Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Facultad de Humanidades Administración Financiera y Presupuestaria Laura Yurisbelt Lima Carias Carné: 5971-13-11332
Herramientas de Análisis y Control Presupuestario Conocer las características de las herramientas del control presupuestario que han dar soporte a la introducción del contenido y análisis. Clasificación de los diferentes tipos de herramientas para la gestión del presupuesto:
Hojas de Cálculos Software a medida Programas estándar de gestión presupuestaria. Pasos Declaración del Flujo de Efectivo El check List del presupuesto
1. Hojas de cálculo Llevar un control del presupuesto es algo que nos ayuda a conocer en que invertimos nuestro dinero, existen programas como Quicken para realizar esta tarea, pero para la mayoría de personas llevar una hoja de Excel muy bien organizada es más que suficiente para llevar este control. En un entorno tan complejo como el actual en términos económicos, es necesario que las empresas cuenten con una información adecuadamente filtrada y depurada para que sea útil en el proceso de toma de decisiones.
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2. Software a medida En cualquier reto o actividad que una empresa enfrenta día con día, un software personalizado o a la medida puede convertirse en un activo importante para que la empresa funcione de manera más efectiva, ya que es una solución innovadora para mejorar notablemente diferentes aspectos de una empresa. Un software personalizado o a la medida es muy superior a los genéricos porque los programas genéricos no necesariamente hacen frente a todos los aspectos o problemas que una empresa puede tener. ¿COMO SABER SI NECESITO UN SOFTWARE PERSONALIZADO O A LA MEDIDA? Hay varios signos que pueden indicar si usted debería tomarse el tiempo y el dinero para invertir en un software personalizado, algunos de ellos podrían ser:
Su empresa maneja una gran cantidad de entrada de datos Si realiza actividades repetitivas día con día Si desea ahorrar en mano de obra para ciertas actividades Si necesita un manejo más eficaz en la relación con sus clientes Si desea simplificar el tiempo en realizar tareas mundanas de la empresa Si desea reducir significativamente los errores en ciertas tareas de su empresa. Si desea cubrir una necesidad que ningún software genérico de su conocimiento puede realizar Entre otros…
BENEFICIOS DE UN SOFTWARE PERSONALIZADO O A LA MEDIDA Las ventajas y beneficios que usted podría obtener con un software a la medida son innumerables ya que es una solución personalizada para simplificarle la vida a usted y a toda su empresa, por poner un ejemplo se podrian mencionar los siguientes:
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Hacer que el trabajo para el que fue diseñado sea mucha más fácil de realizar que antes. Disminuir el costo de mano de obra Disminuir la cantidad de tiempo dedicado a ciertas actividades, y por tanto, ahora tendrá más tiempo para dedicar a mejorar sus productos o servicios y hacer crecer su empresa. Empleados mucho más satisfechos cuando el trabajo es más sencillo de lograr. Disminuir errores que pueden surgir en el proceso normal del negocio, y menor número de errores igual a menos problemas Aumento en productividad, y por lo tanto, aumento en ventas. Aumentar la rentabilidad de un negocio. Aumento de la cantidad de trabajo producido, logrando ahorrar dinero al largo plazo. Rastrear transacciones y actividades de una empresa Mejorar el trato con sus clientes. Entre muchos más…!
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3. Programas estándar de gestión presupuestaria Un software de gestión estándar posee las siguientes características: Está concebido para ser utilizado por diferentes usuarios a la vez de diferentes áreas, departamentos, secciones y ubicaciones físicas; así permite la consolidación de todo tipo de datos, debe abarcar todas las áreas funcionales del presupuesto; ventas, compras, fabricación, administración y almacenes. La información que contiene está actualizada online, pero conviene tener en cuenta siempre que todo debe estar centralizado en una única base de datos. La forma de trabajo debe permitir poder hacer previsiones, simulaciones y guardar las diferentes visiones de los presupuestos, así como poder consultar los datos de periodos anterior, por tanto de presupuestos como de datos reales.
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4. PASOS
Primer paso Observar cómo funciona tu empresa
Se entrevista al equipo para ver los procesos de gestión y publicidad de tu negocio, buscando puntos de mejora.
Segundo Paso Se busca la tecnología óptima
Para maximizar el rendimiento y la productividad de tu empresa.
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Tercer Paso
Se implementa la nueva solución tecnológica Se lleva a cabo el nuevo proyecto y formamos a tu equipo para sacarle el máximo partido.
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5. La hoja de balance El manejo del dinero es una habilidad importante y saber cómo hacer una hoja de balance de los gastos mensuales te ayudará a mantener tus finanzas bajo control. Estos documentos se pueden realizar y administrar con varios programas de computadora, en hojas de papel o en un libro contable tradicional. Cualquiera que sea el método que elijas, mantener un balance mensual te ayudará a realizar un seguimiento de tus gastos.
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6. Declaración del Flujo de Efectivo Uno de los cuatro informes que comprenden una declaración financiera de la empresa. Las cuentas del estado de flujo de efectivo de la empresa para las entradas y salidas de dinero de la misma durante el período de presentación de informes, desglosándolo en actividades de operación, actividades de inversión y actividades de financiación. Los inversores prestan especial atención cuánto del flujo de efectivo se genera por operaciones contra fuentes de no operaciones, como las inversiones y la acumulación de la Deuda.
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7. El check list del presupuesto Es una herramienta de control que nos debe permitir analizar y evaluar si el proceso de realización y seguimiento del presupuesto es el adecuado en nuestra organización. Debe ser realizado en las tres grandes etapas de la realización y seguimiento del presupuesto, porque nos permitirá evaluar el antes, el durante y el después.
Check list del proceso de elaboración del presupuesto. Check List del proceso de elaboración del presupuesto Check List del proceso de seguimiento y control del presupuesto
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