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SALUD OCUPACIONAL Y RIESGO LABORAL MODULO VII

AUDITORIA EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

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COMITÉ EDITOR: CAPACITACION ACIS ASOCIACION DE CAPACITACION INTEGRAL EN SALUD

PRODUCIDO POR: DR. JUAN MADRID TOLEDO

MODULO VII

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INDICE AUDITORIA EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL .........................................5 1. CONCEPTOS BASICOS Y DEFINICIONES DE INTERES ...............................5 2. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UNA AUDITORÍA .............................10 3. PARTICIPANTES EN UNA AUDITORÍA .........................................................13 AUDITORÍAS DE SISTEMA, DE PROCESO, DE PRODUCTO .........................19 AUDITORÍAS OPERACIONALES ......................................................................22 AUDITORÍAS LEGALES .....................................................................................23 AUDITORÍAS DE CERTIFICACIÓN ...................................................................24 OTROS TIPOS DE AUDITORÍAS .......................................................................24 4. PLANIFICACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA .................................24 Objetivos del Programa de Auditoría ..................................................................25 Alcance, Objetivos y Criterios de la Auditoría .....................................................28 Selección de los Métodos de Auditoría ...............................................................29 Periodicidad ........................................................................................................31 Viabilidad de la Auditoría ....................................................................................31 Selección del Equipo Auditor ..............................................................................32 5. ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA .....................................................33 Proceso de Auditoría ..........................................................................................34 Gestión del Tiempo .............................................................................................35 Formulación de Preguntas ..................................................................................35 Muestreo .............................................................................................................38 6. REUNIÓN DE APERTURA ..............................................................................40 7. COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA ................................................41 8. EJECUCION DE LA AUDITORIA ....................................................................43 9. REUNION DE CIERRE....................................................................................53 10. COMPETENCIAS DEL AUDITOR ................................................................54 11. ATRIBUTOS PERSONALES QUE DEBERIAN TENER LOS AUDITORES.57 12. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES .......................58 13. MANTENIMIENTO DE LA COMPETENCIA .................................................62 14. PROCESO DE EVALUACION DEL AUDITOR ............................................63 15. RESPONSABILIDADES DE CADA UNO DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR ...............................................................................................................65 CUESTIONARIO I .....................................................................................................67 BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................70

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INTRODUCCIÓN

Este estudio versa sobre las Auditorías de Prevención de Riesgos Laborales. Las Auditorías de Prevención se pueden definir como un instrumento de gestión que realiza una evaluación sistemática, documentada y periódica, que mide la eficacia de los Sistemas de Prevención de Riesgos Laborales, de una empresa o grupo de empresas. Las auditorías tienen en cuenta la normativa general existente y otra específica, así como la información recibida por los trabajadores y su objetivo principal es reducir la accidentalidad laboral de las organizaciones. La guía se divide en cuatro apartados. El primero, se dedica a la Definición de las Características del Marco Legal de las Auditorías, en él se describe las empresas que están obligadas a realizar auditorías de prevención de riesgos laborales, se definen los plazos de realización, las acreditaciones y cualificaciones necesarias que deben disponer los auditores, por último describe las responsabilidades legales de las empresas con respecto a la realización de las auditorías. En el segundo apartado, se realiza una introducción al marco legal vigente en prevención de riesgos laborales. El tercer apartado, se dedica a la describir el proceso de auditoría, definiendo en primer lugar los distintos tipos de auditorías y las fases de realización de las mismas. Por último, el apartado final se dedica a la presentación de una situación de auditoría en una empresa, donde aparecen distintas no conformidades que el lector debe analizar.

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1. CONCEPTOS BASICOS Y DEFINICIONES DE INTERES AUDITORIA Una auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

ISO 19011 “Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión”

Se puede decir que una auditoría es el examen, por parte de personas neutrales, del cumplimiento de una determinada norma o procedimiento. De modo más sencillo, la auditoría es una actividad de análisis que, partiendo del punto inicial de recabar información, la evalúa para determinar posibles errores, estableciendo pautas para corregirlos. No se trata de un “proceso policial”, sino de un proceso técnico, en el cual el auditado tiene que ver siempre la parte positiva de recibir información sobre el funcionamiento de la empresa. Una auditoría tampoco debe convertirse en una simple inspección rutinaria y en su desarrollo no solamente participan la persona o equipo auditor, sino los propios auditados. De esta forma, se puede concluir que una auditoría es:  Un examen metódico y documentado.  Independiente,

decir,

realizado

por

personas

que

tengan

responsabilidad directa en los sectores que se desea auditar.

Actualmente se está tendiendo a la Integración de Sistemas, por lo que en una misma auditoría se puede llegar a auditar:  Sistema de Gestión de la Calidad.  Sistema de Gestión Medioambiental. MODULO VII

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 Sistema de Gestión Ética y Socialmente Responsable.  Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales.  Sistema de Gestión de la Innovación, etc. El éxito y la eficacia de una auditoría dependen de la cooperación de todas las partes involucradas. DEFINICIONES Acción tomada para eliminar la causa de una no Acción correctiva

conformidad detectada u otra situación indeseable

Alcance de Auditoria

Extensión y límites de una auditoría

Auditado

Organización que es auditada Persona

Auditor Cliente de la Auditoría Conclusiones de la Auditoría Conformidad

con

atributos

personales

demostrados

competencia para llevar a cabo una auditoría Organización o persona que solicita una auditoría Resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría Cumplimiento de un requisito Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados

Criterios de Auditoría

como referencia frente a la cual se comparar la evidencia de la auditoría Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el

Equipo Auditor

apoyo, si es necesario, de expertos técnicos Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

Evidencia de la Auditoría

información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables Persona

Experto Técnico

que

aporta

conocimientos

experiencia

específicos al equipo auditor Persona designada por el auditado para asistir al equipo

Guía Hallazgos de la MODULO VII

auditor Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría

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Auditoría

recopilada frente a los criterios de auditoría

No Conformidad

Incumplimiento de un requisito

Plan de Auditoría

Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una Auditoría Persona que acompaña al equipo auditor pero que no

Observador Plan de Auditoría Procedimiento Plan de Auditoría

audita Descripción de las actividades y los detalles acordados de una Auditoría Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso Descripción de las actividades y los detalles acordados de una Auditoría Forma específica para llevar a cabo una actividad o un

Procedimiento

proceso Detalles acordados para un conjunto de una o más

Programa de Auditoría Registro Verificación

auditorías

planificadas

para

periodo

tiempo

determinado y dirigidas hacia un propósito específico Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas Confirmación mediante evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos.

OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA La auditoría de un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional se utiliza con el fin de evaluar la implementación y eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

(SGSST) de una empresa, de forma que se

verifique que los objetivos, programas y los procedimientos que conforman el sistema se implantan de la forma descrita en la documentación y son eficaces de forma continua.

La finalidad de una auditoría es verificar la correcta implantación o funcionamiento de un SGSST. Para ello, un auditor de amplia experiencia realiza una evaluación completa del sistema de gestión y elabora un informe detallado. MODULO VII

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En caso de detectarse desviaciones respecto al sistema, la empresa deberá llevar a cabo las acciones correctivas que sean necesarias para solucionarlas.

El estudio del proceso auditado y el examen de su cumplimiento por parte de los auditores, junto con la aportación creativa de los responsables del mismo, proporcionan la ocasión de simplificar y mejorar la operación, con las miras puestas en:  Un aumento de la calidad.  Una optimización de los impactos ambientales producidos por el proceso.  Una reducción de los costes.  Una disminución de los riesgos derivados de una actividad para las partes interesadas o stakeholders.

En consecuencia, las auditorías se realizan con la finalidad de determinar: MODULO VII

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 La adecuación del Sistema de Gestión de la organización a la norma de referencia específica.  La conformidad de las actuaciones del personal de una organización con referencia a los requisitos de su programa de calidad según lo definido en la documentación.  La eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de gestión de la organización, y de las medidas correctivas y /o preventivas adoptadas.

Hay que tener en cuenta, no obstante, que la filosofía de los sistemas de gestión está basada en la prevención, más que en la detección de problemas, y por ello debemos dar mayor importancia a:

Las auditorías proporcionan a la Dirección de la empresa evidencias objetivas basadas en hechos. Esto permite a la Dirección tomar decisiones basándose en hechos y no en hipótesis

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2. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UNA AUDITORÍA Para poder realizar una auditoría, deben estar implantadas e implementadas en la organización, las normas de referencia sobre las que se aplica dicha auditoría

Resulta imprescindible contar con personal preparado para llevarla a cabo. En caso contrario, no se alcanzarán los objetivos de evaluación deseados y el personal auditado sufrirá una importante desmotivación al ser juzgado por personas a las que no considera con nivel suficiente para ello. Antes de realizar una auditoría, debe establecerse el objeto de tal auditoría, señalando claramente sus límites, evitando así que estos puedan estar confusos, así como acopiarse de cuanta documentación e información exista sobre el objeto a auditar.

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En caso de realización de una auditoría interna por personal de la propia empresa, es necesario que los auditores designados dispongan de una copia del Procedimiento para la Realización de Auditorías, redactado y aprobado con anterioridad a la auditoría, de forma que permita seguir una pauta de actuación al personal auditor, señalando sus competencias y limitaciones. Así mismo, deberán establecerse los oportunos contactos con los responsables del proceso auditado, en los que se explicará el objeto de la auditoría, presentándoles al personal del equipo auditor y señalando las líneas generales de actuación de la misma.

DESARROLLO DE LA AUDITORÍA En el desarrollo de la auditoría, el auditor ha de tener siempre en cuenta que:  Se evaluarán, solamente, las evidencias objetivas y contrastadas.  En caso de detectarse una posible deficiencia, se investigará, hasta confirmarla o no, averiguando si es fortuita o sistemática, y, si es posible, se identificarán sus causas y efectos. MODULO VII

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 Se realizará un seguimiento exhaustivo de las anomalías detectadas en anteriores auditorías.

VERIFICACIONES DURANTE LA AUDITORÍA Las verificaciones a efectuar durante la auditoría son, en general, de la siguiente naturaleza:  Revisión de los documentos aplicables del Sistema Integrado de Gestión, para comprobar que la organización auditada dispone de los documentos del sistema de gestión, requeridos en la norma de aplicación.  Examen de los registros y evidencias documentales que demuestren el cumplimiento de las disposiciones del Sistema Integrado de Gestión.  Supervisión directa de los procesos, para comprobar que las actividades se desarrollan de la manera prevista en la documentación del Sistema Integrado de Gestión.

Una vez finalizada la auditoría, el auditor mantiene una reunión con el auditado, o persona delegada, al que expone las desviaciones encontradas para obtener su acuerdo con las mismas o para que formule sus observaciones. Tras la reunión, el auditor redactará el correspondiente Informe de Auditoría.

La auditoría no debe tener un cariz de crítica destructiva. Es deseable que se remarquen los aspectos positivos del sistema auditado, sin embargo, lo que sí debe especificarse en el documento o informe final de la auditoría son todas las no conformidades detectadas y verificadas sobre la base de evidencias objetivas.

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3. PARTICIPANTES EN UNA AUDITORÍA En un proceso de Auditoría se encuentran involucrados tres participantes:  Cliente.  Auditor.  Auditado. Conviene diferenciar claramente cada uno de ellos ya que, en ocasiones, algunas de las figuras pueden llegar a coincidir.

CLIENTE El cliente es la persona u organización que solicita una auditoría Un comprador, actual o potencial, que quiera evaluar el comportamiento ambiental, o en materia de seguridad y salud o de responsabilidad social, o la eficacia de la gestión de la calidad, de un posible suministrador. Este comprador será cliente cuando encargue la realización de la auditoría del proveedor a un tercero.  Una organización que quiera establecer auditorías como parte de una evaluación continua o para detectar cualquier anomalía del SGSST Un cliente puede ser

 La Administración, cuando es un organismo oficial el que requiere a empresas suministradoras de ciertos productos o servicios especiales que se sometan a una auditoría a cargo de entidades de certificación acreditadas, organismos de control u otros entes concesionarios.  El propio auditado, que puede requerir: A una organización especializada externa una evaluación de su sistema de gestión. A miembros de la propia organización la realización de auditorías internas para la evaluación de su SIG A una Entidad de Certificación la realización de una auditoría del SIG con vistas a la obtención de un registro de empresa.

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A un organismo independiente, para determinar si los Sistemas de Gestión implantados en la Organización son adecuados a la misma. Definir los objetivos de la auditoría. Funciones del cliente

 Determinar las normas de referencia a utilizar.  Seleccionar o contratar al personal auditor.  Determinar el periodo de duración de la auditoría.  Colaborar en todo momento con el auditor

AUDITOR El auditor es la persona cualificada para realizar auditorías. Para cada auditoría, el auditor debe estar autorizado para esa auditoría en particular Categorías

Entre los auditores cabe distinguir:

del auditor

 Líder del equipo auditor: Auditor designado para dirigir, planificar y actuar como interlocutor principal al informar de las desviaciones encontradas y evaluar las acciones correctivas.  Auditor: Persona que realiza cualquier parte de la auditoría, bajo la dirección del jefe del equipo. Pueden sumarse a los auditores otros colaboradores, tales como: Auditores en prácticas, traductores e intérpretes o, incluso, observadores. Estos últimos, los observadores, acostumbran a ser:  Personas de la propia organización auditada, que han manifestado su deseo de presenciar la auditoría para su aprendizaje personal.  Personas pertenecientes o representantes de algún comprador.  Personal propio de la entidad auditora cuya intención es evaluar al auditor con vistas a su registro y cualificación. Estos observadores deben permanecer neutrales en cuanto al desarrollo de la auditoría y no interferir en su ejecución

Naturaleza MODULO VII

Así mismo debemos diferenciar:

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del auditor

 Auditores ajenos a la organización: cuando los auditores no son miembros de la organización del auditado. Se trata de entidades o individuos que son contratados por el cliente como una tercera parte para realizar la auditoría en su propia organización, o bien en la organización de uno de sus proveedores o subcontratistas en representación suya.  Auditores propios de la organización: cuando los auditores forman parte del personal interno de la organización auditada. Se trata de empleados que, con independencia de otras funciones habituales que pueden tener en la organización, asumen el cargo de auditores internos respecto de aquellas funciones, áreas y departamentos en los que no tienen interés o responsabilidad alguna

Funciones

 Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoría.

del auditor

 Planificar y ejecutar la auditoría.  Informar al auditado acerca del plan de auditoría.  Elaborar el informe final de no conformidades.  Verificar la eficacia de las acciones correctivas adoptadas a raíz del informe.  Conservar los documentos y registros de la auditoría, o entregarlos para su conservación en poder del auditado, respetando la confidencialidad.

AUDITADO Es la organización o entidad sobre la cual se realiza la auditoría. Tipos

Puede tratarse de:  Una organización completa o sólo de unos centros de producción.  Todo el Sistema Integrado de Gestión o sólo de algunas áreas, departamentos, o funciones.

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Coincidencia

La figura del cliente y del auditado coinciden en la misma

entre Cliente y

organización o persona cuando es ésta la que encarga a un

Auditado

tercero (una entidad de certificación, por ejemplo) la realización de la auditoría de su propio Sistema de Gestión (a fin de recibir un certificado y/o ser incluido en un registro de empresas certificadas)

Funciones del

 Nombrar a un interlocutor entre el auditor y el cliente.

auditado

 Disponer de los medios suficientes para la ejecución de la auditoría y ponerlos al alcance del auditor

EJEMPLO RESUMEN Un ejemplo claro que permite distinguir a los tres, se da en las auditorías de proveedores, en las que intervienen los tres miembros:  Por un lado el cliente de la auditoría, que es la empresa que demanda los servicios del proveedor.  Por otro el auditado, que se corresponde con el proveedor.  Y finalmente el auditor, que es la organización contratada para realizar la auditoría.

TIPOS DE AUDITORÍAS Las auditorías pueden ser clasificadas, en base a su origen, como:  Auditorías internas, realizadas con fines internos por la organización o en su nombre.  Auditorías externas, realizadas por auditores que no pertenecen a la organización auditada. A las auditorías internas se las conoce también como auditorías de primera parte, mientras que a las auditorías externas se las conoce como auditorías de segunda o de tercera parte:

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Auditorías internas

Realizadas De primera parte

fines

internos

por

organización o en su nombre. Realizadas

De segunda parte

con

por

los

clientes

una

organización o por otras personas en su nombre. Un ejemplo de este tipo son las

Auditorías

auditorías de proveedores

externas

Realizadas por organizaciones externas De tercera parte

independientes,

que

proporcionan

certificación o registro de conformidad con los requisitos contenidos en la norma

En cualquier caso, es un requisito básico la independencia del auditor de las actividades auditadas. La credibilidad del auditor se basa en que sea, y sea visto, como objetivo e independiente, para que la credibilidad de los resultados de la auditoría no se vea comprometida. Esta independencia es particularmente crítica en la realización de auditorías internas de comprobación de la adecuación del sistema. Por otro lado, las auditorías para evaluar la conformidad de las actividades realizadas en relación con la documentación del sistema sí pueden ser llevados a cabo por auditores propios de la empresa sin que se vea comprometida la condición

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de independencia, siempre y cuando esos auditores no estén directamente implicados en las actividades objeto de auditoría. Asimismo, las auditorías internas son mucho más asequibles a todo tipo de empresas y cuentan con la ventaja de un mayor conocimiento del proceso productivo por parte del personal auditor. Todo ello puede conducir a un reducido tiempo de realización y, como consecuencia, a la posibilidad de llevarlas a cabo con frecuencia, de forma que el sistema de auditorías se acabe convirtiendo en un medio habitual y rutinario de supervisión y mejora.

Todo ello puede conducir a un reducido tiempo de realización y, como consecuencia, a la posibilidad de una elevada frecuencia, que acabará convirtiendo el sistema de auditorías en un medio habitual y rutinario de supervisión y mejora

Auditoría realizada por la organización a sus propios sistemas y procedimientos.  Sus objetivos son: Asegurar que se cumplen los planes de gestión preestablecidos, y Auditorías

que el Sistema de Gestión, SIG, ha sido adecuadamente

Internas o

implantado y mantenido.

Informar a la dirección de la situación del SIG.■ Realizadas por personal de la empresa, o subcontratado por la misma, pero

Primera

siempre a iniciativa de la propia empresa y siguiendo su

Parte

metodología.  En este tipo de auditorías, la figura del auditor, auditado y cliente pertenecen, o actúan, bajo las directrices de una misma empresa  Realizadas por la organización a sus proveedores y De segunda parte

subcontratistas.  Poseen como objetivos:  Determinar la adecuación de los proveedores.  Evaluar

validez

los

proveedores

subcontratistas. MODULO VII

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 Evaluación

realizada

por

organismo

independiente de la organización, de sus proveedores y de sus clientes, tales como los organismos certificadores.  Generalmente,

realizada

por

organismo

certificación conforme a una Norma relativa a Sistemas de Gestión. De Auditorías externas

 Posee como objetivos:

Tercera

Determinar que el SIG de una organización ha sido

Parte

documentado e implementado conforme a una Norma específica. Obtener una certificación.  En este tipo de auditorías, el auditado y el cliente pertenecen a una misma empresa, aquella que solicita el certificado. En cambio, el auditor pertenece a otra empresa que es, además, un organismo evaluador de conformidad.

AUDITORÍAS DE SISTEMA, DE PROCESO, DE PRODUCTO En atención a los diversos sistemas a auditar, las auditorías de una empresa pueden clasificarse de la siguiente forma:  Se aplican normalmente a un Sistema de Gestión de la Calidad, tal como se requiere en la Norma ISO 9001, o a alguno de sus elementos, como puede ser la política de calidad de la Auditorias del sistema de gestión

empresa o el manual de calidad.  En esta modalidad, se evalúa el conjunto del Sistema de Gestión de Calidad a lo largo de toda la organización de la empresa, verificando su eficacia y grado de cumplimiento, mediante la comprobación de las actividades descritas en el Manual de Calidad, Procedimientos Generales y otros documentos de

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referencia, contrastando estas actividades con los requisitos en la normativa aplicable.  Cuando la auditoría se aplica a un determinado proceso, examinando todos sus factores y los elementos del sistema que le apliquen, se habla de Auditorías de Proceso.  Incluye la evaluación de la capacidad de tomar decisiones Auditorias de

válidas por las personas responsables de las condiciones

proceso

controladas de las materias primas, componentes, maquinaria, instalaciones,

procedimientos,

métodos

control

instrumentos de inspección y ensayo, así como la detección y resolución de no conformidades y adopción de acciones correctivas. La Auditoría de Producto/Servicio es una auditoría en que se evalúan los elementos de un sistema de gestión de la calidad en la medida en que se aplican a un determinado producto y/o servicio.  La “Auditoría de Producto” incluye el examen de la capacidad para tomar decisiones válidas por parte de los responsables, Auditorias de producto/ser vicio

determinaciones de fiabilidad de los resultados de ensayos y controles del producto, efectos del embalaje, transporte y expedición.  Puede incluir actividades de inspección y ensayo, si bien en ningún caso tienen por objeto la aceptación o rechazo del producto.  La “Auditoría de Servicios” obedece a los mismos principios que la auditoría de producto, aunque adaptados al examen y verificación de la conformidad de un servicio y a los requisitos especificados en un contrato o en un modelo normativo.

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AUDITORÍAS EN FUNCIÓN DE SU OBJETIVO Dependiendo de los objetivos perseguidos, es posible distinguir diferentes clases de auditorías:  Auditorías de Conformidad. Evaluaciones que permiten comprobar que el funcionamiento de la empresa se adapta y cumple la normativa vigente.  Auditorías Operacionales. Presentan una mayor dinámica que las anteriores, ya que, además de considerar la responsabilidad potencial, tienen en cuenta las soluciones técnicas y jurídicas, sus costos e inversiones y sus ventajas. Relacionan, por tanto, responsabilidad con decisión de gestión.  Auditorías legales en materia de prevención de riesgos laborales.  Auditorías de certificación.

AUDITORÍAS DE CONFORMIDAD Este tipo de auditorías sirve de instrumento para cubrir responsabilidades:  Pasadas. Auditorías de siniestros o accidentes.  Presentes. Auditorias de situación administrativa o de responsabilidad.  Futuras. Auditorías de riesgos.  Se inicia como consecuencia de una circunstancia especifica, un siniestro, catástrofe o accidente, con el propósito de: Auditorías de

Hallar las causas.

Siniestros o

Determinar responsabilidades, penales o civiles.

Accidentes

Buscar soluciones que permitan evitar su repetición en el futuro, independientemente del proceso judicial, penal o civil que, paralelamente, sigan las autoridades correspondientes.  Se emplea la auditoría como instrumento de defensa  Consiste

Auditorías de Situación Administrativa

simple

trámite

para

asegurar

conformidad administrativa o legal de la empresa.  Se

trata

una

apreciación

conformidad

administrativa del funcionamiento de la empresa en relación con el medio ambiente y la prevención de riesgos.

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Auditorías de

Estudio de las responsabilidades civiles o penales del

Responsabilidad

funcionamiento de la empresa en relación con el medio ambiente, la PRL, etc.  Tienen por objetivo perseguir, conocer y limitar todos los riesgos y peligros existentes en una organización.  Puede traducirse en una atenuación de los posibles riesgos

Auditorias de Riesgo

jurídicos y económicos que pudieran amenazar a la empresa.  Carácter más dinámico que el de las anteriores, debido a que se convierte en una herramienta de evaluación de los riesgos potenciales y de decisión del tipo de gestión o estrategia para prevenir dichos riesgos.

AUDITORÍAS OPERACIONALES Se trata de auditorías destinadas a preparar una operación, una actividad o una inversión.

Auditorías de

Tienen como fin, auditar la capacidad de los proveedores para

Proveedores

cumplir los requisitos establecidos en el contrato

Auditorías para la

Se trata de auditorías en una empresa que va a ser absorbida,

Compra de

adquirida o fusionada por otra, a requerimiento de esta última

Empresas  Empleada en el caso de creación y construcción de una empresa.  Suele estar centrada en el análisis de situaciones Auditorías por

geográficas, hidrológicas y económicas, entre otras,

Ubicación y

intentando detectar la incidencia del proyecto en el medio

Localización

ambiente.  Trata de minimizar el impacto ambiental y adecuar la empresa respecto a los aspectos legales concernientes

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 Diagnóstico de un aspecto de la actividad industrial o comercial. Auditorías de Impacto Ambiental de Productos Fabricados

 Algunos de estos aspectos serían: Análisis de los riesgos que conlleva para el medio el uso de una determinada materia o residuo. Efectos del lanzamiento de un nuevo producto o de la realización de una determinada actividad. Impacto

causado,

medio

ambiente,

por

producción o comercialización de un producto específico  Comprende el desarrollo general del tema de la calidad, PRL, medioambiental, de la RSC, etc., dentro de la empresa.  Permite conocer y medir los efectos de las diferentes Auditorías de

variables de gestión, con objeto de desarrollar una

Sistemas de

verdadera política integrada, que conjugue todos los

Gestión

principios que rigen la actividad empresarial.

Integrados (SIG)

 La política de la empresa se evalúa de forma continua, y es sometida a los cambios que pudieran ser necesarios.  En caso de que el SIG sea Integrado, se deberá cumplir las especificaciones más restrictivas de cada una de las normas integradas bajo el mismo sistema.

AUDITORÍAS LEGALES Las auditorías legales del Sistema de Gestión de la SST son una obligación establecida en la normativa sobre Prevención de Riesgos Laborales. Este tipo de auditorías son exigidas a aquellas organizaciones, con más de diez trabajadores, que no tengan concertado un Servicio de Prevención Ajeno. En el caso de organizaciones de hasta diez trabajadores, este tipo de auditorías no son obligatorias, aunque la autoridad laboral lo puede exigir siempre que lo considere oportuno.

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AUDITORÍAS DE CERTIFICACIÓN Las auditorías de certificación generalmente son realizadas por un organismo de certificación conforme a una norma de sistemas de gestión (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, SGE21, SA8000, etc.). Los principales objetivos de las auditorías de certificación son:  Determinar que el Sistema de Gestión de una organización ha sido documentado e implementado conforme a una norma específica.  Obtener una certificación.

OTROS TIPOS DE AUDITORÍAS Existen, además de los establecidos con anterioridad, otros criterios de clasificación, que dan lugar, entre otros, a los siguientes tipos de auditorías:

Auditorías

En las que se audita, simultáneamente todos los sistemas de

Combinadas gestión de la organización:  Calidad.  Medio ambiente.  Seguridad y Salud en el Trabajo.  Responsabilidad Social, Etc Auditorías

En las que dos o más organizaciones cooperan para auditar a la

Conjuntas

misma organización.

4. PLANIFICACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA Las organizaciones que deseen llevar a cabo auditorías, deben de establecer previamente programas de auditorías que contribuyan a la determinación de la eficacia del sistema de gestión auditado. Estos programas pueden incluir

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auditorías que tengan en consideración una o más normas de sistemas de gestión, llevadas a cabo de manera individual o combinada.

Un programa de auditoría debe incluir la información y recursos necesarios para organizar y llevar a cabo las auditorías de forma eficaz y eficiente dentro de los periodos de tiempo que se encuentran especificados. Además, el programa puede incluir: Contenidos del Programa de Auditoría  Objetivos para este programa de auditoría y las auditorías individuales.  Alcance de la auditoría.  Procedimientos del programa de auditoría.  Criterios de auditoría.  Métodos de auditoría.  Selección de equipos auditores.  Recursos necesarios.  Procesos para tratar la confidencialidad, la seguridad de la información, la salud y la seguridad y otros asuntos similares

Un programa de auditoría debe seguirse y medirse de forma que pueda asegurarse que se han alcanzado sus objetivos, contando siempre con el hecho de poder realizar revisiones para identificar posibles mejoras.

Objetivos del Programa de Auditoría La alta dirección de la organización debe asegurarse de que los objetivos del programa de auditoría se han establecido para dirigir la planificación y realización de auditorías y asegurándose de que el programa se ha implementado eficazmente. Los objetivos del programa de auditoría siempre deben de ser coherentes además de servir de apoyo a la política y los objetivos del sistema de gestión.

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Consideraciones a Tener en Cuenta Los objetivos del programa deben tener en cuenta aspectos como los que siguen:  Prioridades de la dirección.  Propósitos comerciales y de negocio.  Características de procesos, productos y proyectos, y cualquier cambio en ellos.  Requisitos del sistema de gestión.  Requisitos legales y contractuales así como otros requisitos con los que la organización esté comprometido.  Necesidad de evaluar a los proveedores.  Necesidades y expectativas de cualquier parte interesada, incluyendo los clientes.  Nivel de desempeño del auditado.  Riesgos para el auditado.  Resultados de auditorías previas.  Nivel de madurez del sistema integrado de gestión que se audita

El programa de auditoría debe estar gestionado por una persona con las competencias necesarias para garantizar su gestión de una manera eficiente y eficaz, así como conocimientos y habilidades en áreas relacionadas con la norma del sistema de gestión auditado, complementado con documentación de referencia, incluyendo legislación, fichas de procesos, etc. Funciones del Programa de Auditoría  Establecer el alcance del programa de auditoría.  Identificar y evaluar los riesgos para el programa de auditoría.  Establecer las responsabilidades de la auditoría.  Establecer procedimientos para los programas de auditoría.  Determinar los recursos necesarios.  Asegurarse de la implementación del programa de auditoría. MODULO VII

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 Asegurarse de que se gestionan y mantienen los registros del programa de auditoría.  Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría.

La persona responsable de la gestión del programa de auditoría debe informar a la alta dirección de los contenidos del programa de auditoría y, de esta forma, solicitar su aprobación.

Alcance del Programa de Auditoría El alcance del programa de auditoría puede variar en función del tamaño y la naturaleza del auditado, así como la de la naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez del sistema de gestión que se va a auditar. Es más, en algunos casos, el programa de auditoría puede consistir únicamente en una auditoría sencilla.

Factores Influyentes en el Programa de Auditoría  Objetivo, alcance y duración de cada auditoría.  Número de auditorías a llevar a cabo.  Número, importancia, complejidad, similitud y la ubicación de las actividades que se van auditar.  Factores que influyen en la eficacia del sistema de gestión.  Conclusiones de auditorías previas.  Idioma, el contexto cultural y social.  Cambios significativos de las actividades del auditado.  Etc.

Implementación del Programa de Auditoría Para poner en práctica el programa de auditoría definido previamente, se deben de seguir los siguientes pasos:

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 Comunicar a las partes pertinentes del programa de auditoría.  Definir los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría.  Coordinar y programar las auditorías y otras actividades relativas al programa de auditoría.  Asegurar la selección de equipos de auditores competentes.  Proporcionar recursos necesarios a los auditores.  Asegurar la realización de las auditorías de acuerdo con el programa de auditoría y dentro de los plazos fijados.  Registrar las actividades de auditoría y que los registros se gestionan y mantienen adecuadamente.

Alcance, Objetivos y Criterios de la Auditoría Cada auditoría individual debe basarse en unos objetivos, un alcance y unos criterios de auditoría documentados, los cuáles deben ser coherentes con los objetivos globales del programa de auditoría.

Alcance de la Auditoría Describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, actividades, procesos, etc. El alcance de la auditoría debe reflejar adecuadamente el alcance del Sistema de Gestión del cliente y de los productos cubiertos por el Sistema de Gestión, de modo que se especifiquen claramente los procesos, actividades, productos y servicios que se realizan, así como los lugares de realización, incluyendo las subcontrataciones realizadas. Dependiendo del caso, y en función de los procedimientos del programa de auditoría, éste vendrá determinado por el cliente y el líder del equipo auditor. El alcance vendrá determinado por todas las unidades de trabajo Auditorías de Certificación Voluntaria

que

estén

integradas

sistema

implantado

por

organización del cliente. También se conocen como Auditorías de Tercera Parte.

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En este caso el cliente no es el proveedor, sino el contratista de los servicios, con lo que el alcance vendrá determinado por dicho Auditorías de Proveedores

contratista. Se auditarán sólo aquellos productos o áreas de trabajo que se hayan contratado. También conocidas como Auditorías de Segunda Parte. En este caso, el cliente es la propia dirección, de modo que el alcance vendrá determinado por la dirección de la organización y

Auditorías Internas

normalmente se limita a lo establecido en el programa de auditorías internas. También conocidas como Auditorías de Primera Parte

Selección de los Métodos de Auditoría La persona responsable de gestionar el programa de auditoría debe seleccionar también aquellos métodos que faciliten poder llevar a cabo la auditoría de una manera eficaz, dependiendo de los objetivos, el alcance y los criterios que se hayan definido para tal auditoría.

MÉTODOS APLICABLES EN AUDITORIA Grado de

Ubicación del auditor

Implicación entre Auditor y In SITU

Auditado en la

A distancia

Preparación  Realización de entrevistas. Interacción AuditorAuditado

 Cumplimentación de listas de

verificación

cuestionarios

con

 Realización

entrevistas.

documentos

medios

comunicación interactivos:

participación del auditado.  Revisión

MODULO VII

 Mediante

 Cumplimentación de listas de

verificación

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con

participación

del

cuestionarios.

Sin Interacción

 Revisión de documentos.

 Revisión de documentos con la participación del auditado.  Revisión de documentos.

Auditor-Auditado

 Observación

auditado.  Muestreo

del

trabajo

desempeñado.  Realización de visitas al sitio.  Cumplimentación de listas de verificación.  Muestreo

del

trabajo

desempeñado

mediante

medios

vigilancia,

tomando en consideración requisitos

legales

sociales.  Análisis de datos

Para el caso de actividades de auditoría interactivas, la interacción se producirá entre el personal auditado y el equipo auditor. En el caso de las actividades en las que no existe esta interacción personal, no dejará de implicar de igual forma, una interacción con equipos, instalaciones y documentación de la organización auditada.

LUGAR DE REALIZACION DE LAS ACTIVIDADES In situ

 En las propias instalaciones del auditado.

A Distancia

 En cualquier ubicación diferente a las instalaciones del auditado, sin tener en cuenta la distancia

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Definen qué es lo que se va a lograr con la auditoría y deben ser concretados por el cliente de la auditoría. Estos pueden incluir:  La determinación del grado de conformidad del Sistema de Gestión del auditado, con los criterios de auditoría.  La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para asegurar el

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cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.  La evaluación de la eficacia del sistema de gestión implantado

CRITERIOS DE LA AUDITORÍA Se utilizan como una referencia para determinar la conformidad. Pueden incluir:  Políticas y procedimientos.  Normas, leyes y reglamentos aplicables.  Requisitos contractuales o del sistema de gestión.  Códigos de conducta de los sectores aplicables.

Periodicidad Esta variará según el tipo de auditoría del que se trate: Dependen de la entidad auditora. Una vez obtenido el certificado, Auditorías de Certificación Voluntaria

éste, por lo general, tiene un periodo de vigencia de 3 años, tras el cual, es necesario realizar otra auditoría para su renovación. En el transcurso del mismo, deben realizarse auditorías de seguimiento, como mínimo, con periodicidad anual, o según establezca cada Organismo Certificador. Al principio sería recomendable cada 3 o 6 meses. Una vez que el

Auditorías Internas

sistema de gestión lleve tiempo funcionando, se puede espaciar a una sola auditoría anual. Se ha de considerar la complejidad de la actividad que se audita, así como la información disponible sobre no conformidades de auditorías precedentes.

Viabilidad de la Auditoría Previamente a la realización de la auditoría, deberá determinarse la viabilidad de ésta, teniendo en cuenta factores tales como la disponibilidad de:  Información suficiente y apropiada para planificar la auditoría.  Cooperación adecuada del auditado. MODULO VII

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 Tiempo y recursos adecuados. En caso de que la auditoría no fuera viable, se deberá proponer al cliente de la auditoría, una alternativa tras consultar con el auditado.

Selección del Equipo Auditor La selección del equipo auditor se realizará teniendo en cuenta, en cualquier caso, que éste debe poseer suficientes conocimientos sobre las actividades desarrolladas por la empresa a auditar, siendo competentes en materia de calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, y en el sector específico requerido por la auditoría. En caso de que haya un único auditor, éste deberá desempeñar todas las tareas aplicables al líder del equipo auditor. CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA Para decidir el tamaño y la composición del equipo auditor, se debe tener en cuenta:  Los objetivos, alcance, criterios y duración estimada de la auditoría.  La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoría.  Los

requisitos

legales,

reglamentarios,

contractuales

acreditación/certificación, según sea aplicable.  La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente.  El idioma de la auditoría y la comprensión de las características sociales y culturales particulares del auditado.

PASOS PARA LA SELECCIÓN El proceso de asegurar la competencia global del equipo auditor, deberá incluir los siguientes pasos:

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 Identificación de los conocimientos y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría.  Selección de los miembros del equipo auditor de modo que todo el conocimiento y las habilidades necesarias, estén presentes en el equipo auditor.  Si los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, éstos pueden subsanarse, incluyendo expertos técnicos.  Los auditores en formación pueden incluirse en el equipo auditor, pero no deberán auditar sin una dirección u orientación.

SUSTITUCIÓN DE MIEMBROS DEL EQUIPO Tanto el cliente de la auditoría como el auditado, pueden solicitar la sustitución de algún miembro del equipo auditor con argumentos razonables. Para ello se deberá comunicar al líder del equipo auditor y demás responsables, los cuales deberán resolver el problema con el cliente de la auditoría y el auditado, antes de tomar alguna decisión sobre la sustitución de los miembros del equipo auditor. Ejemplos:  Un miembro del equipo auditor es un antiguo empleado del auditado.  Un miembro del equipo auditor ha prestado servicios de consultoría al auditado.  Un miembro del equipo auditor es un viejo amigo del auditado.

5. ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA Conviene estructurar el proceso de auditoría en etapas útiles para llevar a cabo una auditoría. Si este proceso es adaptado, y se sigue, asegurará la realización de todas las actividades necesarias de la auditoría. La estructura puede ser muy diversa, llegando a variar de forma considerable de una empresa a otra, y en función del organismo certificador, en el caso de auditorías externas. En general, una buena distribución es la que se muestra a continuación. MODULO VII

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Proceso de Auditoría El auditor debe verificar procesos dentro de los Sistemas de Gestión, pudiendo estructurar el Sistema en dos procesos diferentes:  Vertical. Relacionado con lo propuesto en el Manual, la Política, Objetivos y Planificación.  Horizontal. Relacionado con el proceso de realización del producto, entradas, procesos, salidas, clientes, etc.

Al finalizar el proceso de auditoría, el auditor debería haber verificado ambos procesos, tanto el vertical como el horizontal.

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Gestión del Tiempo Es tarea del auditor, gestionar adecuadamente el tiempo, cosa que, con frecuencia, puede acarrear dificultades, sobre todo en auditores sin experiencia Un método apropiado, en este caso, consiste en dividir el tiempo disponible entre las distintas actividades que se van a revisar. El auditor deberá estudiar y establecer la ruta lógica y conveniente a través del sistema, que le ayudará a controlar las desviaciones, con el fin de minimizar el muestreo y las discusiones irrelevantes.

Formulación de Preguntas Una técnica muy útil a la hora de recopilar información es la entrevista. El auditor deberá preguntar a la gente cuáles son sus tareas, qué hacen, cómo lo hacen, qué información reciben, qué información transmiten, etc.

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Con frecuencia ocurre que los auditores sin experiencia desarrollan inspecciones amplias de documentación, con poca aportación por parte de las personas que desempeñan las tareas. Para no caer en ello, es conveniente estructurar las entrevistas de modo que se pueda conseguir la máxima información por parte del entrevistado, en el menor periodo de tiempo posible. Para minimizar posibles errores durante la entrevista, se deben seguir una serie de pautas:

Fuentes

Error

 Diferencia

semántica.

Desigual

entendimiento

del

significado de las palabras en una pregunta o respuesta.  Entrevista sesgada. Proceso en el que la visión del entrevistador se refleja en las preguntas e influencian las respuestas dadas por el entrevistado.  Efecto

halo.

Interpretación

positiva

todas

las

respuestas del entrevistado debido a que las preguntas iniciales obtuvieron respuestas positivas. Pautas de Minimización de Errores

 Elaborar listas de comprobación que guíen al auditor a través de la entrevista.  Formular preguntas abiertas para obtener información.  Realizar el mismo tipo de preguntas a personas distintas. Así el auditor podrá juzgar la veracidad de las respuestas.  Realizar las entrevistas durante las horas normales de trabajo y, cuando sea práctico, en el lugar habitual de la persona entrevistada.  Tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista.  Explicar la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome.  Evitar preguntas que predispongan respuestas.

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La clave para una buena entrevista es la capacidad de escucha del auditor. Ejemplo El auditor está llevando a cabo el examen de la formación inicial que reciben los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales cuando empiezan a trabajar en la empresa. El auditor se dirige a uno de los empleados de la empresa que comenzó a trabajar en la misma la semana pasada.  Auditor: Hola buenos días. Le voy a realizar unas preguntas muy sencillas si me permite.  Trabajador: Muy bien, usted dirá.  Auditor: ¿Cuánto tiempo lleva usted trabajando aquí?  Trabajador: Pues empecé la semana pasada.  Auditor: ¿Me podría contar cómo ha sido su proceso de incorporación a la empresa? ¿Ha recibido usted alguna formación?  Trabajador: El jefe de taller me enseñó mi lugar de trabajo y me presentó a mis compañeros. El Responsable de Prevención me dio unos folletos para que los leyera, los tengo en mi taquilla.  Auditor: Una última pregunta ¿cómo actuaría usted en una situación de emergencia?  Trabajador: Pues saldría corriendo.  Auditor: Muy bien, muchas gracias por su atención. Una vez finalizada la entrevista con el trabajador el auditor se dirige al Responsable de Prevención de Riesgos Laborales.  Auditor: Buenos días. Permítame hacerle unas preguntas en relación con la formación de los trabajadores. Según el procedimiento PG-08 de formación y cualificación, cuando un trabajador se incorpora a un puesto de trabajo se le debe proporcionar una formación ¿Podría indicarme que formación se le ha impartido al trabajador que se incorporó hace una semana?  Responsable de PRL: Pues el mismo día que comenzó a trabajar se le entregó la evaluación de riesgos, el manual de seguridad y el plan de emergencias.

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Puede comprobarlo aquí, en el registro de entregas. Puede ver además que se encuentra firmado el recibí por parte del trabajador, que además indica que éste ha comprendido la información recibida y que se compromete a aplicarla.  Auditor: Muy bien ¿alguien se cerciora luego de que el empleado se ha enterado de lo que significa toda esa documentación?  Responsable de PRL: Está previsto que se realice a los trabajadores un examen anualmente, pero aún no hemos realizado ninguno.

Muestreo Ante la imposibilidad de revisar uno a uno cada documento del Sistema Integrado de Gestión, el auditor deberá tener claro cuántos documentos, y de qué tipo, es necesario muestrear. Este muestreo se puede realizar por métodos diferentes:  Aleatorio.  Estadístico.  Por objetivos.  Teniendo en cuenta un porcentaje determinado, etc.

Todos los métodos son aceptables, no obstante debe primar el sentido común. Durante el tiempo disponible, los muestreos que se realicen deben ser representativos de la actividad que está bajo revisión, debiendo aumentar su número si se encuentra una no conformidad o información que pueda dar lugar a posibles problemas. Se pueden distinguir dos técnicas de muestreo en auditorías: por cortes horizontales o por cortes verticales.

Técnicas de Muestreo Muestreos

por Consiste en el examen de diferentes muestras, centrado en

Cortes

un sólo elemento del sistema y referido a especificaciones

Horizontales

consideradas en un documento. Sirve para evaluar un elemento del sistema con precisión y exactitud, en cuanto a su grado de

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aplicación y cumplimiento.  Ejemplo: examinar 30 albaranes y registros (diferentes muestras) correspondientes a la recepción de materia prima, para confirmar si la inspección en recepción ha sido realizada como se dice en el procedimiento elaborado al respecto.  Ejemplo:

examinar

los

documentos

Control

Seguimiento de los últimos 9 meses, para confirmar que las medidas de las sondas que valoran las emisiones de los hornos verticales de una fábrica de cementos, se encuentran dentro de los límites marcados. Muestreos

por Consiste en el examen de una sola muestra, centrado en

Cortes

varios elementos del sistema y referido a especificaciones

Verticales

consideradas en varios documentos. Es una herramienta que ayuda a evaluar un determinado número de elementos del Sistema Integrado de Gestión, interrelacionados entre sí, a la vez que sirve para obtener evidencias de la calidad del producto final o de prevención de la contaminación o de la prevención de los riesgos para los trabajadores.  Ejemplo:

examinar

solo

albarán

registro

correspondiente a la recepción del material, a la vez que se verifica: El pedido cursado al proveedor referente al material suministrado. La evaluación efectuada para calificar al proveedor. La cualificación del personal que ha realizado la recepción e inspección. La adecuación de las condiciones de aceptación/rechazo del procedimiento de inspección al producto comprado. El estado de inspección del producto recepcionado, etc.  Ejemplo: examinar un solo registro, correspondiente a la MODULO VII

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identificación de Residuos Peligrosos, a la vez que se verifica que: El residuo peligroso está debidamente identificado. El contenedor para su almacenamiento es adecuado y está correctamente identificado. Su almacenamiento no excede el período establecido. Está incluido en el registro de Pequeño Productor de Residuos. Ha sido aceptado por un Gestor Autorizado de Residuos Peligrosos. El gestor de residuos está acreditado para actuar como tal. Se realiza su cesión al gestor según las directrices establecidas.

6. REUNIÓN DE APERTURA En auditorías externas, la reunión de apertura es una actividad especialmente importante, ya que, en muchos casos, es la primera vez que el equipo auditor y el auditado se encuentran cara a cara. Resulta especialmente importante, durante esta reunión, recordar los objetivos y el alcance del proceso de auditoría, de manera que se eviten posteriores confusiones. En una auditoría interna, la reunión de apertura es necesaria para iniciar el proceso, aunque suele ser algo menos formal.

Características

 Deben asistir todos los integrantes del equipo auditor, la alta dirección de la organización y los representantes de las áreas que van a ser auditadas.  Moderada por el líder del equipo auditor, el cual debe asegurar que todos los asistentes entienden y aprueban los detalles de la auditoría.

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 No debe aportar nueva información a la entidad auditada, el objetivo es confirmar lo que las partes implicadas han aprobado anteriormente. Objetivos

 Confirmar el plan de auditoría.  Proporcionar una breve descripción de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría.  Confirmar los canales de comunicación.  Proporcionar

auditado

oportunidad

realizar

preguntas. Puntos a tratar

 Presentación de los miembros del equipo auditor a la dirección del auditado.  Recordar los objetivos y alcance de la auditoría.  Presentar un resumen de métodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditoría.  Establecer la forma oficial de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.  Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el equipo auditor.  Confirmar la hora y fecha para la reunión final y para cualquier otra reunión intermedia.  Clarificar puntos oscuros del plan de auditoría.

Después de la reunión de apertura, los auditores pueden efectuar una breve visita a las instalaciones para familiarizarse con la disposición de la organización.

7. COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA Durante el proceso de auditoría, debe mantenerse en todo momento una comunicación fluida a todos los niveles:  Entre los miembros del equipo auditor: deberán informarse y consultarse periódicamente con el fin de:  Intercambiar información. MODULO VII

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 Evaluar el progreso de la auditoría.  Reasignar tareas entre los miembros del equipo auditor, en caso necesario.  Entre los miembros del equipo auditor y el auditado: el líder deberá comunicar periódicamente los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado.  Entre los miembros del equipo auditor, y el cliente de la auditoría, cuando se considere necesario.

“Hay cosas que no se dicen porque se creen obvias. Pero lo obvio es obvio para uno solo”

Las no conformidades críticas, deben ser puestas en conocimiento del auditado, tan pronto se descubran, pero las cosas de menor importancia pueden comentarse en la reunión diaria de información y en ese momento, se pueden repartir copias del asunto en cuestión. En caso de que las evidencias disponibles de la auditoría, indiquen que los objetivos de la misma no son alcanzables, el líder del equipo auditor deberá informar de las razones al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas acciones pueden incluir:  La modificación del plan de auditoría.  Cambios en los objetivos de la auditoría o en su alcance.  La finalización de la auditoría Cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoría que pueda evidenciarse a medida que las actividades de auditoría progresen, deberán revisarse con el cliente de la auditoría y ser aprobadas por él, y cuando sea apropiado, por el auditado

Informes Durante la Auditoría Durante el tiempo que el equipo auditor pase en las instalaciones del auditado, estará examinando y registrando hechos de evidencias objetivas, que serán traducidos a observaciones, que pueden clasificarse como “buenas” o “malas” según indiquen conformidad con los objetivos del cliente, o no. MODULO VII

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La evidencia debe ser puesta en conocimiento del auditado, de forma que garanticen que se ha informado de ello y que el auditado ha tomado nota de ella. Este impreso debe indicar:  La parte de la norma, especificación o plan de auditoría que es cuestionado por la evidencia descubierta.  La evidencia y fuente que respalda la no conformidad.  Tiempo, lugar y personas involucradas en el descubrimiento de la evidencia.  Receptor de la información de parte del auditado. 8. EJECUCION DE LA AUDITORIA Una vez concluida la reunión de apertura, y en compañía de un representante del auditado, el auditor deberá visitar todas y cada una de las áreas funcionales establecidas en el plan de auditoría. El examen y visita de un área de trabajo, significa realizar las siguientes actuaciones:  Entrevistas con el personal del área a auditar.  Inspecciones de las instalaciones, equipos, materiales, productos y servicios.  Observación de los procesos, operaciones y actividades.  Consulta de la documentación. La investigación se efectuará teniendo en cuenta los requisitos correspondientes al área en curso. Para ello, el auditor se podrá ayudar de la lista de verificación que previamente ha realizado.

EJEMPLO: ALTA DIRECCIÓN Supongamos que estamos auditando a la alta dirección en una fábrica en la que está implantado un SIG y en cuanto a responsabilidad social en base a la Norma SGE 21 de Forética (España). Debemos comprobar que éste cumple todos y cada uno de los requisitos del apartado 6.1 de la SGE 21, es decir que la alta dirección:  Garantiza el seguimiento y control de los requisitos legales y la normativa que afectan a su actividad.

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 Ha definido y mantiene una política de gestión ética y responsabilidad social.  Ha elaborado y distribuido un código de conducta.  Ha creado un Comité de gestión ética y responsabilidad social.  Ha nombrado un responsable del Sistema de Gestión Ética.  Ha establecido un plan de responsabilidad social.  Ha desarrollado un modelo documentado de relación con los distintos grupos de interés.  Garantiza la seguridad de la información utilizada.  Ha definido una política anticorrupción.  Realiza anualmente auditorías internas del Sistema de Gestión Ética y Socialmente Responsable.  Revisa el Sistemas de Gestión Ética y Socialmente Responsable, como mínimo una vez al año.  Elabora un informe de la situación de la Responsabilidad Social, como mínimo cada dos años.  Una vez hayamos comprobado todos y cada uno de los requisitos, del apartado 6.1 (el cual debe estar desglosado en nuestra lista de verificación, en caso de que estimemos oportuno su uso) anotaremos los hallazgos correspondientes.  Concluido esto, ya podremos dejar la alta dirección para pasar a la siguiente área, de acuerdo con lo establecido en el plan de auditoría.

Ejemplo: Departamento de Formación Supongamos que estamos auditando el departamento de formación de una planta de fabricación de hormigón que tiene implantado un SIG. Debemos comprobar que éste cumple todos y cada uno de los requisitos en cuanto a la norma ISO 14001 del apartado 4.4.2, es decir que:  Están identificadas las necesidades de formación relacionadas con los aspectos ambientales y el SGA de la organización.  Se proporciona la formación necesaria.

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 Se mantienen los registros asociados a las acciones formativas.  Existen procedimientos para que los empleados, o personas que trabajen en su nombre, tomen conciencia de la importancia de sus acciones. Como en el ejemplo anterior, cuando hayamos comprobado todos y cada uno de los requisitos del apartado 4.4.2, anotaremos los hallazgos detectados. Ya estamos en disposición de avanzar al área siguiente. El proceso a seguir es el siguiente:

Recopilación y Verificación de la Información Durante el proceso de auditoría, se debe recopilar, mediante un muestreo adecuado, la información pertinente para cubrir los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la información relacionada con las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos.

De su análisis, se extraerán una serie de evidencias objetivas. MODULO VII

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FUENTES DE INFORMACIÓN Las fuentes de información a las que se puede recurrir, pueden variar en función del alcance y complejidad de la auditoría, pudiendo incluir:  Entrevistas con empleados u otras personas.  Observación de actividades, ambiente de trabajo y condiciones externas.  Documentos,

tales

como

objetivos,

política,

procedimientos,

normas,

instrucciones, especificaciones, etc.  Registros, tales como actas de reunión, informes de auditorías, resultados de mediciones, etc.  Análisis e indicadores del desempeño.  Informes de otras fuentes, como por ejemplo, retroalimentación del cliente, calificación de proveedores, información externa y en general de todas las partes interesadas

Búsqueda de Evidencias Para verificar el cumplimiento real de los requisitos de la norma y del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, es necesario realizar una búsqueda de evidencias objetivas. Las evidencias de la auditoría se refieren a hechos y condiciones que, en principio, pueden llegar a ser fáciles de identificar. Sin embargo, su demostración resulta compleja si no se puede probar de una forma tangible y objetiva. Por ello, estas evidencias deberán ser evaluadas siguiendo criterios de auditoría, previamente definidos, hasta llegar a obtener hallazgos y posteriores conclusiones de la auditoría. Las evidencias de la auditoría, se basan en muestras de la información disponible. Por tanto, siempre habrá un cierto grado de incertidumbre, de la cual deben ser conscientes los que actúan sobre las conclusiones de la auditoría. Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan, deberán revisarse, junto con el auditado, para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido debiendo mantener un registro de ello. MODULO VII

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Evaluación y Generación de Hallazgos Una vez que el auditor ha llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Sistema o Norma de referencia, deberá documentarlo, y elaborar una Nota de no conformidad o desviación. Estas notas, deben ser estudiadas junto con el responsable del Sistema Integrado de Gestión o con el responsable del área involucrada, con el fin de obtener su conformidad.

CATEGORIZACIÓN DE LOS HALLAZGOS Una vez identificados los hallazgos, se procederá a su valoración. Para ello es necesario haber establecido, previamente, una clasificación. No existe una categorización estándar, pudiendo variar en función del organismo auditor, ya bien se trate de una auditoría interna, externa o de certificación, dependiendo en este caso de cada Organismo Certificador. En general, se suelen establecer tres categorías distintas de no cumplimiento. No Conformidades

 Incumplimiento sistemático de: Un requisito de la norma o del Sistema Integrado de Gestión.

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Requisitos legales u otros requisitos.  Debe ser solucionado inmediatamente.  Ejemplos: No

han

rectificado

deficiencias

del

Sistema

encontradas durante la última auditoría. No

podido

comprobar

existencia

declaraciones documentadas de una Política de Calidad, Medio Ambiente, SST o RSC. No se ha podido comprobar el seguimiento de la información relativa a la satisfacción del cliente, al no haberse enviado ninguna encuesta de satisfacción durante el periodo de estudio. No se han definido objetivos y metas ambientales. En la identificación de peligros y evaluación de riesgos no se han tenido en cuenta las actividades de las subcontratas. No se ha establecido un Código de Conducta. Desviaciones

 Incumplimiento puntual de un requisito, bien sea de la norma, del Sistema Integrado de Gestión, de la legislación u otro tipo de reglamentos.  Deben ser solucionados, pero no requieren que se haga inmediatamente.  Ejemplos: Se ha detectado que uno de los calibres no está identificado tal como establece el Procedimiento de Calibración de Equipos de Trabajo. En contra de lo establecido en el Procedimiento de Medición de la Satisfacción de Clientes, el envío de encuestas no se ha realizado según los métodos descritos en tal procedimiento (se ha enviado a los 50 clientes de mayor facturación cuando el procedimiento especifica que se hará sobre 60).

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Se ha evidenciado, que uno de los equipos de control de emisiones, no se ha calibrado con la periodicidad indicada en la Instrucción Técnica de Calibrado de Equipos de Medida,

incumpliendo el punto 4.5.1.

Seguimiento y Medición, de la Norma.

o se ha

efectuado la acción formativa, “El agua un recurso cada vez más escaso”, en contra de lo establecido en el “Programa de Concienciación Medioambiental”. Dos de los diez trabajadores de la empresa no llevaban protectores oculares, aunque si disponían de ellos. Observaciones

 Situaciones que, no incumpliendo ningún punto del Sistema de Gestión o de la norma de referencia, pueden llevar, en el futuro, a incumplimientos.  Ejemplos: Se detectan algunos documentos del Sistema Integrado de Gestión con errores en la paginación. Se evidencia un bajo número de encuestas de satisfacción de clientes recopiladas respecto a las enviadas, aunque el método seguido para el envío de cuestionarios se considera adecuado.

Documentación de Hallazgos  La justificación de los hallazgos se ha de redactar de manera clara, transparente y concisa, de forma que sirvan para:  Informar de los incumplimientos a la organización.  Determinar los pasos a seguir para corregir la no conformidad.  Establecer, en posteriores auditorías, si las no conformidades han sido solucionadas.  Las notas de hallazgo deben estar redactadas de manera que, una persona que

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no estuviese presente durante el proceso de auditoría, pueda llegar a las mismas conclusiones que las establecidas durante su desarrollo.  A la hora de redactar la no conformidad se suelen emplear fórmulas del tipo “se ha evidenciado….en contra de….”.

A continuación se exponen dos ejemplos de supuestos de auditoría, en los que se redacta la nota de desviación, en base a las evidencias objetivas que se han detectado tras la lectura del ejemplo.

Ejemplo Relativo a Calidad: Control de las Subcontratas La empresa “Cementos del Nora S.L.”, pretende certificarse según la ISO 9001. Durante la visita del auditor a una de las instalaciones, ha observado y anotado lo siguiente: Los almacenamientos en planta de productos finales por parte de la empresa que se encarga de su distribución no son adecuados, por ejemplo, los sacos de cemento no están convenientemente etiquetados de acuerdo a las especificaciones de identificación del producto final. Auditor: “¿No se dispone de una instrucción para identificación de los productos finales? Jefe de Calidad: “Si, la IT.8, pero no se obliga a su cumplimiento a los subcontratistas.” Al concluir la visita, el auditor y el Jefe de Calidad se dirigen al despacho de éste último. El auditor solicita el Manual de Calidad de la empresa, y comprueba que en el punto 4 se refiere al cumplimiento de las exigencias de calidad por parte de todo el personal, incluyendo subcontratistas. Tras concluir el análisis, el auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo:

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Ejemplo Relativo a Medio Ambiente: Control de las Subcontratas La empresa “Tejas del Caudal S.L.”, está realizando por primera vez una auditoría interna sobre su sistema de gestión ambiental, pues pretende certificarse según la ISO 14001. Durante la visita del auditor a sus instalaciones observa que, en el área posterior de la nave donde se está desmontando una estructura metálica, existe un contenedor de escombros en el que se acumulan restos metálicos, plásticos, botes de pintura, bidones de aceite, tablones de madera, restos de comida y latas de refrescos, etc. El Jefe de Gestión Ambiental, que acompaña al auditor, se percata de cómo éste ha detenido su mirada en el contenedor. Auditor: “¿No aplican los trabajadores alguna pauta de actuación para la segregación de residuos? Jefe de Gestión Ambiental: “Sí. He elaborado una Instrucción Técnica, la IT 4.6/3. Todos nuestros empleados la conocen y separan los residuos según se indica en MODULO VII

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ella, pero los albañiles y los pintores son de una subcontrata que ya acaba hoy. Sólo han estado una semana, para restaurar la fachada. Ya tenían que haber venido el mes pasado... Nunca se la damos a las subcontratas, dejamos que lo hagan como quieran para acabar cuanto antes.” El auditor procede a cumplimentar la siguiente nota de hallazgo:

Preparación de las Conclusiones de la Auditoría Una vez auditadas todas las áreas, y antes de la reunión de cierre, el equipo auditor deberá realizar una puesta en común de la información obtenida con el fin de:  Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información recopilada durante la auditoría.

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 Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la falta de certidumbre propia del proceso de auditoría.  Preparar recomendaciones, en caso de que así estuviera especificado en la auditoría.  Comentar el seguimiento de la auditoría, si se ha definido en el plan de auditoría. 9. REUNION DE CIERRE La reunión de cierre, formaliza la clausura de la auditoría en las dependencias de la empresa auditada. Deberá ser presidida por el líder del equipo auditor y a ella asistirán, en principio, los mismos miembros que fueron convocados a la reunión de apertura, es decir, los componentes del equipo auditor y los representantes de la empresa y áreas auditadas.

Objetivos  Exponer los hallazgos de la auditoría ante todas las partes interesadas con el fin de asegurar la correcta comprensión y aceptación de los resultados.  Establecer, si es necesario, el intervalo de tiempo imprescindible para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas.  Supone una oportunidad para que el auditado pueda clarificar posibles equívocos, aunque en ningún caso puede convertirse en un foro de discusión y debate.

PROCEDIMIENTO  En muchos casos, por ejemplo, en auditorías internas de pequeñas Organizaciones, la reunión de cierre puede consistir únicamente en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. Sin embargo, en otras situaciones, la reunión debería ser formal, debiendo conservarse las actas y MODULO VII

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registros de asistencia.  En ocasiones, como por ejemplo en auditorías de certificación, durante la reunión de cierre se suele presentar el informe final con los resultados concluyentes de la auditoría. No obstante, en otros casos, su entrega se realiza a posteriori, en una fecha acordada por todas las partes implicadas.  Cualquier discrepancia relativa a los hallazgos y conclusiones de la auditoría, entre el equipo auditor y el auditado, debería resolverse en la mayor brevedad posible, debiendo, en caso contrario, dejar constancia de ello mediante un registro.  En caso de que estuviera especificado en los objetivos de la auditoría, se deberán presentar recomendaciones para la mejora, aunque dichas recomendaciones, no son obligatorias.

10. COMPETENCIAS DEL AUDITOR La fiabilidad en el proceso de auditoría y la confianza en el mismo dependen de la competencia de aquellos que la llevan a cabo. Esta competencia se basa en la demostración de:  La aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorías.  Las cualidades personales.

El auditor debe desarrollar, mantener y mejorar su competencia a través del continuo desarrollo profesional y de la participación regular en auditorías

MODULO VII

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Formación y Experiencia de los Auditores Los auditores deberán tener la cualificación necesaria para llevar a cabo las auditorías de manera eficaz. Por ello, los candidatos a auditores deben estar en situación de demostrar su formación y experiencia en diferentes áreas de conocimiento.

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COMPETENCIAS AUDITOR

Los auditores deberán tener:  Nivel educativo suficiente para adquirir los conocimientos y habilidades descritos.  Experiencia laboral que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos.  Formación en calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales, responsabilidad social, etc. para llevar a cabo el desarrollo correcto de la auditoría de un SIG.  Formación específica en el sector industrial cuya auditoría se va a llevar a cabo.  Formación como auditor que contribuya al desarrollo de los conocimientos y habilidades descritos. Esta formación podrá ser proporcionada por la propia organización a la que pertenece la persona o por una organización externa.  Experiencia en auditorías, obtenida bajo la dirección y orientación de un auditor con competencia como líder del equipo auditor.

Líder

del Deberán tener experiencia adicional en la auditoría para

Equipo

desarrollar los conocimientos y habilidades descritos, actuando

Auditor

como líder del equipo auditor bajo la dirección y orientación de otro auditor competente como líder del equipo auditor.

NIVELES Cada organización debe establecer los niveles de competencia que un auditor necesita para lograr los conocimientos y habilidades adecuados para el programa de auditoría. Estos niveles podrán variar en función del programa y tipo de auditoría.

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11. ATRIBUTOS PERSONALES QUE DEBERIAN TENER LOS AUDITORES Los auditores deben poseer atributos personales que les permitan actuar de acuerdo con los principios de la auditorÃa. Resulta necesario que el auditor sea una persona libre de prejuicios e imparcial.

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12. CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE LOS AUDITORES Un auditor de Sistemas Integrados de Gestión debe estar formado en diversas disciplinas. Así, para llevar a cabo una auditoría de este sistema, se hace imprescindible que el auditor posea conocimientos y habilidades en materias específicas de medio ambiente, calidad, prevención de riesgos laborales y responsabilidad social.

Conocimientos del Auditor de Sistemas Integrados de Gestión Los auditores deben demostrar la capacidad de aplicar la terminología, conocimientos y habilidades en las siguientes materias:  Principios de Medio Ambiente, Calidad, PRL, RSC.  Programas de Vigilancia Ambiental, Planes de Calidad, Planes de Prevención, etc.  Identificación y evaluación de peligros para la salud de los empleados, para el medio ambiente, para el cliente y para las partes interesadas de la actividad de la empresa.  Metodologías empleadas para la determinación, implementación y gestión de las medidas de control y evaluación de su eficacia.  Correcciones y acciones correctivas a realizar respecto a cuestiones ambientales.  Leyes y reglamentaciones pertinentes sobre impacto ambiental, sobre PRL, etc. Para poder realizar una auditoría eficaz del SIG.  Ciencia y tecnología ambiental.  Productos, procesos y prácticas de los Sistemas Integrados de Gestión.  Requisitos pertinentes de los Sistemas Integrados de Gestión específicos.  Normas sobre calidad de producto, etc.

De los Auditores Además de los anteriormente mencionados, los auditores de un SIG deberán tener conocimientos y habilidades en:

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 Principios, procedimientos y técnicas de auditoría.  Documentos de sistemas de gestión.  Situaciones de la organización.  Requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos que pueden aplicar al Auditado Principios, Procedimientos y Técnicas de Auditoría Permitir al auditor:  Aplicar aquellos principios y procedimientos que sean Finalidad

apropiados a las diferentes auditorías.  Asegurarse de que las auditorías se llevan a cabo de manera coherente y sistemática.  Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría.  Planificar y organizar el trabajo eficazmente.  Llevar a cabo la auditoría dentro del calendario acordado.  Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia.  Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos.  Comprender y tener en consideración la opinión de los

Conocimientos y habilidades

expertos.  Entender lo apropiado del uso de técnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditoría.  Verificar la exactitud de la información recopilada.  Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría.  Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría.  Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría.

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 Documentar los hallazgos de la auditoría y preparar los informes de las mismas.  Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información.  Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingüísticas personales o con el apoyo de un intérprete.  Entender los riesgos que pueden ir asociados a la auditoría.

Documentos del Sistema de Gestión Finalidad

Permitir al auditor:  Comprender el alcance de la auditoría.  Aplicar los criterios de la auditoría.

Conocimientos y habilidades

 Aplicar sistemas de gestión a diferentes organizaciones.  Interaccionar entre los componentes del sistema de gestión.  Normas de Sistemas de Gestión Ambiental, de Calidad, del SST y de RSC, procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoría.  Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia.  Aplicar los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditoría.  Sistemas de información y tecnología para la autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros.

Situaciones de la organización Finalidad

Permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organización.

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Conocimientos y habilidades

 El tamaño, estructura, funciones y relaciones de la organización.  Los procesos generales de negocio y la terminología relacionada.  Las costumbres sociales y culturales del auditado.

Otros Requisitos Aplicables Finalidad

Permitir al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos aplicables a la organización que se está auditando.

Conocimientos y habilidades

 Los códigos, leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales.  Terminología legal básica.  Los contratos y acuerdos, y responsabilidad legal.  Otros requisitos a los que se suscriba la organización.

De los Líderes de los Equipos Auditores Los líderes de los equipos auditores deberán tener, además, conocimientos y habilidades adicionales en relación al liderazgo de la auditoría, para facilitar la realización de ésta de manera eficiente y eficaz. El líder del equipo auditor deberá ser capaz de:

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13. MANTENIMIENTO DE LA COMPETENCIA Es necesario que tanto los auditores como los líderes de equipos auditores demuestren el mantenimiento de las condiciones y aptitudes que en su día les llevaron a su cualificación. Para ello deberán asegurar que sigue conociendo los requisitos y normas relativas a los sistemas de gestión, que sigue dominando los métodos y técnicas de auditoría y que ha ido reciclando sus conocimientos. Algunos de estos medios a aplicar pueden ser:

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Del mismo modo, los auditores deberían mantener y demostrar su aptitud para auditar a través de la participación regular en auditorías de Sistemas Integrados de Gestión.

14. PROCESO DE EVALUACION DEL AUDITOR La evaluación de los auditores, deberá estar planificada, implementada y registrada de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría. El proceso de evaluación, deberá identificar las necesidades de formación y de mejora de otras habilidades. Etapas  Evaluación inicial de las personas que desean ser auditores.  Evaluación de los auditores como parte de los procesos de selección del equipo auditor.  Evaluación contínua del desempeño de los auditores para identificar las necesidades de mantenimiento y mejora de sus conocimientos y habilidades.

Proceso de Evaluación

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Pasos El primer paso consiste en identificar las cualidades, conocimientos y habilidades necesarias para satisfacer los requisitos del programa de auditoría. 1 Identificar cualidades, Conocimientos y habilidades

Se deberá considerar:  Tamaño, naturaleza y complejidad de la organización que va a auditarse.  Objetivos y campo de aplicación del programa de auditorías.  Requisitos de certificación/registro y acreditación.  Función del proceso de auditoría en la gestión de la organización que va a auditarse.  Nivel de confianza requerido en el programa de auditoría.  Complejidad del sistema de gestión que va a auditarse. En un segundo paso, se deben establecer los criterios de actuación que

2 Establecer Criterios de Evaluación

se va a aplicar en cada caso. Estos pueden ser:  Cuantitativos: Años de experiencia laboral y de educación, número de auditorías realizadas, horas de formación en auditoría, etc.  Cualitativos: Atributos personales, conocimientos, desempeño de habilidades demostrados Le evaluación debería llevarse a cabo, utilizando uno o varios métodos siguientes: Métodos de Objetivos Ejemplos evaluación Verificar Análisis de registros de Revisión de antecedentes del educación, formación, registros auditor laborales y experiencia en auditorías Proporcionar Encuestas, referencias, información personales, quejas, sobre cómo se recomendaciones, Retroalimentación percibe el evaluación del desempeño desempeño del auditor Evaluar Entrevistas personales y habilidades, Telefónicas Entrevista conocimientos y atributos personales Evaluar atributos Actuación, testificación de Observación personales auditorías, desempeño en el y aptitudes para trabajo

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Examen

Revisión después de la auditoría

aplicar los conocimientos y las habilidades Evaluar cualidades personales, conocimientos, habilidades y su aplicación. Proporcionar información sobre el desempeño del auditor durante las actividades de auditoría.

Exámenes orales y escritos, exámenes psicotécnicos.

Revisión del informe de auditoría, entrevistas con el líder del equipo auditor y el equipo auditor, y posibilidad de retroalimentación del auditado

Estos métodos:  Representan una variedad de opciones que pueden no ser aplicables en todas las situaciones.  Pueden diferir en su fiabilidad.  Deberían utilizarse combinadamente para asegurar un resultado objetivo, coherente, imparcial y fiable. En función de los criterios de evaluación establecidos, se valorará la 4 Realizar la evaluación

validez del auditor. En caso de que la persona no cumpla los criterios, se requerirá formación, experiencia laboral y/o experiencia en auditorías adicionales, después de lo cual, debería realizarse una nueva evaluación.

15. RESPONSABILIDADES DE CADA UNO DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO AUDITOR Tanto el auditor, como el líder del equipo de auditoría, tienen asignadas una serie de responsabilidades que se deben tener en cuenta.

Líder del Equipo Auditor Además de la suficiente experiencia, es imprescindible que disponga de la capacidad necesaria de gestión y sepa manifestar la autoridad oportuna para tomar decisiones sobre cualquier cuestión relacionada con la auditoría. Sus responsabilidades principales comprenden:  Definir los requisitos y los planes de formación de los auditores internos.  Participar en la selección y adiestramiento de los auditores.  Preparar los planes de auditoría. MODULO VII

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 Representar al equipo auditor ante el organismo auditado.  Preparar y/o supervisar los documentos e impresos de trabajo.  Seleccionar al equipo auditor y asignar las responsabilidades.  Revisar la documentación aplicable.  Coordinar las auditorías con los responsables de los entes auditados.  Notificar la auditoría al organismo auditado.  Clarificar los objetivos de las auditorías.  Intervenir en las eventuales discrepancias que se presente en las auditorías.  Presentar el informe de auditorías.  Asistir en el mantenimiento de la competencia de los auditores.

Auditores Es competencia de los auditores:

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SALUD OCUPACIONAL Y RIESGO LABORAL PROGRAMA DE ACTUALIZACIÓN PROFESIONAL Desarrolle el siguiente cuestionario y entréguelo a nuestras coordinadoras académicas, envíelo a nuestras oficinas de enlace académico a nivel nacional o enviar al siguiente correo: administración.hyo@capacitacionacis.org.pe

CUESTIONARIO VII PREGUNTAS DEL TUTOR

Con los datos facilitados en el Trabajo Individual y los que necesite extraer de la Unidad de Competencia, se le solicita que conteste a las siguientes cuestiones:  ¿Solicitarías una copia del procedimiento para la realización de auditorías? Justifica tu respuesta.  ¿Qué documentos solicitarías?  Durante el proceso de auditoría, ¿cómo harías las verificaciones oportunas?  De la siguiente lista, justifica las características de la auditoría que se llevaría a cabo en la Organización.  En la reunión final con el jefe ¿Cómo enfocarías la auditoría?, ¿remarcarías los aspectos positivos para que tu jefe no se preocupe? ¿Remarcarías los negativos para tomar medidas cuanto antes?  En el caso de que encontraras demasiadas deficiencias, ¿eliminarías alguna?

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 ¿Recomendarías la Certificación de la Organización? Si la respuesta es afirmativa ¿a partir de qué momento?  ¿Qué ventajas tendría la Organización frente a NARANJITOS S.A.? Envía la respuesta al Tutor en este mismo archivo

1. PREPARACION Y RESOLUCION DE UN TRABAJO INDIVIDUAL La resolución

de un Trabajo Individual permite la adquisición de una serie de

habilidades concretas relacionadas con la Unidad de Competencia en cuestión.

Cada participante, deberá analizar e interrelacionar la información facilitada en el Trabajo Individual –TI con el Material de la Unidad de Competencia relacionada, buscando y ampliando información a través de otras fuentes externas como pueden ser Internet, con el fin de tomar decisiones y proponer soluciones adecuadas en relación con la situación planteada. Una vez resuelto, el participante deberá enviar la solución al Tutor. Se valorarán los conocimientos y la consistencia argumentativa y no la extensión de las respuestas.

FORMATO DE ENTREGA

Los documentos de respuesta a los Trabajos Individuales, deberán cumplir los siguientes requisitos formales:

1. Devolver el documento en este mismo archivo Word. 2. El

nombre

del

fichero

deberá

tener

estructura:

TI_Fruterios_Apellido1_Apellido2.doc Así por ejemplo el Alumno Julio Díaz García, nombraría el fichero como: TI_Fruterios_Díaz_García.doc

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3. Utilizar fuente Arial de 11 puntos. Las páginas del documento tienen que estar numeradas. 4. En la parte superior del documento se deberá cumplimentar el campo Nombre y Apellidos del Participante.

El Trabajo Individual que se presenta a continuación, es un ejemplo didáctico desarrollado con el único objetivo pedagógico de ayudar al aprendizaje de los alumnos. De la información que se presenta de cada empresa, sólo es real aquella que aparece en su Web. Los datos añadidos sólo pretenden plantear una situación que sirva como ejemplo para el alumno, sin prejuzgar la actuación de la empresa.

FRUTERIOS S.A.

FRUTERIOS, S.A., es una empresa dedicada desde 1987 al reparto y venta de fruta a fruterías de la ciudad de Lima. El Director de FRUTERIOS, S.A., ha decidido auditarse en Calidad y Medio Ambiente, porque la empresa NARAJITOS, S.A que es su máxima competidora lo ha hecho y no quiere perder clientes por esta causa. Pero el Director no sabe muy bien cómo abordar este tema, ya que es nuevo para él y no quiere cometer errores. Imagina que eres el responsable de Logística de FRUTERIOS y quieres ayudar a tu jefe, incluso participando en el proceso de auditoría, auditando el departamento de Calidad y de Medio Ambiente.

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BIBLIOGRAFIA a. Manual de Auditoría de Prevención de Riesgos Laborales – Fundación de Prevención de Riesgos Laborales, Granada, España (2008) b. Cómo certificar OHSAS 18001 – Informe, R. Lemo – H. Gonzalez – Calidad & Gestión (2013) c. OHSAS 18001:2007 – Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo d. Decreto Supremo 005-2012- TR, Reglamento de la ley 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo e. Resolución Ministerial 050-2013-TR, aprueban formatos referenciales que contemplan información mínima que deben contener los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. f. Decreto Supremo 014-2013-TR, Aprueban reglamento del Registro de Auditores autorizados para la evaluación periódica del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

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