Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen Inkoop • CONTENT SERVICE • scanoplossing • voorraadbeheer • registratie
informatie
scanoplossing
Registratie
TOTAALOPLOSSING VOOR MEDISCHE HULPMIDDELEN
Content service
voorraadbeheer
INHOUD
In a nutshell...
Logistieke totaaloplossing
Medische hulpmiddelen zijn van groot
voor medische hulpmiddelen
belang in de behandeling van patiĂŤnten in
In a nutshell...
2
PatiĂŤntveiligheid en efficiency
3
Over GHX
3
Over MedNext
3
Registratie en recallprocedure
5
Wet- en regelgeving
6
Convenant medische hulpmiddelen
7
Exchange Service & Content Service
8
Secure Medical RegistrationTM (SMR)
9
Voorraadbeheer en registratie
10
Een prijsindicatie
13
Feiten en cijfers
14
De business case voor zorginstellingen
15
te ontwikkelen voor medische hulpmiddelen waarin
voorraadbeheer mogelijk, bieden een scanoplossing om barcodes te scannen en registreren verbruikte Door de koppeling van onze systemen zijn wij in staat de zorginstelling te voorzien van belangrijke managementinformatie zoals: een overzicht van de
12
14
ineengeslagen om een logistieke totaal-oplossing
medische hulpmiddelen voor toekomstige recalls.
De logistieke totaaloplossing
Sector medische hulpmiddelen
voorraadbeheersoplossing ImTrace hebben de handen
zorgen voor het beheren van artikelgegevens, maken
10
MedNext dienstverlening
GHX met haar SMR oplossing en MedNext met haar
het integraal ketenbeheer wordt verbeterd. Wij
8
GHX dienstverlening
of onderzoek niet plaatsvinden. Een zorginstelling is en het beleid van de medische hulpmiddelen.
4
6
juiste medische hulpmiddelen kan een behandeling verantwoordelijk voor de kwaliteit van de geboden zorg
Volledige traceability
Voorraadbeheer & registratie
zorginstellingen. Zonder de aanwezigheid van de
kosten per ingreep voor doorbelasting naar het juiste specialisme of de zorgverzekeraar en een overzicht van de totale waarde van de voorraad t.b.v. de balanswaarde. Deze totaal-oplossing heeft een terugverdientijd van 5 maanden en resulteert bij een gemiddelde zorginstelling in een minimale besparing van 700.000 euro in drie jaar!
2
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen Patiëntveiligheid en efficiency
Patiëntveiligheid en efficiency zijn twee focuspunten in de gezondheidszorg. Vanuit de overheid wordt door middel van nieuwe wet- en regelgeving aangestuurd op een verbetering van de patiëntveiligheid. Daarnaast zorgt de marktwerking in de zorg ervoor dat de zorginstellingen zorgvuldiger om moeten gaan met de beschikbare middelen en de efficiency van de zorgprocessen willen verhogen. GHX en MedNext werken samen met oplossingen voor zorginstellingen om deze focuspunten aan te pakken. Medische hulpmiddelen zijn de belangrijkste middelen binnen zorginstellingen. Zonder medische hulpmiddelen kunnen onderzoeken en behandelingen van patiënten niet plaatsvinden. Dit betekent ook dat medische hulpmiddelen een noodzakelijke en vaak ook hoge kostenpost met zich meebrengen. Jaarlijks kopen de Nederlandse ziekenhuizen voor circa 2,4 miljard euro aan medische hulpmiddelen in. De kosten van deze toeleveringsketen vormen de op één na grootste en snelst groeiende operationele uitgave voor de meeste zorginstellingen. Accuraat beheer van deze kapitaalgoederen zorgt voor een optimaal gebruik van middelen en gaat verspilling en misgrijpen tegen. Beheer van medische hulpmiddelen binnen zorginstellingen bestaat uit verschillende disciplines zoals: inkoop, artikel- en assortimentsbeheer, voorraadbeheer en registratie van verbruik. Zorginstellingen krijgen grip op deze logistieke keten met de systemen van GHX en MedNext.
Jaarlijks kopen de Nederlandse ziekenhuizen voor circa 2,4 miljard euro aan medische hulpmiddelen in.
Over GHX
Over MedNEXT
Als bedrijf in technologie
MedNext is
voor de gezondheidszorg
gespecialiseerd in het
helpt GHX de ziekenhuizen
ontwikkelen van software.
en leveranciers waarmee wordt samengewerkt bij
MedNext heeft standaard softwarepakketten voor
het verhogen van efficiëntie, het verlagen van kosten
zorginstellingen en biedt maatwerk om bestaande
en uiteindelijk het leveren van betere patiëntenzorg.
processen te vereenvoudigen. Onze software is
Met de grootste voetafdruk in de toeleveringsketen
gebaseerd op jarenlange praktische ervaring en onze
van de gezondheidszorg leveren wij technologie en
innovatieve denkwijze, waarbij gebruiksvriendelijkheid
strategische adviesdiensten voor de gezondheidszorg.
altijd het uitgangspunt is.
GHX helpt u bij de automatisering en elimineert
Veiligheid en betrouwbaarheid zijn twee onderwerpen
de handmatige processen in de toeleveringsketen.
die door MedNext met de grootst mogelijke zorg
Het resultaat hiervan is accuraatheid van gegevens
worden behandeld. Al onze software is voorzien van
en snellere transacties. Door betere zichtbaarheid
diverse veiligheidsvoorzieningen en werkt alleen
in de toeleveringsketen kan een daadwerkelijke
via beveiligde verbindingen. Daarnaast wordt alle
geldbesparing worden gerealiseerd en kunnen uw
data opgeslagen op uiterst betrouwbare servers
bronnen elders worden toegewezen. Dit alles wordt
die permanent worden gecontroleerd op een juiste
aangedreven door de dramatische verbeteringen
werking. Tevens worden er voortdurend back-ups
in efficiëntie die met onze oplossingen worden
gemaakt die op verschillende locaties worden
gerealiseerd.
opgeslagen zodat het systeem altijd beschikbaar is. Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
3
Volledige traceability Risico’s operatief proces verkleinen Patiëntveiligheid
operatief proces
Patiëntveiligheid staat voorop in het
Het operatief proces in zorginstellingen is een risicovolle activiteit waarbij
ziekenhuisbeleid en het dagelijks
er extra aandacht moet zijn voor de patiëntveiligheid. Veelal betreft het
handelen in zorginstellingen. Het
hoogcomplexe ingrepen waarbij ingewikkelde, hoogwaardige medische
optimaliseren en borgen van deze
hulpmiddelen worden gebruikt.
veiligheid heeft dan ook prioriteit. Ook traceability van medische
Volgens onderzoek (van de Inspectie van de Gezondheidszorg) blijkt dat van alle
hulpmiddelen heeft daarin een
zorggerelateerde schade 62% plaatsvindt rond het operatief proces. Daarom
prominente rol gekregen.
is de laatste jaren sterk ingezet op de verbetering van de operatieve zorg in
In het kader van patiëntveiligheid bestaat er bij de zorginstelling behoefte aan adequate traceerbaarheid van medische hulpmiddelen die worden verbruikt in het operatief proces. Het zorgteam kan op deze manier op elk gewenst moment controleren of de benodigde medische hulpmiddelen aanwezig zijn en in het geval van een recall kunnen de betreffende patiënten worden getraceerd.
zorginstellingen. Mede door de problemen die ontstonden met de PIP borstimplantaten in 2011 is de discussie rond de registratie van implantaten door medische instellingen aangewakkerd. Het maken van recalls is in lang niet alle gevallen mogelijk gebleken terwijl dit een vereiste is in het kader van patiëntveiligheid. De overheid is dan ook gestart met een onderzoek naar verplichte registratie van implantaten. Daarnaast toetst de Inspectie voor de Gezondheidszorg zorginstellingen op de traceerbaarheid van implantaten.
62% van de zorggerelateerde schade vindt plaats rond het operatief proces
Werkwijze voor volledige traceability Centrale voorraad Bestelling geplaatst bij leverancier.
Bestelde producten worden afgeleverd.
Producten die verbruikt zijn in het operatief proces worden gekoppeld aan het intern patiëntnummer t.b.v. recalls en EPD
Producten verbruikt in het operatief proces worden doorgezet naar het ERP voor herbestelling en kostenoverzichten.
4
Producten worden aangemeld in het systeem.
Producten die verbruikt worden in het operatief proces worden geregistreerd
Producten Decentrale voorraad worden toegevoegd aan de voorraadlocatie
Afdelingsvoorraad
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Producten worden toegevoegd aan de afdelingsvoorraad
Registratie en recallprocedure Traceerbaarheid in de gehele keten Registratie en traceerbaarheid en recall
In zorginstellingen worden medische hulpmiddelen gebruikt bij de behandeling van patiënten. De leveranciers van medische hulpmiddelen zijn verplicht een recallprocedure te starten indien blijkt dat een geleverd hulpmiddel niet aan de gewenste kwaliteitseisen heeft voldaan. De zorginstelling dient de hulpmiddelen direct te verwijderen uit de voorraad, zodat deze in de toekomst niet meer gebruikt kunnen worden. Als er sprake is van risico’s voor de patiënt zal deze getraceerd en ingelicht moeten worden en indien nodig moet het product verwijderd worden tijdens een operatieve ingreep. Een adequaat voorraadbeheerssysteem met recallregistratie helpt de zorginstelling de betreffende hulpmiddelen snel te lokaliseren en eventuele betrokken patiënten te identificeren.
De recallprocedure
De recallprocedure van implantaten en steriele medische hulpmiddelen is een belangrijk kwaliteitsinstrument voor een medische instelling. In 2009 heeft het RIVM onderzoek gedaan naar de recallprocedures die gehanteerd worden in ziekenhuizen. De kwaliteit van deze recallprocedures laat te wensen over: veelal ontbreekt een centrale recallcoördinator, zijn er onduidelijkheden over de interne communicatie, kan een implantaat of medisch hulpmiddel niet getraceerd worden en is de evaluatie van de risico’s
LevencyclUs
Hieronder is de levenscyclUs van steriele medische hulpmiddelen (SMH) weergegeven.
voor de patiënt niet opgenomen. Het RIVM stelt dat de afhandeling van een recall.
Verloop gewenste RECALLPROCEDURE
RECALL
afdeling Inkoop een belangrijke sleutelrol speelt in de
Hieronder is de recallprocedure van steriele medische AFDELING INKOOP
Het ziekenhuis ontvangt SMH bij de afdeling logistiek
De afdeling inkoop ontvangt de recall. Indien het een artikel betreft dat in het ziekenhuis gebruikt wordt, zal de recall doorgezet worden naar de Medisch Middelen Afdeling en behandelaar. AFDELING MEDISCH MIDDELEN
SMH worden na ontvangst opgeslagen op de gewenste voorraadlocatie
VOORRAADBEHEER
hulpmiddelen (SMH) weergegeven.
De leverancier verstuurt bestelde SMH naar het ziekenhuis
De Medisch Middelen Afdeling controleert waar de artikelen zich in de voorraad en afdelingsvoorraden.
SMH worden verbruikt op de OK, niet verbruikte SMH gaan terug naar de voorraadlocatie.
DE BEHANDELAAR
Patiëntgegevens zijn beschermd in privacywetgeving. Indien de betrokken patiënten van een artikel getraceerd dienen te worden zal dat uitgevoerd moeten worden
REGISTRATIE
bevinden en verwijdert deze uit het magazijn
SMH zijn geïmplanteerd of verbruikt bij de patiënt.
door de behandelaar. Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
5
Wet- en regelgeving voorraadbeheer & registratie WETGEvING, rICHTLIjNEN, vELDNorMEN EN vANGNETCrITErIA
Het operatief proces is uiterst risicovol voor patiënten. De IGZ doet al jaren onderzoek naar het operatief proces om risico’s voor patiënten te verminderen en de patiëntveiligheid structureel te verbeteren. Patiëntveiligheid betreft het voorkomen van onbedoelde schade aan de patiënt. bij het bevorderen van de patiëntveiligheid gaat het niet primair om het vermijden van complicaties en ongewenste uitkomsten, maar om het optimaliseren van het zorgproces, waardoor de kans op vermijdbare schade zoveel mogelijk wordt beperkt. verschillende veldpartijen hebben op basis van het inspectieonderzoek delen van het operatieve proces vastgelegd in richtlijnen waarmee (veiligheids-)normen zijn bepaald. De IGZ heeft de verschillende richtlijnen en veldnormen verwerkt in een toetsingskader en controleert zorginstellingen op consequente naleving van normen,
checklist
richtlijnen en afspraken.
In het kader van voorraadbeheer en registratie moet een medische instelling:
voorrAADbEHEEr
In het operatiekamercomplex van medische instellingen
.
het beleid met betrekking tot traceerbaarheid van implantaten en steriele medische hulpmiddelen
worden alle planbare en acute operaties verricht die
hebben vastgelegd en geborgd.
anesthesiologische ondersteuning behoeven. Tot 50% van alle opgenomen patiënten in een ziekenhuis ondergaat een
.
implantaten kunnen traceren tot de patiënt.
operatie (bron: IGZ). Een operatieve ingreep bestaat veelal
.
alle implantaten met batch en lotnummer vastleggen in het medisch dossier.
uit een opeenvolging van complexe acties waarbij operatiespecifieke medische hulpmiddelen worden gebruikt. Deze
.
medische hulpmiddelen kunnen voor eenmalig gebruik
sprake is van achteruitgang van de kwaliteit en of
zijn, disposables genaamd, of voor meervoudig gebruik. Het is van het grootste belang dat deze medische hulpmiddelen op het juiste moment beschikbaar zijn. voorraadbeheer
de aangegeven vervaldatum is overschreden. .
de aanwezige (disposable) steriele medische
veldnormen, richtlijnen en vangnetcriteria opgesteld om manier vorm te geven.
te allen tijde garant kunnen staan voor de veiligheid (steriliteit en functionaliteit) van
biedt hierbij de oplossing. verschillende instanties hebben voorraadbeheer in het operatiekamercomplex op een juiste
op vastgestelde tijdstippen controleren of er
hulpmiddelen. .
alleen toegang tot patiëntgegevens verlenen aan zorgmedewerkers als deze rechtstreeks betrokken zijn bij de behandeling van de patiënt en dat
rEGISTrATIE (rECALL)
Het ziekenhuis is te allen tijde verantwoordelijk voor de veiligheid van de implantaten en steriele medische hulpmiddelen. Mocht er na verloop van tijd een recall van een product zijn, dan moet het ziekenhuis de betrokken patiënten kunnen traceren. volgens het rIvM
overige medewerkers slechts toegang mogen krijgen voor zover dat voor hun functie in het beheer noodzakelijk is.
WHITEPAPEr
briefrapport ‘recall van medische hulpmiddelen’ vervult
Learning Support heeft in november 2013 een whitepaper
de afdeling Inkoop hierin een belangrijke rol. om recalls
geschreven over de verschillende normen en richtlijnen die
van implantaten en steriele medische hulpmiddelen tot
van toepassing zijn op registratie
op patiëntniveau mogelijk te maken dient er rekening
en voorraadbeheer van medische
gehouden te worden met verschillende wetten, richtlijnen
hulpmiddelen in het zorg-
en veldnormen. Zeker de privacywetgeving omtrent
instellingen. vraag een exemplaar
patiëntgegevens vervult hierin een sleutelrol.
aan via www.learningsupport.nl
6
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Wet- en regelgeving Convenant medische hulpmiddelen Convenant Veilige Toepassing van Medische Technologie In november 2011 hebben de NVZ,
De term medische technologie
NFU en Revalidatie Nederland het
In het convenant is bewust de term ‘medische technologie’
Convenant “Veilige toepassing
gebruikt omdat het ruimer is dan ‘hulpmiddel’. Een
van medische technologie” in het
hulpmiddel is iets dat gebruikt of verbruikt wordt,
ziekenhuis gepubliceerd. Het doel
technologie is de toepassing van wetenschap in de
van dit convenant is het gebruik
techniek. Het convenant beschrijft het waarborgen van de
van medische technologie veiliger te maken.
kwaliteit van beide onderdelen. Het hulpmiddel moet veilig
Het convenant beschrijft dat de eindverantwoordelijkheid van de kwaliteit en de veiligheid van de patiëntenzorg
zijn, net als de toepassing ervan. In de praktijk bestaat er
soms onduidelijkheid over de interpretatie van het begrip medische technologie. Binnen dit begrip vallen zowel
bij de raden van bestuur ligt. Daarnaast richt het
medische hulpmiddelen als medische appartuur.
convenant zich op de hele levenscyclus van medische technologie binnen het ziekenhuis. Het convenant moet worden gezien als een integraal onderdeel van het
checklist Het Convenant verplicht de ziekenhuizen
veiligheidsmanagementsysteem van een ziekenhuis.
om een kwaliteitssysteem in te richten met
Deze norm is sinds 2013 van kracht.
procedures voor alle fases van de levenscyclus van medische technologie zoals:
Consultancy
.
MedNext en GHX ondersteunen, adviseren en
vervangingen, proefplaatsingen en zicht- en
begeleiden organisaties in de zorgsector. Wij luisteren naar de branche zodat wij op de hoogte zijn van
leenapparatuur. .
de laatste stand van zaken in trends en wet- en Wij beloven geen gouden bergen, kunnen niet alles en zullen de organisatie niet onnodig op zijn kop zetten. Wij
hulpmiddelen. .
afwijkingen en afvoer van afgekeurde apparatuur. .
registratie van relevante informatie.
operatiekamercomplex van een zorginstelling.
Focus
Wij kiezen voor kwaliteit en zijn van mening dat kwaliteit alleen te behalen is door FOCUS. Wij richten ons op het meest kritieke probleem en komen met innovatieve ideeën om het probleem aan te pakken.
Procedures voor verdeling van verantwoordelijkheden, kwaliteitsbewaking en
zorginstellingen en de werkprocessen binnen het
Van probleem
Procedures voor recalls, gevaarmeldingen en incidenten, gebruik van technologie met
kiezen voor kwaliteit en zijn van mening dat kwaliteit liggen in de kennis over medische hulpmiddelen in
Procedures voor onderhoud en validaties, reiniging en desinfectie, opslag van (steriele) medische
regelgeving.
alleen te behalen is door focus. Ons hart en expertise
Procedures voor nieuwe medische technologie,
Resultaten Wij zorgen voor resultaten, helpen de zorginstelling kansen te grijpen en terwijl wij werken aan het beste eindresultaat blijven wij continu op zoek naar manieren om meerwaarde te leveren aan het project.
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Flexibel
Naar oplossing
Geen enkel pad van probleem naar oplossing is vooraf precies te bepalen. Gedurende elk project ontstaan nieuwe problemen waardoor de aanpak verandert. Wij zijn flexibel en leiden de organisatie naar de best mogelijke oplossing.
7
Exchange Service & Content Service Inkoopberichten en Artikelinformatie EffICIëNTErE SUPPLy CHAIN
CoNTENT SErvICE
Ieder jaar geven ziekenhuizen miljoenen euro’s uit aan de
De dynamiek op de zorgmarkt vraagt om een content
aanschaf van medische hulpmiddelen om kwaliteitszorg te
strategie die meer inhoudt dan het opschonen van
bieden. De supply chain is de op één na grootste en snelst
gegevens en het afstemmen van catalogus en artikel
groeiende kostenpost voor de meeste zorgaanbieders. Waar stambestand. Aan de basis van een succesvolle de zorgsector naar manieren zoekt om de stijgende kosten
handelsrelatie ligt een geautomatiseerde strategie voor
te drukken en de efficiëntie te verhogen, biedt de supply
contentdistributie. Een strategie die ondersteuning,
chain veel gelegenheid tot verbetering. Als ’s werelds
verbetering en synchronisatie van de systemen van
grootste speler op het gebied van de supply chain in de
het ziekenhuis en de leverancier biedt met zo min
gezondheidszorg zet GHX zich in om deze verbeteringen in
mogelijk onderhoud en redundantie. Het beschikbaar
de sector mogelijk te maken met een reeks producten en
stellen van overzichtelijke en complete catalogi met
diensten die speciaal zijn ontworpen om het bestelproces
netto contractprijzen leidt tot een betere uitnutting van
efficiënter te laten verlopen.
contracten en hoge kwaliteit orders.
EXCHANGE SErvICE
GHX biedt hulpmiddelen om product- en prijsgegevens in
GHX is een robuust en betrouwbaar technologieplatform waarmee zorgaanbieders en leveranciers via één internetaansluiting elektronisch zaken kunnen doen met vele handelspartners. Gegevens van zorgaanbieders en leveranciers worden gesynchroniseerd om de juistheid van de transacties te waarborgen die via het uitwisselingssysteem worden verstuurd, zoals inkooporders, orderbevestigingen en elektronische facturen. • Elektronisch bestellen zonder handmatige tussenkomst • Eén aansluitingspunt voor het bekijken, uitwisselen en beheren van al uw berichtenstromen in de
toeleveringsketen (van EDI en faxinkooporders tot facturen) • Automatische ontvangst van facturen rechtstreeks bij uw bestaande inkoop- en financiële systemen
8
een virtueel artikelstambestand te beheren. Nauwkeurige gegevens leiden tot overzichtelijke bestellingen en facturen, minder fouten, een beter inkoopbeleid en meer inzicht in de uitgaven. • bestandsbeheer wordt beheersbaar, minder tijd nodig voor operationele inkooptaken
• foutreductie door 1 bron van waaruit alle systemen worden gevoed
• Actuele productinformatie, drastische vermindering van prijsafwijkingen tussen de order en de factuur
• Integratie met het ErP systeem of veilig onafhankelijk online systeem
• Geautomatiseerde content synchronisatie
• Implementatie van industrienormen zoals GS1
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Secure Medical registration ™ (SMr) Zorgeloos Scannen SECUrE MEDICAL rEGISTrATIoN™ bArCoDE HErkENNING, Met Secure Medical registration ™ (SMr) is het mogelijk om HErLEIDEN EN AANvULLEN met één scanhandeling te administreren, te registreren en
te bestellen. Tijdrovend en moeizaam gegevens vastleggen behoort met deze dienstverlening tot het verleden. GHX heeft met SMr een unieke methode ontwikkeld die zorgverleners snel en makkelijk gegevens laat vastleggen en raadplegen. De SMr dienstverlening werkt met een multifunctionele scanner die communiceert met een beveiligd websysteem. De volgende gegevens worden gescand: • verpakking (artikel en lotnummer) • patiënt
De beveiligde SMr applicatie ontvangt de door u verzonden data. De data wordt na verwerking in de applicatie klaargemaakt voor verzending naar uw systemen. GHX is in staat informatie behorende bij het gescande product toe te voegen. Zo is op basis van het eerder gescande
artikelnummer ook de artikelomschrijving en verdere artikelinformatie, zoals de nettoprijs, voor u beschikbaar. De gegevens worden aangevuld met informatie uit een prijs- en artikellijst.
• behandelaar
Deze catalogus is vooraf door het
• type ingreep • eventueel andere essentiële velden. SMr zorgt ervoor dat de gescande gegevens worden gecontroleerd, aangevuld en doorgestuurd naar de betrokken afdelingen in het ziekenhuis en haar leveranciers. De verzonden gegevens kunnen direct worden verwerkt in uw gebruikte informatiesysteem, zoals het EPD,
ziekenhuis goedgekeurd. Hierdoor wordt er alleen correcte en actuele informatie toegevoegd.
voorDELEN SMr: .
Automatisch aansturen van voorraad-beheerssysteem
.
Door koppeling van materiaalverbruik aan ingreep betere patiëntveiligheid
ZIS of ErP.
.
DATA TrANSPorT NAAr APPLICATIES
.
betere en zuivere doorbelasting aan resultaat verantwoordelijke Eenheden Accuratere en gedetailleerdere management rapportages
Alle gescande en verrijkte data is beschikbaar voor
overige systemen
verwerking in al uw applicaties. U bepaalt zelf welke informatie u in een toepassing van uw systeem wenst te ontvangen. De verzending van de data werkt als een ‘digitale snelweg’, bij elke afrit staat een toepassing van uw
CSA
Landelijke registratie
EPD
systeem de gegevens op te wachten, zoals het EPD, ZIS of ErP.
voorraad beheer
ZIS
ErP- interne aanvragen Afspraken systeem
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
recall database bestel systeem
9
ImTrace Voorraadbeheer en Registratie ImTrace
In een tijd waarin het aantal medische hulpmiddelen in ziekenhuizen en klinieken steeds verder groeit is het moeilijk en tijdrovend om overzicht te houden op de voorraad en het verbruik van medische hulpmiddelen. ImTrace is een softwarepakket van MedNext waarin de voorraad- en verbruiksgegevens van medische hulpmiddelen worden opgeslagen. De software geeft inzicht waar een medisch hulpmiddel zich bevindt, wat de actuele voorraad is en bij welke patiĂŤnt het is verbruikt. Het systeem controleert de expiratiedata van de voorraad en verstuurt een signaal wanneer een artikel dreigt te verlopen. Dankzij een eenduidige gebruiksvriendelijke gegevensinvoer en opslag van informatie is elk specifiek hulpmiddel eenvoudig te traceren. Daarnaast kan het systeem rapportages en statistieken genereren die direct inzicht geven in de actuele
Een operatieve ingreep bestaat veelal uit een opeenvolging van complexe acties waarbij operatie-specifieke medische hulpmiddelen worden gebruikt. Deze medische hulpmiddelen kunnen voor eenmalig gebruik zijn, disposables genaamd, of voor meervoudig gebruik.
Kostenbesparend effect van voorraadbeheer
Omvang voorraadbeheer operatiekamer
Naast de verplichte taken van
Zoals omschreven omvat de voorraad
voorraadbeheer hebben automatische
van het operatiekamercomplex
controle en verbruiksgegevens van
een grote diversiteit aan medische
medische hulpmiddelen ook een groot
hulpmiddelen. Om grip op
kostenbesparend effect.
deze voorraad te krijgen zal het voorraadbeheersysteem naast het bijhouden van aantallen ook een controlerende functie moeten krijgen. Vanuit de verschillende wetgeving, richtlijnen, veldnormen en vangnetcriterea kunnen de specificaties van dit voorraadbeheersysteem worden opgesteld.
Positieve effecten van het voorraadbeheersysteem zijn: .
een afname van de voorraadhoogte.
.
afname van derving door verlopen expiratiedata.
.
door automatische controle wordt tijd en daarmee geld bespaard.
situatie of van een gewenste periode.
Voorraadbeheer medische hulpmiddelen
In het operatiekamercomplex van
medische instellingen worden alle planbare en acute operaties verricht die anesthesiologische ondersteuning behoeven. Tot vijftig procent van alle opgenomen patiĂŤnten in een ziekenhuis ondergaat een operatie.
10
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Registratie van implantaten en prothesen
Invoer van gegevens
ImTrace van MedNext ondersteunt verschillende invoertechnieken.
Zorginstellingen zijn verplicht de
Het systeem is niet afhankelijk
traceerbaarheid van implantaten
Het is van belang dat gegevens
van barcode-labels op
en prothesen te waarborgen. Er zijn
van geïmplanteerde medische
productverpakkingen of barcode-
in Nederland enkele verenigingen
scanners. Indien de zorginstelling het
van medische specialisten die een registratiesysteem onderhouden voor onderzoeks- en registratiedoeleinden. Deze werkwijze maakt alleen de
scannen van barcodes gefaciliteerd heeft kan ImTrace deze gegevens geautomatiseerd verwerken. Als deze invoertechniek niet van toepassing is
traceerbaarheid van beperkte selectie geïmplanteerde implantaten en prothesen van deelnemende zorginstellingen mogelijk. Daarnaast heeft een extern opgeslagen
Gegevens over het verwijderen van implantaten of prothesen
doordat er bijvoorbeeld geen barcode
hulpmiddelen worden opgeslagen. Echter ook het verwijderen van implantaten of prothesen kan verwerkt worden in ImTrace zodat patiënten niet onnodig opgeroepen worden.
op de verpakking aanwezig is, kunnen nieuwe registraties ook handmatig ingevoerd worden.
registratie te maken met verschillende privacy-issues.
Een barcode als invoertechniek
Er zijn veel verschillende invoertechnieken om gegevens van producten in te voeren in computersystemen. Dit kan handmatig door gegevens via het toetsenbord door te geven aan het systeem. Ook automatische invoertechnieken zoals een barcode, magneetstrip, RFID of stemherkenning kan mogelijk zijn. De keuze voor een invoertechniek is afhankelijk van de beschikbare middelen in de zorginstelling en de ondersteuning op de productverpakking. Als automatische identificatie wordt ondersteund kan deze gebruikt worden, echter indien er geen ondersteuning is op de productverpakking kan handmatige invoer de oplossing bieden. Het registratiesysteem van MedNext zorgt voor een interne oplossing
Automatische identificatie
waarbij het doel is; het zorgen dat
kan onder meer met een
betrokken patiënten bij een recall
barcode of een RFID-tag.
geïdentificeerd kunnen worden. interne patiëntnummer als indirecttraceerbaarheid te garanderen.
Handmatig
Barcode
Radiosignalen
RFID (Radio frequency identification) is een technologie om op afstand
In het systeem wordt enkel het persoonsgegevens gebruikt om
Barcode of een RFID-tag
informatie op te slaan en af te lezen via radiogolven. Een RFID-tag is niet per definitie beter dan een barcode. Het grote verschil tussen de twee technieken is dat de barcode altijd zichtbaar moet zijn voor de scanner om bruikbaar te zijn en een RFID-tag kan gelezen worden zolang deze binnen het bereik van de ontvanger is. RFID-technologie zal barcodes in de toekomst waarschijnlijk niet helemaal kunnen vervangen. Het voordeel van een barcode is dat deze veel goedkoper is dan een RFID-tag.
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
11
De logistieke totaaloplossing Content Service, SMR en ImTrace De kracht van de samenwerking
Voor het eerst zijn ziekenhuizen in staat
MedNext met de voorraadbeheersoplossing ImTrace
voorraad- en verbruiksinformatie op te slaan in een
barcodegegevens te scannen van hulpmiddelen en de
GHX met de content service en SMR oplossing en
softwaresysteem. Het zorgteam heeft een instrument
hebben de handen ineengeslagen om een logistieke
waarmee de sterlititeit en voorraadniveaus van medische
totaal-oplossing te ontwikkelen voor medische
hulpmiddelen automatisch wordt gecontroleerd.
hulpmiddelen waarin het integraal ketenbeheer
Daarnaast zijn wij door koppeling van onze systemen
wordt verbeterd. Wij zorgen voor het beheren van artikelgegevens, maken voorraadbeheer mogelijk, bieden
in staat het ziekenhuis te voorzien van belangrijke
recalls.
specialisme of zorgverzekeraar en een overzicht van de
een scanoplossing om barcodes te scannen en registreren managementinformatie zoals: een overzicht van de kosten per ingreep voor doorbelasting naar het juiste verbruikte medische hulpmiddelen voor toekomstige
totale waarde van de voorraad t.b.v. de balanswaarde.
DE Totaaloplossing
Content
Hieronder staat de
totaaloplossing van GHX en MedNext
Content service
Artikelgegevens van medische hulpmiddelen zijn altijd up-to-date met de content service van GHX. De gegevens kunnen gekoppeld
weergegeven zoals deze in een
worden aan het ERP systeem dat daardoor ook wordt voorzien
ziekenhuis gebruikt kan worden.
van accurate artikelinformatie zoals prijs, besteleenheid, etc. Deze gegevens vormen de basis van de totaal-oplossing waardoor ook
SMR
Levering
kosten (per ingreep) kunnen worden meegenomen in rapportages.
PRODUCT CHECK-IN
Behandeling - PRODUCT CHECK-OUT
Op de verschillende voorraad-
locaties worden de producten
Producten die tijdens het operatief proces
een product altijd worden
waardoor deze worden verwijderd uit
zijn verbruikt worden geregistreerd,
ingecheckt. Hierdoor kan getraceerd.
Rapportage
IMTRACE
de voorraad en opnieuw besteld kunnen worden.
Behandeling
Rapportage
Door registratie van ver-
SMR
bruikte producten, gekoppeld met prijsinformatie, worden kosten-overzichten en
statistieken gemaakt. Ook voorraadniveaus worden
geanalyseerd en bijgesteld.
Recall
IMTRACE RECALL-DATABASE
Bij een behandeling waarbij een medische hulpmiddel is verbruikt wordt dit verbruik geregistreerd. In
RECALL In verband met de wetgeving rondom medische gegevens van patiënten zal in het geval van een recall de behandelaar de patiënt moeten identificeren en indien
het kader van privacywetgeving worden enkel een beperkt aantal gegevens geregistreerd: - Intern patiëntnummer
- Alle productgegevens van de verbruikte medische hulpmiddelen
- Algemene data als: behandelaar, datum etc.
nodig inlichten.
12
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Een prijsindicatie Content Service, SMR en ImTrace Een ziekenhuis
De belangrijkste systemen in ziekenhuizen
Een ziekenhuis is een instelling waar professionele
ERP - ERP staat voor Enterprise Resource Planning en wordt
zorg wordt verleend aan zieken en gewonden. Deze zorg wordt verleend door artsen, medisch specialisten en verpleegkundigen. Een ziekenhuis bestaat uit veel verschillende afdelingen. Deze afdelingen kunnen in één gebouw zijn gehuisvest of door fusies en gebrek aan ruimte
beschouwd als het centrale zenuwstelsel van de instelling.
Het ERP verzamelt en verwerkt informatie zodat inzicht verkregen wordt in de logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen.
ZIS - ZIS staat voor ziekenhuisinformatiesysteem en onder-
verspreid zijn over meerdere gebrouwen en locaties.
steund de instelling administratief en eventueel zorgproces-
Software in het ziekenhuis
te beheren en ter ondersteuning van de logistiek van het
inhoudelijk. Het systeem wordt gebruikt om patiëntgegevens
In een ziekenhuis zijn over het algemeen veel verschillende softwaresystemen in gebruik. Het is daarom niet vreemd dat het management nieuwe specifieke software ter discussie stelt. Het is belangrijk te onderzoeken of een speciaal softwarepakket met specifieke functionaliteit het zorgproces kan verbeteren of ondersteunen. Meer eilandjesoplossingen moeten voorkomen worden. Het is echter wel van belang realistische verwachtingen te formuleren van een softwarepakket, zodat niet het onmogelijke wordt verwacht.
Een prijsindicatie
In deze tabel staat de prijsopbouw van
zorgproces en het facturatieproces.
EPD - EPD staat voor elektronisch patiëntendossier
hierin worden medische patiëntengegevens in digitale
vorm bewaard. Het doel van een EPD is om het huidige of toekomstige zorgproces rondom een patiënt te
ondersteunen. De algemene bewaartermijn van een medisch dossier is 15 jaar waarna het dossier vernietigd moet worden. De totaaloplossing zorgt ervoor dat de noodzakelijke
informatie over voorraad, verbruik, logistieke patiëntinformatie
en medische informatie in het juiste systeem wordt opgeslagen.
Operatiekamer
Specialistische afdeling
Laboratorium
de totaaloplossing weergegeven met een indicatieprijsopgaaf. Afdelingen ziekenhuis
Het operatiecentrum biedt faciliteiten voor het uitvoeren van alle operaties voor verschillende specialismen. Vb: 10 OK’s met 12 scanners.
Specialistische afdeling of centra zoals; HCK-afdeling, kinderchirurgie, radiologie of POK. Vb: 6 scanners.
Het laboratorium voert onderzoek uit voor de diagnose en follow-up van ziekten. Vb: 2 scanners.
Content service
Beheer van de artikelen van 30 leveranciers naar keuze € 1500 per maand.
Beheer van de artikelen van 20 leveranciers naar keuze € 1000 per maand.
Beheer van de artikelen van 10 laboratoriumleveranciers naar keuze € 500 per maand.
Secure Medical Registration ™ (SMR)
Starttarief SMR € 1000 per maand en € 50 per scanner. Totaal: € 1600 per maand.
Starttarief SMR € 500 per maand en € 50 per scanner. Totaal: € 800 per maand.
Starttarief SMR-LAB € 500 per maand en € 50 per scanner. Totaal: € 600 per maand.
ImTrace
Gebruik van softwaresysteem op OK-cemtrum (onbeperkt gebruikers) € 2450 per maand.
Gebruik van softwaresysteem op afdeling (onbeperkt gebruikers) € 1495 per maand.
Gebruik van softwaresysteem op Lab (onbeperkt gebruikers) € 1495 per maand.
€ 5.550 per maand
€ 3.295 per maand
€ 2.595 per maand
De totaaloplossing kan gebruikt worden in verschillende afdelingen binnen het ziekenhuis. Er gelden speciale tarieven voor de verschillende afdelingen. Beheren van ziekenhuis specifieke productcatalogus met artikelgegevens waaronder barcodeinformatie t.b.v. de SMR-oplossing. Eenvoudig vastleggen van gegevens door het scannen van barcodes met een multifunctionele scanner.
Voorraad- en verbruiksgegevens van medische hulpmiddelen vastleggen en beheren middels een gebruiksvriendelijke softwareoplossing.
Totaal maandtarief
Incl. servicecontract en beveiligingsupdates.
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
13
Feiten en cijfers Sector medische hulpmiddelen Uitgave per segment
medische hulpmiddelen
uitgave per type instelling
3%
9%
14%
De definiëring van ‘medische
23%
hulpmiddelen’ is niet eenvoudig weer te geven. Een definitie die
25%
enigszins duidelijkheid verschaft
25%
59%
43%
is vastgelegd in de Wet op de medische hulpmiddelen en omvat een enorm breed assortiment aan producten. Deze producten kunnen uiteenlopen van MRI-scanners tot pleisters en van knieprothesen tot rolstoelen.
Segment medische hulpmiddelen
Uitgaven MH
Type zorginstelling
Uitgaven MH
Medische verbruiksgoederen
ca. € 950 miljoen
Algemene ziekenhuizen
€ 1.287 miljoen
Prothesen en implantaten
ca. € 550 miljoen
Academische ziekenhuizen
€ 540 miljoen
Medische apparatuur
ca. € 500 miljoen
Categoriale ziekenhuizen
€ 60 miljoen
Chirurgisch instrumentarium ca. € 200 miljoen
Overige zorginstellingen
€ 300 miljoen
Totaal
Totaal
€ 2.187 miljoen
ca. € 2.200 miljoen
Sectorstudie
GS1 business case
Een belangrijk knelpunt met betrekking tot het beleid
In de GS1 business case ‘Patiëntveiligheid en efficiency in de
voor medische hulpmiddelen is het gebrek aan informatie.
OK’ uit 2011 is berekend dat ziekenhuizen tussen de 100 en
In 2011 is in opdracht van het NMA en minsterie van
170 miljoen euro kunnen besparen indien er automatische
VWS een Sectorstudie medische hulpmiddelen verricht
controle van de voorraad steriele medische hulpmiddelen
(*1). Deze sectorstudie geeft een beeld van de volledige
plaatsvindt. De grootste winst is te halen in het verlagen
medische hulpmiddelen markt in Nederland. Het rapport
van derving met 80 procent (door het ontbreken van
maakt gebruik van gegevens over de periode 2008-2010.
controle op steriliteit van de voorraad moeten artikelen
In de studie wordt een uitgavestijging voor medische
waarbij de houdbaarheidsdatum is verstreken worden
hulpmiddelen van 5% per jaar verondersteld.
afgeschreven). Daarnaast kan de voorraad met 20 procent verminderd worden wat resulteert in een lagere handelingskosten.
De marktsegmenten De markt voor medische hulpmiddelen kan worden onderverdeeld in vier segmenten:
Kerngetallen medische hulpmiddelen (MH) volgens
• Medische verbruiksgoederen (disposables)
onderzoek GS1
Zoals: hechtmaterialen, verbandmiddelen en spalken.
• Prothesen en implantaten
Zoals: hartkleppen, knie en heupimplantaten.
• Medische apparatuur
Zoals: couveuses, infuuspalen en beademingsapparatuur.
• Chirurgisch instrumentarium
Zoals: endoscopen, positioneringsmateriaal, botzaag.
Conservatief Optimistisch
Reduceren balans voorraad
20%
30%
Waste percentage
5%
8%
Reduceren waste
80%
80%
Handelingskosten
25%
25%
(vast percentage van de voorraad)
De kerngetallen van GS1 komen voort uit ervaringen
BRONVERMELDING BRON: 1 = Sectorstudie medische hulpmiddelen - Onderzoek naar de structuur en werking van de markt voor medische hulpmiddelen, december 2011, door Ecorys - in opdracht van NMA en ministerie van VWS.
14
Omschrijving
en bevindingen van het UMC Nijmegen, UMC Utrecht, Ziekenhuisgroep Twente en het St. Antonius ziekenhuis
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Feiten en cijfers De Business case voor zorginstellingen De business case
De baten
Baten voor de patiËntveiligheid
GHX en MedNext zijn nauw
Voorraadbeheer en registratie van
betrokken bij de praktijk. Hierdoor
medische hulpmiddelen heeft
zijn wij in staat problematiek
voordelen voor patiëntveiligheid en
rondom medische hulpmiddelen
logistiek.
direct te signaleren.
Baten voor de logistiek
voorraadgegevens worden er extra
de 100% traceability van medische
voorraden aangelegd.
hulpmiddelen in ziekenhuizen.
› Door controle van expiratiedata
Wij hebben de markt onderzocht
wordt derving tegengegaan.
en hebben geen product/dienst gevonden die een kwaliteitsGezamenlijk hebben wij besloten niet af te wachten; wij hebben de probleemstelling onderzocht en een werkbare oplossing ontworpen die
› Gestroomlijnde registratie door het scannen van barcodes. › Door de automatische koppeling van patiëntnummer met de verbruikte medische hulpmiddelen zijn patiënten
› In het geval van een recall kunnen
oplossing biedt voor deze wens.
› Betere recall-procedures doordat instellen te traceren zijn.
voorraadniveau. Zonder acurate
behoefte is aan een oplossing voor
met een voorraadsysteem. producten door de gehele
› Het verlagen van het
Wij hebben geconstateerd dat er
› Misgrijpen is niet meer mogelijk
in het geval van een recall
medische hulpmiddelen direct
snel te identificeren. Hierdoor
getraceerd worden. De tijdwinst
wordt het opslaan van papieren
hiervan kan oplopen van enkele
patiëntdossiers met deze
uren tot dagen per geval.
informatie overbodig.
werkt voor ziekenhuizen. TERUGVERDIENMODEL VOOR een gemiddeld ok-complex met 10 ok’s Jaar 1
Jaar 2
Jaar 3
Kerngetallen
Conclusie
Veranderende wet- en regelgeving zorgt voor kwaliteitsverbetering
Omzet goederen (medische hulpmiddelen)
€
5.500.000
€
5.500.000
€
5.500.000
Waste percentage (5%)
€
275.000
€
275.000
€
275.000
Voorraadwaarde prothesen en implantaten
€
2.000.000
€
2.000.000
€
2.000.000
Handelingskosten voorraad (25% voorraad)
€
500.000
€
500.000
€
500.000
Reduceren balans voorraad (20%)
€
400.000
€
400.000
€
400.000
hieraan bij. Er is nu nog geen inzicht in
Waste reductie (80% van de waste)
€
220.000
€
220.000
€
220.000
verbruikte medische hulpmiddelen.
Reductie handelingskosten van voorraad
€
100.000
€
100.000
€
100.000
Hierdoor worden processen
€
320.000
€
320.000
€
320.000
inefficiënt, is er een verhoogd risico
€
35.000
€
35.000
Afschrijvingen hardware
€
4.000
€
4.000
€
4.000
Softwarepakketten en servicecontracten
€
66.600
€
66.600
€
66.600
Extra personeelskosten
€
nihil
€
nihil
€
nihil
€
70.600
€
73.000
€
73.000
€
213.400
€
462.800
€
712.200
Besparingen
Totaal besparingen
in zorgprocessen waardoor de patiëntveiligheid verhoogd wordt. De toetsingsdruk van de IGZ draagt de actuele voorraad en registratie van
op onnodige fouten en kan er geen
Eenmalig kosten Inrichten & aanpassen van systemen Totaal eenmalige kosten
kostenberekening van een operatie gemaakt worden.
Terugkerende kosten
Totaal terugkerende kosten
ROI van een zorginstelling
Logistieke totaaloplossing voor medische hulpmiddelen
Terugverdientijd van 5 maanden! De terugverdientijd van 5 maanden van de totaaloplossing is kort te noemen. Na drie jaar is er sprake van een besparing van € 712.200.
15
GHX Nederland
MedNext
1223 DA Hilversum
7006 AG Doetinchem
TEL +31 (0)35.6460140
TEL +31 (0)614.985662
info-nl@ghxeurope.com
info@mednext.nl
www.ghxeurope.com
www.mednext.nl
Seinstraat 30
Dichterseweg 136
MedNext Š 2014. Alle rechten voorbehouden. Prijsindicatie als weergegeven op pagina 13 dient ter indicatie en kunnen afwijken van de werkelijke tarieven. Productkenmerken, functionaliteit en beschikbaarheid kunnen van markt tot markt verschillen.