Manual de uso Base de Datos INEINA

Universidad Nacional Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Secretariado Profesional Carrera de Educaciรณn Comercial Elaboraciรณn Integral de Documentos III

MANUAL DE USO BASE DE DATOS INEINA

Elaborado por: Lizeth Valverde Lรณpez

Evaluado por: Xinia Corrales Escalante

Campus Omar Dengo I Ciclo, 2016

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 3 MANUAL DE USO BASE DE DATOS INEINA ................................................................. 4 Base de datos ...................................................................................................................... 4 Tablas ................................................................................................................................. 5 Consultas ............................................................................................................................ 6 Consultas de parámetro .................................................................................................. 6 Consultas de parámetro .................................................................................................. 7 Consultas de parámetro .................................................................................................. 8 Formularios ......................................................................................................................... 8 Informes ............................................................................................................................ 11 Menú de navegación ......................................................................................................... 12 CONCLUSIÓN .................................................................................................................... 13

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INTRODUCCIÓN Las bases de datos son una herramienta que permite la ordenación de los materiales e información perteneciente a un tema en específico, en este caso en particular la base de datos desarrollada es del material didáctico e intelectual de la unidad académica, llamada Instituto de Estudios Interdisciplinarios de la Niñez y la Adolescencia, perteneciente a la Universidad Nacional de Costa Rica.

La finalidad de este documento es mostrar los pasos más importantes para el adecuado manejo de la base de datos que fue desarrollada, dentro de los cuales se resalta la importancia de conocer las divisiones que con lleva el trabajo, tal como lo son las tablas, que permiten el ingreso de la información, las consultas solicitadas a la base de datos, los formularios que suministran la información ingresada y permiten opciones de modificación y nuevo ingreso de información, además de los informes que facilitan la visualización de la información con la finalidad de ser impresa y finalmente el menú de navegación de la totalidad de la base de datos.

Además, se especifican las funciones de cada una de las partes en específico, resaltando como se deben utilizar y para qué sirven algunas partes, por ejemplo: los botones de acción, las consultas realizadas a finalidad de obtener información, entre otros. Se permite visualizar paso a paso y mediante pantallazos como se utilizan las funciones que ofrece el sistema de Microsoft Office Access para la creación de bases de datos.

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MANUAL DE USO BASE DE DATOS INEINA El manual de uso se divide según las zonas de acción sobre las que se está hablando por lo cual en este caso iniciaremos de la siguiente manera:

Base de datos

Paso 1

• Abrir la base de datos

Paso 2

• Dar doble clic sobre lo que se desea utilizar

En este caso, nosotros iniciaremos con la apertura de las tablas, para lo cual a continuación se muestra paso por paso como hacerlo, además de cómo se pueden realizar cambios en ellas.

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Tablas

Paso 1: Dar doble clic sobre la tabla que se desea abrir

Paso 2: Ingresar la información que se desea

Paso 3: en caso de necesitar cambiar algún dato de la estructura lógica, dar clic derecho sobre el titulo de la tabla y seleccionar la opción vista diseño

Paso 4: una vez finalizados los cambios, dar clic derecho sobre la pestaña que muestra el nombre de la tabla, seleccionar la opción cerrar y dar clic sobre que si se desean guardar todos los cambios.

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Consultas

Funciones

1. Identificar información específica.

2. Permite visualizar datos en concreto de programas y actividades relacionadas con el INEINA. 3. Facilitan el acceso y la búsqueda de datos.

Consultas de parámetro Paso 1: Clic sobre la pestaña crear y seleccionar la opción diseño de consulta

Paso 2: Dar doble clic sobre las tablas que se desea utilizar y después escoger los campos de esta tabla que necesitamos, igualmente se puede hacer con varias tablas a la vez

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Paso 3: Colocar dentro de corchetes el parámetro que deseamos establecer

Dar Paso 4: sobre ejecutar, el cual se encuentra en la pestaña Herramientas de consultas, la seleccionamos con la finalidad de verificar que nuestra consulta este bien

Paso 5: Ingresar los datos y dar clic en aceptar, seguidamente se mostraran los datos solicitados.

Paso 6: Cerrar la consulta y colocar el nombre con el que se debe guardar.

Consultas de selección Paso 1: Clic sobre la pestaña crear y seleccionar la opción diseño de consulta Paso 2: Dar doble clic sobre las tablas que se desea utilizar Paso 3: Digitar el elemento que deseamos obtener, en el espacio correspondiente al dato, es importante incluir un signo de pregunta en el lugar de una letra que debería de estar acentuada, tal como se muestra en el ejemplo.

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Paso 4: Clic sobre ejecutar, verificar si la información está bien y posteriormente cerrar la consulta para guardar los cambios.

Consultas de unión En el caso de la consulta de unión se desarrollan todos los pasos que en la de selección, con la única variante de que en vez de escribir solo un dato, se escriben dos, separados por la letra “o” o bien se escriben en el espacio denominado “or”.

Formularios

Los formularios permiten visualizar la información conferida en las tablas y consultas, su desarrollo es necesario para posteriormente llevar a cabo el menú de navegación, del cual se comentara más detalladamente más adelante.

Paso 1 Dar doble clic sobre el formulario, al hacer esto nos mostrara la información en vista hoja de datos

Paso 2 Dar clic sobre la pestaña que muestra el nombre del formulario y seleccionar la opción vista formulario

Paso 3 8 Una vez seleccionada la opción podemos observar la que ya está incluída.

Para visualizar los formularios es necesario, seguir los siguientes pasos:

No obstante, en caso de requerir cambiar o agregar información se permiten las siguientes opciones mediante la utilización de botones de selección.

Botón agregar nuevo registro: este botón al dar clic permite ingresar nuevos datos, tal como se muestra en el ejemplo:

Botón guardar: permite guardar la información ingresada o los cambios realizados

9 Botón buscar registro: facilita la opción de buscar registros ingresados con anterioridad, mostrando el siguiente cuadro de dialogo:

Botรณn eliminar registro: en caso de ser necesario permite eliminar un registro que ya no es necesario, al dar clic,

Posteriormente, se puede visualizar el siguiente cuadro de dialogo:

Seguidamente, tenemos la opciรณn de imprimir, a cuรกl permite la impresiรณn del registro que se encuentra en pantalla dentro del formulario.

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BotĂłn salir del formulario: permite cerrar el formulario, al dar clic, el formulario se cerrara inmediatamente.

Informes Los informes permiten visualizar tablas o consultas que se desean imprimir, ya que esta herramienta permite imprimir todos los registros conferidos, a diferencia de los formularios que solo permiten la impresiĂłn de un registro en especĂ­fico.

Los informes se visualizan de la siguiente manera:

Igualmente cuando este muestra un registro diferente hace un cambio de color entre los campos, tal como se meustra:

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Menú de navegación Permite navegar por todos los datos conferidos dentro de la base, ya que utiliza los formularios creados de tablas y consultas, además de los informes, por lo cual al abrirlo se puede observar la siguiente información:

Para visualizar alguna entidad o bien otro tipo de información solo se debe cliquear sobre lo que se desea, por ejemplo, los informes

En base a lo anterior, se puede concluir que con este último paso del menú de navegación se finaliza el manual en sí.

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CONCLUSIÓN

La utilización y manejo de la base de datos depende de cada una de las personas que se da a la tarea de realizarla, por lo cual, se recomienda inicialmente cuando se va a trabajar en esta base de datos leer el informe de creación de la misma, al igual que investigar a fondo sobre la empresa u departamento del cual trata, con la finalidad de que no se pierdan o no entiendan el porqué de su distribución.

Además, se recomienda a las personas que tengan acceso leer este manual con la finalidad de que se guíen y entiendan algunos de los aspectos sobre la estructura lógica utilizada.

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