Introducci贸n al proceso de ventas Estad铆stica y Administraci贸n de Ventas Ing. Heriberto Aja Leyva
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¿Cómo ser competitivo ? Responder a la pregunta: ¿En que negocio estamos y en que negocio no estamos? Juntas Semanales para Vincular el mundo externo del cliente con la organización del proceso interno Rendir cuentas por el desempeño y los resultados :
Indicadores del Proceso de ventas y mercadotecnia… 2
1° Establecer metas y objetivos de Ventas Perspectiva Financiera 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Gráfica de Ventas Gráfica para identificar tendencias Pronósticos de la semana Presupuesto de ventas del año Presupuesto de ventas del mes Presupuesto de ventas de la semana
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Grรกfica de Ventas
$350,000.00 $300,000.00
ventas
$250,000.00 $200,000.00 $150,000.00 $100,000.00 $50,000.00 $0.00
Meses 2009-2010
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Tendencia – Pronósticos de ventas
Meta en Diciembre $300,000
$350,000.00 $300,000.00
ventas
$250,000.00 $200,000.00 $150,000.00 $100,000.00 $50,000.00 $0.00
Meses 2009-2010
Analizar 12 a 18 Meses anteriores
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Volumen Total de Ventas
Volumen total de ventas, y la estadística de ventas de cada semana, y en año ó de los últimos 18 meses.
Las ventas combinadas de todos los productos, en todos los territorios y para todos los clientes.
El trabajo del departamento de ventas se realiza en gran parte con los indicadores que le suministra las áreas administrativas y la participación activa del personal de informática.
Valor del Rendimiento del Equipo de Ventas
El Valorar el rendimiento implica volver primero la mirada hacia atrás para seguir mirando después hacia delante. Al mirar hacia atrás, la administración analiza los resultados de sus operaciones en función de los objetivos y planes estratégicos establecidos. 1.- Análisis del volumen de Ventas 2.- Análisis del Costo y análisis de rentabilidad. 3.- Esfuerzos dirigidos a la venta 4.- Apoyos indirectos a las ventas
Sistema de Información – Tecnología en Ventas
Contar con la Tecnología de información que suministre al departamento de ventas la información que le es necesaria.
La clasificación de la información y las combinaciones de datos son ilimitados, donde entre las mas frecuentes se encuentran:
Ventas Semanal, mensual y Anual Ventas por Territorio o por zona de clientes Ventas por vendedor Ventas por producto tanto en $ como en unidades Ventas por clientes, individual, cuentas claves o especiales, por grupo de clientes, por canal de distribución Ventas por tamaño de pedidos
Selección de Bases para valorar el rendimiento de las Ventas 1.- Fijar políticas básicas 2.- Seleccionar bases de medición del rendimiento de ventas 3.- Que los resultados sean autoevaluados por el personal involucrado en ventas, donde la dirección es solo un facilitador y apoyo de la venta.
Medidas de Resultados utilizadas como bases para la valoración B ó M B= Si utilizamos
M= podemos mejorar
1.-Volumen de ventas
En dinero y en unidades Por producto y por clientes (ó grupos de clientes) Por correo, teléfono y visitas personales de ventas
____ ____ ____
2.-Volumen de ventas como porcentaje de:
Cuota ó presupuesto de ventas ó venta del mes anterior Potencial de mercado (cuota del mercado)
____ ____
3.- Margen bruto por línea de producto, grupo de clientes y tamaño de pedido ___ 4.-Pedidos
Número de pedidos Tamaño de pedidos (Volumen en $$$) del pedido Promedio de bateo (Pedidos / visitas) Número de pedidos cancelados
___ ___ ___ ___
5.- Cuentas
Porcentaje de cuentas vendidas Número de cuentas nuevas Número de cuentas perdidas Número de cuentas con pagos vencidos
___ ___ ___ ___
Medidas de Insumos utilizadas como bases para la valoración B= Si utilizamos
M= podemos mejorar
BóM
6.-Visitas por día (tasa de visitas) ____ 7.- Días Trabajados ____ 8.- Tiempo Dedicado a ventas respecto a tiempo dedicado a otras actividades __ 9.- Gastos directos de ventas
En total Como porcentaje del volumen de ventas Como porcentaje de la cuota
____ ____ ____
10.-Actividades que no son de ventas
Escaparates publicitarios preparados Cartas escritas a clientes eventuales Llamadas teléfonicas a clientes eventuales Número de reuniones con distribuidores Número de visitas a servicio realizadas Cobranzas efectuadas Número de quejas de clientes recibidas
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Factores Cualitativos utilizados como bases para la valoración 11.- Esfuerzos personales del vendedor
Gestión de su tiempo Planificación y preparación de visitas Calidad de las presentaciones de ventas Capacidad para resolver objeciones y cerrar ventas
____ ____ ____ ____
12.-Conocimiento
Producto Compañía y políticas de la empresa Productos y estrategias de los competidores Clientes
13.-Relaciones con el cliente 14.-Apariencia personal y Salud 15.-Personalidad y factores actitudinales
____ ____ ____ ____
___ ___
Cooperación ___ Habilidad ___ Aceptación de responsabilidades ___ Capacidad para el análisis lógico y para la toma de decisiones___
¿Cuántas indicadores Utilizas actualmente ? ___ ¿Cuántas Indicadores podemos mejorar ? ___
Embudo (Funnel) de ventas
El Embudo de ventas es una metáfora usada en administración de empresas para referirse a las fases de la venta. El Embudo de ventas es el proceso por él que las oportunidades potenciales de ventas son cualificadas y seleccionadas para convertirlas en oportunidades reales que terminan en transacciones reales. El concepto se representa como una herramienta gráfica que muestra las Oportunidades de Negocio (y sus montos) en cada paso del proceso de ventas de su empresa y se utiliza especialmente por los equipos de ventas de las grandes empresas.
Ejercicio: Favor de llenar con datos de tu empresa
Proyectos Ingenieria Metalmecanica INGRESOS
20
FACTURADO/CXC
12
EN PROCESO
8 PRESUPUESTOS
7 POR COTIZAR
2 PROSPECTOS
47
SUSPECTOS - 1000
Ingenieria Mecatronica
Fases del Embudo de Ventas
El embudo se nutre de acciones de marketing de generación de demanda y de las propias acciones de prospección de la fuerza de ventas sobre su cartera de clientes o prospectos. Dichas oportunidades se califican mediante la investigación de la situación real del presunto cliente y sus posibilidades e intención de compra y por último culminan en la fase de venta con la construcción y lanzamiento de la oferta, la negociación, el cierre de la venta y la entrega de la solución vendida. Para mantener el proceso de forma eficiente, cada fase debe ser alimentada y gestionada con herramientas específicas y todo el proceso con una visión global de gestión del embudo de ventas. Útil para controlar el flujo de trabajo en cada negocio llevándolo al cierre de ventas, definir prioridades, asignación de recursos y detectar cuellos de botella. El profesional de ventas debe conocer su tasa de conversión de ventas al dividir el número de cierres de ventas que consigue en un período de tiempo determinado, por el número de prospectos en dicho período.
Las fases del Funnel de ventas, en términos generales, serían:
ETAPA LEAD ó Dato, Contacto: es la primera etapa en el contacto con nuestros clientes y se da cuando nos enteramos de que un cliente potencial existe (persona natural o jurídica). A esta información se le denomina Lead o Dato. ETAPA PROSPECTO: es la etapa que le sigue al LEAD y se califica así cuando, a partir de la investigación, obtenemos evidencias que nos permiten concluir que el cliente potencial podría requerir nuestros productos o servicios. ETAPA OPORTUNIDAD: es la etapa que le sigue al prospecto y comienza cuando nuestro cliente potencial manifiesta su interés o necesidad en nuestros productos. ETAPA OPORTUNIDAD CALIFICADA: después de detectar una oportunidad es obligatorio calificarla. Cada vendedor debe tener una lista de PREGUNTAS INTELIGENTES, cuyas respuestas son las que le permiten llevar al cliente potencial a través de las etapas. La oportunidad calificada nos brinda argumentos para la propuesta y para el cierre, o bien, para abandonar la oportunidad.
Ejemplo - Organización de un proceso de ventas trabajo, utilizando indicadores ó estadística de ventas 1.- Reporte Semanal de Ventas 2.- Reporte Mensual de Ventas Vs Presupuesto 3.- Determinación del Presupuesto Semanal 4.- Determinación del Presupuesto Mensual 5.- Visualizar las Tendencias en la Gráfica de Ventas 6.- Visualizar el avance del Presupuesto Anual 7.- Prospectación – Estadísticas de Bateo 8.- Sistema de Comunicación Visual - Pizarrón 9.- Identificación de Desperdicios en los procesos 10.- Junta Semanal – Sistema de trabajo en equipo 11. – Sistema de Reconocimientos y estímulos
Reuniones Semanales de Ventas Proceso Alineación Estratégica Modelo de Junta de trabajo #1 Orden del día Objetivo:
Reunión de medición del Tablero de indicadores de Desempeño Junta semanal – Rendición de cuentas y Seguimiento a cumplir la meta Junta Mensual – Revisión de Objetivos con la meta anual Junta Anual - Planeación y estrategias del año I.- Administración y Finanzas II.- Ventas y prospectación de clientes III.- Procesos de Operación - Mejoras y detección de Desperdicios de la semana
IV.- Desarrollo del Capital humano, tecnologías de información, cultura organizacional V.- Información mensual de la empresa. VI.- Asuntos generales
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Presupuesto de ventas por Semana y del Mes Pronostico Meta de Ventas en Diciembre 2010 $____________
1.- Resultado de Ventas de la Semana Anterior Clientes: Mostrador _________________ _________________ _________________ _________________
$ ______________ Rutas ___________ ___________
2.- Presupuesto de ventas para esta semana $ ______________ Clientes: Mostrador Rutas _________________ _________________ ___________ _________________ _________________ ___________ Ingresos Enero Ingresos Febrero Ingresos Marzo Ingresos Abril Ingresos Mayo Ingresos Junio
$__________ Total Acumulado del mes de Junio $ __________ $ __________ Meta Junio “ Reto de todos juntos� $ _________ $ __________ $___________ $_____________ $_____________ 20
Inventario de medios de promoción, diseño y publicidad Plan de Mercadotecnia de Servicio y de los productos ( 12 puntos ) 1. Logotipo 2. Facturas 3. Tarjeta de presentación 4. Dossier informativo – Catalogo (Atención, Interés, Deseo, Acción 5. Facsheet Hoja Técnica, 6. Tríptico 7. Presentación Digital Powerpoint 8. Biombo 9. Boletín Informativo 10. Bookmark ó Souvenir´s 11. Evento de Lanzamiento 12. Chart´s – Material de apoyo visual en Exposiciones
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Estadística de Ventas – KPI´s
SEMANA TOTAL CLTS CTES. NUEVOS CTES. D BAJA COBERTURA EFICIENCIA TMPO. TRASLAD TMPO. SERVICIO PZAS POR CLTE
*RESULTADO KPI'S VISITA SEMANAL DETALLE SEM PAS & SEM ACT 24-30 01-07 CREC (+,-) 1,270 1,277 0.55% 9 10 11.11% 0 3 -3 95% 94% -1.23% 78% 77% -1.28% 05:32 05:40 2.41% 04:47 04:49 0.70% 6.99 6.58 -5.81% 22
Video y Ejercicio Ideas que Comentar en grupo de 3 贸 4 personas 1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.-
Nuevos Paradigmas Estrategias para incrementar las ventas
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