Administra Tú Tiempo

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TÚ TIEMPO

revista digital que ayudará a ser más eficiente en tus vida diaria.

UNIVERSIDAD GALILEO ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS MAESTRÍA MARKETING DIGITAL

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GUATE 10/12/16

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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ADMINISTRA TÚ TIEMPO

INTRODUCCIÓN Frecuentemente las personas tienen el principal problema de medir el tiempo y existe la dificultad de realizar todas las obligaciones presentes es por ello que se anhela un día que tenga mas de 24 horas porque parecen insuficientes para todo lo que se tiene que hacer.

Aunque se defina como problema del tiempo , la cuestión esta es como nos gestionamos nosotros mismos y como este se invierte a en las diferentes actividades que se realizan.

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CONTENIDO

Ladrón #1 “Interrupciones”

Un plan contra interrupciones, beneficiara a reducirlas al máximo y ten ojo para notar

ADMINISTRA TÚ TIEMPO Aunque se defina como problema del tiempo , la cuestión esta es cómo nos gestionamos nosotros mismos y como este se invierte a en las diferentes actividades que se realizan.

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las diferencias.

Ladrón #2 “Improvisación”

Cada vez que se produce una interrupción provoca 10 minutos en recobrar la concentración, estas te hacen peores, te vuelven inferior y mediocre.

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Ladrón #4 “Televisión”

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Ver menos televisión y hacer otras cosas te ofrece la oportunidad de enriquecer cada día con actividades distintas que verdaderamente aportan.

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nos relacionamos en la red.

Ladrón #3 “Reuniones Improductivas”

En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren “reunioadicción”.

Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión

Ladrón #5 “Internet”

Cuando inicias a utilizar internet de manera inteligente y provechosa, es necesario reformular como

Ladrón #6 “Email”

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Ladrón #7 “El Teléfono”

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El mail es algo que día a día crece y nos roba tiempo, energía, concentración y motivación.

Es una herramienta más de las muchas que se utiliza a diario que sólo deben estar ahí para ayudarte, contribuir, aliviar, complementar y permitir.

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MALOS HÁBITOS QUE NOS DOMINAN

Se le denomina como ladrones del tiempo, cuando una persona inicia a practicarlos se aleja de lo que se persigue. Existen unos mas peligros y más extendidos que otros, los cuales pueden ser:

Ladrón #1 Interrupciones:

Combatirlas mas que evitarlas:

Cada vez que se produce una interrupción provoca 10 minutos en recobrar la concentración, estas te hacen peores, te vuelven inferior y mediocre. Por Ejemplo la entrada de un SMS o un comentario de un compañero da un resultado en la productividad.

Interruptores frecuentes: Realizar una lista con 15 interrupciones mas comunes y puntuarlas de 1 a 10 calificando su impacto y frecuencia.

Ojo con el móvil:

Conciénciate antes:

Sin llamadas por favor:

Algunos impactos Las interrupciones rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentración haciendo las actividades mas lentas, causando en el cuerpo estrés y ansiedad.

Desgastan la motivación, creatividad y energía. Provocan pesimismo, negativismo y falta de desconfianza.

Debilitan el autoestima porque te impiden hacer tu trabajo, completar tareas y sentirte bien.

Crear un plan es la alternativa para combatir las interrupciones.

Técnicas para vencerlas:

Cuanto te topes con tareas complejas, recuerda su propósito. Anímate y prepárate para estar en guardia ante las interrupciones.

Aísla cada nueva tarea:

Muchas de las interrupciones son tareas que te encargan o piden, anotar cada tarea en una lista y continua con rapidez lo que estabas haciendo.

Auriculares a mano:

Aunque no estés escuchando música, utilizarlos funciona como una arma disuasoria ante interrupciones; al ver este tip es menos posible que se interrumpan.

Comunica tus rutinas:

Es importante también que otras personas estén informas sobre las rutinas que realizas. Si clientes y proveedores te llaman a ciertas horas podrás atenderles mejor cuando estés disponible para ellos.

Frena al pasado:

No tengas consideración sobre el compañero al que platica mas en vez de trabajar.

Cuando destines tiempo para hacer tareas no atiendas llamadas, ponlo en silencio boca abajo.

En la oficina pide que no trasladen las llamadas durante un buen rato.

Breve y directo:

Si contentas las llamadas ve a escuchar y solucionar justo al grano.

Trabaja en bloques cortos:

Si en tu oficina sufres muchas interrupciones, una solución es trabajar en bloques muy pequeños de tiempo que consiste en dividir cualquier tarea en sencillos bloques de 15 ó 25 minutos.

¡No interrumpas tú!:

Es importante que tu no seas interruptor para otros, es cuidar tu productividad como la de cuidar la de otros.

¡Recuerda!:

Un plan contra interrupciones, beneficiara a reducirlas al máximo y ten ojo para notar las diferencias.

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Ladrón #2 Improvisación: Se le denomina así al no planificar a la hora de hacer las tareas, impidiendo no avanzar mas y mejor.

Una buena planificación consiste a empezar actuar teniendo en cuenta que todas las tareas son distintas.

Técnica para vencer a este ladrón: Tareas claves:

Identifica y tener presentes las tareas claves del día, es una de las cosas que te hará crecer como profesional y como persona acercándote mas a los objetivos personales.

Toma en cuenta las siguientes tres cosas: 1. Hacerlas en momentos del día donde podrás dar lo mejor de ti.

2. No permitas que ninguna otra actividad o tarea las estorbe.

3. Cumple realizando las tareas con todo lo bueno que tienes y eres.

Cada vez que se produce una interrupción provoca 10 minutos en recobrar la concentración, estas te hacen peores, te vuelven inferior y mediocre.

Tareas Repetitivas: Identifica las

tareas repetitivas como, chequear email, leer feeds y blogs, navegar por internet, etc. Localiza cuales se repiten y cuales no.

Toma en cuenta las siguientes tres cosas: 1. Sitúalas en momentos del día oportunos y donde no estorben.

2. Evita que se conviertan distracción o una interrupción.

3. Si es una actividad diaria, procura realizarlas en el menor tiempo posible.

Una lista de tareas:

Haz un check list con las tareas pendientes y con las que realizas a diario.

Planifica el día antes:

Antes de terminar tu día, revisa y decide cuales son las tareas pendientes del próximo día.

Identifica las tareas clave:

Establece cuales son las tareas clave.

Repaso al empezar:

Al iniciar el día revisa rápidamente

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la lista de tareas que realizaste el día anterior.

Espacio para imprevistos:

Al momento de realizar tu planificación toma en cuenta los imprevistos que de seguro mas de alguno llegará, establecerles lugar es mejor que lidiar con ellos. Así avanzas más.

Terminar es la clave: Mentalízate en terminar antes de empezar, somos propensos a dejar varias tareas intermedias por continuar con otras, dejándolas para mas tarde.

Evita la Multitarea: Ejecutar muchas tareas a la vez de forma acelerada nos transmite la sensación de ser mas eficientes y es todo lo contrario.

Divide y vencerás: Si las tareas son grandes, es mejor dividirlas en pequeños trozos, mitad en mitad a su vez y así sucesivamente.

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Ladrón #3 Reuniones improductivas: En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren “reunioadicción”. Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión.

A continuación las principales causas de falla en la mayoría de reuniones: • • • • •

Material y contenidos no preparados Objetivos no o mal definidos.

Roles de asistencia no o mal definidos Duración excesiva No se traduce en acciones.

¿De verdad hay que asistir?

Muchas veces no esta en nuestra mano el negarnos, pero en otras ocasiones si. Podemos mejorar esta metodología solucionando por medio de una llamada o un mail, reunión mas directa e informal, siendo siempre el principal aliado la productividad.

Y si de verdad hay que asistir Si finalmente el punto es asistir, preocúpate por acudir a ella dándole sentido real. Y si la reunión es con un proveedor, un cliente o un posible

futuro cliente, debemos interpretarla como una oportunidad real de hacer crecer nuestro negocio.

Técnica para vencer a esta ladrón: 1. Si te han convocado a ti: Infórmate con antelación de que se va a hablar en la reunión. No permanezcas inmóvil y ten iniciativa, actúa con productividad.

En el transcurso se dinámico y participativo, lleva siempre lápiz y papel para tomar nota y tomate el tiempo de anotar los conceptos clave de cada persona. Abre tu mente en la reunión para aprender y mejorar ser una oportunidad de evolucionar personal y profesionalmente.

2. Si eres tu quien convoca a otros: Asegúrate que todo el mundo sabe el propósito y los objetivos reales de la reunión horas o días antes de entrar en la sala. Se breve en la reunión 30 min máximo, para que los asistentes perciban algo positivo logrando participación y aportación de ideas, no olvidar plantear el objetivo y comunicarlo de forma anticipada a los asistentes. Eres responsable de dinamizar y motivar, promueve el debate y fluidez de ideas y propuestas; para terminar levanta un acta como constancia escrita.

En muchas empresas y organizaciones hay personas que sufren “reunioadicción”.

Cualquier motivo o excusa les vale para convocar una reunión.

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Ladrón #4 La Televisión: Miles de personas emplean descanso utilizando sofá y televisión, claro esta que es una actividad que descansa nuestro cuerpo pero desgasta nuestra mente mas de lo que creemos. La televisión es un autentico ladrón de nuestro tiempo, de nuestra energía, de nuestra atención, de nuestras ideas y hasta de nuestro estima personal.

De cierta forma es adictiva ya que por lo general tendemos a consumir mas en lugar de reducir, y el secreto para producir tiempo no es eliminándolo sino reducir su uso.

Técnica para vencer este ladrón ¿Cómo es tu tv?: Define cuantas horas de televisión ves al día.

Recorta poco a poco: Empieza a reducir paulatinamente y realizar este cambio te resultará mucho más fácil. ¿Que otra cosa vas a hacer?:

Establece un horario fijo e inamovible y un tiempo máximo para ver la televisión.

Cena sin tv:

Disfruta tu cena tranquilamente con buena compañía de los tuyos.

Haz tu propia tv: toma el detalle

de intentar grabar programas y contenidos que realmente te interesan y te aporten.

Recorta un poco mas: Toma la

iniciativa de aumentar el recorte de tiempo a 60 minutos .

Ver menos televisión y hacer otras cosas te ofrece la oportunidad de enriquecer cada día con actividades distintas que verdaderamente aportan.

Ladrón #5 Internet: Estos malos hábitos son los mas difíciles cambiar o quitar. Cuando inicias a utilizar internet de manera inteligente y provechosa, es necesario reformular como nos relacionamos en la red. La tecnología e internet están ahí para facilitar las cosas.

Define las nuevas reglas, son tres sencillas pero poderosas ideas: 1. Cada cosa que haces tiene una consecuencia.

2. Hemos integrado herramientas a diario sin pensarlo, estas son el email, las redes sociales, blogs; las abrimos y las utilizamos sin pensarlo de forma automática.

3. Evitarlo esta a un clic de distancia: Cambiar las cosas, utilizar tu entorno digital en tu favor esta a tu disposición.

Técnica para vencer este ladrón: -Blog y noticias • Utiliza siempre una herramienta para leer feeds.

•Destina un momento del día para leer blogs. No lo hagas al comienzo del día.

• Establecer un tiempo máximo para lectura.

• Antes de suscribirte algún blog examina su valor.

-Notificadores y avisadores: Desinstala notificadores, te quitan la concentración.

-Navegación Inconsciente: Considerado como el peor habito digital, ten claro de cada tarea y el cuidado con webs y redes dedicadas al ocio y entretenimiento.

-Mensajería Instantánea: Evalúa la posibilidad de desinstalar y eliminar estas aplicaciones de tu vida, buscando otras formas de comunicación, al realizar una tarea cierra la ventana siempre que puedas, si chateas se consiente de lo que haces.

-Redes sociales: Encuentra un sentido de uso ya que son un servicio que esta a tu servicio. Te roba tiempo, concentración, ritmo de trabajo, ideas.

Si a diario entras en ellas, controla el tiempo que le dedicas.

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ADMINISTRA TÚ TIEMPO Email=Acción: intenta siempre que los mensajes se traduzcan en acciones. El mail es el medio, la acción es el fin. ¡No te vas a morir!: No tengas miedo a borrar o archivar. Muchas veces nos auto imponemos a vaciar la bandeja de entrada.

Elige bien tu aplicación: Sé muy exigente con la aplicación de Email que utilizas.

Aprende a buscar: Esfuérzate por recordar y aprender los trucos para buscar con eficacia y rapidez. Con solo aprender tres o cinco códigos puedes localizar un mensaje en pocos segundos.

Mensajes breves y directos: Preocúpate por redactar de forma breve y preciso, Ve al grano.

Cuida el asunto: Analiza el texto de asunto del mensaje, piensa que estas colocando el titular de una noticia.

Ladrón #6 E-mail Es uno de los principales protagonistas de nuestras vidas. El mail es algo que día a día crece y nos roba tiempo, energía, concentración y motivación.

Esta herramienta nos quita tiempo por los siguientes tres motivos: a) No sabemos utilizarlo de la mejor manera. b) Se le da demasiada importancia. c) No percibimos el valor de uso que se encuentra a nuestro servicio.

Técnica para vencer a esta ladrón: Solo es un martillo: empieza a ver el mail como una simple herramienta.

Empieza por otra cosa: Que lo leas a primera hora del día, dedica tiempo a lo importante.

Adiós, notificadores: Elimina, borra y desinstala cualquier notificador.

-No lo dejes abierto: No lo tengas siempre abierto.

Momentos específicos: Establecer momentos determinados para procesar tu email. Se recomienda cuatro en el día.

Respuestas prediseñadas: Hay utilidades para tu sistema operativo con las que automatizar textos predefinidos.

Filtros inteligentes: Utiliza siempre los filtros de carpetas inteligentes, esto permite clasificar de forma automática los emails. ¡Estás descansando!: No leas tu email cuando estés de descanso. ¿Necesitas el push?: Analiza y plantéate si realmente necesitas, anímate y empújate a revisar el push.

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Ladrón #7 Teléfono Es una herramienta más de las muchas que se utiliza a diario que sólo deben estar ahí para ayudarte, contribuir, aliviar, complementar y permitir. Está ahí para que tu puedas hacer tu trabajo.

Tres malos hábitos generalizados: a) Evita conversaciones largas, vagas y sin sentido. b( Contestamos instintivamente cualquier llamada. c) No sabemos ignorar y apagar el móvil cuando es necesario.

Tres impactos negativos: 1. Rompe tu concentración, desvía tu atención y te hace perder intensidad.

2. Te transmite una falsa sensación de actividad 3. Destruye tu descanso al ser bombardeado con llamadas de todo tipo.

Técnica para vencer a este ladrón Desarrolla las siguientes claves:

Solo es una herramienta: Recuerda con frecuencia el significado dentro de tu puzle diario, tal vez solo sirve para generar resultados y siempre debe estar a tu servicio.

Una llamada, un propósito: Cuando vayas a hacer una llamada, dale un propósito y un fin claro.

Adiós a la cháchara: Corta el parloteo.

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proveedores y compañeros.

Aprende a no responder … sigue estos tips: 1. No responder a veces es ver una llamada y dejarla para luego.

Se directo y preciso: En la conversación vete al grano.

2. No responder a veces provoca que dejen un mensaje para que respondas en su momento.

Ronda de llamadas: Al momento de hacer varias llamadas atrévete a realizarlas todas de un solo tirón.

3. Si no respondes, es porque lo que realizas en ese momento es sagrado o importante.

¿Y si lo silencias?: Hazlo siempre que vayas hacer una tarea importante.

4. No responder en ese momento una llamada, provoca a utilizar un email después.

¡No estoy para nadie!: Si estás en la oficina busca opciones para no atender llamadas por un par de horas.

Usa bien el Buzón de voz: Utiliza con inteligencia el buzón de voz.

Comunica tus rutinas: Haz saber tus rutinas a los demás, clientes,

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Astrid Delgado Cristina Cabrera Ligia Arriola Daniela Bonilla Mynor Galvez Andrea Sàenz Mota