luiz carvalho et al 2008_planeamento do exercício caf, recursos necessários e planeamento do follo

Módulo Modernização Administrativa / Qualidade nas Escolas

Planeamento do exercício Caf Recursos necessários Planeamento do follow-up Autores: Augusto Franco Fátima Simões Luiz Carvalho Maria Amélia Vasconcelos Maria Paula Tomaz Susana Camilo Oeiras, Novembro de 2008

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“ é perigoso estar certo quando o governo está errado ” Voltaire

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Sinopse

Pretende-se planear o exercício de uma auto-avaliação no Agrupamento de Escolas segundo o modelo Caf, versão 2006.

Delineou-se uma intervenção que perspectivasse o conhecimento mínimo do modelo e que, por outro lado, desse algumas garantias dela poder ser aplicada no curto prazo.

O trabalho está subdividido em três temas que o estruturam: 1. Planeamento do exercício Caf – justificação e objectivos (documento para divulgação inicial no agrupamento de escolas); planeamento detalhado das actividades e da comunicação (acção, responsáveis, meios e cronograma); 2. Recursos necessários – listagem da documentação a recolher nas escolas e a preparar (questionários, outros formatos); outros recursos (plano de formação, tempo, espaço, apoios, autoridade); 3. Planeamento do follow-up – actividades e comunicação; funções e responsabilidades dos órgãos de administração e gestão e da equipa de auto-avaliação

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Sumário Executivo O lançar de um processo de auto-avaliação no Agrupamento de Escolas prende-se com a necessidade de mobilizar as Comunidades Escolar e Educativa para a premência de execução alargada dum processo deste tipo na escola, jogando numa antecipação que só nos será benéfica em termos de conhecimento no sentido de uma melhoria sustentada (o Ministério da Educação já deu a entender que a realização de avaliações externas das escolas é um caminho em aberto e o universo das mesmas será avaliado num espaço de tempo de 4 anos, a partir de 2007 e está em curso).

Está-se a falar de iniciar um processo de auto-conhecimento orientado para a melhoria da qualidade, o de nos apercebermos da evolução a partir do elencar dos pontos fortes e daqueles que são susceptíveis de melhoria global, como se projecta a necessidade de envolver, gestão e colaboradores, num espírito de maior de responsabilização conjunta na organização.

Este processo de avaliação recorre ao uso da ferramenta Caf1, na versão de Novembro de 2006.

Deve, portanto, ser intenção do agrupamento de escolas pegar no exemplo do exercício de auto-avaliação da Assembleia de Escola, realizado em 2007, para catapultar e envolver os vários colaboradores num processo global, que se pretende fazer arrancar no ano lectivo de 2009-2010, caso haja conjugação de esforços dos vários órgãos de administração e gestão.

Esta questão de servir de exemplo através da auto-avaliação só vem reforçar a ideia de que a evidência das (boas) práticas da Assembleia de Escola em termos de imagem, a jusante, e dos processos e procedimentos que têm vindo a ser adoptados nos últimos anos, a montante, pode não ser real e deve ser objecto de melhorias assumidas e sustentadas, este o objectivo principal da realização do exercício de auto-avaliação.

As sinergias resultantes deste pequeno exercício de auto-avaliação poderão ser as suficientes para mobilizar as Comunidades Escolar e Educativa, que dele tem conhecimento.

Dadas as condições particulares de funcionamento de uma escola, nomeadamente quanto a todas as alterações impostas pelo Ministério da Educação, retirando grande parte da margem de manobra dos professores para gerirem e coordenarem tempos comuns de trabalho, vai depender muito da estratégia definida pelos órgãos de administração e gestão, principalmente pelo Conselho Geral e pela Direcção Executiva, no sentido de serem criados grupos anuais com horas cativas para a concretização duma auto-avaliação estruturada e conclusiva, a bem da organização.

Estas são condicionantes muito restritivas, com as quais temos que contar.

Este é um projecto-piloto e pretende-se que seja orientado pelos princípios definidos para a acção e actividade da escola, nomeadamente transparência, clareza, isenção e rigor.

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Caf – Common Assessment Framework, também designada por Estrutura Comum de Avaliação Curso de Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar – Oeiras 5

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Índice

conteúdos Tema 1

página -

Introdução

-

1

Plano Estratégico

-

3

Justificação e Objectivos

-

3

Âmbito da Auto-avaliação

-

4

Recursos a envolver

-

4

Metodologia

-

5

Papel dos diferentes actores

-

5

Cronograma de execução

-

6

Tema 3

-

Introdução

-

7

Listagem de documentos

-

8

Recursos

-

12

Tema 5 Introdução

13

Desenvolvimento

13

Conclusões

-

15

Referências

-

16

Anexos

-

Folheto de apresentação da Caf aos colaboradores

-

18 - 19

Folheto de apresentação da Caf à Comunidade Educativa

-

20 - 21

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Tema 1 Planeamento do exercício Caf: justificação e objectivos – documento de divulgação inicial à escola; planeamento detalhado das actividades e da comunicação (acção, responsáveis, meios e cronograma)

Introdução Há claramente benefícios para uma organização em se predispor a um processo de Auto-Avaliação

2

seja qual for o modelo que consideremos ab initio, se tivermos como ponto de partida

uma grande consciencialização dos órgãos de administração e gestão (Conselho Geral, Direcção Executiva, Conselho Pedagógico e Conselho Administrativo) e dos clientes internos para a necessidade de introdução de mecanismos auto-regulação de processos e de procedimentos que nos levem aos caminhos duma gestão total de qualidade (sensibilização para a mudança organizacional no sentido da melhoria continuada).

Numa organização complexa como é um agrupamento de escolas, neste caso uma escola-mãe com 2º e 3º ciclo e secundário e umas quantas escolas EB do 1º ciclo, das quais uma com Jardim de Infância, pensamos ser necessário, para além do envolvimento das pessoas e do desenvolvimento do sentido de pertença, uma estratégia dos vários órgãos de administração e gestão que leve através de directivas e nomeações executivas à criação da(s) equipa(s) de AA, com distribuição nos respectivos horários de tempos comuns de trabalho e que a participação dos inquiridos e entrevistados seja “ compulsiva “, o que não parece contrariar o espírito de uma “ colaboração voluntária e fidedigna” e é, no nosso ponto de vista e numa escola, uma forma de contornar “ delicadamente “ a resistência dos colaboradores e gestores intermédios.

Se muitas vezes intuímos as forças e fraquezas dos nossos processos e procedimentos, também é verdade que a análise introspectiva pode não ser suficiente (e não é, de todo), daí que um dos benefícios da AA seja, através das evidências, o reconhecermos o que de bem fazemos e detectar o que está mal feito, de modo a poder melhorar o funcionamento global, com eficiência e eficácia.

O caminho da AA também nos levará a um discurso contextualizado sobre os conceitos envolvidos em linguagem de “ escola “, tornando coerente a abordagem às propostas de melhoria que irão surgir, mais naturalmente, pensamos…

Admitimos ser fundamental que a organização reconheça os benefícios de enveredar por uma AA, de forma sistemática, pois só assim poderá tornar real uma qualquer melhoria organizacional com um custo/benefício/esforço pessoal adequado.

Avançada que vá uma primeira AA, se o processo de tomada de consciência dos benefícios da mesma pela organização for grande, mais rápido se caminhará para uma maior responsabilização

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Adiante designada de AA Curso de Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar – Oeiras 5

2 dos órgãos de administração e gestão e das estruturas intermédias, até mesmo por pressões vindas de baixo para cima.

A grande utilidade de se proceder a uma AA interna é a do envolvimento directo de um considerável número de pessoas que mais facilmente poderão sensibilizar os colegas, ganhando competências processuais e procedimentais que poderão transmitir, com custos financeiros mais adequados ao orçamento disponível de uma qualquer escola.

Seria mais cómodo encomendar uma auditoria a uma consultora externa, com os custos financeiros inerentes, mas o que é certo é que perder-se-ia o conhecimento directo dos processos desencadeados, com a agravante de a organização estar a tomar decisões fundamentadas em propostas de melhoria da consultora, que pouco ou nada conhece do funcionamento de uma escola, por exemplo; Que a auditoria externa é fundamental como processo de aferir os resultados de uma AA e as várias propostas de melhoria, estamos de acordo, ainda mais se considerarmos que se poderão tornar mais equilibrados os poderes e contra-poderes instalados na organização e se pensarmos exclusivamente na missão e projecto de futuro da mesma, apesar de ser sempre latente uma certa dose de factores políticos e sociais que indirectamente influenciarão as partes e o todo; Se conhecermos os processos e procedimentos da organização, imbuído do seu espírito de missão e perspectivando o seu melhor futuro, só ganhamos em desempenho e satisfação com o resultado de uma AA e do respectivo plano de melhorias, desde que estes sejam objectivos, racionais e, diríamos, “ utilitários “, pois aquilo que se pretende é o cumprimento de objectivos, eficiência e eficácia dos serviços e do nosso desempenho pessoal; Associar a TQM 3 à AA é uma decorrência natural do caminho que vem sendo percorrido pelos processos de avaliação que, já aplicados no privado, passaram a ser assumidos como uma necessidade pública de conhecimento, controlo e prossecução dos objectivos das organizações, nomeadamente para que a relação custo/benefício seja favorável, em simultâneo, para o cliente e para o cidadão.

Estão aqui envolvidas questões de ganho em cultura organizacional, de desempenho, de resolução de conflitos de interesse, de eficácia e eficiência, de estratégia e economia (de escala), suportada em indicadores e evidências.

A lógica que subjaz a esta relação da TQM com a AA é a que resulta do cruzamento entre os requisitos e processos da organização que correspondem (devem corresponder) à satisfação do cidadão/cliente, com um espírito de melhoria contínua assente num equilíbrio dinâmico das partes envolvidas ( pessoas, processos, relações internas e externas,…,).

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Total Quality Management Curso de Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar – Oeiras 5

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Levanta-se aqui a questão da eficácia duma AA, se quem manda se detém demasiado no controlo dos processos/operações em detrimento da valoração dos resultados, correndo-se o risco óbvio de falhar metas.

Estamos, portanto, prontos para aplicar um modelo de avaliação interna e vamos seguir a Caf 4 também conhecida por Estrutura Comum de Avaliação, na sua versão de 2006 e coordenada em Portugal pela Direcção-Geral da Administração e Emprego Público 5.

Plano Estratégico

Justificação e objectivos

O objectivo de lançar um processo de auto-avaliação no Agrupamento de Escolas prende-se com a necessidade de mobilizar as comunidades escolar e educativa para a premência de execução alargada deste processo, jogando numa antecipação que só nos será benéfica em termos de conhecimento (o Ministério da Educação já deu a entender que a realização de avaliações externas das escolas é um caminho em aberto e o universo das mesmas será avaliado num espaço de tempo de 4 anos, a partir de 2007 e elas estão aí…) e só daremos execução ao que já está legislado sobre o assunto na lei nº 31/2002, de 20 de Dezembro, que estatui o sistema de avaliação da educação e do ensino não superior.

Está-se a falar em iniciar um processo de auto-conhecimento orientado para a melhoria da qualidade, o de nos apercebermos da evolução a partir do elencar dos pontos fortes e daqueles que são susceptíveis de melhoria global, como se projecta a necessidade de envolver, gestão e colaboradores, num espírito de maior de responsabilização conjunta na organização.

Dadas as condições particulares de funcionamento de uma escola (de um agrupamento de escolas), nomeadamente quanto a todas as alterações impostas pelo Ministério da Educação, retirando grande parte da margem de manobra dos professores para gerirem e coordenarem tempos comuns de trabalho, vai depender muito da estratégia definida pelos órgãos de administração e gestão, principalmente pela Direcção Executiva, no sentido de serem criados grupos anuais com horas cativas para a concretização duma auto-avaliação estruturada e conclusiva, a bem da comunidade e esta é uma condição sine qua non da boa resolução do exercício de AA..

Estas são condicionantes muito restritivas, com as quais temos que contar.

Este é um projecto piloto no agrupamento de escolas.

A decisão de se lançar o agrupamento de escolas neste exercício de AA segundo o modelo Caf deve ser concertada entre os Presidentes do Conselho Geral (Conselho Geral Transitório) e a 4 5

Commom Assement Framework Adiante designada de DGAEP Curso de Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar – Oeiras 5

4 Direcção Executiva (Director) e o líder do projecto deve ser, na nossa óptica, um dos membros da Comissão Permanente do Conselho Geral.

Âmbito da auto-avaliação

A aplicação da AA segundo o modelo Caf vai abranger toda a organização, desde os órgãos de administração e gestão às estruturas intermédias, aos serviços de administração escolar, do pessoal docente ao pessoal não docente, aos clientes internos e aos cidadãos/clientes.

No sentido de melhor envolver as diferentes sensibilidades neste processo, pensamos que seria útil que cada órgão de administração e gestão procedesse a uma AA interna, seguindo os passos do cronograma delineado para a organização e que concluísse os seus trabalhos no tempo próprio para a equipa de auto-avaliação proceder à elaboração do relatório final.

Recursos a envolver Humanos: Deve ser constituída uma equipa de auto-avaliação 6 com sete elementos, entre os quais deve estar um membro do Conselho Geral, que coordena todo o processo de AA Caf, um assessor da Direcção Executiva, um membro do Conselho Pedagógico, um representante do pessoal auxiliar e um representante do pessoal administrativo, um representante dos professores e um representante dos alunos do ensino secundário.

Devem ser constituídas equipas de três elementos por cada um dos órgãos de administração e gestão, coordenada pelo representante do respectivo órgão na EAA.

Materiais:

Os recursos materiais estão disponíveis na medida em que esta actividade terá que estar contemplada no Plano Anual de Actividades do agrupamento de escolas, desde a sala de trabalho para a equipa, apesar de esta não ser específica e dedicada, ao material informático e de reprodução de documentos, aos locais de exposição de informação, etc.

Situações de excepção, para eventuais gastos extraordinários (por exemplo, painéis finais de divulgação dos resultados da auto-avaliação), serão expostas à Direcção Executiva, para garantir o seu despacho e execução, sem que se espere qualquer entrave.

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Adiante designada de EAA Curso de Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar – Oeiras 5

5 Metodologia

Planeamento e início do projecto: Desenvolvimento de formação para os membros constituintes da equipa de AA., na fase inicial para enquadramento sobre a Caf, numa fase intermédia para sistematização sobre o processo de auto-avaliação e a aplicação da metodologia prescrita, numa fase de desenvolvimento sobre os critérios e o preenchimento das grelhas de avaliação.

Diagnóstico: Recolha das evidências, sistematização e tratamento da informação.

Inquérito de satisfação dos colaboradores, com recolha, tratamento e análise dos dados.

Preenchimento das grelhas de avaliação em sessão(ões) da equipa de auto-avaliação.

O sistema de pontuação a utilizar é o “clássico”para os critérios de meios e o “avançado” para os critérios de resultados..

Elaboração de documento de síntese final.

Elaboração da proposta de plano de melhorias a introduzir.

Apresentação dos resultados: Em sessão extraordinária do Conselho Geral.

Divulgação na comunidade escolar, em suportes públicos, dos resultados da auto-avaliação e da proposta de plano de melhorias a introduzir e em formatos variados (papel, electrónicos,..., reuniões parcelares).

Aprovação do Plano de Melhorias.

Apresentação do Plano de Melhorias à comunidade educativa.

Implementação do Plano de Melhorias e respectiva inscrição no Plano Anual de Actividades.

Lançamento da próxima AA.

Papel dos diferentes actores

É previsível, são essas as orientações, que cada um dos elementos da equipa de autoavaliação vá divulgando e sensibilizando diferentes auditórios para o trabalho em curso, das vantagens inerentes a um exercício correcto e planeado da avaliação da organização onde se inserem e, não menos importante, para a necessidade de nos conhecermos melhor para mais e melhor fazermos.

Outras partes interessadas irão participar na medida da sua disponibilidade, directamente se assim o entenderem e através do inquérito de satisfação dos colaboradores, porque é esse o papel que desempenham.

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6 Cronograma de execução da AA

AUTO-AVALIAÇÃO Acções

Outubro 1 2

1.

Decisão de aplicação da CAF

8

2.

Designação do líder do projecto

8

3.

Apresentação do projecto à organização

13

3

4

Novembro

Dezembro

1

1

2

3

4

4.

Constituição da equipa de auto-avaliação (EAA)

5.

Acção de formação sobre CAF para a EAA e entrega à equipa dos documentos relevantes da organização

23

6.

Reunião da EAA para designação do líder da EAA; organização interna da equipa; identificação das partes interessadas da organização e dos produtos/serviços chave; esclarecimento de dúvidas).

30

7.

Reunião da EAA para elaboração dos modelos de questionário de satisfação* (DECAF)

30

8.

Aplicação dos questionários de satisfação aos colaboradores da unidade (DECAF)

4

9.

Tratamento dos questionários (DECAF)

18

31

30

7

7

14 14

10. Diagnóstico individual da organização (identificação dos pontos fortes, áreas de melhoria e pontuação)

20 20

14

11. Recolha de evidência complementares

4 29

12. Reunião de consenso da EAA para preenchimento da grelha de auto-avaliação final

4

11 11

13. Elaboração do relatório de AA (RAA) Janeiro 1 2

3

23 23

AUTO-AVALIAÇÃO Acções

2

3

Fevereiro 4

1

31

8

2

3

4

Março 1

2

3

4

14. Apresentação do RAA ao gestor de topo e aprovação do RAA pelo gestor de topo 15. Consulta das partes interessadas para efeitos de identificação das acções de melhoria (opcional) 16. Elaboração do plano de melhorias (PM) 17. Apresentação do PM ao gestor de topo

8

22 26

18. Sessão de apresentação dos resultados à organização

15

* Opcional. Cada organização decide individualmente se pretende aplicar questionários de satisfação durante a auto-avaliação. No caso dos projectos CAF/DECAF a aplicação deste tipo de questionário aos colaboradores da unidade avaliada constitui uma actividade sujeita a avaliação.

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7 Tema 3 Recursos necessários: listagem da documentação a recolher na escola e a preparar (questionários e outros formatos)

Introdução

A Caf corresponde a um processo de AA, que visa a melhoria contínua dos serviços prestados pelas organizações, procurando a excelência dos resultados e a promoção de uma cultura de qualidade, exigência e responsabilidade, que contribua para a satisfação dos seus clientes.

Obedece a uma determinada estrutura, que implica a constituição e organização de equipas, que terão a seu cargo a realização de tarefas específicas, partindo de objectivos e indicadores.

Além do planeamento detalhado do projecto, é necessário proceder à recolha de documentos relevantes, que contenham dados concretos e objectivos, que permitam analisar os níveis de eficácia e eficiência da organização, que corresponde à Escola.

A informação tem que ser fiável e proveniente das diversas áreas da organização, para ser analisada pelos membros das equipas de AA, através da aplicação de critérios e sub – critérios, que correspondem a determinadas pontuações. É fundamental a utilização de uma metodologia que pode recorrer à utilização de vários instrumentos:

Inquéritos; Entrevistas; Listas de verificação; Grelhas de avaliação; Elaboração de matrizes; Consulta de reclamações.

Aplicação de inquéritos à Direcção Executiva, Professores, Funcionários Administrativos, Pais/Encarregados de Educação, Alunos.

Entrevistas a coordenadores de projectos, responsáveis por serviços – Bar, Papelaria, etc.

Grelhas de observação que contenham registos sobre o desempenho dos serviços prestados na escola.

Lista de verificação para identificar os Stakeholders (partes interessadas, que podem influenciar a organização – clientes, funcionários.

Realização de matrizes que reúnam informação relevante – matriz de Stakeholders, que permite identificar as prioridades de cada uma das partes interessadas e os interesses que representam.

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8 Elaboração de matrizes – matriz da análise de Swot, através da qual se detectam pontos fortes e fracos.

Análise de reclamações feitas pelos utentes dos serviços e registadas no livro de reclamações, e enviadas por correio, fax, telefone, correio electrónico.

Listagem de documentos

Uma Organização funciona por processos constituídos por actividades e procedimentos, que envolvem diferentes níveis hierárquicos e oferecem um determinado produto, que no caso da Escola, corresponde ao ensino.

Gestão

Documentos que identificam a Organização e lhe conferem uma determinada autonomia:

Projecto Educativo de Escola (PEE) - define a Missão e Visão da Escola; Plano Anual de Actividades (PAA); Projecto Curricular de Escola (PCT), que contextualiza o currículo; Regulamento Interno (RI), que define o regime de funcionamento da Escola e dos órgãos de gestão e administração e os direitos e deveres da comunidade escolar; Orçamento.

O PEE e o PAA permitem a avaliação da Estratégia / Planeamento da Escola: neste processo as lideranças são uma peça fundamental.

Liderança de Topo

Liderança Intermédia

Órgãos de Gestão:

Estruturas de Orientação Educativa:

Conselho Geral (CG) Direcção Executiva (DE) Conselho Pedagógico (CP) Conselho Administrativo (CA)

Departamentos Curriculares (DC) Directores de Turma (DT) Delegados de Disciplinas (DD) Coordenadores de Cursos (CC)

Administração Global Chefe dos Serviços Administrativos (CSA) Coordenador dos Auxiliares de Acção Educativa (CAAE)

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9 Conselho Geral:

Convocatórias das reuniões – Ordem de Trabalhos; Plano Anual de Actividades; Relatórios de acompanhamento, execução e avaliação do PEE; Actas das reuniões.

Direcção Executiva:

Programa da DE; PEE; Plano Anual de Actividades; Delegação de competências; Distribuição do serviço – Professores e Pessoal não Docente; Constituição de turmas; Horários – Professores, Alunos, Pessoal não Docente; Atribuição de cargos; Horário de funcionamento dos serviços – Secretaria, Papelaria, Reprografia, Biblioteca, Centro de Recursos, Sala de Estudo, Bar, Refeitório; Divulgação da informação; Relatórios de monitorização do PEE e do PAA; Parcerias/ protocolos estabelecidos – Autarquia/ Escolas/Instituições/Outros; Relatórios da Inspecção; Reclamações; Actas das reuniões; Relatório de Actividades.

Conselho Pedagógico:

Convocatórias das reuniões – Ordem de Trabalhos; Planos de Formação propostos de acordo com as necessidades e actualização dos Professores e do Pessoal não Docente; Divulgação das informações e deliberações; Actas das reuniões; Relatório de Actividades.

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10 Departamentos Curriculares:

Convocatórias das reuniões – Ordem de Trabalhos; Plano Anual de Actividades; Coordenação das disciplinas que integram os Departamentos Curriculares; Divulgação da informação; Actas das reuniões; Relatório de Actividades.

Conselho Administrativo:

Projecto de orçamento; Gestão do orçamento privativo; Actas das reuniões; Relatórios de conta de gerência.

Directores de Turma:

Convocatórias das reuniões; Projecto Curricular de Turma; Apoios Educativos e de Enriquecimento Curricular; Actas das reuniões dos Conselhos de turma, Pais/ Encarregados de Educação, avaliação e disciplinares; Pautas; Relatório de Actividades.

Delegados de disciplina:

Convocatórias das reuniões; Plano Anual de Actividades; Planificações dos conteúdos programáticos; Critérios de avaliação; Instrumentos de avaliação; Actas das reuniões; Relatório de Actividades.

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11 Director de Curso:

Plano de Anual de Actividades; Protocolos com empresas para a realização dos estágios na áreas tecnológicas; Actas das reuniões; Relatório de Actividades.

Serviços de Psicologia e Orientação

Plano Anual de Actividades; Relatórios de acompanhamento dos alunos NEE 7; Testes de orientação; Reuniões com Encarregados de Educação; Acções de orientação com os alunos do 3º ciclo; Actas das reuniões.

Serviços Administrativos:

Mapas da contabilidade – balanços, balancetes; Documentos de Tesouraria – requisições de verbas, pagamentos, transferências; Organização de processos – Professores, Alunos, Pessoal não docente; Mapas de assiduidade de Professores e Pessoal não docente; Reclamações; Relatório de Actividades.

Pessoal não docente:

Planificação das actividades; Relatório de actividades Livros de ponto.

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Alunos com Necessidades Educativas Especiais Curso de Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar – Oeiras 5

12 Recursos

Materiais

Documentos

Equipamentos; Tecnologia de Informação e Comunicação; Material didáctico; Instalações; Stocks,

Mapas de ocupação de salas multimédia Biblioteca, Centro de Recursos, Sala de Estudo, Ginásios, Laboratórios; Inventários do material didáctico; Inquéritos sobre a utilização da (Biblioteca, Centro de Recursos, Sala de Estudo); Inquéritos sobre a prestação de serviços (Secretaria, Papelaria, Reprografia, Bar, Refeitório); Relatórios de inspecção de, gás, extintores, equipamento desportivo; Plantas do edifício; Plano de emergência.

Externos Parcerias/Protocolos; Fornecedores; Distribuidores.

Documentos Contratos com as empresa que prestam serviços; Certificados de qualidade das empresa que prestam serviços e fornecem bens; Facturas.

Após a recolha da documentação considerada relevante para avaliar a organização – Escola, é importante que os membros das equipas que realizam a AA, assim como todos os que nela trabalham tenham a garantia, da parte dos dirigentes, de que ninguém sofrerá consequências pelo facto de terem expressado a sua opinião ao longo de todo o processo.

A partir da recolha das evidências e do conhecimento dos elementos das equipas de AA é atribuída uma pontuação, tendo em conta a aplicação dos critérios e sub – critérios.

Serão avaliados os meios que dão a indicação dos resultados, do modo como a Escola actua.

As evidências recolhidas vão dar a possibilidade de verificar e registar as práticas de gestão.

Embora se deva ter em consideração o contexto em que as práticas ocorrem, é possível proceder à análise do que foi realizado nos diferentes sectores e das pessoas envolvidas no processo.

As evidências devem ser registadas, de preferência, de deforma quantitativa, recorrendo à utilização de gráficos e de tabelas, uma vez que a avaliação corresponde aos resultados obtidos em cada item.

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13 Tema 5 Planeamento do follow-up: actividades e comunicação; funções e responsabilidades dos órgãos de administração e gestão e da Equipa de auto-avaliação

Introdução

A apresentação dos resultados de uma AA é um momento muito importante no processo, pois deve envolver todos os elementos da Comunidade Educativa, para que todos possam tomar conhecimento do funcionamento do agrupamento de escolas, com base nos dados apurados, e participem também na solução dos problemas diagnosticados, através da implementação de um Plano de Melhorias.

Assim, sugere-se neste trabalho, que o Plano de Melhorias seja apresentado a toda a Comunidade Educativa porque a Escola, como um todo, só assim conseguirá reconhecer melhor os seus pontos fracos e tentará, de uma forma mais equilibrada e mais participativa, criar soluções para os seus problemas.

Desenvolvimento

A AA, desenhada segundo o modelo Caf tem a vantagem de detectar os pontos fracos e fortes da Organização.

Por outro lado, permite: A melhoria do sistema de gestão; A melhoria do conhecimento da organização, dos seus pontos fortes e áreas a melhorar; A Criação de indicadores de controlo de qualidade; Definição de estratégias; Partilha da informação; Sistematização das tarefas; Sensibilização para a gestão de qualidade.

A equipa de AA dá a conhecer os resultados da avaliação ao Conselho Geral e à Direcção Executiva, através da apresentação de um relatório, onde são feitas recomendações e é apresentado uma Proposta de Plano de Melhorias.

O Plano de Melhorias deve ser elaborado pela gestão de topo, com a colaboração das pessoas que têm posições importantes, do ponto de vista estratégico, para que a execução do plano tenha sucesso.

Este plano é constituído a partir dos resultados obtidos e deve definir objectivos que permitam alcançar, com eficácia e eficiência, as metas a atingir.

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14 O plano traduz-se na programação de um conjunto de acções de melhoria, em que se devem estabelecer prioridades, face aos objectivos da Escola, tendo em vista a satisfação dos seus cidadãos/clientes e clientes internos A gestão de topo estabelece as metas e designa os responsáveis pelas várias acções de melhoria.

O plano de melhorias tem um coordenador que lidera uma equipa.

Cada sector da escola deverá definir os seus planos de acção, baseados nesse plano.

Todos os que trabalham na escola deverão delinear os seus objectivos de modo a contribuírem para a melhoria dos resultados.

O plano deve ser monitorizado, para que se possam introduzir alterações. Assim, é muito importante a comunicação entre os responsáveis pela concretização das acções de melhoria e a gestão de topo.

A execução deste plano exige competência, motivação e envolvimento, por isso é essencial que seja conhecido por todos os elementos da escola.

A concretização do plano corresponde à última fase do processo e origina um novo ciclo de melhoria. É o ciclo de Deming, ou seja, o ciclo PDCA – planear, actuar, verificar e executar.

A comunicação dos resultados da AA é deveras importante, para não dizer fulcral para o sucesso do exercício..

Toda a comunidade educativa deve ter acesso a essa informação e a sua execução deverá contemplar determinados procedimentos.

Os órgãos que exercem a gestão de topo, Direcção Executiva, Conselho Geral, Conselho Pedagógico e Conselho Administrativo, deverão ter uma reunião com o gestor do processo de auto-avaliação para serem devidamente informados sobre os resultados obtidos e do plano de melhoria a aplicar.

Seguidamente dever-se-ão realizar reuniões com os órgãos de gestão intermédia, chefes de Departamentos Curriculares, Directores de Turma, Delegados de Disciplina e Coordenadores de Cursos, Chefe dos Serviços Administrativos, Coordenador dos funcionários Auxiliares de Acção Educativa.

Os alunos também deverão ter conhecimento da AA, através de uma reunião com os delegados/subdelegados das diversas turmas.

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15 Conclusões

A realização deste trabalho contribuiu, de uma forma eficaz, para aprendermos a importância e, simultaneamente, a necessidade dum processo de autoavaliação, para todos os serviços públicos e privados, na medida que nos permite ter um conhecimento do funcionamento da organização, que no nosso caso, se trata de um Agrupamento de Escolas.

Cada vez mais, é essencial promover e acompanhar a mudança.

A Escola tem que ter sempre presente a sua missão e procurar a satisfação dos seus clientes.

Os gestores devem empenhar-se na mudança e exercer uma liderança forte, com capacidade de visão.

Devem desenvolver estratégias de longo prazo, orientadas para a qualidade, fazer uma gestão por processos, procurando o envolvimento de todos, incentivando a formação, o desenvolvimento do conhecimento, das competências e capacidades, visando a melhoria contínua, para que toda a comunidade educativa fique satisfeita com os resultados obtidos.

Há que promover o empowerment, partilhar as boas práticas, fazer uma gestão correcta dos recursos, estar aberto à inovação, não recear a detecção de áreas em que seja necessário aplicar um plano de melhoria. É importante reorientar todos os esforços para a melhoria dos processos.

Esta visão confere uma nova dimensão ao desenvolvimento da qualidade.

A obtenção do sucesso passa pela promoção das mudanças, pela valorização dos recursos humanos e pela criação de um clima de confiança. É necessário apostar num trabalho orientado para a excelência, que irá permitir distinguir as organizações, através dos procedimentos que adoptam, considerando, sempre que a sua razão de ser passa pela satisfação dos seus cidadãos/clientes.

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16 Referências

Bibliografia

Carapeto, C e Fonseca, F, 2006; Administração Pública, modernização, qualidade e inovação Azevedo, A; Administração Pública, vida Económica, Edições Sílabo Orvalho, . Neto, S; Gestão de qualidade nas Escolas Venâncio, Isabel Maria e Otero, Agustin Godas; 2003; Eficácia e Qualidade na Escola, Edições Asa Alaiz, Vítor; Góis, Eunice e Gonçalves, Conceição,2003; Auto-avaliação de Escolas, Edições Asa Leandro, Ema Corrêa Mendes, 2002; Guião para a Auto-avaliação do Desempenho de escolas públicas do 2º e 3º ciclo do ensino básico e/ou do ensino secundário, com base no Modelo EFQM da Fundação Europeia para a Gestão de Qualidade, Instituto Nacional de Administração, Cadernos INA nº 3, 4 e Anexo Carvalho, Luiz, 2007; Relatório da auto-avaliação da Assembleia de Escola

Internet

Direcção-Geral da Administração e Emprego Público in www.dgaep.pt (consultado a 11 de Novembro de 2008)

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Anexos

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“Não há nada que não se consiga com a força de vontade, a bondade e, principalmente, com o amor.”

Cícero

Quais os critérios utilizados na avaliaç ão Caf? MEIOS

Gestão das Pessoas

Lide ra nça

Planeam ento e Estratégia

O que se espera dos colaboradores ?

Parcerias e Recursos

Do líder do projecto empowerment, motivação da equipa e mente aberta para os resultados do diagnóstico e para o plano de melhorias; do líder da equipa e da equipa de autoavaliação, espírito de equipa, dinamismo, motivação, envolvimento nas tarefas, responsabilidade e objectividade na pontuação dos critérios; dos colaboradores empenho e motivação para uma tarefa comum, consciência do papel a desempenhar no processo.

Vamos avaliar a organização e não as pe ssoa s.

Gestão dos Proc essos e da Mudanç a

Re sulta dos Re lativos às Pess oas Re sulta dos Orientados para os Cidadãos/clientes

Res ultados de D esempenho c have

ESTRUTURA COMUM DE AVALIAÇÃ O "

Impa cto na Sociedade

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE CARCAVELOS

APRENDIZAGEM E INOVAÇÃO

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE CARCAVELOS rua da escola secundária de carcavelos, 93 urbanização checlos 2779-510 Carcavelos

Líder do projecto Presidente do Cons elho Geral Líder da equipa de auto-avaliação Luiz Carvalho Equipa de auto-avaliação Augusto Franco Fátima Simões Maria Amélia Vasconcelos Maria Paula Tomaz Susana Camilo

Auto-avaliação na escola, segundo o modelo Caf

RESULTADOS

fax: 21 453 54 89 http://www.escarcavelos.edu.p t/ endereço de correio: ceesc@mail.telepac.pt

Líder da Equipa de Auto-Avaliação luiz carvalho

aos colaboradores

endereço de correio: luiz.carvalho@sapo. pt Plataforma Moodle: http://cne.fct.unl.pt/ , na página “ES Carcavelos”

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Como vamos trabalhar...

O que é a Caf? É o acrónimo de Common Assessment Framework e significa Estrutura Comum de A valiação. É uma ferramenta de diagnóstico e avaliaç ão voc acionada para os organismos públicos e que foi construída para ajudar as administrações públicas da UE a compreenderem e utilizar as técnicas de gestão da Qualidade, de modo a melhorarem o respectivo desempenho no caminho da excelência. A Qualidade Tot al não é uma meta mas um processo de melhoria contínua.

Para que vai servir a Caf?

Onde vamos aplicar a Caf?

Vai servir, por ex emplo, para:

A Caf vai ser aplicada aos órgãos de administração e gestão do agrupamento de escolas, a todas as estruturas intermédias (departamentos curriculares, grupos disciplinares, serviço de psicologia e orientação, coordenação de directores de turma,...), aos serviços administrativos, ao refeitório e bufetes de alunos e professores, biblioteca e centro de recursos, centro de cópias, central telefónica, portaria e pavilhão gimnodesportivo.

Obter um diagnóstico baseado em pontos fortes, em pontos suscept íveis de melhoria, em que momento nos encontramos como organização e apresentar uma proposta de acções de melhoria.

Revelar a percepção dos clientes / cidadãos em relação ao agrupamento de escolas, incrementar a mobilização interna para a mudança e desenvolver o sentido de auto-responsabilização dos colaboradores, a sua percepção e opinião.

Conhecer o nível de satisfação dos colaboradores, as suas competências actuais e necessidades fut uras.

Construir processos de melhoria cont ínua sustentados no diagnóstico realizado.

Conhecer o sistema de informação, de abertura a novas ideias e transparência da organização.

De que recursos vamos nec essitar?

Quais os objectivos da Caf? Identificar as áreas de intervenção para efectuar melhorias.

Melhorar o desempenho dos serviços prestados.

Partilhar boas práticas.

Introduzir os princípios da Qualidade Total nos serviços públicos.

A valiação participada por colaboradores e clientes / cidadãos.

Conhecer os canais internos de disseminação em cascata da informação, como são geridos, sistemas de troca de informação, gestão e armazenament o.

Conhecer como são geridos os recursos materiais, instalações escolares, gestão de recursos energéticos, acessos adequados às instalações pelos colaboradores e utentes.

Iniciar um processo de avaliação de resultados relativos a cidadãos, relativos aos serviços prestados e resultados de desempenho chave.

Materiais: Sala de trabalho e reuniões, computador, impressora, material de escritório, fotocopiadora e tecnologias de informação e comunicaç ão.

Humanos: Líder do projecto Líder da Equipa de Auto-avaliação Equipa de Auto-avaliação Colaboradores da organização Técnicos de informática

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“Não há nada que não se consiga com a força de vontade, a bondade e, principalmente, com o amor.”

Cícero

Quais os critérios utilizados na avaliação Caf? MEIOS

Gestão das Pessoas

Lide ra nça

Planeam ento e Estratégia

O que se espera dos colaboradores, da equipa de AA e das lideranças?

Parcerias e Recursos

Auto-avaliação na escola, segundo o modelo Caf

RESULTADOS

Gestão dos Proc essos e da Mudanç a

Re sulta dos Re lativos às Pess oas Re sulta dos Orientados para os Cidadãos/clientes

Res ultados de D esempenho c have

ESTRUTURA COMUM DE AVALIAÇÃ O "

Impa cto na Sociedade

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE CARCAVELOS

APRENDIZAGEM E INOVAÇÃO

Vamos avaliar a organização e não as pessoas...

Espírito de equipa Colaboração e empenho Disponibilidade Rigor Isenção

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE CARCAVELOS rua da escola secundária de carcavelos, 93 urbanização checlos 2779-510 Carcavelos

Das lideranças, orientação e espírito aberto.

Líder do projecto Presidente do Cons elho Geral Líder da equipa de auto-avaliação Luiz Carvalho Equipa de auto-avaliação Augusto Franco Fátima Simões Maria Amélia Vasconcelos Maria Paula Tomaz Susana Camilo

fax: 21 453 54 89 http://www.escarcavelos.edu.p t/ endereço de correio: ceesc@mail.telepac.pt

Líder da Equipa de Auto-Avaliação luiz carvalho

À Comunidade Educativa

endereço de correio: luiz.carvalho@sapo. pt Plataforma Moodle: http://cne.fct.unl.pt/ , na página “ES Carcavelos”

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Como vamos trabalhar...

O que é a Caf?

Para que vai servir a Caf?

Onde vamos aplicar a Caf?

Identificar áreas de intervenção para uma melhoria.

Revelar o nível de sati sfação dos colaboradores e dos clientes com a escola.

Melhorar o desempenho dos serviços pre stados.

Partilhar as boa s práticas. (benchlearning) É uma ferramenta de diagnóstico, avaliação e pontuação das organizações públicas.

Elaborar o relatório de auto-avaliação e uma proposta de Plano de Melhorias.

Pontuar a organização.

Dar a conhecer à comunidade educativa os re sultados da auto-avaliação.

Quais os objectivos da Caf?

Comparar a escola com outras organizações similares. (benchm arking) Realizar um Plano de Melhorias.

Na escola, a todos os órgãos, estrutura s e serviços e queremos saber a opinião dos colaboradores e dos clientes.

Introduzir os princípios da Qualidade Total.

Avaliação participada por colaboradores e clientes.

Fazer o diagnóstico da escola.

Detectar pontos forte s e pontos que podem ser melhorados.

Promover um melhor conhecimento da escola como organização.

Servir de instrumento de gestão para a qualidade.

Elaborar uma proposta de Plano de Melhorias.

Induzir processos de melhoria contínua.

Criar condiçõe s para a si stemática realização do exercício de auto-avaliação.

De que recursos vamos necessi tar?

Materiais: Sala de trabalho e reuniões, computador, impressora, material de escritório, fotocopiadora e tecnologias de informação e comunicaç ão.

Humanos: Líder do projecto Líder da Equipa de Auto-avaliação Equipa de Auto-avaliação Colaboradores da organização Técnicos de informática

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