CAC-PRM-5

unidad 5

unidad

5

La comunicaci贸n escrita en la empresa

unidad 5

unidad 5

Comunicación escrita eficaz: claridad de ideas La claridad es la base de la redacción eficaz en los documentos que generan las empresas.

La gramática y el estilo son importantes, pero la idea a transmitir, más aún. Un documento bien redactado es el que deja claro el mensaje principal.

Para una comunicación escrita eficaz, hay que tener claro el propósito de cada documento, así como saber a quién va dirigido y qué se pretende conseguir con el mismo.

Aclarar aspectos importantes del negocio.

Algunas razones por las que una empresa debe elaborar escritos

Sugerir, proponer o intentar convencer a otros de que hagan algo.

Solicitar alguna cosa.

Informar a otras personas de nuestras acciones.

unidad 5

Estructura formal de los documentos La estructura de un documento es la guía para su redacción. Indica los apartados concretos y el tipo de información que debe contener.

Partes de la carta comercial Encabezamiento

Membrete, Asunto, Referencias, Destinatario, Fecha y Saludo.

Redacción

Introducción, Desarrollo y Conclusión.

Cierre o pie

Despedida, Anexo, Firma y Postdata.

Partes de la instancia o solicitud Encabezamiento

Datos de la persona que realiza la petición, como son: nombre, apellidos, DNI, domicilio del solicitante, etc.

Redacción

Exposición de los hechos en que se fundamenta la solicitud y la solicitud propiamente dicha.

Cierre o pie

Localidad, fecha y firma del solicitante y, Autoridad a la que se dirige la instancia.

unidad 5

Características de la redacción de los documentos de la empresa Redacción de los documentos de la empresa

Lenguaje

Redacción

Modelos

Esquemas

La comunicación escrita en la empresa debe utilizar un lenguaje formal, sencillo y directo.

Un documento de negocios se parece a un artículo de prensa. Se comienza con la información más importante y a continuación la información menor.

Para economizar esfuerzos suelen utilizarse plantillas de documentos que se reutilizarán, con las modificaciones pertinentes, cuantas veces sea necesario.

Si es la primera vez que redactamos un determinado documento, puede ayudarnos elaborar un esquema

unidad 5

Principios de estilo en la comunicación escrita El estilo de un escrito es su modo de expresión, puede ser coloquial, formal, rígido, relajado, etc.

En el ámbito empresarial deben respetarse una serie de principios que desarrollamos a continuación.

Concisión

Claridad Principios de estilo en la comunicación oral

Empleo de la voz activa

Evitar la redundancia

Evitar el lenguaje sexista

unidad 5

Canales de transmisión La comunicación escrita se transmite a través de muy diversos canales.

Entre los más importantes están: el correo convencional, el correo electrónico, los mensajes cortos o SMS y el fax.

Canales de transmisión El correo convencional

El correo electrónico

Los mensajes cortos o SMS

El fax

Es el medio tradicional de transmisión de las comunicaciones escritas de las empresas, bien a través del Servicio de Correos, como de empresas privadas de mensajería.

Herramienta de comunicación imprescindible en las empresas, sobre todo por las características de rapidez y bajo coste que tiene.

Es un servicio disponible en teléfonos móviles que permite el envío de mensajes cortos de texto entre móviles, aunque también se puede hacer desde algunos dispositivos fijos.

Es un sistema que permite transmitir a distancia, mediante línea telefónica, mensajes escritos o gráficos.

unidad 5

Medios utilizados en la correspondencia Centrándonos en la correspondencia tradicional, una carta está integrada por dos elementos fundamentales: el papel sobre el que irá escrito el mensaje y el sobre que contendrá este papel.

Medios utilizados en la correspondencia

El papel

El sobre

La presentación o “imagen” del documento escrito es el papel que se utiliza.

El papel forma parte del mensaje.

El sobre debe plasmar la dirección de la empresa que envía, así como su logo y la dirección del destinatario.

unidad 5

Abreviaturas comerciales Son la representación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras, eliminando letras o sílabas de su escritura completa y que siempre se cierra con un punto, aunque puede sustituirse por una barra inclinada, /, como por ejemplo: calle, c/ o, cuenta corriente, c/c.

En la práctica comercial es muy usual la utilización de abreviaturas, ya que se utilizan en las transacciones formularios tipo, que dejan muy poco espacio para escribir. Por ejemplo, factura, cheque, letra de cambio, etc.).

Normas básicas de la RAE en la utilización de las abreviaturas La abreviatura ha de ser eficaz, por lo que debe suprimir dos letras de la palabra abreviada, como mínimo.

No debe utilizarse una abreviatura cuando sea la única palabra que aparece en una línea del texto.

Las abreviaturas mantienen siempre las tildes de sus palabras de origen por ejemplo, pág, por página o, Admón, por administración.

Incluso en las formas voladas, como C.ía.

Las formas plurales de las abreviaturas dependen de su forma de construcción.

unidad 5

Clasificación de los textos que generan las empresas Textos que generan las empresas Correspondencia comercial

Las cartas comerciales son el principal medio de comunicación escrita de empresas

Textos relacionados con la Administración Pública

- Autorización - Solicitud o Instancia - Alegaciones

- Queja - Denuncia - Recurso

Textos protocolarios

- Telegrama - Saludo - Tarjeta de invitación

- Felicitaciones diversas - Pésame - Esquela

Documentos de presentación

Textos de organización interna

Textos que se generan en las presentaciones como apoyo a la exposición del orador.

- Aviso - Anuncio - Comunicado interno o Memorándum - Informe - Convocatoria - Acta - Certificado - Notas de recepción de llamadas y visitas - Portada de fax o carátula