8. Las reuniones de trabajo

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Las reuniones de trabajo • • • • • •

Consideraciones generales Tipos de reuniones Características de los participantes de una reunión Fases de una reunión Pautas y técnicas para organizar una reunión Situaciones que dificultan las reuniones de trabajo

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IDEAS CLAVE

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Unidad 8 – Las reuniones de trabajo

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Ideas clave REUNIONES DE TRABAJO

Concepto y eficacia Elementos -Asistentes -Lugar -Tiempo -Tema -Finalidad

Tipos de reuniones

Fases de una reunión

Técnicas

Antes

Pautas

Criterios -Finalidad -Asistentes -Contenido -Frecuencia -Otros

Durante Después

Dificultades habituales -Seriedad de participantes -Duración -Acuerdos -Participación

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1. Consideraciones generales (1/3)

Una reunión de trabajo es la congregación de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes con el fin de tomar una decisión o transmitir alguna información CARACTERÍSTICAS  Requieren al participación de al menos 2 personas  Tienen en lugar en un tiempo y un lugar determinados  Los asistentes comparten un tema en ómún  Comprenden una secuencia de acciones: preparación, presentación, etc….

AMENAZAS

AMENAZAS OBJETIVOS

 Tipo de interacción personal entre asistentes  Tiempo disponible

Incrementar la interacción entre personas Tomar decisiones Neutralizar posibles problemas Comunicar información

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1. Consideraciones generales (2/3)

Elementos de las reuniones de trabajo EL TIEMPO. Momento de la jornada, duración y periodicidad

MODERADOR.Mantene r el orden del día, estimular la participación, definir conclusiones, etc...

ASISTENTES. Cuya actitud, negativa, pasiva o negativa, depende de los demás elementos

TEMA Y FINALIDAD. Interés, motivación e implicación.

LUGAR. Amplitud, luz, cómodo, ventilado, etc...

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1. Consideraciones generales (3/3)

EFICACIA NECESARIA BUENA PREPARACIÓN

TENER UN PLAN DE ACTUACIÓN

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2. Tipos de reuniones (1/1)

Tipología de las reuniones Por el objetivo

Por el contenido

Informativas. Transmisión de información Consultivas. Estudio de propuestas ante problemas

De información descendente, ascendente u horizontal Privadas o públicas

Formativas. Aprendizaje de los asistentes Decisorias. Toma de decisiones ante un problema

Formales o informales

Por número de participantes

Por la frecuencia

Grupo pequeño. 3 a 7 personas Grupo mediano. 8 a 20 personas

De duración continuada. Varias sesiones periódicas Esporádicas o puntuales. Sin periodicidad alguna

Gran grupo. 20 a 40 personas Asamblea. Más de 40 personas

Otros criterios - Formación de un equipo de trabajo corporativos

- Coordinación de tareas

- Eventos

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3. Características de los participantes de una reunión (1/1) MODERADOR

ASISTENTES

Manejo de la dinámica grupal Motivar la participación, evitar tensiones, imparcial.

Aspectos organizativos

ACTITUD PARTICIPATIVA.

Preparar el lugar, establecer reglas..

Ideas, opinión, crítica.

Técnicas de trabajo

ACTITUD PASIVA.

Explicar técnicas, aplicarlas y ajustarlas

Sin interés, timidez

Estructura de la reunión

ACTITUD NEGATIVA.

Hilo conductor, plan de acción y seguimiento, conclusiones.

Egoísmo, afán de protagonismo.

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4. Fases de una reunión (1/1) PREPARACIÓN

PLANIFICACIÓN

Orden del día

¿Objetivos?

Lugar

¿Asistentes?

Horario

INFORME --------------------------

REUNIÓN SEGUIMIENTO

Cumplimiento del orden del día

Efectos de la aplicación

Moderador figura principal

Corrección de desviaciones

Conclusiones y plan de acción

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5. Pautas y técnicas para organizar una reunión (1/1) - Definir el objetivo - Seleccionar número de participantes

PAUTAS

- Elegir la fecha y lugar adecuados - Elaborar los contenidos - Definir métodos y técnicas a emplear - Preparar la logística necesaria

- PREGUNTAS. Animar participación, generar ideas....

TÉCNICAS

-REGLAS BÁSICAS DE CONVIVENCIA. Turno de palabra, orden de participación, apagar móviles....

- MANEJO DE SITUACIONES CONFLICTIVAS - DE VISUALIZACIÓN. Pizarras, proyectores,…

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6. Situaciones que dificultan las reuniones de trabajo SITUACIONES SITUACIONES DIFÍCILES DIFÍCILES

OBJETIVO

DE LA REUNIÓN

SITUACIONES DIFÍCILES  Falta de compromiso de los asistentes.  Actitud poco colaboradora de los participantes.  Larga duración de la reunión.  Falta de seguimiento del orden del día.  Falta de implantación de los acuerdos de la reunión

FRACASO

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Actividad global

Realiza, una convocatoria para cada una de las siguientes reuniones: REUNIÓN DE VECINOS PARA ESCOGER EL COLOR DE LAS PAREDES DEL PORTAL

REUNIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ORIENTACIÓN DEL INSTITUTO CON LOS ALUMNOS

REUNIÓN DE COMERCIALES PARA LA FORMACIÓN DE PRODUCTO FARMACEÚTICO

REUNIÓN DE PROFESORES ANTE LA LLEGADA DE OFERTAS DE TRABAJO DURANTE EL CURSO

Recuerda que en la convocatoria tienes que incluir el motivo de la reunión, los asistentes, la fecha, el lugar y la duración prevista. ¿Qué tipo de reunión es cada una de ellas?