VRIJWILLIGERSBELEID versus COMMUNICATIE
Plezante organisatie werkt met vrijwilligers … Zijn jullie een plezante organisatie? • Vrijwilligers werven = goesting geven • Vrijwilligers houden = begeleiden Ja? Verzilveren maar! • Werk je vrijwilligersbeleid uit • Werk je communicatie uit
Vrijwilligersbeleid -/+ communicatie
“Alles is communicatie, maar communicatie is niet alles” • • • •
Wat is de rol van communicatie in jouw organisatie? Strategisch instrument of noodzakelijk kwaad? Wat is de positie van het vrijwilligersbeleid? Wat is de link tussen externe, interne communicatie maar ook HRM en /of beleid? Is er kruisbestuiving mogelijk? Communicatie faciliteert maar is geen tovermiddel > de hele organisatie moet wel waarmaken wat ze zegt
Vrijwilligersbeleid 
 + communicatie in 10 stappen*
* Vrij naar: In-team. Vervolmaak uw vrijwilligersrelatie in 10 stappen
1. Focus Vrijwilligersbeleid • • • • •
Waarom zoeken jullie vrijwilligers? Wat verwachten jullie van vrijwilligers? Wat heb je te bieden? Hoe begeleiden jullie vrijwilligers? Wat verwachten vrijwilligers van ons?
Communicatie •
• • • •
Betrokken bij het uitwerken van deze visie op vrijwilligerswerk(strategie) Vertalen van troeven in USP Doelgroepgericht communiceren Bepalen van de kernboodschap Integratie van communicatie over vrijwilligerswerk in je corporatie communicatie
2. Zoek de juiste vrijwilligers Vrijwilligersbeleid • • • •
Functie- competentieprofiel: wie zoek je om wat te doen? Leg de inhoud van je vacature vast Plannen: ga niet last-minute op zoek Leg het profiel van de ideale vrijwilliger vast (persona)
Communicatie • • • • •
Doelgroepen bepalen (persona) Copywriten van de vacature Mediamix bepalen Campagne plannen (tijd & geld) Bewaken opvolging reactie / conversie
Persona Dit is Lies • • • • • • • • • • •
38 jaar Geen kinderen Woont in Antwerpen Geboeid door communicatie Flexibiliteit is belangrijk Actief op sociale media Heeft af en toe een uurtje over voor een goed doel Knutselt graag in huis Is zot van haar kat Haat koken Babbelt graag
Copywriten ‘Vrijwilliger gezocht’ versus ‘Jij maakt voor Percy het verschil door te helpen met schoolwerk’
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Straffe titels vallen op Deel een grote vacature op in meerdere taken Vermijd jargon en blabla Lees je vacature als een vrijwilliger Gebruik meer ‘jij’ dan ‘wij’ Zet je troeven in de kijker (vorming, ervaring, gezelligheid, …) Prikkel met een vraag Eindig met een ‘call to action'
Een verzorgde vacature‌
…bevat goede trefwoorden
Mediamix 1. Persoonlijk contact 2. Netwerken van je huidige vrijwilligers, collega’s, … 3. Telefoon, e-mail 4. Website, nieuwsbrieven 5. Vacaturebanken zoals vrijwilligerswerk.be 6. Sociale media 7. Print, affiches, folders, lokale bladen 8. Vrijwilligersbeurzen 9. Gemeentebladen, lokale pers, … 10.Oproep via andere organisaties 11.Platte e-mails ipv nieuwsbrieven • •
Inspirerend voorbeeld: Vrijwilligers in actie Conversie: reageer binnen 48 uur en maak een afspraak
Een multimedia campagne met Facebook
‌een testje op de website
‌ een vaste pagina over vrijwilligerswerk op de website
‌een vak op de homepage met segmenten‌
lokale persacties
SEO en SEA
Vrijwilligers als ambassadeurs Basisvoorwaarde = tevreden vrijwilligers Waarom? • • •
Gezicht aan de organisatie geven Andere vrijwilligers aantrekken …?
Vrijwilligers als ambassadeurs Hoe WOM faciliteren? • Investeer in interne communicatie • Zorg dat ook vrijwilligers jullie visie en kernboodschap kennen (leer hen jullie elevator pitch) • Werk met een gesloten facebookgroep waar je vrijwilligers actief zijn • Vraag hen je social media te liken en delen (en geef eerst een workshop) • Maak een ‘interne’ nieuwsbrief voor vrijwilligers met deelbare informatie (succesverhaal, nieuwe vrijwilligers voorstellen, quote van een ancien, nieuwe projecten …) • Maak een sectie voor vrijwilligers op je website met: • je vacatures • dankjewels, sfeerbeelden • informatienota’s, een levendig intranet voor vrijwilligers PSSST: en de betaalde collega’s?
Vrijwilligers als ambassadeurs Hoe WOM faciliteren? • Bezorg je vrijwilligers naamkaartjes of folders • Breng-je-vriend-mee bedankingsfeest • Laat een vrijwilliger spreken op een studiedag • Een vrijwilliger met schrijftalent kan voor jullie bloggen • Neem een contente vrijwilliger mee naar beurzen • Interview met een vrijwilliger in je eigen media • Vraag vrijwilligers nieuwe vacatures naar hun netwerk door te mailen • Laat een vrijwilliger mee nieuwe vrijwilligers onthalen • Rekruteer specifieke buzz-ambassadeurs • Promoot de verhalen van je ambassadeurs op je eigen media • Maar… maak ook afspraken (portretrecht, privacy, …)
Ambassadeurs
3. Verwelkom Vrijwilligersbeleid • • • • •
Begint al bij rekrutering! Informatie geven Voorstellen Inwerken Polsen naar motivaties
Communicatie •
• • •
Reageer binnen 48 uur, ook als je de kandidaat niet ziet zitten Heldere informatienota (welkomstboekje) Eigen e-mailadres, login op intranet, servers … Motivaties gebruiken om in te spelen op het aanbod
‌ vrijwilligersknoppen op websites (intranet)‌
4. Zet aan het werk Vrijwilligersbeleid • • • •
Taken toewijzen Afspraken maken en opvolgen Competenties ontwikkelen Opleiding & begeleiding waar nodig
Communicatie •
•
Interne communicatie met vrijwilligers stroomlijnen in functie van de taken: • kanalen (telefoon, e-mail, skype, facebookgroep…) • Workshops in functie van communicatie Competenties (LinkedIn, Oscar Online)
5. Begeleid Vrijwilligersbeleid • • • •
Betrokkenheid tonen Corrigeren Feedback geven Bijkomende vorming
Communicatie •
•
Interne communicatie met vrijwilligers stroomlijnen in functie van ambassadeurschap en informatie: • nieuwsbrief voor vrijwilligers • intranet • sociale media • … Overleg tussen vrijwilligers
6. Motiveer Vrijwilligersbeleid •
•
Ken de hoofdmotieven: • sociale motieven • maatschappelijke motieven • ervaring en bijleren • idealisme, zingeving Waarderen
Communicatie •
•
•
Belang van vrijwilligers benadrukken in de hele communicatie (extern & intern) Bedanken (Week van de Vrijwilliger, IVD, eigen initiatieven, …) Events die de sfeer bevorderen (uitstap, feestje, …)
7. Omkader Vrijwilligersbeleid • •
Alles in orde met de vrijwilligerswet? Goede afspraken maken
Communicatie •
Zorg voor heldere communicatie over de wet of verwijs naar www.vrijwilligerswerk.be
8. Geef feedback Vrijwilligersbeleid • •
Wat is goed? Wat kan beter?
Communicatie •
Leerpunten voor communicatie opvolgen
9. Bedank Vrijwilligersbeleid • • •
Probeer te achterhalen waarom iemand stopt Stop een samenwerking zelf als het echt niet loopt Voer een helder exitgesprek
Communicatie • •
•
Ondersteuning bij het voeren van een moeilijk gesprek Organisatie van een bedankfeestje (en voor iedereen hetzelfde?) Afsluiten accounts, doorsturen e-mail, bedantwoordje op de website, collega’s op de hoogte brengen, …
10. Evalueer Vrijwilligersbeleid •
Evalueer het vrijwilligersbeleid geregeld: • vrijwilligerswerking • werving • inzet en taken • afspraken • tevredenheid
Communicatie •
•
Mee evalueren van deze items vanuit communicatie (intern en externe communicatie) Wervingscampagnes evalueren en bijsturen
Om na te lezen • • • • •
http://www.antenno.com/kennis-en-inspiratie/hoe-bouw-je-aan-meersymbiose-tussen-hr-en-marketing/ https://prezi.com/rky0eqncywcp/digitaal-werven/? utm_campaign=share&utm_medium=copy http://www.frankwatching.com/archive/2013/06/05/maak-van-jemedewerkers-ambassadeurs-met-4-typen-sociale-content/ http://www.vlerick.com/nl/about-vlerick/news/hoe-wordt-eenwerknemer-merkambassadeur https://issuu.com/vlaamssteunpuntvrijwilligerswerk/docs/ toolbox_vrijwilligers_bedanken_-_we_927ca4034cffdc