Ecco La Luna leidt het team van P&G door Gent

Begin juli bracht Procter & Gamble zo’n 180 personen van het internationale engineering team samen in Gent voor een conferentie in het Mariott Hotel. De tweedaagse werd afgesloten met een uitdagende teambuildingactiviteit in het oude centrum van de stad. Hiervoor werd een beroep gedaan op de creativiteit en de ervaring van Ecco La Luna.

“De organisatoren van de tweedaagse wilden voorkomen dat de buitenlandse aanwezigen gedurende twee dagen enkel maar het hotel zouden hebben gezien”, zo vertelt Hans Vanooteghem van Ecco La Luna. “Daarom waren ze op zoek naar een soort escape game of schattenjacht om Gent te kunnen ontdekken. Na een aantal meetings met de verantwoordelijke, en het overlopen van de verschillende opties, zijn we gekomen tot een geschikt recept op maat van deze groep.”

TREASURE BOX

Het was vanaf het begin duidelijk dat de verantwoordelijken van P&G niet op zoek waren naar een standaardoplossing. “Ze wilden niet dat de groepjes gewoon met de app werden uitgestuurd en aan hun lot werden overgelaten. We zijn weliswaar vertrokken vanuit ons standaardspel, maar we hebben dit uitgebreid en aangepast op maat van de klant. Zo kreeg elk team een vergrendeld kistje mee, de zogenaamde treasure box, dat ze tijdens het spel moesten proberen te openen. De app bleef natuurlijk wel de rode draad in het spel. Hierin verschenen de opdrachten, en deze liet ons ook toe de teams te tracken, en foto- en videomateriaal te verzamelen tijdens het spel.”

SPREIDING

Na de laatste plenaire sessie van de conferentie werden de 180 deelnemers in het hotel gebrieft. “Daar hebben we uit de doeken gedaan hoe ze moesten inloggen op de app, welke materialen ze meekregen om het spel te spelen, welke de timing was, en wat er allemaal van hen verwacht werd. Daarna vertrokken

de deelnemers in teams van 5 tot 8 personen. Voor de eerste opdracht kreeg elk team een specifieke locatie toegewezen. Op die manier zorgden we ervoor dat alle teams verspreid werden. Eens ze die eerste opdracht hadden volbracht, verschenen ook de andere opdrachten op de kaart. Zo heeft elk team zijn eigen route gevolgd, en konden ze zelf kiezen in welke volgorde ze het spel speelden.”

BEGELEIDE TEAM CHALLENGE

In totaal waren er 14 locaties waar de spelers een raadsel of een puzzel moesten oplossen. “De vragen verschenen in de app, maar om deze op te lossen, moesten ze gebruik maken van wat er op het vergrendelde kistje geprint was. Ook moesten ze een beroep doen op nog enkele andere puzzelitems die ze hadden meegekregen. We hebben gezorgd dat er naast de app-opdrachten ook een begeleide ‘team challenge’ opdracht was, waarbij drie van onze mensen aanwezig waren. We hadden daarvoor de tuin van Hotel d’Hane Steenhuyse ter beschikking gekregen. Elk team kreeg hiervoor een bepaald tijdslot, opdat niet iedereen daar gelijktijdig zou arriveren.”

WRAP-UP

“We hadden op voorhand doorgekregen dat het een vrij competitieve groep was, en dat het spel best wel challenging mocht zijn. Alle teams zijn er dan ook vol voor gegaan, en iedereen was ook mooi op tijd terug. Dat toont dat iedereen toch wel benieuwd was naar de eindresultaten. In het hotel hadden wij intussen de doorgestuurde foto’s en video’s beoordeeld met punten, en een selectie gemaakt van de beste beelden. Deze hebben we samen overlopen, zodat iedereen kon zien wat de andere teams gedaan hadden. Die wrap-up zorgt steeds voor de nodige hilariteit en animo. Uiteraard keek iedereen ook uit naar de eindscore. Tijdens het spel kon men de score van alle teams volgen in de app, maar tijdens het laatste half uur verbergen wij steeds het scorebord, om voor extra spanning te zorgen.”

IN ELKE STAD

De reacties na het spel waren alvast bijzonder positief. “Ook de verantwoordelijke van P&G, die wat gespannen was omdat het de eerste keer was dat ze zoiets uit handen gaf, bleek achteraf heel tevreden. Een van de deelnemers heeft mij zelfs aangesproken om iets gelijkaardigs te doen met zijn eigen team in Frankfurt. Dat is perfect mogelijk. Ofwel trekken wij zelf naar daar, ofwel kunnen wij het spel ook vanop afstand aansturen – zij het dan zonder de kistjes – via een zoom-meeting. Het is niet nodig om alle deelnemers in te vliegen naar één en dezelfde stad. Het kan ook simultaan in verschillende steden. De inhoud van het spel is generiek, dus het kan gespeeld worden in om het even welke stad.”

GROTE GROEPEN

Door gebruik te maken van de app, kan Ecco La Luna heel schaalbare teambuildings aanbieden. “We kunnen heel grote groepen een spel op maat aanbieden, doordat er met eigen toestellen gespeeld wordt. Dat zorgt ervoor dat er wereldwijd en met enorm grote groepen gespeeld kan worden. En omdat we alles in-house kunnen aanpassen in de app, kunnen we heel snel schakelen als de klant extra wensen heeft. Met de kistjes kunnen we bovendien een extra element toevoegen. Zo is iedereen betrokken: iemand focust op de smartphone, iemand anders op het kistje, nog iemand anders op de puzzelitems… En de toevoeging van foto- en video-opdrachten is ook altijd heel leuk. Dat levert altijd heel leuke content op”, zo besluit Hans Vanooteghem