TRABAJO EN EQUIPO - TECNICAS DE DIRECCIÓN DE EQUIPOS

TECNICAS DE DIRECCIÓN DE EQUIPOS Primera edición

El éxito del equipo es un factor crítico en la mayoría de los éxitos individuales de las personas

TRABAJO EN EQUIPO TECNICAS DE DIRECCIÓN DE EQUIPO

PRIMERA EDICIÓN

LEYDI MARCELA MONTAÑA RAMIREZ - ADMINISTRADOR FINANCIERO. HERLY CAROLINA DIAZ RODRIGUEZ– CONTADOR PUBLICO LEYDI SOLANYI BARRETO PINTO – CONTADOR PUBLICO

REVISIÓN TECNICA:

JOSE ROBERTO ÁLVAREZ RUEDA Administrador de negocios internacionales Especialista en marketing internacional Especialista en marketing digital Candidato a magister en tecnologías para la educación

CONTENIDO BREVE INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 1

TECNICAS DE DIRECCIÓN DE EQUIPOS ..................................................................................... 2 Formación de un equipo de trabajo ........................................................................................ 2 Posibles problemas en la empresa .......................................................................................... 4 Puesta en marcha de un euipo de trabajo .............................................................................. 5 Etapas en la formación del equipo .......................................................................................... 6 Condiciones de los objetivos del trabajo en Equipo ............................................................... 7 Roles dentro del equipo .......................................................................................................... 8 Cohesión, comunicación y reuniones en el equipo ................................................................. 9 Pensamiento de equipo ........................................................................................................ 10 Evaluación del equipo ........................................................................................................... 11 Gratificaciones y Sanciones ................................................................................................... 12 Equipo eficaz ......................................................................................................................... 13 Habilidades gerenciales para equipos de alto desempeño ................................................... 15

Conclusión ............................................................................................................................. 16 Bibliografía ............................................................................................................................ 17

INTRODUCCIÓN

Todos hemos escuchado hablar de la importancia de los equipos. Desde la evolución hasta los equipos deportivos, desde las corporaciones hasta la política, siempre se enfatiza el valor del trabajo en equipo y el desarrollo de equipo.

Con frecuencia, los equipos tardan mucho en tomar decisiones, pueden impedir la acción eficaz debido a su aislamiento y pueden crear confusión, conflicto y frustración entre sus miembros.

Dado el impulso que han recibido los equipos en la última década dentro de las organizaciones laborales, es muy importante desarrollar habilidades para colaborar con otro, por ello Una razón del auge del trabajo en equipo es que cada vez más datos revelan mejoras en la productividad, la calidad y el ánimo cuando se utilizan los equipos. Muchas empresas han atribuido su mejor desempeño directamente a la implementación de equipos de trabajo en el entorno laboral.

Es importante resaltar que el éxito del equipo es un factor crítico en la mayoría de los éxitos individuales de las personas.

En el presente documentos daremos a conocer las técnicas implementadas para la dirección de equipos de una forma didáctica y de fácil comprensión para el lector.

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TECNICAS DE DIRECCIÓN DE EQUIPOS

La Dirección de equipos no es una acción fácil de llevar a cabo. Es necesario establecer unas técnicas para optimizar este proceso. Es importante que los profesionales dedicados a la Dirección de equipos dominen las técnicas de dirección de equipos de trabajo y sepan ponerlas en marcha.

A continuación, se muestran las principales técnicas para que la dirección de equipos sea lo más eficiente posible:

FORMACIÓN DE UN EQUIPO DE TRABAJO

Como condiciones principales para justificar la constitución de un equipo de trabajo podemos señalar las siguientes: - Trabajo muy complejo, que afecta a distintas especialidades profesionales.

- Entidad organizada por especialidades.

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1. Cuestiones a considerar en la formación de equipos

•

La cohesión: Se refiere a la atracción que ejerce la condición de ser miembro de un grupo.

•

La asignación de roles y normas: Con el transcurso del tiempo, todos los grupos asignan roles a sus integrantes y establecen normas, aunque esto no se discuta explícitamente.

•

La comunicación: Una buena comunicación interpersonal es vital para el desarrollo de cualquier tipo de tarea.

•

La definición de objetivos: Es muy importante que los integrantes del equipo tengan objetivos en común en relación con el trabajo del equipo y que cada uno pueda explicitar claramente cuáles son sus objetivos individuales.

•

La interdependencia positiva: El aprendizaje colaborativo se caracteriza por la interdependencia positiva entre las personas participantes en un equipo, quienes son responsables tanto de su propio aprendizaje como del aprendizaje del equipo en general.

2. Condiciones que deben reunir los miembros del equipo •

• • • •

•

Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias con los integrantes del equipo.

Ser leales consigo mismo y con los demás.

Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva.

Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los objetivos.

Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa y tenacidad.

Tener inquietud de perfeccionamiento, para la superación.

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POSIBLES PROBLEMAS EN LA EMPRESA

•

•

•

•

La empresa puede estar organizada en niveles jerárquicos, con estructuras muy definidas y los equipos de trabajo rompen con estas estructuras jerárquicas.

Es frecuente también que los miembros del equipo tengan que compaginar su presencia en el mismo con su trabajo habitual, lo que puede originar problemas de coordinación.

El líder del equipo procede de un área determinada de la empresa lo que puede generar celos departamentales ya que se pone al frente de personas de otras unidades.

En muchas empresas sigue prevaleciendo el trabajo individual, donde el equipo de trabajo no deja de ser algo novedoso en lo que no

tienen experiencia y de lo que inicialmente desconfían.

•

La introducción del equipo de trabajo en la empresa debe contar con un apoyo visible de los niveles superiores, para evitar posibles malentendidos la dirección debe fijar claramente el cometido del equipo y su ámbito de actuación.

•

Habrá que enseñar a los empleados a trabajar en equipo, con las diferencias que ello comporta respecto al trabajo individual.

•

En el trabajo en equipo y en el fomento del compañerismo es importante la función que realizan los líderes.

• En el trabajo en equipo y en el fomento del compañerismo es importante la función que realizan los líderes.

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PUESTA EN MARCHA DE UN EQUIPO DE TRABAJO

•

Definir con claridad cuáles van a ser sus cometidos y cuales los objetivos que deberá alcanzar.

•

Determinar su posición dentro de la organización. De quién va a depender, cuáles van a ser sus relaciones con el resto de las áreas.

•

Seleccionar a sus miembros. En función de la tarea asignada hay que buscar a personas con capacidades y experiencia suficiente para cubrir adecuadamente las distintas facetas del trabajo encomendado.

•

Nombrar un jefe del equipo en base a su mayor experiencia, a su visión más completa del trabajo asignado, a su capacidad de conducir grupos, etc.

•

Comunicar con claridad el proyecto asignado, el plazo previsto de ejecución, los objetivos a alcanzar, cómo se les va a evaluar y como puede afectar a la remuneración de sus miembros.

•

Fomentar el espíritu de equipo, el sentirse orgulloso de pertenecer al mismo.

•

Fomentar el espíritu de equipo, el sentirse orgulloso de pertenecer al mismo.

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ETAPAS EN LA FORMACIÓN DEL EQUIPO

•

Inicio: Predomina el optimismo, los miembros se sienten ilusionados con el proyecto que se les ha encomendado: se conocen poco, pero las relaciones son cordiales, todos ponen de su parte para evitar conflictos.

•

Acoplamiento: Los miembros son conscientes de que están obligados a entenderse si quieren sacar el proyecto adelante.

•

Madurez: El equipo está acoplado, controla el trabajo y sus miembros han aprendido a trabajar juntos. El equipo entra en una fase muy productiva.

•

Agotamiento: Buena parte del proyecto ya está realizado, quedan flecos menores y los miembros del equipo comienzan a perder ilusión en el mismo.

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CONDICIONES DE LOS OBJETIVOS DEL TRABAJO EN EQUIPO

Los objetivos de trabajo en equipo deben cumplir las siguientes condiciones:

•

Motivadores, atractivos, que impliquen un desafío.

•

Exigentes pero alcanzables. Tan negativo resultan los objetivos poco exigentes (el equipo no se esforzará, perderá motivación), como objetivos inalcanzables, absurdos (el equipo renunciará desde un principio a intentar lograrlos y si lo intenta cundirá la frustración).

•

El equipo debe disponer de los medios necesarios (técnicos y humanos) para desarrollar eficazmente la tarea encomendada.

•

•

•

El equipo debe disponer de los medios necesarios (técnicos y humanos) para desarrollar eficazmente la tarea encomendada.

Establecer un cronograma. Los plazos asignados a los proyectos suelen ser muy exigentes, pero salvo que el asunto realmente lo requiera no se debe caer por sistema en situaciones absurdas Cuando se trata de un proyecto a largo plazo es conveniente fijar

metas intermedias para que el

•

•

equipo sienta la inmediatez y luche por alcanzar estos objetivos a corto plazo.

Indicadores de desempeño. Es fundamental comunicar al equipo cuales son aquellos indicadores se van a considerar para evaluar su desempeño.

Valoración del desempeño.

Periódicamente la organización debe realizar una valoración del desempeño del equipo con vista a detectar aquellos posibles puntos débiles que convenga corregir lo antes posible.

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ROLES DENTRO DEL EQUIPO

Entre ellos se encuentran: La persona positiva, El crítico, El discutidor, El inoportuno, El bocazas, El listillo, El pícaro, El cuadriculado, El reservado, El gracioso, El organizador, El organizador, El organizador, El subempleado, El incompetente.

Cualidades del miembro ideal de un equipo de trabajo • • • • • • • •

Espíritu de equipo.

Colaborador Respetuoso: Buen carácter Leal Responsable Trabajador Inconformista 8

C

OHESIÓN, COMUNICACIÓN Y REUNIONES EN EL EQUIPO

Cohesión: La cohesión de un equipo depende de muchos factores: • • • • • •

De su composición De su tamaño Del carisma del líder Del proyecto asignado Del ambiente de trabajo Éxitos iniciales.

Comunicación: La comunicación debe darse en todas las direcciones: • •

Verticalmente: De arriba hacia abajo (es decir, del líder hacia sus colaboradores).

De abajo hacia arriba (de los colaboradores hacia el líder).

Horizontalmente: Entre los miembros del equipo

Una de las principales causas de fracaso de los equipos es la falta de comunicación y el líder es el responsable de establecer una comunicación fluida dentro del equipo.

Reuniones: Las reuniones de trabajo constituyen uno de los distintivos del trabajo en equipo. Se celebran reuniones con cierta frecuencia, persiguiendo distintos objetivos: • •

•

•

Debatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo.

Puesta en común, con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la situación del proyecto, de las líneas en las que se va avanzando, de las dificultades que van surgiendo y de las decisiones que se van tomando.

Fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, etc.).

Favorecer el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.

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PENSAMIENTO DE EQUIPO

El pensamiento de equipo describe un proceso que se desarrolla a veces dentro de los equipos de trabajo que los lleva a tener una visión particular, propia, de la realidad. Es un proceso que se desarrolla de forma gradual.

Algunas de las consecuencias negativas del pensamiento de equipo pueden ser: • • •

Se toman decisiones en base a la visión que maneja el grupo, sin explorar en profundidad otras posibles alternativas.

Al estar el equipo plenamente convencido de que su decisión es correcta no se analizan las posibles consecuencias que pudieran derivarse si esta fuera equivocada.

Tampoco se elaboran planes de emergencia por si la decisión adoptada falla.

Entre los factores que pueden incidir en que un equipo de trabajo sea más propenso al pensamiento de equipo se pueden señalar los siguientes:

• • •

Equipos de tamaño mediano o reducido donde sus integrantes trabajan muy estrechamente.

Equipos con un líder fuerte, que ejerce una intensa influencia sobre el resto de los miembros.

Equipos que confunden la cohesión con el pensamiento único, en los que se impone de forma casi obligatoria la unanimidad, aceptar la línea oficial.

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EVALUACIÓN DEL EQUIPO

La organización debe evaluar con regularidad el rendimiento del equipo de trabajo. La evaluación no va dirigida únicamente a premiar o castigar, sino especialmente a detectar posibles deficiencias y poder tomar las medidas correctoras oportunas. Esto permite al equipo tener una idea de cómo percibe la organización su desempeño. Cuando se constituye un equipo la dirección de la empresa debe dejar muy claro cuáles son los criterios que va a considerar a la hora de evaluarlo, evitando así posibles malos entendidos.

El evaluador no se debe limitar a comunicar el resultado de su evaluación, sino que debe reunirse con el jefe del equipo y explicarle el porqué de la misma y entre ambos se acordará un programa de posibles mejoras a introducir en el grupo y fijarán un sistema de seguimiento.

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GRATIFICACIONES Y SANCIONES

Gratificaciones Ante un equipo de trabajo la organización debe establecer dos niveles de gratificaciones: Uno dirigido al equipo y otro dirigido a sus miembros individualmente.

En la medida en que el equipo de trabajo responde colectivamente del trabajo realizado y de la consecución de los objetivos exigidos, la organización deberá establecer un esquema de gratificaciones extraordinarias (bonus) dirigidos al mismo. Este incentivo hará que el equipo luche por conseguir las metas, y este esfuerzo conjunto de sus miembros ayudará además a aumentar su cohesión interna.

Sanciones o feedback negativo Un líder que no utiliza su autoridad con criterio, termina perdiéndola y sin autoridad es imposible dirigir un grupo humano. La sanción o el feedback negativo deben: •

• • • • • • • • • • •

Centrarse en lo que la persona “ha hecho”, no en lo que la persona “es”.

Ser “aceptable” para quien lo recibe.

Concentrarse en pautas de comportamiento o actitudes “especificas”, no generales.

Se basa en “observaciones”, no en intuiciones.

No se debe mezclar con “juicios de valor”.

Relacionar el contenido del feedback con el valor que pueda representar para el receptor.

Se debe comprobar la comprensión del mensaje por el destinatario.

Utilizar la sanción con moderación, cuando ya no haya más remedio y de forma tal que para la persona sancionada no suponga una humillación.

Realizarse en privado, nunca en público delante de los compañeros.

Cuidar el estilo e informar al trabajador de forma detallada los motivos de la sanción.

No crear discriminaciones, ante hechos similares no se puede aplicar sanciones diferentes. Debe ser proporcional al daño causado.

Si se sancionan los errores se deben premiar los aciertos 12

EQUIPO EFICAZ

Equipo eficaz es aquél que consigue coordinar de manera óptima el esfuerzo de sus componentes obteniendo el máximo rendimiento Entre las notas distintivas de un equipo eficaz se encuentran las siguientes: • • •

• • • • •

Sabe seleccionar a sus componentes, gente con experiencia, con capacidad de trabajar en equipo, con personalidades complementarias. Gente motivada, con ganas.

Buenos profesionales permiten formar buenos equipos, pero también buenos equipos consiguen desarrollar buenos profesionales.

Se nombra un jefe de equipo con carisma, una persona capaz de conducir grupos humanos, con capacidad de organización. Una persona que sabe comunicar, motivar, exigir; una persona que se sabe ganar la confianza y el respeto de sus colaboradores.

Consigue imponer un elevado nivel de profesionalidad, el trabajo se realiza concienzudamente, con rigor, no se deja nada al azar.

Se define claramente el cometido del equipo, sus funciones, los objetivos que tiene que alcanzar.

Dentro del equipo cada miembro conoce perfectamente cuál es su papel.

El proyecto encomendado es difícil, exigente, pero alcanzable. Se trata de un proyecto ilusionante que supone un auténtico desafío profesional.

La organización presta al equipo el apoyo necesario, facilitándole los medios humanos y técnicos requeridos, el acceso a la información pertinente.

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• • •

Existe mucha comunicación dentro del equipo, la atmósfera de trabajo es de cordialidad, de respeto. Existe cohesión dentro del equipo, surge el sentimiento de compromiso.

El ambiente es de participación, los miembros exponen sus opiniones, se fomenta el debate abierto, no se intenta imponer un pensamiento único.

La crítica constructiva es bienvenida. No obstante, una vez adoptada una decisión se exige un

A veces los equipos de trabajo no terminan de funcionar, en algunos casos incluso a pesar de haberse realizado una selección muy rigurosa de sus miembros. Los motivos pueden ser numerosos. Entre ellos se pueden mencionar: • • • • • • • • • • • •

Falta de liderazgo: Objetivo mal definido Escasa comunicación: La labor de un equipo exige coordinación: Comunicación entre todos los componentes del equipo, sin comunicación la coordinación es imposible.

Desmotivación, se ofrece al equipo un proyecto interesante y luego es diferente, con trabajos rutinarios y de poca trascendencia.

Complejidad del proyecto Plazos de ejecución muy amplios Fallos en el apoyo de la organización.

Falta de apoyo del equipo directivo.

Falta de reconocimiento.

Dificultades de relación dentro del equipo.

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HABILIDADES GERECIALES PARA EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO

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CONCLUSIÓN

Todos somos miembros de diversos equipos: en el trabajo, la casa y la comunidad. La presencia de equipos en el lugar de trabajo se está generalizando cada vez más porque han demostrado ser herramientas poderosas para mejorar el desempeño de individuos y organizaciones. Por lo tanto, es importante adquirir habilidades para dirigir y participar en equipos. Desde luego, el simple hecho de reunir a ciertas personas y asignarles una tarea no las convierte en un equipo eficaz.

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BIBLIOGRAFÍA

- A., D. , S., K. (2016). Desarrollo de habilidades directivas.(9a. ed.) Pearson Educación. Recuperado de : http://www.ebooks724.com.ibero.basesdedatosezproxy.com/?il=3368. Para consultarlo, revise la carpeta "Herramientas de apoyo" (Manual bibliotecas virtuales)

- de autores, C. (2013). Manual trabajo en equipo. Editorial CEP, S.L. Recuperado dehttps://elibro.net/es/lc/biblioibero/titulos/50717. Para consultarlo, revise la carpeta "Herramientas de apoyo" (Manual bibliotecas virtuales)

https://yourstory.com/tag/papyrus/

http://en.calameo.com/

https://issuu.com/

http://www.myebook.com/index.php

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GRACIAS.