N FO SEGU ROS R IV A D A V IA
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U n a h e r r a m ie n t a p e n sa d a p a r a a g iliz a r la c o m u n ic a c ió n d e la s ú lt im a s n o v e d a d e s ... N° 281
Año 2014
Estimado Productor / Agente Institorio: Ref.: Órdenes de Provisión por la Web. Continuando con el propósito de seguir generando nuevas soluciones informáticas, que optimicen las tareas administrativas de aquellos Productores Autorizados, con el objetivo de brindar cada vez un mejor servicios a nuestros Asegurados, en esta oportunidad nos es grato informarles acerca de una herramienta Web que permite la emisión de Órdenes de Provisión para la reparación o reposición de repuestos en Siniestros Menores. Este sistema tiene por objeto facilitar la indemnización de este tipo de siniestros dado que permiten: • Ordenar repuestos según la cobertura de póliza y estado del siniestro, calculando además, el beneficio y/o la franquicia consumida, y el tope de cobertura respectivo. • La consulta de proveedores habilitados por zona y tipo de repuesto, y sus datos de contacto. • Conservar los valores compulsados a distintos proveedores. • En el caso de la provisión de Cristales, poder identificar a los agentes oficiales del fabricante Pilkington y consultar la lista de precios acordados con el proveedor. • Generar una Orden de Provisión en formato PDF, facilitando su impresión o envío a través de correo electrónico. Asimismo, el diseño del formulario permite una mejorar lectura de la información, tipificando los repuestos, mostrando el importe unitario y total por cada ítem o el porcentaje a indemnizar, según el desgaste (cubiertas, baterías, equipos de gas, etc.), y discriminando el monto a cargo de la Cooperativa y del Asegurado. • Permitir al Proveedor/Tallerista, a través de la Web de PROVEEDORES, visualizar las órdenes que le fueron asignadas, ingresar Fotos de daños y/o faltantes que repara/provee, como así también dar de baja aquellos elementos u órdenes que no puede atender. Por lo expuesto, esta herramienta integra toda la información necesaria para la liquidación de siniestros menores, evitando la carga recurrente de datos que ya existen en nuestros sistemas, y la consulta a otros soportes tales como apuntes, carpetas u otras pantallas del sistema. Además, se limita la posibilidad de cometer errores al intentar emitir órdenes de repuestos no cubiertos, con la cobertura agotada o sin la aplicación de la franquicia correspondiente. En función de la utilidad de esta herramienta es inevitable la utilización de la orden de provisión Web para la atención y liquidación de este tipo de siniestros. Ante cualquier dificultad que surja al respecto, no dude en consultar al Asesor Comercial que habitualmente lo atiende. Saludos cordiales. GERENCIA COMERCIAL La Plata, mayo de 2014
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SISTEMA DE EMISIÓN DE ÓRDENES DE PROVISIÓN WEB PROCEDIMIENTO Esta herramienta habilita al Productor Autorizado a liquidar e indemnizar siniestros de casco donde únicamente los daños y/o faltantes consistan en: • Daños a Cristales Laterales, Parabrisas o Lunetas. • Daños a Cerraduras Exteriores o de Arranque. • Robo de Ruedas, Crique o Llave de Rueda. • Accesorios Asegurados (llantas especiales; cubiertas especiales; etc.) A partir de la necesidad de liquidar e indemnizar un siniestro donde sólo se deba proveer/reparar alguno de los ítems arriba indicados, mediante el uso de la página Web de la Cooperativa se podrá generar y obtener una Orden de Provisión en archivo PDF, permitiendo su impresión para su entrega al Asegurado, o el envío por mail al Proveedor designado. Observaciones: El hecho que existan otros daños y/o faltantes cubiertos por póliza en el siniestro, que no puedan ser liquidados por el sistema de Órdenes de Provisión Web, hace que esta herramienta no se deba utilizar ya que corresponde dar intervención a los peritos autorizados para cada zona (son estos los que deben liquidar el siniestro en forma integral). Por tal motivo, se debe gestionar ante el Centro de Atención el pedido de inspección correspondiente. Ante la necesidad de indemnizar a un Asegurado a través de una Orden de Provisión Web, el Productor debe: 1. Registrar una Denuncia Administrativa, o verificar su existencia, controlando que esté en condiciones de atención (en el detalle del siniestro se advertirá con mensajes o leyendas la inhabilitación del siniestro para emitir órdenes de provisión; por ejemplo, un siniestro inhabilitado por cobertura suspendida mostrará la siguiente leyenda: “*** SINIESTRO NO HABILITADO PARA EMITIR ORDEN DE PROVISIÓN ***”). 2. Inspeccionar el daño/faltante a indemnizar (es opcional). Esto permitirá tomar nota de las características del repuesto a proveer/reparar (Ejemplo: robo de una rueda; deberá tomar nota de las medidas de las cubiertas restantes como así también del tipo de llanta; si se trata de una rueda de auxilio, tener en cuenta que suelen haber diferencias tanto en el rodado como en el tipo de llanta respecto de las restantes ruedas). De ser posible, se sugiere obtener y subir fotografías del daño y/o faltante en la denuncia Web para dejar como antecedentes. 3. Solicitar presupuesto cuando el repuesto tenga Cobertura Limitada o esté sujeto a alguna franquicia por robo o daño. El sistema de Orden de Provisión Web sólo “exige” ingresar el precio de un repuesto cuando: • El mismo posee Cobertura Limitada (Ej.: Parabrisas/Lunetas en los planes M, P o D c/franquicia; Llantas o Cubiertas Especiales aseguradas como Accesorios; etc.); • Corresponda aplicar alguna Franquicia por Daño o Robo (Ej.: cuando se deba indemnizar el robo de ruedas en un vehículo de uso Taxi). En estos casos el sistema requiere de los importes para poder hacer una liquidación del siniestro (según tipo de vehículo, uso y cobertura de póliza), determinando el monto a cargo de la Cooperativa y el monto a cargo del Asegurado. Ingresar un precio ficticio al sólo efecto de poder generar el alta de una orden provoca errores importantes de cálculo que afectan tanto al presente siniestro como a otros dentro de la cobertura de la póliza. Además, crea inconvenientes con los Asegurados y Proveedores por los malos entendidos, demoras y los reclamos por los pagos en exceso; etc., lo que redunda todo en un mal servicio.
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Para facilitar la obtención de una cotización telefónica, a través del sistema de Órdenes de Provisión Web, se podrán consultar para cada “Zona” y “Tipo de Repuesto” los teléfonos de contacto de los proveedores habilitados. A éstos se les deberá solicitar el costo final (IVA incluido) del repuesto original a proveer, o del costo de reparación del daño, según la marca y modelo del vehículo damnificado; y la disponibilidad del mismo. En el caso de la provisión de cristales, si se elige un proveedor que sea Agente Oficial Pilkington, se contará con un link que mostrará el listado de precios por pieza dañada (ver instructivo: Consulta de Lista de Precios PILKINGTON). Aclaración: Por lo expuesto en los párrafos anteriores, cuando se necesite emitir una orden de repuestos no sujetos a Topes de Cobertura o Franquicia alguna, y no sea factible obtener una cotización de un Proveedor, basta con completar para el repuesto seleccionado el Porcentaje de Cobertura del repuesto, dejando en blanco el campo Importe del mismo. 4. Comunicar al Asegurado el Proveedor designado, según el precio y/o disponibilidad del bien; además, si el Proveedor presta el servicio de entrega a domicilio, acordar con el Socio si retirará los repuestos directamente en el local del proveedor o prefiere recibirlos en su vivienda. 5. Generar la Orden de Provisión a través de la Web (ver instructivo: Emisión de una Orden de Provisión). Al obtener el formulario (archivo PDF) deberá proceder a su impresión para su entrega al Asegurado, o proceder a su envío vía mail al Proveedor. Dicha orden discriminará: • El Proveedor designado; • Los repuestos o accesorios a proveer y/o reparar; • Los importes o porcentajes autorizados y • El importe a cargo de la Cooperativa y del Asegurado. • Sello y firma del Asesor/Productor que la emitió. Aclaración: El proveedor designado deberá proceder según lo indicado en la orden entregada. Cuando por algún motivo éste no pueda cumplir con la misma o parte de ésta (ejemplo: no posee el repuesto solicitado o el mismo es erróneo para el vehículo asegurado, o el importe del repuesto es incorrecto), deberá gestionar la Baja Total o Parcial de la Orden de Provisión Web a través del sistema Web de Proveedores o, en su defecto, comunicándose con el Centro de Atención. También podrá informarle esta imposibilidad directamente al Asegurado para que éste gestione la corrección de la misma ante el Centro de Atención.
INSTRUCTIVO DE USO DEL SISTEMA: LINK DE ACCESO: El link “Orden de Provisión” está disponible en la pantalla “Comprobante Denuncia Siniestro” a la cual se accede ingresando desde el link “Denuncia de Siniestro>Mantenimiento” de la pantalla de Servicio para Productores.
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El link “Orden de Provisión” no se visualizará cuando la póliza no cubra parciales (ej: Responsabilidad Civil, Póliza Única, etc.), o cuando se trate de un Siniestro Inactivo (ej: Rechazado por Cobertura Suspendida, etc.). De esta manera se evita que el usuario emita una orden por un siniestro sin cobertura o inhabilitado. Se ha incorporado en esta pantalla una sección llamada “Observaciones y/o Daños al Asegurar” donde se visualizarán las Observaciones incorporadas al informe de inspección de la póliza correspondiente al siniestro. Asimismo, cuando la póliza tenga el “endoso 57” se mostrará el detalle de los Daños declarados al asegurar (NO SE DEBE EMITIR ORDEN CUANDO LOS DAÑOS DENUNCIADOS FIGUREN COMO PRE-EXISTENTES AL OTORGAMIENTO DE LA COBERTURA). FORMULARIO DE ALTA DE LA ORDEN DE PROVISIÓN WEB: Al acceder a la funcionalidad “Orden de Provisión” se visualizan tres sectores que deben completarse para generar el alta de la orden. A continuación se desarrollarán cada uno de ellos: Sector 1: Proveedores de Repuestos En esta sección se podrán consultar los datos de contacto de aquellos proveedores autorizados que ofrecen un determinado tipo de repuesto, para una zona de atención determinada. Para ello se deberán completar los siguientes campos: Zona: Si bien este campo estará pre-seleccionado con la zona de atención del Productor que va a emitir la orden, podrá cambiarse por cualquier otra Zona que ofrezca el tipo de repuesto que se busca proveer/reparar. Tipo de Repuesto: En este campo se deberá seleccionar el tipo de repuesto que se pretenda proveer y/o reparar: Cristales, Accesorios, Ruedas o Cerrajería. La Plata, mayo de 2014
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Proveedor: En este campo se reflejarán todos aquellos Proveedores que hayan sido habilitados para la zona y tipo de repuesto seleccionado. Los datos a visualizar de cada proveedor serán los siguientes: Nombre del Proveedor/Tallerista; Domicilio; Línea de Repuesto que provee (ejemplo: Fiat, Renault, Multimarca, etc.); Teléfono de contacto. Aclaración: Cuando se haya seleccionado CRISTALES y el Proveedor seleccionado pertenezca a la operatoria PILKINGTON, se lo identificará con la palabra “PILK” al comienzo de la línea. Además, como es un proveedor dentro del convenio con Pilkington se habilitará un link para la consulta de la lista de precios bajo convenio (ver: Consulta de Lista de Precios PILKINGTON).
Al seleccionarse un Proveedor se visualizará en el sector “Repuestos que provee”, los tipos de repuestos que ofrece, ya que éste puede proveer más de un tipo de repuesto (ejemplo: a continuación se muestra que el proveedor seleccionado además de proveer Cristales también hace Cerrajería).
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Por otro lado, el sistema permite seleccionar hasta dos proveedores para un mismo tipo de repuesto y dejar constancia de los precios presupuestados por cada uno de ellos. Aclaración: Es importante mencionar que cuando se desee habilitar a un Proveedor para que aparezca como opción en la funcionalidad “Orden de Provisión Web”, deberá solicitar su incorporación al Centro de Atención para que analicen la solicitud y gestionen su incorporación. Sector 2: Datos de la Entrega En esta sección se dejará constancia de la persona autorizada a llevar la unidad a reparación, o de la que recibirá los repuestos. En este último caso, y según la disponibilidad del Proveedor, se deberá reflejar si los repuestos serán entregados en el local comercial o en el domicilio indicado por el Asegurado (“Al Portador” o “En Domicilio”).
En el caso que elija “Al Portador” sólo se requerirá ingresar el nombre del mismo. Si elije la opción “En Domicilio” deberán completar todos los datos necesarios para que el proveedor pueda realizar La Plata, mayo de 2014
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la entrega del pedido, dentro de su horario comercial habilitado. En este último caso es importante dejar constancia de algún teléfono de contacto del receptor para facilitar la entrega ante cualquier inconveniente. Sector 3: Detalles de Repuestos y/o Accesorios Cumplida la carga de las secciones anteriores, al hacer clic en “Armar” se desplegará la tabla de “Detalle de Repuestos y/o Accesorios” donde se visualizarán los repuestos habilitados según la cobertura del siniestro y los tipos de repuestos que provea el proveedor seleccionado. De no poseer cobertura por póliza para el tipo de repuesto seleccionado se alertará con el siguiente mensaje: “No existe Cobertura para Provisión de Repuestos”. La tabla consta de las siguientes columnas: • Tipo de Repuesto: Muestra todos los ítems habilitados de acuerdo al: Riesgo Afectado del Siniestro, Cobertura de Póliza, Tipo de Repuesto y Proveedor elegido. Este listado no es exhaustivo ya que muestra aquellos repuestos que habitualmente suelen indemnizarse en siniestros menores. Por lo expuesto, cuando sea necesario ordenar repuestos no incluidos en el listado deberá derivar al Asegurado al Centros de Atención para continuar con la atención del siniestro. • Característica del Repuesto: Esta columna está destinada a incorporar aquella información necesaria que permita identificar mejor el repuesto en cuestión, tal como: marca y medida de una cubierta (Ej.: cubierta Pirelli P7 rodado 195/65/15); marca y características de un parabrisas; etc. Este campo es obligatorio. • Cantidad: Dadas las características del repuesto a proveer este campo estará pre-establecido en 1 (ej.: Parabrisas/Lunetas), o libre (ej.: bulones/tuercas). Se recuerda que aquellos siniestros que consistan en el robo de más de una rueda, deberán ser atendidos por el Centro de Atención. • $ Proveedor 1 y 2: En estas columnas se deberá ingresar el Precio Unitario (IVA incluido) por cada ítem que haya presupuestado el Proveedor. Esto deberá ser tenido en cuenta cada vez que el proveedor nos advierta que el precio es sin IVA, a lo cual habrá que agregar el importe correspondiente. Se podrán registrar hasta dos presupuestos según los proveedores elegidos en la sección 1. Cuando el repuesto a proveer se encuentre limitado en su cobertura (ej.: Parabrisas o Lunetas en un plan M o P), o por el tipo de vehículo o plan corresponda aplicar alguna franquicia (ej: franquicia de Robo en vehículos uso Taxi), será obligatorio solicitar presupuesto y registrar el precio cotizado en la orden. • % (Porcentaje Cubierto): En esta columna se indicará el porcentaje a cargo de la Cooperativa. Salvo para aquellos repuestos a los cuales corresponda de aplicar un descuento por desgaste (cubiertas, baterías o equipos de GNC en planes que no posean el beneficio de cobertura “sin desgaste” – planes G o C), el porcentaje de cobertura a aplicar será del 100%. Por otro lado, y sólo para algunos repuestos (ej. Ruedas, cristales laterales y cerraduras), se permitirá emitir una orden informando únicamente el % cubierto, sin necesidad de completar el precio unitario.
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Para el supuesto que en el alta no se informe el precio de algún ítem (sólo el %), no se visualizará en el formulario PDF el “Total de Repuestos”, ni el importe a cargo de la Cooperativa ni del Asegurado. Al pie de la pantalla, y una vez completas las tres secciones anteriores, se encuentran disponible los botones “Alta de Orden Proveedor 1” y “Alta de Orden Proveedor 2”, los cuales permitirán emitir la orden a nombre de aquel proveedor a quien se le adjudique el pedido.
REPORTE DE ORDEN DE PROVISIÓN Generada el alta de una orden se visualizará un reporte como el siguiente:
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En el mismo se mostrará un resumen de la orden emitida indicando: Quien la emitió (Productor o Agencia), El Proveedor designado, Información de la unidad asegurada, Información de la orden generada, Resumen de la orden con el: - Importe Total de Repuestos (la suma de los Importes Totales de cada repuesto), - Franquicia aplicada (importe a cargo del socio por franquicia de Robo o Daño), - Beneficio consumido (beneficio de Póliza consumido en la presente orden) y - Importe a cargo de la Cooperativa. Detalle de los Repuestos ordenados. Asimismo, en esta pantalla aparecerá disponible la opción de generar e imprimir la orden en formulario PDF, enviarla por e-mail al Proveedor designado o ingresar una nueva orden de provisión. La Plata, mayo de 2014
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IMPRESIÓN DE LA ORDEN Al hacer clic en “Imprimir PDF” se generará el siguiente formulario:
Se ha modificado el diseño de la misma para brindar más detalle al Proveedor en cuanto a la descripción del repuesto, cantidades y precios. Asimismo, para aportar mayor claridad cuando exista un importe a cargo del asegurado por franquicia o tope de cobertura. La Plata, mayo de 2014
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A los efectos de evitar inconvenientes con los Proveedores y Asegurados a consecuencia de la posible variación de precios, las órdenes de provisión tendrán una validez de 15 días. Fuera de dicho plazo la orden carecerá de validez debiéndose proceder a la baja de la orden y emitir una nueva (ver: Baja total o parcial de una Orden). ENVÍO DE LA ORDEN POR E-MAIL AL PROVEEDOR: Cuando el proveedor tenga registrada la dirección de e-mail en nuestra base, aparecerá la opción de envío de la orden por esa vía. Si se la utiliza, aparecerá un reporte como el siguiente:
Por otro lado, como se indicó anteriormente, a través de la Web de Proveedores éste podrá consultar todas las órdenes emitidas a su favor. CONSULTA DE ÓRDENES DE PROVISIÓN EMITIDAS: Cuando se pretenda consultar todas las órdenes de Provisión emitidas en un siniestro, en la pantalla “Comprobante Denuncia Siniestro” se deberá hacer clic en la opción “Orden de Provisión”. Al ingresar, y de existir órdenes emitidas, el sistema las listará en orden cronológico. Además, permitirá acceder al reporte de cada una para su consulta o reimpresión del PDF. Asimismo, mostrará por cada ítem su estado: pendiente de reparación; eliminado de la orden; o pagado.
Si a través de la Web de Proveedores, éste adjuntó fotos del daño o reparación se podrán visualizar en las solapas respectivas.
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INSTRUCTIVO CONSULTA DE LISTADO PILKINGTON Cuando se seleccione tipo de repuesto Cristales y se elija un Proveedor dentro del convenio con Pilkington, aparecerá un link “Ver Lista Pilkington” que permitirá consultar la lista de precios del mismo:
Se abrirá una ventana donde aparecerán por un lado los datos del vehículo asegurado, y por el otro, los filtros para identificar los cristales a indemnizar (Marca; Modelo; Tipo de Cristal): La Plata, mayo de 2014
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La tabla contiene los siguientes datos: • Descripción: descripción interna de Pilkington del repuesto. • Código: número interno de Pilkington que identifica el repuesto. • Posición - Lado: Sirve para identificar los cristales laterales (Ejemplo: para identificar el Vidrio de puerta del conductor se debe seleccionar Tipo de Cristal= Puerta; Posición=Delantera; Lado=Izquierda). • Color – Serigrafía – Tipo – Cristal: Información adicional del cristal. • Pieza: Costo del Repuesto (incluye IVA). • Instalación: Costo de Instalación del Repuesto (incluye IVA). • Total: Costa del Repuesto más la Instalación (incluye IVA). Por lo general, es el precio a ser tomado en cuenta para incluir en la orden de provisión. Ante la dificultad para encontrar o identificar el cristal en el listado, se debe contactar al Proveedor para obtener su asesoramiento y la cotización precisa.
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