Gestion por procesos

GESTIÓN POR PROCESOS Materia: Productividad y Calidad

LINA MARCELA TORRES ARREDONDO.

“La Gestión por Procesos es una forma de conducir o administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas”

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AUTÓNOMA DE LAS AMÉRICAS MEDELLIN 2015

Tabla de contenido INTRODUCCION ......................................................................................................2

Gestión Por Procesos ...............................................................................................3 Objetivos ............................................................................................................3 Proceso .............................................................................................................3 Componentes del proceso.........................................................................................4 Metodología de Gestión por procesos ......................................................................4 Ciclo de Gestión Por procesos .................................................................................5 Etapas de Implementación ......................................................................................6 Paralelo de Actuación .............................................................................................7 Beneficios de Gestión Por Procesos

.....................................................................8

Conclusión ..............................................................................................................9

Página 2

INTRODUCCIÓN

En las organizaciones es conveniente proporcionar valor a los recursos. El éxito de la gestión está directamente vinculado al mejoramiento de procesos durante la orientación, dando un valor agregado para así obtener como resultado la eficiencia y contrarrestar los desperdicios. Ello requiere además de disponer de productos diferentes, la innovación en el proceso pasa a ser tan importante como la propia innovación en el producto.

Hoy en día las empresas deben evolucionar y reaccionar a cambios improvistos y cada vez más frecuentes, por razones como: expansión internacional, presión de la competencia, fusiones y tendencias tales como las certificaciones de calidad y el comercio electrónico.

La Gestión por Procesos se ha convertido en una forma eficiente de combatir o contrarrestar las anteriores causas, ayudando a responder interrogantes como: ¿Quién debe hacer qué y en qué orden? ¿Qué clase de trabajo se lleva a cabo? ¿Cuál es la manera óptima de ejecutar mi negocio?

Definiciones básicas para ser líderes y exitosos en nuestra labor

Página 3

GESTION POR PROCESOS (Business Process Management o BPM en ingles)

Busca que las empresas tengan estructuras con una mayor capacidad de adaptación al entorno cambiante, mayor flexibilidad, más capacidad para aprender, más capacidad de crear valor con una mayor orientación hacia el logro de los objetivos En la medida en que la empresa utilice los procesos como la forma de organizar el trabajo, la Gestión de Procesos se convierte en el pilar clave de la gestión organizacional.

Es precisamente, la manera en que se organiza el trabajo lo que hace diferente una empresa de otra aunque su proceso sea el mismo o busque los mismos objetivos.

“La Gestión por Procesos es una forma de conducir o administrar una organización, concentrándose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas” OBJETIVOS  Reducir los costos internos innecesarios.  Acortar plazos de entrega  Mejorar la calidad y el valor percibido por el cliente  Incorporar actividades adicionales de servicio con un bajo costo y cuyo

valor sea fácil de percibir por el cliente PROCESO

Secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas desarrollan orientadas a agregar valor sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.

Conjunto de actividades cuyo producto crea un valor específico para su usuario o cliente.

Página 4

TODO PROCESO SE COMPONE DE LOS SIGUIENTES ELEMENTOS

 Insumo: entradas que requiere el procesos para generar un resultado.  Proveedor: quien proporciona entradas al proceso.  Producto: resultado final de las actividades que conforman el proceso y

que satisface las necesidades del cliente.  Cliente: quien recibe la salida del proceso. Razón de existencia del

proceso.  Recursos: medios y requisitos necesarios para desarrollar bien el proceso.  Indicadores: sistemas de control que miden el funcionamiento del proceso

y el nivel de satisfacción del usuario o cliente.  Límites: puntos claros y definidos, comenzando con un necesidad concreta

y finalizando con la satisfacción de dicha necesidad.

METODOLOGIA PARA LA GESTIÓN POR PROCESOS

Conjunto de etapas para el mejoramiento empresarial que integra todas las dimensiones organizacionales.

Página 5

Su objetivo es lograr un cambio integral exitoso y brindar soluciones encaminadas a aumentar la competitividad de los procesos.

Pรกgina 6

CICLO DE GESTION POR PROCESOS

¿CÓMO SE GESTIONA POR PROCESOS? Desarrollar el concepto de Organización.

Definir los procesos claves y prioritarios Establecer sistemas de indicadores Establecer planes de actuación

Página 7

ETAPAS EN LA IMPLEMENTACION DE GESTION POR PROCESOS 1. INVENTARIO DE PROCESOS :

Identificar los procesos de la empresa Representar gráficamente los procesos y sus interacciones

2. ANALISIS DE PROCESOS:

Definir objetivos del proceso y responsable Especificar los límites de cada proceso (alcance) y sus interacciones Identificar los recursos necesarios de cada proceso Identificar cadena de valor

3. DIAGRAMA DE PROCESO

Diagrama del flujo del proceso Listado de documentos asociados Identificar la relación entre los documentos y actividades

4. REDISEÑO DEL PROCESO

Identificar los diseños del proceso (Identifique los diseños que agregan valor) Página 8

Redefinir el objetivo del proceso Determinar los recursos necesarios para el proceso

5. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO

Mapa de procesos Diagrama Caracterización

6. DISEÑAR ESTRUCTURA DE PROCESOS

Roles Interacción de procesos

Página 9

PARALELO DE ACTUACIÓN GESTIÓN FUNCIONAL

GESTIÓN POR PROCESOS

 Orientado a la tarea

 Orientado al Cliente

 Empleados

 Personas

 Hacer mi trabajo

 Trabajar en equipo

 Quien cometió el error

 Que permitió el error

 Evaluar los individuos

 Evaluar el proceso

 Los empleados son el

 El proceso tiene el problema

Página 10

problemas  Cambiar a la persona

 Mejorar los procesos y Dllar las

personas

BENEFICIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

 Permite visualizar como se convierten los insumos en productos  Aumenta la capacidad de la empresa para competir, racionalizando el costo

de los productos disponibles  Permite detectar y medir los costos de la mala calidad (Desperdicio)  Suministra los medios para realizar en forma rápida los cambios

importantes hacia actividades más exigentes.  Apoya la empresa para manejar de forma efectiva sus intereses.  Desarrolla un sistema completo de evaluación Corporativa  Se convierte en un elemento fundamental de la formulación estratégica de

la empresa

Página 11

CONCLUSIÓN

Tiendo en cuenta la importancia de la identificación y recogida de información procedente de los métodos de vigilancia tecnológica (no estrictamente tecnológica, hablamos también de metodologías didácticas y de modelos de gestión), en estos métodos tendríamos que tener en cuenta también la facilitación de contextos apropiados para generar ideas (muchas veces provenientes de necesidades y expectativas o de dificultades).

Se contempla la priorización y selección de propuestas a partir de unos criterios establecidos (entre los que podría estar el involucrar al mayor número de personas) y la aprobación por la dirección, teniendo en cuenta si está orientada de acuerdo con las directrices de la estrategia.

Página 12