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Las reuniones de trabajo • • • • • •
Consideraciones generales Tipos de reuniones Características de los participantes de una reunión Fases de una reunión Pautas y técnicas para organizar una reunión Situaciones que dificultan las reuniones de trabajo
SALIR
IDEAS CLAVE
Unidad 8 – Las reuniones de trabajo
Ideas clave REUNIONES DE TRABAJO
Concepto y eficacia Elementos -Asistentes -Lugar -Tiempo -Tema -Finalidad
Tipos de reuniones
Fases de una reunión
Técnicas
Antes
Pautas
Criterios -Finalidad -Asistentes -Contenido -Frecuencia -Otros
Durante Después
Dificultades habituales -Seriedad de participantes -Duración -Acuerdos -Participación
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1. Consideraciones generales (1/3)
Una reunión de trabajo es la congregación de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes con el fin de tomar una decisión o transmitir alguna información CARACTERÍSTICAS Requieren al participación de al menos 2 personas Tienen en lugar en un tiempo y un lugar determinados Los asistentes comparten un tema en ómún Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc….
AMENAZAS
AMENAZAS OBJETIVOS
Tipo de interacción personal entre asistentes Tiempo disponible
Incrementar la interacción entre personas Tomar decisiones Neutralizar posibles problemas Comunicar información
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1. Consideraciones generales (2/3)
Elementos de las reuniones de trabajo EL TIEMPO. Momento de la jornada, duración y periodicidad
MODERADOR.Mantene r el orden del día, estimular la participación, definir conclusiones, etc...
ASISTENTES. Cuya actitud, negativa, pasiva o negativa, depende de los demás elementos
TEMA Y FINALIDAD. Interés, motivación e implicación.
LUGAR. Amplitud, luz, cómodo, ventilado, etc...
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1. Consideraciones generales (3/3)
EFICACIA NECESARIA BUENA PREPARACIÓN
TENER UN PLAN DE ACTUACIÓN
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2. Tipos de reuniones (1/1)
Tipología de las reuniones Por el objetivo
Por el contenido
Informativas. Transmisión de información Consultivas. Estudio de propuestas ante problemas
De información descendente, ascendente u horizontal Privadas o públicas
Formativas. Aprendizaje de los asistentes Decisorias. Toma de decisiones ante un problema
Formales o informales
Por número de participantes
Por la frecuencia
Grupo pequeño. 3 a 7 personas Grupo mediano. 8 a 20 personas
De duración continuada. Varias sesiones periódicas Esporádicas o puntuales. Sin periodicidad alguna
Gran grupo. 20 a 40 personas Asamblea. Más de 40 personas
Otros criterios - Formación de un equipo de trabajo corporativos
- Coordinación de tareas
- Eventos
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3. Características de los participantes de una reunión (1/1) MODERADOR
ASISTENTES
Manejo de la dinámica grupal Motivar la participación, evitar tensiones, imparcial.
Aspectos organizativos
ACTITUD PARTICIPATIVA.
Preparar el lugar, establecer reglas..
Ideas, opinión, crítica.
Técnicas de trabajo
ACTITUD PASIVA.
Explicar técnicas, aplicarlas y ajustarlas
Sin interés, timidez
Estructura de la reunión
ACTITUD NEGATIVA.
Hilo conductor, plan de acción y seguimiento, conclusiones.
Egoísmo, afán de protagonismo.
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4. Fases de una reunión (1/1) PREPARACIÓN
PLANIFICACIÓN
Orden del día
¿Objetivos?
Lugar
¿Asistentes?
Horario
INFORME --------------------------
REUNIÓN SEGUIMIENTO
Cumplimiento del orden del día
Efectos de la aplicación
Moderador figura principal
Corrección de desviaciones
Conclusiones y plan de acción
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5. Pautas y técnicas para organizar una reunión (1/1) - Definir el objetivo - Seleccionar número de participantes
PAUTAS
- Elegir la fecha y lugar adecuados - Elaborar los contenidos - Definir métodos y técnicas a emplear - Preparar la logística necesaria
- PREGUNTAS. Animar participación, generar ideas....
TÉCNICAS
-REGLAS BÁSICAS DE CONVIVENCIA. Turno de palabra, orden de participación, apagar móviles.... - MANEJO DE SITUACIONES CONFLICTIVAS - DE VISUALIZACIÓN. Pizarras, proyectores,…
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6. Situaciones que dificultan las reuniones de trabajo SITUACIONES SITUACIONES DIFÍCILES DIFÍCILES
OBJETIVO
DE LA REUNIÓN
SITUACIONES DIFÍCILES Falta de compromiso de los asistentes. Actitud poco colaboradora de los participantes. Larga duración de la reunión. Falta de seguimiento del orden del día. Falta de implantación de los acuerdos de la reunión
FRACASO
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Actividad global
Realiza, una convocatoria para cada una de las siguientes reuniones: REUNIÓN DE VECINOS PARA ESCOGER EL COLOR DE LAS PAREDES DEL PORTAL
REUNIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ORIENTACIÓN DEL INSTITUTO CON LOS ALUMNOS
REUNIÓN DE COMERCIALES PARA LA FORMACIÓN DE PRODUCTO FARMACEÚTICO
REUNIÓN DE PROFESORES ANTE LA LLEGADA DE OFERTAS DE TRABAJO DURANTE EL CURSO
Recuerda que en la convocatoria tienes que incluir el motivo de la reunión, los asistentes, la fecha, el lugar y la duración prevista. ¿Qué tipo de reunión es cada una de ellas?