5 posts resumen de la experiencia colaborativa con la Vicepresidencia de Auditor铆a Interna Bancolombia.
Posts y compendio Luis David Tob贸n L贸pez 2016
Post 1: Planeación estratégica 2016 de la VAI: ¡TIC y Gestión del Conocimiento! Desde La VAI creemos en la importancia del trabajo colaborativo, la gestión del conocimiento y el intra-emprendimiento, gracias a la apropiación significativa de las TIC, (Tecnologías de la información y la comunicación). En el segundo trimestre de 2015, desde la VAI realizamos la planeación estratégica de 2016, utilizando una metodología diferente, potenciando la colaboración; en la cual se horizontalizaron procesos, los auditores participaron mediante las TIC con sus ideas para el direccionamiento estratégico, y se pensó de una manera proactiva utilizando las herramientas a disposición de manera estratégica. Este proceso piloto lo llamamos COLAB. (Es decir, laboratorio colaborativo con énfasis en las TIC). Contamos con la tutoría de Luis David Tobón López, quien ya había realizado un proceso de apropiación significativa de TIC con la plataforma Yammer en 2013, en la Vicepresidencia de Gestión de lo Humano. La primera sesión de planeación, teniendo como énfasis la apropiación conlaborativa de las TIC se fundamentó en la presentación “10 tendencias para el trabajo colaborativo en la empresa inteligente”, para de esta manera optimizar los recursos y la relación de las personas con las herramientas disponibles. Desde la VAI utilizamos nuestra capacidad tecnológica instalada por medio de la plataforma Sharepoint de Microsoft y herramientas gratuitas online, generamos estrategia y potenciamos la gestión del conocimiento con el uso de herramientas como wikis, encuestas, listas, panel de discusión, grupo de WhatsApp, Delicious, Google Drive y Google Docs, y metodologías de gamificación y participación remota de los gerentes de Panamá, El Salvador y Bogotá, involucrados en el proceso de Planeación estratégica. De ese modo, las sesiones de planeación con los gerentes y auditores, propiciaron un ambiente colaborativo, interdisciplinar y de trabajo en equipo a partir de la mediación tecnológica.
Post 2: WhatsApp una herramienta para la fluidez comunicativa en el ejercicio de planeación VAI Un cuchillo podría herir a una persona o pelar una fruta. Todo depende del uso que le demos a la herramienta. En la VAI entendiendo esto y durante los momentos de planeación estratégica con énfasis en la utilización de SharePoint, se utilizaron herramientas alternas que permitieron contar con una comunicación permanente entre los gerentes encargados de la planeación estratégica para 2016.. Desde la primera sesión (Se daban sesiones semanalmente reuniendo a los gerentes tanto de Medellín como de las otras ciudades y países); creamos un grupo en WhatsApp al que nombramos “Planeación VAI” y por medio del cual con imágenes, videos, enlaces y texto había una permanente comunicación, para optimizar la planeación estratégica, de dichas interacciones, quedaban las reflexiones, argumentaciones y temas pendientes para cada momento de encuentro semanal. De esta manera, había agilidad y fluidez en las conversaciones gracias a una herramienta tan sencilla como WhatsApp. Aquí aplicamos lo mismo del “cuchillo”, podemos utilizar WhatsApp para chatear con nuestros amigos y conocidos en conversaciones informales, podemos así mismo, hacer de este recurso un espacio óptimo para potenciar la inteligencia colaborativa y complementar de manera activa y fluida el proceso de planeación. Una vez más con las herramientas que contamos todo depende del uso que le demos. De esta manera en el grupo “Planeación VAI” se recordaban los compromisos en documentos wiki, debates y encuestas realizadas en la plataforma SharePoint. Una de las prácticas generadas en este grupo de WhatsApp fue “La selfie de gerencias combinadas”, que consistió en permitir la conversación entre auditores y gerentes, combinando la relación y oxigenándose con las experiencias de gerencias diferentes. Así, se combina la inteligencia por áreas y es posible entender que los saberes y talentos son complementarios y que las áreas son sólo focos de acción
estratégica pero hacen parte del todo orgánico en cuanto a la visión y los objetivos del grupo Bancolombia y de la VAI. El grupo de WhatsApp planeación VAI, permitió conectar en tiempo real y durante cada día de la semana a los auditores de Medellín, Bogotá, El Salvador y Panamá, propiciando la interactividad y la participación activa por retos semanales. ¿Cómo seguir aplicándolo? Luego de este ejercicio piloto, desde la VAI, el grupo continúa vigente, la mejor forma de seguir aplicándolo es darle continuidad no sólo para el ejercicio de planeación, sino para la comunicación permanente entre los gerentes que ya hacen parte del grupo. También se podrían crear subgrupos por gerencias para permitir la fluidez con el gerente y los auditores.
Post 3: Trabajo con wikis de SharePoint cuestión de Actitud SharePoint cuenta con diversos aplicativos que propician el trabajo colaborativo. Uno de ellos es las páginas wiki. Precisamente con esta herramienta desde la VAI, se crearon equipos con los gerentes durante algunos sesiones quienes definían temas específicos del ejercicio de planeación y hacían el aporte en un documento wiki/colaborativo. Así mismo el espacio wiki se utilizó en tiempo “sincrónico” es decir durante las sesiones de planeación cada viernes y también durante cualquier día de la semana en tiempo “asincrónico”, cuando cada participante podía ingresar al documento colaborativo y participar con sus ideas, aportando en la discusión. En la conformación de los grupos, se realizaron discusiones y reflexiones en documentos wiki sobre temas de planeación de la VAI como: Criterios del universo auditable, temas del universo auditable, riesgos corporativos e identificación de entes integrales. De esta manera lo wiki no sólo se entendió como un concepto técnico de edición colectiva de una página o documento, sino que propició la discusión, optimizó el tiempo permitiendo la reflexión. Así, las conexiones con las herramientas fueron más estratégicas y humanas que técnicas, entendiendo el valor relacional de las mismas. Así mismo en cuanto al concepto wiki, cabe destacar que se realizó una actividad de direccionamiento estratégico, en la cual de manera “análoga” es decir, utilizando herramientas como el lapicero, el lienzo, el óleo y los pinceles; los auditores realizaron un ejercicio colaborativo para darles ideas a los gerentes en cuanto al direccionamiento estratégico en el ejercicio de planeación.
Lo wiki, tiene que ver con una actitud frente a la inteligencia colaborativa y a la proactividad en los diferentes procesos de planeación. Las herramientas generan valor cuando son utilizadas de manera estratégica. ¿Cómo seguir aplicándolo? La etiqueta “wiki” no es solamente un concepto técnico. Se trata de cómo sumar desde los conocimientos del otro para conseguir retos colectivos. De esta manera, es aplicable no solamente para el proceso de planeación ya vivido, sino para que las gerencias realicen trabajos internos, grupos primarios y que fluya permanentemente la colaboración optimizando tiempos y generando nuevas maneras del cómo se hace.
Post 4: La importancia de conectar ideas con acciones en herramientas colaborativas. One Drive y Google Drive el primero de SharePoint y el segundo de Google, son herramientas similares que permitieron llegar a soluciones en tiempo real, compartiendo y analizando documentos, en especial hojas de cálculo en la cual se tenía una mirada global y específica en el proceso de planeación estratégica de la VAI. Así mismo durante la semana se utilizaban las encuestas de SharePoint y la herramienta debates, para continuar la conversación alrededor de la planeación estratégica de la VAI. De esta manera la colaboración nace de un proceso de acompañamiento y complementariedad en los saberes, entendiendo que todas las personas así sean diferentes, tienen mucho para aportar. De este modo, los debates suman para la toma decisiones, los documentos que cambian en tiempo real cuando cada persona hace un aporte y las encuestas que permiten resultados cuantitativos, facilitaron el trabajo de planeación colaborativa en la VAI. Tal como se realizó en una de las sesiones de planeación en el juego “la pelota cooperativa” es necesario salirse de la zona de confort, entendiendo la importancia de los “cómos”, puesto que en la manera como nos relacionamos, está el cambio hacia una cultura de lo colaborativo. Estas herramientas de SharePoint referidas, no tendrían ningún sentido, si no se aplica a un proceso puntual. En este caso con la VAI para cada nuevo compromiso de planeación se articulaban estas herramientas, propiciando un cambio en la mirada para llegar a soluciones colectivas. Se trata de ir más allá y una vez aplicadas estas herramientas en el proceso de planeación VAI, profundizar en su uso en cualquiera de las acciones del día a día de las gerencias. Conectar es la clave.
Post 5: Gamificación colaborativa ¡Pasando del ego al hago en la estrategia! Para propiciar la inteligencia colaborativa, es necesario pasar del “ego al hago”, y esto tiene que ver con no quedarnos en eternas discusiones sobre si se debe o no aplicar alguna idea o querer imponer siempre el punto de vista individual; sino muy por el contrario tiene que ver con experimentar, cambiar el “cómo hacemos las cosas” sin dejar la esencia de la visión corporativa que se persigue. Así mismo, se trata de escuchar al otro y propiciar la acción. Como lo ha dicho Einstein “Si seguimos haciendo lo mismo, no obtenemos resultados diferentes”. Cumpliendo con este principio de pasar del “Ego al hago”, queremos contarles desde la VAI, dos proyectos puntuales de construcción colaborativa en el proceso de planeación estratégica mediados por las TIC: Una primera práctica fue la de la utilización de Webex para realizar un juego estratégico de Pictionary remoto, de esta manera grupos combinados de equipos presenciales y virtuales, pudieron realizar esta divertida actividad con palabras aleatorias, dibujos e incluso mímica. La esencia del ejercicio fue entender que escuchando al otro se comprende más fácil y que cuando el equipo por completo entiende lo que su compañero dice, existen conexiones colectivas que permiten mejorar y para el caso del juego, ganar puntos. Así mismo la clave de incluir la gamificación que en apariencia “desconecta de lo que hay que hacer en el lugar de trabajo”, permite una manera de salirse de la zona de confort y reconectar en las relaciones de confianza, mirando al otro como un ser humano con errores y aciertos y entendiendo la importancia de las dinámicas con el trabajo colaborativo. Ser conscientes de ello es de suma importancia. Una segunda práctica relevante de inteligencia colaborativa mediada por TIC que queremos compartir desde la VAI, fue el “Guiness Record de inteligencia colaborativa”. Para esto utilizamos la herramienta de la Web 2.0 “Delicious”, este es un marcador social que permite a manera de fichas, guardar la información relevante de aquello enlaces online que nos
interesan. Con un tutorial previo y una explicación de la herramienta, el reto consistía en que en un mismo momento todos los auditores de la VAI quienes estaban presencialmente en Medellín y aquellos que estaban en otras ciudades, pudiesen establecer una conexión y una acción colectiva de mejora mediada por TIC. De esta manera, el reto era en 20 minutos que cada persona aportara con enlaces y finalizando este tiempo contaríamos con 160 recursos de auditoría interna. El reto fue superado con creces, puesto que finalizando los 20 minutos; se tenían en la plataforma Delicious 260 enlaces y un banco de recursos construido gracias al aporte individual en la suma colectiva. Si un solo auditor hubiese tenido 20 minutos para publicar enlaces de auditoría interna cuál hubiera sido la cifra? Estas dos prácticas permitieron demostrar en prácticas específicas del proceso de planeación estratégica de la VAI, que utilizar la mediación tecnológica dentro de la capacidad instalada (SharePoint, Webex) y herramientas free de la Web 2.0 (Delicious, WhatsApp), optimizan las relaciones con nuestros equipos de trabajo, permitiendo que la colaboración sea el norte de muchos procesos internos, para este caso aplicados a Planeación estratégica, pero esto se puede multiplicar en cualquier gerencia y con diferentes retos.
Banco de recursos digitales con la herramienta Delicious 20 minutos y 260 enlaces sobre auditoría interna producto de la inteligencia colectiva de la VAI con participación presencial y remota.