De voorbije weken werd er door de Alliantie van Belgische Eventfederaties (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen en EventFlanders hard gewerkt aan het Event Risk Model, een tool om de risico’s van een evenement, groot of klein, in kaart te brengen en aan te pakken

“Investeren in onze eigen organisatie en onze sector”

Tom Bellens, zaakvoerder van het agentschap Push To Talk, beleeft deze coronacrisis vanuit een uniek drievoudig perspectief. Want naast zijn eigen onderneming ondersteunt hij op dagelijkse basis het crisiscentrum van de federale overheid, én is hij als docent verbonden aan de Karel de Grote Hogeschool, die naar aanleiding van de crisis de eventsector in kaart bracht. Met hem bekijken we welke lessen de sector kan trekken uit deze loodzware periode.

“P ukkelpop in 2011, de aanslagen in 2016… Bij elke crisis stel ik vast dat we toch altijd relatief weinig leren”, aldus Tom Bellens. “Maar deze crisis is zo impactvol… Bij heel wat collega’s staat het water aan de lippen. De vraag die we moeten stellen is: hoe moeten we onszelf organiseren? Een deel van de sector blijft immers steken in het organiseren van fun en plezier. Maar fun en plezier weegt niet op tegen de volksgezondheid. We stellen nu bijvoorbeeld vast dat mensen bereid zijn het een jaartje zonder festivals te doen. En dat ze niet per se op reis moeten dit jaar. Fun en plezier zijn dus het eerste wat sneuvelt in zo’n crisissituatie. Dus moet je ervoor zorgen dat je als agentschap meer doet dan alleen maar fun en plezier leveren. Klanten willen immers nog steeds inhoudelijk blijven communiceren. Wij krijgen van klanten de vraag om hun communicatie zo te organiseren dat men kan blijven in gesprek gaan met de stakeholders. Ze zien Push To Talk dus niet puur als eventbureau, maar wel als een organisator van hun communicatie en hun uitdagingen. Het merendeel van mijn klanten is dan ook in deze periode nog altijd klant. Misschien aan een lager debiet, maar ze weten dat ze bij ons kunnen aankloppen, in goede en minder goede tijden. Dus niet enkel voor de feestjes.”

Omgaan met risico ’s

Al jarenlang slaat Tom Bellens op de nagel van een uitgebreid preventiebeleid voor events. “Je kan preventie niet afvinken als één puntje van het event. Het zit overal. Preventie is binnen Push To Talk geëvolueerd naar een mindset. Het zit in ons DNA. Daarom hebben we ook een goede match met klanten die bezig zijn rond welzijn, zorg en veiligheid: ziekenhuizen, overheden,... Ik pleit al jaren voor een verdere professionalisering van de sector, met inbegrip van risicoanalyse en preventie.

Tom Bellens

“Ik pleit al jaren voor een verdere professionalisering van de sector, met inbegrip van risicoanalyse en preventie.”

“je kan niet jezelf op de borst slaan als het goed loopt, en naar de overheid kijken als het fout gaat.”

Dat heeft al lang niet meer te maken met enkel het voorkomen van een brandje. Dat is puur basispreventie. Het gaat ook om risico-inventarisatie en crisiscommunicatie. Je gaat je event goed organiseren, maar hoe ga je dat communiceren? Dat is allemaal veel complexer geworden. Dat merk ik ook in het crisiscentrum, waar ik vrijwillig meehelp binnen het crisiscommunicatieteam, en waar ik elke dag bijleer. Want als ondernemers kunnen wij heel wat leren van de overheid. Een overheid heeft minstens even veel uitdagingen dan wij als ondernemers. Dus daar kan je leren en ideeën halen, om je eigen klanten beter te begeleiden. Eigenlijk zouden we allemaal van elkaar kunnen en moeten leren: ondernemers, overheden, onderwijsinstellingen en zelfs de burgers.”

“Het zal wel goed lopen

Maar waarom is het dan zo moeilijk om die preventiecultuur te installeren? “De eerste vraag die collega’s meestal stellen is: wie gaat dat betalen? Wel ja, er hangt een kost aan vast. Ik ben een van de grootste klanten van de verzekeraar. Ik voorzie op elk event een AED-toestel en ik heb daar een opleiding voor genoten. Zo’n dingen kosten geld. Maar mijn klant betaalt daar niet extra voor. Dat zit in onze rugzak. Dat hoort bij ons vak. Een arts heeft ook moeten investeren in zijn jarenlange opleiding. Maar die cultuur is er niet in onze sector. Veel collega’s zijn begonnen met een feestje organiseren, en zijn zo verder gegroeid. En dat is zelfs geen verwijt. Maar omdat het nog nooit is fout gelopen, blijft men steeds op dezelfde weg verdergaan. Wij gaan er veel te veel vanuit dat een evenement wel goed zal lopen. En als het dan eens verkeerd gaat, dan schuiven we het onder de mat. Collega’s mogen het zeker niet te weten komen. Terwijl die er net uit kunnen leren. In de veilig- heidswereld ligt dat totaal anders. Daar zijn congressen over wat is misgelopen, wat ze eruit geleerd hebben en wat men eraan gedaan heeft. Dat zou voor onze sector ook heel interessant zijn. We moeten onszelf tegen het licht houden in plaats van alles uit te zweten en gewoon te wachten tot alles weer zijn gewone gang kan gaan.”

Investeren in geloofwaardigheid

De eventsector staat volgens Tom Bellens op een belangrijk kruispunt. “We moeten ons beter gaan organiseren. Bijvoorbeeld met opleidingen. Kennis delen. Ik zie nu overal webinars opduiken. Fantastisch! Maar waarom kon dat voorheen niet? Toen ik mijn opleidingen rampenmanagement en preventieadviseur volgde werd ik door collega’s vaak raar aangekeken. “Creativiteit is toch het belangrijkste?”, hoorde je dan. Maar voor mij is veiligheid het belangrijkste. Veiligheid is voortdurend de vraag stellen: “Wat als?”. Wat als het goed weer is? Wat als het slecht weer is? Wat als ik niet genoeg tickets verkoop? Dat zijn nog de situaties die men kent. Maar men moet dat verder doortrekken. Wat bij een gezondheidscrisis? Wat bij terreurdreiging? Veel organisatoren zeggen: dat is het probleem van de overheid. Maar je kan niet jezelf op de borst slaan als het goed loopt, en naar de overheid kijken als het fout gaat. Er moet een plan van aanpak zijn. Van alle B2B-events doet misschien 10% een risico-inventarisatie. Als grote bedrijven, die werken met een risk manager, dat zien, dan gaan ze ons nooit serieus nemen. Dan zien ze ons als cowboys. Ik denk dat we nu zelf moeten investeren in een aantal zaken die onze geloofwaardigheid beter maken. Anders worden we volgende keer weer als eerste stilgelegd om als laatste weer te hervatten.” 

“Ik ben ervan overtuigd dat we op termijn teru g evenementen gaan doen waar mensen dicht bij mekaar staan. Maar we gaan onszelf hopelijk anders organiseren.“

Een duidelijk verhaal brengen

Tom Bellens meent dat de eventsector niet moet wachten tot de overheid iets oplegt, maar dat men als een mature organisatie zelf met een visie moet komen. “De overheid zal niet komen met de regels die wij willen. We moeten zelf met een verhaal naar hen stappen. Een duidelijk verhaal, met ook een plan voor wanneer het mis loopt. Events zijn een chaotische wereld die ze niet kennen. Daarom moeten wij ons gaan organiseren met opleidingen, erkende keuringen, om zo onze impact toonbaar en meetbaar maken, gefundeerd en gestructureerd. We moeten de overheid benaderen met een plan van aanpak. Zo kan je beter en sneller zaken bekomen. Ik pleit dan ook om ons te groeperen en professionaliseren wat betreft preventie. Als ik een lezing geef over veiligheid, staan er met wat geluk vijf mensen uit de eventsector voor mij. Ik vrees dus dat wij als sector nog te weinig investeren in die “Wat als” principes. We moeten eerst investeren in onze eigen organisatie en onze sector. Dat is ook de reden waarom ik zoveel tijd steek in mijn werk voor de Karel de Grote Hogeschool en het crisiscentrum. Ik ben blij dat ik ook in deze periode daar achter de schermen mee het verschil kan maken.”

Het event van de toekomst

Rest ons nog de vraag hoe een B2B-evenement er in de toekomst uit zal zien. “Covid-19 gaat met de tijd evolueren naar een griepvirus. Maar heeft iemand ooit over de griep geschreven in zijn veiligheidsdossier? Het merendeel niet. Terwijl ziektes toch een duidelijk risico zijn. Ik denk niet dat evenementen sterk zullen veranderen als we die cultuur van veiligheid kunnen installeren. Ik ben ervan overtuigd dat we op termijn terug evenementen gaan doen waar mensen dicht bij mekaar staan. Maar we gaan onszelf hopelijk anders organiseren. Door bijvoorbeeld op de uitnodiging te vermelden: “bent u ziek, gelieve last minute nog te annuleren”. We zeggen altijd dat no-shows zo schandalig zijn. Maar eigenlijk moeten we blij zijn dat zieke mensen thuis blijven. Het is ook goed mogelijk dat mondmaskers een gewoonte worden voor cateringmedewerkers, net zoals een helm en veiligheidsschoenen dat zijn bij de opbouwcrew. Vroeger werd je nog weggelachen met een helm. Maar het is een beschermende factor voor een groot gevaar. Ik denk dat er een aantal zaken heel gewoon gaan worden. Temperatuur meten, mensen met koorts naar huis sturen. Je kan het vergelijken met de Bob-campagne: dat komt in feite ook neer op het voorkomen dat mensen een ongeluk veroorzaken. Ik ben er zeker van dat wij terug evenementen gaan doen, maar dan wel binnen een ander kader. Creativiteit blijft belangrijk, maar niet meer in de zin dat alles kan. Vroeger was het in onze sector: hoe minder regels hoe beter. Dat is voorbij. Je moet creatief zijn binnen het kader dat je krijgt: budgettair, gezondheid… Kleur je daarbuiten, dan moet je er tegen kunnen dat je ook eens klappen krijgt”, zo besluit Tom Bellens.

www.ofcores.events