A PALAVRA DO DIRETOR Qual gatilho dispara suas melhores
Nesse white paper, disponibilizamos
ações? Quais hábitos te levam a ser uma
informações para que você se prepare para
pessoa melhor? Nós somos responsáveis
a mudança que sua empresa precisa.
por nossas ações, bem como somos
Buscamos oferecer a relação ideal para que
responsáveis pelo caminho que nossas
você entenda a incrível responsabilidade
empresas tomam. Se pudermos avaliar as
que possui sobre o bom andamento da sua
atividades da nossa empresa e entender
corporação. Afinal, assim como nós, nossas
como cada rotina é formada, poderemos
empresas são feitas de hábitos, e temos a
também termos melhores hábitos, que
capacidade de direcionar esse incrível
impulsionem as nossas organizações para
poder para o sucesso!
o sucesso. O BPM permite essa visão detalhada e ainda te possibilita modificar aquilo que não é saudável para o dia-a-dia corporativo.
Tiago Amôr | Diretor de Operações Lecom/Delegado Regional da ABPMP
ENCONTRE NESTE WHITE PAPER
Conheça como nossos hábitos são formados e qual a importância deles para nossa produtividade.
Indivíduos tem hábitos, grupos tem rotinas. Como o Poder do Hábito pode fortalecer as atividades da sua empresa?
Entenda quais os pontos negativos da estrutura de formação do hábito e como um BPMS pode auxiliar sua empresa a contornar esses empecilhos.
Fortaleça as atividades positivas da organização e aumente a produtividade da sua equipe!
VOCÊ SABE O QUE SÃO
GÂNGLIOS
BASAIS? Essa figurinha de nome complicado é responsável por muito mais de você do que imagina. Os gânglios basais são formados por um grupo de estruturas que regulam o equilíbrio, o início dos movimentos, a postura e os movimentos oculares.
Estão também envolvidos nos comportamentos emocionais e cognitivos, tendo importante responsabilidade sobre a formação de hábitos.
EXPERIMENTO DO MIT
T
odo mundo tem alguns comportamentos padrões. Seja um café à tarde, ler antes de dormir, calçar primeiro o sapato direito. Não importam quais sejam: você tem
hábitos. E eles são formados justamente para que sejamos mais eficientes.
Vamos tomar como exemplo um experimento realizado por cientistas do MIT, apresentado no livro O Poder do Hábito, de Charles Duhigg.
Imagem: “O Poder do Hábito”, de Charles Duhigg.
Dentro de um labirinto em forma de T era colocado um ratinho. Ao ouvir um clique, uma porta se abria, e o rato tinha a possibilidade de ir reto e virar para a esquerda, onde encontraria comida. Ou ir reto e virar para a direita, onde não encontraria nada. No início, a atividade cerebral do rato era extremamente alta. Porém, após algum tempo, o comportamento se tornava mais eficiente e a atividade cerebral passou a diminuir. Quando ouvia o clique, o rato já sabia para onde precisava caminhar para receber sua recompensa. Pronto.
Um novo hábito havia se formado.
Hábito: s.m. Comportamento que determinada pessoa aprende e repete frequentemente, sem pensar como deve executá-lo. Uso, costume; maneira de viver; modo constante de comportar-se, de agir.
ESTRUTURA DO HÁBITO
“Os três R’s da estrutura do hábito: 1 – Gatilho, 2 – Rotina e 3 – Recompensa” James Clear, 2013
G
atilho é aquilo que dispara o hábito. No caso do experimento do ratinho, era o clique. A rotina é aquilo que acontece logo após o gatilho, quais atitudes são
tomadas perante esse start. Para o rato, era caminhar reto e virar à esquerda. Já a recompensa é o motivo do hábito acontecer. É aquilo que faz a Rotina valer à pena. Para nosso personagem, era a comida encontrada no final do caminho.
O problema de essa estrutura ser tão simples é que há a facilidade para algo bom e para algo ruim. Ou seja, estando dentro da maquete de Gatilho, Rotina, Recompensa, não importa se o hábito é bom ou ruim, ele irá se formar. Afinal, nosso cérebro não consegue diferenciar o que nos fará mal e o que nos fará bem. A única coisa que importa é diminuir a atividade cerebral demandada para determinada atividade. É por isso que é difícil começar uma dieta, acordar mais cedo para
fazer exercícios ou parar de fumar. Mesmo sendo atitudes que te farão muito bem, comer um doce depois do almoço é uma tarefa tão enraizada que seu corpo já não pensa mais para realizá-la. Ou seja, é um hábito.
O interessante desse modelo é que ele é aplicável tanto para indivíduos como para grupos. Isso quer dizer que a formação de uma atividade corriqueira pode acontecer tanto em indivíduos isolados, como em uma comunidade. Em um indivíduo, vemos hábitos. Em um grupo, vemos rotinas.
MAS VOCÊ PODE SE PERGUNTAR: O QUE ISSO TEM A VER COM BPM? Retomando a afirmação desses estudos que diz “Indivíduos tem hábitos e grupos rotinas”, podemos levar essa reflexão para dentro das organizações que são essencialmente feitas de gente (hábitos) e equipe (rotinas). Essas ações, como já citado anteriormente, podem ser boas ou não.
Não é função dos gânglios basais fazer julgamentos sobre os hábitos e é nesse ponto que precisamos de muita atenção. Ele busca simplesmente hábitos e cabe a outras funções do cérebro o julgamento de acordo com outras “variáveis”. Fazendo uma correlação com as organizações, é aí que entra o BPM! É por ele que esse julgamento será feito e as mudanças serão estabelecidas.
Engana-se aquele que pensa que
Depois de um período, um dos
as rotinas dentro de sua empresa
macacos foi substituído por
estão totalmente adequadas.
outro, que não havia tido
Peguemos como exemplo um outro experimento, realizado pela Universidade de Kyoto no Japão. Cinco macacos foram
qualquer contato anterior com o bando. Assim que entrou na jaula, a primeira atitude foi subir na escada.
colocados em uma jaula. Junto a
Claro, foi agredido pelos outros
eles, uma escada que no topo
macacos, antes mesmo do jato
continha um cacho de banana.
de água ter sido disparado.
Toda vez que um macaco resolvia
Após algum tempo, já não subia
subir para pegar as bananas, os
mais,
que ficavam embaixo eram
sentido a água gelada. Logo
molhados com um jato de água
outro macaco do bando foi
gelada.
substituído. O interessante foi
Após algumas repetições, sempre que algum deles decidia subir, os outros o impedia agredindo-o, com medo de novamente ficarem
mesmo
nunca
tendo
que o novato, ao tentar subir na escada, foi agredido pelo bando, inclusive pelo que havia entrado na jaula há pouco tempo.
molhados. Isso fez com que nenhum deles subisse novamente na escada.
A substituição foi ocorrendo gradativamente, e o cenário sempre se repetia: mesmo os macacos novos nunca tendo sentido o jato de água, continuavam a espancar aquele que tentasse subir a escada.
Analisando o padrão de comportamento desse experimento, podemos concluir como sendo o Gatilho o ato de um macaco subir na escada. Como Rotina, a agressão a ele. Como Recompensa, a sensação de pertencer ao grupo (afinal, apenas seguiam o comportamento dos veteranos, pois não chegaram a conhecer o jato de água). Isso é um hábito social, ou seja, uma rotina.
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Soa familiar quando aplicado ao ambiente empresarial, não? Esse é um dos exemplos do que pode acontecer quando nossas rotinas não são positivas. É algo tão enraizado que deixamos de perceber o real valor das ações que tomamos. Surgem a famosa frases de corredor - “sempre foi assim” - e então nunca há uma mudança de atitude. Em consequência, a performance de nossa empresa cairá.
PARA EXPLICAR MELHOR A INTRÍNSECA RELAÇÃO ENTRE OS HÁBITOS E O BPM, vamos nos basear no conteúdo do CBOK 3ª edição.
Abaixo, temos os capítulos do livro, que contém em sua primeira parte toda contextualização e teorização sobre o assunto. Vamos nos ater aos temas discutidos a partir do capítulo Modelagem de Processos, para podermos realizar essa ponte entre esses dois assuntos.
Fonte: BPM CBOK v3.0
NO CAPÍTULO MODELAGEM DE PROCESSOS, é detalhado como “expressar” os processos organizacionais. Por meio da Modelagem, é possível levantar as rotinas da empresa, documentar, fazer diagramas visuais (na notação BPMN, por exemplo), e entender quais são as melhores práticas de se fazer isso.
“Fazendo o link com os gânglios basais seria como “abrir o cérebro e mapear todos os hábitos”. Imagine desenhar todos eles e escrever o que eles fazem, como, da onde vem, como surgiram, etc. Para que isso seja possível, é importante um conjunto de habilidades e técnicas para poder compreender esses processos, comunicar em um formato simplificado e visual e gerenciar componentes do processo de negócios.”
Exemplo de Modelagem de Processo realizada no Modeler do AtosBPM
JÁ A ANÁLISE DE PROCESSOS, trata-se de identificar se os hábitos e rotinas são bons ou não. É nessa etapa que buscamos compreender o modelo chamado “AS-IS”, ou seja, aquilo que nós somos atualmente e como atuam nossas rotinas empresariais, além de incluir informações relevantes de diagnóstico e subsídios para considerar as mudanças.
Na Análise de Processos, vamos categorizar os hábitos em aqueles que devem ser mantidos e os que devem ser descartados. É uma análise profunda dos processos que foram levantados na Modelagem de Processos. Ou seja, vamos compreender as atividades do processo e os resultados dessas atividades em relação à sua capacidade de atender as metas pretendidas.
Comparando com o efeito de analisarmos nossos hábitos, é como entender quais são aqueles que nos fazem bem e quais são aqueles que estão nos trazendo resultados indesejados.
NO DESENHO DE PROCESSOS é onde o novo modelo é proposto e planejado.
Vamos tomar como exemplo a pessoa que após modelar seus hábitos e analisar seus processos percebeu que precisa parar de fumar. Não basta só vontade, ele precisa imaginar esse novo cenário e fazer um planejamento de como deixará esse hábito. Trazendo para o BPM, esse capítulo visa o entendimento do novo cenário proposto (TO-BE) e o planejamento necessário para fazê-lo acontecer.
Como o Desenho de Processos não visa resolver problemas de curto prazo ou ainda atender a uma lista de desejos de uma área, não há um padrão a ser seguido. Esse planejamento envolve um conhecimento profundo da organização para poder alinhar os desejos do cliente com o que realmente será eficiente para a empresa. Assim, qualquer “como fazer” pré-definido deve ser entendido como um exemplo, e não como um molde para ser replicado.
O GERENCIAMENTO DE DESEMPENHO, como o próprio nome diz, é o acompanhamento dos processos propostos para validar sua performance. Trata-se de olhar numericamente para os fluxos para entender o que está caminhando positivamente e o que precisa ser revisto. Esse monitoramento requer que medidas, métricas e indicadores de desempenho estejam disponíveis para monitorar os processos de forma que estes atendam às suas metas. Na nossa co-relação, é como se o indivíduo que superou o hábito de fumar, por exemplo, definisse suas metas (quantitativas) e estivesse constantemente fazendo check-ups, acompanhamento diários de quantos cigarros fumou e deixou de fumar, etc.
A TRANSFORMAÇÃO DO PROCESSO
é onde o plano
realmente é colocado em prática. É nesse capítulo que são discutidas as transformações que as inovações nos processos farão na empresa enquanto vista como grupo, formada por indivíduos. Esses mesmos indivíduos são seres pensantes, emocionais, que acompanham a volatilidade do mundo atual, mas que podem não seguir com a velocidade necessária que essas mudanças exigem.
Nesse capítulo, há a discussão sobre se há ou não um momento adequado para implementar essas mudanças na empresa. A conclusão é que não, não há um momento adequado, pois a estabilidade desejada nunca será alcançada em sua plenitude. Assim como nossos hábitos, não devemos ficar postergando nossas mudanças por conta de fatores externos que possam abalar nossos planos. Só sonhar não levará você ao lugar almejado. É preciso fazer e fazer bem feito! Mãos à obra!
JÁ O CAPÍTULO DEDICADO ÀS TECNOLOGIA DE BPM traz uma visão geral das tecnologias existentes, que facilitam todo o trabalho dos capítulos acima. Existem tecnologias para Modelagem, Desenho, Análise, Desempenho entre várias outras que fazem o trabalho do BPM ficar mais simples e mais eficiente.
Assim como na mudança de hábitos, por exemplo, se aquele fumante substituiu esse hábito por corrida, é aconselhável que ele invista em tênis com tecnologia de impacto, GPS para marcar distância percorrida, velocidade, pace e batimento cardíaco.
Já pensou fazer tudo isso na cabeça, contando passos e batimento cardíaco enquanto corre?
Pois é. Entender quais são os hábitos/rotinas, expô-los (Modelagem), analisar se são bons ou ruins (Análise), planejar uma vida melhor (desenho) e fazer acontecer (transformação) são fundamentais. Uma boa Tecnologia faz o BPM
ser potencializado na sua função de gerar transformação nas empresas e pessoas para a excelência.
Dentro do CBOK podemos perceber a intrínseca relação entre os hábitos e o BPM. Nas duas situações, temos a mesma tríade de GATILHO – ROTINA – RECOMPENSA, que podem ou não serem boas para o indivíduo ou para o grupo.
E em sua empresa? Será que não está na hora de olhar com mais atenção para os “gânglios basais da sua empresa” e verificar se os hábitos que estão ativos são realmente bons para seu desempenho?
A análise dos processos empresariais, aliada a uma boa ferramenta para gestão, podem transformar completamente a maneira como é realizado o trabalho e assim tornar muito mais eficiente sua produção.
A Lecom se propõe a ser a tecnologia de gestão de BPM que a sua empresa precisa. Conheça mais sobre o AtosBPM e como ele pode ajudar a sua organização a obter a máxima eficiência.
White Paper “Qual a incrível relação entre o Poder do Hábito e BPM?”
Autores: Tiago Amôr - tiago.amor@lecom.com.br Ana Elisa Matana Barradel - anaelisa.barradel@lecom.com.br
Sobre a Lecom A Lecom é uma empresa especializada em Soluções para Gerenciamento Inteligente de Processos do Negócio.
Conheça mais detalhes sobre essas soluções em nossa publicação “Inteligência no Gerenciamento de Processos do Negócio – Como obter Ganhos Estratégicos com Suites Inteligentes de BPM”
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Produzido por Lecom S/A – 2014 Não há restrições por parte da Lecom para utilização deste paper. Figuras e imagens utilizadas no documento são produções de nossa equipe e podem ser reproduzidas com a citação da marca Lecom S/A. Este paper não tem validade como documento para constituição de apoio a orçamento ou como anexo de contrato.
Autores Tiago José Napolitano Amôr é Diretor de Operações da empresa Lecom S.A. (http://www.lecom.com.br). Recebeu a certificação PMP pelo PMI em 2009 e a certificação CBPP pela ABPMP em 2012 e um MBA pela Fundação Getúlio Vargas em Gerenciamento de Projetos – PMI, uma especialização em Gestão Estratégica de Negócios (CEGEN) pela UNESP Universidade Estadual Paulista e é Bacharel em Sistemas de Informação pela Faculdade de Ciências da Universidade Estadual Paulista. Docente no Senac desde 2004 e desde 2008 Coordenador do curso de PósGraduação em Gerenciamento de Projetos - Práticas PMI. É docente conferencista do curso de Engenharia de Produção Faculdade de Engenharia da UNESP, Docente convidado pelo FUNDEB - UNESP para cursos de pós-graduação e Docente no Senac desde 2004 e desde 2008 Coordenador do curso de Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos - Práticas PMI. Há mais de 14 anos na área de desenvolvimento de software e projetos, atuante em empresas nacionais e multinacionais de segmento distintos. Na Lecom, uma empresa com ótima expressão no segmento de Tecnologia da Informação no Brasil, especificamente em projetos de desenvolvimento de software, automação de processos e consultoria. Gerencia uma equipe multidisciplinar nas unidades de negócio da Lecom em São Paulo, Campinas, Joinville e Bauru. Responsável por todo portfólio de projetos dessa equipe que atualmente conta com a carteira de clientes como: diversas empresas do Grupo Votorantim, Honda, InternationalPaper, Abbott do Brasil, Dupont, BMW, Pioneer, TRW, Helibras, Ceagesp/SP, Thyssen Krupp, Lorenzetti do Brasil, Dedini Industrial, Sucos Mais (Grupo Coca-Cola), Fabrimar, Cimento Tupi/Ribeirão, Teka Têxtil, Iochpe-Amsted Maxion, Melitta, entre outros.
Ana Elisa Matana Barradel é Analista de Marketing na Lecom S.A. Formada em Relações Públicas pela Universidade Sagrado Coração e pós-graduanda em Gestão de Marketing pelo Senac. Possui experiência nas áreas de branding, gestão de crises, presença de marca e comunicação digital.