiento de disposiciones  Registros Incompletos.

Respuesta de la Industria Licorera de Caldas en su Derecho de Contradicción: En relación a la observación presentada respecto de la publicación en el aplicativo COVI del contrato 431 de 2016, se debe hacer énfasis en que se comete un yerro al establecer que no se encuentran publicadas las modificaciones contractuales. La adición y prórroga al contrato en mención se efectuaron durante el mes de Junio del año 2017 y no en Noviembre de 2016 como se plantea en la observación. Para esa época el aplicativo SIA OBSERVA (Sistema Integral de auditoría) había reemplazado al COVI (Contratación Visible), razón por la cual y como puede por ustedes ser constatado se cumplió con la publicación de dichas modificaciones en el aplicativo vigente para la época de las mismas. En relación a la publicación en el aplicativo de la entidad Colombia Compra Eficiente (SECOP 1), se dio cabal cumplimiento a esta obligación de publicar la información del contrato 431 de 2016 en dicha pagina web, como puede evidenciarse en el siguiente link https://www.contratos.gov.co/consultas/detalleProceso.do?numConstancia=16-45671864. Por lo anteriormente expuesto, se solicita se levante la observación

Pronunciamiento de la Contraloría General de Caldas:

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La Industria Licorera de Caldas en su derecho de contradicción indica entre otros que: “En relación a la observación presentada respecto de la publicación en el aplicativo COVI del contrato 431 de 2016, se debe hacer énfasis en que se comete un yerro al establecer que no se encuentran publicadas las modificaciones contractuales. La adición y prórroga al contrato en mención se efectuaron durante el mes de Junio del año 2017 y no en Noviembre de 2016 como se plantea en la observación.” No le asiste la razón al sujeto de control frente a la aseveración realizada, toda vez que el contrato si tuvo una modificación la cual fue denominada MODIFICACIÓN 1 AL CONTRATO DE SUMINISTRO No 431-2016 suscrita el 18 de noviembre de 2016 consistente en el cambio de transporte la cual no se realizaría a través de tanques sino de isotanques con el fin de brindar mayor seguridad al momento de trasvase del mismo en el puerto, esta situación fue planteada en la parte considerativa de la modificación al contrato dicha modificación se expone a continuación:

CÓDIGO: R.11.PR.3-121.13 INFORME FINAL AUDITORÍA

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CÓDIGO: R.11.PR.3-121.13 INFORME FINAL AUDITORÍA

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Por lo anterior expuesto, se confirma la observación en un hallazgo administrativo

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3. Anexos 3.1 CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS INDUSTRIA LICORERA DE CALDAS AUDITORIA EXPRÉS VIGENCIA 2016 - 2017 ADTIVO: Administrativo DISC: Disciplinario FISCAL: Fiscal PENAL: Penal SANC: Sancionatorio No

DESCRIPCIÓN

ADTVO DISCP

No incorporación (ejecución) de los recursos de libre afectación de la vigencia 2016 a la Disponibilidad Inicial del Presupuesto de la vigencia 2017.

Delegación de modificación del presupuesto de la vigencia 2016 y 2017 del CODFIS en la Junta Directiva sin cumplir con los requisitos exigidos en las normas orgánicas de presupuesto. Inadecuado manejo en la expedición de algunos Registros Presupuestales. Carencia de manuales de procesos y procedimientos en el manejo de los inventarios.

Inconsistencias de Actos administrativos para aplicación de Normas Internacionales. Ajustes al cierre del periodo contable que afectan los Inventarios.

Faltantes y sobrantes de inventarios de productos terminados.

Inadecuado manejo de barriles para los

FISCAL (Cuantía $)

PENAL

SANC

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DESCRIPCIÓN

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ADTVO DISCP

FISCAL (Cuantía $)

PENAL

Costos Indirectos de Fabricación.

9 10

Vulnerabilidad de la información financiera a través de la plataforma Heinsohn a diciembre 31 de 2016. Debilidades en control interno contable.

X X

Incumplimiento del principio de planeación, al contratista incumplir con el suministro de Alcohol Tafias sin Añejamiento durante el año 2016 respecto al contrato 431 de 2016. Incumplimiento de la Resolución No.1039 de 2010, Artículo 2 parágrafo 1. “Por medio de la cual se crea, se integran y se asignan funciones al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable de la Industria Licorera de Caldas”.

Inadecuada rendición de la cuenta en el aplicativo COVI.

3.2 CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO

CANTIDAD

ADMINISTRATIVOS

DISCIPLINARIOS

PENALES

VALOR (en pesos)

SANC

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FISCALES 

Obra Pública



Prestación de Servicios



Suministros



Consultoría y Otros



Gestión Ambiental



Estados Financieros

TOTALES (1, 2, 3, y 4)

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