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ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS NO PRESENCIAL 2021 GESTION ADMINISTRATIVA – FINANCIERA – CONSEJO Sábado 06 de marzo de 2021 Hora de Registro 5:00 p.m. 5:59 p.m. Hora de inicio 6:00 p.m.
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Bogotá, febrero 13 de 2021
Señores COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS Cl 21 No. 87 B – 36 Bogotá D. C. Asunto: CONVOCATORIA ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2021, NO PRESENCIAL (artículo 42 Ley 675 de 2001).
En mi calidad de Representante Legal del Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos y de conformidad con el artículo 42 de la Ley 675 de 2001, régimen de propiedad horizontal, y el artículo 2 de la Resolución 385 de 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social, me permito CONVOCAR A ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS, que se llevará a cabo el SÁBADO 6 DE MARZO DE 2021 a partir de las 5:00 p.m., de manera no presencial. El registro de asistencia se iniciará a las 5:00 p.m. y se cerrará a las 5:59 p.m., pasada esta hora no se aceptarán registros de ingreso por la plataforma ZOOM, cada Copropietario y/o Apoderado deberá tener un dispositivo electrónico (Computador de escritorio, Computador portátil, Celular o Tablet.) con el cual pueda conectarse en tiempo real y activar su cámara y micrófono, para que quede registrado su ingreso y asistencia, recuerde que se dará como válida la asistencia de los representantes de los inmuebles registrados en los dos momentos, es decir tanto al ingreso a la plataforma como al terminar la Asamblea No presencial. Se les enviará a su dirección electrónica (correo electrónico) un usuario y clave para acceder a la Asamblea, con el fin de desarrollar el siguiente: Orden del día: 1. Verificación del quórum para dar inicio a la Asamblea 2. Elección del presidente y secretario de la Asamblea 3. Lectura y aprobación del orden del día 4. Elección del Comité verificador del Acta de Asamblea 5. Informe de Administración, Consejo de Administración y Comité de Convivencia 2020 6. Informe y Dictamen de Revisoría Fiscal 2020. 7. Presentación y aprobación de Estados Financieros a diciembre 31 de 2020 8. Presentación y aprobación presupuesto vigencia 2021. 9. Elección Consejo de Administración 10. Elección Comité de Convivencia 11. Elección Revisor Fiscal 12. Socialización Proyecto terrazas 13. Cierre de la Asamblea. En caso de no poder asistir a la Asamblea No Presencial el propietario podrá delegar su asistencia mediante poder simple para ser representado en la Asamblea, ningún asistente
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ podrá representar más de dos copropietarios del Conjunto Residencial Parque los Hayuelos (es decir el propio y dos más). Todo poder debe estar firmado por la persona que lo otorga y aceptado por su apoderado, por favor enviarlo con el asunto: “PODER ASAMBLEA 2021 APARTAMENTO XXX TORRE X” al correo electrónico del conjunto parqueloshayuelos@hotmail.com o dejarlo en físico en el casillero de administración en portería del Conjunto a más tardar el 1 de marzo de 2021. La información financiera se encuentra a disposición de los Copropietarios en la oficina de administración, la cual podrán consultarse y atenderse previa solicitud escrita a la administradora hasta el 27 de febrero 2021 De igual forma se recuerda que la no asistencia a la Asamblea General acarrea sanción equivalente al 50% de la cuota de expensa común respectiva. EN CASO DE SER ARRENDATARIO POR FAVOR HACER LLEGAR LA CONVOCATORIA AL PROPIETARIO Y/O INMOBILIARIA RESPECTIVA.
Se recuerda que para participar y ser elegido en cada uno de los Comités o representante al Consejo de Administración, tiene que ser propietario, estar a paz y salvo por todo concepto.
Cordialmente, ORIGINAL FIRMADO
GLORIA CRISTINA DIAZ AGUIRRE Representante Legal
ORIGINAL FIRMADO
RAFAEL R. RAMIREZ DUARTE Presidente del Consejo
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Bogotá D. C., marzo 6 de 2021
Señores ASAMBLEA NO PRESENCIAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS 2021 Ciudad PODER ESPECIAL Yo ___________________________________________________ mayor de edad, identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. ________________________, propietario(a) del apartamento No. _________ torre __________ del Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos, confiero poder especial, amplio y suficiente, al señor (a)________________________________________________________________ identificado (a) con la cédula de ciudadanía No. ___________________ para que me represente con voz y voto en la ASAMBLEA NO PRESENCIAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS 2020, citada para realizarse el día 06 de marzo de 2021 a las 5:00 p.m. Si en esta fecha no se sesiona por falta de quórum este poder se extiende para que me represente en la asamblea que sea citada mediante segunda convocatoria. REGISTRO DE INGRESO ASAMBLEA 2021 DE 5:00 p.m. a 5:59 p.m., RECORDAR QUE AL FINAL DE LA ASAMBLEA NUEVAMENTE HAY REGISTRO DE SALIDA EL PODER DEBE SER FIRMADO POR EL PROPIETARIO REGISTRADO EN LA COPROPIEDAD, SI EL MISMO NO CORRESPONDE AL REFLEJADO EN LAS CUENTAS DE COBRO, FAVOR ADJUNTAR CERTIFICADO DE TRADICION Y LIBERTAD NO MAYOR A 30 DIAS.
__________________________________ C.C. Dirección Electrónica: Teléfono Acepto:
C.C. Dirección Electrónica: Teléfono ______________________5 _________________________
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REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA
Con el fin de facilitar un desarrollo ágil y productivo de la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios deberán tenerse en cuenta los siguientes lineamientos: 1. Ser puntual, se verificará asistencia al inicio y al final de la Asamblea 2. Los Copropietarios que no puedan asistir podrán delegar su voto en otro Copropietario, mediante poder firmado, entregado junto con la convocatoria y deberá ser remitido al correo parqueloshayuelos@hotmail.com y/o radicado en el casillero de administración de la portería, un propietario podrá representar máximo con dos Copropietarios. 3. Tal como lo establece el artículo 45 de la Ley 675 de 2001, la Asamblea General sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva sesión. 4. El uso de la palabra deberá dirigirse con el debido respeto. Cada intervención no podrá exceder de los dos (2) minutos y no se referirá más de una vez al mismo tema, a no ser que se autorice por claridad del mismo. 5. El presidente de la Asamblea solicitará el retiro a quien o quienes pretendan desviar el objeto o sabotear la Asamblea. 6. Las interpelaciones únicamente las concede la Presidencia de la Asamblea autorizado por quién tiene el uso de la palabra y máximo serán 5 intervenciones por tema. 7. Los participantes pueden solicitar al presidente, las mociones de orden cuando lo consideren pertinente. 8. Recordar que en la Asamblea se trata lo aprobado en la convocatoria, no se tratan temas particulares, de existir, los mismos deben ser remitidos a la Administración antes del 27 de febrero de 2021 para dar respuesta a los mismos. 9. El voto no podrá ser por aclamación ni personalizado, deberá hacerse por coeficiente para determinar la mayoría.
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ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA NO PRESENCIAL Sábado 06 de marzo de 2021 Hora Inicio: 5:00 p.m.
Ha sido la jurisprudencia de la Corte Constitucional quien de cierta forma ha avalado la legalidad de esta medida, cuando en la sentencia de unificación de jurisprudencia SU509 de 2001 consideró que “Estos derechos tienen su fundamento en la Ley porque no desconocen necesidades vitales de los residentes, luego no adquieren la categoría de constitucionales, ni mucho menos de derechos fundamentales constitucionales susceptibles de protegerse mediante tutela”. Esta posición de la Corte es la que ha permitido que en muchos Reglamentos de Propiedad Horizontal se impida a los morosos participar en las decisiones que toma la Asamblea General de Copropietarios.
Solicitamos que cualquier inquietud relacionada con la copropiedad sea presentada por escrito a la administración o a través del correo electrónico: parqueloshayuelos@hotmail.com antes del 27 de febrero 2021, con el propósito de que sea una asamblea ágil y no tratar temas particulares.
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ Bogotá D.C., febrero 1 de 2021 Señores ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS. Ciudad. Respetados Asambleístas: ASUNTO: INFORME DE GESTION DE ADMINISTRACION Y CONSEJO DE ADMINISTRACION - PERIODO 2020 La Representante Legal en calidad de Administradora y el Consejo de Administración presentan a todos los Copropietarios y Residentes un cordial saludo, a su vez nos permitimos informarles de manera resumida los principales detalles de las actividades desarrolladas en el período 2020. El Consejo de Administración está conformado por 8 consejeros: Lía Sarmiento – Torre 1, Diana Reyes y Miriam Torres - Torre 2, Rafael Ramírez - Torre 3, Amira Ismael – Cesar Martínez Torre 4, Rosario Ovalle y Luis Eduardo Jiménez -Torre 6. La Administración y Representación Legal durante el año 2020, fue ejercida por la señora Gloria Cristina Díaz Aguirre. Ejerce como Contador de la Copropiedad el señor José Bernardo Luzardo TP No 58481-T desde el mes de octubre de 2017. La contabilidad se encuentra al día y se ajusta a las Normas de Información Financiera. Ejerce como Revisor Fiscal de la Copropiedad el señor Didier Velásquez González TP No 118400-T. A continuación, se resume los aspectos más representativos de la gestión Administrativa, Contable y de Consejo. I.
ADMINISTRATIVOS
Mensualmente se llevaron a cabo las reuniones presenciales y no presenciales de Consejo, Administración, Financieras y de Revisoría Fiscal; con el fin de evaluar la situación y evolución de las operaciones de la copropiedad, ejecución del presupuesto y Estados Financieros del Conjunto, así como otros aspectos relacionados con la declaración de Alerta sanitaria generada por la pandemia COVID-19 presentada en el 2020.
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II.
PRINCIPALES CONTRATOS 2020: OBJETO
CONTRATISTA
Servicio Vigilancia
Toronto
DESCRIPCION
Administración
Cristina Díaz Aguirre
Contable
José Bernardo Luzardo
Revisoría Fiscal
Didier Velásquez
NC aporte obra civil de jardineras 2020. Apoyo con personal adicional para jornadas especiales, contribución de dulces para los niños. Atención presencial, y no presencial. Contabilidad y conciliación jornadas a necesidad copropietarios. Auditoría general
Seguros Áreas Comunes
Axa Colpatria
Seguros áreas comunes
Asesoría Jurídica
Mercedes Robayo
Mantenimiento Ascensores
Ascintec
Certificación Ascensores
Oitec
Sistema contable
Admysis
Mantenimiento Motobombas
Aglo
Asesoría Jurídica y recuperación de cartera Mantenimiento mensual y atención emergencias 24 horas. Ente certificador Transporte vertical. Herramienta SISCO, atención Telefónica. Mantenimiento bimensual.
Servicio Aseo Mantenimiento
Impermeabilización jardineras Diseño de Jardines
y Plus Aseo
de Aplikka Sarria Compañía
Impermeabilización jardineras Adecuación jardines
En el año 2020 se renovó el contrato de Vigilancia y se recibió por parte de ellos apoyo económico para la obra civil de impermeabilización de jardineras torre 1,2,3,5,6 y adoquín en torre 1 y 2. Durante el 2020 la empresa Plus Aseo suministro personal adicional al contrato para brigadas y jornadas especiales en sótanos, plazoleta, contribuyo con la entrega de 80 paquetes de dulces para la actividad de los niños octubre de 2020. En el mes de septiembre de 2020 se generó el proceso de recertificación ascensores certificando en primera visita Ascensor Torre 1 y 3 sin novedad, los ascensores de la torre 2,4,5 y 6 presentaron oportunidades de mejora y se estableció 6 meses para los ajustes informados; a la fecha del informe los
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mismos fueron certificados el 9 de enero 2021 para dar cumplimiento a la norma NTC 5926_1. Pólizas Áreas comunes: En el mes de junio de 2020 se renovó la póliza de áreas comunes, manteniendo la copropiedad al 100% asegurada.
III.
GESTION FINANCIERA
Durante el año 2020 se realizaron revisiones trimestrales a los estados financieros y ejecución presupuestal, de igual forma la revisoría fiscal se pronunció en sus informes: “en la misma se presenta adecuadamente en todos sus aspectos contables y tributarios” y “establece que el Estado de la Situación Financiera concuerda con el Estado de Resultados Detallado”. Los impuestos se encuentran al día con la DIAN. El gasto financiero sigue presentando ahorro, por el promedio de saldos reflejados en las cuentas de ahorro y corriente; otro aspecto que incide en la disminución es el pago por parte de los Copropietarios y/o residentes de la cuota de administración por la plataforma del banco mipagoamigo.com Los Estados Financieros se encuentran totalmente depurados en todas sus partidas y certificados por los responsables de los mismos A la fecha del cierre año 2020, se presentan cuatro (4) partidas pendientes por identificar: 8 de noviembre 2019 30 de abril 2019 9 de enero de 2020 12 de noviembre de 2020
$224.000 $190.000 $240.000 $231.000
Las mismas serán objeto de validación para identificar el depositante. Se realizo por parte de la administración gestión de recuperación de cartera determinada en mora superior a 90 días, al cierre de diciembre de 2020, la cartera en mora se recuperó y se establecieron acuerdos de pago. Al cierre de diciembre 31 de 2020 CUENTAS POR COBRAR PROPIETARIOS Saldos a 31 diciembre 2020 cartera en mora de $167.263.389 representado así: Periodo Año 2019 Año 2020
1-30 días $ 5.745.500 $ 6.417.000
31-60 días $3.622.500 $3.632.000
61-90 días $3.173.000 $3.595.000
+ de 90 días $128.837.889 $153.619.389
Total, Vencido $141.378.889 $167.263.389
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ JURIDICOS – EN TRAMITE Y RECUPERACIÓN DE CARTERA 2020 Copropietaria-Mercedes Mejía Torre 3 apto 403: Medida cautelar de embargo. Copropietaria Martha Méndez Ramírez Torre 4 apto 301: Medida cautelar de embargo pendiente diligencia de remate. En el mes de diciembre de 2020 los propietarios del apartamento 301 de la torre 4 contactaron a la abogada con el fin de realizar una propuesta de pago; presentando un pago de $64.000.000 con cheque de gerencia y el saldo de $8.356.739 para pago a 6 meses incluyendo la cuota del mes vigente del abono. En el mes de enero 2021 se concretó el acuerdo de pago presentado en el mes de diciembre 2020 y la copropiedad recibo la suma de Sesenta y Cuatro ($64.000.000) Millones de pesos, los cuales se encuentran consignados en la cuenta de ahorros. Copropietaria Elizabeth Kuri Moreno Torre 6 apto 409: Realizo un abono a la deuda y continua el proceso de cobro por la vía judicial Durante el 2020 se realizó periódicamente la labor de cobro pre-juridico y se suscribieron acuerdos de pago que fueron cumplidos por los copropietarios, al cierre los apartamentos 806 de la torre 5, 812 de la torre 6 tienen acuerdo de pago; el apartamento 407 de la torre 5 está pendiente de acuerdo. IV.
INFRAESTRUCTURA
Con el fin de mantener la estructura del Conjunto durante el año 2020, se evaluaron proyectos a desarrollar de acuerdo a las circunstancias generadas por la declaración de alerta sanitaria denominada como Pandemia COVID-19. Se determinó realizar los siguientes proyectos:
PROYECTO COCINA USO PERSONAL DE VIGILANCIA Y MANTENIMIENTO: Adecuación cocina personal de vigilancia y mantenimiento, se adecuo la misma, independizando Vestier de guardas, cuarto de mantenimiento y área cocina, se instaló cerámica en las paredes, se adecuaron repisas en cocina y cuarto de mantenimiento.
PROYECTO IMPERMEABILIZACION JARDINERAS TORRE 1,2,3,5,6 Y ADOQUIN TORRE 1 Y 2: En el mes de junio de 2020 se evaluó por parte de la administración y consejo desarrollar el proyecto de impermeabilización de jardineras, se realizó convocatoria a 3 empresas informando las especificaciones y evaluando aspectos económicos, garantías, con esta
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ información se procedió a adjudicar el proyecto para desarrollarlo en un periodo de dos (2) meses.
Se realizaron pruebas de estanqueidad en las jardineras a fin de garantizar eliminación de filtraciones en las áreas intervenidas. El proyecto se financió con los recursos provisionados en el 2019, aporte de la empresa de seguridad Toronto y recuperaciones cartera años anteriores.
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ Concluyendo el proyecto de impermeabilización jardineras se adiciono el tratamiento de setenta y seis (76) sifones en la plazoleta e instalación 2 sifones al ingreso de la torre 4 y 5. PROYECTO ARQUITECTURA JARDINES: Terminado el proyecto de impermeabilización jardineras se convocó cuatro (4) empresas para el diseño de jardines; evaluadas las ofertas en su parte económica, garantías se procedió a adjudicar contrato y se desarrolló el proyecto de embellecimiento jardines.
PROYECTO CERCA ELECTRICA PERIMETRAL TORRE 1 Y 5: En el mes de enero de 2020 se instaló cerca eléctrica en las zonas que presentaban riesgo y que colindan con el Conjunto Bosque Hayuelos.
PROYECTO SEÑALIZACION – FICHERO: En enero de 2020 se realizó la señalización en torres, áreas comunes de rutas de evacuación, parqueaderos visitantes, velocidad máxima en parqueaderos, mantener puerta cerrada, cierre la puerta con cuidado, no use el ascensor en caso de emergencia, sistema vigilancia, salidas; de igual forma se diseñó el plano de evacuación del conjunto que se encuentra en la portería peatonal. Se procedió con el cambio del fichero de la portería vehicular, actualizado por torre y apartamento.
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ V.
ASPECTOS DE CONVIVENCIA:
En el 2020, el Comité de Convivencia gestionó las solicitudes de los Copropietarios y/o residentes informadas de forma presencial y no presencial, en los que se concilió y se establecieron compromisos acordes a las solicitudes. Producto de la declaración de alerta sanitaria Pandemia COVID-19 se incrementó temas relacionados con convivencia por las medidas de aislamiento que obligaron a trabajo en casa y estudio no presencial. VI.
ASPECTOS SOCIALES Y DONACIONES
Con la generación de la pandemia se lanzó campaña de apoyo a los recicladores del conjunto, generando la donación de mercados y dinero; en principio se fijó como objetivo el personal de apoyo reciclaje, pero gracias a la generosidad de los residentes se extendió al personal de apoyo de los apartamentos y que fueron postuladas por los residentes. La entrega fue auditada por un Residente de la T1201 del Conjunto, Consejo, Administración para garantizar la entrega. En el mes de octubre de 2020, se realizó el censo de niños menores de 12 años y se procedió con la entrega de una caja de dulces, ya que este año no se pudo realizar la actividad tradicional del Conjunto. Dando continuidad al reconocimiento a los colaboradores de Seguridad y mantenimiento, se dio un bono de navidad, la entrega se realizó con el acompañamiento del consejo y se cuenta con el registro correspondiente a disposición de los Asambleístas.
VII.
SG-SST
Por la declaración de Alerta sanitaria Pandemia COVID-19, durante las medidas decretadas de aislamiento se evaluaron en tiempo real los decretos generados y se mantuvo informados a los Copropietarios y Residentes; se implementaron los protocolos de bioseguridad en el Conjunto atendiendo las recomendaciones para minimizar el riesgo de contagio, de igual forma se realizaron jornadas diarias de desinfección zonas comunes. A destacar el compromiso de la comunidad Parque los Hayuelos en el cumplimiento de las medidas impartidas por el Ministerio de Salud y Alcaldía. Para dar cumplimiento a la circular 071 2020, en el mes de diciembre de 2020 se procedió con el registro correspondiente dando cumplimiento a las obligaciones del Conjunto. CONSEJO DE ADMINISTRACION ADMINISTRACION / REPRESENTANTE LEGAL ______________________14 _________________________
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CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS P.H. NIT 830.058.130-0 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020 Y 2019 (Valores expresados en pesos colombianos) Notas ACTIVOS Activos corrientes Efectivo y equivalentes de efectivo Deudores propietarios y otros Total activos corrientes PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Equipo de cómputo y comunicación Depreciación acumulada PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, neto PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos corrientes Cuentas por pagar Provisiones Anticipos y avances recibidos Otros pasivos Total pasivos corrientes
3 4
5
6 7 8
Patrimonio de la copropiedad Reservas - fondo de imprevistos Excedentes acumulados Excedentes del ejercicio Total patrimonio de la copropiedad 9 Total pasivos y patrimonio de la copropiedad
GLORIA CRISTINA DIAZ AGUIRRE Representante Legal
62.171.890 167.363.389 229.535.279
-
Total pasivos
Original Firmado
2020
2019
VARIACION
93.175.292 141.378.889 234.554.181 -
4.516.800 2.506.172 2.010.628
-
31.003.402 25.984.500 5.018.902
-
4.516.800 2.506.172 2.010.628
7.783.968 88.287.928 885.000 96.956.896
2.512.302 37.038.000 75.588.526 886.000 116.024.828 -
5.271.666 12.699.402 1.000 19.067.932
96.956.896
116.024.828 -
19.067.932
2.704.889 112.911.001 18.973.121 134.589.011 231.545.907
5.618.352 84.349.241 28.561.760 118.529.353 234.554.181 -
2.913.463 28.561.760 9.588.639 16.059.658 3.008.274
Original Firmado
JOSE BERNARDO LUZARDO Contador T.P. No.58781-T
Original Firmado
DIDIER VELASQUEZ GONZALEZ Revisor Fiscal T.P. No. 118400-T
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CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS P.H. NIT 830.058.130-0 ESTADO DEL RESULTADO INTEGRAL PARA LOS AÑOS TERMINADOS EL 31 DE DICIEMBRE DE 2020 Y 2019 (Valores expresados en pesos colombianos) Notas
2020
2019
VARIACION
Ingresos de actividades ordinarias Descuentos por pronto pago Total Ingresos ordinarios
10
660.252.000 (73.143.100) 587.108.900
623.112.000 (69.616.350) 553.495.650
37.140.000 3.526.750 33.613.250
Otros ingresos Gastos de administración Gastos no ordinarios Excedente o déficit del ejercicio
11 12 13
51.342.849 617.531.971 1.946.657 18.973.121
25.803.853 548.897.410 1.840.333 28.561.760 -
25.538.996 68.634.561 106.324 9.588.639
Original Firmado
GLORIA CRISTINA DIAZ AGUIRRE Representante Legal
Original Firmado
JOSE BERNARDO LUZARDO Contador T.P. No.58781-T
Original Firmado
DIDIER VELASQUEZ GONZALEZ Revisor Fiscal T.P. No. 118400-T
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ Bogotá, 31 de enero de 2021
Señores Asamblea General CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE DE HAYUELOS PH. NIT: 830.058.130-0 Nosotros Gloria Cristina Díaz Aguirre como Representante Legal y José Bernardo Luzardo Vargas en calidad de contador del CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE DE HAYUELOS PH CERTIFICAMOS Que hemos preparado bajo nuestra responsabilidad los estados financieros, estado de situación financiera, el estado de resultados integral, a fecha de presentación, de conformidad con el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, que incorpora las Normas de Información Financiera para entidades del grupo 3, incluyendo las correspondientes notas que forman parte de las revelaciones y que componen un todo indivisible con los estados financieros. Además: a. Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares. b. Durante este periodo: 1. No ocurrieron violaciones por parte del Representante Legal, ni se obtuvo información de que empleados de manejo y otros empleados de la Copropiedad hayan incurrido en las irregularidades del Estatuto Anticorrupción (Ley 190 de 2005), del Estatuto Nacional contra el secuestro ( Ley 40 de 1.993) y demás normas legales que permitan que la entidad sea usada para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o que haya financiado o pagado secuestros o extorsiones a grupos subversivos o de delincuencia común que operan en el país. 2. No se obtuvo información relevante sobre el manejo de fondos cuya cuantía permita sospechar razonablemente que son provenientes de actividades delictivas, ante lo cual se hubiese reportado en forma inmediata y suficiente a la Fiscalía General de la Nación o a los cuerpos especiales de la Policía que ésta designe. 3. No se recibieron comunicaciones de entidades reguladoras como la Alcaldía Mayor de Bogotá, DIAN u otras; relativas al incumplimiento de las disposiciones legales vigentes o a la presentación correcta de los estados financieros de la Copropiedad. 4. No se presentaron violaciones a las Leyes o Reglamentos. Estas actuaciones podrían implicar situaciones especiales a revelar en los Estados Financieros o suscitar obligaciones que serían base para registrar un pasivo contingente. 5. No se conoce de la existencia de otros pasivos de importancia diferentes a aquellos registrados en los libros o de ganancias o pérdidas contingentes que exigen sean revelados en las notas a los estados financieros. c.
Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y obligaciones registrados de acuerdo con corte de documentos y con las acumulaciones y compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio de fecha de presentación. Las Propiedades planta y equipo han sido objeto de avalúo utilizando métodos de reconocido valor técnico y se tiene inventario y control de la propiedad, planta y equipo. d. Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos, han sido reconocidos en ellos. e. Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados Financieros y sus respectivas notas, incluyendo sus gravámenes, restricciones a los activos; pasivos reales y contingentes.
______________________23 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ f. g. h.
i. j. k. l.
m. n. o.
p.
q.
Las garantías dadas a terceros para el cumplimiento de contratos son suficientes y el cumplimiento de los mismos está garantizado. No se ha dado manejo a recursos en forma distinta a la prevista en los procedimientos de la Copropiedad. La Copropiedad no tiene planes, ni intenciones futuras que puedan afectar negativamente el valor en libros o la clasificación de los activos y pasivos a la fecha de este estado de situación financiera. Se ha preparado el presupuesto para el año 2021, en el cual se tienen previstos ingresos suficientes para cubrir los gastos del período. La Copropiedad ha dado estricto y oportuno cumplimiento al pago de los aportes al sistema de Seguridad Social Integral por parte de los contratistas. No hemos sido advertidos de otros asuntos importantes que pudiesen dar motivo a demandas y que deben ser revelados. No se han presentado acontecimientos importantes después del cierre del ejercicio ni a la fecha de preparación de este informe, que requieran ajustes o revelaciones en los estados financieros y en las notas. Los activos diferidos se vienen amortizando de acuerdo con criterios sanos, que indiquen que representan base de ingresos futuros. La Copropiedad ha cumplido con todos los acuerdos contractuales, cuyo incumplimiento pudiera tener efecto sobre los Estados Financieros cortados a la fecha. La Copropiedad ha dado estricto cumplimiento a las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor (legalidad del software) de acuerdo con el artículo 1º de la Ley 603 de Julio 27 de 2000. La Copropiedad no obstaculizó durante el 2020, de ninguna forma, las operaciones de factoring que los proveedores y acreedores de la Copropiedad que han pretendido hacer con sus respectivas facturas de venta. La Copropiedad cuenta con procesos y procedimientos de control interno establecidos, los cuales son efectuados por la administración y personal asignado para ello de tal manera que provea razonable seguridad en relación con la preparación de la información financiera confiable, el cumplimiento de las normas legales e internas y el logro de un alto nivel de efectividad y eficiencia en las operaciones.
Dado en Bogotá, D.C., a los 31 días del mes de enero 2021
Cordialmente, ORIGINAL FIRMADO
GLORIA CRISTINA DIAZ AGUIRRE Representante Legal
ORIGINAL FIRMADO
JOSE BERNARDO LUZARDO V. Contador Tarjeta Profesional No. 58781-T
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS PROPIEDAD HORIZONTAL REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE 2020 NOTA (1) CONSTITUCIÓN LEGAL Y FUNCIONAMIENTO
La propiedad horizontal una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los propietarios de los bienes del dominio particular exclusivo individualmente considerado. Es una persona jurídica, con el objetivo de hacer cumplir la ley 675 del 2001 de propiedad horizontal, administrar correcta y eficazmente los bienes de uso o servicio común y en general ejercer la dirección administración y buen manejo de los intereses comunes de los copropietarios de los inmuebles en relación con el mismo. El CONJUNTO protocolizó el reglamento de administración de la propiedad horizontal mediante escritura pública No. 2453 de fecha 05 de septiembre de 2003, de la Notaría 56 del círculo de Bogotá Distrito Capital y su denominación es “CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS PROPIEDAD HORIZONTAL”. Ubicada en la calle 21 No 87B 36 de esta ciudad. “LA COPROPIEDAD” actualizó el Registro Único Tributario (RUT) ante la Administración de Impuestos Nacionales DIAN ratificando el número 830.058.130-0, como identificación tributaria, clasificando al Conjunto como Actividades de Otras Organizaciones correspondiéndole el código 9499, adquiriendo la responsabilidad de efectuar retención en la Fuente a Título de Renta y de presentar información exógena distrital y nacional. NOTA (2) RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLITICAS CONTABLES LA COPROPIEDAD, identificada con el NIT 830.058.130-0, se encuentra dentro del grupo de las pequeñas y medianas copropiedades, (grupo No. 3), ya que cumple las características que la obligan a la aplicación de las NIF para Microempresas reglamentadas por el decreto número 2706 de 2012 y el Decreto 3019 de 2013, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Los registros contables se efectúan mediante el sistema de procesamiento electrónico de datos a través la aplicación denominada SISCO, el cual se encuentra debidamente licenciado. BASES DE PREPARACIÓN Los estados financieros han sido preparados de acuerdo con las Normas de Información Financiera para Pymes (NIF). La Copropiedad para sus registros contables y para la preparación del Estado de Situación Financiera y de Resultados Integrales ha aplicado las NIF, Ley 1314 de 2009, reglamentada con el Decreto 2706 de 2012, para las microempresas del Grupo 3 Ley 675 de 2001.
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ BASES DE MEDICIÒN Los estados financieros: La medición de sus activos, pasivos, ingresos o gastos para determinar su valor se realizará sobre las bases: Costo histórico Valor razonable Los activos y pasivos financieros se medirán según se define en la NIF 9 “instrumentos financieros básicos” consistente en tomar el activo o pasivo financieros al costo amortizado menos el deterioro. MONEDA FUNCIONAL Y MONEDA DE PRESENTACIÓN Las partidas incluidas en los estados financieros son presentadas utilizando la moneda funcional, es decir, la moneda del ambiente económico en que opera el Conjunto. Los estados financieros se presentan en pesos colombianos, los cuales corresponden a la moneda funcional y a su vez, la moneda de presentación. ESTIMACIONES Y JUICIOS CONTABLES SIGNIFICATIVOS La preparación de los estados financieros requiere que la administración realice juicios, estimaciones y supuestos que afectan la aplicación de las políticas contables y los montos de activos, pasivos, ingresos y gastos informados. Las estimaciones y criterios usados son continuamente evaluados y se basan en la experiencia histórica y otros factores, incluyendo la expectativa de ocurrencia de eventos futuros que se consideran razonables de acuerdo con las circunstancias. Las estimaciones y supuestos que podrían causar ajustes materiales a los saldos de los activos y pasivos. RESUMEN DE LAS PRINCIPALES PRÁCTICAS CONTABLES INSTRUMENTOS FINANCIEROS Un instrumento financiero es cualquier contrato que da lugar a un activo financiero en una entidad y a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra entidad. Es importante aclarar que un activo financiero es aquel activo que genera un flujo de caja en el inmediato futuro atendiendo los períodos comerciales aplicables en el Conjunto. LA COPROPIEDAD, considera dentro de su política contable los siguientes activos como instrumentos financieros: 1. EFECTIVOS Y EQUIVALENTES 2. INVERSIONES DE LIQUIDEZ 3. CUENTAS POR COBRAR MEDICIÓN INICIAL Los instrumentos financieros de La Copropiedad, son reconocidos inicialmente al precio de la transacción (valor razonable).
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ Si por acuerdo constituye una transacción de financiación, LA COPROPIEDAD, medirá el activo financiero o pasivo financiero al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para un instrumento de deuda similar. MEDICIÓN POSTERIOR Si el acuerdo constituye una transacción de financiación, la entidad medirá el instrumento de deuda al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado para un instrumento de deuda similar. Al final de cada período sobre el que se informa, LA COPROPIEDAD evaluará si existen evidencias efectivas de deterioro. Cuando exista EL DETERIORO deberá reconocerse como tal en el patrimonio, en los excedentes de ejercicios anteriores. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO El efectivo y equivalente al efectivo está representado por el dinero en efectivo mantenido en caja, cuentas bancarias de ahorro o corrientes disponibles a la vista para hacer efectivas las transacciones de ingresos y egresos a que haya lugar. Su mantenimiento en efectivo representa el mismo valor de mercado o valor razonable que debe ser expresado en los estados financieros, por lo tanto, representan la fuente de origen de todas las transacciones a valor razonable. EFECTIVO RESTRINGIDO El artículo 35 de la Ley 675 de 2001, establece que LA COPROPIEDAD deberá constituir, sostener e incrementar el fondo de imprevistos, el cual deberá llevarse en una cuenta independiente, para tal efecto los recursos que LA COPROPIEDAD posea por este concepto serán tratados como efectivo restringido. Cuando LA COPROPIEDAD genere cuotas extraordinarias con destinación específica estos dineros serán consignados en la cuenta correspondiente y se determinarán como efectivos restringidos. LA COPROPIEDAD Constituirá una cuenta de ahorros, fiducia o título valor a favor de la misma y los recursos incorporados en ella no podrán ser utilizados sin autorización previa del máximo órgano del Conjunto consistente en la Asamblea General de Propietarios y/o su delegado (Consejo). Estos recursos deberán estar a disposición inmediata para ser utilizados cuando sean debidamente autorizados. CUENTAS POR COBRAR Tiene por objeto determinar las cifras resultantes de la causación de las expensas ordinarias, extraordinarias, intereses, sanciones, arrendamientos de áreas comunes de LA COPROPIEDAD efectuadas a los copropietarios con corte a cada período contable que no hayan sido canceladas por los mismos. Tiene su impacto en el flujo de caja en el inmediato futuro y el tratamiento a realizar con las cuentas que se pueden determinar cómo largo plazo o no corrientes y la incidencia del deterioro
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ de las mismas sobre los activos del Conjunto, para evaluar el deterioro incorporado en las NIC 32, NIF 9 y la NIC de deterioro de los activos que representan la causación de las expensas comunes (ordinarias y extraordinarias) aprobadas por la Asamblea de copropietarios y que constituyen una obligación INELUDIBLE por parte de los copropietarios y/o tenedor del inmueble, según lo contenido en la Ley 675 de 2001 y lo contemplado en el Reglamento Interno LA COPROPIEDAD. A efectos de administrar adecuadamente el recaudo de las expensas comunes y de facilitar la aplicación del proceso de cobranza persuasiva y coactiva se fijan los siguientes periodos comerciales de acuerdo a la medición de riesgo crediticio contenido en la NIF 7, NIF 9, NIC 32 Y NIC 36. El riesgo crediticio se medirá con la aplicación de la clasificación de los periodos comerciales así: CUENTAS POR COBRAR DEUDORES VARIOS De existir cuentas por cobrar a otros, éstas no deberán superar el periodo fiscal ya que los recursos del Conjunto cumplen una destinación directa y específica consistente en cubrir las necesidades de la misma. Los anticipos no deben exceder el 50% del valor total del contrato a excepción de los contratos que en su clausulado se fijen montos diferentes para lo cual deberán tener póliza de manejo de anticipo. MEDICIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR LA COPROPIEDAD, reconocerá inicialmente su activo financiero de cuentas por cobrar al precio de la transacción en la facturación en atención al valor aprobado en Asamblea como expensa común, se deberán incluir todos los costos necesarios de transacción a efectos de determinar su valor razonable; consistente en reconocer el valor de capital de la expensa común más los intereses debidamente causados. Como parte del concepto de costos de transacción se incluye el valor a una tasa de interés establecido por la Superintendencia Financiera y el activo financiero se medirá a VALOR RAZONABLE de los pagos futuros. MEDICIÓN POSTERIOR Teniendo como base que los principios a aplicar son los contemplados en la NIF para microempresa, al final de cada periodo sobre el que se informa las cuentas por cobrar se medirán al COSTO AMORTIZADO utilizando el método de interés efectivo sin deducir los costos de transacción en los que pudiera incurrir. El procedimiento de medición anterior será aplicable a aquellos deudores que excedan los periodos comerciales descritos y cuando paralelamente al declarar la deuda vencida se esté llevando un proceso de cobro coactivo. La medición será expresamente financiera con el propósito de determinar el impacto de la perdida por DETERIORO que afectará el patrimonio común de LA COPROPIEDAD.
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ DETERIORO DE LA CARTERA Al final de cada periodo que se informe, LA COPROPIEDAD evaluará sí existe evidencia objetiva del DETERIORO del Valor de los Activos denominados Cuentas por cobrar medidos a través del método del COSTO AMORTIZADO. Cuando exista evidencia objetiva del DETERIORO del valor, LA COPROPIEDAD reconocerá inmediatamente una pérdida por deterioro en los resultados de ejercicios anteriores. Paralelamente a esta obligación financiera LA COPROPIEDAD deberá mantener actualizados los niveles de avance y recuperación de cada una de las obligaciones reconocidas como deterioradas. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Propiedad, Planta y Equipo, representan los activos fijos que utiliza LA COPROPIEDAD para el desarrollo de sus actividades como administrador, según los estándares internacionales, la propiedad, planta y equipo son activos tangibles que se mantienen para su uso en la prestación de servicios para la administración de la copropiedad, se espera usar por más de un periodo y que sea probable que LA COPROPIEDAD obtenga beneficios económicos futuros asociados y que su costo se pueda medir con fiabilidad. LA COPROPIEDAD aplicará los procedimientos de reconocimiento y medición para reconocer o no una partida de propiedad, planta y equipo, identificando el costo de adquisición de cada elemento inventariado. LA COPROPIEDAD, determinará la vida útil probable en la que cada uno de los activos descritos generarán ingresos necesarios, por lo cual se estima que: MAQUINARIA Y EQUIPO MUEBLES Y ENSERES OF. ADMINISTRACIÓN Y AREAS COMUNES 5 años EQUIPO DE COMPUTO DE OF. ADMON Y AREAS SOCIALES 3 años
5 años
La medición de la vida útil será necesaria para determinar el VALOR DE USO de los activos fijos, medir los flujos de ingresos que genera el activo fijo durante su vida útil, pero medido a VALOR PRESENTE en la fecha de presentación de los estados financieros, tomando como base su valor de adquisición menos la respectiva depreciación. Todo activo adquirido por LA COPROPIEDAD y que sea de menor cuantía, será depreciado en el mismo año de su adquisición. No se determinará valor de salvamento. En caso de que al final de la vida útil proyectada de un activo fijo este siga prestando servicio, no se deben recalcular los años de vida útil, ni establecer la nueva alícuota, ni tomar la decisión de volver a incluirlo en la relación de activos e iniciar el nuevo cálculo de la depreciación; solo se deberá tener registrado en las cuentas de orden respectivas. LA COPROPIEDAD, reconocerá un elemento de propiedad, planta y equipo por su PRECIO DE ADQUISICION, que consta del valor debidamente facturado más todo los costos directos e indirectos hasta colocar el activo en condiciones de utilización. Serán incluidos todos los costos directamente atribuibles a la ubicación de puesta en marcha y funcionamiento del activo
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ PASIVOS Es una obligación presente de LA COPROPIEDAD, surgida a raíz de sucesos. Al vencimiento de la cual y para cancelarla, LA COPROPIEDAD espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios administrativos para el cumplimiento del presupuesto. CUENTAS POR PAGAR Una cuenta por pagar es cualquier importe adeudado como resultados de una compra de bienes o la contratación de servicios generales o profesionales en términos de causación y de crédito. Aunque LA COPROPIEDAD haga una compra sin emitir por escrito la intención de pago, registrará con el soporte adecuado (FACTURA DE VENTA, FACTURA ELECTRÓNICA O DOCUMENTO EQUIVALENTE) el monto adeudado como una obligación corriente dentro de sus registros contables pasivos. (Causación) Todas las cuentas por pagar comerciales se reconocerán por el monto nominal de la transacción en la fecha de su aceptación, menos los pagos efectuados, lo que es igual al costo amortizado. En aplicación de la NIF para microempresas, su valor razonable será el valor de la transacción. PASIVOS PROVISIONES Y CONTINGENCIAS Se aplicará sobre las provisiones que corresponden a pasivos cuya cuantía o vencimiento es incierto. LA COPROPIEDAD solo reconocerá una provisión cuando: tenga una obligación en la fecha que se informa como resultado de un suceso pasado, sea probable que LA COPROPIEDAD, tenga que desprenderse de recursos para liquidar la obligación, el importe de la obligación pueda ser estimado de forma fiable. PATRIMONIO Es la participación residual en los activos de LA COPROPIEDAD, una vez deducidos todos los pasivos, incluye el efecto en la medición del cambio en los resultados de periodos anteriores de partidas de activos financieros y de pasivos financieros que por fenecimiento legal, contable y fiscal ya han sido reconocidos y aprobados por la máxima autoridad de LA COPROPIEDAD (OTRO RESULTADO INTEGRAL - ORI); más los incrementos por los excedentes de ejercicios anteriores y presentes correspondientes a ingresos presupuestados y gastos dejados de ejecutar en el periodo fiscal correspondiente. RESERVAS Y FONDO DE IMPREVISTOS El artículo 35 la Ley 675 del 2001, considera que LA COPROPIEDAD deberá constituir por mandato de esta ley y de la Asamblea General de Copropietarios, un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e implementará con un porcentaje de recargo no menor del 1% sobre el presupuesto anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la Asamblea General considere pertinentes; la Asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el 50% del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ LA COPROPIEDAD, reconocerá la provisión como patrimonio en la cuenta de reservas y el importe de la provisión como un gasto. Su medición inicial se estimará como el importe requerido para cancelar la obligación, en la fecha sobre la que se informa. INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS Los ingresos por actividades ordinarias nacen de la ejecución del concepto de administración de recursos o de expensas comunes, que deberá efectuar LA COPROPIEDAD y que se aplicarán como ingresos. Se registrará al contabilizar los ingresos de las actividades ordinarias provenientes de transacciones y sucesos, en la prestación de los siguientes servicios: Cuotas ordinarias de administración de inmuebles, otras cuotas aprobadas, acuerdos de arrendamiento, disposición de activos fijos. LA COPROPIEDAD medirá los ingresos de actividades ordinarias al valor RAZONABLE de la contraprestación recibida o por recibir, teniendo en cuenta la aplicación del acuerdo principal autorizado en la Asamblea de copropietarios. El valor así definido permite ser medido con fiabilidad y serán asociados y reconocidos a los diferentes conceptos contables autorizados por la Asamblea. GASTOS La definición de gastos incluye tanto el déficit, como los gastos que surgen en las actividades ordinarias de LA COPROPIEDAD. Los gastos que surgen de la actividad ordinaria incluyen todas las erogaciones definidas, medidas, tasadas, establecidas y autorizadas por la Asamblea General de Copropietarios, dentro del concepto presupuesto anual de gastos; todas, toman la forma de una salida o disminución del valor de los activos o equivalente al Efectivo, la definición de gasto que puede surgir en el curso normal de la administración necesaria de LA COPROPIEDAD, deberán ejecutarse con los ingresos presupuestados controlados y ejecutados periódicamente. Los gastos de LA COPROPIEDAD serán reconocidos con base en su cumplimiento legal y serán medidos a VALOR RAZONABLE como el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. El reconocimiento de los gastos procede directamente del reconocimiento y la medición de activos y pasivos. LA COPROPIEDAD reconocerá sus gastos en el estado de resultados integral cuando haya surgido un decremento en los beneficios económicos, relacionados con su actividad propia en la gestión de activos y pasivos.
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Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ NOTA (3) EFECTIVO Y EQUIVALENTE AL EFECTIVO Comprenden las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el “LA COPROPIEDAD”, el manejo de los recursos se realiza a través de consignaciones y retiros. Los saldos que se reflejan al corte de este informe son: EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
2020
2019
Variación
%
400.000
400.000
0
0,00%
Cuentas Corrientes y Ahorros (2)
61.771.890
92.775.292
-31.003.402
-33,42%
TOTAL
62.171.890
93.175.292
-31.003.402
-33,42%
Fondos En Caja(1)
(1)
Caja Menor. Fondo utilizado para cubrir los gastos requeridos de manera inmediata de menor cuantía.
(2)
Banco CAJA SOCIAL Cuenta de corriente. En esta cuenta se manejan los recursos económicos de las operaciones propias de la Copropiedad, como es el recaudo por conceptos de cuotas de administración y giro a los proveedores de bienes y servicios. No presenta restricción en su manejo. Saldo actual $20.493.582,60. Banco CAJA SOCIAL Cuenta de ahorros. En esta cuenta se manejan los recursos económicos del fondo de imprevistos. Presenta restricción en su manejo. Saldo actual $41.278.307,37. NOTA (4) CUENTAS POR COBRAR
Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de “LA COPROPIEDAD”. Este rubro se encuentra conformado por: CUENTAS POR COBRAR Copropietarios (1) Anticipos y avances (2) Deudores varios TOTAL (1)
2020
2019
Variación
%
167.263.389
140.088.889
27.174.500
0
1.290.000
-1.290.000
100.000
0
100.000
19,40% -100,00% 0,00%
167.363.389
141.378.889
25.984.500
-100,00%
Copropietarios
Comprende los valores adeudados por los copropietarios al Conjunto, por concepto de cuotas de administración, intereses de mora, cuotas extraordinarias, sanciones por inasistencia. (2) Anticipos
y avances
Cristina Díaz (Gastos diciembre)
$100.000
______________________32 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ NOTA (5) PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Compra equipo de cómputo para contabilidad marca LENOVO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
2020
EQUIPO DE COMPUTO DEPRECIACION ACUMULADA TOTAL
2019
Variación
%
4.516.800
0
4.516.800
-2.506.172
0
-2.506.172
0,00% 0,00%
2.010.628
0
2.010.628
0,00%
NOTA (6) CUENTAS POR PAGAR Registra aquellos pasivos que “LA COPROPIEDAD” adeuda a terceros originados por la prestación de servicios, honorarios, servicios públicos, entre otros. CUENTAS POR PAGAR
2020
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR(1) RETENCION EN LA FUENTE(2) TOTAL
2019
Variación
%
7.252.780
1.999.395
5.253.385
531.188
512.607
18.581
262,75% 3,62%
7.783.968
2.512.002
5.271.966
266,37%
(1) Costos y gastos por pagar DETALLE
BENEFICIARIO
DIDIER VELASQUEZ SARRIA COMPANY ASCINTEC ACUEDUCTO ENERGIA TELEFONO
VALOR
REVISORIA FISCAL COMPRA PLANTAS JARDINERAS CERTIFICACION ASCENSORES PROVISION PROVISION PROVISION
TOTAL
742.000 323.400 2.237.200 588.300 3.300.880 61.000 $7.252.780
(2) Retención en la Fuente: retenciones en la fuente efectuadas por “LA COPROPIEDAD” a los proveedores de bienes y servicios por valor de $531.188 en diciembre del 2020. NOTA (7) ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS ANTICIPOS A CUOTAS DE ADMINISTRACION Y CUOTAS MANTENIMIENTOS DEL CONJUNTO:
EXTRAORDINARIAS PARA
En esta cuenta se registra el recaudo de los anticipos de cuotas de administración así:
______________________33 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________
DIFERIDOS (4)
2020
2019
Variación
%
5.909.399
6.773.526
-864.127
INTERESES DE MORA
82.378.529
68.815.000
13.563.529
-12,76% 19,71%
TOTAL
88.287.928
75.588.526
12.699.402
6,95%
ANTICIPO CUOTAS DE ADMON
NOTA (8) OTROS PASIVOS OTROS PASIVOS
2020
2019
Variación
%
COSIGNACIONES POR IDENTIFICAR
885.000
886.000
-1.000
0,00%
TOTAL
885.000
886.000
-1.000
0,00%
Fecha
Valor
8 de noviembre 2019 30 de abril 2019 9 de enero de 2020 12 de noviembre de 2020
$224.000 $190.000 $240.000 $231.000 NOTA (9) PATRIMONIO
Patrimonio es la participación residual en los activos del conjunto, una vez deducidos todos sus pasivos. Los propietarios a través de las cuotas de administración, ordinarias y extraordinarias, cubren todas las erogaciones necesarias del conjunto, previa planeación presupuestal del flujo de ingresos y egresos. PATRIMONIO
2020
RESERVAS FONDO DE IMPREVISTOS
2019
Variación
2.704.889
5.618.352
-2.913.463
18.973.121
28.561.760
-9.588.639
RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES(3)
112.911.001
84.349.241
28.561.760
TOTAL
134.589.011
118.529.353
16.059.658
(1)
RESULTADOS DEL EJERCICIO (2)
(1)
(2)
%
0,00% -33,57% 33,86% 0,29%
Fondo de Imprevistos: El artículo 35 de la Ley 675 estableció que toda copropiedad debe constituir un fondo para atender obligaciones o expensas imprevistas. En el mes de agosto del año 2020 en reunión de Consejo se aprobó la utilización de $8.895.724 para atender los gastos de la obra de las jardineras. Resultado del Ejercicio
A corte del 31 de diciembre 2020, el Conjunto presenta unos excedentes del ejercicio de $18.973.121.
______________________34 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________
Resultado Ejercicios Anteriores
(3)
El Conjunto presenta unos excedentes acumulados por $112.911.001 ESTADO DE RESULTADOS NOTA (10) INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS En este rubro se registran los valores recibidos y/o causados por “LA COPROPIEDAD” como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento a lo autorizado por la Asamblea General. Están incluidas las cuotas por concepto de administración. INGRESOS
CUOTAS DE ADMINISTRACION DESCUENTO PRONTO PAGO TOTAL
2019 623.112.000 -69.616.350
2018 587.952.000 -64.601.000
Variación 35.160.000 -5.015.350
553.495.650
523.351.000
30.144.650
%
5,98% 7,76% 5,76%
NOTA (11) OTROS INGRESOS La Copropiedad recibe otros ingresos como los que se citan a continuación para atender otros gastos que se presenten durante el ejercicio corriente. OTROS INGRESOS INTERESES DE MORA
2020
2019
Variación
1.908.000
5.699.000
906.000
2.280.000
0
1.125.788
ADMINISTRACION DEPOSITOS
3.227.000
2.187.500
RENDIMIENTOS FINANCIEROS
11.693
9.317
10.452.013
12.816.934
0
123.000
APROVECHAMIENTOS(2)
34.838.143
1.562.314
TOTAL
51.342.849
25.803.853
INASISTENCIA ASAMBLEA DESCUENTOS FINANCIEROS RECIBIDOS
ARRENDAMIENTOS (1) RECUPERACIONES
-3.791.000 -1.374.000 -1.125.788 1.039.500 2.376 -2.364.921 -123.000 33.275.829 25.538.996
%
-66,52% -60,26% 0,00% 47,52% 25,50% -18,45% 0,00% 2129,91% 98,97%
(1) Se recibe por alquiler para planta telefónica de MOVISTAR $10.157.013 y por alquiler de centro social $295.000. (2) Aprovechamientos: Gimnasio $ 871.400 Toronto (renovación contrato) $33.500.000 Ejecución depósitos en garantía (a) $ 460.000 Ajustes al peso $ 6.743 (a) Relación de depósitos en garantía ejecutados por daños zonas comunes
______________________35 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ 1-205 2-606 3-202 3-303 4-101 4-201 4-203 5-104 6-116
$100.000 $ 20.000 $ 20.000 $ 50.000 $ 20.000 $100.000 $100.000 $ 20.000 $ 30.000 -----------$460.000
NOTA (12) GASTOS DE ADMINISTRACION Son las erogaciones causadas por servicios, mantenimiento y conservación del Conjunto, durante el ejercicio transcurrido.
(1) Honorarios: Contabilidad y revisoría fiscal. (2) Seguros: valor póliza de zonas comunes $25.468.961. (3) Servicios: aseo $85.871.136, vigilancia $304.595.376, servicios públicos $43.021.781, correo $60.000, administración $24.540.000. (4) Reparaciones y mantenimiento $48.527.672, de los gastos de mantenimiento se tiene el desarrollo del proyecto de jardineras con APLIKKA el cual costó $43.859,772, mantenimientos de ascensores $19.688.448, Jardinería $12.506.000, lavado de tanques $1.680.000, , mantenimiento motobombas $1.341.900, adquisición artículos eléctricos $1.956.600, recarga de extintores $617.000, mantenimiento software $551.890, mantenimiento puertas $382.000, fumigaciones $255.000, mantenimiento equipo de cómputo $125.000, mantenimiento citofonía $80.000. (5) Elementos de aseo y cafetería $10.254.607: de este rubro corresponden a adquisición de elementos de aseo por $9.175.014 y gastos implementación protocolos de bioseguridad $1.079.593, dotaciones del conjunto $4.196.500, gastos asamblea $1.471.250, papelería $270.100, combustibles $13.000, transportes $104.147, SGSST $300.000, consejo de administración $170.100, eventos especiales $1.875.750.
______________________36 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ (6) Provisiones: fondo de imprevistos $5.982.261. NOTA (13) GASTOS FINANCIEROS OTROS GASTOS
2020
2019
Variación
GASTOS FINANCIEROS
1.946.657
1.840.333
TOTAL
1.946.657
1.840.333
106.324 106.324
%
5,78% 5,78%
Corresponde a los gastos bancarios pagados en el año 2020.
Original Firmado
GLORIA CRISTINA DIAZ AGUIRRE REPRESENTANTE LEGAL
Original Firmado
JOSE BERNARDO LUZARDO V. CONTADOR PUBLICO Mat. 58781-T
______________________37 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS PRESUPUESTO ANUAL 2021 PRESUPUESTO PRESUPUESTO CONCEPTO MENSUAL PARA ANUAL PARA 2021 2021 INGRESOS Cuota de administración 56.921.000 683.052.000 Intereses de mora 83.333 1.000.000 Descuento pronto pago -7.413.000 -88.956.000 Arrendamiento Depositos 308.000 3.696.000 Rendimientos financieros 0 0 TOTAL INGRESOS 49.899.333 598.792.000 EGRESOS HONORARIOS 3.581.000 42.972.000 Administración 2.045.000 24.540.000 Contabilidad 768.000 9.216.000 Revisoria fiscal 768.000 9.216.000 SEGUROS 2.166.667 27.000.000 Areas comunes 2.166.667 26.000.000 SERVICIOS 33.677.737 404.132.840 Aseo 7.406.385 88.876.626 Vigilancia 26.271.351 315.256.214 SERVICIOS PUBLICOS 3.705.420 45.915.040 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 2.066.667 21.400.000 MAQUINARIA Y EQUIPO 2.250.000 27.000.000 EQUIPO DE COMPUTACION Y TELEFONIA 325.000 3.900.000 ADECUACIONES E INTALACIONES 83.333 1.000.000 DIVERSOS 1.608.333 19.300.000 SUBTOTAL GASTOS 49.464.157 592.619.880 fondo de imprevistos 514.343 6.172.120 TOTAL EGRESOS 49.978.500 598.792.000 EXCENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO 0 0
______________________38 _________________________
Conjunto Residencial Apartamentos Parque los Hayuelos ____________________________________________________________________ CONJUNTO RESIDENCIAL APARTAMENTOS PARQUE LOS HAYUELOS EDADES CARTERA POR COBRAR Fecha de Corte: diciembre 31 de 2020 Código
Nombre
1 a 30
31 a 60
61 a 90
Mayor a 90
Total
1301
LUIS ANTONIO OLIVEROS
140,000
140,000
1302
GERMAN CRISTANCHO TORRES
266,000
266,000
1604
JORGE IVAN ARROYAVE ZAPATA
14,000
14,000
1605
MEZA FREDY - QUINONEZ SANDRA
99,000
99,000
2404
MARTIN GORDILLO
230,000
230,000
2506
BANCO POPULAR/JULIAN RAMIREZ
288,000
3201
JAIRO ALBERTO GOMEZ
23,000
23,000
3303
PHOENIX LOGISTIC SAS
268,000
268,000
3403
JOSE ERASO
920,000
4102
FAIVER ANDRES ARIAS
268,000
4301
MARTHA MENDEZ RAMIREZ
918,000
4705
GILBERTO BOJACA
123,000
123,000
5403
JAIRO ACOSTA / CIELITO CAÑON C
153,000
153,000
5404
RUTH PATRICIA REY DE PEDRAZA
266,000
266,000
5407
NORALBA ROA
295,000
5503
ROJAS CHIVATA JAIRO
303,000
5806
GERMAN SIERRA
301,000
294,000
288,000
5807
AUDELINA GONZALEZ VARGAS
281,000
274,000
268,000
6109
CAMILO PINEDA-DIANA RODRIGUEZ
265,000
6409
ELIZABETH KURY MORENO
398,000
6414
MURILLO RAMIREZ ROSA CECILIA
6511 6812
282,000
914,000
276,000
434,000
908,000
70,197,650
1,280,000
72,939,650 268,000
912,000
263,000
905,000
69,344,739
263,000
856,000
72,079,739
1,677,000 303,000
1,084,000
1,967,000 823,000 265,000
392,000
386,000
10,296,500
11,472,500
8,000
8,000
ROCIO FORERO GARCIA
289,000
289,000
NELSON VILLAMIZAR
301,000
301,000
301,000
1,406,500
2,309,500
6,417,000
3,632,000
3,595,000
153,619,389
167,263,389
Totales Informe
______________________39 _________________________