Lentis Klokkenluidersregeling
Klokkenluidersregeling van Lentis
Grote fraudezaken in de bouwsector, een werkgever die een werknemer onder druk zet om foutieve informatie aan externen te verschaffen, collega’s die zich te goed doen aan corruptie en zelfverrijking. Zo maar een aantal misstanden die je niet in je werkomgeving wilt tegenkomen. Om die reden is binnen Lentis een Klokkenluidersregeling in het leven geroepen. In deze folder leest u er alles over. ‘Eigenlijk hopen we dat deze regeling binnen Lentis overbodig is. Vooral omdat we ervan uit gaan dat onze medewerkers handelen in het belang van de klant. Mocht iemand desondanks in de fout gaan, dan zou het mooi zijn als het werkklimaat binnen Lentis zo is dat medewerkers elkaar durven aan te spreken. Helpt dat niet of kan dat niet, dan is het goed deze regeling als veiligheidsklep te hebben.’ Bert van der Hoek
Doel van de Klokkenluidersregeling
Brancheorganisaties in de zorg, waaronder GGZ Nederland, hebben zelf regels voor goed bestuur en toezicht opgesteld. Deze regels zijn vastgelegd in de Zorgbrede Governancecode. In 2010 is besloten om ook een Klokkenluidersregeling op te nemen in de Governancecode. Deze regeling houdt in dat werknemers ernstige misstanden in de onderneming op een veilige manier kunnen melden, zonder dat de klager daarbij bevreesd hoeft te zijn voor persoonlijke benadeling (artikel 3.1.5 Governancecode, versie 2010). De Klokkenluidersregeling is met instemming van de Centrale Ondernemingsraad ook binnen Lentis van kracht.
Wat houdt de Klokkenluidersregeling in?
Lentis is een zorginstelling die midden in de samenleving staat. Vanuit onze missie ‘Betrokken, beschikbaar en betrouwbaar’ proberen we invulling te geven aan onze kernactiviteit, het leveren van de beste zorg. De lat ligt hoog, ook waar het gaat om fatsoen en integriteit. Lentis vindt dat medewerkers die vermoeden dat er misstanden plaatsvinden, dat op een heldere, eenvoudige manier moeten kunnen melden. En dat ze daarbij op geen enkele manier gehinderd mogen worden door sancties.
1
Formele omschrijving
De essentie van de Klokkenluidersregeling is dus dat medewerkers misstanden kunnen melden waarvan ze denken ‘dat kan niet, dat moet anders, dat is ontoelaatbaar’. Een misstand wordt omschreven als ‘een vermoeden dat betrekking heeft op Lentis en waarbij een maatschappelijk belang in het geding is, in verband met: • een strafbaar feit, • een (dreigende) schending van wet- en regelgeving (fraude, verduistering), • een (dreigende) grove schending van interne regelingen, • een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, • een (dreiging) van onjuist informeren van publieke organen, • een (dreigende) verspilling van overheidsgeld, • óf (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.’ De opsomming geeft aan dat de Klokkenluidersregeling ingezet kan worden bij grote, niet-persoonlijke, problemen. De overtreding is bijvoorbeeld schadelijk voor de medewerker(s), onze instelling, voor derden (bijvoorbeeld cliënten) of de maatschappij. De misstand overstijgt het persoonlijke belang van de medewerker, daar zijn binnen Lentis andere middelen voor. Lentis verwacht niet dat de medewerker kan bewijzen dat het waar is wat hij/zij beweert. Wel moet ze aannemelijk maken dat er omstandigheden zijn die een redelijk vermoeden rechtvaardigen dat er sprake is van een misstand.
Voor wie geldt de Klokkenluidersregeling?
Medewerkers die in dienst zijn van Lentis kunnen gebruik maken van deze regeling. Dit geldt ook voor medewerkers met een tijdelijk dienstverband, stagiaires en uitzendkrachten.
Melden van een misstand, de procedure in het kort Hieronder een overzicht van (mogelijk) te nemen stappen:
• Eerste stap De betrokkene (‘klokkenluider’) meldt een vermoeden van een misstand bij zijn direct leidinggevende. Is dit niet mogelijk of wenselijk, dan kan dit ook bij een andere leidinggevende. Is dit eveneens niet mogelijk, dan kan de betrokkene zich bij een vertrouwenspersoon melden. Deze laatste kan overigens altijd door de betrokkene naast de leidinggevende geïnformeerd worden. 2
De betrokkene kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn/haar identiteit niet bekend te maken.
• Vertrouwenspersonen Een overzicht van vertrouwenspersonen binnen Lentis vindt u op intranet (Concerngedeelte -> Organisatie -> Vertrouwenspersonen). • Melding vastgelegd door leidinggevende De leidinggevende legt de melding vast en laat deze voor akkoord tekenen bij de betrokkene. De leidinggevende draagt er vervolgens zorg voor dat de Raad van Bestuur en de directie op de hoogte worden gesteld. • Screening door Raad van Bestuur De Raad van Bestuur start een eerste screening naar de mogelijke misstand. De Raad van Bestuur bekijkt wie de screening uitvoert, het hoofd Concern HRM maakt hier altijd deel van uit. Op grond van de screening beslist de Raad van Bestuur of de mogelijke misstand aan een onderzoek onderworpen wordt. Eventueel wordt ook een externe derde gevraagd zich met het onderzoek bezig te houden. • Commissie Klokkenluidersregeling Wordt besloten tot een onderzoek, dan treedt de ‘Commissie Klokkenluidersregeling’ in werking. Deze commissie voert dus het onder zoek naar de misstand uit. Naast een eventueel extern deskundige, vormen binnen Lentis het hoofd Concernstaf, de bedrijfsjurist en een lid van de Centrale Ondernemingsraad deze commissie. • Degene om wie de melding gaat (de pleger van de misstand) Mogelijk wordt nu ook de persoon op wie het vermoeden van een misstand betrekking heeft, op de hoogte gesteld. In sommige gevallen kan het in het belang van het onderzoek, juist niet verstandig zijn diegene te informeren. • De duur van de procedure Binnen acht weken vanaf het moment van de eerste melding, ontvangt de klokkenluider informatie van de Raad van Bestuur over de voortgang en eventuele afronding van het onderzoek, waarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.
3
Anoniem melden?
Het is mogelijk om een anonieme melding te doen. De betrokkene kan de melding dan rechtstreeks bij de vertrouwenspersoon doen. De voortgang van het onderzoek naar de mogelijke misstand wordt dan ook naar de vertrouwenspersoon gestuurd. Die sluit alles uiteraard kort met de betrokkene. Wordt echter na screening tot onderzoek besloten, dan moet de identiteit van de melder wel bij de Raad van Bestuur bekend worden.
Wat valt niet onder de Klokkenluidersregeling, wat kan niet gemeld worden?
De regeling is niet bedoeld voor meldingen die gaan over het algemeen beleid van Lentis. Ook persoonlijke klachten vallen niet onder de Klokkenluidersregeling. Hebt u klachten over uw werkplek, de relatie met uw collega’s of leidinggevende, dan meldt u die bij uw direct leidinggevende of zijn/haar leidinggevende.
Nadere informatie
Alle informatie rondom de Klokkenluidersregeling vindt u op intranet (Concerngedeelte -> Organisatie -> Klokkenluidersregeling).
4
Lentis Postbus 128 9470 AC Zuidlaren Bezoekadres: E6 9471 KA Zuidlaren Uitgave Afdeling Communicatie & Marketing LEN 0086 / 05-2011