CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
MANUAL DE PLANEACION ESTRATEGICA PLANEACION ESTRATEGICA Primera edición Marzo 2005 Material para uso didáctico Autor: Msc. Luis Alberto Ramírez Solares
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
INDICE • Introducción
1A
• La reingenieria
1
• Definición formal de reingeniería
1
• Hacia la reingeniería
3
• Que se va a redisenar?
5
• Reconstrucción de los procesos
9
• Tipos de cambios que ocurren al redisenar procesos 13 • Roles de la reingenieria
20
• Éxito en la reingeniería
23
• Consideraciones adicionales
31
• Reingeniería aplicada
48
• Paradigmas
56
• La necesidad de la innovación y como desarrollarla 56 •
Referencias bibliográficas
Educando para forjar un mejor futuro
66
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
INTRODUCCION Uno de los dones más preciosos que ha recibido el ser humano es su capacidad para aprender por la experiencia, tanto directamente por su participación personal, como indirectamente por experiencias ajenas. Según
la
más
exacta
evidencia
histórica
y
contemporánea, la persona normal y corriente tiende a ignorar lo más valioso que posee: su propio potencial. Muchos hombres
y
mujeres
dotados
de
enormes
poderes
de
razonamiento, concentración e imaginación se dejan llevar por la vida sin ninguno o con muy escaso interés por su rica herencia. Las empresas están formadas por seres humanos. En este sentido las empresas son sujetas de un cambio cuando sus procesos ya no funcionan. Estamos entrando en el nuevo siglo, con compañías que funcionaron en el XX con diseños administrativos del siglo XIX. Necesitamos algo enteramente distinto. Hace trescientos cincuenta anos, el jesuita español Baltasar Gracián, resumió el espíritu de la planeación estratégica moderna con las siguientes palabras: “pienso en la anticipación, hoy para manana, y para muchos días.
La
providencia más grande es tener previsión para el futuro. Lo que
se prepara no sucede de casualidad, ni la persona
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES preparada será molestada con emergencias.
Por tanto, la
consideraciónno debe posponerse hasta que la necesidad surge, sino que debe anticiparse.
Después de reflexionar
cuidadosamente, puede actuar para prevenir los elementos más desastrosos ya que reflexionar sobre asuntos antes de que lleguen a su punto máximo es mejor que preocuparse por ellos después. Algunos actúan y no piensan ni antes ni después . Toda la vida debería dedicarse a pensar en encontrar el curso de acción correcto a seguir. El pensamiento y la anticipación aconsejan sobre el éxito vitalicio y aquel a lograrse.” La planeación estratégica hoy en día es una herramienta eficaz que permite a las empresas anticiparse ante cualquier contingencia, al mismo tiempo que marca el rumbo, su visión, misión, valores, estrategias, políticas y acciones encaminadas a ser más competitivos en un mundo en el que la globalización juega un papel muy protagónico. El objetivo de este documento, es realizar un viaje a través de la teoría de la planeación estratégica y como esta puede ser una herramienta eficaz en el desarrollo de nuestros negocios,
en
el
desenvolvimiento
de
nuestra
carrera
administrativa. Que este documento sirva de apoyo en su deseo por aprender cada día algo más y pueda aplicarlo, en beneficio propio y de su empresa.
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
PLANEACION ESTRATEGICA DEFINICIONES
•
Es la base de la dirección.
•
Es el fundamento para cambiar
•
TRATA CON EL PORVENIR DE LAS DECISIONES ACTUALES.
•
ES UN PROCESO QUE SE INICIA CON EL ESTABLECIMIENTO DE METAS ORGANIZACIONALES.
•
ES UNA ACTITUD (Una forma de vida, requiere dedicación para actuar con base en la observación del futuro)
•
UNE TRES TIPO DE PLANES FUNDAMENTALES:
•
PLANES ESTRATEGICOS.
•
PROGRMAS A MEDIANO PLAZO
•
PRESUPUESTOS A CORTO PLAZO Y PLANES OPERATIVOS
SINONIMOS Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
•
PLANEACION CORPORTATIVA COMPLETA
•
PLANEACION DIRECTIVA COMPLETA
•
PLANEACION INTEGRADA COMPLETA
•
PLANEACION GENERAL TOTAL
•
PLANEACION A LARGO PLAZO
•
PLANEACION FORMAL
JERARQUIA DE LA PLANEACION ESTRATEGICA • VISION • MISION • VALORES • ANALISIS DE LA SITUACION • OBJETIVOS A LARGO PLAZO • ESTRATEGIAS • PLANES DE ACCION LA VISION
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES DEFINICIONES • Es la percepción de un futuro realista, creíble y atractivo y que puede ser tan vago como un sueño o tan preciso como una meta o las instrucciones para cumplir una meta. • Tener visión consiste en delimitar lo que es viable hacer a corto plazo de lo que es posible hacer a largo plazo. • Es
el
fundamento
para
enfrentar
las
pruebas
de
competencia y selección. • Se debe apreciar desde una perspectiva amplia y no estrecha. • La mayor ventaja competitiva que puede tener una compañía o empresa más valiosa aún que una abultada cuenta bancaria es su visión de futuro. EJEMPLOS
VISION DE ESTADOS UNIDOS
•
Paz con justicia, libertad, dignidad y valor del individuo, la oportunidad de cada persona para lograr lo mejor de si misma, y su igualdad ante la ley. JOHN GARDNER, EXCELIENCIA, 1961
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES VISION DE SINGAPUR AIRLINES
•
Saber ya como va a transportar la cuarta parte de los viajeros de ASIA con la comodidad de primera clase, a precio de clase económica.
VISION DE DAEWOO
•
Nuestro futuro incluye vestir, alimentar, transportar y recrear permanentemente a mas de cien millones de personas LA MISION DEFINICIONES
• Es la razón de ser de una empresa. • Es un objetivo o deber asignado. Un propósito que se impone asimismo. • Es un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que deberán ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que deseen colaborar en el desarrollo del negocio.
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES • No solo se debe identificar las líneas del negocio, empresa o institución y los mercados a los que se da el servicio, sino que también se debe determinar como debe operar el negocio. • Expresa los propósitos básicos de una compañía o empresa y las creencias de los ejecutivos. • Es el objetivo de la organización. • Es la razón de la existencia de su organización. Describe lo que su organización realizará. • A menudo esta escrita como lema: tienen un alto nivel de abstracción y pueden aparecer como temas comerciales y de relaciones públicas. MISIONES COMO LEMAS • Usar varias diapositivas para resumir las características del producto. • Agrupar las características por categorías lógicas, utilizando una diapositiva por cada categoría. • Asegurarse de que explica los beneficios de cada característica para el usuario. • Usar una diapositiva por modelo, si es apropiado.
“LOS BEBES SON NUESTRO UNICO NEGOCIO”. GERBERT PRODUCTS Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
• NUESTRA META ES SENCILLA: QUEREMOS SER LA MEJOR ORGANIZACIÓN CON EL MEJOR SERVICIO DEL MUNDO • IBM
CUATRO PREGUNTAS QUE CONTESTAN LA MISION: • ¿QUE ES LO QUE HACEMOS? • ¿PARA QUIEN LO HACEMOS? • ¿COMO LO HACEMOS? • ¿PORQUE LO HACEMOS? ASPECTOS QUE CONSIDERA LA MISION
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES • CLIENTES O USUARIOS • PRODUCTO • MERCADO • CAPACIDAD CONCILIADORA (si el producto daña se debe poner en la misión) • TECNOLOGIA • FILOSOFIA • PREOCUPACION POR LA SOBREVIVENCIA • IMAGEN • CALIDAD INSPIRADORA VALORES DEFINICIONES • Los ideales, costumbres o fundamentos de una sociedad que gozan de un respeto afectivo por parte de los integrantes del grupo social. • Estándares de actuación que sirven para juzgar lo que es importante para la persona. • Son las filosofías fundamentales que informan a todos; lo que es importante en este lugar y si usted actúa de acuerdo va a ser recompensado.
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES • Dirigen el comportamiento. • Determinan el comportamiento organización y/o personal. • Los valores son una herramienta para la toma de decisiones. CONOCER NUESTROS VALORES NOS PERMITE: • Concentrarnos en nuestras fortalezas. • Planificar con anticipación. • Actuar proactivamente. • Facilitar alternativa de soluciones cuando hay conflictos. ESCALA DE VALORES: Se forman cuando aprendemos a valorar una necesidad sobre otras(priorizamos) por medio del aprendizaje a través de la experimentación y de otras personas significativas CARACTERISTICAS DE LOS VALORES: • Firmes, base de la política y las acciones(creer) • Fiel acatamiento(puesta en práctica) • Estables, permanentes(cambia todo menos los valores) • Firmes, base de la política y las acciones(creer) • Fiel acatamiento(puesta en práctica) • Estables, permanentes(cambia todo menos los valores)
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES ETAPAS DE CREACION DE LOS VALORES: • Formulación • Divulgación • Lograr el compromiso hacia ellos • Compartirlos. ELABORACION DE UN VALOR: • TITULO: NOMBRE DEL VALOR. • COMPONENTES O ELEMENTOS DEL VALOR: LO QUE INCLUYE. • SIGNIFICADO: COMO LO ENTENDEMOS Y TRADUCIMOS TODOS ANALISIS DEL ENTORNO IDENTIFICACION DE AMENAZAS Y OPORTUNIDADES La evaluación del entorno, permite identificar y analizar las tendencias, fuerzas o factores externos claves: (positivosoportunidades) y (negativos-amenazas) que afronta una institución. FACTORES CLAVES DEL ENTORNO
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES • Competitivos. • Económicos. • Sociales. • Políticos. • Tecnológicos. • Laborales. • Jurídicos. • Naturales. MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO Es una herramienta analítica que identifica a los competidores más importantes de una institución e informa sobre sus fortalezas y debilidades particulares. PROCEDIMIENTOS PARA ESTRUCTURAR UNA MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO • Identificar mediante consenso (5 a 10) factores claves de éxito del sector que se va a analizar. • Asignar una ponderación a cada factor clave de éxito con el propósito de indicar la importancia relativa de ese factor para el éxito del sector. • Sin importancia
0.01
• Muy importante
1.00
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES • Asignar a cada competidor el clasificador que señale la debilidad o fortaleza de esa institución en cada factor clave de éxito. • Debilidad importante
1
• Debilidad menor
2
• Fortaleza menor
3
• Fortaleza importante
4
• La ponderación de cada factor debe multiplicarse por la clasificación de cada competidor para determinar un resultado ponderado para cada institución. • Sumar la columna de resultados ponderados de cada competidor. Esto da un resultado para cada institución. MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO FACTORES CLAVES DE ÉXITO PONDERACION CLASIFICACION RESULTADO PONDERADO CLASIFICACIONRESULTADO PONDERADO CLASIFICACION RESULTADO PONDERADO Calidad en atención al cliente 0.2 3 0.6 2 0.4 2 0.4 Competitividad 0.2 1 0.2 4 0.8 1 0.2 Posición en el mercado 0.4 2 0.8 1 0.4 4 1.6 Calidad de la enseñanza 0.1 4 0.4 3 0.3 3 0.3 Innovación 0.1 3 0.3 3 0.3 3 0.3 TOTAL RESULTADO PONDERADO 1 2.3 2.2 2.8
PROCEDIMIENTOS
PARA
ESTRUCTURAR
UNA
MATRIZ
DE
EVALUACION DE FACTORES EXTERNOS • Elaborar una lista de oportunidades y amenazas claves para la institución. Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES • Asignar una ponderación a cada factor que oscila entre: * sin importancia
0.01
* muy importante
1.00
• La ponderación indica la importancia relativa del factor en la gestión de una institución. La suma de las ponderaciones debe totalizar 1. • Asignar una clasificación de 1 a 4 para indicar el impacto de cada factor: • amenaza importante
1
• amenaza menor
2
• Oportunidad menor
3
• Oportunidad importante
4
• Multiplicar
la
ponderación
de
cada
factor
por
su
clasificación para establecer el resultado ponderado para cada variable. • Sumar los resultados ponderados de cada variable con el fin de determinar el resultado total. MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES EXTERNOS FACTORES EXTERNOS CLAVES PONDERACION CLASIFICACION RESULTADO PONDERADO Demanda de alumnos 0.2 1 0.2 Competencia 0.1 4 0.4 Decisiones del nuevo gobierno 0.3 3 0.9 Colegiaturas 0.2 2 0.4 Población estudiantil 0.2 4 0.8 TOTAL RESULTADO PONDERADO 1 2.7
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES ANALISIS ORGANIZACIONAL • Las
fortalezas
(factores
internos
positivos)
son
fuerzas
impulsoras que contribuyen positivamente a la gestión de la institución; las debilidades (factores internos negativos) son fuerzas
obstaculizantes
o
problemas
que
impiden
el
adecuado desempeño. • El análisis organizacional permite identificar las fortalezas para impulsarlas y las debilidades para eliminarlas. • Para el análisis organizacional es conveniente elaborar una matriz de evaluación de factores internos. PROCEDIMIENTOS
PARA
ESTRUCTURAR
UNA
MATRIZ
DE
EVALUACION DE FACTORES INTERNOS • Identificar las fortalezas y debilidades claves de la institución. • Asignar una ponderación a cada variable que oscila entre: * sin importancia
0.01
* muy importante
1.00
• La ponderación indica la importancia relativa del factor en la gestión de una institución. La suma de las ponderaciones debe totalizar 1. • Asignar una clasificación de 1 a 4 para indicar el impacto de cada factor: • amenaza importante
1
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES • amenaza menor
2
• Oportunidad menor
3
• Oportunidad importante
4
• Multiplicar la ponderación de cada factor por su clasificación para establecer el resultado ponderado para cada variable. • Sumar los resultados ponderados de cada variable con el objeto de establecer el resultado total ponderado para una institución. MATRIZ DE EVALUACION DE FACTORES INTERNOS FACTORES INTERNOS CLAVES PONDERACION CLASIFICACION RESULTADO PONDERADO Bajo estado de ánimo de empleados 0.22 2 0.44 Excelente calidad educativa 0.18 4 0.72 Capacidad gerencial de los directores 0.1 3 0.3 No se emplea personal investigativo 0.15 3 0.45 Capital de trabajo disponible 0.3 1 0.3 No existe estructura organizativa 0.05 2 0.1 TOTAL RESULTADO PONDERADO 1 2.31
MONITOREO DEL ENTORNO Todas las empresas necesitan registrar lo que ocurre, o lo que esta por suceder, a su alrededor para así saber como pueden desenvolverse en su ambiente de competencia. La historia da como ejemplo que las organizaciones que no se anticipan e intentan manejar estos creciente y rápidos cambios afrontan futuros inestables, pasando de ser en un Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES comienzo empresas de futuro, que por ignorar los cambios crecientes llegan a la desaparición o marginación en el mercado. Como concluyó Murphy la mayoría de las compañías realizan el Monitores del Entorno en forma deficiente e inconsistente; inclusive cuando se hace bien, la información recogida no se utiliza para el desarrollo de futuros alternativos e allí donde se encuentran los errores más comunes. La planeación estratégica exige que una empresa le dedique tiempo, puesto que el modelo de planeación estratégica aplicada supone que el monitorio del entrono es un proceso permanente en las organizaciones, no existe un solo punto en la secuencia de planeación donde comience o termine el monitoreo del entorno. Los datos que se obtienen en forma continua del ambiente deben proporcionar información al equipo de planeación y a toda la empresa acerca de lo que esta sucediendo, para así prever la posibilidad de que ocurra algo que pueda afectar las operaciones de la empresa, su proceso de planeación y su futuro, PROCESO Y ALCANCE DEL MONITOREO DEL ENTORNO
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES Algo primordial en el proceso de planeación es que se deben confrontar dos aspectos esenciales: Se relaciona con los tipos de información obtenida y la forma como se debe utilizar esta (hechos, hipótesis, intuiciones, suposiciones y otras). Este aspecto se relaciona con la efectividad del sistema de compilación almacenamiento, procesamiento integración y difusión de la información del entrono perteneciente a la organización. Unos de los beneficios secundarios del modelo de planeación estrategia es que ayuda a que la organización confronte y evalúe su sistema de monitoreo
del entorno y
donde sea necesario, desarrolle un sistema con mayor efectividad. La
información
que
se
obtiene,
debe
identificar
oportunidades y amenaza latentes en el entorno externo. Luego debe identificar sus fortalezas y debilidades para responder a estas oportunidades y amenazas. El proceso de monitoreo del entorno debe tener en cuenta factores tanto internos como externos para la organización,
entre ellos se
podrán incluir las tendencias económicas cíclicas, el desarrollo de tecnologías novedosas que aun no se han probado, el surgimiento de competidores
nuevos no examinados y las
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES desaparición gradual de un conjunto de habilidades laborales decisivas en la fuerza laboral.
Sistema de Monitoreo e Inteligencia
Objetivos Diagnósticos y Pronósticos
Propósito Básico
Seguimiento, Estudios Especiales, Planes de Contingencia
Resultados de Ultimos Ciclos
Directrices Funcionales
Ejecución y Control
Planes Funcionales y presupuestos
Estrategias
Análisis de Consistencia
Fase Estratégica
Fase Operativa
En general, se deben examinar con regularidad cuatro entornos: El macroentorno El entorno industrial El entorno competitivo El entorno interno organizacional Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
Siempre en el proceso de planeación debe estar disponible la información acerca de cada uno de ellos a fin de dirigir la búsqueda de valores, elaborar el anteproyecto de la formulación de la misión y formular el modelo de la estrategia del negocio, identificar la competencia. El macroentorno Como ejemplo se puede citar la década pasada, donde pocas organizaciones, si al hubo no se vieron afectadas por la introducción del microcomputador, los crecientes precios del petróleo, las modificaciones en las tasas cambiarias y de interés etc. Estos cambios en el macro entorno en la economía, en los avances tecnológicos, en el cuerpo político y en la sociedad afectan de manera evidente a la mayoría de las organizaciones pero en distintas formas y en diferentes grados, ellos ayudan a concentrar la atención en estas áreas importantes y proporcionan un marco de referencia para considerar la forma como dichas tendencias y progresos pueden
afectar
el
futuro
de
la
organización.
Estas
consideraciones proporcionarían una estructura valiosa a los esfuerzos de planeación estratégica de la empresa para determinar con claridad la forma como el futuro podría ejercer impacto de la organización . Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
Las organizaciones que monitorean los grandes cambios sociales
deben
considerar
los
aspectos
económicos,
tecnológicos, políticos y sociales del macroentorno. Aspectos económicos Entre los factores económicos a tener en cuenta están la fase actual del ciclo de negocios, entre los cuales se encuentran: De supervivencia De expansión De contracción De expansión excesiva En estos ciclos de los negocios, los cambios en las tasas de interés afectan con diferente intensidad, dependiendo de el ciclo en el que se halle la empresa. Cuando una empresa nueva, es muy probable
que se
encuentre en una situación de supervivencia y relativamente tendrá poco interés en dichos ciclos, sin embargo a medida que madura, los ciclos se deben convertir en un aspecto importante de sus procesos de planeación. A medida que la empresa madura ve surgir el ciclo de negocios, es probable que comience a pensar en la expansión. Una meta importante en la planeación estratégica Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES consiste en mantenerse dentro de la situación de expansión y contracción y evitar las situaciones expansión excesiva y supervivencia Aspectos tecnológicos Entre los aspecto tecnológicos se puede considerar el creciente uso de microcomputador, el desarrollo de la robótica, la utilización de compuestos como sustitutos de los metales básicos y la transmisión electrónica de información. Aunque habrá una variación en el grado hasta el cual organización
especifica
se
vera
impactada
por
dicha
tecnología, rara vez dejara de verse afectada. Aspectos políticos La mayoría son cambios a nivel estatal, simultáneamente con un aumento de la preocupación del gobierno por el entorno físico, el cambio constante de las políticas tributarias que afecta políticas organizaciones como la inversión o la investigación y el desarrollo. El monitoreo del entorno tienen especial importancia en la globalización. Aspectos sociales
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES Los aspectos se refiere a todas los grandes cambios en la sociedad que ocurren con el paso del tiempo y afectan directamente la forma como funcionan las organizaciones o como deben operar. Estas transformaciones incluyen cambios demográficos, en particular la edad y la creciente diversidad de la fuerza laboral. La protección e información a los consumidores, el mayor interés en la protección ambientas y en la calidad de los costos de la atención medica y la educación. Necesidad de datos actualizados La información para ser útil debe ser sobre las tendencias en el macroentorno siempre ser actual en el proceso de planeación estratégica se debe incluir una análisis cuidadoso de estas tendencias en el macroentorno.
A pesar de la dificultad
inherente para cuantificar los últimos dos factores el político y social, su importancia para el éxito organizacional hace imprescindible incluirlos en cualquier exploración que abarque todo el entorno. Es imprescindible hoy en día tener acceso inmediato a toda la información utilizando los recursos tecnológicos al alcance. Es de suma importancia que las empresas se den a conocer pero que a la misma vez se adhiera a las tendencias que se van dando con la evolución de una comunidad o sociedad. Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
Entorno Industrial Entre los factores por considerar como parte del entorno industrial
se encuentran los cambios en la estructura de la
industria, en la forma como esta financia, en su grado de presencia gubernamental, en la ingeniería. Los procesos y los productos típicos utilizados allí y en sus estrategias comunes marketing. El entorno industrial se monitoria mejor mediante la lectura de periódicos técnicos y comerciales de la industria respectiva. Comenzamos a trabajar en una industria nueva para nosotros es la abundancia de periódicos, revistas y boletines informativos que forman parte de su red de difusión de información,
también
implica revisar la información
disponible, asegurar de que se cubra y que la información compilada a partir de esta cobertura llegue sistemáticamente a la organización con el fin de llevar a cabo su revisión y análisis. El entorno competitivo El entorno competitivo incluye la los cambio en el competidor. En los patrones de segmentación del mercado en el compromiso para investigación y desarrollo etc., las preguntas Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES iniciales se refieren a quien es la competencia y como compite, estas se responde observando. otras organizaciones que suministran los mismos productos o servicios, aunque este enfoque es incompleto.
Otra manera consiste en tener en
cuenta aquellos productos que los clientes podría considerar como alternativas razonables para satisfacer sus necesidades o deseos. Al momento de producir determinado producto, la empresa
se
ve afectada
no
únicamente
por quienes
producen lo mismo, sino también por quienes producen algo similar o alternativo. EL ENTORNO INTERNO Los factores del entrono interno a tener en cuenta en un ambiente organizacional se encuentran los cambios en la estructura de la compañía en su cultura, en su clima, en su productividad, y en sus fortalezas y debilidades distintivas, se utilizan
la
planeación
y
control
diario
dentro
de
la
organización, como el control de inventarios la distribución y el control de calidad.
En consecuencia, un consultor externo
puede ser bastante útil en este punto del proceso de planeación estratégica, pues tiene la obligación de asegurar que la evaluación del entrono interno, que se desarrolla en el proceso de planeación, sea justa y que preste igual atención a las fortalezas y debilidades del entorno. La forma como opera Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES el entorno interno ejerce impacto directamente en la satisfacción del
cliente y es imperativo que estos datos se
registren con frecuencia. En esta parte el cliente es parte esencial del entorno interno, ya que todo proceso y esfuerzo que se hace en una organización es por satisfacer al cliente. Aproximación al monitoreo El monitoreo efectivo del entorno exige que se preste cuidadosa atención a aquellos problemas que tienen un impacto potencial alto en el éxito futuro de la organización. Una forma sencilla de establecer un proceso es que el equipo de planeación revise en forma sistemática cada una de las cuatro áreas y elabore un listado amplio de posibles cambios que puedan ejerce impacto en la organización. Clasificar la manera como los cambios en cualquiera de estos entornos puede ejercer impactó en la organización con el paso del tiempo y registrar cuidadosamente lo mas importante de ellos constituyen la esencia de solido monitoreo del entorno.
A decisión mas importante relaciona con el
monitoreo del entorno es cual de sus aspectos importantes se debe monitorear en forma regular. Una de las consecuencias positivas de la planeación estrategia es determinar la manera Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES como la organización realiza el monitoreo en sus entornos y como dicho proceso puede y debe ser mejorado. Monitoreo del Entorno y Fuerzas conductoras Al momento de conocer mas a fondo la observación de las fuerzas conductoras aprendemos dos lecciones básicas, la primera es que este conjunto individual de criterios puede evitar que una organización realice el monitoreo adecuado de aquellas áreas que se encuentran fuera de su foco de su concentración usual. La forma como opera el entorno interno ejerce impacto directamente en la satisfacción del cliente y es imperactivo que estos datos se registren con frecuencia. Organización de la información acerca del entorno Existe
un
sistema
de
búsqueda
de
información
estrategica propuesto por AAKER ( 1983) este es un sistema formal y simple de cinco pasos.
Dirigidos a identificar las
necesidades de información organizacional identificar las necesidades de información de la empresa, en especial para la siguiente fase de la planeación estratégica Generar una lista de fuentes de información que proporcione datos esenciales ( exhibiciones comerciales, publicación encuentro técnicos y clientes) Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES identificar a quienes participan en el proceso de monitoreo del entorno ( no tienen que ser miembros del equipo de planeacion Asignar tareas de monitoreo a varios miembros de la organización Almacenar y difundir la información Observación efectiva del entorno Todas aquellas empresas que mantienen un control adecuado de monitoreo así mismo continuo son ventajosas en relación a las otras de su misma especie. Toda la información debe
estar
registrada
con
progresos
potencialmente
importantes, deben contar con un costo de operación atractivo
para no perjudicar su economía y no verse
afectados por las grandes campañas
publicitarias de la
competencia. Proceso continuo El proceso de monitoreo debe ser continuo para la información apropiada a cerca de lo que esta ocurriendo o va ocurrir este siempre disponible, la planeación estratégica aplicada es una oportunidad mayor para una mejor utilización de estos datos, se debe aprender no solamente a recopilar Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES información relevante sin organizar, interpretar utilizar esa información para lograr el éxito estratégico. Consideración para su aplicación El involucramiento en gran escala debe comenzar lo mas pronto posible El involucramiento debe ser practico y llegar al máximo grado posible Debe haber tanta participación como sea posible en la tomas de decisiones a cerca del plan. La fase final de implementación implica la iniciación de varios planes de acción diseñados en los niveles unitarios y funcional y su integración en el nivel mas alto de la organización. A media que el plan estratégico ruede se debe revisar las formas mediante las cuales se han involucrado las personas en el proceso de la planeación. Dadas la duración de planeación y la presión de las operaciones actuales seria fácil que las personal olvidaran su involucramiento y compromiso “ No se debe permitir que esto suceda” . FORMULACION DE LOS OBJETIVOS Los objetivos son las especificaciones de los resultados que una institución desea alcanzar en un periodo
Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES determinado de tiempo. Los objetivos deben cubrir e involucrar a toda la organización.
CARACTERISTICAS • Cuantificables • Fijados para un periodo de tiempo • Factibles de lograrse • Estimulantes • Conocido, entendido • Flexible • Generados a través de procesos participativos • Relacionados con la misión y visión de futuro • Redactados con veracidad en infinitivo: den sensación de logro. EJEMPLOS: • Lograr el lanzamiento de una nueva carrera cada año. • Reducir los gastos operacionales en un 5% anual. • Incrementar anualmente en un 10% el nivel de satisfacción económica de los maestros de la institución. CLASES DE OBJETIVOS Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
TIEMPO LARGO PLAZO MEDIANO PLAZO CORTO PLAZO JERARQUIZACION GLOBALES AREAS INDIVIDUALES IMPACTO RUTINARIOS SOLUCION DE PROBLEMAS INNOVADORES ESTRATEGIAS Son las grandes acciones o caminos a seguirse para el logro de los objetivos de la instituci贸n y as铆 hacer realidad los resultados esperados. Nos permiten concretar y ejecutar los objetivos. Son la manera de como hacer realidad cada objetivo y cada proyecto. Se formulan respondiendo a las preguntas tales como: Educando para forjar un mejor futuro
CONSULTORES EN TECNOLOGIAS CONFIABLES
¿Qué debo hacer para alcanzar el objetivo? ¿Cuáles son las acciones fundamentales que se deben desarrollar para alcanzar el objetivo? Para cada objetivo se deberán formular por lo menos 5 estrategias. EJEMPLOS: • Establecer nuevas sucursales. • Desarrollar programas de promoción y publicidad. • Ejecutar campañas de concientización. • Concretar alianzas estratégicas. • Capacitar al personal docente y administrativo.
Educando para forjar un mejor futuro