Vida DIGITAL
Revista de Alta Tecnología & Negocios
ADMINISTRA tus PRIORIDADES y AUMENTA tu PRODUCTIVIDAD por MEDIO de la MATRIZ de EISENHOWER Por: LUIS GALLO*
La administración del tiempo es en la actualidad uno de los temas más comentados y, a la vez, menos manejado tanto en el ámbito organizacional y personal
facilidad; sin embargo se han puesto a pensar: ¿Qué pasaría si por gracia divina te duplican el tiempo?... Te bastaría para cumplir tus objetivos. Estoy casi seguro que igual te quedará corto. Casi todo el mundo desearía tener más tiempo. En realidad no puedes tener más tiempo, sólo puedes administrar tu tiempo mejor. Decir “no tengo tiempo” es en realidad decir “no tengo claros mis objetivos y prioridades”.
sistimos a todo tipo de conferencias, seminarios, talleres, lectura de artículos, algunos tips, entre otras cosas y la pregunta es ¿estaremos aplicando las técnicas y/o herramientas que nos ense“… Existen muchas herramientas y técnicas para ñan?... Finalmente escuchamos frases gestionar el tiempo, y todas son válidas, de una como “El tiempo es Oro”, “No tengo tiempo”, “Ojalá tuviera más tiempo”, forma u otra cumple su objetivo, tenemos el uso “Yo quisiera..., pero no tengo tiempo...”, de una agenda, la planificación semanal, identi“El día me quedó corto”, “Me llevaré trabajo a la casa este fin de semana”...
A
ficación de los ladrones de tiempo...”
Frases que repetimos con frecuencia y 34
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El problema no es la falta de tiempo; todos tenemos el mismo. El problema es la falta de claridad de nuestros objetivos, de planificar, priorizar y canalizar esfuerzos, puntos importantes para administrar tu tiempo mejor, que si no se trabaja correctamente vas a tener serios problemas ya sea en el aspecto organizacional y en el personal.
¿Cómo mejorar tu productividad con la Administración del Tiempo? Existen muchas herramientas y técnicas para gestionar el tiempo, y todas son válidas, de una forma u otra cumple su objetivo, tenemos el uso de una agenda, la planificación semanal, identificación de los ladrones de tiempo, manejo de interrupciones, apuntar en un cuaderno nuestras la lista de pendientes, claves para manejar una reunión productiva, matriz de criterios y prioridades, entre otras. En esta oportunidad hare mención a una que en lo personal me ayuda enormemente, es la “Matriz Eisenhower” (militar y político estadounidense, que llego a ser el 34º presidente de su país). Habrás leído o escuchado mucho de ellas, incluso de esta matriz, lo importante —como comenté líneas anteriores— es saber aplicar la herramienta, de lo contrario habrá sido una pérdida de tiempo La Matriz de Eisenhower, o Matriz de la Administración del Tiempo es una herramienta de gestión del tiempo y planificación que permite a través de cuatro (04) cuadrantes la organización de las tareas priorizando en base a su importancia y su urgencia
Se trata de establecer cuatro posibilidades: • • • •
Lo urgente e importante: tareas para realizar inmediatamente. Lo importante pero no urgente: tareas para las que hay que encontrar tiempo y que hay que hacerlas con planificación. Lo urgente, pero no importante: tareas para delegar. Ni urgente ni importante: tareas para posponer o eliminar.
¿Y cómo diferencio las tareas importantes con las tareas urgentes? Las tareas importantes son aquellas que no debemos perderlas de vista y tienen un resultado que contribuye a conseguir nuestros objetivos. ¿Es importante esta tarea para conseguir mi objetivo? ¿Esta tarea agrega valor a lo que realmente queremos conseguir?... Las tareas urgentes demandan atención inmediata, y a menudo están asociadas con la consecución de los logros de otro. ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?... ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?... Aquí se debe valorar si la tarea realmente urge hacerla, si puede delegar o si puedes dejarla para otro momento.
¿De qué manera esta herramienta puede aumentar tu productividad? Lo grandioso de esta herramienta es que te “obliga” a valorar todas las tareas y no necesariamente encasillarlas como urgentes, sino que hace que las planifiques, delegues o pospones las acciones dependiendo de tus objetivos. Las razones por las que la Matriz Eisenhower te hace aumentar tu productividad son las siguientes: 1. Te ayuda a planificar tu día y minimizar la improvisación 2. Te permite avanzar hacia cumplir tus objetivos www.itusersmagazine.com
3. Te permite cumplir eficientemente con tus obligaciones 4. Te permite tomar decisiones basadas en la organización de tus tareas. 5. Te ayuda a valorar las tareas de acuerdo a su importancia y urgencia 6. Te hace ahorrar tiempo ya que te centras en lo que es más importante 7. Te convierte en una persona más organizada, efectiva y competente.
¿Y cómo lo aplicamos en el Mundo de las Ventas? En un artículo anterior hice mención que todo profesional de ventas debe ser un buen administrador de su tiempo, debido a que es una de las mejores formas de optimizar sus actividades y poder cumplir con sus objetivos comerciales y/u organizacionales. La disciplina y la organización marcan las diferencias en las ventas. Son palabras claves para un vendedor que sabe administrar su tiempo en base a sus prioridades marcando la diferencia con sus colegas/competidores. Cuando el profesional de ventas utiliza mejor su tiempo, más ingresos genera a la organización, visita a un mayor número de prospectos, pasa más tiempo desarrollando relaciones con el cliente por medio del servicio, todo lo cual debe conducir a más ventas, mayor lealtad del cliente y utilidades más altas.
Acerca de Luis Gallo Mondragón Luis Gallo, actualmente se desempeña como Gerente Comercial en PMC LATAM, empresa de servicios consultoría enfocada en procesos organizacionales. Graduado en Administración de Empresas, con especialización en Marketing y Ventas. Ejecutivo Senior que cuenta con más de 13 años de experiencia en la industria TI, ocupando diferentes cargos de gestión comercial, ventas consultivas de soluciones informáticas, especialista en gestión de licitaciones y contrataciones con el Estado Peruano 35