MANUAL DE ÉTICA

Código de Ética Comfamiliar Risaralda

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Administradores: Son administradores de la Caja de Compensación Familiar COMFAMILIAR RISARALDA, los responsables de procesos de la Caja, el Director Administrativo, los Subdirectores.

Afiliados: Aquellas personas que se encuentran vinculadas a la Caja. En este concepto general se encuentran comprendidos los trabajadores afiliados, los afiliados facultativos y los pensionados afiliados.

Afiliados Facultativos: Son las personas, trabajadores independientes o del sector informal, que no encontrándose dentro de las categorías de trabajadores beneficiarios, trabajadores afiliados o pensionados afiliados al régimen del Subsidio Familiar, se vinculen a la Caja, por disposición de la ley o por convenios para lograr el acceso a los a servicios sociales que ella presta.

AGA: Asamblea General de Empleadores Afiliados; máximo órgano Corporativo.

Auditoría: Proceso sistemático de obtener, analizar, comprobar y verificar objetivamente la evidencia acerca de las afirmaciones relacionadas con actos o acontecimientos económicos, éticos y sociales, a fin de evaluar tales declaraciones a la luz de criterios establecidos y comunicar el resultado a las partes interesadas.

Código de Ética: Es un documento que compila estrategias e instrumentos que disponen los administradores de la Caja, para dar transparencia a las actuaciones de los órganos directivos y los funcionarios de la Caja en todos sus niveles, maximizar su valor como organización, reconocer y hacer posible el ejercicio de sus derechos a los grupos de referencia y de interés.

CÓDIGO DE ÉTICA

Para los efectos de la comprensión de las diferentes normas que consagra el presente Código de Ética, se establecen los siguientes significados de las palabras en él empleadas:

Conflicto de Interés: Es la situación en virtud de la cual una persona natural o jurídica en razón de su actividad se encuentra en la posición en donde podría aprovechar para sí o para un tercero las decisiones que tome frente a distintas alternativas de conducta.

Director Administrativo: La persona que detenta la máxima representación gerencial y legal de la Caja. Es el Responsable de Proceso principal.

Desempleados Afiliados: Las personas, que encontrándose sin empleo, están afiliadas a la Caja por virtud del derecho y en los términos que les confiere la ley.

Empleadores Afiliados: Son las personas jurídicas o naturales que cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley y en los estatutos de la Caja han sido admitidas e inscritas en ella como afiliados. Tal calidad lleva consigo ciertos derechos y obligaciones determinados en los estatutos de la Caja y en la Ley. Empleadores Afiliados Hábiles: Son aquellos empleadores afiliados que se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga de conformidad con la ley y los estatutos de la Caja, y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto, en relación con las obligaciones exigibles.

Gobernabilidad: Conjunto de políticas que propenden por el cumplimiento de principios, reglas o estándares para manejar las organizaciones, que permiten alcanzar los objetivos de las mismas, protegiendo a sus grupos de referencia y a los grupos de interés.

Gobierno Corporativo: Forma como se administra y controla la Corporación.

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Compensación: Es la remuneración económica que reciben los responsables de procesos de la Caja por la función que desempeñan. Los sistemas de compensación pueden ser fijos, variables o mixtos.

Grupos de Referencia: Son aquellas personas que tienen un vínculo con la Caja, de manera que pueden participar en su dirección. Son los Empleadores Afiliados y Trabajadores afiliados a la Caja.

Miembros Externos de Comités Especiales de la Caja: Se consideran como tales, quienes no siendo empleados de la Caja, ni representantes de los afiliados, la asesoran como expertos a través del Comité para el que han sido designados.

Miembros de Consejo Directivo representantes de los Afiliados: Son aquellas personas que representan a los empleadores afiliados de acuerdo con lo establecido en la ley y en los estatutos.

Miembros de Consejo Directivo representantes de los Trabajadores: Son aquellas personas que representan a los Trabajadores afiliados a la Caja, de acuerdo con lo establecido en la Ley y en los estatutos.

Pensionados Afiliados: Son las personas que teniendo el carácter de pensionados, de acuerdo con la ley, están vinculados a la Caja.

Responsables de Procesos: Personas que ejercen funciones de dirección y control dentro de la estructura de la organización.

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Grupos de Interés: Son aquellas personas, grupos o entidades sobre las cuales tiene influencia o puede tener la Caja en su actividad. Se consideran Grupos de Interés los usuarios de los servicios que presta la Caja, las personas a cargo y los cónyuges o compañeros permanentes de los trabajadores afiliados, los afiliados facultativos, los desempleados afiliados, los pensionados afiliados, las demás Cajas de Compensación Familiar, los consumidores, proveedores, acreedores, los organismos de Control, los competidores, los empleados, la comunidad y el Estado.

Subsidio Familiar: Es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia, como núcleo básico de la Sociedad.

SARLAFT: Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo.

Trabajadores Afiliados: Son las personas naturales que están al servicio de los empleadores afiliados a la Caja, estando vinculados a ella por este hecho y mientras que subsista el mismo.

Trabajadores Beneficiarios: Son las personas naturales que están al servicio de los empleadores afiliados a la Caja, con carácter permanente, y que son beneficiarios del régimen de subsidio familiar.

Valores Corporativos: Acuerdos que rigen la vida de una corporación, son propios de la actividad que desempeña y se orientan a asegurar la competitividad de la organización y el logro de sus objetivos corporativos. Los valores corporativos deben ser compartidos por toda la organización.

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Revisoría Fiscal: Función mediante la cual un contador público, nombrado para el efecto como Revisor Fiscal, y de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, expresa su opinión profesional sobre la razonabilidad y preparación de los estados financieros examinados; informa, además, sobre si los actos de los administradores así como las operaciones registradas en los rubros se han ajustado a las normas estatutarias, a la ley y a las decisiones de la Asamblea de Afiliados y del Consejo Directivo de la Caja; también informa sobre lo adecuado del sistema de control interno, el cumplimiento con las normas legales y si la contabilidad y la correspondencia se han llevado y conservado en debida forma y sobre las medidas adoptadas por la Caja para el control de sus activos, así como de los activos de terceros en su poder.

CAPITULO I: GENERALIDADES 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Visión Misión Objetivos de Calidad Política de Calidad Principios y Valores Institucionales

CAPITULO II: CÓDIGO DE ÉTICA 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7

Presentación Objetivo Alcance Implementación Definición Principios Éticos Políticas de Gestión Ética Internas y Externas: Responsabilidades Dentro de la Institución 2.7.1 Responsabilidades como Caja de Compensación Familiar 2.7.2 Con Proveedores 2.7.3 Con Otros Sectores 2.7.4 Con Otras Cajas de Compensación Familiar 2.8 Principios de Responsabilidad Social Empresarial 2.8.1 Responsabilidad con el Medio Ambiente 2.8.2 Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial 2.9 Mecanismos de Difusión y Socialización del Código 2.10 Control Sobre el Sistema de Gestión Ética Institucional 2.10.1 Instancias de Control 2.10.2 Procesos de Control

CAPITULO III: VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA 3.1 3.2 3.3

Vigencia Divulgación del Código de Ética Reforma del Código de Ética

CÓDIGO DE ÉTICA

TABLA DE CONTENIDO

GENERALIDADES

1.1 VISIÓN

GENERALIDADES

1.

Actuar en el campo de la Seguridad y Protección Social, desarrollo y bienestar de la población beneficiaria y la comunidad más vulnerable, con liderazgo y proyección Institucional.

1.2 MISIÓN Somos una Entidad de servicios dentro del campo de la Seguridad y Protección Social, que con fundamento en la subsidiaridad, la sostenibilidad, la equidad y la inclusión, permite el desarrollo integral de la población beneficiaria y la comunidad más vulnerable, generando valor público.

1.3 OBJETIVOS DE CALIDAD Incrementar el nivel de satisfacción del cliente Fortalecer la innovación en los procesos y servicios Garantizar la calidad en la prestación del servicio Fortalecer el capital humano organizacional Mejorar la productividad de los recursos Garantizar el control interno de los procesos y el control de riesgo derivado de la gestión

1.4 POLÍTICA DE CALIDAD Compromiso con la satisfacción del cliente, mejorando continuamente e innovando los servicios, la prestación y los procesos, soportado por un talento humano competente, orientado al servicio y la obtención de resultados.

CÓDIGO DE ÉTICA - COMFAMILIAR RISARALDA

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2.

CÓDIGO DE ÉTICA

2.1 PRESENTACIÓN

GENERALIDADES

Somos una Entidad de servicios dentro del campo de la Seguridad y Protección Social, que con fundamento en la subsidiaridad, la sostenibilidad, la equidad y la inclusión, permite el desarrollo integral de la población beneficiaria y la comunidad más vulnerable, generando valor público.

CÓDIGO DE ÉTICA

1.5 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES

El presente Código de Ética, constituye el marco ético dentro del cual COMFAMILIAR RISARALDA, pretende que se desenvuelvan todas las actuaciones de sus colaboradores, en sus relaciones armoniosas dentro y fuera de la Organización: en la interacción con su familia, con las instituciones del entorno y el medio ambiente, con el fin de cumplir con la Misión y la Visión Corporativas, buscando siempre que prime el interés general sobre el particular y cuyas normas son de obligatoria observancia por todos los trabajadores vinculados a la Caja.

La aplicación y socialización de este código, contribuye a la conservación y recuperación de los valores, lo cual se traduce en sentido de pertenencia y prestación de servicios de calidad.

2.2 OBJETIVO La Caja de Compensación Familiar de Risaralda “COMFAMILIAR RISARALDA”, ha decidido adoptar el presente Código de Ética, con el cual se busca encausar toda la actividad de la Caja dentro del Régimen de transparencia pretendido por la Sociedad, en atención a los recursos que ésta ha tenido a bien darle a su cargo, en cumplimiento de la función social que le es propia a las Cajas de Compensación Familiar en general.

El objeto de este Código de Ética es establecer y revelar el cuerpo de instrumentos, mecanismos y reglas por medio de las cuales se maneja la Caja internamente dentro del marco de los principios de justicia, responsabilidad, transparencia, equidad, e inclusión.

CÓDIGO DE ÉTICA - COMFAMILIAR RISARALDA

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En la búsqueda por generar confianza de los grupos de referencia y de interés, la Caja ha decidido implementar procesos y prácticas propios del Buen Gobierno Corporativo organizando la distribución de derechos y responsabilidades entre todo el equipo, recogiendo la visión, misión y valores corporativos que se han determinado.

Para la construcción de este Código se sigue la tendencias internacionales sobre Gobierno Corporativo ( Informe Cadbury, Hampel y Greenbury, El informe de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OECD), el informe Olivencia y Aldama, Código de Ética y Gobierno para la empresa sostenible, entre otros), adaptados a las especiales circunstancias de las Cajas, teniendo en cuenta para ello las recomendaciones que al respecto indican los aludidos informes:

GENERALIDADES CÓDIGO DE ÉTICA

En este sentido se propende por el cumplimiento de principios, reglas o estándares en el manejo de la Caja, que a la vez le permitan el alcance de los objetivos y su permanente evaluación, constituyan una plataforma de protección a los grupos de referencia y de interés de la Corporación.

Se toman como punto de referencia para que las empresas, sectores y países desarrollen sus propios principios obedeciendo a sus particularidades, especialidades y necesidades.

Estos principios son adaptados conceptualmente y a través de modelos operacionales, a las necesidades propias de cada ente.

Estos principios no deben ser objeto de regulación legislativa ni ser impuestos a sus destinatarios, ni siquiera indirectamente a través de sistemas de control de su adopción que puedan desvirtuar el carácter voluntario del Código de Ética y Buen Gobierno.

El carácter singular de cada ente y la conveniencia de que, como tal, no se vea privado de su soberanía para diseñar sus propias estructuras de gobierno en función de sus preferencias, de sus circunstancias y de sus características idiosincrásicas.

2.3 ALCANCE Los principios y valores que, de forma ___________________________________________ constituyen este CÓDIGO son aplicables a ______________________ y de _________________ cumplimiento para todos los niveles, con especial énfasis en ___________________________.

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2.5 DEFINICIÓN El Código de Ética también denominado ___________________, es el documento que contiene las disposiciones referentes para gestionar la ética en el día a día de la Corporación. Está conformado por los principios, valores y directrices que en coherencia con el Código de Buen Gobierno, todo trabajador de la Corporación debe observar en el ejercicio de sus funciones.

GENERALIDADES

La implementación del presente CÓDIGO es responsabilidad de _____________________ especialmente ____________________________________, quienes deberán velar por su correcta aplicación. Cualquier trabajador que tenga información o conocimiento sobre violación alguna a este CÓDIGO, tendrá la ________________________.

CÓDIGO DE ÉTICA

2.4 IMPLEMENTACIÓN

2.6 PRINCIPIOS ÉTICOS El sentido de nuestra empresa está centrado en _________________________.

COMFAMILIAR RISARALDA cuenta con _________________.

En COMFAMILIAR RISARALDA _____________________________, __________________________________________.

se

le

da

importancia a porque

La relación entre el personal de la Caja y usuarios se encuentra enmarcada dentro de __________________________________________.

2.7 POLÍTICAS DE GESTIÓN ÉTICA INTERNAS Y EXTERNAS: RESPONSABILIDADES DENTRO DE LA INSTITUCIÓN Los colaboradores de COMFAMILIAR RISARALDA, deberán aplicar y cumplir los siguientes procederes éticos: Es un deber de los trabajadores de la Caja, apropiarse de la Visión y de la Misión para que todos contribuyan de manera decidida a que _________________________.

Prestar servicios oportunos, completos y eficientes, para garantizar ______________________________.

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GENERALIDADES CÓDIGO DE ÉTICA

La conducta de los trabajadores de COMFAMILIAR RISARALDA debe ____________________________, de acuerdo con los principios y valores definidos por la Caja.

Ejecutar el trabajo con ___________________________________________.

Mantener confidencialidad en el manejo de la información: Ser leales con la empresa.

Contribuir a un buen ambiente laboral de su área, colaborando a sus compañeros cuando lo requieran.

Mantener el respeto por la persona, la justicia, la equidad.

Practicar la Cortesía como una forma de acercamiento a los clientes internos y externos; todos los trabajadores en cualquier relación o contacto personal deben actuar por principio con ______________________.

Mantener un desempeño eficiente y eficaz, cumpliendo con las directrices organizacionales y el servicio al cliente. __________________________ en el manejo de los bienes para evitar el ____________________ de los recursos Institucionales.

Aportar a su trabajo todo el conocimiento y el profesionalismo, para alcanzar las metas y objetivos organizacionales.

Velar por el buen nombre de la empresa, dentro y fuera de ella.

Proteger los bienes de la institución y utilizarlos en los fines para los que se le asignaron.

Procurar una presentación personal impecable.

Mantener organizado y actualizado el puesto de trabajo.

El personal Directivo de la División Salud deberá abstenerse de incurrir en las inhabilidades e incompatibilidades contempladas en el Decreto Nacional 0973 del 13 de mayo de 1994, expedido por el Ministerio de Salud, o en las demás normas reglamentarias o especiales.

Todos los trabajadores de la Corporación deberán abstenerse de incurrir en inhabilidades e incompatibilidades contempladas en el Decreto Ley 2463 de 1981 y demás normas que versen sobre el mismo tema.

2.7.1 Responsabilidades como Caja de Compensación Familiar

Los colaboradores de COMFAMILIAR RISARALDA, deberán aplicar y cumplir con las siguientes responsabilidades como Caja de Compensación Familiar: Asumir con honradez el compromiso con la sociedad, identificándose con la misión y visión y con las responsabilidades de todos y cada uno de los cargos a través de los cuales se hace concreto el servicio a la comunidad.

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GENERALIDADES CÓDIGO DE ÉTICA

Adoptar una clara voluntad de comprensión, respeto y defensa del entorno cultural y ecológico en el cual prestamos los servicios.

Dirigir todas las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses del usuario.

Suministrar al usuario una información clara, oportuna y veraz.

Explicar a los usuarios, en forma sencilla, sus deberes y derechos.

Ubicarse en el lugar del usuario, y tratarlo como quisiera uno ser atendido.

Mantener una actitud positiva y de respeto cuando se escuche al usuario.

Afrontar las ofensas de los usuarios sin responder de igual manera.

Mantener un comportamiento con sentido humano frente al estado de ánimo del usuario.

Ser solidarios con la comunidad ante eventos catastróficos o que atenten contra su integridad.

Ser prudentes con toda la información de la Caja, en especial la de salud y la privacidad

2.7.2 Con Proveedores Los trabajadores de COMFAMILIAR RISARALDA, deberán aplicar y cumplir los siguientes procederes con los proveedores: No aceptar ningún tipo de soborno.

Establecer una relación clara entre la empresa y el proveedor basada en la calidad, competencia y seriedad.

Exigir a los proveedores la entrega oportuna y con calidad de suministros e insumos que garanticen la prestación del servicio.

No seleccionar ni contratar a los proveedores rigiéndose por intereses personales y/o políticos, ó de cualquier otra naturaleza.

Enmarcar los contratos en principios de igualdad, imparcialidad y transparencia.

Establecer una competencia leal atribuyéndole a los productos y servicios ofertados, características, cualidades, resultados y certificaciones que realmente tengan y puedan ser comprobadas cuando se requieran.

Seleccionar proveedores cuya práctica empresarial respete la dignidad humana, el medio ambiente y la salud.

Para elaborar contratos a nombre de la Caja, se debe cumplir con el Código de Ética y las políticas definidas por COMFAMILIAR RISARALDA. CÓDIGO DE ÉTICA - COMFAMILIAR RISARALDA

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2.7.3 Con Otros Sectores

GENERALIDADES CÓDIGO DE ÉTICA

En las relaciones comerciales, debe regir la competencia leal, protegiendo los intereses de la Caja y protegiendo a los usuarios.

Toda compra significativa que realice la Caja se debe regir por el manual de contratación corporativo, donde se regulan los responsables de autorizar contratos, de firmarlos y se establecen los documentos soportes a los mismos.

Todo proveedor de servicios a COMFAMILIAR RISARALDA, debe someterse a una evaluación e inscripción, para asegurar que sus productos y/o servicios cumplen con los requisitos de calidad del servicio y de los usuarios y clientes.

Establecer canales de comunicación y retroalimentación intersectorial, de los procesos y acciones que se llevan a cabo en la localidad.

Participar activamente en las relaciones e intervenciones intersectoriales, buscando el beneficio de la comunidad dentro del marco de las políticas institucionales.

No desacreditar la Institución por inconvenientes internos. Evitar los comentarios que desprestigien la buena imagen de la Caja.

2.7.4 Con Otras Cajas de Compensación Familiar

Reconocer los límites del nivel de nuestra competencia y los alcances de sus técnicas y no ofrecer servicios ni utilizar métodos que no cumplan con las normas establecidas.

Apoyar y promover eficazmente los programas bandera de otras instituciones que mejoren las condiciones de la comunidad.

Fomentar la solidaridad y la colaboración de todas las instituciones que integran la Red. Mantener buenas relaciones con otras instituciones del sector.

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La Caja declara su compromiso inquebrantable con____________________________________________________________________________ ________________________.

2.8.1 Responsabilidad con el Medio Ambiente

COMFAMILIAR RISARALDA se compromete ____________________________________________________________________

de

a

CÓDIGO DE ÉTICA

Respetar el cumplimiento ___________________________________________________________________________.

GENERALIDADES

2.8 PRINCIPIOS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL

2.8.2 Estrategia de Responsabilidad Social Empresarial

Los principios de responsabilidad social empresarial orientan la gestión de la Caja hacia ____________________________________, por ejemplo, ________________________________________________________________________________ Mediante la realización de proyectos ejecutados por la Caja y el establecimiento de alianzas estratégicas, ha permitido ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ___________________________.

2.9 MECANISMOS DE DIFUSIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL CÓDIGO Previa aprobación del ______________________, este Código de Ética se difundirá así: Publicación en ________________________________ Comunicado interno, solicitando a los trabajadores su lectura y acatamiento.

Impresión de ____________________________________________ Archivo de un ejemplar ______________________________________ Talleres, seminarios que aseguren el conocimiento e interiorización de este código.

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__________________________________________________, velarán por el estricto cumplimiento de las normas de ética contempladas en este código. ____________________________________________ se comprometen a promover y liderar el proceso de implantación de la gestión ética, dirigido hacia la consolidación del ejercicio de su función como organización en términos_____________________________________________ por parte de todos los colaboradores.

2.10.2 Procesos de Control

_________________________________ debe ejecutar una observación permanente al cumplimiento de este código y cualquier desviación o incumplimiento, será manifestado al_____________________________________.

Se harán las revisiones _______________________, (frecuencia), para _________________________________________________________.

Se aplicarán las___________________________ que ____________________________________________ para ____________________________________________________.

3.

GENERALIDADES CÓDIGO DE ÉTICA

2.10.1 Instancias de Control

VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA

2.10 CONTROL SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN ÉTICA INSTITUCIONAL

garanticen alcanzar

VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA

3.1 VIGENCIA El Código de Ética fue aprobado según Resolución ___________________________ De fecha ____________________________, en la cual entra en vigencia el presente Código.

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Este Código de Ética, en cumplimiento de lo expuesto en la Ley 789 de 2002, _____________________________________________________.

GENERALIDADES

3.2 DIVULGACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA

El Código de Ética podrá ser reformado ____________________________________________________ adoptado con favorable de ____________ de sus miembros con derecho a voto.

por voto

VIGENCIA, DIVULGACIÓN Y REFORMA

3.3 REFORMA DEL CÓDIGO DE ÉTICA

CÓDIGO DE ÉTICA

_______________________________________ enviará comunicación a la Superintendencia de Subsidio Familiar dando aviso de la adopción del presente Código de Ética y remitiendo un ejemplar del mismo.

Se expide en ______ , a los __ días del mes de ___ de ____

CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE RISARALDA "COMFAMILIAR RISARALDA"

NOMBRE Cargo

CÓDIGO DE ÉTICA - COMFAMILIAR RISARALDA

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