Videoconferencias en 25 simples pasos

El video 9. En caso de tener una webcam externa, procure usarla. La razón es que generalmente tienen mejor calidad de video que las que tienen integrada de fábrica la mayoría de los computadores.

10. Evite lugares con mucha sobrecarga de objetos a su alrededor. Un fondo de un solo color o una pared pueden funcionar muy bien. Esto minimiza los factores de desconcentración de la audiencia y lo mantiene mejor conectado con el mensaje y los objetivos de cada actividad.

11. Procure mantener la cámara a la altura de sus ojos y con la cabeza centrada en la parte superior de su plano. Si queda muy cerca a la cámara, las personas verán su cara muy de cerca. Lo mejor es tener un plano medio corto, de la mitad del torso hacia la cabeza.

12. Ubíquese en un lugar con buena iluminación. La luz de frente es la mejor amiga de la cámara. Quedar a contraluz hace que la atención se pierda. La cara y las expresiones se podrían oscurecer a tal punto que no se ven.

13. Evite el paso inadvertido de personas por detrás suyo. Recuerde siempre avisar en casa, no solo por los ruidos, sino por mantenerse concentrado y solo durante la reunión. En caso de que su hijo o hija aparezcan, actúe con naturalidad, excúsese, resuelva la situación y regrese. Nunca los regañe, son cosas que pueden pasar en esta normalidad, pero actuar sin control es muy inapropiado.

14. Durante sus intervenciones mantenga su mirada directamente a la cámara. Esto transmite empatía y seguridad. Cuando no esté hablando evite distraerse con su teléfono, con otros computadores o con otras tareas. Esto es señal de respeto por los demás.

15. Procure mantener su cámara encendida durante cada evento. Es símbolo de transparencia y respeto. Alguien me decía hace poco que ingresar a una videoconferencia con la cámara apagada, equivale a entrar a una reunión y hacerse debajo de la mesa.

16. Procure usar atuendos de un solo color y que resalten su cara. Los estampados son muy distractores y se pierde la atención de los asistentes e interlocutores.

La logística 17. Si debe compartir material, ensaye su participación antes de cada reunión. Asegúrese de conocer cómo compartir su pantalla y preferiblemente envíe anticipadamente al organizador una copia de su material de apoyo. Esto le puede ser de ayuda en caso de que tenga algún problema técnico durante su participación.

18. Si va a grabar la reunión o a retransmitirla, asegúrese de avisarle a todos los presentes de estar haciéndolo. Es señal de respeto por la intimidad y privacidad de todos.

19. Procure llegar con anticipación a cada reunión para probar cada detalle y asegurarse de que todo esté correctamente preparado.

20. Nunca comparta con terceros las direcciones de sus reuniones. Esto puede evitar que personas desconocidas se agreguen a la reunión.

21. Al organizar una reunión o un evento, tómese el tiempo de preparar a los asistentes, enviarles unas instrucciones claras y preferiblemente, reunirlos con anticipación para verificar todos estos aspectos técnicos.

22. Haga pruebas previamente de su audio, video, iluminación y ayudas visuales, prepare sus reuniones y presentaciones con anticipación.

La comunicación 23. Procure establecer la conferencia con su nombre y eventualmente su cargo, de manera que su título o crédito le aparezca correctamente a todas las personas.

24. Sonría, llame a la gente por su nombre, sea breve en sus intervenciones y escuche. La empatía siempre sería la mejor manera de mantener una conexión con su audiencia.

25. Si hace capturas de pantalla de la reunión, procure avisar y pedir permiso a los asistentes si desea publicarla en sus redes.

Checklist para videoconferencias • Carga del dispositivo/Conexión a fuente de energía • Conexión a internet por red • Solicitar en casa la desconexión de la red, la minimización de rudos y la privacidad durante la reunión • Pruebas de internet • Audífonos y micrófono incorporado • Cierre de aplicaciones y navegadores. Desactivas notificaciones • Encendido y apagado de micrófono • Reproducción de streaming alterno sin audio • Pruebas de audio • Chequeo de cámara /webcam • Orden en el ambiente y en el plano de la cámara • Cámara a la altura de los ojos • Distancia con la cámara para lograr un plano medio corto • Iluminación de frente y adecuada • Mirada a la cámara y despojar el entorno de distracciones • Encendido y apagado de cámara • Ropa adecuada para la reunión • Pruebas de Audio • Revisión del material para compartir. Pruebas de compartir pantalla • Avisar si se va a grabar • Link de la reunión. Funcionamiento y privacidad • Preparación de los asistentes y colegas • Etiqueta con nombre y cargo • Empatía

*Juan Pablo Morales Sarmiento es CEO y Co-fundador de Nuevos Medios Entertainment. Puede contactarlo a través de su cuenta en Twitter @JuanPMoralesS

Creando el ecosistema de audio

por MiGUEL PaUcaR

Si en alguna ocasión hemos usado una sala de conferencia para hacer una llamada por videoconferencia, sabemos bien que puede ser complicado, puede que no suene bien, o quizás ni usamos el sistema de video conferencia por miedo a que falle o que no salga bien la reunión.

Tal vez, hemos escuchado este tipo de

comentarios: “No te escucho bien...”, “Suenas lejos...”, “Suena como si estuvieras en un baño...”. Si en alguna ocasión han recibido este comentario, no estamos solos - ocurre muy seguido y es muy común.

Y si en alguna ocasión hemos instalado el sistema de audio en una sala de conferencia, sabemos bien que la instalación puede crear la peor jaqueca.

Crear una sinergia entre múltiples marcas puede requerir cableado extenso, convertidores, tubería de conducción para los cables,

equipos adicionales que ocupan espacio, construir un espacio ventilado para los equipos en rack...

En Shure, tenemos más de 95 años de experiencia en la industria del audio. Estamos llevando nuestro conocimiento y experiencia del audio en vivo a las salas de conferencia. Como bien sabemos, en un espectáculo en vivo, el micrófono no puede fallar. Si el cantante suena mal, o se interrumpe el micrófono, no es posible llevar a cabo la presentación.

Es esta misma motivación que nos impulsa a llevar estas tecnologías y experiencia al mundo de las salas de colaboración. Pero algo que podemos agregar, además de la excelente calidad de audio, es la simplicidad en la instalación y el manejo de la cadena de audio. Es por esto que hemos creado el “Ecosistema de Audio”, que veremos a continuación.

Al crear este sistema, 4 características claves se toman en mente:

• Simplicidad

Buscamos ofrecer el mejor sistema de audio, con la mejor calidad de audio posible, pero que sea simple de instalar, y que sea simple de usar para el usuario final. Veremos a continuación como podemos lograr simplificar la instalación y el uso de este Ecosistema de Audio.

• Estabilidad

Necesitamos que el sistema sea confiable. Que cuando el usuario final use el sistema, va a funcionar y va a sonar bien. La meta final es que todos tengan una buena experiencia - desde el diseñador, al instalador y por último, el cliente final.

• Escalabilidad

En muchas ocasiones, escalar un sistema puede crear más complejidad. Hoy, un cliente puede requerir una instalación simple. Pero luego de 6 meses, puede requerir expandir el sistema con más micrófonos/altavoces, etc. Nuestra meta es de proveer un sistema que sea escalable, sin tener que rediseñar o reinstalar el sistema completo desde cero.

• Estándares

Existen muchos diferentes estándares en el mundo de la videoconferencia. Nuestra meta es de proveer una solución que “juega bien en la cancha” con todas las otras marcas y soluciones en el mercado.

Antes de pasar a ver estas soluciones, debemos remarcar que todos los equipos que vemos a continuación son totalmente compatibles con el protocolo Dante de la marca Audinate. Dante son siglas que significan “Digital Audio Network Through Ethernet” (Audio Digital a Través de Red Ethernet).

Enrutamiento de audio en el Software Designer.

Al usar Dante, se puede simplificar mucho más las conexiones entre los equipos, ya que solo requieren una sola conexión por cable Ethernet para transmitir y recibir el audio. El protocolo Dante también permite un enrutamiento fácil, basado en red, que puede reducir mucho más el tiempo en conexiones y enrutamiento del audio.

Micrófonos Shure, en tiempos recientes, ha lanzado al mercado sistemas de microfonía enfocados al mundo de salas de colaboración con la línea Microflex Advance, empezando con el sistema de techo MXA910:

MXA910 se puede conectar con un solo cable Ethernet - Cat 5e o Cat 6, y recibe alimentación por PoE (Power over Ethernet). Todo lo necesario para la conexión de un MXA910 a un sistema existente es tan solo un cable Ethernet y un conmutador o switch con PoE para la transmisión de audio y alimentación eléctrica.

Así mismo, este año se revela la nueva adición a la línea Microflex Advance, el nuevo micrófono lineal MXA710:

MXA710 nos permite instalar el micrófono en una mesa, en la pared, o lo podemos suspender del techo para crear una cobertura de microfonía, como vemos aquí:

Con estas soluciones de microfonía podemos lograr una buena captación de la voz de múltiples personas, en espacios de varios diferentes formatos. Al usar un micrófono instalado en el techo o la pared, también podemos lograr una buena captación de la voz sin tener micrófonos o cables sobre la mesa.

Adicionalmente, al usar un micrófono alejado de nuestro alcance también reduce la necesidad de desinfectar o limpiar los micrófonos luego de usarlos en una conferencia.