República Bolivariana de Venezuela. Ministerio del poder popular para la educación superior. Instituto Tecnológico Antonio José de Sucre. Mérida, edo. Mérida.
Autor(a): Scarlett G. L贸pez B.
M茅rida, Venezuela 2014
LOS LIBROS CONTABLES Los libros contables son los libros que deben llevar obligatoriamente los comerciantes y en los cuáles se registran en forma sintética las operaciones mercantiles que realizan durante un lapso de tiempo determinado.
LIBROS PRINCIPALES Libro Diario Es un libro principal, en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor. En este libro se encuentra información como: La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario. La descripción del comprobante.
La totalidad de los movimientos dĂŠbito y crĂŠdito de cada cuenta. Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor. Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad en libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del cĂłdigo del comercio y las disposiciones legales.
Libro Mayor y Balances Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares. En él se encuentra la siguiente información: La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa). El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan. El movimiento débito o crédito de cada cuenta. Las operaciones mensuales. Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros. Una vez redactados los asientos correspondientes en el libro diario se pasa el importe de los mismos a las cuentas afectadas pero tales cuentas forman el libro mayor, que no es obligatorio pero útil para conocer la evolución de cada cuenta. En el mayor, cada cuenta abarca un folio que comprende las 2 pág. De la izquierda para el debe y la derecha para el haber. Sin embargo a efectos didácticos cada cuenta queda representada mediante una T que
no es sino la forma del libro en el que está situado. LIBROS AUXILIARES Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: Registro de las operaciones cronológicamente. Detalle de las actividades realizadas. Registro del valor del movimiento de cada subcuenta
Tipos de libros auxiliares: Cuentas de control: En estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la información presentada en los
libros
mayores
y
diarios
y
contiene
los
valores
correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar.
También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc. Conservación Desde el punto de vista legal, la ley suele marcar el plazo durante el cual los empresarios deben conservar sus libros obligatorios (diario, inventarios y cuentas anuales) como los no obligatorios (mayor, registros de impuesto sobre el valor añadido, auxiliares, etc.), así como la documentación y justificantes que sirven de soporte a las anotaciones registradas en los libros. Los libros obligatorios, deben conservarse en soporte material de papel y adecuada encuadernación.
AJUSTES Todo
lo
que
suceda
en
el
negocio
debe
registrarse en el sistema contable, para que el
diario
y
el
mayor contengan un historial completo de todas las operaciones mercantiles del periodo. Si no se ha registrado una operación o transacción, los saldos de las cuentas no mostrarán la cifra correcta al final de periodo contable. Los asientos con que se ajustan o actualizan las cuentas se llaman asientos de ajuste. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de resultados. Si el ajuste no afecta a una cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de ajuste.
Ajustes contables Ajuste contable es el registro contable que permite conocer el saldo real de una cuenta. Generalmente al finalizar un período contable, las cifras de los libros mayores y los auxiliares no presentan el verdadero valor de las cuentas, por lo que hay necesidad de establecer dichos valores reales, con el fin de que los estados financieros reflejen la verdadera situación de la empresa, lo cual solo es posible a través de la realización de los ajustes contables correspondientes. Origen de los ajustes: Los ajustes generalmente se originan por: gastos o ingresos causados pero no registrados en los libros, lo que obliga a elaborar los respectivos comprobantes de ajustes y registrarlos en los libros mayores y auxiliares.
Ajustes de Gastos: Todos los asientos de ajuste relacionados
con
gastos
acumulados pendientes de pago y gastos que al pagarse fueron registrados requieren
como un
cargo
activo, a
una
cuenta de gasto y un abono a una cuenta de activo o pasivo.
A continuación se muestran tres tipos de ajustes de gasto: 1. Gastos devengados: muchos negocios incurren en ciertos gastos del periodo antes de efectuar el pago correspondiente, estos gastos que se van acumulando se llaman gastos devengados o incurridos. 2. Gastos pagados por anticipado: son gastos que se registraron como un activo o como un gasto cuando se pagaron. Un gasto pagado por anticipado es un activo y se produce cuando se pagan gastos que abarcan uno o más periodos contables futuros. Cuando el pago se hace antes de que se haya incurrido en el gasto o antes de que se haya vencido por lo general se hace el cargo a la cuenta de un activo, debido a que representa un costo no vencido y que se empleará en periodos futuros, para producir ingresos. Sin embargo se puede utilizar una cuenta del estado de resultados para registrar el gasto cuando se paga. Cuando se usa una cuenta del estado de resultados para anotar el asiento inicial, es necesario ajustar una cuenta de gastos para bonificar cualquier parte no utilizada o vencida, y pasar el importe a una cuenta del balance general. 3. Distribución del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil, mediante el proceso de depreciación. Al proceso de cancelar o disminuir el costo de un activo fijo, con
la
excepción
de
terrenos, a lo largo de su
vida útil estimada se le conoce como depreciar el activo o simplemente como depreciación. Cuando se distribuye el costo del activo fijo a lo largo de su vida útil estimada, se carga a la cuenta de depreciación y se acredita a la cuenta de depreciación acumulada.
Interés Acumulado El interés que se carga en préstamos a corto plazo (30,60 o 90 días) es el gasto o costo de pedir dinero prestado. El interés se va acumulando según pasa el tiempo. Pero el pago de la cantidad tomada más el interés, no se efectuará hasta la fecha de vencimiento del préstamo. Ajustes de Ingresos Todos los ajustes de ingresos acumulados pendientes de cobro y de ingresos que al momento del pago se registraron como pasivos, ya que no habían sido devengados, requieren un cargo a una cuenta de activo o pasivo y un abono a una cuenta de ingresos, esto se debe hacer en el último día del periodo contable.
Existen dos tipos de ajustes de ingresos:
Ingresos acumulados pero no registrados ni cobrados. Anticipos de clientes que se registran como pasivo y que cuando se devenguen se convertirán en ingresos. Los ingresos pueden ser devengados (ganados) antes de que se reciba efectivo del cliente, o de que se contabilice la operación en los registros contables. Estos ingresos que se han devengado pero que aún no se han recibido o registrado se llaman ingresos devengados. Cuando un cliente paga por adelantado servicios prestados, se carga a la cuanta de efectivo y por lo general, se acredita una cuenta de pasivo llamada anticipos de clientes, debido a que no se ha realizado el servicio y el ingreso aún no se ha ganado. Normalmente, todos los anticipos cobrados a clientes se registran en una cuenta de pasivo al momento en que se recibe el pago. Cuando se usa una cuenta de resultados para registrar el asiento inicial, será necesario el ajuste a una cuenta de ingresos para cancelar cualquier ingreso no devengado y traspasar el importe a una cuenta de
pasivo. Balanza de comprobación ajustada Después de anotar en el diario los asientos de ajuste y pasarlos al mayor, se prepara una balanza de comprobación ajustada para verificar la exactitud del mayor, antes de preparar y actualizar los estados financieros de fin de año.
Ajustes por Inflación El actualizar los estados financieros surge de la necesidad de conocer el valor real que tienen las partidas no monetarias de una empresa y conocer hasta qué punto se han visto afectadas por la inflación. Las partidas no monetarias son aquellas cuyo valor varía con el transcurso del tiempo. Los ajustes que más se realizan en las empresas son en las siguientes partidas: Inventarios Activos Fijos Depreciación de activos fijos
Capital contable Para ajustar los activos fijos por inflación, al igual que en los inventarios, se requiere del factor de ajuste. Una vez obtenido el factor, se le aplica al valor histórico. El ajuste se hará cargando a la cuenta del activo fijo y acreditando a la cuenta de exceso o insuficiencia de capital. La depreciación acumulada es la contrapartida del activo fijo por lo tanto debe mostrar un saldo que este valuado con pesos del mismo poder adquisitivo que el activo fijo. Balance de Comprobación: Es el documento que se elabora para verificar si todos los cargos y abonos delos asientos del diario principal han sido registrados en el libro mayor principal, respetando el principio de la partida doble. Es el listado que resume los saldos de las cuentas utilizadas en el Libro Mayor para verificar si los saldos deudores o acreedores son iguales. Se puede decir que el Balance de Comprobación es una lista de todas las cuentas que se han abierto en el Mayor Principal, e indican en un momento de terminado el total de cargos y abonos que se han registrado. Su presentación es mensual, o con la frecuencia que se estima conveniente. Un balance de comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado Financiero.
. Estructura del Balance de prueba o comprobación: El balance de comprobación debe contener los siguientes datos: Nombre de la empresa. Frase “Balance de comprobación” Período o fecha de presentación. Folio del Mayor de cada cuenta. Nombre de la cuenta.
HOJA DE TRABAJO
La hora de trabajo es un papel de contabilidad utilizados por los contadores, para resumir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. La Hoja de trabajo permite verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias, realizar los ajustes y preparar la información con la cual se elaborarán los Estados Financieros. La hoja de trabajo es una herramienta que maneja el contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos; no es para el uso del gerente ni para ser publicada; se elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones a medida que se prepara. Una Hoja de trabajo es un documento importante aunque no es indispensable ni obligatorio. Es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y pérdidas, los asientos de cierre y el balance general.
Existen dos Tipos de Hoja de Trabajo que son: Hoja de Trabajo 8 Columnas (Balance de Comprobación, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General) Hoja de Trabajo 12 Columnas (Balance de Comprobación, Ajuste y Clasificación, Balance Ajustado, Costo de Ventas, Ganancias y Pérdidas, Balance General).
Generalmente se emplea el uso de hojas de contabilidad de doce (12) columnas. La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros
al
cierre
del
período fiscal.
Estructura de la hoja de trabajo Este instrumento contable contiene, en primer lugar, un encabezamiento donde se indica: a) Nombre de la Empresa. b) El nombre expreso de “HOJA DE TRABAJO”. c) El período del ciclo contable que cubre. En segundo lugar, comprende su estructura columnar; esta parte está compuesta por: 1. Una columna para escribir los títulos de las cuentas. 2. Seis (6) pares de columnas con los siguientes encabezamientos:
a) Balance de Comprobación. b) Ajustes. c) Balance de Comprobación Ajustado. d) Costo de Ventas. e) Estado de Ganancias y Pérdidas. f) Balance General.
“Es importante señalar que se debe mantener el orden de las columnas señalados en el punto 2. ya que el resultado de los ajustes afecta directamente el cuadre definitivo del Balance General, es decir el resultado de una columna conlleva a la otra.”
La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura: Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización, el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. A su vez consta de dichas columnas: Número de orden de las cuentas. Nombre de las cuentas con su código. Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes. Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos Se obtienen los saldos ajustados Estado de pérdidas y ganancias Balance general TIC
“La hoja de trabajo se elabora con la
finalidad de
verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento más oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la información para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la información que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organización.”
Para obtener m谩s informaci贸n puede consultar en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad#Los_libros_contables http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no%2016/libr oscontables.htm http://html.rincondelvago.com/ajustes-contables.html http://apuntesdechuchito.bligoo.com.co/ajustes-contables http://es.scribd.com/doc/97690339/Trabajo-Balance-deComprobacion http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_trabajo https://sites.google.com/site/aypcontabilidad/ht8c http://www.monografias.com/trabajos96/hoja-trabajo/hojatrabajo.shtml http://www.radiofeyalegriaeducom.net/pdf/MD-3er-S3Contabilidad.pdf http://clasesiuaa.files.wordpress.com/2012/04/guia-unidad-i1.pdf