Manuales de Procesos y procedimientos

TRABAJO FINAL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

LAURA JULIANA SOTO PATIﾃ前

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS YADMINISTRATIVAS ADMINISTRACION DE NEGOCIOS QUINDIO 2011

TRABAJO FINAL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

LAURA JULIANA SOTO

ASIGNATURA PLANEACION Y ORGANIZACIÓN

DOCENTE CARDENIO BEDOYA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS YADMINISTRATIVAS ADMINISTRACION DE NEGOCIOS QUINDIO 2011

CONTENIDO 1. MANUAL DE FUNCIONES 1.1 DEFINICION 1.2 IMPORTANCIA 1.3 COMO SE REALIZA 1.4 QUIEN LO REALIZA 2. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2.1 DEFINICION 2.2 IMPORTANCIA 2.3 COMO SE REALIZA 2.4 QUIEN LO REALIZA 2.5 EJEMPLO 3. FLUJOGRAMA 3.1 DEFINICION 3.2 IMPORTANCIA 3.3 COMO SE REALIZA 4. ANALISIS OCUPACIONAL 4.1 DEFINICION 4.2 IMPORTANCIA 4.3 COMO SE REALIZA 4.3.1 4.3.2

Objetivo M茅todos de an谩lisis de obtenci贸n de informaci贸n de los cargos

4.4 DESCRIPCION DE CARGOS 4.5 EJEMPLO

1

MANUAL DE FUNCIONES

1.1 DEFINICION El manual de funciones es un instrumento de trabajo donde están las funciones, procedimientos normas y las actividades que se realizan cotidianamente, este manual es realzado con base a las normas y funciones de cada persona y resume como desarrollar las actividades laborales cotidianas, esto sin interferir en las capacidades de las funcionarios de la organización respetando su independencia intelectual ya que estos podrán actuar con ayuda de sus superiores a la hora de tomar decisiones, teniendo en cuenta la responsabilidad los requisitos que cada cargo necesita, sus perfiles.

Deben tener informes anuales de las operaciones que se llevan a cabo dentro del cual se debe indicar cualitativa y cuantitativamente un resumen de las labores realizadas en el periodo y de las riesgos o inconvenientes que pudieron haber ocurrido así como se debe incluir también la forma en que fueron solucionados.

Los manuales y los informes deben ser revisados por las directivas para que así haya un buen desarrollo y buena calidad de la gestión.

1.2 IMPORTANCIA Las empresas elaboran este manual para mostrar parte de su organización, y sirve como guía para todo el personal, el manual de funciones tiene en sus partes la estructura organizacional, llamada comúnmente organigrama.

Es importante contar con un anual de funciones en una organización porque allí se incluyen las funciones de cada puesto, el perfil del empleado, la descripción del cargo y los indicadores de evaluación.

También es importante contar con este manual porque los certificados de calidad ISO, OHSAS, entre otros, lo requieren, y su uso diario en la organización disminuye los conflictos determina responsabilidades divide el trabajo y acrecentar el orden.

1.3 COMO SE REALIZA Primero que todo para elaborar el manual de funciones se debe tener en cuenta el organigrama así que hay que conocer muy bien el organigrama de la empresa, también se requieren unas fichas descriptivas que incluyan, puesto, objetivos del puesto, funciones del puesto, dependencia jerárquica, personal a su cargo.

Luego hay que identificar los procesos que se hacen dentro de la organización, se debe dividir por áreas, y débenos fijarnos muy bien porque hay procesos que pasan

por distintas áreas eso se debe hacer detalladamente y decir por cada una de las áreas por las cuales pasa.

Generalmente se utilizan algunas herramientas para la realización de este, así como es el diagrama de flujo, que permite ver de manera grafica los pasos que se debe seguir para cada proceso desde que empieza hasta que termina teniendo en cuenta todos los caminos que se pueden llegar a presentar.

1.4 QUIEN LO REALIZA Este manual lo puede realizar un analista una empresa consultora o alguien al interior de la misma organización.

2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

2.1 DEFINICION El manual de procesos y procedimientos es una recopilación de actividades, que contienen en definitiva la descripción de las funciones que se realizan en cada uno de los cargos, estas funciones se dividen en procesos y que al final entregan como resultado un producto o un servicio.

Este manual describe detalladamente cada uno de los procesos a realizar para llevar a cabo una actividad, debe estar redactado de una manera sencilla para que así las personas puedan entender y llevar a cabo la actividad.

2.2 IMPORTANCIA El manual de procesos y procedimientos es un instrumento donde se registra la práctica el conocimiento y los métodos que se generan en la entidad, se dice que esta suma de prácticas métodos y conocimientos forman la tecnología de la entidad, esta sirve de base para que la entidad siga creciendo.

Al documentar todos los procesos de nuestra entidad permitimos que los organismos de la misma se enfoquen hacia la mejora de los sistemas de trabajo y su nivel de competitividad al enfocar sus esfuerzos y sus y la atención en esto.

2.3 COMO SE REALIZA La realización del manual de procedimientos es una tarea minuciosa que debe hacerse con la mayor responsabilidad, que requiere ordenar y diseñar la metodología necesaria para reducir el tiempo de su elaboración.

Los siguientes son los pasos del manual de procedimientos: 

Investigación: Para llevar a cabo la integración de este manual se debe planear las acciones correspondientes a la capacitación, identificación y diseño de los programas, donde se obtienen los requerimientos, fases y procedimientos que argumentan la realización del mismo, para conocer sus características, alcances, propiedades o fines por los cuales se está realizando e influir en su contenido, mediante procesos de análisis y diseño.

Se debe determinar al responsable del trabajo en la unidad administrativa e integrara el documento basado en los lineamientos.

La unión de la información se hará de la mejor manera posible para detectar los problemas, identificar las necesidades y de igual manera nos deje analizar todo el entorno con mayor facilidad, así como para canalizar las ideas sobre mejoramiento continuo e innovación que jerarquice y plantee los objetivos y de una secuencia lógica a los pasos para realizar una actividad.



Análisis: permite estudiar y distinguir las partes de un todo (institucionalidad, responsabilidad entre otros), además de determinar y conocer los fundamentos (sustancia y esencia), los componentes (estructura, procesos, atribuciones, interacciones y recursos) y los fines (objetivos metas y resultados). Esto es para contar con las bases necesarias para trabajar.

También nos podemos hacer las siguientes preguntas: ¿Qué actividad u operaciones se realizan?

¿Para qué? ¿Cómo se realiza? ¿Cuándo se realiza? ¿Dónde se realiza? ¿Con qué se realiza?

Estas preguntas nos permiten identificar cada una de las cosas que debemos tener en cuenta a la hora de realizar un manual de procesos y procedimientos.

2.4 QUIEN LO REALIZA Estos manuales los puede realizar alguien al interior de la empresa, un analista o una empresa consultora.

2.5 EJEMPLO Introducción El Instituto de Crédito Educativo del Estado de Sonora tiene como objetivo fundamental otorgar financiamiento a jóvenes con deseos y capacidades para el estudio, que no cuenten con los recursos económicos suficientes para ello. Para cumplir con este propósito, el Instituto se conforma de diferentes Unidades Administrativas. El presente manual corresponde a la descripción de los procedimientos del Área de Recursos Humanos.

Esta área tiene como objetivo lograr la integración, permanencia y desarrollo del recurso humano que colabora en el Instituto, a través de un sistema de administración que permita el logro de sus objetivos individuales conjuntamente con los del Instituto Considerando la mejora continua en el servicio al público es importante afirmar que este manual describe procesos que cambian continuamente, sin embargo el contenido de este documento representa en conjunto los servicios que el área ofrece.

Objetivo El presente manual, describe los procedimientos de la Dirección de Recursos Humanos, a esta le corresponde planear y verificar el cumplimiento de las obligaciones de carácter laboral y legal, relativas a la administración y retribución del personal. Los procesos que aquí se incluyen:    

Control Vehicular Contratación del Personal Capacitación y Desarrollo del Personal Comunicación Interna

Este manual presenta en forma conceptual y gráfica a través de los diagramas de flujo la secuencia ordenada de la administración del personal, lo que permite, establecer las relaciones de carácter laboral, entre el Instituto de Crédito Educativo y su personal dentro de un clima de cordialidad.

Fecha: 30/ 11/ 07 Hojas: 1 de 1

08DRH DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

No. REVISIÓN

DE

FECHA DE ELABORACI ÓN (dd/mm/aa)

Red de Procesos 42-RP-08-DRH/REV.00

Red de procesos

0

30/11/07

Control de vehículos

0

30/11/07

Contratación de personal

0

30/11/07

Capacitación y desarrollo del personal

0

30/11/07

Procedimientos 42-03-03-23-04/08DRH02-P01/REV.00

42-03-03-23-04/08DRH03-P02/REV.00

42-03-03-23-04/08DRH03-P03/REV.00

42-03-03-23-04/08DRH03-P04/REV.00 Comunicación interna

0

30/11/07

0

30/11/07

Diagrama de Flujo 42-08DRH-P01G01/REV.00 Control de vehículos 42-08DRH-P02G01/REV.00 Contratación de personal

0

30/11/07

Capacitación y desarrollo del

0

30/11/07

0

30/11/07

42-08DRH-P03G01/REV.00

personal 42-08DRH-P04G01/REV.00 Comunicación interna Formatos e Instructivos 42-08DRH-P02I01/REV.00

Instructivo Registro de la Información del Personal

0

30/11/07

42-08DRH-P03I01/REV.00 Instructivo de Cursos de Capacitación

0

30/11/07

3 FLUJOGRAMA

3.1 DEFINICION El flujograma es representar gráficamente situaciones hechos, relaciones o movimientos de cualquier tipo, por medio de símbolos, este grafico nos permite identificar la secuencia lógica del trabajo, permitiendo comprender de mejor manera el proceso que se describe a través de los componentes como los pasos, los documentos y las unidades administrativas y las funciones que intervienen en el.

3.2 IMPORTANCIA Este grafio es un instrumento muy importante, para el diseño, análisis, levantamiento control y mejoramiento de los procesos.        

Estandariza la representación grafica de los procesos de trabajo.

Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo.

Facilita el análisis y el mejoramiento de los procesos.

Muestra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo.

Facilita la ejecución del trabajo.

Impide las improvisaciones y sus consecuencias.

Evita el desvió o distorsión de las practicas de la empresa.

Provee elementos que facilitan el control del trabajo.

3.3 COMO SE REALIZA Para la elaboración del flujograma debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 

Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas.

     

El texto dentro del símbolo debe aparecer breve y comprensible.

Emplear el mínimo de símbolos para restarle complejidad al grafico y facilitar su aceptación por los usuarios.

El tamaño y la forma de los mismos símbolos deben ser uniformes.

El cliente, como sujeto del trabajo realizado debe aparecer en el grafico.

Reflejar en forma explícita, clara y completa el proceso.

Excelente presentación y distribución grafica.

4 ANALISIS OCUPACIONAL 4.1 DEFINICION El análisis ocupacional hace parte de las funciones más importantes y compone una de las primeras etapas y es la base fundamental para el desarrollo de las demás partes como fuente de información.

Es una técnica mediante la cual se ordena toda la información del contenido y las características de un cargo a través del análisis y el estudio detallado del cargo.

El análisis ocupacional por ser un estudio minucioso aporta información muy valiosa a las diferentes áreas del desarrollo y administración del personal que permite la optimización de los recursos técnicos y humanos de la organización.

4.2 IMPORTANCIA Este análisis es de gran importancia a la hora de asignación de salarios por que aquí es en donde nos damos cuenta de las responsabilidades más detalladas de cada cargo que exista en nuestra organización de este modo podemos conocer quién tiene más responsabilidades y así mismo podremos asignar los salarios, por otro lado nos darnos cuenta de cómo se realizan las actividades de nuestra empresa, este estudio, permite hacer un análisis de la forma como se ejecuta, y podemos eliminar o agrupar tareas que permita la reducción de esfuerzos innecesarios y equilibrar cargas de trabajo, todo esto lleva a la estandarización y mejora de las funciones de cada cargo para evitar posibles cambios que afecten investigación.

4.3 COMO SE REALIZA Se deben seguir los siguientes pasos: i. Objetivo El procedimiento debe ser consistente así que debe llevar un rumbo definido mediante un procedimiento para evitar la apreciación de aspectos no importantes en la fijación del contenido de los cargos. 

Determinación del cargo: se determina con los siguientes interrogantes ¿Qué labor ejecuta el trabajador cuando está desarrollando sus funciones?

Para tener un buen análisis las funciones se dividen en diarias, semanales, mensuales o esporádicas para así lograr una información detallada de quien facilita la información. ¿Cómo lo hace?

Permite saber los métodos que utiliza esa persona para realizar sus funciones y el método que utiliza para cada una de ellas. ¿Para que lo hace?

Esto permite identificar la relación que tiene este cargo con los demás cargos de la organización así como saber si esa labor forma parte de un proceso o es aislada.









Métodos de análisis de obtención de información de los cargos: existen algunos instrumentos para la obtención de información sobre el alcance, penosidad o dificultad de los oficios Método de observación directa: es al cual se le hace una observación permanente para darnos cuenta de lo que se realiza y de los pasos que se toman para cada procedimiento, aunque este método no es muy recomendado en la parte administrativa y de planeación, pero tiene una característica importante la cual es que el analista puede ver los aspectos más importantes de la actividad que serán de gran utilidad.

Método del cuestionario: las personas que realicen el cargo responden preguntas previamente elaboradas, estos cuestionarios deben ser muy bien respondidos para que las personas entiendan el análisis, este no se debe hacer a las áreas de operación donde las personas les da dificultad de expresión escrita.

Método de la entrevista: el analista mediante unas preguntas y el dialogo con las personas que ejecutan las funciones, obtiene la información necesaria para el análisis, si el analista considera necesario puede confirmar la información con el eje inmediato, o en algunos casos los datos los suministra el jefe inmediato.



Método mixto: es la combinación de todos los métodos anteriores, aunque tendríamos información más concreta es una tarea demasiado dispendiosa para la recopilación y organización de cada uno de los datos.

4.4 DESCRIPCION DE CARGOS A partir del análisis de un empleo se obtiene una descripción del cargo que llevara a su vez la formulación de un manual de funciones, este paso es fundamental para los perfiles que necesitaríamos para un cargo.

Los datos recopilados del análisis ocupacional pueden se organizados en un esquema como el siguiente: identificacion del cargo: Nombre

Objetivos: aquello que se espera del cargo

4.5 EJEMPLO

ANÁLISIS OCUPACIONAL

V: 1

NOMBRE DE LA EMPRESA TARJET EXPRESS

I

RAZÓN SOCIAL LTDA.

D E

D

N

E

T

L

NOMBRE DEL CARGO

JEFE DE TALENTO HUMANO DEPENDENCIA O ÁREA ADMINISTRATIVA

I F

C

I

A

C

R

A

G

C

O

No DE CARGOS IGUALES 0

NOMBRE DEL ANALISTA

CÓDIGO 102

CARGO JEFE INMEDIATO GERENTE CARGOS QUE SUPERVISA TECNICOS EN INSTALACION, TECNICOS EN MANTENIMIENTO, ASESOR COMERCIAL, AUXILIAR CONTABLE, VIGILANTE, ASEADORA. FECHA DE ANÁLISIS NOVIEMBRE 1 DE 2011

I Ó N

INTERNO (JUAN MARTINEZ)

F U N C I O N

LABORES PRINCIPALES Q U E C O M P O N E N

 C A R G O



Esta encargado del reclutamiento de personal que sean potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la empresa.

Establecen objetivos y estrategias para que los empleados logre con eficiencia su propósito dentro de la empresa.

Está en el derecho de tomar decisiones, dar órdenes y ser obedecido por los empleados Se fundamenta en la preparación y desarrollo de las personas en las organizaciones como selección de personal, capacitarlo, evaluarlo, darles seguridad a los empleados.

Es los encargados de controlar la calidad, diseñar, producir,



distribuir los productos y servicios

  

E S

E L

Q q u q

LABORES SECUNDARIAS   

debe estar dispuesto a recibir sus clientes para aclarar dudas o quejas sobre el servicio , aunque el contacto con los clientes lo cumple el asesores comercial tiene que estar frente al manejo de dinero y las negociaciones que hace el gerente en la organización en el mercado respalda a los asesores comerciales sobre el estado de resultado de entrada y salida.

Además supervisa de que todo se esté llevando correctamente.

LABORES OCASIONALES 

El jefe de talento humano analiza, planea, organiza y controla las metas, por consiguiente asiste a juntas con los gerentes y socios para tomar decisiones de la empresa para un beneficio común.

RESPONSABILIDAD POR PROCESOS

E X I G E N C I A S D E R E S P O N S A B I

ALTA El jefe de talento humano debe responder por todos los procesos que se hace dentro de la empresa, ya que es el encargado de producir y distribuir, de esta manera debe ser valorizado ante el gerente.

RESPONSABILIDAD POR CONTACTOS CON CLIENTE EXTERNO MEDIA El jefe de talento humano no tiene un contacto directo con los clientes, sino con los operarios, pero a la vez está dispuesto a recibir a los clientes con sus quejas o sugerencia por parte de los empleados, ya que la función es capacitar y entrenar para que se realice un buen servicio ante al público.

RESPONSABILIDAD POR CONTACTOS CON CLIENTE INTERNO ALTA El jefe de talento humano tiene que tener una relación directa y excelente con los empleados de la empresa, ya que él es quien selecciona al personal, lo capacita, y está relacionado totalmente con todo lo que tenga que ver con los empleados.

RESPONSABILIDAD POR TRABAJO DE OTROS ALTA

El jefe de talento humano está encargado de seleccionar y capacitar a los empleados, para que la persona sea adecuada en el puesto correcto, este cargo debe tener en cuenta las metas y objetivos que quiere llegar a cumplir la empresa.

L I D A D

RESPONSABILIDAD POR MANEJO DE INFORMACION CONFIDENCIAL

ALTA

Esta persona debe manejar datos confidenciales del personal que se contrata, además es responsable del inventario que se distribuye, dando una información discreta y fundamental al gerente.

RESPONSABILIDAD POR MATERIALES, HERRAMIENTAS Y EQUIPO R E S P O N S A B I L I D A D

E X I G E N C I A S D E

E

MEDIA

El jefe de talento humano supervisa frecuentemente el manejo que le da el personal a los equipos de la empresa.

RESPONSABILIDAD POR MANEJO DE DOCUMENTOS NEGOCIABLES Y DINERO MEDIA El jefe de talento humano está encargado de manejar dinero y documentos negociables, ya que distribuye los productos o servicio al público. Pero el que toma la decisión final es el gerente.

ESFUERZO MENTAL MEDIA

X I

Para cumplir con su trabajo el jefe de talento humano establece objetivos y estrategias para el personal planeando un propósito dentro de la empresa produciendo así un beneficio común.

G

ESFUERZO VISUAL E N C I

ALTO El jefe de talento humano observa siempre a los empleados vigilando si están cumpliendo con sus actividades correspondidas para llegar a cumplir las metas y los objetivos de la organización.

ESFUERZO FÍSICO BAJO

A S

D E

E S F U E

R

El jefe de talento humano no realiza ninguna actividad física para cumplir con sus funciones, ya que vigila analiza y controla de que todo se esté llevando correctamente dentro de la empresa

CONDICIONES AMBIร NTALES C O N D I C I O N E S

D E

T R A B A J O

MEDIA

Para el jefe de talento humano el espacio no es lo fundamental ya que requiere principalmente de tener una oficina bรกsica para el cumplir con sus funciones. Su trabajo es mรกs que todo estar en movimiento para supervisar que todo salga bien dentro de la empresa.

RIESGOS DEL CARGO BAJO

El cargo de jefe de talento no representa riesgo para realizar sus principales funciones dentro de la empresa.

---------------------------------------FIRMA COLABORADOR

-------------------------------------FIRMA JEFE INMEDIATO

BIBLIOGRAFIA Baron Pinto, Haiber Alberto. Administración de salarios. 1 Edición. Publicaciones UIS. Bucaramanga. 1986. Pág. 20, 21,22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31.

Martinez Bermidez, Rigoberto. Manual de procedimientos: elaboración-implantación y control. Corporación colombiana de organización y métodos “o & m Colombia”. Santa fe de Bogotá. 1994. Pág. 27, 28, 29, 30.

Suarez Diaz, Reynaldo. Administración del personal: guía para la administración de personal en las empresas.2 Edición. Publicaciones UIS. Bucaramanga.1996. Pág. 24.

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