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CAPITULO I INTRODUCCIÓN 1. INTRODUCCION GENERAL En estos últimos años, sin lugar a duda el sector de Agencias Despachantes de Aduana ha tenido un crecimiento a nivel Nacional, en especial en Santa Cruz ya que esta representa una actividad de servicios competitiva. En Bolivia la dinámica de este sector es pujante actualmente existen 49 agencias con firmas autorizadas. En los últimos meses esta empresa viene teniendo una demanda baja de sus servicios, la misma que puede traer graves consecuencias si es que no se toman las previsiones y recaudos necesarios, tales como: reducción de ingresos, disminución de las utilidades y despido del personal .De la misma forma esta situación problema tiene como
principales
causas
la
mala
organización
empresarial,
la
inadecuada
comunicación interna para asignar funciones y procesos inadecuados de trabajo. La empresa no a contado en ningún momento con un estudio adecuado de mercado para determinar la posición en la que se encuentra y las debilidades y fortalezas con la que cuenta. Con lo mencionado, se puede percibir que todo induce, a que la empresa “Urzagasti & Asociados S.R.L” carece de una reestructuración organizacional. 2. ANTECEDENTES La Agencia Despachante de Aduanas Urzagazti y Asociados es oficialmente fundada en el año 2007, es a partir de entonces una empresa legalmente constituida con su propietaria Lic. Marcia Rosario Urzagazti Fuentes, su esposo, José Urzagarti, Daniela Orellana Juan Manuel y Guillermo Farfan como socios, con su ubicación 1mer anillo calle Beni Nº 145 trasladándose luego de un año y hasta la actualidad a la zona norte entre la radial 27 y cuarto anillo calle rio blanco Nº 15. Con sus servicios en despachos aduaneros de importación, tramites de exportación, internaciones temporales, re exportaciones temporales, re embarques y de más regímenes aduaneros.
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3. DEFINICION DE LOS OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA 3.1. OBJETIVO GENERAL ”Diseñar una estrategia de
Reestructuración Organizacional para la empresa
“Urzagasti & Asociados S.R.L”
que le permita aumentar un mayor número de
demanda de los servicios que ofrece”. 3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Identificar el estado actual de la empresa y levantar la información necesaria
para comenzar con la documentación de procesos Conocer los procesos que se manejan internamente Elaborar un manual de descripción de puestos. Proponer una estructura organizacional acorde a las necesidades de la empresa.
Promover el trabajo en equipo y la coordinación organizacional.
Elaboración del marco teórico.
4. JUSTIFICACIONES 4.1. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA La propuesta de una estrategia de Reestructuración Organizacional permitirá a la empresa “URZAGASTI & ASOCIADOS S.R.L” incrementar la demanda de sus servicios aduaneros. 4.2. JUSTIFICACIÓN SOCIAL Los resultados que se obtengan en la presente investigaron, serán un gran aporte para la organización ya que a través de las estrategias que se llevará adelante condicionará a la empresa a contratar más personal servicios aduaneros y por consiguiente generará trabajo.
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para la atención de los
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4.3. JUSTIFICACIÓN PERSONAL Este trabajo de investigación permitirá a la autora reforzar los conocimientos adquiridos durante su formación profesional y a la vez adquirir nuevos conocimientos con estar en escenarios reales de tal manera que esta enriquezca su formación. 5. DELIMITACION 5.1. DELIMITACION TEMPORAL El periodo de investigación abarca los periodos II del 2013 e I. del 2014 5.2. DELIMITACION SUSTANTIVA El trabajo está destinado a la elaboración de un plan de Restructuración Organizacional
por lo cual la investigación se desarrolla bajo el análisis
planificación estratégica. 5.3. DELIMITACION GEOGRAFICA Para el desarrollo del trabajo se tomará como lugar de estudio la ciudad de Santa Cruz de la Sierra – Bolivia. 6. METODOLOGIA 6.1. FUENTE PRIMARIA Se recopilarán datos que hasta el momento no han sido documentados, con el propósito de construir una base de conocimiento que permita el análisis de la situación actual y un diagnóstico de las áreas en que se debe enfocar las actividades de la estrategia para alcanzar sus objetivos. Estas fuentes primarias también serán utilizadas como herramientas para la identificación de áreas y oportunidades de mejora para la organización.
Los datos se extraerán a través de varios métodos:
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Encuestas departamentales a los jefes superiores: estas estarán diseñadas para obtener un diagnóstico de la percepción que se tiene del equipo de
trabajo en cuestión. Encuestas a los miembros del equipo: estas encuestas tiene como propósito obtener retroalimentación sobre las preocupaciones, sugerencias, áreas de mejora, etc., desde el punto de vista de los individuos que se verán
directamente afectados por el estrategia. Grupos de Foco: se realizarán varias sesiones de grupo de foco con los integrantes del equipo para realizar lluvias de ideas que permitan identificar
las áreas que se deben mejorar. 6.2. FUENTE SECUNDARIA Las fuentes secundarias de información que se utilizará para esta investigación será la siguiente: Páginas Web. Libros teoría organizacional organizacional Recopilación de apuntes. Encuestas a los clientes. 6.3. ANALISIS DE L SITUACION El análisis de la situación es una tarea que se emprende con el fin de identificar los principales puntos fuertes y débiles de la empresa. Uno de los instrumentos más utilizados en el plan de marketing para diagnosticar la situación
Urzagasti & Asociados es el FODA (Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades, Amenazas) el cual cue analizado en el diagnóstico del presente trabajo.
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• Analisis interno • Analisis externo
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• Empresa • Entorno de la Empresa
• Debilidades, • Fortalexzas • Amenazas, • Oportunidades
Debilidades: Desventajas que presenta la empresa en su aspecto interno (puntos débiles) que perjudican el cumplimiento de los objetivos establecidos. -Amenazas: Son los factores del entorno de la empresa (no controlables por ella) que perjudican el cumplimiento de los objetivos propuestos. -Fortalezas: Ventajas que presenta la empresa en su aspecto interno (puntos fuertes) que favorecen el cumplimiento de los objetivos. -Oportunidades: Son los factores del entorno de la empresa que favorecen el cumplimiento de los objetivos propuestos.
6.4. ANALISIS INTERNO El conocimiento del potencial interno se consigue mediante el análisis de los recursos y de las capacidades de la propia empresa en aspectos como: Recursos humanos Recursos Financieros Procesos de operaciones Marketing 6.5. ANALISIS EXTERNO Situación Externa: Logra analizar los siguientes ámbitos Entorno económico Entorno legal y político Entorno social y demográfico Entrono tecnológico. 2.- DEFINICION DEL PROBLEMA CAUSAS Y CONSECUENCIAS Una estrategia de Reestructuración Organizacional tiene como
objetivo realizar
mejorías en los sistemas de trabajo, el rediseño organizacional y el establecimiento adecuado del trabajo del personal para mantener la competitividad.
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En el análisis preliminar a la empresa se ha podido evidenciar que carece de una reestructuración organizacional debido a que existen muchas incoherencias de trabajo en el desarrollo de cada área las cuales retardan el desarrollo organizacional y empresarial. Precisamente en este contexto, la empresa debe encontrarse más reforzada por que no cuenta con una estructura organizacional adecuada, que le permita ser eficiente en la prestación de sus servicios. Urzagazti & Asociados, en la actualidad realiza el mínimo de acciones para mejorar su ambiente y actividades laborales en sus diferentes áreas de trabajo. 2.1.- Formulación del problema ¿Qué acciones y actividades se deben llevar a cabo en el diseño de la estrategia de Reestructuración Organizacional para mejorar los sistemas de trabajo, el diseño organizacional y el establecimiento adecuado del ambiente laboral para de esta manera le permita obtener competitividad? 2.1.1.- Árbol de problemas EFECTOS
PROBLEMA
CAUSAS
Proceso de elaboración de trabajos lentos
Retraso de la eficiencia organizacional
Libertad de acciones inadecuadas
Nula predisposición de trabajo
MALA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Falta de una adecuada comunicación entre áreas de trabajo.
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Estructura laboral pequeña
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Mala distribución de trabajo
Administración gerencial pasiva
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CAPITULO II DESCRIPCION DEL MARCO TEORICO Reestructuración Empresarial La reestructuración empresarial surge cuando una empresa se encuentra en una situación difícil, entonces la alta dirección toma la decisión de cambiar interna y externamente la compañía, significa que la empresa ya ha pasado por uno o dos años de dificultades y se encuentra en una situación crítica. Objetivo de la reestructuración Una reestructuración tiene como objetivo generar esa alteración para observar, por ejemplo, nuevos o diferentes resultados a los que se venían observando hasta el momento. Estrategia Conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misión. Proviene del griego Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía. Y se aplica en distintos contextos como:
Estrategia empresarial: se refiere al conjunto de acciones planificadas anticipadamente, cuyo objetivo es alinear los recursos y potencialidades de una empresa para el logro de sus metas y objetivos de expansión y crecimiento empresarial.
Estrategia de marketing: está dirigida a generar productos y servicios que satisfagan las necesidades de los clientes, con mayor efectividad que la competencia, a fin de generar en el cliente lealtad hacia una empresa o una marca. Es una parte del marketing que contribuye en planear, determinar y coordinar las actividades operativas
Estrategia militar: se denomina de esta forma a la dirección las operaciones militares, que parte de un análisis de las condiciones del enemigo, tiempo, terreno y medios de combate, a fin de establecer el uso más eficiente de las potencialidades de las propias tropas, dirigidas a lograr la derrota del adversario al menor costo material, humano, político y económico posible. Para algunos es
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el conjunto de acciones que se desarrollan en el campo de batalla y las medidas tomadas para conducir un enfrentamiento armado.
Estrategia operativa: de acuerdo a las capacidades fundamentales de la empresa (capacidad instalada, tecnología, mano de obra calificada, recursos financieros) consiste en establecer las principales ventajas y prioridades competitivas basadas en costo, calidad, tiempo y flexibilidad, del sistema de producción y encontrar la relación perfecta con la estrategia corporativa.
Manual Administrativo Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización. El concepto de un manual es de suyo empírico, variable, y fácil de comprender: "significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa" Tipos de manuales administrativos Se presentan seis tipos de manuales de aplicación en las organizaciones empresarias: A.- Manual de Organización. B.- Manual de Políticas. C.- Manual de procedimientos y normas. D.- Manual del especialista. E.- Manual del empleado. F.- Manual de Propósito múltiple. 1.- MANUAL DE ORGANIZACIÓN: El Manual de Organización es un documento normativo que contiene, de forma ordenada
y
sistemática,
información
sobre
el
marco
jurídico-administrativo,
atribuciones, antecedentes históricos, misión, visión, objetivos, organización y funciones de una dependencia o entidad.
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2.- MANUAL DE POLÍTICAS: El Manual de Políticas es el contiene escritas en él las políticas establecidas por una institución, en este documento se indican la forma de proceder y los límites dentro de los cuales deben enmarcarse las actividades tendientes a alcanzar los resultados Institucionales. Manuales Generales de Políticas: abarcan a toda la Institución, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales, las cuales las establece cada unidad administrativa a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional. Manuales específicos de Políticas: se ocupan de una función operacional o una unidad administrativa en particular. 3.- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y NORMAS: El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades de una institución o unidad organizativa de acuerdo con sus atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de las mismas, generalmente señalan quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades. Este tipo de Manual se orienta a especificar detalles de la ejecución de actividades organizacionales, con el fin de unificar criterios a lo interno de la institución sobre la manera correcta en que deben ser realizadas. Al recuperar la información de la forma más adecuada de desempeñar las tareas se logra asegurar su calidad, así como agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las unidades organizativas que la requieran. En el manual de procedimientos se específica:
Quién debe hacer una actividad
Qué debe hacerse en esa actividad
Cómo debe hacerse la actividad
Dónde debe hacerse
Cuándo debe hacerse la actividad
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4.- MANUAL PARA ESPECIALISTAS: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones. 5.- MANUAL DEL EMPLEADO: Contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados, derechos y obligaciones, entre otros. 6.- MANUAL DE PROPÓSITOS MÚLTIPLES: Reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento. Estrategia Organizacional La estrategia organizacional es la creación, implementación y evaluación de las decisiones dentro de una organización, en base a la cual se alcanzarán los objetivos a largo plazo. Además, especifica la misión, la visión y los objetivos de la empresa, y con frecuencia desarrolla políticas y planes de acción relacionados a los proyectos y programas creados para lograr esos objetivos. Procesos de la estrategia La estrategia organizacional está relacionada con los estudios de la organización, es un campo académico que analiza las organizaciones y lo que las hace triunfar o fracasar. Se encarga de la dirección general de una empresa. Formula una estrategia que combina los siguientes 3 procesos principales. El primer proceso es llevar a cabo un análisis de la situación de la empresa, interna y externa, micro y macroambiental. Esto significa analizar lo que sucede con sus competidores y con cada parte interna de la empresa en sí. El segundo proceso consiste en la fijación de objetivos, tanto a corto como a largo plazo. Esto significa crear una visión y misión. El proceso final es el desarrollo de un plan estratégico que proporcione detalles sobre cómo se lograrán los objetivos propuestos para la empresa.
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Aplicación de la reorganización administrativa. Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil, el cual es determinado por factores internos, que provocan su obsolescencia, o en otros casos, el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes: Internos:
Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa, ó en los de las áreas en particular.
Inadecuada división del trabajo.
Tramos de control muy amplios.
Deficiencia o falta de controles.
Baja productividad.
Crecimientos no programados.
Problemática en las relaciones de trabajo.
Externos:
Avances científicos y tecnológicos.
Situación del mercado.
Sistema político, económico, social y cultural.
Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización, tarea que se sugiere, debe ser realizada
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por consultores ajenos a la empresa pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad, experiencia y especialización. La información que se obtenga de este grupo de consultores, debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganización o en su caso el cambio total de la estructura Organizacional. En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganización, la representación gráfica de este, sería la siguiente:
Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales, o síntomas, así pues el proceso será cíclico, cada que la organización presente problemática en sus actividades ó funciones.
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CAPITULO III INSTRUMENTACION DE HERRAMIENTAS TECNICO -CIENTIFICO 1. INTRODUCCION Sin lugar a dudas todas las empresas tiene la necesidad de establecer estrategias que se adapten a la organización y al entorno en la que se encuentra, la cual tiene como objetivo hacer que la empresa tenga mayor utilidad y pueda competir en su industria. 2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 2.1. OBJETIVO GENERAL Implementación de una estrategia de reestructuración organizacional para la Empresa Urzagasti & Asociados S.R.L de tal manera que le permita mejorar su calidad, eficiencia e innovación organizacional, así de esta manera captar y fidelizar al cliente. 2.2. OBJETIVO ESPECIFICOS Definir su misión visión deseada. Elaborar el manual de funciones para cada área . Definir el flujo grama de procesos. Definir el reglamento interno. Motivación a los empleados. 3. PREMISAS DE ELABORACION La elaboración de la estrategia de reestructuración para
mejorar la calidad,
eficiencia e innovación organizacional se ha realizado un análisis interno para determinar en qué situación se encuentra Urzagasti & Asociados haciendo énfasis en el estudio de las operaciones funcionales de la empresa. 4. DESARROLLO DEL CONTENIDO DE LA PROPUESTA Lo primero que se ha de evitar con estas acciones son las consecuencias a corto plazo como las siguientes. • Mala Comunicación entre departamentos • Caída profunda de los volúmenes de ventas de servicios
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Funciones sin límites de responsabilidad Disminución de utilidades. Deficiencias en el sistema de control interno. Lo que se propone para mejorar el ambiente organizacional de Urzagasti &
Asociados es para mejorar los aspectos mencionados anteriormente.
ACTIVIDAD Nº I DEFINIR SU MISIÓN Y VISIÓN ACCION Nº I VISIÓN Convertirnos para el año 2017 en la agencia despachante de aduana líder en Santa Cruz y así consolidarnos como la primera alternativa en la mente del cliente, creando continuamente Valor agregado que nos dé una ventaja competitiva en base a la calidad, consistencia en el servicio por medio de Trabajo en Equipo, Compromiso, eficiencia, Pro actividad y Confiabilidad. MISIÓN Ser una empresa dedica a bridar servicios de despachos aduaneros de importación, y exportación además de asesoramiento especializado en el rubro y atención en todas las operaciones aduaneras y de comercio exterior, que superen las expectativas de los clientes satisfaciendo sus necesidades con alta calidad y obteniendo beneficios crecientes con el fin de fortalecer nuestro liderazgo en el sector despachante de aduanas.
ACTIVIDAD Nº II ELABORACION DEL MANUAL DE FUNCIONES MONTENEGRO BARBA FELIX WALTER
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ACCION Nº IV IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Gerente Administrativo y Financiero
Dependencia:
Gerente General
Número de Cargos
Uno
Reporta a (Nombre del cargo):
Gerencia Administrativa REQUISITOS MÍNIMOS
Requisitos de Formación
Ser profesional en administración de Empresas y Ramas afines.
Requisitos de Experiencia
Dos (2) años de experiencia profesional como mínimo.
OBJETIVO PRINCIPAL Administrar y Coordinar los grupos de trabajo de la empresa con el fin de contribuir con el logro de los objetivos establecidos por la empresa consultando los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia. FUNCIONES ESENCIALES Brindar el reporte de impuestos a la cajera. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades que generan ingresos contables bajo su inmediata responsabilidad. Brindar los reportes que generan flujo de dinero al auditor de la empresa para lograr los fines del área a la cual se encuentre vinculado. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos contables para procurar su efectividad. Mantener informada a la gerente respecto a la situación financiera y administrativa.
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo: Dependencia: Número de Cargos: Reporta a (Nombre del cargo):
Contador Gerente Administrativo y Financiero Uno Auditor REQUISITOS MÍNIMOS
Requisitos de Formación
Ser profesional en la carrera de auditoria.
Requisitos de Experiencia
Un (2) año de experiencia profesional relacionada. OBJETIVO PRINCIPAL
Mantener informado al gerente administrativo y financiero acerca de los flujos y balances contables de la empresa con la finalidad de poder tomar decisiones acertadas según los resultados obtenidos.
FUNCIONES ESENCIALES IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Presentar informes mensualesValidador de la situación contable de la empresa. Nombre del cargo: Dependencia: Gerente de Operaciones Coordinar con el gerente financiero las acciones a tomar en cuanto a los resultados obtenidos. Número de Cargos Uno Reporta a (Nombre del cargo): Validador Brindar soluciones a contingencias contables
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REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de Formación
Contar con conocimientos de comercio exterior y icoterms actualizados.
Requisitos de experiencia
Dos (1) años de experiencia profesional como mínimo.
OBJETIVO PRINCIPAL Asignación de los códigos pertinentes a la DUI para una pronta asignación de canal la cual se espera sea informada al gerente de operaciones para el levante de la mercadería. FUNCIONES ESENCIALES Asignación de códigos a la DUI. Comunicación del canal asignado al dueño de mercadería y al gestor que se encuentre en aduanas. Pasar a la cajera el monto de depósito y retiro de dinero en el banco. Asignación del tipo de régimen, peso, nit, y descripción arancelaria.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Liquidador de impuestos
Dependencia:
Gerente Administrativo y financiero
Número de Cargos
Uno
Reporta a (Nombre del cargo):
Liquidación de impuestos REQUISITOS MÍNIMOS
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Requisitos de Formación
Contar con conocimientos de comercio exterior, Internacional y administrativos. Manejar a cabalidad los porcentajes de asignación que se mencionan en la lye general de aduanas.
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia profesional como mínimo.
OBJETIVO PRINCIPAL Realizar la liquidación de impuestos de la DUI dando como resultados sus respectivos valores CIF y FOB. FUNCIONES ESENCIALES
Determinación del IVA y GA adecuados al tipo de mercadería. Determinación del valor CIF y FOB Comunicación al validador de los resultados obtenidos. Cobro del porcentaje asignado a la empresa y a aduanas.
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Operador en sistemas
Dependencia:
Gerente Administrativo y financiero
Número de Cargos
Uno
Reporta a (Nombre del cargo):
Operador de sistemas REQUISITOS MÍNIMOS Contar con conocimientos solidos de Windows y exel avanzado
Requisitos de Formación
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Dos (1) años de experiencia profesional como mínimo.
Requisitos de experiencia OBJETIVO PRINCIPAL
Mantener en funcionamiento el sistema de validación, y la comunicación con la central aduanera evitando que ayan interrupciones en el sistema. FUNCIONES ESENCIALES Comunicación constante con la central aduanera para determinar los cambios que se realizan en el rubro. .Notificar al gerente administrativo la fecha y hora de evaluaciones de carpetas Evitar el corte del sistema al momento de validar la DUI.
ORGANIGRAMA GERENTE GENERAL GENERAL GERENTE ADM
CONTADOR
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OPERATIVO
Validador 1
Validador 2
LIQUIDACIร N
Validador 3
Liquidador 1
Liquidador 2
SISTEMAS
Encargado 1
Encargado 2
CAJERA
Gestor
Fuente: Elaboraciรณn Propia
ACTIVIDAD Nยบ III ELABORACION DEL FLUJOGRAMA DE PROCESOS
ACCION Nยบ III Permite identificar PROBLEMAS y OPORTUNIDADES de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisiรณn. MATERIAL MONTENEGRO BARBA FELIX WALTER
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SOLICITUD DE HOJAS MEMBRETADAS RECEPCION DE MATERIAL
TRANSPORTE SOLICITUD DE CARPETAS
ARCHIVO DE MATERIAL Y ORDEN DEL NUMERO DE CARPETAS
SERVICIO
SOLICITUD DEL SERVICIO
ELABORACION DE LA PROFORMA DE PRECIO
DEPOSITO BANCARIO DEL CLIENTE
CONFIRMACION DEL CANAL AL GESTOR QUE SE ENCUENTRA EN EL AEROPUERTO O ALBO
LEVANTAMIENTO DE MERCADERIA
TRANSPORTE DE MERCADERIA
VALIDACION
LIQUIDACION DE LA SOLICITUD
DEPOSITO BANCARIO DE LA EMPRESA
ENTREGA DE MERCADERIA AL CLIENTE
ACTIVIDAD Nยบ IV ELABORACION REGLAMENTO INTERNO
ACCION Nยบ IV 1. El personal deberรก presentarse a sus labores diez minutos antes de su hora de entrada debidamente uniformado.
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Se dará una tolerancia de 10 minutos de retraso después de la hora de entrada, en caso de que su llegada sea después de estos el empleado tendrá una disminución del 2. Si el empleado se viera impedido de acudir a su trabajo por enfermedad 3.
causa de fuerza mayor, deberá notificar su falta documentada. Cuando un empleado acumule cuatro faltas injustificadas en un periodo
de 30 días naturales, podrá ser dado de baja en la Empresa. 4. Los empleados deberán presentarse a sus labores bien presentables, incluyendo en ello los siguientes aspectos: • El cabello deberá estar limpio, bien peinado y arreglado. • En el caso de las mujeres no se permitirán peinados extravagantes • El uniforme o ropa de trabajo deberá estar limpio, bien planchado. • El uso de maquillaje, en el caso de las mujeres, deberá ser discreto. 5. Es importante que el funcionario tenga una agenda ordenado en el caso de cualquier imprevisto 6. Solo se dara una tolerancia de 1 hora al momento de almorzar. En el caso de retraso se aplicara como un retraso 7. Tener predisposición de atención al cliente
ACTIVIDAD Nº V MOTIVACION A LOS EMPLEADOS ACCION Nº V Es un impulso que se dará como guía para mantener el comportamiento y así alcanzar la meta u objetivo deseado. El personal para ser motivado es necesario que tenga una mente positiva, de la manera que sepa comunicar sus ideas tanto claras como precisas para que de esa manera el personal pueda sentirse parte importante de la empresa y saber que todos y MONTENEGRO BARBA FELIX WALTER
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cada uno de ellos son parte fundamental de la empresa, por lo que todo esfuerzo y merito que se logre es por lo fundamental recompensado, ya que sin su apoyo y su esfuerzo la empresa no rendiría en lo más mínimo. Es por eso que la responsabilidad tanto como la disciplina es tomadas muy en cuenta y son un ejemplo para los miembros de la empresa por lo que se les motivara de la siguiente manera: Empleado del mes Se elegirá por lo fundamental al empleado del mes por lo que se le efectuara un reconocimiento colocando la foto respectiva del trabajador en un cuadro que será ubicado en la oficina de reuniones de los trabajadores.
Vacaciones gratis
Se considera la posibilidad de quien cumpla las actividades de trabajo de la mejor manera posible entre donde el ganador recibe unas vacaciones gratis. El incentivo de ganar aumentará la producción de los empleados, lo que te devolverá la inversión que se hace con el premio. Los incentivos vacacionales son más económicos que los incentivos en efectivo y tienen una influencia positiva en la satisfacción y la eficiencia de los empleados.
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Regalos Navideños Que se le dará cada fin de año a cada empleado. En el cual el canaston contendrá los siguientes productos: una sidra, panetón, caja de chocolate, soda, mantequilla, sardina, galletas, etc.
El poder motivar no implica solo en ofrecer las cosas materiales si no implica hacer sentir bien a los trabajadores de trabajo con todas las comodidades que sean posibles y necesarias para su persona. ACTIVIDAD Nº VI CAPACITACION ACCION Nº VI La capacitación es un proceso que lleva a mejorar continuamente las actividades laborales, con el fin de implantar mejores formas de trabajo. Ésta es una actividad sistemática, planificada y permanente, cuyo propósito general es: preparar desarrollar e integrar al recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores. La capacitación tienes algunos beneficios tales como:
Conducir a una rentabilidad más alta y actitudes más positivas
Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles
Eleva la moral de la fuerza de trabajo
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Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la organización
Crea mejor imagen para la empresa.
ACTIVIDAD Nº VII ENTREGA DE UNIFORME
La asignación de uniformes para el personal de la agencia permitirá que estos se sientan más identificados con la empresa. La imagen de la empresa captada con mayor fuerza por el cliente.
DAMAS
VARONES
Este uniforme será utilizado los días lunes, miércoles y viernes y los días restantes se utilizaran las chaquetas que emite la central aduanera.
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CAPITULO IV DESARROLLO DEL PRESUPUESTO DE EJECUCION DE LA ESTRATEGIA 1. CUANTIFICACION DEL PRESUPUESTO DE LA ESTRATEGIA La empresa Urzagasti & Asociados S.R.L no tendrรก gastos considerables debido a que la estrategia desarrollada consiste en una reestructuraciรณn organizacional (manual de funciones, flujo grama, operaciones, etc.) excepto algunos como los que se mencionan a continuaciรณn:
ACTIVIDAD DIPLOMA AL MEJOR EMPLEADOS
COSTO 100 BS c/u
DEL MES COSTO TOTAL EMPLEADO DEL MES
200 BS
VACACIONES GRATIS MONTENEGRO BARBA FELIX WALTER
TOTAL 100 BS
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LUGAR VALLE GRANDE COSTO TOTAL
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Nยบ DE DIAS 3
COSTO 150$
TOTAL 1044 BS 1044 BS
Nยบ DE
COSTO
TOTAL
TRABAJADORES 11
200 BS
2.200 BS 2.200 BS
CANASTON ACTIVIDAD CANASTON COSTO TOTAL
CAPACITACIONES ACTIVIDAD TALLER TALLER CONFERNCIA CAPACITACION TALLER CAPACITACION COSTO TOTAL
TEMA PROCEDIMIENTOS ADUANEROS LIDERAZGO GESTION DE CALIDAD ACTUALIZACION DE LOS
COSTO 104 BS * 3 100 BS*11 150 BS *5 200 BS *3
TOTAL 313 BS 110 BS 450 BS 600 BS
REGLAMENTOS ADUANEROS MANEJO DE SISTEMAS ICOTERMS
80 BS * 1 150 BS *5
80 BS 750 BS 2.303 BS
UNIFORME ACTIVIDAD UNIFORME COSTO TOTAL
Nยบ DE
COSTO
TOTAL
TRABAJADORES 11
80 BS
880 BS 880 BS
CAUDRO DE PRESUPUESTO TOTAL ACTIVIDAD MONTENEGRO BARBA FELIX WALTER
COSTO UNITARIO 27
COSTO TOTAL
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EMPLEADO DEL MES VACACIONES GRATIS CANASTON
100 BS X 12 MESES 1.044 BS 200 BS X 11
1.200 BS 1.044 BS 2.200 BS
CAPACITACIONES UNIFORMES
TRABAJADORES VARIADO 80 X 11 TRABAJADORES
2.300 BS 880 BS
COSTO TOTAL
7.624 BS
CAPITULO V 1. CRONOGRAMA DE EJECUCION DE ACTIVIDADES LA ESTARTEGIA CRONOGRAMA DE CAPACITACION PARA LA AGENCIA DESPACHANTE DE ADUANAS URZAGASTI & ASOCIADOS S.R.L” TRIMESTRE
ACTIVIDADES A DESARROLLAR 1
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Uniformes Seminario: Motivación personal Conferencia: Liderazgo personal Taller: Capacitación reglamentos ley General de aduanas
1.000 bs
Curso: Capacitación de los sistemas computacionales Seminario: Lograr eficiencia operacional y lograr mayores contactos de empresas 1.500 bs
Conferencia: Mejorar el contacto con los clientes Seminario: Como atraer nuevos clientes Cursillo: Gestión de calidad Seminario: Aplicación de métodos y procesos profesionales MONTENEGRO BARBA FELIX WALTER
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1.200 bs 3.924 bs
PRACTICA EMPRESARIAL
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sobre ventas Conferencia: seminario actualización de reglamentos ley de aduanas Vacaciones gratis Cana stones navideños TOTALES
1.000
1.500
1.200
3.924
CAPITULO VI 1. CONCLUSION De acuerdo al trabajo realizados y los puntos analizados en la empresa Urzagasti & Asociados se puede concluir cuán importante es para la empresa una estructura organizacional eficiente debido a que gracias a esta los funcionarios pueden desempeñar mejor sus labores y esto se va a ver reflejado en la satisfacción de los cliente y de una misma forma secuencial en los ingresos de la empresa. Es decir cuánto más eficiente sea una empresa en sus operaciones rutinarias mas diferenciado será el servicio a través de sus actividades y recursos lo cual reflejara una ventaja competitiva permanente. 2. RECOMENDACIONES Poner en práctica el plan de trabajo propuesto que le permitirá a la empresa
alcanzar eficiencia en sus actividades. Las estrategias propuestas tiene que ser informada a todas las áreas para que
de esta manera tenga una ejecución en conjunto. Realizar un control de de los procesos de trabajo constante. Mantener constante la comunicación a través de reuniones ordinarias. Seguimiento con control y supervisión de la estrategia propuesta.
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3. BIBLIOGRAFIA ANDREWS, Eugenio; LA ESTRATEGIA UN PLAN NECESARIO; Edic. El País, Pág. 64 ANDREWS, Eugenio; LA ESTRATEGIA UN PLAN NECESARIO; Edic. El País, Pág. 69 ANDREWS, Eugenio; LA ESTRATEGIA UN PLAN NECESARIO; Edic. El País, MARKETING, Eitorial Planeta Del Angostini., Edic volumen 8. año 1989. pág. 1899 ANDREWS, Eugenio; LA ESTRATEGIA UN PLAN NECESARIO, Edic. El País, pág. 67 VERGAS, Ledezma Mario, Apuntes de gestión de calidad
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