El futuro es hoy: tecnología para eventos

¿Por qué no hay

suficiente innovación en la industria de reuniones?

Por Jay Weintraub, Fundador de LeadsCon & Grow.Co

Comparada con otras industrias similares en tamaño, escala e importancia, podría discutirse que la de reuniones ha tardado en adoptar las nuevas tecnologías. Sin embargo, yo no estoy de acuerdo, al contrario, más bien las nuevas tecnologías han tardado en adaptarse a la industria de reuniones.

El sector ha adoptado rápidamente cualquier tecnología que le ayude a crear mejores experiencias, aunque ésta no haya sido conformada específicamente para la industria. Claro, hay excepciones, pero bajo el contexto del constante cambio y la innovación global, son muy pocas las tecnologías que se podrían esperar.

La pregunta es ¿por qué?, empecemos por revisar cómo la innovación específica de la industria toma lugar. no es de extrañar que ésta haya aparecido cuando se vive un cambio tecnológico generalizado. Estamos en la revolución móvil, la cual se caracteriza por el gran número de consumidores que portan computadoras habilitadas con internet todo el tiempo. nadie ha creído que el sistema de servicio de taxis se ha roto, pero cuando conductores y usuarios tienen habilitado internet en sus dispositivos móviles (mismos que saben cuál es su ubicación), de repente una nueva manera de solicitar y pagar este servicio de transporte emergió. Y de la noche a la mañana, surgieron cientos de miles de nuevas aplicaciones para crear nuevas maneras para hacer las cosas.

Para hacer todo esto posible, además de la dominante revolución tecnológica global, existen dos ingredientes clave: personas y dinero. Las personas se remiten a los desarrolladores; y el dinero funge como capital para invertirlo en compañías privadas, con la esperanza de venderlas a otras más grandes y ricas que por lo general tardan en adaptarse al cambio, o bien para venderlas a inversionistas públicos, bajo la figura de IPO (Initial Public Offering o primera venta de acciones de una empresa privada al público).

Con respecto a la industria de reuniones, nosotros (como desarrolladores) tenemos un bajo rango en ambos. Aunque servimos a muchas personas en ese sector, éstas solo representan un pequeño porcentaje de nuestra fuerza de trabajo; eso significa que por lo general no figuran en nuestra industria. Eso quiere decir también, que aquellos que sí lo están y que piensan en que la tecnología les puede brindar soluciones, no tienen un claro panorama de cómo convertir sus ideas en realidad. Convertir una idea en una realidad requiere de desarrolladores, pero en el mundo de hoy, tener acceso a ellos no es suficiente. no solo deben ser desarrolladores, sino unos buenos.

Actualmente todas las personas son expertas en tecnología, aunque no lo sepan. Eso significa que cualquiera puede crear una nueva aplicación para la industria; pero si esta app no es fácil de usar como las que ahora existen, ningún consumidor querrá emplearla. En otras

palabras, no solo se trata de desarrollar algo, sino que debe ser tan bueno como las soluciones con las que interactuamos diariamente, tanto en forma como en funcionalidad. Lo cual implica un alto nivel de dificultad para poder crear soluciones significativas.

El dinero en la ecuación es un reto cuando hablamos de reuniones. Muy pocas empresas con capital se han aventurado a invertir o en pensar en invertir en tecnología para eventos. Aunque hayan asistido a este tipo de encuentros, los inversionistas pocas veces ven a las reuniones como un sector. Hay algunas grandes compañías públicas interesadas, pero no son muchas, lo que quiere decir que no hay muchos adquirientes. Las empresas quieren colocar su dinero donde saben que obtendrán más; y si no ven la manera de ver retribuida su inversión con creces difícilmente se aventurarán.

¿Por dónde empezamos?

Si miramos la historia moderna del internet, no es sorpresivo ver que el primer gran producto que se adoptó a gran escala fue la página web. Una vez que tenías una, ¿cómo sabíamos si funcionaba?, ¿cómo sabíamos si era efectiva? Hay una vieja frase en administración que dice: “no puedes administrar lo que no puedes medir”. Y eso aplica también para el mundo digital, en este caso la medición es una vía. Y la web fue el comienzo de una nueva era de cálculo y previsión. Eso ha ...no solo se trata de desarrollar algo, sino que debe ser tan bueno como las soluciones con las que interactuamos diariamente, tanto en forma como en funcionalidad.

Jay Weintraub, Fundador de LeadsCon & Grow.Co

hecho que las estadísticas (analytics) sean preponderantes.

Lo mismo sucedió con los móviles, para muchos negocios una aplicación no es solo una nueva página web, sino su única presencia en la red. Y, como sucediera en el caso de los portales web, las estadísticas se han convertido en una nueva categoría en las empresas, las cuales reciben diariamente insights de este ecosistema distinto. Los analytics y la información serán, en mi opinión, la clave para desbloquear la innovación en el ecosistema de eventos.

Los eventos presenciales generan mucha información, pero hasta hace poco, la tecnología para registrarla no existía. Sin embargo, ahora tenemos la facultad (ya *Y-Combinator: Acelerador de semisea con cámara y/o sensor) de llas, modelo de fondeo para startups saber exactamente qué es lo en etapas tempranas. que la gente quiere y con quiénes quieren relacionarse mientras están en un evento. Aún más interesante resulta poder ligar su actividad cara a cara con su actividad en línea. Los estudios revelan que hay una ciencia para las personas, y que siempre hay maneras de mejorar la efectividad presencial. Así, es justamente a través de estas nuevas investigaciones (representadas en el libro “Social Physics”) que se puede ayudar a cambiar no solo lo que pensamos sobre los eventos cara a cara, sino cómo medir su éxito. (David Adler, CEO de BizBash ha sido un fanático prematuro al adoptar esta nueva manera de pensar). Una vez que se le ha dado seguimiento a los datos, el siguiente paso es saber qué hacer con ellos y qué objetivos se plantearán. Mi sueño es ver el primer evento tecnológico de fondo de capital de riesgo e incubadora, una Y-Combinator* para el mundo personal. La innovación que llegará para entonces no lo puedo ni imaginar. Mientras tanto, yo creo que el camino para atraer desarrolladores e inversionistas, vendrá en la medida en que se exponga la gran riqueza de información y datos que se obtienen de los eventos.

En la segunda entrega de “Volver al Futuro” Marty McFly viajó nuevamente en el espacio-tiempo desde la década de los 80’s hasta el 21 de octubre de 2015; en ese escenario el joven contempló un mundo donde reinaban los robots, las proyecciones 3-D, las video conferencias y hasta las patinetas voladoras. Hoy esa fecha quedó atrás, mas no las innovaciones que profetizó el filme, pues actualmente, son una realidad.

El futuro es hoy: TECNOLOGÍA PARA EVENTOS

Por Nadia Roldán

Aunque pareciera solo la trama de una película de ciencia ficción, lo cierto es que el futuro ya llegó. El progreso ha sido imparable y se ha visto traducido en todos los ámbitos de la vida cotidiana. Bajo esa premisa, sumarse al tren bala de la tecnología ya no es más una opción, sino una situación que debería impulsar a no quedarse atrás.

En ese sentido la industria de reuniones a nivel global ha hecho lo propio y cada día se suman más innovaciones diseñadas específicamente para este sector las cuales se denominan: tecnología para eventos. Ésta por un lado ayuda a los meeting planners a ser más productivos, eficaces y creativos, y por el otro a hacer que las audiencias se sientan más vinculadas e incluso más comprometidas.

“…La parte interesante de la tecnología es que actualmente y esencialmente siempre ha habido problemas, pero la tecnología está aquí para solucionarlos de una mejor manera”. Jay Weintraub. Fundador de LeadsCon & Grow.

PANORAMA

La democratización de la tecnología, ha generado un boom en la compra de dispositivos móviles, de hecho de acuerdo con un estudio de Pew Research Center, el 68% de los adultos solo en Estados Unidos se conectaba a internet a través de tabletas o smartphones en 2014. El crecimiento de usanza de estos equipos ha venido acompañado con la adopción de aplicaciones, y para fines específicos de la industria, el 63% de los meeting planners las emplean, ello según una investigación de MPI realizada en conjunto con DoubleDutch también en 2014.

Hace 15 años parecía inimaginable el alcance que tendrían o tienen estas innovaciones, pero actualmente ya es algo que se ve replicado cada vez con más frecuencia en los grandes eventos y no solamente de las aplicaciones, sino de softwares sofisticados, robots y drones por parte de proveedores que forman parte de la cadena productiva de la industria de reuniones, como hoteles y recintos.

“Muchos organizadores se están dando cuenta que a través de la tecnología se puede ser más productivo, eficiente, se genere más dinero y se traiga a las personas adecuadas para hacer de ese evento uno exitoso” Marco Giberti, Socio de Vesuvio Ventures y Ex Presidente de Reed Exhibitions Latin America.

TIPOS Y BENEFICIOS

Sin duda es abrumadora la gran cantidad de innovaciones que diariamente salen a la luz, todas y cada una dirigidas a solucionar algo en particular, desde compartir contenido y hacer demostraciones para la audiencia, hasta agilizar los procesos de logística y marketing de una reunión. Ante ese escenario hay que tener muy claro cuáles son los objetivos perseguidos para satisfacer necesidades específicas.

Drones, para grabar o transmitir eventos desde otra perspeciva.

“La tecnología para eventos es un campo que está creciendo, hay muchas oportunidades, pero mientras se decide cuál usar, diría que existen dos diferentes categorías: una donde se utilizan para mejorar la experiencia de los asistentes y cuya meta central es medir el éxito de un evento… y por el otro lado, las tecnologías que se usan para optimizar las operaciones del negocio…” Aidan Augustin, CoFundador y CEO de Feathr.

Así, en el rubro de tecnología de vinculación se encuentran por ejemplo aplicaciones como Sli.do o CrowdMics las cuales al dar voz a la audiencia, hace más fácil la interacción; así las conferencias dejaron de ser monólogos para convertirse en conversaciones. Las redes sociales juegan un papel similar ya que gracias a su dinámica de compartir contenido de todo tipo, crean espacios virtuales y amigables para comunicar, hacer netwoking y matchmaking, lo cual mejora la experiencia del asistente a un evento y ayuda a crear un lazo con él.

Mientras tanto para propósitos de optimización en los procesos, existen tecnologías o aplicaciones que permiten al organizador ser más eficaces en cuestiones de registro, traducción simultánea, minimización de materiales gráficos (como brochures o agendas), atención al cliente, control de inventario y finanzas, recibir información y datos antes, durante y después del evento los cuales para el meeting planner son “oro molido”, pues se traduce en mejores toma de decisiones.

TENDENCIAS

Como se ha visto, hasta el momento hay soluciones para casi todos los rubros que involucran la cadena productiva de la industria de reuniones y de acuerdo con los expertos, la consolidación de la tecnología para eventos seguirá repuntando; ante tal panorama se debe ir con la corriente y saber cuáles son las tendencias que se avecinan.

Una línea que sin duda es fundamental bajo el argumento de que casi toda solución

...LO CIERTO es que ya es un amenitie más que obligado...

está a solo un clic, es el acceso libre al Wi-Fi; aunque muchos son renuentes a no cobrar por este servicio lo cierto es que ya es un amenitie más que obligado, sobre todo si se desea contar con una plataforma de comunicación y proyección de gran alcance donde los mejores embajadores de un evento, son los mismos participantes.

Por otro lado, el darle voz a la audiencia, escucharla y empoderarla para que funja no como asistente pasivo, sino como un participante activo y proactivo marcará la diferencia para hacer de un evento uno exitoso. Bajo esa misma línea las presentaciones entonces se han convertido en conversaciones donde el contenido ya no es más una entrega unidireccional, sino bidireccional.

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La eficacia de las estrategias necesita ser medida y evaluada, por eso otra gran tendencia son los analytics, que no son más que las estadísticas que se generan a través de las aplicaciones o las redes sociales. Si la pregunta es ¿por qué?, la respuesta es sencilla: porque revelan entre otras cosas, cuáles son los temas de interés para la audiencia, cómo es el flujo de los asistentes y su participación durante un evento, quiénes son las personalidades o los speakers más influyentes, cuáles son los ratings de los servicios brindados, etc.

Algo similar sucede con el famoso Big Data el cual provee de un gran conglomerado de valiosa información. Los datos cualitativos provistos marcan tendencias y rastrean las acciones y reacciones de los asistentes. Al recibir tantos contenidos desde varias fuentes ayuda a los organizadores de eventos a tomar decisiones más efectivas, y por ende, a mejorar la experiencia de interacción con la audiencia.

Analytics

...cuáles son los temas de interés para la audiencia, cómo es

el flujo de los asistentes y su participación durante un evento, quiénes

son las personalidades o los speakers más influyentes, cuáles son los ratings de los

servicios brindados, etc.