Protocolo de comunicación de la Región Latinoamericana Lasallista by lasallerelal

Protocolo de Comunicaciรณn RELAL

Red RELAL de Comunicaciรณn

Abril de 2020

Protocolo de Comunicación RELAL es una publicación de la Región Latinoamericana Lasallista. Responsable de la publicación: Red RELAL de Comunicación Medellín, Colombia. Abril de 2020

CONTENIDO . . . . . . . . . . . . . . . . .......... Siglas.............................. ................................4 -5

Introdución....................... ................................6-7

Justificación.................................... . . . . . . . . . . . . .....8- 9 2.1. Diagnóstico de la situación............ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ...9 22 Posicionamiento de Comunicación... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..9

Objetivos................................ . . . . . . . . . . . . ..........10-1 1

Conceptos iluminadores ................. . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 -15 4.1. Red de Educación Lasallista.......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....13 4.2. Misión Educativa Lasallista.......... . . . . . . . . . . . . ... . . . . ...13 4.3. El espíritu Lasallista: identidad y carisma. . . . . . ..........14 4.4. Asociación. . . . . . ..........................................14 -15 Lineamientos y procedimientos en comunicación. . . . . .16-3 1 5.1. Planificación de la comunicación.......................17-18 5.2. Redes Regionales........................................19-20 5.3. Plan estratégico de comunicación.....................2 1-22 5.4. Modalidades de Comunicación........................23-28 5.5. Coordinación de comunicación distrital............. . . ...29 5.6. Relaciones con medios de comunicación......... ........30 5.7.Comunicación en Crisis........ ................................3 1

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Siglas

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Siglas

Protocolo de Comunicación RELAL

Siglas/abreviaturas utilizadas en el documento CAR

Comunidad de Animación Regional

CIEC

Confederación Interamericana de Educación Católica

GIE

Grupos de Interés Externos

GII

Grupos de Interés Internos

GIM

Grupos de Interés Mixtos

IALU

Asociación Internacional de Universidades La Salle

Med.

Meditaciones escritas por el Fundador

MEL

Misión Educativa Lasallista

OIEC

Oficina Internacional de la Educación Católica

PERLA

Proyecto Educativo Regional Lasallista Latinoamericano

Regla de los Hermanos de las Escuelas Cristianas

RELAL

Región Latinoamericana Lasallista

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Introducciรณn

Protocolo de Comunicación RELAL

Introducción

El protocolo de comunicación de la Región Latinoamericana Lasallista nace como respuesta a la necesidad de un sistema de comunicación efectivo y fluido de los Distritos que la componen. En sintonía con el 45° Capítulo General, que identifica a la Comunicación como una exigencia para la Misión del siglo XXI, y a lo sugerido en la circular No. 470 del Instituto de los Hermanos de las Escuelas Cristianas, que realza la importancia de una estructura de comunicación en cualquier componente de la Familia Lasallista, la RELAL, en su Plan de Acción Regional 2019-2021, establece la elaboración de un Protocolo Regional de Comunicación coherente con la ética y la identidad lasallista. La ruta idónea para continuar la misión del Fundador es la comunicación, que se vuelve una tarea fundamental para el logro de los objetivos institucionales pues permite que se establezcan relaciones con diferentes personas, generar contactos, así como diseñar y difundir mensajes. El presente Protocolo de Comunicación está elaborado con la intención de ser guía y referente para delimitar los procesos de difusión, promoción y diálogo, entre todos los Distritos que son parte de la RELAL y que permiten que La Salle siga siendo protagonista en el área de la educación y formación.

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Justificaciรณn

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Justificación

2. ¿Por qué un Protocolo de Comunicación? En respuesta al Plan de Acción Regional 2019-2021 aprobado por los Hermanos Visitadores de la Región, surge el compromiso de elaborar un protocolo de Comunicación que determine las líneas de acción en los Distritos que la componen, el cual permita: • Elaborar políticas para compartir la riqueza de la experiencia de los distintos sectores del Instituto, coordinar, distribuir, evaluar y reorganizar las publicaciones producidas por la RELAL. • Promover la comunicación entre los Distritos que componen a la RELAL. • Asegurar un flujo de comunicación en doble dirección entre la oficina Regional y cada uno de los Distritos. • Optimizar el uso de los medios de comunicación al servicio de la Misión del Instituto. • Impulsar la formación y capacitación de comunicadores de la RELAL.

2.1. Diagnóstico de la situación. El Protocolo de Comunicación requiere de una reflexión como punto de partida en la cual se reconozcan las posibles opiniones alrededor de La Salle en la región. Al tratarse de un protocolo de comunicación a nivel internacional, en el que están involucrados 8 Distritos que integran a 19 naciones con culturas distintas, es necesario tener claridad de aquello que nos une, la identidad institucional. Así mismo, de aquello que puede ser considerado un rechazo o motivo de crítica a lo que decimos ser. • Fortalezas: Modelo educativo, educación integral, presencia a nivel mundial, nivel académico, responsabilidad social, inspiración cristiana. • Rechazos: Educación para unos cuantos, problemas que involucren a la congregación o a personal de las obras y/o Distrito.

22 Posicionamiento de Comunicación Surge como resultado del cruce entre motivaciones y rechazos determinando tres pilares o temas en los cuáles se centrarán todos los esfuerzos de difusión de la RELAL. • Inspiración Cristiana. • La Salle: Presencia a nivel regional, modelo educativo y vinculación entre Distritos. • Proyectos de impacto social y comunitario a nivel regional. www.relal.org.co

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Objetivos

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Objetivos

Objetivo General: Crear procesos comunicativos que apoyen la gestión de la Red RELAL de comunicación, respondiendo al reto de comunicar de forma eficaz y eficiente entre los Distritos que la componen y utilizando los recursos que estén al alcance.

Objetivos específicos:

1) Definir políticas de comunicación aplicables para los Distritos pertenecientes a la RELAL. 2) Favorecer la socialización de los proyectos de interés general de los Distritos. 3) Propiciar el intercambio de experiencias en el ámbito de comunicación entre los Distritos pertenecientes a la RELAL. 4) Proteger, fortalecer y favorecer la visibilidad de la imagen de La Salle, tanto en su dimensión interna como externa, atendiendo a los públicos de cada Distrito. 5) Establecer los canales oficiales de comunicación entre los Distritos. 6) Evidenciar los proyectos de transformación social y de atención a los vulnerables, emprendidos por cada uno de los Distritos.

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. . . . . . . ...................... Conceptos iluminadores desde la experiencia lasallista

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Conceptos iluminadores

4.1. Red de Educación Lasallista Los centros educativos lasalianos se agrupan en una red que pretende ofrecer una formación integral y de calidad a cuántos niños y jóvenes frecuentan sus aulas o espacios educativos, mejorando la sociedad por medio de la educación. En esa actividad educativa, la prioridad la tienen los más necesitados. A lo largo de más de 300 años, La Salle se ha ganado el reconocimiento público como institución que ofrece un servicio educativo de calidad desde un modo particular de organizarse y relacionarse con una espiritualidad integradora. Nuestra imagen corporativa se construye por esa historia, porsu labor y por la manera en que la institución es percibida actualmente. Con nuestra imagen transmitimos no solo una historia, sino también una promesa de seguir generando valor. (Circular 470, p. 41). 4.2. Misión Educativa Lasallista El fin de este Instituto es asegurar una educación humana y cristiana a los jóvenes, particularmente a los pobres, según el ministerio que la Iglesia le confía.(R. 3). Los lasallistas, inspirados en el Evangelio de Jesucristo y movidos por el espíritu de fe y celo, nos comprometemos en la construcción del Reino de Dios a través de la misión educativa en América Latina y el Caribe (Horizonte PERLA). Esta Misión se realiza por medio de la escuela cristiana, que es el instrumento privilegiado de la acción de los lasallistas. No obstante, el Instituto está también abierto a otras formas de enseñanza y educación, adaptadas a las necesidades de la época y de los países. La Misión Educativa Lasallista es realizada por los Lasallistas, Seglares y Religiosos, que han aceptado la llamada de Dios a construir su Reino por medio de la educación Cristiana. Por ello se preocupan para que cada una de las obras educativas que animan sean auténticas espacios de salvación. www.relal.org.co

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4.3. El espíritu Lasallista: identidad y carisma. La espiritualidad lasallista siguiendo la traza de todos los movimientos espirituales, encuentra sus raíces en una interioridad profunda, en una relación de confianza en el amor de Dios que, según los términos de De La Salle, «quiere, no sólo que todos los hombres lleguen al conocimiento de la verdad, sino que quiere que todos los hombres se salven» (Med 193, 3, 1)…los auténticos Lasallistas encuentran su fuerza y su alivio intentando «mirar con los ojos de la fe», «cumpliendo con celo y desprendimiento su empleo», y haciendo aquello que creen ser lo mejor para «quienes les están confiados». H. Gerard Rummery 4.4. Asociación La dinámica de la asociación, es decir, el hecho de unirse para un fin común, es un componente esencial de la aventura lasallista que aparece en la primera década del Instituto. En 1691 y 1694, Juan Bautista de La Salle y los primeros Hermanos proclamaron explícitamente este elemento fundamental de la asociación. Primero tuvo lugar “El Voto Heroico” de Juan Bautista de La Salle, Nicolás Vuyart, y Gabriel Drolin en 1691 y, a continuación y de manera más definitiva, el compromiso de por vida de doce Hermanos y La Salle en 1694. La Asociación hoy juega un papel central en el pensamiento y la acción lasallistas. Los 43º y 44º Capítulos generales, así como la Asamblea de 2006 sobre la Misión Educativa Lasallista y la Asociación, hacen hincapié en esta prioridad. La Misión Lasallista y la educación humana y cristiana de los jóvenes “alejados de la salvación,” no tienen futuro a menos que se construyan sobre los rasgos fundamentales de la Asociación Lasallista, tanto entre los Hermanos como entre todos los otros Lasallistas que se comprometen de diversas formas en la Misión Educativa Lasallista.

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Conceptos iluminadores

Cinco elementos fundamentales para describir la Asociación Lasallista:

La Asociación existe para la Misión.

La Asociación implica ser miembro de una comunidad para la Misión.

La Asociación es fruto de la experiencia; es un itinerario dinámico, no un estatus adquirido.

La Asociación brota de la fe, la vocación y el estado de vida.

La Asociación presupone un compromiso libremente aceptado. (Circular 461, p. 13 ss)

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Lineamientos y procedimientos en comunicaciรณn

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Lineamientos y procedimientos en comunicación

5.1. Planificación de la comunicación . . . . . . . . . . . . ................. 5.1.1. Grupos de interés

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Definir los arquetipos permite empatizar de manera profunda con los diferentes tipos de usuarios. En esta primera parte se identifican cuales son cada uno de los públicos con los que se tiene que comunicar la RELAL logrando con esto determinar cuáles son las motivaciones, rechazos y actitudes que las personas tienen hacia La Salle, así como los canales más eficientes de comunicación para dirigir los mensajes. Grupos de interés internos (GII). Son los grupos que pertenecen a la estructura interna de nuestra Región. Se consideran dentro de esta categoría: 1) Hermanos 2) Directivos 3) Presidentes y/o equipos ejecutivos institucionales 4) Docentes 5) Miembros de las redes RELAL y los consejos institucionales 6) Coordinadores y miembros de los servicios y programas distritales. 7) Personal no docente, estudiantes y padres de familia 8) Personas partícipes en Voluntariados Lasallistas de la Región.

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Grupos de interés externos (GIE). Aquellos grupos que no pertenecen a la estructura interna de nuestra Región. Se consideran dentro de esta categoría: 9) Futuros estudiantes de las obras educativas lasallistas 10) Padres de los futuros estudiantes 11) Otras comunidades educativas / otras congregaciones 12) Estados (nacionales, provinciales o departamentales y municipales, ministerios y secretarías de educación). 13) Organizaciones de la sociedad civil. 14) Medios de comunicación 15) Sector empresarial 16) Proveedores 17) Otras estructuras internacionales de organización y gestión educativa, por ejemplo: OIEC, CIEC, entre otras. Grupos de interés mixtos (GIM). Son grupos que se encuentran en una posición intermedia. No están dentro de la RELAL pero tampoco están totalmente por fuera de ella. Estos son: 18) Gobierno y Servicios de Animación General del Instituto de los Hermanos de las Escuelas Cristianas. 19) Regiones Lasallistas y otros Distritos lasallistas 20)IALU 21) De La Salle Solidarietà Internazionale

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Lineamientos y procedimientos en comunicación

5.2. Redes Regionales

. . . . . . . . . . . . . . ................. En sintonía con el 45° Capítulo General, con el Plan de Acción Regional 2015-2018 y con la invitación del Hermano Superior General, que en su carta pastoral de diciembre 2015 invita a la familia lasallista a incrementar y fortalecer el trabajo en Red, la RELAL ha constituido Redes de trabajo y colaboración: 1) La Red RELAL de Comunicación 2) La Red RELAL de Evangelización-Pastoral-Catequesis 3) La Red RELAL para la Promoción y defensa de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. 4) La Red RELAL de Voluntariados

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5.2.1. ¿Qué es una Red para la RELAL?

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El documento “Guía para las Redes de la Región Latinoamericana Lasallista” expone que “una Red es la unión de personas que tienen un interés común, que están dispuestas a poner en común su riqueza, a enriquecerse con la experiencia de los demás y trabajar por dar respuesta a desafíos comunes”. Ese documento, además, especifica a) Las razones que justifican la constitución de las Redes en la RELAL, b) Lo que implica la construcción de espacios comunes, c) Los criterios para la acción en las Redes y d) Las recomendaciones para la operación de una Red.

5.2.2. Red RELAL de Comunicación

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Es el organismo de la Región Latinoamericana Lasallista que tiene por propósito diseñar, implementar y evaluar el Plan de Comunicación Regional, que tiene la finalidad de coordinar y articular la Comunicación en la Región. Esta Red observa y hace observar las Políticas de Comunicación de la RELAL. Está conformada por los responsables de Comunicación de los ocho Distritos de la Región, por la persona responsable de Comunicación de la oficina de la RELAL y es acompañada por el Secretario Regional de Misión.

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Lineamientos y procedimientos en comunicación

5.3. Plan estratégico de comunicación . . . . . . . . . . . ................ El presente protocolo sirve como base para el diseño del plan estratégico de la Red RELAL de Comunicación, la cual cada 2 años generará el documento, con la intención de establecer las acciones concretas a realizar por cada uno de los comités que la componen. Este plan aspira a ganar integrantes a la familia lasallista e incrementar su sentido de pertenencia. El verdadero éxito es entusiasmarlos, donde el valor emocional adquiere la mayor importancia. “Somos RELAL”, “Conoce la RELAL”, pueden ser expresiones que plasmen lo que se quiere decir. Aunado a lo anterior, deberá contener la comunicación de acciones de responsabilidad social lasallista y el discernimiento vocacional. El equipo de Comunicación de la RELAL estará a disposición de los centros educativos de cada Distrito para garantizar la coherencia con la identidad institucional (corporativa) y la adecuación del mensaje respecto al público al que se dirige. Para tal efecto será fundamental:

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1) Promover el conocimiento de lo que se está haciendo en la RELAL más allá de la sola realidad lasallista, a través de la creación de documentos y la publicación de noticias e iniciativas, cuando se consideren muy importantes y dignas de darse a conocer por medio de canales que no sean solamente los propios de la RELAL. 2) Utilizar todos los espacios posibles para entrar en el mundo de los medios de comunicación. 3) Destacar todas las actividades, la formación y los encuentros organizados dentro de la RELAL, los cuales siempre serán promovidos y comunicados, a través de documentación fotográfica y noticias dedicadas a ellos. 4) Consolidar la Red RELAL de Comunicación, suscitando espacios presenciales y virtuales para la formación de sus integrantes y para el desarrollo de sus responsabilidades. Es fundamental la medición de los resultados de las actividades llevadas a cabo por cada Comité, ya que apoyan al diseño de nuevos planes, de acuerdo a la optimización de tiempos, recursos y presupuestos.

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Lineamientos y procedimientos en comunicación

5.4. Modalidades de Comunicación . . . . . . . . . . . .............. 5.4.1. Comunicación de carácter oficial

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1) Circulares 2) Convocatorias de actividades realizadas por la CAR 3) Comunicados de los Visitadores 4) Información de los Responsables MEL distritales 5) Información de las Secretarías distritales

5.4.2. Comunicación de carácter institucional

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Imagen Corporativa Desde el área conceptual y visual, marca la pauta de lo que es la RELAL y permite a los Distritos identificarse como parte de la comunidad. • Identidad Conceptual: Cada Distrito deberá contar con un ejemplar del Plan de Acción Regional vigente donde se especifican la misión, visión y objetivos de la RELAL. • Identidad Visual: Los responsables del área de comunicación de cada Distrito deberán seguir al pie de la letra el manual de imagen de la RELAL, donde se cuenta con especificaciones sobre el uso de logotipos, códigos cromáticos y aplicaciones entre otros. A partir del año 2018, se sugiere utilizar en cualquier material la tipografía Indivisa Font, debiendo seguir el respectivo manual para sus diversos usos en materiales internos y externos. www.relal.org.co

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Gestión de la imagen corporativa

Todos los folletos, presentaciones, material gráfico y audiovisual, gestión de la web institucional de la RELAL deberán realizarse de acuerdo al manual de identidad visual corporativa. La gestión de la imagen corporativa y de la arquitectura de marcas es responsabilidad del encargado de comunicación de cada Distrito, el cual deberá seguir los manuales entregados por la RELAL. Gestión de los regalos de promoción institucional

El material de Merchandising deberá cumplir con las normas establecidas en el manual de identidad de la RELAL, en lo referente a tipografías, logotipos y colores. El material promocional, no deberá de ir en contra de los valores y filosofía lasallista. Los materiales realizados se compartirán con los Distritos con la intención de fortalecer las relaciones y aprovechar los contactos de proveedores. Sitio Web

El sitio web de la Región Latinoamericana Lasallista se encuentra bajo el dominio: relal.org.co. Tanto su administración como el control de los términos del hosting es responsabilidad del área de asistencia administrativa y de comunicaciones regional. Las estrategias diseñadas a partir del presente protocolo deberán hacer uso del sitio web, con el objetivo de reforzar la presencia de la RELAL y optimizar presupuestos y espacios. Las imágenes audiovisuales deberán cumplir con lo siguiente: • Respetar la integridad y dignidad de las personas que aparecen en fotografías. • Contar con fotografías de alta calidad • Evitar imágenes repetidas • Para toda publicidad solicitar autorización de los presentes en las imágenes mediante formulario de consentimiento. www.relal.org.co

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Lineamientos y procedimientos en comunicación

Diseño responsive Verificar que el sitio funciona con distintos exploradores (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox, Safari), así también en distintos dispositivos como computador, Tablet , Smartphone. El sitio web necesita desarrollo y atención continuos bajo diversos aspectos: diseño, navegabilidad, interactividad y accesibilidad. Debe responder a las demandas y expectativas de la familia lasallista, y acoger una gran cantidad de información y noticias desde el Instituto, desde la RELAL y desde los Distritos de la Región. Su contenido es de tipo institucional e informativo. Funciona también como repositorio de materiales y publicaciones vinculados a la vida y misión del Instituto. Su mantenimiento y renovación debe ser periódica. Todos los Distritos que cuenten con sitio web deberán realizar las siguientes actividades: Revisar su autoridad de dominio, volumen de keywords posicionadas y análisis de enlaces entrantes. Por medio de herramientas como Semrush y MOZ. Aunado a lo anterior deberán revisar continuamente: volumen de visitas a la web, volumen de suscriptores, con herramientas como Google Analytics y Observatorio de tendencias de la Universidad La Salle Laguna. Será de suma importancia que cada Distrito realice un diagnóstico de la presencia de sus sitios en los buscadores como Google y Yahoo, con la intención de realizar medidas preventivas y correctivas según aplique la situación. Los sitios de la RELAL y de los Distritos, deberán contar con los protocolos y permisos de navegación segura, con el fin de proteger a los usuarios. De ser posible, el sitio contará con un espacio de blog, para compartir contenido de calidad de cada Distrito, favoreciendo al posicionamiento orgánico en buscadores. www.relal.org.co

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Cada Distrito deberá promover y estar al tanto de las publicaciones realizadas por la RELAL: - Noticias de los Distritos en el sitio web de la RELAL - Boletín Actualidad RELAL - Colección “Memoria Viva” - Campañas de difusión diseñadas por cada Red RELAL Redes Sociales Las redes sociales cobran protagonismo en el quehacer diario de los diferentes públicos, por lo que son pieza fundamental en la comunicación de actividades y acciones de cada Distrito y de la RELAL.

Cada Distrito perteneciente a la RELAL deberá contar por lo menos con Facebook e Instagram para la difusión de las actividades planteadas en el Plan. Algunas recomendaciones son: 1) Facebook: No como perfil privado sino como página pública e institucional. Tiene la finalidad de promover, resaltar y valorar las noticias que están presentes en el sitio web de una institución. Una sostiene y refuerza la otra. Lo importante es transmitir bien las noticias. Cada link, artículo o imagen “posteada” y compartida deben ir siempre acompañados de una breve introducción, para fomentar la lectura. Hay que evitar poner solamente el enlace con otro sitio. 2) Instagram: Se compartirán imágenes relevantes de cada evento de la RELAL y por medio de las historias se buscará la interacción con todos los Distritos. 3) Twitter: Se compartirán datos relevantes para la comunidad lasallista latinoamericana. Es recomendable no vincularlo con la cuenta de facebook para que no se automaticen sus publicaciones. Se deberá respetar la extensión del texto y se podrá interactuar con otras cuentas de los Distritos. www.relal.org.co

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4) Queda a consideración de cada Distrito el uso de otras redes sociales como Youtube, Snapchat y Linkedin, de acuerdo a los contenidos específicos que se manejan y a la capacidad de generación de contenidos para las mismas. Los contenidos deberán ser acorde a lo planteado en el presente protocolo y con un nivel de actualización inmediato para llegar a los diferentes públicos. Se establecen las siguientes premisas para el uso de redes sociales: - La presencia en las mismas deberá ser uniforme, es decir que en cada una de ellas se comparta el mismo contenido de la RELAL, respetando los lineamientos y formatos. - Cuando así se requiera, se deberá compartir el contenido web del Instituto o de algún Distrito, en las redes propias, así como el apoyar en la difusión de materiales y convocatorias. - Cada departamento de Comunicación Distrital deberá revisar que no existan páginas ni contenido duplicado en redes sociales o en el entorno digital, para evitar confusiones entre la comunidad.

5.4.3. Comunicación interna

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El principal objetivo de la comunicación interna es implicar en la RELAL a todos los miembros de los Distritos con el mayor grado posible. Todas las acciones y su gestión contribuirán a fortalecer la cultura institucional y/o corporativa. Con tal finalidad será necesario optimizar la circulación de informaciones provenientes de la RELAL y el Instituto. Por lo cual es fundamental: 1) Presentar la Oficina de la RELAL como núcleo de acompañamiento y asesoría para el desarrollo regional y la unidad entre Distritos. 2) Promover iniciativas que favorezcan el intercambio de las experiencias en el área de comunicación. 3) Difundir el conocimiento generado en los distintos encuentros, congresos, reuniones y actividades de cada Distrito. www.relal.org.co

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a) Herramientas de comunicación Interna: Actualmente se cuenta con las siguientes comunicación: Google Drive.

herramientas

Desde el Instituto, se contempla evaluar la migración de la comunicación por aplicaciones de Google ya que están basadas en la web, no necesitan hardware ni software especial, no tienen limitación de acceso y los datos se encuentran respaldados en varios sistemas. Para fines el presente protocolo se adopta las siguientes que ya se utilizan en el Instituto: - Google Mail: Facilita el almacenamiento de información y la elaboración de documentos en línea. - Google Hangout/Meet para las videoconferencias. - Google Calendar para ubicar eventos de cada uno de los Distritos. Aunado a lo anterior se alienta a la creación de alianzas entre los Distritos para el trabajo colaborativo con Google. b) La comunicación oficial entre las Redes RELAL será vía email y reuniones virtuales.

5.4.4. Comunicación Externa

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Es aquella dirigida a los públicos externos de la RELAL, y que contribuye a la percepción de calidad de la misma. Permite escuchar lo que la comunidad opina dando herramientas para la mejora continua de cada Distrito. Sus objetivos son: • Dar a conocer los servicios y proyectos de cada Distrito de la Región, de la RELAL y del Instituto. • Conocer las expectativas de la Comunidad Lasallista a nivel Regional. Las estrategias de comunicación externa deberán de especificarse en el Plan de Comunicación antes propuesto haciendo una evaluación cualitativa de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de cada Distrito en su entorno. El Plan de Comunicación será compartido con la oficina de comunicación de la RELAL para su retroalimentación y evaluación. www.relal.org.co

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Lineamientos y procedimientos en comunicación

5.5. Coordinación de comunicación distrital .. . . . . . . . . . . . ................. Es el portavoz del Distrito tratando de alcanzar la mayor difusión posible en la divulgación de los mensajes clave del mismo.

Funciones 5.5.1. ...................... . . .

• Coordina y gestiona sus relaciones públicas. • Construye y mantiene la imagen pública. • Escribe y envía comunicados de prensa. • Gestiona todas las comunicaciones internas y externas del mismo. Es necesario que se mantenga en relación constante y periódica con: - Servicio de Comunicación del centro del Instituto de los Hermanos de las Escuelas Cristianas en Roma. - Oficina de Comunicación de la RELAL. - Red RELAL de Comunicación - Secretario MEL distrital

5.5.2. Tareas específicas

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• Obtener la mayor visibilidad posible constante y dirigida a los medios. • Certificar la credibilidad de los mensajes enviados. • Transmitir mensajes complejos en situaciones de crisis. • Crear un flujo continuo de información. • Establecer relación con periodistas. • Crear una imagen positiva del Distrito y de la RELAL. • Prevenir y resolver situaciones peligrosas y perjudiciales para la institución es decir comunicaciones de crisis. www.relal.org.co

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5.6. Relaciones con medios de comunicación . . .. . . . . . . . . . . . .................. El principal objetivo de las relaciones con los medios es conseguir que los Distritos de la RELAL tengan una imagen positiva y reconocimiento en la sociedad. Su trabajo se centra en abrir vías de diálogo y en establecer relaciones eficaces y permanentes con todos los medios de comunicación disponibles. Los comunicados de prensa pueden ser un apoyo ya que son artículos mediante los cuales se comunica a los medios un mensaje que se considera importante y relevante para la realidad y contexto de cada Distrito de la RELAL. Características de un comunicado de prensa: 1) Redacción breve. 2) Información y contenido conciso y congruente que no se preste a malas interpretaciones. 3) Incluye información de contacto. 4) Responde a una situación en particular.

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5.7.Comunicación en Crisis . . . . . . . . . . . . . . ................... La comunicación en tiempos de crisis tiene como función prevenir y contener ciertos daños para la institución. Se basa en defender la imagen pública frente a la opinión de los diferentes públicos. Brevedad, prestigio, honestidad y claridad son las bases para este tipo de comunicación y pueden ser requeridas en situaciones como: • Conflictos sociales y de salud: Discriminación, accidentes, intoxicaciones, epidemias. • Conflictos legales: aspectos criminales, violencia, vandalismo, abuso sexual. • Conflictos de personal: huelgas, reestructuraciones, despidos, agresiones verbales. • Conflictos económicos y de gestión: fusiones, falta de pagos, quiebras. • Conflictos de producto/servicio: calidad de la enseñanza, instalaciones o personal administrativo y/o docente. La gestión de la crisis se maneja en el Distrito donde surge la misma, dando atención a las siguientes tareas de la Comunicación de crisis: • Apoyar al Visitador en la designación de un comité de crisis Distrital. • Seguir el Manual de Crisis de los Distritos de la RELAL, anexo a este documento. • Diseño de la estrategia y puesta en marcha de actuaciones concretas durante la crisis. • Elaboración de comunicados. • Medición de la crisis. • Seguimiento y atención a los medios en la crisis y la post-crisis. www.relal.org.co

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+57 (4) 321 18 01