Het Kasteel: Een vrolijk verhaal over het nut van projectdocumentatie

Het Kasteel Een vrolijk verhaal over het nut van projectdocumentatie

JĂźrgen Van Gorp

Linchpin Books

Het Kasteel Een vrolijk verhaal over het nut van projectdocumentatie

Jürgen Van Gorp Linchpin Books Ltd.

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieĂŤn, opnamen, scannen of anderszins, behalve zoals toegestaan door de wet, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur en de uitgever.

Alle personages uit deze publicatie zijn fictief en elke gelijkenis met bestaande personen, levend of dood, berust louter op toeval. Š Linchpin Books Ltd. 2016 Uitgegeven door Linchpin Books Ltd. Chatham Kent UK ISBN: 978-0-9955728-2-9 www.linchpinbooks.com

Inhoud Hoe het allemaal begon Er was eens Mijn arme kasteel De aanvang van de werken De eerste klachten Goede raad is goud waard

Hoe Project Management startte De tovenaar arriveert Wijze raad De eerste les De aanstelling van de Program Manager

9 13 18 21 24 34

37 39 42 45 50

53

Diderick begint Hoe het toch weer misliep

55 57

inhoud

Requirements en Design

5

De analyse van de tovenaar De design in praktijk gezet

60 66

De verkeerde planning

67

De hongersnood De tovenaar komt ter hulp Meer geheimen van de tovenaar

69 72 74

Het jaar van de ongevallen

81

Die arme Fluweel De oplossing van de tovenaar

83 88

Het Kasteel

Geen om te testen

6

tijd 93

Het koninklijke bad Op zoek naar de schuldige Wat de tovenaar er van zei De extra documenten

95 100 102 105

Agile Projectplanning

111

De aanval van de Hunnen Hoe Agile werkt Agile Planning

113 116 121

Vergeten kennis De heropbouw van de toren Raad van een oude vriend

127 129 132

Kennisoverdracht en training

137

De geblokkeerde poort Het geblokkeerde dessert De roep om hulp Duidelijke afspraken

139 144 145 147

Een heel koude winter

155

De verdwenen schoorsteen De bodes uitgestuurd Ongeplande wijzigingen De gevreesde scope creep

157 160 162 165

De grote brand Wat er gebeurde De tovenaar snelt ter hulp De nieuwe perkamenten

Het einde

171 173 175 180

183

Nawoord 189 Templates bij het boek Het Distrans concept Waterfall gedreven projecten Agile gedreven projecten

191 193 202 206 inhoud

Dankwoord 211

7

•

Hoe het allemaal begon

•

• Er was eens

E

r was eens, lang geleden, in een ver, ver land, een koning die in een prachtig kasteel met heel veel torens woonde. Die koning heette ­Halewijn. Als de koning uit de ramen keek, kon hij in de verte de bergen zien, met prachtige, besneeuwde toppen. Tussen het kasteel en de bergen lagen groene weilanden vol koeien en zo nog wat andere beesten. Rond het kasteel lag een diepe slotgracht. Een grote ophaalbrug zorgde er voor dat er ‘s nachts niemand in het kasteel kon binnendringen.

Die ridders waren niet de gemakkelijkste. Ze hadden allemaal een stevig harnas en een zwaard van minstens een meter lang. Het kon ook anderhalve meter geweest zijn. De ridders maakten meteen komaf met alles wat het

Hoe het allemaal begon

Een wachter stond de ganse dag in zijn wachthokje. Hij controleerde streng iedereen die binnen wilde komen. Geen onverlaat kon het slot benaderen of Clauwaert, want zo heette de wachter, had het wel gezien en had je bij je nekvel te pakken. Clauwaert kon roepen, en wel heel hard ook. Bij het minste onraad riep hij de Gaston, de sergeant. Gaston kon nog harder roepen. Als die onraad rook, riep hij er meteen de ridders bij.

13

kasteel kon belagen. Als ze maar dachten dat je een bedreiging was voor het kasteel, sloegen ze je meteen het hoofd af. Pas daarna stelden ze vragen.

De ridders liepen de ganse dag rond in het kasteel en controleerden alles wat los en vast zat. Op hun grote paarden patrouilleerden ze in de bossen rond het kasteel. Tot in de verre omtrek wist elke rover en zakkenroller dat ze maar beter uit de buurt van het kasteel konden blijven. De koning was dus veilig in zijn kasteel, en ook de koningin en de vele prinsen en prinsessen waren goed beschermd.

Een kasteel in orde houden, gaat natuurlijk niet vanzelf. De ganse dag waren werklui bezig met het uitvoeren van allerlei taken. Leerlooiers waren bezig om kleding te maken. De spekslager had altijd vers vlees klaar staan.

De smid maakte nieuwe hoefijzers in het vuur. Onderhoudslieden waren bezig om de punten van het valhek bij te vijlen en de scharnieren te oliĂŤn. Dat alles onder het waakzame oog van de wachter, die elke dag het valhek een paar keer omhoog deed, gewoon om te zien of het wel snel genoeg terug naar beneden viel.

Hoe het allemaal begon

Oskaar, de kok, zorgde de ganse dag voor de heerlijkste gerechten. De broden werden met manden tegelijk aangevoerd. Als je door de gangen liep, kwam je overal de geur tegen van vers gebakken broodjes, frikadellen met krieken, pensen en gebraden kippen. Op Oskaars kookvuur stond altijd wel wat stoverij te pruttelen of lagen er worsten in de pan. Maar opgelet, niemand geraakte ook maar in de buurt van het kookfornuis. Als je dacht dat je ook maar een stukje van een kip kon afsnoepen, eindigde die poging gegarandeerd met de klop van een grote pollepel op je hoofd en een pracht van een buil. Al dat eten diende voor de prinsen en prinsessen, voor de ridders en edelvrouwen, en voor het werkvolk dat elke dag vrolijk het kasteel in orde hield.

15

Zoveel werkvolk en al dat eten moet natuurlijk betaald worden. Een koning moest dus veel goud hebben. In die tijd had je nog geen briefjes, moet je weten, maar werd alles betaald met gouden munten. Gelukkig zat koning Halewijn er warmpjes in, en was er genoeg goud om iedereen eerlijk te betalen. Om zijn goud te beheren, kon de koning beroep doen op een kundige penningmeester, Centenaar.

Centenaar had weegschalen van alle soorten en formaten. Met die weegschalen woog hij nauwkeurig al het goud af en zorgde hij er voor dat er geen gram goud verspild werd. Op krakende perkamenten hield de penningmeester nauwkeurig bij naar waar het goud ging. Als iemand goud nodig had, schreef Centenaar met een grote veer nauwkeurig de bedragen op een perkament. Die perkamenten werden daarna in grote boeken bijgehouden. Zo kon Centenaar altijd een nauwkeurig verslag geven aan de koning hoeveel alles in het kasteel kostte. Ja, ja, de penningmeester was eigenlijk best wel fier op zijn boekhouding.

Het Kasteel

En zo was iedereen blij en gelukkig in het kasteel van koning Halewijn.

Oskaar kookte vrolijk door, Centenaar telde vrolijk zijn goud, en de ridders deden elke dag wat ridders gewoonlijk doen.

16

•

• Mijn arme kasteel

T

och had koning Halewijn zorgen.

Het Kasteel

Het kasteel was intussen toch al vijfhonderd jaar oud. Zo links en rechts mocht er al eens een stenen trap vervangen worden. De schietgaten waren uitgesleten. Als een boogschutter een pijl afvuurde, moest hij oppassen om niet uit het schietgat te vallen. De punten van het valhek waren onderaan al zo dikwijls bijgevijld, dat het valhek wel een meter korter was geworden. Je kon eigenlijk gewoon over het valhek heen kruipen. En de koninklijke troon was al zover doorgezakt dat iedereen naar beneden moest kijken om de koning nog te kunnen zien. Als je achteraan in de troonzaal stond, zag je nog maar net de koninklijke kroon heen en weer bewegen.

18

Op een goede dag besloot koning Halewijn daarom om eens langs te lopen bij de penningmeester.

“Centenaar, heb ik genoeg goud om het kasteel wat op te knappen?”

De penningmeester was net met een grote veer ingewikkelde berekeningen aan het maken op een perkament. Hij stak de veer in zijn hoed, en liep

met de koning naar een stapeltje boeken vol met perkamenten. Centenaar nam een van de boeken en begon er ijverig in te bladeren. Hij kwam op een perkament terecht waar in vette letters “TOTAAL” stond. Centenaar staarde even naar het bedrag achter het woord.

“Ik zou denken van wel, Sire.”

Centenaar nam een sleutel dat aan een stevig koord rond zijn hals hing.

Met die sleutel opende hij het hangslot van een stevige kast met zware eiken deuren. In de eiken kast was een grote zilveren sleutel verstopt. Centenaar nam voorzichtig de zilveren sleutel en liep met de koning naar een grote koffer die beschermd was met dikke stalen banden. Hij stak de sleutel met twee handen in het slot en draaide met kracht de sleutel om. Luid knarsend ging het slot open en niet zonder moeite hief Centenaar het deksel op.

“Ik moet hier eigenlijk eens een veer op laten monteren, maar dat hebben ze nog niet uitgevonden, heeft de smid me gezegd.”

De koning schudde zijn hoofd en keek de penningmeester ernstig aan.

“Centenaar, ik ga werken laten uitvoeren aan het kasteel. Ik wil dat jij er streng op toeziet dat geen enkel goudstuk teveel wordt uitgegeven!”

Hoe het allemaal begon

Centenaar wenkte de koning.

“Kijk maar, Sire, de schatkist zit boordevol.”

En inderdaad, de grote koffer zat boordevol gouden munten. Hier en daar zat er een edelsteen tussen. Een straal zon scheen net door een spleet van het raamluik. De straal scheen op de kist en zette de ganse kamer in een wonderbaarlijke gouden gloed. De koning en Centenaar keken met grote ogen naar al dat prachtigs.

19

De penningmeester boog zo diep dat de veer van zijn hoed in het gezicht van de koning sloeg.

“Uiteraard, Sire, ik zal vanaf nu alle goudbeurzen twee keer wegen.”

En zo begonnen de werken aan het kasteel, maar al snel werd het een grote chaos.

Het Kasteel

•

20

• De aanvang van de werken

K

oning Halewijn liet alle prinsen en prinsessen naar de grote raadzaal roepen. Het verhaal deed al snel de ronde dat de koning belangrijke dingen te zeggen had. Nieuwsgierig kwamen ze vanuit alle hoeken van het kasteel aangelopen.

Koning Halewijn legde in het kort uit dat er dringend werken aan het kasteel moesten gebeuren. Hij droeg de prinsen en prinsessen op om de werken te coördineren. Iedere prins en prinses kreeg een zak goud om de werken te betalen. Tijdens de uitleg van de koning deelde Centenaar met frisse tegenzin goudbuidels uit. Hij stopte bij elke prins en prinses en gaf telkens aarzelend en met een spijtige frons op het gezicht een goudbuidel af.

Hoe het allemaal begon

De koning sprak de prinsen en prinsessen streng toe. “Je kan zelf bepalen wat met het goud moet gebeuren. Telkens als je goud uitgeeft, laat je dat aan de penningmeester weten! Tegen het einde van het jaar wil ik dat jullie me rapporteren wat je allemaal hebt gedaan om het kasteel op te knappen. De prins of prinses die op het einde van het jaar het goud niet goed gebruikt heeft, kan zijn Sint-Nicolaas cadeau wel vergeten!”

21

De prinsen en prinsessen verlieten haastig de raadzaal en schoten meteen in gang. Ze begonnen onmiddellijk met het selecteren van het werk dat gedaan moest worden. Geen tijd werd verloren om aan de werken te beginnen. Werklieden werden opgedragen om kantelen te vervangen en torens te vernieuwen. Oude leien moesten van de daken gehaald worden en nieuwe leien geplaatst. De gebinten van het kasteel waren aan vernieuwing toe. De voederbakken in de paardenstallen waren door de jaren afgeknabbeld en moesten vervangen worden. De smid sakkerde dat zijn aambeeld zodanig versleten was dat hij nog enkel kromme hoefijzers kon maken. Je weet wel, zo van die ronde. De kok kon wel een nieuwe schoorsteen gebruiken, want de oude hing vol met hespen. De minstreel bestelde met blij gemoed een kerkorgel voor wat rustige achtergrondmuziek als hij op zijn citer speelde.

Niemand vond het nodig om de werken te coĂśrdineren. Een goed plan vandaag is beter dan een perfect plan morgen, en dus begonnen alle prinsen en prinsessen tegelijk met het uitgeven van hun gouden muntstukken.

• Hoe het allemaal begon

23

• De eerste klachten

K

oning Halewijn had de goede gewoonte om dagelijks door alle gangen van zijn kasteel te wandelen. Altijd was er wel een ridder om een praatje mee te slaan, of een jonkvrouw die ter hulp gesneld moest worden.

De chirurgijn had net een elixir gemaakt met iets te veel jeneverbessen. De koning had zich vrijwilliger gesteld om dagelijks te proeven of de kwaliteit van het elixir wel stabiel bleef. De kok had een vraag of de koning vandaag liever taart at, dan wel pudding. Afijn, iedereen kreeg de kans om zijn of haar zorgen met de koning te delen.

Het Kasteel

En dus bereikten al snel de eerste klachten de oren van de koning.

24

Toen de koning bij de hofmeester aankwam, nam die meteen de kans om zijn hart te luchten. De hofmeester had ernstige klachten dat zijn mensen de ganse dag bezig waren met brandjes blussen. Normaal kregen de werklieden elke ochtend hun opdrachten van de hofmeester. Geen enkele herstelling mocht gebeuren in het kasteel, of de hofmeester moest op de hoogte zijn.

Geen enkele lap leer mocht verbruikt worden voordat de hofmeester persoonlijk de inventaris nagekeken had.

• De tovenaar arriveert

E

nkele weken gingen voorbij en Koning Halewijn was eigenlijk al vergeten dat hij een postduif uitgestuurd had.

Plots ontstond er een zwaar gerommel in het haardvuur. Verschrikt gingen de koning en de koningin een paar meter achter hun stoel staan. Het gerommel bleef even aanhouden toen plots...

POEF! Een grote rookwolk kwam uit het haardvuur en vulde de kamer. Uit de rookwolk stapte een oude man met een lange grijze baard. Hij had een grote

Hoe Project Management startte

Oskaar de kok had alweer een geweldige avondmaaltijd uit zijn kookpotten getoverd en de koning zat ‘s avonds in zijn koninklijke stoel aan het haardvuur wat na te genieten. De koningin zat naast de koning met een borduurwerkje. De smid had net een nieuwe naald voor haar gemaakt. Met de tong uit haar mond probeerde ze een borduurdraad door het oog van de naald te krijgen.

“Daar zouden ze nu eens iets voor moeten uitvinden, zie!”

39

staf in zijn hand met bovenaan een knetterende steen die een paarse gloed uitstraalde. De man klopte wat roet en stof van zijn lange grijze mantel.

De koning keek met open mond naar de verschijning uit het haardvuur, “Wie ben jij, man?”

De oude man klopte nog een laatste stofje uit zijn grijze hoed, en deed een plechtstatige buiging naar de koningin en de koning.

“Goedenavond, Sire. Mijn naam is Thieleman, de tovenaar. U had geroepen?”

• Hoe Project Management startte

41

• Wijze raad

K

oning Halewijn herinnerde zich plots de postduif die de penningmeester naar de tovenaar uitgestuurd had. Hij was opgetogen dat de wijze tovenaar naar het kasteel wilde komen. Vooral de indrukwekkende aankomst van de tovenaar kon op zijn goedkeuring rekenen.

“Die truc moet je mij ook eens leren,” zei de koning, “Ik heb een verre neef in Bouillon die altijd zit op te scheppen hoe groot zijn kasteel wel is. Als ik daar de volgende keer op visite moet, wil ik ook dergelijke entree maken.”

Het Kasteel

De koning nam de wijze tovenaar mee naar Centenaar de penningmeester. In de werkkamer van Centenaar bespraken ze de problemen met de schatkist en de initiatieven van de prinsen en prinsessen. Centenaar vertelde in detail hoe de initiatieven uit de grond leken te komen als paddenstoelen en hoe niemand nog controle had over het werk en de kosten die dat met zich meebracht.

42

De wijze tovenaar hoorde de koning en Centenaar geduldig aan. Vervolgens leunde hij achterover en dacht lang na.

“Ja, ja, hier is dringend nood aan iemand die een selectie maakt uit de verschillende initiatieven. Die persoon moet ook overzicht kunnen houden over de vooruitgang van de initiatieven. Wij tovenaars noemen dat ­Portfolio Management. Het moet een aparte functie worden, en de persoon moet rechtstreeks rapporteren aan de penningmeester. De koning selecteert mee de initiatieven, en hij moet steeds op de hoogte gehouden worden van de vooruitgang door regelmatige rapportering.”

De koning keek de tovenaar met glazige ogen aan en zuchtte diep, “Moet dat nu echt allemaal met van die ingewikkelde Engelse woorden?”

Hoe Project Management startte

De tovenaar vervolgde, “We moeten een nieuw departement oprichten in het kasteel. Dat departement krijgt een speciale naam: Project ­Management Organization.”

Hij keek naar Centenaar en legde snel uit.

“Voor het gemak mag je in de rapporten ook PMO schrijven. Dat spaart wat goud uit aan ganzenveren.”

De penningmeester knikte goedkeurend. Die PMO ging wellicht ook wel wat goud kosten, dus elke besparing was meegenomen.

De tovenaar ging verder, “Het hoofd van de PMO noemen we de P ­ rogram Manager. De initiatieven van de prinsen en prinsessen noemen we vanaf nu Projecten. De projecten zullen vanaf nu geleid worden door Project ­Managers.”

De tovenaar dacht nog even na en vervolgde, “Als ik het goed begrijp heeft de hofmeester al de goede gewoonte om elke wijziging aan het kasteel vooraf na te zien. Dat de hofmeester eist dat elke wijziging ook ongedaan gemaakt kan worden, is verstandig. Ik stel daarom voor dat de hofmeester de rol krijgt om alle geplande werken te controleren en vooraf goed te keuren.

Vanaf nu krijgt de hofmeester de titel van Change Manager.”

43

De wijze tovenaar haastte zich om een en ander te verduidelijken, “Ik vrees van wel, Sire. Ziet u, we gaan voor dit departement ook heel wat specialisten uit de steden en andere kastelen nodig hebben. Sommigen van hen spreken een andere taal. Velen van hen werken ook voor dezelfde soort van PMO’s in andere kastelen. Het is belangrijk dat we allemaal dezelfde woorden gebruiken. Dat vermijdt verwarring en maakt het werk efficiënter.”

Koning Halewijn vroeg zich af, “Dus moeten we iedereen opleiden in die nieuwe manier van werken?”

“Uiteraard, Sire!” zei de wijze tovenaar.

De koning voelde de bui al hangen, “Nog meer goudbeurzen...”

Het Kasteel

•

44

• De eerste les

“K

ijk, Sire,” sprak de wijze tovenaar, “die opleidingen en gestructureerde aanpak zullen er uiteindelijk voor zorgen dat er minder goud in slechte initiatieven wordt gestoken. De projecten zullen beter in staat zijn om het kasteel te herstellen. De kans op succes verhoogt en uiteindelijk is het saldo positief.”

Project Management helpt om: • Chaos onder controle te houden. Het werk wordt georganiseerd in lijn met de dagelijkse werking in de organisatie.

Hoe Project Management startte

Plechtstatig ging de tovenaar naar het leien bord van Centenaar. Met een zwaai van zijn toverstaf was het bord plots kraaknet. Een snelle handbeweging en in de hand van de tovenaar verscheen een stuk krijt.

“Kijk, dit zijn de voordelen als je met een Project Management Office werkt.”

Zonder dat de wijze tovenaar leek te bewegen, schreef het krijt de volgende woorden op het bord.

45

Het Kasteel

• Risico’s die te maken hebben met projecten worden vooraf ingeschat, en niet als het al te laat is.

• De kwaliteit van het werk verbetert.

-- Door controle op het geplande werk.

-- Door kwaliteitscontrole blijven budgetten en werktijden van de projecten beter onder controle.

-- Slechte projecten worden in een vroeger stadium gedetecteerd en gestopt.

• De integratie van de projecten is onder controle. Veranderingen in de organisatie worden beter beheerd.

-- Projecten moeten rekening houden met elkaar.

-- Projecten moeten rekening houden met het dagelijkse werk van de werklieden.

-- De projecten moeten daarom alle wijzigingen die ze uitvoeren, eerst laten goedkeuren door de Change Manager.

• Project Management helpt ook om kennis over projectwerking op te bouwen.

-- Hetzij door te leren van vroegere gelukte projecten.

-- Hetzij door na te gaan wat er misliep bij mislukte projecten.

46

“De eerste stap,” sprak de wijze tovenaar, “is dat voor elk project een ­Project Charter wordt gemaakt. Aangezien de prinsen en prinsessen voor het nodige goud moeten zorgen, noemen we hen vanaf nu Project ­Sponsors. Het zijn de Project Sponsors die project charters moeten maken.

Een Project Charter beschrijft in voldoende detail wat er in een project gaat gebeuren en hoeveel goudstukken het gaat kosten. Voor kleinere projecten mag ook een Project Brief gebruikt worden, dat maar één pagina lang is.”

“Waarvoor moeten die Charters en Brieven dan gebruikt worden?”, vroeg de koning zich af.

“Die worden door de Program Manager met u besproken, Sire,” zei de tovenaar, “Zo kan bekeken worden welke projecten het belangrijkst zijn en eerst moeten komen. Enkel een Project Charter dat uw koninklijke zegel heeft gekregen, mag uitgevoerd worden.”

Project Charter of Project Brief • Initiële beschrijving van het project door de Project Sponsor • Dient voor goedkeuring van het project en het projectbudget Waarom wil je dit artefact?

• Geeft doel en vereisten voor het project • Beschrijft Business Case en haalbaarheid • Goedkeuring initieel projectbudget

Risico’s indien niet gebruikt • Geen formele goedkeuring voor het project • Scope creep • Budgetten niet vrijgemaakt

Uitdagingen • Wordt dikwijls overgeslagen • Verloren werk bij annulatie project • Slechts een vage beschrijving van het doel, de kosten en de timings

Levensduur: duur van het project

Eigenaar: Project Sponsor

Hoe Project Management startte

Wie heeft dit artefact nodig?

• Project Sponsor • Project Management Organisatie • Projectmanager

47

W

at kan er mis gaan als een koning beveelt om zijn kasteel te herstellen? Wat gebeurt er als een tovenaar beslist om per fiets te komen? Waarom verkiezen de Hunnen Agile project management? Is het verstandig om een bad te nemen als je niets getest hebt? Wat kan je meten met Distrans?

Jürgen Van Gorps boek legt op een luchtige wijze uit waarom projectdocumentatie nuttig is in de projectorganisatie. Het verhaal speelt zich af in een middeleeuws kasteel waar een koning beveelt zijn kasteel op te knappen. De werken lopen al snel uit de hand, maar gelukkig is er een wijze tovenaar die de koning ter hulp komt. Doorheen de hoofdstukken worden de koning en zijn hofhouding door de tovenaar ingewijd in het gebruik van projectmanagement en documentatie.

Dit boek is geschreven voor bedrijfsmanagers en projectmanagers. Het beschrijft het gebruik van een brede waaier van projectdocumenten, en hun nut om projecten te laten lopen zoals het moet.

www.linchpinbooks.co.uk

Omdat organisaties en omstandigheden verschillen, introduceert Jürgens boek het ‘Distrans’ concept. Distrans is een maatstaf dat uw bedrijft helpt om het juiste niveau van documentatie te bepalen.

Over de auteur Dr. Jürgen Van Gorp is een door de wol geverfde projectmanager, enterprise architect en technisch auteur met meer dan 20 jaar ervaring. De combinatie van een academische achtergrond en een pragmatische aanpak in projecten, zorgt er voor dat hij unieke oplossingen kan uitwerken voor zijn klanten.

‘Het Kasteel’ is het voorspel voor zijn grote werk dat Agile, Waterfall en Change Control combineert in een overkoepelende theorie die het beste uit elke methodologie haalt: ‘Chagwa’. Jürgen is geassocieerd met The Bayard Partnership, waarvan hij ook aandeelhouder is.