Cum scriem un proiect?

Ghid de reguli şi principii de bază în scrierea unui proiect

Lector univ. dr. Florin LUCHIAN

PROIECTUL CULTURAL

- un complex de activităţi realizate cu scopul rezolvării unei probleme identificate, într-o perioadă de timp determinată, de către o echipă stabilită

Conform OG 51/98 privind îmbunătăţirea sistemului de finanţare a programelor şi proiectelor culturale, proiectul cultural reprezintă o acţiune sau un ansamblu de acţiuni culturale care se desfăşoară în legătură cu un anumit obiectiv sau temă pe o perioadă determinată şi într-un loc stabilit.

Ce este un proiect?

un pachet distinct de activităţi realizate

într-o locaţie dată şi de-a lungul unei

perioade de timp, urmând un calendar pre-definit

pe baza unui cost total al proiectului pentru activităţi

conform condiţiilor prevăzute în cererea de finanţare /contract

orientate spre obţinerea de rezultate concrete

pentru atingerea unui scop, vizat de un grup ţintă de beneficiari

a cărui impact este mai mare decât costurile lui

sub conducerea unei instituţii responsabile pentru proiect

Caracteristici ale proiectului

• are un scop - un anumit obiectiv de atins (montarea unui spectacol, organizarea unui concert, realizarea unei expoziţii, lansarea unei cărţi, a unui CD, etc);

• are ca scop o schimbare prin rezultate specifice obţinute;

• are o durată precizată (data premierei, data deschiderii expoziţiei, data lansării CD-ului);

• are precizat locul de desfăşurare;

• are un buget propriu;

• are o echipă care răspunde de realizarea lui.

Proiectul trebuie să fie:

•

Ciclul de viaţă al unui proiect Programare

Evaluare&Control

Identificare

Formulare Implementare

Finantare

Programul cultural

Programul cultural reprezintă "un ansamblu de proiecte culturale care se desfăşoară pe o perioadă mai lungă

într-un spaţiu mai larg", proiectul fiind o subdiviziune a unui program.

De la Programe la Proiecte

Formele simple ale proiectelor culturale

• spectacolul (dramatic, de muzică, de dans, sincretice, etc),

• concertul (simfonice, de cameră, solistice, vocale);

• expoziţia (plastice, documentare, promoţionale, etc);

• difuzarea cărţii (serate literare, lansări de carte, expoziţii de carte, mese rotunde, etc);

• cursuri (ale şcolii populare de artă, universităţii populare, etc);

• proiecţii de film.

Formele complexe ale proiectelor culturale

• festivaluri (pot avea loc în mai multe domenii culturale, cu sau fără decernare de premii);

• Stagiuni de concerte / spectacole

• serbări (ciclice, agrare, calendaristice, comemorative, jubiliare, etc.); • târguri (ex. de carte, de produse artizanale, de muzică, etc.);

turnee;

ateliere;

acţiuni socio-culturale. • emisiunile culturale ale televiziunii / radioului (teatru, muzică, dans, film documentar, etc);

Proiectele culturale

În funcţie de interes proiectele culturale se pot clasificarea în:

internaţionale

naţionale

zonale

Locale

În funcţie de repetabilitatea lor în timp proiectele culturale pot fi:

Anuale

Bienale

Trienale

Înainte de a scrie un proiect

1. Îmi pregătesc materialele necesare pentru scriere

Discut cu beneficiarii

Consult proiecte anterioare

Adun, consult şi verific datele statistice

Consult experţi

Adun cât mai multe informaţii preliminare.

Înainte de a scrie un proiect

2. Mă gândesc cum voi implementa proiectul

» Cine va forma echipa de implementare?

» Cine sunt partenerii?

» Care sunt rezultatele şi produsele care vor determina că proiectul a avut succes?

» Care sunt cele mai bune metode pentru obţinerea rezultatelor şi produselor proiectului?

» Perioada de timp permite realizarea activităţilor?

» Dispuneţi sau nu şi cât constituie contribuţia proprie?

Componentele unui proiect

Titlul proiectului

Rezumat

Descrierea problemei, justificare

Descrierea beneficiarilor şi grupurilor ţintă

Scopul şi obiectivele proiectului

Planul de activităţi

Descrierea rezultatelor aşteptate, impactului

Bugetul detaliat

Alte elemente

Titlu

Scurt, concis

Să se refere la rezultatul cheie sau la activitatea principală

Atractiv, uşor de perceput şi de memorizat.

Exemple:

Duelul Viorilor - Ediția a III-a • Festivalul Internațional de Muzică Sibiu

Tradiție și măiestrie - masterclass de instrumente traditionale – Ediția a II-a

Rezumat / Nota conceptuală

De la ½ pagină – până la o pagină

Rezumatul trebuie să includă în stil telegrafic şi foarte clar:

Care este problema?

Care sunt obiectivele proiectului?

Cine sunt organizaţiile care vor implementa proiectul?

Care sunt activităţile cheie ale proiectului?

Care sunt rezultatele principale ale proiectului?

Descrirea problemei

Pentru un conţinut clar, citibil şi convingător se recomandă structura:

• Contextulgeneralal problemei

• Nominalizareaproblemei

• Justificareaproblemei (argumentarea)

• Abordareapropusăde proiect

Analiza Problemei

•Este o etapă care necesită:

 analiza situaţiei existente

 identificarea problemelor cheie in contextul acestora

 aranjarea problemelor conform relatiei cauza-efect in forma unei diagrame/arbore

Ce

Analiza Problemei

Tehnici de abordare (prin brainstorming)

1. identificati problemele majore existente intr-o situatie concretă

2. selectati problema principala

3. cautati probleme inrudite cu problema principala

4. stabiliti o ierarhie cauza-efect problemele care genereaza direct problema principala sunt asezate dedesubt problemele ce sunt efecte directe ale problemei principale sunt asezate deasupra

5. legati problemele cu sageti cauza-efect

6. revedeti diagrama si verificati corectitudinea si completitudinea acesteia

Grupurile ţintă

Proiectul este o investiţie socială şi cu impact social, de aceea este necesară:

•

Identificarea persoanelor, grupurilor, organizațiilor având o legătură cu proiectul

•

Identificarea intereselor și asteptărilor grupurilor & persoanelor care au o posibilă relevanţă

pentru proiect

Grup ţintă

Cine sunt ‘grupul țintă’ ?

Cine?

Orice persoană, grupuri de persoane, instituții, asociații sau firme care ar putea

deveni implicate în proiect, direct sau indirect

Grup-ţintă, beneficiari, parteneri

• Grup ţintă: grupul/entitatea care va fi direct şi pozitiv afectată de proiect la nivelul scopului proiectului. Aici poate fi inclus şi personalul din organizaţiile partenere.

Beneficiari: acei care beneficiază de pe urma proiectului pe termen lung la nivelul societăţii ori sectorului în sens larg (Ex: copii, datorită creşterii cheltuielilor pentru educaţie şi sănătate; consumatorii, datorită îmbunătăţirii producţiei culturale şi a marketingului acesteia).

Partenerii proiectului: acei care implementează proiectul (care sunt şi părţi interesate şi pot fi şi în grupul ţintă).

Analiza Grupurilor ţintă

Permite:  formularea și/sau adaptarea proiectului la condițiile actuale ale grupurilor țintă;



Obținerea de informatii relevante proiectului;

Întărește relevanța proiectului în relație cu nevoile sociale;

Analiza Grupului ţintă

1. Identificați grupurile/instituțiile importante

2. Clasificați (grupuri țintă, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.)

3. Caracterizați și analizați necesităţile acestora

4. Identificați consecințele pentru proiect

Descrierea Grupurilor-ţintă

Diferenţiaţi:

Grup-ţintă

Beneficiari

Parteneri

• Câţi în total?, câte femei, câţi bărbaţi, copii, tineri, bătrâni?

• Scurte caracteristici.

Exemple:

• Ansamblulfolcloric„Izvoraş”,3conducătoriartisticişi62copii

• Peste90000locuitoridincomunităţilelocale-participaredirectă

Identificarea şi formularea obiectivelor

• Un obiectiv este o stare imaginată, viitoare, selectată şi dorită conştient, care poate fi obţinută printr-o secvenţă de activităţi. (Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Managementul proiectelor. Cale spre creşterea competivităţii, Editura ALL BECK, Bucureşti, 2001, p. 106);

• Obiectivele unui proiect pot fi:

 Obiectiv general – Scopul proiectului

 Obiectiv specific

Scopul și obiectivele proiectului

Descrierea situaţiei viitoare care va fi obţinută prin implementarea proiectului

• Scop - stadiul în care dorim să ajungă problema în urma desfășurării proiectului, ceea ce se poate realiza numai dacă problema este bine definită.

• Obiective - realizări scontate ce trebuie obținute în direcția atingerii scopului proiectului, sau repere de atins pentru a ajunge la rezolvarea problemei

- pașii pe care trebuie să-i parcurgem pentru a ne apropia de scopul proiectului

Scopul proiectului

• Scopul – trebuie să:

• fie atractiv pentru grupurile implicate în proiect;

• justifice necesitatea proiectului;

• fie exprimat ca stare, nu ca proces;

• fie verificabil / măsurabil

• aibă anunțul clar și concis

• rezolve problema inițială

• nu conțină conjuncția „ȘI” (să nu fie două scopuri)

Exemple: - Lansarea tinerelor talente din Școala X

- Creșterea accesului populației orașului X la oferta de concerte

- Creșterea performaței artistice a elevilor din Școala X

Obiectivele unui proiect trebuie:

• Să fie în concordanţă cu obiectivele instituției;

• Să poată fi măsurate în termeni de

calitate

cantitate

durată

cost  produs final definit;

• Să fie realizabile;

• Să fie ferme;

• Să fie uşor de înţeles;

• Să fie puţine ca număr;

• Să aibă întregul sprijin şi accept al managementului superior, al finanţatorului proiectului şi al utilizatorilor.

Obiectivele unui proiect trebuie să fie:

S.M.A.R.T.

 Specific (Specifice) : legat direct de scop, obiective, rezultat

 Measurable (Măsurabile) : în termeni de cantitate, calitate, durată, cost, produs final definit

 Available (Accesibile): posibil de realizat din surse existente;

 Relevant (Relevante) : semnificativi pentru scop, obiective

 Timely (Timp adecvat) : produși într-un timp determinat

Identificarea Obiectivelor

Cum să procedăm ?



Reformulați toate situațiile negative ale analizei problemei în situații pozitive care sunt:

• dezirabile (dorite)

• posibil de obținut în mod realist

 Verificați relațiile mijloace-scop

Schema identificării Scopului şi Obiectivelor

Arborele Problemelor

Arborele Obiectivelor

PROBLEMA principala

REZULTAT 1

OBIECTIV GENERAL

OBIECTIV GENERAL

OBIECTIV SPECIFIC

OBIECTIV GENERAL REZULTAT 2 Activitate 1 Activitate 2 Activitate 3

Activitate 3

• parte integrantă a programului Itinerarii culturale europene/Arte ale spectacolelor, identităţi europene, administrat de Uniunea Europeană, promovează conştientizarea la nivelul tinerilor artişti a sentimentului de apartenenţă la valorile culturale şi istorice europene şi are următoarele obiective:

1. reunirea de tineri actori din diverse ţări europene;

2. încurajarea schimburilor artistice între grupuri de origini sociale, culturale şi profesionale diferite;

3. accesul sporit la tradiţiile culturale europene, la experienţele contemporane, la culturile minoritare; criteriul de selecţie al grupurilor este gradul lor de asumare a responsabilităţilor, demersul lor profesionist, exigenţa faţă de propria lor activitate;

4. confruntarea între diverse practici culturale, descoperirea experienţelor celorlalti participanţi prin intermediul teatrului;

5. iniţierea unui mecanism de comunicare prin teatru (prin prezentările fragmentelor dramatice), de improvizaţie şi creativitate (prin atelierele transversale) şi de aprofundare a responsabilităţii artistice (prin intervenţiile personale din Agora). www.uniter.ro.;

Proiectul Întâlnirile europene de la Bussang

Planul de activităţi

Activităţi – acțiuni întreprinse pentru obținerea de rezultate.

Planul de activităţi - reprezentarea grafică sau în formă tabelară a modului şi consecutivităţii de realizare a activităţilor.

Tabel simplu sau Graficul Gantt.

Planul de acţiuni / Graficul GANTT

Managerul

Echipa

1. Activitatea 1. Pregătirea generală pentru implementarea proiectului

de proiect, asistent, Manager financiar, experţii proiectului

2. Activitatea 2. Lansarea proiectului Toti partenerii

3. Activitatea 3. Pregătire pentru participare la festivalul internaţional

Echipa de Implementare a proiectului

4. Activitatea 4. Promovarea activităţilor proiectului

Toti partenerii

5. Activitatea 5. Participare la festivalul internaţional

Echipa de Implementare a proiectului

6. Activitatea 6. Diseminarea rezultatelor proiectului

Echipa de Implementare a proiectului

7. Activitatea 7. Încheierea proiectului

de Implementare a proiectului

Activitățile

Cum să identificăm activitățile?

1. Se selectează din Arborele obiectivelor

2. Se identifică ce activităţi trebuie realizate pentru atingerea obiectivelor

3. Se adaugă alte activităţi standard cerute

Activităţi standard cerute de finanţator

• Pregătirea generală a proiectului

• Lansarea proiectului

• Evaluarea anuală (periodică) a implementării proiectului

• Promovarea activităţilor proiectului

Diseminarea rezultatelor proiectului

Încheierea / Evaluarea proiectului, etc.

Rezultatele proiectului

Realizările produse de proiect care generează serviciile sau facilitățile corespunzătoare scopului proiectului.

Efecte imediate ale activităţilor Realizari

Indicatori

Indicatorii sunt instrumente de măsură care permit să se verifice şi să se măsoare gradul în care Scopul, Obiectivele

şi Rezultatele proiectului au fost sau nu atinse.

Indicatorii trebuie sa fie: S.M.A.R.T.

 Specific (Specifici) : legat direct de scop, obiective, rezultat

 Measurable (Măsurabili) : în termeni de cantitate

 Available (Accesibili): posibil de realizat din surse existente;

 Relevant (Relevanti) : semnificativi pentru scop, obiective

 Timely (Timp adecvat) : produși într-un timp determinat.

Formularul de buget

Formularul de buget

Formularul de buget

Categoria de cheltuieli / costuri

Documente principale de prezentat

Formularul de cerere de finanţare completat

Rezumatul / Nota conceptuală

Bugetul

Planul de activităţi

Matricea Cadrul Logic

Alte documente

• CV- urile persoanelor implicate

• Raportul de activitate al solicitantului

•

Devize generale de cheltuieli

•

Pentru achiziţii de bunuri: Specificaţia tehnică a

echipamentului

•

Studii, cercetări, articole de specialitate

•

Copii ale documentelor de înregistrare

Copii ale rapoartelor financiare •

•

Profilul companiei

Unde şi cum se prezintă proiectele

Formular online (faza 1)

Plic sigilat (poştă recomandată, curier sau personal)

La sediul finanţatorului

În variantă pe hârtie şi în variantă electronică

În termenul limită

Într-un original şi 1-4 copii

Pe plic

• Numele finanţatorului, adresa

•

Numele complet şi adresa Solicitantului

• Înscrierea „Not to be opened before the opening session” /

„A nu se deschide înainte de ședința de deschidere!”

Evaluarea şi selectarea Cererilor de finanţare

• Etapa I : Sesiunea de deschidere şi verificare administrativă

• Dacă termenul limită pentru depunerea propunerilor de proiecte a fost respectat. Daca acest termen nu a fost respectat, propunerea va fi în mod automat respinsă.

• Dacă cererea de finanţare nerambursabilă satisface criteriile menţionate în Lista de verificare

Evaluarea şi selectarea Cererilor de finanţare

Etapa II : Sesiunea de evaluare a întreg proiectului

• Conform Grilei de evaluare.

• Experţi independenţi (de regulă, care nu se cunosc)

• Rezultatele evaluării (majoritatea finanţatorilor) pot fi contestate.

Solicitările directe De la cine?

• Persoanele particulare (de regulă „persoane cu bani”)

• Fundaţiile individuale sau familiale

• Societăţile comerciale (de toate tipurile şi mărimile)

• Fundaţiile corporaţiilor internaţionale

• Fundaţiile comunitare

• Fundaţiile mixte

• Asociaţiile religioase

• Organizaţiile neguvernamentale

• Programele guvernamentale

• Alte instituţii

Solicitările directe

CE?

• Donaţii în bani gheaţă sau transferuri cu destinaţie directă sau indirectă;

• Sponsorizarea unui eveniment sau a unei activităţi;

• Suportarea costurilor pentru publicarea materialelor promoţionale şi educaţionale;

• Acţiuni promoţionale comune în care donatorii contribuie cu o donaţie în schimbul fiecărui produs vândut, pentru a încuraja vânzările;

• Punerea la dispoziţie a facilităţilor companiei, incluzând sălile de întâlnire, facilităţi de tipărire sau design, ajutor în expedierea poştei;

• Sprijin în echipamente, oferind produse ale companiei sau echipament de birou care nu mai este solicitat;

• Publicitatea unor broşuri, pliante şi alte publicaţii ale solicitanţilor.

Solicitările directe

Cum?

• Scrisoare de solicitare directă

• Problema –> Motivul –> Soluţia -> Donaţia /suportul.

• Atenţie la greşeli care se comit în Scrisorile de solicitare.

• Succes!