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Documentos escritos de comunicaci贸n empresarial
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La correspondencia comercial La correspondencia comercial es una forma de comunicación externa entre las empresas y sus clientes y proveedores, que facilita el mantenimiento y promoción de relación de intercambio y afecta al rendimiento económico y a la imagen de la empresa.
Habilidades de comunicación oral
Las Cartas Comerciales
La carta es el modelo de texto habitual en esta clase de mensajes. La forma de comunicación tradicional más importante de una empresa ha sido siempre la redacción de una carta.
Motivos de las Cartas Comerciales
- Puede escribirse para comunicar algo o para intentar iniciar una relación comercial que posteriormente deberá fomentarse. - Como lo escrito permanece, la carta resulta un documento esencial para dejar constancia.
Características
- Es aconsejable un tono cordial y respetuoso. - Es desaconsejable un tono agresivo, irónico, sarcástico o crítico. - Los textos deben ser cortos y el lenguaje claro. - Se deben evitar los juicios personales. - Siempre hay que dar respuesta a todo documento recibido.
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Clases de cartas comerciales
Clases de cartas comerciales
Cartas relacionadas con los pedidos
Ofertas comerciales Cartas relacionadas con el proceso de pagos Cartas de presentación
- Carta de pedido - Confirmación del pedido - Denegación del pedido - Modificación del pedido - Anulación de pedido - Carta de envío de documentación o mercancías - Cartas de oferta - Declinación de oferta - Carta de envío de factura - Comunicación de pago - Reclamación de pago - Presentación de una empresa - Presentación de un producto o servicio
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Estructura formal de la carta comercial La estructura tipo de una carta comercial podr铆a ser como la que se indica a continuaci贸n.
1 Encabezamiento. 2 Cuerpo. 3 Cierre, pie o conclusi贸n.
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Contenido de la carta En el apartado anterior, hemos visto las partes que componen la estructura de una carta. Vamos a desarrollar cada una de esas partes.
Encabezamiento Contenido de la carta comercial
Cuerpo
Cierre, pie o conclusi贸n
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Encabezamiento de la carta comercial El encabezamiento de la carta comercial también se conoce como cabecera o inicio. Es la parte más formal del documento e incluye los siguientes apartados que se muestran en el siguiente esquema. Encabezamiento de la carta comercial Membrete
Contiene los datos que identifican al remitente.
Destinatario
Nombre o razón social de la empresa a la que se dirige la carta, junto con su dirección completa.
Referencias
Abreviaturas compuestas de letras y números que sirven para realizar ciertas identificaciones.
Asunto
Descripción breve del motivo de la carta para que el destinatario pueda identificar su contenido.
Fecha
La fecha correspondiente al día en que se escribe la carta suele consignarse en letra y precedida del lugar en que se emite la carta.
Saludo
Es una forma de cortesía antes de empezar el texto. Para escoger el saludo más adecuado, hay que tener en cuenta el contenido de la carta.
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Cuerpo de la carta comercial El cuerpo es la parte del documento en el que aparece el contenido. Es el motivo central que origina la carta, exponiendo el asunto desglosado en ideas principales y secundarias, siguiendo una disposición en párrafos de forma coherente y lógica. No existen fórmulas fijas, y su estructura interna dependerá del propósito de la carta y de sus características específicas. Suele estar compuesto de las tres partes que aparecen en el siguiente esquema.
Cuerpo de la carta comercial Introducción
Es el planteamiento inicial del tema e información previa.
Destinatario
Es la idea principal e información y argumentos en que se basa la carta.
Referencias
Es la idea final, síntesis e incitación a la acción.
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Cierre, pie o conclusión Es la parte final de la carta y se compone de los siguientes apartados: despedida, firma, anexos y posdata. Cierre de la carta comercial Despedida
Se utilizan frases breves y sencillas que sirvan como cierre.
Firma
La persona que firma la carta se responsabiliza de su contenido.
Anexos
Cuando la carta va acompañada de algún otro documento como, por ejemplo, facturas, cheques, informes, etc., se reflejará al pie de la carta para evitar descuidos y errores.
Posdata
Consiste en un mensaje breve que va precedido de las iniciales P.D. Únicamente se utilizan para resaltar algo que interesa especialmente.
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C贸mo redactar una carta comercial La secuencia de pasos que deben seguirse para redactar correctamente una carta comercial, son los que se muestran en el siguiente esquema.
Analizar la situaci贸n
Generar ideas Pasos para redactar una carta comercial
Seleccionar la informaci贸n Ordenar el contenido Redactar
Revisar
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Recomendaciones de estilo Las recomendaciones más importantes para redactar comunicaciones comerciales en forma de carta comercial, podrían agruparse en tres bloques.
La elección de las palabras Recomendaciones de estilo para redactar cartas comerciales
La construcción de las oraciones La construcción de los párrafos
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Textos de organizaciรณn interna
Aviso y anuncio Comunicado interno o memorรกndum Informe Convocatoria
Textos de organizaciรณn interna
Acta Certificado Notas de recepciรณn de visitas o llamadas telefรณnicas Portada de fax
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Aviso y anuncio, Comunicado interno o memorándum, Informe y Convocatoria
Aviso y anuncio
Son mensajes breves dirigidos a un colectivo, para anunciar algo o avisar de algún hecho de interés para todos.
Comunicado interno o memorándum
La mayoría de las comunicaciones internas de la empresa pueden hacerse personalmente o por teléfono, pero determinados asuntos internos deben quedar documentados por escrito.
Informe
Es un documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto.
Convocatoria
Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión.
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Acta, Certificado, Portada de fax y notas de recepción o llamadas telefónicas
Acta
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado durante una reunión o asamblea. El acta es necesaria para recoger todas las decisiones acordadas en dicha reunión o asamblea.
Certificado
La mayoría de las comunicaciones internas de la empresa pueden hacerse personalmente o por teléfono, pero determinados asuntos internos deben quedar documentados por escrito.
Portada de fax
Es un documento que recoge la descripción de todos los datos, hechos o acontecimientos relacionados con un determinado asunto.
Notas de recepción de visitas o llamadas telefónicas
Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión.
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Textos protocolarios
Saluda Invitaci贸n Felicitaciones diversas Textos protocolarios
Nota de regalo P茅same Esquela Telegrama
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Saluda, Invitación, Felicitaciones y Nota de regalo
Saluda
Es un documento que se utiliza para comunicar, formalmente, alguna información breve, a personas con quien se mantiene o se quiere mantener una relación comercial.
Invitación
Documento breve que utiliza la empresa para invitar al destinatario a un acto o celebración. Para este fin puede utilizarse también el Saluda, por lo que sus características generales (tamaño, formato, lenguaje, etc.) son las mismas.
Felicitaciones
Las felicitaciones son escritos que dirigidos a personas por motivos diversos, como por ejemplo éxitos en su carrera profesional, nombramiento por un cargo, acontecimientos agradables de la vida personal, fiestas de Navidad, etc.
Nota de regalo
Es un escrito en el que se cita a una o varias personas para que asistan a una reunión.
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Pésame, Esquela y Telegrama
Pésame
Es un mensaje que se utiliza para transmitir el sentimiento que produce el fallecimiento de alguna persona relacionada directa o indirectamente con la empresa.
Esquela
Son mensajes publicados en la prensa para comunicar el fallecimiento de alguien y manifestar el pésame, en nombre de la empresa.
Telegrama
Es un mensaje muy breve, sencillo y urgente que se envía mediante el servicio de telégrafos.
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Textos relacionados con la administraci贸n p煤blica
Solicitud Textos relacionados con la administraci贸n p煤blica
Denuncia Alegaciones Recurso
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Solicitud, Denuncia, Alegaciones y Recurso
Solicitud
Documento que contiene una o varias peticiones dirigidas a promover la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o varias pretensiones del solicitante con fundamento en un derecho subjetivo o interés legítimo.
Denuncia
Se utiliza para poner en conocimiento de la Administración la existencia de un determinado hecho que pudiera obligar a la iniciación de un procedimiento administrativo.
Alegaciones
A través del documento de alegaciones el interesado en un procedimiento, ya iniciado, aporta los órganos responsables de este, datos o valoraciones para su consideración. Se intenta que el órgano administrativo dé la razón al interesado.
Recurso
Medio para solicitar a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial, con la que el interesado firmante no está de acuerdo.