LEAN HEALTHCARE: APRENDA COMO IMPLEMENTAR ESSE SISTEMA DE GESTÃO!
SUMÁRIO INTRODUÇÃO 3 O QUE É LEAN HEALTHCARE? 6 7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE 10 COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO? 16 CONCLUSÃO 22 SOBRE A LURE CONSULTORIA 24
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO Como gestor, sua maior preocupação certamente é melhorar o desempenho da sua empresa. Para fazer isso, você precisa das ferramentas certas, ou seja, sistemas e processos eficientes. Neste e-book, você vai aprender mais sobre o sistema Enxuto aplicado às empresas de Saúde, que chamamos de Lean Healthcare. Entre as muitas vantagens que ele proporciona, as principais são: ʝʝ Aumento nos lucros; ʝʝ Redução nos custos; ʝʝ Maior produtividade; ʝʝ Melhor organização.
4
INTRODUÇÃO
Porém, antes de conseguir estes resultados surpreendentes, você precisa entender a fundo o que é o Lean Healthcare; quais são os elementos básicos que o constituem e como ele pode ser implementado na prática. Quer saber mais? Então, confira os próximos capítulos. 5
1. O QUE É LEAN HEALTHCARE?
O QUE É LEAN HEALTHCARE?
1.
O QUE É LEAN HEALTHCARE? Talvez, você já tenha ouvido falar da filosofia de gestão Lean — ou Enxuta. De acordo com ela, existem sete tipos gerais de desperdício: excesso de produção, excesso de processamento, tempo de espera, transporte, estoque, movimentação e defeitos. O conceito básico por trás desta filosofia, portanto, é reduzir ao máximo os desperdícios. Para fazer isso, a gestão tem o papel estratégico de identificar e desenvolver apenas projetos, processos e produtos que vão agregar valor ao cliente. Dessa forma, é possível conseguir resultados melhores por meio de um aproveitamento otimizado dos recursos disponíveis. Mas atenção: o cliente é o centro do negócio na filosofia Lean.
7
O QUE É LEAN HEALTHCARE?
Enquanto isso, o Lean Healthcare é um sistema de gestão desenvolvido a partir da filosofia Lean — aplicando seus conceitos e práticas à área da saúde. Ele pode ser implementado em hospitais, clínicas, indústrias farmacêuticas, laboratórios de análises clínicas, entre outras. O Lean Healthcare representa uma grande oportunidade de avanço e de melhoria, especialmente no caso dos hospitais. O hospital, geralmente, não é visto como uma empresa de verdade e fica preso ao modelo de gerenciamento tradicional, o qual não é eficiente do ponto de vista financeiro ou operacional. Assim, ele sofre com os problemas que são fomentados pelas falhas deste modelo.
8
O QUE É LEAN HEALTHCARE?
Fazer a transição para o modelo Lean pode eliminar muitos dos problemas mais comuns encontrados no hospital e em outras empresas da área de saúde. Alguns exemplos específicos de situações que o Lean Healthcare pode eliminar (e que, talvez, o seu negócio esteja enfrentando agora mesmo) são: ʝʝ Demora no atendimento; ʝʝ Erros de comunicação interna e externa; ʝʝ Baixa qualidade no trabalho causado por falta de capacitação de pessoal; ʝʝ Perda de suprimentos devido ao mau uso ou à estocagem inadequada. Graças aos benefícios que o sistema Lean Healthcare traz para o desempenho do negócio, ele já está sendo utilizado de maneira ampla em clínicas e hospitais dos EUA, do Canadá, da Inglaterra e da Austrália. No Brasil, por outro lado, esse sistema ainda não é tão difundido. É uma novidade que representa uma vantagem competitiva para quem fizer a implementação de forma bem-sucedida.
9
2. 7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE
7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE
2.
7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE Nós já dissemos e repetimos que o Lean Healthcare traz muitos benefícios e permite melhorar o desempenho do seu hospital. Agora, você deve estar esperando por mais detalhes sobre as vantagens deste sistema. Então, aqui vai uma lista com sete bons motivos para implementar o Lean na sua empresa da área de saúde.
OFERECER UM SERVIÇO DE MELHOR QUALIDADE Com o Lean Healthcare, ocorre uma padronização documentada dos processos. A padronização permite obter resultados melhores de maneira consistente, o que favorece a qualidade do serviço prestado.
11
7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE
Um exemplo prático da relação entre padronização e qualidade são as normas ABNT e ISO. Por meio de determinações claras e bem específicas para a produção de diversos itens, estas normas conseguem assegurar que estes produtos vão atender a exigências mínimas de qualidade. Vale a pena ressaltar que a melhoria na qualidade ocorre simplesmente com desenvolvimento de estratégias, otimização de processos e treinamento da equipe. Ou seja, o Lean Healthcare não implica em investimentos com expansão da empresa.
REDUZIR OS CUSTOS Ao eliminar desperdícios, você pode cortar significativamente os custos que não agregam valor ao negócio. As principais áreas em que observamos redução são a compra de materiais, aluguel de espaço físico e despesas trabalhistas. Quer saber o quanto a sua instituição pode economizar com a implementação do Lean Healthcare? Então, pode começar riscando os gastos com horas extras da equipe. Elas se tornam desnecessárias quando o fluxo de trabalho é otimizado.
12
7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE
REDUZIR O TEMPO Quando falamos em recursos, a maioria das pessoas visualiza recursos materiais. Porém, para o Lean Healthcare, o tempo também é um recurso importante. Assim, este sistema permite, além de reduzir custos, também economizar tempo. Por meio de processos de trabalho mais eficientes, é possível completar as tarefas em menos tempo. Isso é positivo para o negócio, que tem a oportunidade de aumentar sua produtividade — por exemplo, atendendo mais clientes por dia. Ao mesmo tempo, também é benéfico para os clientes, que podem se livrar das incômodas filas de espera.
MELHORAR O AMBIENTE DE TRABALHO O ambiente tem um forte impacto sobre o desempenho da equipe. Mesmo com processos eficientes, o trabalho pode ser prejudicado se o ambiente não tiver as condições ideais. Por meio do 5S, que é incorporado ao Lean Healthcare, é possível desenvolver um ambiente de trabalho mais eficiente. O 5S é uma metodologia japonesa composta por cinco sensos: Seiri (de utilização), Seiton (de arrumação), Seiso (de limpeza), Shitsuke (de disciplina) e Seiketsu (de higiene). A base do 5S consiste em desenvolver e manter a organização do local e das ferramentas de trabalho. 13
7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE
SER MAIS COMPETITIVO Frente à atual recessão econômica, a competição entre os negócios ficou ainda mais acirrada. Para manter o potencial elevado da sua organização frente aos concorrentes, a capacidade de cortar custos sem prejudicar a qualidade do serviço prestado será um grande diferencial. Tenha em mente que a qualidade do serviço vai atrair mais clientes, permitindo que sua instituição aumente o faturamento. Ao mesmo tempo, a redução nos custos vai aumentar a margem de lucro. O resultado, como a matemática demonstra, é mais rentabilidade.
PROMOVER A MELHORIA CONTÍNUA O sistema Lean Healthcare engloba o Kaizen, que estimula a busca contínua por melhorias. O Kaizen foi desenvolvido no Japão e consiste em uma cultura de buscar melhorias diariamente. O sucesso do país em recuperar sua economia e se tornar uma potência mundial no pós Segunda Guerra pode ser parcialmente atribuído a esta cultura. Uma forma interessante de pensar no Kaizen é como uma série de pequenas melhorias incrementais, voltadas a atingir resultados progressivamente superiores. Para executar o Kaizen, você deve aplicar o ciclo PDCA. As etapas do ciclo são: planejar, fazer, verificar e agir. 14
7 MOTIVOS PARA IMPLEMENTAR O SISTEMA LEAN HEALTHCARE
ACOMPANHAR O DESENVOLVIMENTO DO MUNDO CORPORATIVO Cada época é marcada por um sistema que revoluciona o modo de trabalho e leva as empresas a quebrar novas barreiras. Na primeira metade do século XX, o sistema que marcou o mundo foi o Fordismo. Porém, este sistema baseado em linhas de produção e alta especialização do trabalho já não é mais condizente com a realidade da economia e da sociedade. O sistema mais evoluído de gestão atualmente é a filosofia Lean. Implementar suas melhores práticas é a maneira pela qual a sua instituição poderá acompanhar o estágio atual de desenvolvimento do mundo corporativo em geral.
15
3. COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO?
COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO?
3.
COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO? Para implementar o Lean Healthcare, primeiro você terá que entender quais são seus cinco pilares. Estamos falando de: valor, cadeia de valor, fluxo, produção puxada e perfeição. Valor é o pilar principal. Todos os passos, de todos os processos na sua organização, devem agregar valor para o cliente. Consequentemente, é preciso alterar ou eliminar quaisquer elementos da organização que não agregam valor para a própria organização e para seu cliente. Isso pode ser feito descontinuando serviços ou projetos, enxugando processos redundantes e até mesmo adotando maneira mais modernas de executar certas atividades. A cadeia de valor são os passos realmente necessários para completar um processo. Para serem considerados necessários, os passos devem gerar valor ou ser inevitáveis (devido à natureza do processo).
17
COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO?
Examinar a cadeia de valor permite identificar com mais facilidade quaisquer desperdícios. Esse é o chamado “mapeamento da cadeia de valor”, e é feito em seis etapas: ʝʝ Documentar informações sobre o cliente e suas necessidades; ʝʝ Identificar os principais passos dentro do processo; ʝʝ Selecionar indicadores para avaliar cada passo; ʝʝ Fazer uma simulação da cadeia de valor; ʝʝ Estabelecer os passos que serão priorizados; ʝʝ Estabelecer os resultados que servirão de referência para os indicadores. O fluxo consiste em eliminar a formação de filas, causadas por gargalos. O objetivo do Lean Healthcare, por meio do pilar do fluxo, é garantir que qualquer processo seja desenvolvido ininterruptamente, do início ao fim. Nos processos ligados diretamente ao cliente, o fluxo evita esperas, dor e desconforto desnecessários. A produção puxada consiste em executar uma etapa do processo somente conforme a demanda da etapa seguinte. Se há pouca demanda, o ritmo da etapa atual é reduzido. 18
COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO?
Se não há demanda, o processo pode ser colocado em espera. Essa é uma técnica essencial para reduzir o desperdício, bem como para controlar o ritmo e a ordem das etapas do processo. Para que a produção puxada seja viável, é preciso que haja flexibilidade no que se refere à variedade e ao volume; assim, a eficiência não será comprometida quando um destes fatores for alterado. Finalmente, ao falar em perfeição, estamos fazendo uma referência à política de zero erro. Para isso, é preciso atuar na prevenção desses contratempos, identificando e solucionando os problemas em sua origem. Também é preciso focar na melhoria contínua, como já foi mencionado anteriormente. Uma técnica associada ao Kaizen que pode ser aplicada neste pilar é a “Técnica dos 5 Porquês”. Ela consiste em buscar as origens de um problema perguntando “por que” cinco vezes, sempre baseando a pergunta na resposta anterior. Assim, é possível chegar à origem de um problema. Além destes cinco pilares, há várias outras técnicas e conceitos que estão por trás do Lean Healthcare. Dessa forma, não podemos minimizar a complexidade real que existe na implementação deste sistema de gestão. Em muitos casos, será preciso uma profunda mudança na cultura da instituição, para que estas práticas sejam desenvolvidas de maneira consistente. 19
COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO?
Além disso, tenha em mente que os resultados do seu negócio também dependem da eficiência de influenciadores externos — parceiros e fornecedores — para atender suas demandas de forma ágil e completa. O processo de implementação do Lean Healthcare pode ser lento, caso o gestor não esteja familiarizado com este sistema de gestão. Ao mesmo tempo, um gestor bem familiarizado pode sobrecarregar sua equipe com mudanças. Assim, para que a implementação seja bem-sucedida, ela deve ser estrategicamente planejada. Com a ajuda de uma consultoria especializada, é possível acelerar muito esse processo, sem atropelar nenhuma etapa necessária.
20
COMO APLICÁ-LO NA SUA ORGANIZAÇÃO?
INVISTA EM SERVIÇOS DE CONSULTORIA EMPRESARIAL Com uma consultoria empresarial, além de acelerar a implementação do sistema Lean Healthcare, você também pode garantir resultados melhores. Isso acontece porque a equipe de consultoria conta com conhecimentos específicos sobre o sistema, como técnicas e práticas. Além disso, por trabalhar com clientes de diversos segmentos, a consultoria também traz uma visão mais holística do sistema de gestão. É claro que essa visão será complementada, com sua ajuda e de sua equipe, por uma visão mais focada na realidade do negócio e do segmento. Ou seja, ao contratar a consultoria, você não está delegando a implementação do Lean Healthcare em sua organização a outras pessoas. Na verdade, está criando uma parceria de longo prazo com profissionais especializados, que poderão desenvolver esse trabalho junto com você.
21
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO O Lean Healthcare é um sistema de gestão que ainda não está sendo empregado muito amplamente. Isso significa que as organizações capazes de adotar este sistema possuem uma grande vantagem competitiva em relação à concorrência. Afinal, você acabou de ver tudo que o Lean pode fazer por um negócio: ele tem o potencial de reduzir custos e melhorar a produtividade e a qualidade do trabalho em sua instituição. Para que isso seja possível, no entanto, o processo de implementação precisa ser focado nos objetivos e nas metas da sua organização. O apoio de uma equipe de consultoria, com o know-how necessário, também tem um grande peso no sucesso desta transição.
23
A Lure Consultoria é especializada em aumentar os lucros e a rentabilidade dos seus clientes por meio de serviços, como Planejamento e Controladoria Estratégica, Excelência Operacional, Gestão Organizacional, Consultoria em RH, sempre focados no tripé: Estratégia, Processos e Pessoas. Além disso, também oferece planos de ação e coloca a mão na massa para a recuperação rápida de empresas, diagnosticando e evitando possíveis desperdícios. Atuando diretamente nos processos e implantando melhorias, a Lure é a melhor escolha para seus negócios!
24