Manual de procedimientos
COORDINADOR DE SEGURIDAD
15 de Marzo • 2020
Manual de procedimientos del Coordinador de seguridad
Contenido PREPARACIÓN DE LA APLICACIÓN 1. Taller teórico - práctico para delegados.... 3 2. Comunicación con el sitio de aplicación y preparación del taller teórico - práctico para examinadores......... 3 3. Realización del taller teórico - práctico en sitio....................................... 4 EJECUCIÓN DE LA APLICACIÓN 4. Confirmación del equipo de trabajo............. 5 5. Entrega del material de aplicación a los coordinadores de salones......................... 5 6. Recepción del material de examen al operador de distribución.............6 7. Entrega del material de examen a los coordinadores de salones......................... 7 8. Apertura del sitio de aplicación e ingreso de los examinandos........................... 7 9. Controles generales al inicio de la prueba................................................ 9 10. Recepción y organización del material de examen de ausentes.................... 9 11. Reporte de ausentes................................................ 10 12. Verificación del diligenciamiento de formatos.....................................................................10 13. Rondas de control durante la aplicación....12 14. Recepción de material de examen aplicado..................................................13 15. Organización y entrega del material de examen al representante del operador de distribución.............................. 14 BALANCE DE LA APLICACIÓN 16. Recepción y validación de formatos..............16 17. Evaluación al equipo de trabajo....................... 15 18. Entrega del sitio de aplicación.......................... 16 19. Diligenciamiento del Informe web y entrega de soportes de aplicación............. 16 SITUACIONES ESPECIALES 20. Examinandos con discapacidad...................... 18 21. Novedad con material de examen................. 20 22. Causales de anulación............................................ 22 Glosario..................................................................................... 24
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Señor examinador Al aceptar su participación como examinador, usted representa al Icfes ante los examinandos que presentarán las pruebas y ante la institución educativa donde se desarrollará la aplicación, por ello debe tener en cuenta lo siguiente: • La confiabilidad y validez de los resultados que obtienen los examinandos dependen entre otras cosas de la rigurosidad e imparcialidad con que se realicen los procedimientos de aplicación de las pruebas. • El cumplimiento exacto de todos los procedimientos previstos asegurará que la aplicación se desarrolle homogéneamente en todos los sitios dispuestos para las pruebas. Por esto, todo examinador tiene la obligación de seguir las instrucciones contenidas en los manuales de forma precisa y detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de manera que se brinden idénticas condiciones de aplicación a todos los examinandos a nivel nacional. • Los examinadores son directamente responsables por el control, vigilancia y seguridad de la aplicación y, particularmente, del material de examen en el sitio asignado. Por lo tanto, deben estar permanentemente atentos a prevenir y evitar todo intento de copia fraude, suplantación, sustracción o mutilación de material de examen, así como a no permitir que este sea fotocopiado o transmitido por medio alguno o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas. Su dedicación y compromiso en la aplicación, permitirán cumplirles a los examinandos con la entrega oportuna de sus resultados.
Preparación
de la aplicación Actividad realizada
1. Taller teórico - práctico para delegados El objetivo de esta reunión es afianzar sus conocimientos para que pueda realizar sus tareas de manera efectiva. Por lo anterior, se revisará conjuntamente y en forma detallada, todo lo relacionado con la logística de aplicación y los procedimientos definidos para la misma. Como máxima autoridad y responsable de la prueba en el sitio asignado, usted debe garantizar que toda la información recibida se trasmita a su equipo de trabajo, para lograr así un excelente desempeño en la aplicación. En esta reunión recibirá el kit de aplicación del sitio asignado y el listado con el nombre, identificación y rol asignado a cada uno de los examinadores que participarán en la aplicación.
Actividad realizada
2. Comunicación con el sitio de aplicación y preparación del taller teórico - práctico para examinadores Con la información de la prueba y del sitio de aplicación asignado, usted debe realizar las siguientes actividades: • Contacto con el sitio de aplicación Comuníquese telefónicamente con el rector y preséntese como delegado para aplicar la prueba, si el rector no puede atender la llamada pregunte por la persona designada como coordinador de sitio para la aplicación. Esta actividad debe realizarla al día siguiente de la asistencia a la reunión de delegados. Valide que la institución haya recibido la carta de confirmación de la aplicación y precise los detalles del taller teórico - práctico en sitio (fecha, hora y recursos audiovisuales). Informe que usted asistirá treinta (30) minutos antes de la hora de inicio del taller para recorrer la planta física de la institución con el coordinador de sitio y ultimar detalles de la logística de aplicación. Precise que la institución puede ofrecer el servicio de cafetería, solamente en el horario de almuerzo. • Preparación del taller teórico – práctico El éxito de la aplicación depende, en gran parte, de esta actividad, por lo cual: Estudie los temas, con el fin de tener total manejo de la información que debe abordar. Organice el material de aplicación que debe entregar en el taller teórico - práctico (manuales, credenciales y escarapelas e instrucciones específicas de la aplicación) y el día de la aplicación (formatos, afiches, informes y elementos de consumo).
C-14
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Preparación de la aplicación Actividad realizada
Manual de procedimientos del Coordinador de seguridad
3. Realización del taller teórico - práctico en sitio Preséntese en el sitio de aplicación treinta (30) minutos antes de la hora del taller teórico - práctico. Con el fin de garantizar el cumplimiento de las actividades programadas, realícelas en el orden y de la forma que se explican a continuación: • Reunión con el representante del operador de logística de aplicación Precise las actividades que el representante ha realizado para el taller (organización del salón y medios audiovisuales), indíquele que luego del registro de asistencia debe solicitar a los examinadores esperar en fila para que usted realice el ingreso al salón y la ubicación en los puestos. • Reunión con el coordinador de sitio Solicite su compañía para recorrer la planta física, actualizar la información consignada en el Formato de visita al sitio (salones disponibles, capacidad y datos de contacto), validar la ubicación de los salones a utilizar el día de la aplicación y precisar el espacio definido como oficina del delegado. Indague lo relacionado con las rutas de evacuación, el punto de encuentro y los números telefónicos a los que se puede acudir en caso de una emergencia. Informe que no se permite el ingreso al sitio de ninguna persona ajena a la prueba sin su autorización y que los examinandos que lleguen después de iniciada la aplicación deberán ser dirigidos a su oficina. Valide si existe algún esquema de ingreso para los examinandos y asegúrese de que este no afecte el tiempo de inicio de la prueba. Transmita las instrucciones de ingreso de examinadores y examinandos a los encargados de la portería que estarán el día de la aplicación. Precise que, si la institución tiene cafetería, esta solo puede funcionar en el horario de almuerzo. • Taller teórico - práctico para los examinadores A la hora programada para el taller, diríjase al salón donde realizará esta actividad y siga estas instrucciones: Salude a los examinadores e indíqueles que va a realizar su ingreso al salón. Solicíteles el documento de identidad y ubíquelos siguiendo el esquema de culebrilla. Entregue a cada examinador la credencial con su escarapela, el manual de procedimientos y las instrucciones específicas de aplicación. Agradezca la asistencia, realice una presentación personal y permita que los examinadores se presenten. Proceda a realizar el taller con el apoyo de la presentación entregada por el Icfes y asegúrese de que los procedimientos a realizar por jefes de salones y coordinadores queden claros. Solicite que, cualquier situación especial que se presente, le sea informada de manera inmediata. Asigne los salones correspondientes a los coordinadores de salones y a los jefes de salón, y solicíteles que se reúnan para recorrer el sitio e identificar la ubicación de los salones asignados, los baños, la oficina del delegado, las rutas de evacuación y el punto de encuentro; información importante para orientar a los examinandos el día de la aplicación. Tenga en cuenta que: En los sitios de aplicación donde no hay coordinador de salones las actividades a su cargo serán asumidas por usted. En los sitios con un solo salón, usted asumirá las actividades de jefe de salón y se le denominará delegado-aplicador.
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Ejecución
de la aplicación Recomendaciones para el día de la aplicación: Su presentación personal debe ser acorde con el trabajo que va a realizar. Preséntese puntualmente en el sitio asignado, a la hora informada en el taller teórico – práctico para delegados, y porte la credencial con su escarapela. El ingreso de los examinandos al sitio de aplicación se realiza teniendo en cuenta los horarios informados en la citación al examen, estos no se pueden modificar. Asegúrese que se cumplan los tiempos de aplicación con el apoyo de su reloj de pulso (no reloj inteligente). Efectúe los procedimientos establecidos en su manual, material que siempre debe tener a mano. Conforme junto con el coordinador de sitio y los examinadores, un equipo de trabajo fuerte y coordinado. Mantenga con ellos una comunicación permanente y présteles colaboración cuando lo requieran. Absténgase de usar celulares y aparatos electrónicos fuera de su oficina para liderar con el ejemplo, además no realice actividades diferentes a las contempladas en este manual.
1.a Sesión 2.a Sesión
4. Confirmación del equipo de trabajo Controle que el representante del operador de logística de aplicación verifique la asistencia puntual de todos los examinadores y que solicite la respectiva suplencia en caso de existir personal faltante. Si no está completo el grupo de jefes de salón, mientras llegan los suplentes, usted debe disponer de los coordinadores de salones o del coordinador de sitio para reemplazar los examinadores que no llegaron; en estos casos, se deben cubrir únicamente las actividades asignadas al rol del examinador ausente.
Actividad realizada
5. Entrega del material de aplicación a los coordinadores de salones En su oficina, (6:00 a. m.) entregue el material de aplicación a cada uno de los coordinadores de salones, previamente organizado en la bolsa plástica y teniendo en cuenta los salones asignados. Cada una de estas bolsas debe contener:
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Ejecución de la aplicación
• Registros de asistencia e identificación (A). • Listados de identificación de ausentes (B). • Listados para puerta de salón (C).
Manual de procedimientos del Coordinador de seguridad (D)
(H)
(E)
(A)
(F)
(B)
(G)
(C)
• Afiches de instrucciones para examinandos (D). • Afiches de tiempos (E). • Afiches de elementos permitidos y prohibidos para la aplicación (F). • Rótulos para puerta de salón ya marcados con los números de los salones (G). • Bolsas plásticas pequeñas para devolver las hojas de respuestas aplicadas (H). • Bolígrafos, marcadores y cinta pegante (I).
(I)
Adicionalmente, entrégueles el Formato de ubicación y el Informe del coordinador de salones. Infórmeles que el Formato de Corrección de datos se debe ir rotando durante la aplicación, siguiendo el orden de la nomenclatura de los salones asignados, y que el Formato de preguntas dudosas lo deben solicitar cuando vayan a registrar esta información. Nota: Entregue al coordinador de sitio los afiches de Silencio y Baños para que los peguen en los pasillos y áreas comunes, si cuenta con coordinador de seguridad solicite su apoyo para realizar esta actividad. 1.a Sesión 2.a Sesión
6. Recepción del material de examen al operador de distribución Para cada sesión reciba en su oficina, por parte del representante del operador de distribución, los contenedores con el material de examen y proceda a verificar en la información del rótulo: el nombre del sitio de aplicación, la ciudad y la sesión. Una vez confirme estos datos realice lo siguiente: • Solicítele al representante del operador de distribución que abra la caja de cartón rotulada para hojas de respuestas, y revise que estén los siguientes elementos: Recibo de entrega y recolección de material de examen. Tula de seguridad para el retorno de las hojas de respuestas (también será utilizada para la custodia temporal del material de examen de ausentes). Cartones separadores para las hojas de respuestas (presentes, ausentes y casos especiales). Precintos de seguridad (sellos) sin usar, para el cierre de la tula de hojas de respuestas y de los contenedores con material de examen para su devolución; igualmente, para el cierre provisional de la tula con material de examinandos ausentes; cuéntelos y de no estar completos, repórtelo de inmediato al coordinador de nodo. Clips, bandas de caucho y cinta pegante para empaque. • Valide, con el Recibo de entrega y recolección de material de examen, la identificación de cada contenedor y los números de los precintos.
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Manual de procedimientos del Coordinador de seguridad
Ejecución de la aplicación
• Indíquele al representante del operador de distribución que abra los contenedores con el material de examen asignado al sitio, en orden ascendente. • Verifique que el número de identificación impreso en las bolsas de seguridad, coincida con lo registrado en la cinta de seguridad y en el Recibo de entrega y recolección de material de examen. Asegúrese de que se encuentran debidamente selladas con la cinta de seguridad. • Organice, con el apoyo del representante del operador de distribución, las bolsas de seguridad que contienen el material de examen para cada coordinador de salones. Si encuentra alguna diferencia en los números que identifican cada contenedor, en los precintos, o en los códigos de las bolsas de seguridad, informe de inmediato al coordinador de nodo y deje constancia de esto en el Recibo de entrega y recolección de material de examen, (esta información igualmente deberá consignarla en su Informe Web). Ubique, en un lugar específico para cada coordinador de salones, las bolsas de seguridad de los salones asignados. 1.a Sesión 2.a Sesión
7. Entrega del material de examen a los coordinadores de salones
Planilla de control de materiales
Entregue las bolsas de seguridad selladas a los coordinadores de salones, quienes deben: • Abrir las bolsas de cada uno los salones asignados. • Contar la totalidad de paquetes de cuadernillos de cada bolsa de seguridad, verificando la cantidad contra la registrada en las actas de sesión. • Firmar la Planilla de control de materiales. Infórmeles a los coordinadores de salones que los cuadernillos deben permanecer en su oficina hasta que los examinandos se encuentren ubicados dentro de los salones. Cuando todos los coordinadores de salones terminen de firmar la Planilla de control de materiales, diligencie la información requerida en el Recibo de entrega y recolección del material de examen y, junto con el representante del operador de distribución, firmen en los lugares correspondientes. Repita el proceso en cada una de las sesiones de aplicación.
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Glosario Término
Definición
Acta de sesión
Documento que acompaña el paquete de cuadernillos para cada salón, contiene los datos del sitio de aplicación, la sesión y la relación de cuadernillos que serán aplicados. Así mismo, permite controlar el intercambio de custodia del material de examen. En la parte posterior incluye el Informe del jefe de salón.
Aplicación
Se refiere al día en que los examinandos presentan la prueba. También puede referirse a todo el proceso de organización y administración previo y posterior a la prueba.
Auxiliares
Personas asignadas por el coordinador de sitio para realizar actividades de mantenimiento (aseo, organización de salones, etc.) en el sitio de aplicación antes, durante y después de la prueba. Igualmente, apoyan los procedimientos de seguridad durante la aplicación del examen.
Coordinador de municipio
Examinador responsable de apoyar la labor de los delegados y velar por el cumplimiento de los protocolos para la aplicación de las pruebas; tiene a cargo una ruta de monitoreo de seis (6) sitios de aplicación; reporta al coordinador de nodo.
Coordinador de salones
Examinador responsable de apoyar la labor de los jefes de salón y velar por el cumplimiento de los protocolos para la aplicación de las pruebas; tiene a cargo seis (6) salones y reporta al delegado y al coordinador de sitio.
Coordinador de seguridad
Examinador responsable de la vigilancia y el control de la seguridad de la prueba en las áreas de circulación (pasillos, baños, patios, etc.) en sitios donde hay más de 800 citados. Apoya y reporta al coordinador de sitio y al delegado.
Coordinador de sitio
Rector del sitio de aplicación o persona a quien él delegue, para acompañar la aplicación. Apoya la labor del delegado y vela por el cumplimiento de los protocolos establecidos para la aplicación de las pruebas.
Coordinador de nodo
Funcionario del Icfes encargado de monitorear en el nodo asignado, los procesos para la aplicación de las pruebas.
Delegado
Examinador responsable de la prueba en el sitio y encargado de liderar el desarrollo de la aplicación. Reporta al Coordinador de nodo y al operador de logística de aplicación.
Examinador
Persona que desempeña cualquiera de los roles que participan en la administración de una prueba en cada sitio de aplicación (jefes de salón, coordinadores de salones, coordinadores de sitio, coordinador de seguridad y delegados).
Examinando
Persona que se encuentra registrada para presentar un examen.
Informe de aplicación del delegado
Carpeta que contiene documentos sobre el desarrollo de los procedimientos de aplicación que realizan los examinadores durante la prueba; registra información crucial para el Icfes acerca de la ubicación de los examinandos, preguntas dudosas, anulaciones, situaciones especiales, novedades, etc.
Jefe de salón
Examinador responsable del correcto desarrollo y cumplimiento de los protocolos para la aplicación en cada salón. Reporta al coordinador de salones o al delegado.
Material de examen
Conjunto de instrumentos que utiliza el Icfes para realizar la prueba, tales como cuadernillos y hojas de respuestas. Este material es de carácter confidencial del Estado.
Material de aplicación
Conjunto de manuales, afiches, listados, formatos y elementos de consumo que deberán utilizar los examinadores para las actividades a realizar en la aplicación.
Nombre en marca de agua
Nombre del examinando superpuesto en todas las hojas del cuadernillo de examen, con diseño de transparencia, que le permite visualizar su contenido sin interrumpir o impedir la lectura de las preguntas.
Operador de logística de aplicación
Contratista que tiene a cargo la administración del personal de examinadores que intervienen en cada aplicación.
Operador de distribución Procedimientos de aplicación
Contratista que tiene a cargo el trasporte, entrega, custodia y recepción del material de examen. Conjunto de actividades que el Icfes tiene previstas para que los examinadores las realicen en la preparación, la ejecución y el balance de la aplicación de una prueba.
Prueba
Examen que se aplica a los examinandos de acuerdo con las necesidades, propósitos y objetivos de la misma.
Sesión
Horario del día en que se aplica la prueba, puede ser mañana o tarde.
Sitio de aplicación
Instituciones educativas donde se realiza la aplicación de la prueba.
El Icfes agradece su apoyo, dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas. Prohibida su reproducción total o parcial sin previa autorización.