luiz carvalho et al 2008_estruturação de uma contabilidade analítica - obtenção do custo de uma

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Módulo Contabilidade Pública Aspectos Gerais/POC Educação Nova Gestão

Estruturação de uma Contabilidade Analítica – obtenção do custo de uma actividade escolar

augusto franco, fátima simões, luiz carvalho, mª. amélia vasconcelos, mª. paula tomás, susana camilo

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Índice

conteúdos

página

Introdução

3

Objectivos

4

Metodologia

4

Enquadramento Legal

5

Contabilidade Analítica

6

Tarefas/Classificação

8

Mapas: Despesas

11

Receitas

11

Imputações

12

Amortizações

12

Finais

13

Conclusões

14

Bibliografia

16

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Introdução

No âmbito do módulo de Contabilidade Pública – Aspectos Gerais/Poc – Educação – Nova Gestão, orientado pela Dra. Odete Ferreira Carvalho, inserido no Curso de Valorização Técnica Orientado para a Administração Escolar, foi proposta a estruturação de uma contabilidade analítica referente a uma actividade escolar.

A actividade seleccionada foi uma peça de teatro integrada no Projecto Educativo de Escola e no Plano Anual de Actividades.

O trabalho pretende descrever todas as tarefas relacionadas com o projecto até à exibição da peça. Para a sua exequibilidade torna-se necessário um tratamento de “custos e proveitos” indispensável para planear, orçamentar, gerir e rentabilizar a actividade de forma a aprovar a sua viabilidade. Assim, construir-se-á a respectiva contabilidade analítica.

Far-se-á um estudo de custeio básico por antecipação (previsão de custos) que servirá como referência orçamental para a realização de actividades futuras similares.

O objectivo não é apresentar um trabalho de conhecimentos técnicos e científicos profundos, uma vez que não possuímos formação na área, mas sim compilar alguns instrumentos que poderão servir futuros utilizadores, enquanto agentes da Administração Escolar.

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Objectivos



Analisar a importância da Contabilidade Analítica;



Descrever todas as tarefas inerentes à actividade;



Distribuir por cada tarefa os respectivos classificadores;



Distribuir por cada tarefa o respectivo valor;



Proceder à imputação dos custos e dos proveitos do projecto;



Comparar os proveitos com os custos directos;



Proceder a amortizações quando aplicável;



Analisar a viabilidade do projecto;



Calcular o custo por aluno participante;



Calcular o custo da prestação de serviço aos utentes do espectáculo.

Metodologia



Estruturação e planificação do trabalho;



Divisão de tarefas;



Consulta de legislação;



Leitura e análise de bibliografia;



Partilha da informação obtida através de correio electrónico, telefone e reuniões;



Reuniões para análise, discussão e reflexão do trabalho produzido por todos os elementos que integram o grupo;

 Reformulação do trabalho para elaboração do produto final;  Reflexão conjunta dos resultados obtidos.

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Enquadramento Legal

A necessidade de uma gestão eficaz veio demonstrar a importância da Contabilidade Analítica dos serviços públicos e privados, possibilitando a recolha de dados sectoriais e nacionais, em termos qualitativos e quantitativos, proceder a revisões e alterações, propiciar procedimentos mais adequados, permitindo instrumentos de previsão e análise mais correctos para os gestores.

Em Portugal, em Fevereiro de 1977 foi publicado o primeiro Plano Oficial de Contabilidade – POC/77, que ao longo do tempo foi alterado por diplomas legais.

As especificidades e a diversidade dos serviços na área da educação, sobretudo, nas Escolas, justificaram a existência de um plano para o sector da Educação, garantindo a consolidação das contas e a adopção de regras coerentes e clarificadoras.

Assim, surgiu o POC para a Educação, através da Portaria nº 794/2000, de 20 de Setembro, criando condições para a existência de uma Contabilidade Pública moderna, (orçamental, patrimonial e analítica), tornando-se um instrumento essencial para os órgãos de gestão.

Posteriormente, o Decreto-Lei nº26/2002 vem estabelecer o regime jurídico dos códigos de classificação económica das receitas e das despesas públicas, bem como a estrutura das classificações orgânicas aplicáveis aos organismos que integram a administração central.

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Contabilidade Analítica A Contabilidade Analítica é um sistema de informação de gestão que visa medir e analisar proveitos, custos e resultados.

De acordo com a Portaria supra citada “ a contabilidade analítica é um sistema obrigatório e tem como objectivos: a) A obtenção e justificação do custo (…) b) Obter informação do valor dos custos dos serviços públicos (..) comparar os proveitos directos com os custos directos e os proveitos directos com os custos totais (…) c) Calcular os custos proveitos e resultados d) Apoiar a adopção de decisões (..) de prestação de serviços e) Justificar a aplicação de receitas provenientes de entidades externas f) (…) g) Analisar a eficiência na utilização dos recursos financeiros públicos, obtendo-se informação se os objectivos previstos foram alcançados (…) h) Proporcionar ao gestor do ente público informação adequada que permita elaborar indicadores de eficiência eficácia e economia (…) i) Proporcionar informação adequada que permita a elaboração do mapa de demonstração de custos por actividade 1 Assim, pretende medir a conformidade do desempenho com os planos definidos – eficácia, bem como a detecção de desvios e avaliação da utilização dos recursos – economia e eficiência. Deste modo, imprimir correcções numa actividade análoga a desenvolver no futuro.

A Contabilidade Analítica corresponde à classe 9 do POC-E, contabiliza o ano lectivo, não coincidente com o exercício económico.

Serão analisados: Custo – valor dos recursos utilizados na obtenção de um objectivo; Proveito – valor produzido ou criado (riqueza); Custos Directos – valores directamente veiculados à actividade; a sua imputação é directa; Custos Indirectos – valores que não estão directamente veiculados à actividade; obrigam à utilização de critérios de repartição.

1

Capítulo 2.8 POC-Edu, Portaria nº 794/2000 de 20 de Setembro Página 6 de 16 augusto franco, fátima simões, luiz carvalho, mª. amélia vasconcelos, mª. paula tomás, susana camilo

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Classificação económica das despesas públicas 2 Agrupamentos Subagrupamentos Rubricas 01.00.00 Despesas com pessoal 02.00.00 Aquisição de bens serviços 03.00.00 Juros e outros encargos 04.00.00 Transferências correntes 05.00.00 Subsídios 06.00.00 Outras despesas correntes 07.00.00 Aquisição de bens de capital 08.00.00 Transferências de capital 09.00.00 Activos financeiros 10.00.00 Passivos financeiros 11.00.00 Outras despesas de capital 12.00.00 Operações extra-orçamento

Classificação económica das receitas públicas 3 Capítulo Grupo Artigo 01.00.00 Impostos directos 02.00.00 Impostos indirectos 03.00.00 Contribuições para a segurança social, a caixa geral de aposentações e a ADSE 04.00.00 Taxas, multas e outras penalidades 05.00.00 Rendimentos da propriedade 06.00.00 Transferências corrente 07.00.00 Venda de bens e serviços correntes 08.00.00 Outras receitas correntes 09.00.00 Venda de bens de investimento 10.00.00 Transferência de capital 11.00.00 Activos financeiros 12.00.00 Passivos financeiros 13.00.00 Outras receitas de capital 14.00.00 Recursos próprios comunitários 15.00.00 Reposições não abatida nos pagamentos 16.00.00 Saldo da gerência anterior 17.00.00 Operações extra-orçamentais

2 3

Segundo o Dec. Lei 26/2002 de 14 de Fevereiro -Idem Página 7 de 16 augusto franco, fátima simões, luiz carvalho, mª. amélia vasconcelos, mª. paula tomás, susana camilo

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Tarefas /Classificação As tarefas a realizar na prossecução do projecto podem dividir-se, grosso modo, em quatro grandes fases: 1ª Fase: Concepção e Organização do projecto 2ª Fase: Ensaios 3ª Fase: Peça em Cena 4ª Fase: Encerramento do projecto

1ª Fase: Concepção e Organização do projecto Tarefa Escolha dos responsáveis pela peça: i) Director (professor responsável - índice 245) ii) Encenador (professor com formação em Teatro - índice 205) iii) Técnico de Luzes e Som (contratado) iv) Pessoa que trata dos cenários (professor - índice 188) Reunião com o Conselho Executivo para nomeação do professor do C.E. responsável pelo Grupo de Teatro (vice-presidente 1hora semanalx10meses) Trabalhos de pesquisa da peça (alunos e responsáveis) Escolha da peça de acordo com objectivos escolares anteriormente definidos Verificação ou alteração/adaptação do texto Selecção de alunos para integrarem o elenco da Peça (20 alunos) Estudo da publicidade a contratar Divulgação do Projecto na Escola e Comunidade envolvente Afectação de espaços físicos (sala) para o Grupo Afectação de um computador para o Grupo Contactos com instituições para a aquisição de guarda-roupa e outros acessórios Contacto com entidades a publicitar o Projecto e a solicitar apoios (Câmara, Junta de Freguesia, Empresas de Média e Grande Dimensão e Associações locais nomeadamente Associações de Ocupação de Tempos Livres e Terceira Idade, Rádio e Jornal local) Obtenção de patrocínios públicos e privados Elaboração de brochura/ programa de teatro

Classificador

01.01.03 01.01.05 01.01.07

02.02.01 02.01.20

02.02.09

08.01.99 02.02.17

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2ª Fase: Ensaio Tarefa Ensaios (4 horas semanais do horário do professor)

Contrato com técnico de animação, técnico de voz, conforme as necessidades da peça Levantamento das necessidades do guarda-roupa, maquilhagem, adereços, cenários, som e luzes e respectiva obtenção Deslocações necessárias a essa obtenção Prova e verificação do guarda-roupa

Emendas e ajustes no guarda-roupa Aulas de dança, de projecção de voz e de representação

Classificador 01.01.03 01.01.05 01.01.07 01.02.07 02.01.07 02.01.20 02.02.10 01.01.03 01.01.05 01.01.07 02.01.20 01.01.07

3ª Fase: Peça em Cena Tarefa Transporte do guarda-roupa, cenários e outros adereços Verificação das condições da(s) sala(s) onde será representada a peça Verificação da necessidade da realização de um contrato de seguro Emissão de bilhetes pagos e convite Venda dos bilhetes Distribuição dos convites Requisição dos transportes necessários Verificação da necessidade de refeições para o(s) dia(s) do espectáculo Montagem de cenários, luzes e som Ensaio geral da peça, com formato final a apresentar Últimas alterações e ajustes Dia (s) do espectáculo Florista

Classificador 02.02.10 01.01.03 02.02.12 02.02.17 07.02.08 01.01.03 01.01.05 01.02.07 01.01.03 01.01.05 01.01.07 02.01.15

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4ª Fase: Encerramento do projecto Tarefa Desmontagem de aparelhagens de som e iluminação e eventual transporte Desmontagem dos cenários e respectiva entrega Limpeza do guarda-roupa Devolução do guarda-roupa Limpeza e arrumação da sala de espectáculo Pagamento de despesas (florista, águas, bombeiros, segurança policial,...)

Conclusão da contabilidade do evento e determinação de saldo final Arquivo de documentos e de materiais Elaboração do relatório final e entrega no Conselho Executivo

Classificador 01.02.07 02.02.02 02.02.10 02.02.02 02.02.18 01.01.03

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Mapas Despesas Classificador Designação 01.00.00 Despesas de Pessoal 01.01.00 Remunerações certas e permanentes 01.01.03 Pessoal do quadro 01.01.05 Pessoal além quadro 01.01.07 Pessoal em regime de tarefa ou 01.02.00 Abonos variáveis ou eventuais 01.02.06 Formação 01.02.07 Colaboração técnica especializada 02.00.00 Aquisição de bens e serviços 02.01.00 Aquisição de bens 02.01.01 Matérias-primas e subsidiárias 02.01.04 Limpeza e higiene 02.01.05 Alimentação refeições 02.01.15 Prémios, condecorações e ofertas 02.01.20 Material de educação, cultura e 02.02.00 Aquisição de serviços 02.02.01 02.02.09 02.02.10

Encargos das instalações Comunicações Transportes

Valor

7.293,72 € 5.543,72 €

Limpeza e arrumação da sala de espectáculo

1.750,00 € 550,00 € 1.200,00 €

2.618,34 €

Aulas de dança e colocação de voz

934,00 € 234,00 € 234,00 € 320,00 € 68,00 €

78,00 € 1.684,34 € 985,34 €

Empresa de Luz e Som

Alguns Tecidos e pinturas de rosto

375,00 € 260,34 € 350,00 €

699,00 € 02.02.12 02.02.17 02.02.18 02.02.20

Seguros Publicidade Vigilância e Segurança Outros trabalhos especializado

120,00 € 225,00 € 125,00 € 229,00 €

Cabeleireira e Maquilhagem

Receitas Classificador 07.00.00 07.02.00 07.02.08

Designação Vendas de bens e serviços Serviços Serviços socias, culturais e desporto

08.00.00 08.01.01 08.01.99

Outras receitas correntes Outras Outras

Valor

1.650,00 € 1.650,00 €

7,5€x220lugares

1.650,00 €

1.250,00 € 1.250,00 € 1.250,00 €

Câmara: 750€ Outras Entidades 450€

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Imputações

Imputação da Ocupação dos Docentes Vencimento

01.00.00 01.01.00 01.01.03 01.01.03 01.01.05 01.01.05 01.01.05

Prof C.Ex. Director Encenador Cenógrafo Funcionário

Indice 245 1h sem/35h=O,028

Valor %

2.165,14 € 1.811,65 € 1.661,41 € 1.661,41 € 450,00 €

2,80% 11,4% 11,4% 2,8% 11,4%

Indice205 4h sem/35h=11,4%

Nº meses

Valor em Euros

10 10 10 10 10

5.543,72 € 606,24 € 2.065,28 € 1.894,01 € 465,19 € 513,00 €

Indice 188 1h sem/35h=O,028

Indice 188 4h sem/35h=11,4%

Imputação das Comunicações/Internet/Fotocópias 02.02.00 02.01.09 Fotocópias 02.02.09 Tel/Fax/Internet

Valor

Valor %

Nº meses

7.835,00 € 5.182,00 €

0,2% 0,2%

10 10

4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h 0,075x0,25=2%

Valor em Euros 260,34 € 156,70 € 103,64 € Valor aproximado por defeito

Amortizações

Amortização da sala,espaços comuns e computador 02.02.00 02.02.01 Esp. Comuns 02.02.01 Ocupação sala 02.01.20 Computador 6x10^6x2,5%x10/100/10 Aquisiçãoxamortizaçãoxsalaxmês =1500€ mês 4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h

Valor

Valor %

Nº meses

1.500,00 € 150,00 € 750,00 €

0,8% 7,5% 2,0%

10 10 10

6x10^6x2,5%x1/100/10 Aquisiçãoxamortizaçãox salaxmês =150€ mês 4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h

Valor em Euros 375,00 € 112,50 € 112,50 € 150,00 € 4,5h/60=0,75=7,5% 3x90mn=4,5h 12hx5dias=60h 0,075x0,25=2% 25% depreciação anual

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Quadros Finais

CENTRO DE CUSTOS Custos Classificador

Designação 01.00.00 Docentes e outro Formadores e Técnicos Bens 02.00.00 Serviços Serviços Totais

Directos 1.750,00 € 934,00 € 699,00 € 3.383,00 €

Indirectos Reais 5.543,72 € 5.543,72 € 1.750,00 € 934,00 € 699,00 € 985,34 € 985,34 € 6.529,06 € 9.912,06 €

CENTRO DE PROVEITOS Proveitos Classificador

07.00.00 08.00.00

Designação Bilhetes Transferência Orçamental Donativos Totais

Directos 1.650,00 € 483,00 € 1.250,00 € 3.383,00 €

RESULTADOS Custo Real 9.912,06 €

Proveitos Resultado 3.383,00 € ‐ 6.529,06 €

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Conclusão

A escolha desta actividade para a elaboração do trabalho, decorreu do facto de algumas Escolas dos elementos do grupo terem um Grupo de Teatro. Assim, poderá constituir uma base de análise futura para a execução de projectos semelhantes.

Esta “contabilidade analítica” feita, como se referiu no início, por antecipação, pode assumir-se como orçamento de custos e proveitos previstos, que aqui, propositadamente, não foram contemplados.

A não existência de custos e proveitos previstos, bem como a de um orçamento préestabelecido, surgiu por a iniciativa da “Peça à Cena” ser anterior e independente de orçamento disponível.

Os custos reais do projecto são de 9 912,06€, dos quais 3 383,00€ são custos directos e 6529,06€ são custos indirectos. Fizemos coincidir os proveitos com os custos directos pois estes são aqueles que necessariamente têm que ser pagos. Embora o resultado real obtido seja manifestamente negativo, podemos imputá-lo ao serviço prestado à comunidade com a oferta de dois espectáculos gratuitos além do já contabilizado como pago. Assim, apresenta-se o quadro abaixo com os cálculos dos custos referentes aos alunos participantes na actividade e os imputados ao serviço prestado à comunidade.

Custo real

Proveitos

Prestação de serviço à comunidade

Custo por aluno participante

Custo por utente do espectáculo (2x 220=440)

9 912,06€

3 383,00€

6 529,06

3 383,00/20=169,15€

6 529,06/440=aprox. 15€

Do cálculo apresentado conclui-se que o custo por cada aluno participante no projecto ao longo de 10 meses é de 169,15€, valor que nos parece razoável e aceitável para uma iniciativa desta envergadura. O custo imputado a cada utente dos espectáculos gratuitos é de aproximadamente 15€, valor também espectável.

Em casos futuros com custos reais mais elevados, para minorar os desvios finais, há sempre a possibilidade de levar a “Peça à Cena” com mais um ou dois espectáculos pagos, ou eventualmente recalcular o preço da venda dos bilhetes.

Parece-nos, portanto, que o projecto, embora com custos reais finais que nos surpreenderam, pode ser viável e quando necessário auto custear-se.

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Concluímos que a elaboração deste trabalho permitiu-nos um estudo e aproximação das particularidades da contabilidade pública, concretamente do POC-Educação, assuntos e matérias para alguns de nós totalmente desconhecidas.

Esperamos que este trabalho possa contribuir com algumas modestas ferramentas que nos permitirão uma perspectiva utilitária futura, quando numa das nossas escolas surgir a iniciativa “Peça à Cena”.

Apesar da matéria em causa ser extremamente técnica e exigir uma formação específica, ficámos despertos para abordar esta temática com outro olhar, tendo sempre como indicadores o rigor e a transparência que as contas públicas devem merecer.

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Bibliografia

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Cravo, Domingos; Carvalho, João; Fernandes, Orlando; Silva, Susana; POC-Educação (Explicado), Editora Rei dos Livros, 2002.

Carvalho, João Baptista da Costa; Martinez, Vicente Pina; Pradas, Lourdes Torres; Temas de Contabilidade Pública, Editora Rei dos Livros, 1999.

Lamelas, José Pereira; Sistema Uniforme de Contabilidade Analítica, Vislis Editores, 2004; 1ª edição.

Portaria nº 671/2000 (2ª série).

Decreto-Lei nº 232/97 e 3 Setembro.

Decreto-lei nº 26/2002 de 14 de Fevereiro.

Portaria nº 794/2000 de 20 de Setembro.

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