Fundo Fixo e Solicitação de Troco (NPG-OPE-903)

MANUAL: MANUAL DE OPERAÇÃO TOMO: TOMO I TÍTULO: PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS IDENTIFICAÇÃO: MAN-OPE-900 EDIÇÃO: 3ª EDIÇÃO DOC. APROV.: RED0008/2016 ASSUNTO: FUNDO FIXO E SOLICITAÇÃO DE TROCO NORMA: NPG-OPE-903

VIGÊNCIA:02/05/2016

1. FUNDAMENTAÇÃO 1.1. CI GEORF-0044/2014 2. FINALIDADE Esta Norma de Procedimentos Geral tem como finalidade regulamentar os procedimentos relativos ao fundo fixo e ao troco das estações.

3. CONCEITUAÇÃO E SIGLAS 3.1. Conceituação 3.1.1. O Fundo Fixo: consiste num valor, em dinheiro, disponibilizado para utilização exclusiva como troco nas estações.

3.1.2. Troco: consiste na transformação do fundo fixo em dinheiro miúdo (moedas e notas) para ser entregue ao usuário que pagou com uma quantia superior ao valor do crédito ou produto que está adquirindo.

3.2. Siglas 3.2.1. CCE: Centro de Controle de Estações 3.2.2. CEBCE Eletrônico: Controle de Estoque de Bilhetes no Cofre da Estação (formulário) Anexo II 3.2.3. CEBCE Eletrônico: Controle de Estoque de Bilhetes no Cofre da Estação Eletrônico 3.2.4. CI: Comunicação Interna 3.2.5. GEORF: Gerência de Orçamento e Finanças 3.2.6. GTV: Guia de Transporte de Valores 3.2.7. OD: Ocorrências Diversas Eletrônicas 3.2.8. RO: Relatório de Ocorrência (formulário) - Anexo III 3.2.9. SEOPE: Setor de Operação 3.2.10. SEPAR: Setor de Pagamentos e Receitas 3.2.11. TRABI: Transferência de Bilhetes e Numerários (formulário) - Anexo I 3.2.12. TRABI: Transferência de Bilhetes e Numerários Eletrônicos 4. PROCEDIMENTOS 4.1. Solicitação de composição, alteração e/ou recomposição de fundo fixo da estação:

4.1.1. A solicitação de composição, alteração ou recomposição de fundo fixo das estações deverá ser feita pelo SEOPE, através de CI ao SEPAR/GEORF. 4.2. Entrega de fundo fixo na estação: 4.2.1. A entrega de fundo fixo nas estações deverá ser feita pelo SEPAR, em menor tempo possível, através da empresa de transporte de valores, diretamente nas estações.

4.3. Solicitação de troco: a) Cronograma (dias) de solicitação: segunda-feira, quarta-feira e sexta-feira. b) Horário: o horário limite da solicitação é, impreterivelmente, até às 10h.

4.3.1. O empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, de acordo com o cronograma e horário, deverá: 4.3.1.1. verificar a necessidade de troco da estação; 4.3.1.2. solicitar via sistema informatizado, o troco para estação.

O horário limite para a solicitação é 10h. Após este horário, qualquer novo pedido ou alteração feita no sistema não serão atendidos. As exceções a essa regra serão analisadas pelo SEPAR. Para isto, a estação solicitante deverá, obrigatoriamente: a) Fazer a nova solicitação ou alteração do pedido de troco via sistema; b) Entrar em contato com o CCE ou com o Controlador de Estações do Trecho avisando-o da ocorrência. c) O CCE ou o Controlador de Estações do Trecho deverá enviar um email de aviso referente ao pedido da estação para o endereço eletrônico: separ@trensurb.gov.br, com cópia para o chefe do SEOPE e para tesouraria da transportadora tesouraria.poa@protege.com.br e aguardar confirmação. d) Todos esses procedimentos anteriores deverão ser feitos ainda no turno da manhã, até as 11h, impreterivelmente.

O SEPAR responderá ao email do CCE, até as 12h, independente de a resposta ser positiva ou negativa.

4.3.1.3. Na impossibilidade de envio do pedido de alguma estação via sistema (Diário Operacional/Solicitação de troco do dia) por problemas técnicos, o responsável pela estação deverá entrar em contato com o CCE ou Controlador do trecho, que deverá (ão) definir o meio mais apropriado para o envio da informação da necessidade de fundo fixo da estação para o SEPAR, até o limite de horário estabelecido no primeiro parágrafo (10h). De qualquer maneira, essa informação da necessidade de troco deverá ser formalizada por email ao SEPAR ou via sistema, assim que for operacionalmente possível; 4.3.1.4. As estações que estiverem em débito de fundo fixo com mais de duas remessas (três ou mais) não serão atendidas em suas novas solicitações de troco. Nesses casos, o SEPAR encaminhará um email para o chefe do SEOPE e Controladores (cce@trensurb.gov.br) comunicando o não envio de troco e informando o quantitativo de TRABIs devidas pela estação.

As solicitações voltarão a ser atendidas apenas após a regularização integral dessa pendência junto ao SEPAR e à transportadora de valores; 4.3.1.5. As estações que não necessitarem de troco deverão, mesmo assim, lançar solicitações com os quantitativos zerados (R$ 0,00) até as 10h, para que fique registrado no Diário Operacional.

4.4. Recebimento de fundo fixo e/ou troco 4.4.1. O empregado responsável pelo sistema de arrecadação da estação no turno, e na presença do empregado da empresa de transporte de valores, deverá: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)

Conferir o malote de transporte (identificação, lacre, apresentação); Abrir o malote de transporte; Conferir o nº do lacre, data e o destinatário da GTV; Retirar o conteúdo do malote de transporte; Assinar a Guia de Transporte de Valores no campo "Destinatário"; Lançar o número da TRABI do malote de troco e/ou fundo fixo, no campo "Recebimento TRABI" do sistema DVB Eletrônica vigente; Retirar a fotocópia da TRABI que virá anexada ao malote; Abrir e conferir o malote de troco e/ou fundo fixo; Assinar a TRABI do malote de troco e/ou fundo fixo, que virá dentro do malote; Lançar o conteúdo do fundo fixo e/ou troco através da digitação do número da TRABI no CEBCE Eletrônico do turno; Encaminhar, no movimento normal, a 1ª via da TRABI; Arquivar as cópias dos documentos.

4.4.2. Caso haja divergência em alguma etapa descrita no item acima, solicitar orientação junto ao CONTROLADOR ESTAÇÃO TRECHO/CCE. 4.5. Devoluções de Troco Recebido 4.5.1. A devolução dos valores recebidos para fins de troco deverá ser feita através de depósito de malote de receita, acompanhada de RO de Saída do CEBCE Eletrônico.

4.5.2. A estação terá, no máximo, 24h para proceder com o depósito dos valores recebidos para fins de troco.

5. TREINAMENTO 5.1. Para esta NPG os empregados da seguinte UO necessitam ser treinados: •

SEOPE

6. COMPETÊNCIA 6.1. A responsabilidade pelo controle do fundo fixo das estações é do SEPAR.

6.2. A responsabilidade pelo fornecimento de fundo fixo e troco das estações é do SEPAR, através de empresa de transporte de valores.

6.3. A responsabilidade pela definição, solicitação, alteração, recomposição, fiscalização e utilização do fundo fixo e do troco das estações é do SEOPE. 6.4. A responsabilidade pelos valores de fundo fixo na estação é do empregado responsável pelo sistema de arrecadação do turno.

6.5. A responsabilidade pela correta utilização do troco na estação é do empregado que está executando a venda de Cartões Unitários e/ou Recarga dos cartões PA/SIM e/ou a venda de outros produtos autorizados.

6.6. A responsabilidade pela solicitação de troco das estações é do SEOPE, conforme cronograma estabelecido entre SEOPE e SEPAR. 6.7. A responsabilidade pela solicitação de troco na estação é do empregado responsável pelo sistema de arrecadação do turno, via sistema informatizado, respeitando os horários e cronograma estabelecidos.

6.8. Cabe ao empregado responsável pelo sistema de arrecadação do turno de serviço, fazer com que sejam cumpridos os procedimentos e as etapas para a solicitação de troco e fundo fixo na estação e no turno.

7. DISPOSIÇÕES GERAIS 7.1. A definição dos valores de fundo fixo das estações estará relacionada ao número de guichês de venda de Cartões Unitários e/ou Recarga dos cartões PA/SIM e/ou produtos autorizados, e poderão ser alterados pelo SEOPE para eventos especiais.

7.2. Os expedientes OD eletrônica e RO (formulário) servirão para que o empregado do SEOPE possa esclarecer quaisquer divergências em alguma etapa do processo.

7.3. Os casos omissos na presente Norma deverão ser encaminhados e resolvidos pela Diretoria de Operações.

7.4. Compete às unidades organizacionais envolvidas fazer cumprir os dispositivos desta Norma.

7.5. A partir desta data, ficam revogados todos e quaisquer dispositivos anteriormente divulgados sobre a matéria.

8. DISTRIBUIÇÃO 8.1. A distribuição de exemplares desta Norma de Procedimento Geral (NPG), na versão impressa, com assinaturas, compete ao Diretor-Presidente sendo destinados a todos os diretores, assessores, secretarias, gerentes, chefes de unidades organizacionais e empregados envolvidos, direta ou indiretamente, no objeto desta NPG.

8.2. A divulgação eletrônica deste normativo será dada através do Portal Notes, de duas formas: por intermédio do aplicativo Resolução da Diretoria Executiva e do aplicativo Normas Internas.

ANEXO I T R A B I TRANSFERÊNCIA DE BILHETES NUMERÁRIOS

Nº 00000

DESTINO: _________(1)______________ LOCAL _______________

TRENSURB TIPO DE BILHETES CÓDIGO NOME B 01 UNITÁRIO B 20 CANOAS B 23 CARRIS B 26 ES/SC B 29 N.HAMBURGO B 32 SÃO LEOPOLDO B 35 N. STª RITA B 02 SERVIÇO

(3)

BILHETES ENTREGUES QUANTIDADE SÉRIE DE

(4)

(5)

(6)

DATA: _(2)__/_____/_______

OBSERVAÇÕES A

(7)

(8)

TROCO VALOR

R$

PARA O SEGURO

ORIGEM

(10)

ATESTADO DE RECEBIMENTO

(9) U.O.

(11)

RECEBIDO EM ______/__(12)____//______ NOME:

(13) RE:

_______________________________ VISTO

ESPECIFICAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIO NOME DO FORMULÁRIO: Transferência de Bilhetes Numerário - TRABI OBJETIVO DO FORMULÁRIO: Transferir malotes de bilhetes e/ou de fundo fixo e/ou de troco e/ou de produtos autorizados da empresa de valores para as estações e atestar o recebimento.

CARACTERIZAÇÃO DO FORMULÁRIO: Tamanho: 21 x 15 cm Número de vias: 03 (três) 1ª via - Branca (SEPAR) 2ª via - Amarela (Destinatário) 3ª via - Rosa (Emitente) Impressão: Em tipografia, off-set ou semelhante, blocado ou gomado em jogos de 50 (cinquenta) COMPETÊNCIA: Os campos 01 a 11 deverão ser preenchidos pelo SEPAR. Os campos 12 e 13 deverão ser preenchidos pelo destinatário.

CAMPO IDENTIFICAÇÃO PREENCHIMENTO 1 Destino/Local Indicar o nome e o número da estação a que se destina os malotes 2 Data Indicar o dia, mês e ano de emissão do TRABI. 3 Código Indicar o código do tipo de bilhete e/ou troco 4 Nome Indicar o nome do tipo de bilhete e/ou do valor do troco 5 Quantidade Indicar a quantidade de bilhetes entregues e/ou o valor do troco 6 Série Indicar o número e letra correspondente à série dos bilhetes entregues.

7 De / A Número inicial e final de sequência dos bilhetes entregues 8 Observações Campo destinado observações diversas 9 Valor para o seguro Indicar o valor para o seguro 10 Origem Indicar 11 UO Nome do setor que está recebendo 12 Recebi em__/__/__ Data de recebimento dos malotes na estação.

13 Nome / Re / Visto Nome, Registro e Visto do empregado que recebeu os malotes.

ANEXO II ESTAÇÃO

CEBCE

Nº 000000 (2)

CONTROLE DO ESTOQUE DE BILHETES NO COFRE DA ESTAÇÃO

RE:

NOME: (3)

DATA:

(4)

(1)

TURNO:

(5)

(6) BILHETE /TIPO Saldo Inicial TRABI/DVB/RO

E N T R A D A S

S A Í D A

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

B - 01 UNITÁRIO

B - 20 VICASA

B - 23 CARRIS

B - 26 ES - SC

B - 29 NH

B – 32 SÃO LEO

B -35 Stª RITA

B – 38 UNISINOS

B – 02 SERVIÇO

FUNDO FIXO

ASSINATURA RECEBIMENTO

(7)

(8)

SUB-TOTAL

(9)

(10)

(11)

SUB-TOTAL

25 SALDO FINAL

.

CANC

(12)

(9)

(13) (14)

(9)

26

DECLARO QUE RECEBI AS QUANTIDADES DE BILHETES E NUMERÁRIO CONSTANTES NA LINHA DO SALDO FINAL

RECEBIMENTO

OBSERVAÇÕES:

(15)

NOME: ____________________________________ RE: ____________

(16)

ESPECIFICAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIO

NOME DO FORMULÁRIO: Controle do Estoque de Bilhetes no Cofre da Estação - CEBCE OBJETIVO DO FORMULÁRIO: Controlar e registrar o estoque de bilhetes, de fundo fixo e de produtos autorizados do cofre da Estação.

CARACTERIZAÇÃO DO FORMULÁRIO: Tamanho - A4 (210 mm x 297 mm) Número de Vias - 02(duas) 1° via, branca (SEPAR) 2° via, Amarela (SEOPE) COMPETÊNCIA: Todos os campos deverão ser preenchidos pelo SEOPE CAMPO IDENTIFICAÇÃO PREENCHIMENTO 1 Estação Indicar a sigla da estação.

2 N° Número sequencial impresso.

3 Nome Indicar o nome completo do empregado responsável pelo cofre da estação.

4 RE Indicar o número do registro do empregado responsável pelo cofre da estação.

5 Data Indicar o dia, mês e ano a que se refere o documento.

6 Turno Indicar o turno de trabalho do empregado responsável pelo cofre da estação.

Indicar a quantidade de bilhetes, de fundo fixo e de produtos autorizados referente ao saldo 7 Saldo inicial final do CEBCE anterior.

Registrar o número da TRABI, DVB ou RO e as quantidades de bilhetes, de fundo fixo e 8 Entradas produtos autorizados que deram entrada no cofre.

9 Canc.

Indicar com um “x” no caso de cancelamento de linha.

10 Sub-Total Somatório parcial dos campos 7 e 8.

Registrar o número da TRABI, DVB ou RO e as quantidade de bilhetes, de fundo fixo e de 11 Saídas produtos autorizados retirados do cofre.

Assinatura do empregado que recebeu os bilhetes, fundo fixo, produtos autorizados ou 12 Assinatura Recebimento assinatura do responsável pelo cofre quando registra uma saída para o banco 13 Sub-Total Somatório do campo 11.

14 Saldo Final Diferença do campo 10 e 13.

15 Observações Registrar observações ou ocorrências irregulares.

Indicar o nome, registro e assinatura do responsável pelo recebimento do conteúdo do 16 Recebimento cofre da estação.

ANEXO III

Nº 000000

RELATÓRIO DE OCORRÊNCIA

DATA:__(1)___/___/___ LOCAL: _____(2)______ MATRÍCULA:

NOME:

(4)

(3) FUNÇÃO:

U.O.:

(5)

(6)

(7)

ASSUNTO:

TESTEMUNHAS NOME:

(8)

NOME:

(9)

MATRÍCULA

MATRÍCULA:

CARGO:

CARGO:

(10) Assinatura do Relator

.

(11) Assinatura da 1° Testemunha

.

__(12)____________ Assinatura da 2° Testem unha

ESPECIFICAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DE FORMULÁRIO NOME DO FORMULÁRIO: Relatório de Ocorrência – RO OBJETIVO DO FORMULÁRIO: Relatar ocorrências referentes ao sistema de arrecadação da estação.

CARACTERIZAÇÃO DO FORMULÁRIO: Tamanho - 210 mm x 300 mm Gramatura - 20 gr/m2 Número de vias - 2 (duas) - 1° via Branca (SEPAR) 2° via Amarela (SEOPE) CAMPO 1 2 3 4 5 6 7 8e9 10 11 e 12

IDENTIFICAÇÃO Data Local Nome Matrícula Função U.O. Assunto Testemunhas Assinatura relator Assinatura das testemunhas

PREENCHIMENTO Indicar a data da ocorrência.

Indicar o local da ocorrência.

Indicar o nome completo do relator O relator indicará o número de seu RE. O relator indicará a sua função por extenso.

O relator indicará o nome da U.O. que trabalha.

Espaço destinado a relatar a ocorrência.

Cada testemunha deverá indicar o nome, matrícula e cargo que ocupa.

O relator da ocorrência colocará a sua assinatura.

Assinatura da testemunhas.