MANUAL: MANUAL DE OPERAÇÃO TOMO: TOMO I TÍTULO: PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS IDENTIFICAÇÃO: MAN-OPE-900 EDIÇÃO: 3ª EDIÇÃO DOC.APROV.: RED0008/2016 VIGÊNCIA:02/05/2016 ASSUNTO: ABERTURA E FECHAMENTO DO COFRE BOCA DE LOBO DAS ESTAÇÕES NORMA: NPG-OPE-902 1. FUNDAMENTAÇÃO Não constam apontamentos 2. FINALIDADE Esta Norma de Procedimentos Geral tem como finalidade regulamentar os procedimentos mínimos relativos a Abertura e Fechamento do Cofre Boca-de-lobo das Estações. 3. CONCEITUAÇÃO E SIGLAS 3.1. Conceituação 3.1.1. A abertura do cofre boca-de-lobo consiste na colocação das respectivas chaves; no giro das chaves; na manipulação da maçaneta e na abertura das portas. 3.1.2. O fechamento do cofre boca-de-lobo consiste no fechamento das portas, na manipulação das maçanetas; no giro das chaves e na retirada das respectivas chaves. 3.1.3. Cofre boca-de-lobo é o equipamento destinado ao depósito dos valores arrecadados pela venda de créditos PA/SIM e Cartões Unitários e/ou pela venda de outros produtos autorizados. É também o local para a guarda dos produtos autorizados e/ou troco e/ou fundo fixo da estação. 3.1.3.1. O cofre boca-de-lobo é constituído de duas portas. Uma porta superior exclusiva para depósito, com uma chave e um segredo. E uma porta inferior para retirada do conteúdo, com duas chaves e um segredo. 3.1.3.2. Uma chave da porta inferior fica de posse da estação e a outra com a empresa de transporte de valores. A abertura da porta inferior só acontece com a utilização das duas chaves. 3.2. Siglas 3.2.1. CCE: Centro de Controle de Estações 3.2.2. CCS: Centro de Controle de Segurança 3.2.3. CDRMR: Controle de Depósito e Retirada de malotes de Receita (formulário) - Anexo II 3.2.4. CEBCE: Controle de Estoque de Bilhetes no Cofre da Estação (formulário) - Anexo I 3.2.5. CEBCE: Controle de Estoque de Bilhetes no Cofre da Estação Eletrônico 3.2.6. CFTV: Circuito Fechado de Televisão 3.2.7. O.D.: Ocorrências Diversas Eletrônica 3.2.8. R.O.: Relatório de Ocorrência (formulário) - Anexo III 3.2.9. SEOPE: Setor de Operação 3.2.10. SEPAR: Setor de Pagamentos e Receitas
4. PROCEDIMENTOS 4.1. Procedimentos de abertura da porta inferior cofre boca-de-lobo: 4.1.1. O empregado da estação responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, observando as normas de segurança e higiene do trabalho, deverá: a) Quando da chegada da empresa de Transporte de Valores comunicar o Centro de Controle de Segurança e após a sua saída da estação informar novamente. b) Identificar o empregado da empresa de transporte de valores, conforme relação fornecida pelo SEPAR. 4.1.2. O empregado da estação responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno e na presença do empregado da empresa de transporte de valores deverá: a) Inserir e girar a chave correspondente e aguardar. 4.1.3. O empregado da empresa de transporte de valores e na presença do empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno deverá: a) Inserir e girar a chave correspondente e aguardar. 4.1.4. O empregado da estação responsável pelo sistema de arrecadação no turno e na presença do empregado da empresa de transporte de valores deverá: a) Proceder a abertura do cofre. 4.2. Procedimentos de fechamento da porta inferior do cofre boca-de-lobo: 4.2.1. O empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno e na presença do empregado da empresa de transporte de valores, deverá: a) proceder o fechamento da porta inferior do cofre boca-de-lobo. 4.2.2. O empregado da empresa de transporte de valores e na presença do empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, deverá: a) Girar e retirar a chave correspondente da porta inferior do cofre boca-de-lobo. 4.2.3. O empregado da estação responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno e na presença do empregado da empresa de transporte de valores, deverá: a)
Girar e retirar a chave correspondente da porta inferior do cofre boca-de-lobo;
4.3. Procedimentos para abertura da porta superior do cofre boca-de-lobo: 4.3.1. O empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, observando as normas de segurança e higiene do trabalho, deverá: a) Inserir e girar a chave da porta superior do cofre boca-de-lobo;
b) Proceder a abertura da porta superior do cofre boca-de-lobo. 4.4. Procedimentos para fechamento da porta superior do cofre boca-de-lobo: 4.4.1. O empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, observando as normas de segurança e higiene do trabalho, deverá: a) Fechar a porta superior do cofre boca-de-lobo; b) Girar e retirar a chave do segredo da porta superior do cofre boca-de-lobo; 4.5. Caso haja divergência em alguma etapa descrita no item acima, solicitar orientação junto ao Controlador de TRECHO ou CCE. 4.6. O empregado que estiver realizando atividades no compartimento inferior do cofre deverá manter fechada a porta do cofre superior, evitando risco de acidente do trabalho. 5. COMPETÊNCIA 5.1. A responsabilidade pela operacionalização da abertura e do fechamento do cofre boca-delobo das estações é do SEPAR através da utilização de empresa de transporte de valores (carroforte e/ou carro-leve). 5.2. A responsabilidade pelo fornecimento mensal da relação dos empregados da empresa de transporte de valores autorizados para colocar a segunda chave na porta inferior do cofre-boca-delobo e/ou receber o conteúdo registrado no CDRMR é do SEPAR. 5.3. A responsabilidade pela determinação do intervalo dos horários de passagem do carro forte é do SEPAR com consulta prévia ao SEOPE. 5.4. A responsabilidade pela determinação dos horários e da freqüência da passagem do carroleve é do SEPAR com consulta prévia ao SEOPE. 5.5. A responsabilidade pela abertura e pelo fechamento da porta inferior do cofre boca-de-lobo da estação é do empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, na presença do empregado da empresa de valores. 5.6. A responsabilidade pela abertura e fechamento da porta superior do cofre boca-de-lobo é do empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno. 5.7. A responsabilidade pela retirada e/ou a guarda do conteúdo do cofre boca-de-lobo é do empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, na presença do empregado da empresa de transporte de valores. 5.8. A responsabilidade pela manutenção dos cofres boca-de-lobo e suas respectivas chaves é do SEOPE. A responsabilidade pela guarda das chaves reserva é do SEPAR. 5.9. A responsabilidade pela guarda das chaves (uma chave para porta superior e uma chave para porta inferior) e pela abertura e fechamento das portas (superior e inferior) do cofre boca-de-lobo é do empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno.
5.10. Na ausência do empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, a atividade será executada pelo empregado designado pelo Controlador de Trecho ou CCE. 5.11. Cabe ao empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno de serviço, fazer com que sejam cumpridos os procedimentos e as etapas para a abertura e o fechamento do cofre boca-de-lobo na Estação e no turno. 5.12. Compete ao CCS observar via CFTV as áreas internas externas da estação quando informado da chegada da empresa de Transporte de Valores na estação. Comunicando de imediato aos empregados da estação sobre qualquer atitude suspeita de terceiros, deslocar maior contingente de seguranças para estação e/ou acionando órgãos de segurança público. Realizando segurança preventiva, prevenindo ações de delinquentes. 6. TREINAMENTO 6.1. Para esta NPG os empregados da seguinte UO necessitam ser treinados: •
SEOPE
7. DISPOSIÇÕES GERAIS 7.1. A abertura e o fechamento do cofre boca-de-lobo, porta inferior, acontecerá para a retirada de malotes receita e/ou malotes de troco e/ou malotes de produtos autorizados. 7.2. A abertura e o fechamento do cofre boca-de-lobo, porta superior, acontecerá sempre que houver a necessidade de depósito no cofre boca-de-lobo. 7.3. A abertura do cofre boca-de-lobo, porta inferior, acontecerá pela passagem do carro forte e/ou carro-leve da empresa de transporte de valores. 7.4. O carro-forte deverá passar em todas as estações, conforme intervalo de horário e frequência definidos pelo SEPAR, em concordância com o SEOPE. 7.5. O carro-leve deverá passar diariamente, em todas as estações, conforme horário e frequência definidos pelo SEPAR, em concordância com o SEOPE. 7.6. O carro-leve poderá ser acionado diretamente pelo CCE, sem consulta prévia ao SEPAR, para abertura excepcional do cofre boca-de-lobo, respeitando o horário estabelecido (acionamento até as 15hrs). 7.7. Qualquer retirada de malotes de produtos autorizados e/ou malotes de troco e /ou malotes de fundo fixo do cofre boca-de-lobo deverá ser, obrigatoriamente, registrado no CEBCE vigente. 7.8. Qualquer retirada de conteúdo do cofre boca-de-lobo para entrega a empresa de transporte de valores, deverá estar, obrigatoriamente, registrado no CDRMR. 7.9. A relação dos empregados da empresa de transporte de valores autorizados para colocar a segunda chave no cofre boca-de-lobo e/ou receber o conteúdo do cofre, deverá ser mensal contendo nome, matrícula e foto do empregado.
7.10. Os expedientes OD Eletrônica e RO (formulário) servirão para que o empregado do SEOPE possa esclarecer quaisquer divergências em alguma etapa do processo. 7.11. Os casos omissos nesta Norma serão encaminhados e resolvidos pela Diretoria de Operações. 7.12. Compete aos órgãos envolvidos fazer cumprir os dispositivos desta Norma. 7.13. A partir desta data ficam revogados todos e quaisquer dispositivos anteriormente divulgados sobre esta matéria. 8. DISTRIBUIÇÃO 8.1. A distribuição de exemplares desta Norma de Procedimento Geral (NPG), na versão impressa, com assinaturas, compete ao diretor presidente sendo destinado a todos os diretores, assessores, secretarias, gerentes e chefes de unidades organizacionais e empregados envolvidos, direto ou indiretamente, no objeto desta NPG. 8.2. A divulgação eletrônica deste normativo será dada através do portal Notes, de duas formas, através do aplicativo resolução da diretoria executiva e ou do aplicativo normas internas.
ANEXO I ESTAÇÃO
CEBCE
Nº 000000 (2)
CONTROLE DO ESTOQUE DE BILHETES NO COFRE DA ESTAÇÃO
RE:
NOME: (3)
DATA:
(4)
(1)
TURNO:
(5)
(6) BILHETE /TIPO Saldo Inicial TRABI/DVB/RO
E N T R A D A S
S A Í D A
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
B - 01 UNITÁRIO
B - 20 VICASA
B - 23 CARRIS
B - 26 ES - SC
B - 29 NH
B – 32 SÃO LEO
B -35 Stª RITA
B – 38 UNISINOS
B – 02 SERVIÇO
FUNDO FIXO
ASSINATURA RECEBIMENTO
(7)
(8)
SUB-TOTAL
(9)
(10)
(11)
SUB-TOTAL
25 SALDO FINAL
. CANC
(12)
(9)
(13) (14)
(9)
26
DECLARO QUE RECEBI AS QUANTIDADES DE BILHETES E NUMERÁRIO CONSTANTES NA LINHA DO SALDO FINAL
RECEBIMENTO
OBSERVAÇÕES:
(15)
NOME: ____________________________________ RE: ____________
(16)
ESPECIFICAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIO
NOME DO FORMULÁRIO: Controle do Estoque de Bilhetes no Cofre da Estação - CEBCE OBJETIVO DO FORMULÁRIO: Controlar e registrar o estoque de bilhetes, de fundo fixo e de produtos autorizados do cofre da Estação. CARACTERIZAÇÃO DO FORMULÁRIO: Tamanho - A4 (210 mm x 297 mm) Número de Vias - 02(duas) 1° via, branca (SEPAR) 2° via, Amarela (SEOPE) COMPETÊNCIA: Todos os campos deverão ser preenchidos pelo SEOPE CAMPO IDENTIFICAÇÃO PREENCHIMENTO 1 Estação Indicar a sigla da estação. 2 N° Número sequencial impresso. 3 Nome Indicar o nome completo do empregado responsável pelo cofre da estação. 4 RE Indicar o número do registro do empregado responsável pelo cofre da estação. 5 Data Indicar o dia, mês e ano a que se refere o documento. 6 Turno Indicar o turno de trabalho do empregado responsável pelo cofre da estação. Indicar a quantidade de bilhetes, de fundo fixo e de produtos autorizados referente ao saldo 7 Saldo inicial final do CEBCE anterior. Registrar o número da TRABI, DVB ou RO e as quantidades de bilhetes, de fundo fixo e 8 Entradas produtos autorizados que deram entrada no cofre. 9 Canc. Indicar com um “x” no caso de cancelamento de linha. 10 Sub-Total Somatório parcial dos campos 7 e 8. Registrar o número da TRABI, DVB ou RO e as quantidade de bilhetes, de fundo fixo e de 11 Saídas produtos autorizados retirados do cofre. Assinatura do empregado que recebeu os bilhetes, fundo fixo, produtos autorizados ou 12 Assinatura Recebimento assinatura do responsável pelo cofre quando registra uma saída para o banco 13 Sub-Total Somatório do campo 11. 14 Saldo Final Diferença do campo 10 e 13. 15 Observações Registrar observações ou ocorrências irregulares. Indicar o nome, registro e assinatura do responsável pelo recebimento do conteúdo do 16 Recebimento cofre da estação.
ANEXO II DATA: ____/___(1)__/_____
CONTROLE DE DEPÓSITO E RETIRADAS DE MALOTES DE RECEITAS BILHETEIRO DATA
01
(4)
HORA
(5)
TURNO
N° DO LACRE
N° DO LACRE
(6)
(7)
(8)
CÓDIGO DA ESTAÇÃO (2) Nº DO COFRE (3) (SE HOUVER MAIS DE UM COFRE)
AGENTE DE ESTAÇÃO
AG.EST./BILHET.
Nº 000000 CANCELAMENTO
VALOR
(9)
RE
VISTO
RE
VISTO
DOC
Nº
RE
VISTO
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)
(17)
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
(20)
QUADRO RESERVADO A OBSERVAÇÃO
(18)
(19) VALOR TOTAL VISTO DO AGENTE DE ESTAÇÃO PRESENTE NA RETIRADA DOS MALOTES
(20)_________________
MATRÍCULA: ________________
_______________________________________________ VISTO AGENTE
ATESTADO DE RECEBIMENTO PELA TRANSPORTADORA EM _____/_____/______, ÀS ____ HORAS, RECEBI ____ MALOTES, ACIMA RELACIONADOS. (21) NOME: _______________________________________________ __________________________________________
VISTO TRANSPORTADORA
ESPECIFICAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIO NOME DO FORMULÁRIO: Controle de Depósito e Retirada de Malotes de Receita - CDRMR OBJETIVOS DO FORMULÁRIO: Registrar e controlar o depósito de malotes de receita e/ou de bilhetes e/ou de produtos autorizados no cofre boca-de-lobo das estações. Controlar a retirada e a entrega, para a empresa de transporte de valores, dos malotes de receita e/ou de bilhetes e/ou de produtos autorizados depositados no cofre boca-de-lobo da estação. CARACTERIZAÇÃO DO FORMULÁRIO: Tamanho - 300 mm x 210 mm Gramatura - 18 gr/m2 Número de vias - 03 (três) - 1ª via, branca (SEPAR). 2ª via, rosa (SEPAR). 3ªvia, amarela(SEOPE). Impressão - Cor preta, em tipográfico off-set ou semelhante. Controlado pelo SEOPE. COMPETÊNCIA: Os campos de 1 a 21 deverão ser preenchidos pelo SEOPE. O campo 22 deverá ser preenchido pela empresa de transporte de valores. CAMPO IDENTIFICAÇÃO PREENCHIMENTO 1 Data Indicar a data de abertura do documento 2 Código da estação Indicar a sigla da estação 3 Nº do cofre Indicar o número do cofre quando houver mais de um 4 Data Indicar a data do depósito do malote 5 Hora Indicar a hora do depósito do malote 6 Turno Indicar o turno do depósito do malote 7 Nº do malote Indicar o número do malote 8 Número do lacre Indicar o número do lacre do malote 9 Valor Indicar o valor que está sendo depositado 10 RE Indicar o número do RE do empregado que executou a venda 11 Visto Rubrica do executor da venda 12 RE Indicar o número do RE do empregado que testemunhou o depósito 13 Visto Rubrica do empregado que testemunhou o depósito 14 DOC Indicar o tipo de documento que originou o depósito (DDN, DVB, RO) 15 Nº Indicar o número do documento que originou o depósito 16 RE Indicar o nº número do RE do empregado que cancelou a linha 17 Visto Rubrica do empregado que cancelou a linha 18 Quadro reservado a observações Espaço destinado a observações
19 20 21
Valor Total Somatório do campo 9 Visto do Agente presente na retirada dos Indicar o número do RE do empregado que entregar os malotes e rubrica. malotes O encarregado da empresa de valores indica data, horário e quantidade de malotes Atestado de recebimento pela recebidos. Indica também o seu nome em letras de imprensa e rubrica no local transportadora. destinado.
ANEXO III
Nº 000000
RELATÓRIO DE OCORRÊNCIA
DATA:__(1)___/___/___ LOCAL: _____(2)______ MATRÍCULA:
NOME:
(4)
(3) FUNÇÃO:
U.O.:
(5)
(6)
(7)
ASSUNTO:
TESTEMUNHAS NOME:
(8)
NOME:
(9)
MATRÍCULA
MATRÍCULA:
CARGO:
CARGO:
(10) Assinatura do Relator
.
(11) Assinatura da 1° Testemunha
.
__(12)____________ Assinatura da 2° Testem unha
ESPECIFICAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIO NOME DO FORMULÁRIO: Relatório de Ocorrência – RO OBJETIVO DO FORMULÁRIO: Relatar ocorrências referentes ao sistema de arrecadação da estação. CARACTERIZAÇÃO DO FORMULÁRIO: Tamanho - 210 mm x 300 mm Gramatura - 20 gr/m2 Número de vias - 2 (duas) - 1° via Branca (SEPAR) 2° via Amarela (SEOPE) CAMPO 1 2 3 4 5 6 7 8e9 10 11 e 12
IDENTIFICAÇÃO Data Local Nome Matrícula Função U.O. Assunto Testemunhas Assinatura relator Assinatura das testemunhas
PREENCHIMENTO Indicar a data da ocorrência. Indicar o local da ocorrência. Indicar o nome completo do relator O relator indicará o número de seu RE. O relator indicará a sua função por extenso. O relator indicará o nome da U.O. que trabalha. Espaço destinado a relatar a ocorrência. Cada testemunha deverá indicar o nome, matrícula e cargo que ocupa. O relator da ocorrência colocará a sua assinatura. Assinatura da testemunhas.