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El archivo

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Clasificación y ordenación de documentos Los documentos tanto de entrada como de salida, para ser fácil y rápidamente encontrados, cuando se busquen, deben ser guardados agrupándolos por clases, clasificación y, dentro de cada clase, siguiendo un orden correlativo, ordenación.

Acceder a la documentación con facilidad y rapidez. Fines de clasificación de documentos

Controlar toda la documentación que entra y sale de la empresa.

Cumplir con las exigencias legales de conservación de algunos documentos durante un plazo determinado.


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Sistemas de clasificación Todos los métodos de clasificación se pueden aplicar aisladamente o en combinación con otros, según las necesidades o las características de los documentos.

Alfabético Numérico Sistemas de clasificación y ordenación de documentos

Geográfico Temático Cronológico Mixto


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Clasificación alfabética y numérica

Es el método más utilizado. Utiliza las letras del alfabeto, como criterio para la ordenación. Clasificación alfabética

Clasificación numérica

Se utiliza para expedientes de documentación referente a personas y que permanecen abiertos grandes periodos de tiempo.

Los documentos se agrupan asignando a cada uno un número correlativo y progresivo de la serie de números naturales. Se utiliza mucho para clasificar grupos de documentos relacionados entre sí (expedientes).


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Clasificación geográfica

El criterio de ordenación en la clasificación geográfica será en orden descendente.

Clasificación geográfica

Si los expedientes a clasificar, hacen referencia a varios países, en primer lugar se ordenarán por país; dentro de cada país, por región (Distrito, Estado, etc.), luego por poblaciones y en cada población, por calles. En caso de expedientes referentes únicamente a España, el orden será Comunidad Autónoma, provincia, municipio, calle y, en su caso, número.


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Clasificación temática y cronológica

Esta clasificación se basa en el tema o asunto sobre el que versan los mismos. Clasificación temática

Clasificación cronológica

Los contenidos se agrupan por temas genéricos y dentro de estos por subtemas específicos. Una vez ordenados de este modo, dentro de cada categoría, los expedientes se ordenarán alfabéticamente, numéricamente o, incluso, cronológicamente. Es un sistema muy básico, que consiste en clasificar los documentos por orden de fechas, según se van recibiendo y/o generando.


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El archivo Según la RAE, un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. Un archivo será eficaz cuando sirve para encontrar rápidamente lo que se busca y, además, se consulta con frecuencia.

El archivo Objetivos del archivo

Características del archivo

- Objetivos de naturaleza legal. - Objetivos de carácter técnico. - Su utilización debe ser sencilla. - Debe permitir recuperar la información rápidamente. - El archivo es eficaz, si es económico y práctico. - No debe ocupar demasiado espacio, ni tener un coste elevado. - Debe ser flexible para adaptarse a los cambios. - El mantenimiento debe ser constante. - Sólo deben acceder al archivo las personas autorizadas y con un criterio de responsabilidad absoluto. - Debe ser seguro contra situaciones como robo, incendio, desgaste, humedad, etc.


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Tipos de archivos Existen distintos tipos de archivos en función del propósito al que se destinen. Tipos de archivo

Archivos convencionales

Son los archivos destinados a almacenar documentos en soporte papel. Para preservar del deterioro a los documentos, estos se guardarán en carpetas, cajas, cajones o armarios.

Archivos por microfilme

Contienen unas fotografías a tamaño muy reducido de los documentos. A través de un visor especial, estos microfilmes pueden ser visualizados mostrando una perfecta reproducción de los distintos documentos.

Archivos informatizados

Almacenan los archivos generados en equipos informáticos, y los generados en formato papel y digitalizados, documentos escaneados. La información se guardará en dispositivos digitales de almacenamiento: discos duros, DVD, CD, etc.


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Organización del archivo En atención al nivel de utilización de los documentos incluidos en ellos, las empresas suelen utilizar tres tipos distintos de archivos: el archivo activo, el archivo semi-activo y el archivo inactivo, definitivo o pasivo.

Organización del archivo

Archivo activo

Se utiliza para guardar los documentos de consulta frecuente. Este archivo se suele denominar también archivo de oficina o archivo de gestión.

Archivo semi-activo

Conserva documentos de consulta menos frecuente. También se denomina archivo central, porque engloba los documentos procedentes de otros archivos de oficina de la empresa. Cada cierto tiempo se decide qué documentos se destruyen y cuáles pasan a los archivos inactivos.

Archivo inactivo, definitivo o pasivo

Contiene documentos que a pesar de haber perdido su utilidad práctica de consulta, siguen teniendo valor histórico o documental.


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Centralización o descentralización del archivo Según el grado de autonomía en el acceso a la información, podemos distinguir dos sistemas de organización de los archivos.

Centralización o descentralización del archivo

Descentralización

Este sistema consiste en organizar el archivo en distintos lugares de la empresa (departamentos, secciones, servicios, etc.), y, cuando transcurre un tiempo y los documentos no se utilizan o pierden vigencia pasan a un archivo definitivo.

Centralización

Los documentos se encuentran en un único lugar (archivo) y desde allí se reparten a los departamentos de la empresa que lo soliciten.


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El proceso de archivo El proceso de archivo Acceso de los documentos al archivo

Incluye las siguientes fases: Revisar, Separar, Clasificar, Referenciar, Prearchivar y Archivar.

Permanencia de los documentos en el archivo

Como son muchos los documentos que manejan las empresas, es necesario conservar sólo lo estrictamente necesario, tanto desde el punto de vista práctico como legal.

Utilización y conservación de los documentos archivados

Los documentos y expedientes siempre deben estar ordenados. Además, deben estar almacenados de modo que permitan su perfecta conservación y preserven la confidencialidad de la información contenida en los mismos.

La purga o destrucción de documentos

Cuando los documentos ya no son necesarios porque carecen de utilidad para la empresa, será necesario destruirlos. El proceso de destrucción se denomina purga o expurgo.


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Las bases de datos Una base de datos es un sistema formado por una serie de datos, organizados y relacionados entre sí, junto con el programa para su gestión. Las bases de datos

Clases

- Relacionales: estructuran y organizan la información con tablas. - Jerárquicas: enlazan los registros en una estructura en forma de árbol, organizándolos en ficheros, registros y campos. - En red. - Orientadas a objetos.

Estructura

- Tablas: son las estructuras en las que se almacena la información, ordenada en filas y columnas. - Filas o registros: contienen los datos de cada uno de los elementos de la tabla. - Columnas o campos: son las unidades más simples de información y se corresponden con los atributos de cada registro.


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Ventajas e inconvenientes de las bases de datos

Ventajas e inconvenientes de las bases de datos

Ventajas

- Evitan duplicidad de datos y errores en los mismos. - Incrementan la seguridad en la custodia de los datos frente a intentos de acceso y manipulación de usuarios no autorizados. - Permiten realizar consultas de forma rápida y simple. - Los datos pueden ser utilizados por varios usuarios simultáneamente. - Facilitan la realización de copias de seguridad y recuperación de fallos.

Estructura

- Hacen necesario tener conocimientos sobre aplicaciones informáticas de bases de datos. - Requieren el uso de equipos informáticos y programas muy costosos.


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Procedimientos de protección de datos El acceso y gestión de datos conlleva una serie de responsabilidades, sobre todo en el caso de datos confidenciales. Para cumplir esta responsabilidad se deben definir y seguir una serie de procedimientos de protección de datos, que se pueden abordar desde tres perspectivas diferentes.

Perspectiva de seguridad Perspectivas de procedimientos de protección de datos

Perspectiva física

Perspectiva legal


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Perspectiva legal La normativa legal en materia de protección de datos de carácter personal es la establecida por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, que ha sido desarrollada por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, que aprueba el Reglamento de Protección de Datos. La legislación establece tres niveles de seguridad, respecto a los que deberán adoptarse distintas medidas de privacidad y protección.

Nivel de protección básico Niveles de seguridad de datos

Nivel de protección medio

Nivel de protección alto


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Perspectiva física

Requisitos del lugar de almacenamiento de la información Los sistemas informáticos que guardan la información deben estar en lugares ignífugos (soportan el fuego y temperaturas muy elevadas). Debe haber equipos de respaldo en distintas ubicaciones físicas, para evitar que haya posibles interrupciones del servicio, en caso de mal funcionamiento o roturas de los equipos. El acceso a los lugares en que se almacena la información deberá estar restringido a determinados usuarios.


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Perspectiva de seguridad Para prevenir sobre posibles pérdidas de información, hay que definir una política de seguridad y de copia de datos por parte de la empresa. Perspectiva de seguridad

Plan de contingencia

En las grandes empresas, se debe elaborar un plan de contingencia ante posibles catástrofes, identificando los riesgos y nombrando responsables de seguridad.

Copias de seguridad

- Se realizan en soportes externos, como unidades de cinta magnética, CD, DVD, Pendrive, etc. - Las copias se harán con distinta periodicidad, dependiendo del tipo de información, con frecuencia: diaria, semanal mensual y anual. - Se recomienda que los soportes donde se guarda la información, se almacenen fuera de la oficina o del edificio donde se han realizado. - Si las copias no pueden trasladarse, se aconseja que se guarden en un armario o caja ignífugo. - Cada cierto tiempo, debe realizarse una simulación de recuperación de las copias de seguridad para verificar que funcionan correctamente.


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Archivos y carpetas Además de las bases de datos para la gestión de la información, se usa otra forma de organización de los datos que nos facilita la manera de trabajar con ellos. Esta forma es estructurar la información en soporte informático mediante archivos y carpetas.

Archivos y carpetas

Concepto archivo informático

Un archivo informático es el conjunto de información guardada en un formato que permite su lectura y almacenamiento en un ordenador u otro dispositivo informático.

Concepto carpeta o directorio

Una carpeta o directorio es un contenedor de archivos según el criterio del usuario.


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Gestión de archivos y carpetas Los archivos informáticos presentan una estructura jerárquica (llamada estructura en árbol, pues tiene la forma de un árbol invertido), que permite su ordenación y facilita su utilización.

Gestión de archivos y carpetas

El Escritorio

Cuando se inicia la ejecución de Windows en un mostrador, la primera pantalla que aparece es el Escritorio. Es el elemento de conexión y comunicación entre el usuario y el ordenador.

Unidades de almacenamiento

Dentro de Mi PC, las unidades están clasificadas en: - Unidades de disco duro. - Unidades de almacenamiento extraíble. - Unidades de red: si el equipo está dentro de una red. - Otros: aquí se muestran otros dispositivos como PDA, teléfonos móviles.


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Creaciรณn de archivos y carpetas Una de las partes esenciales en la administraciรณn de un Archivo informรกtico es la creaciรณn de los elementos que lo integran (archivos y carpetas).

Todos los archivos de trabajo deben estar en Mis Documentos, no en carpetas del Escritorio o en Archivos de Programa. Normas de administraciรณn de carpetas

Hay que crear una estructura con carpetas y subcarpetas. Se deben usar nombres de archivo relevantes.


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Organización de carpetas y sistemas de comunicación telemática El envío de correo electrónico es una herramienta muy utilizada por las empresas. Veremos cómo se organiza el correo electrónico utilizando una aplicación de correo electrónico, como el Outlook Express, o un servicio de Webmail.

Habilidades de comunicación oral

Outlook Express

La filosofía de trabajo del Outlook Express es a través de carpetas. Por defecto incluye la carpeta llamada Carpetas locales que, a su vez, incluye las siguientes subcarpetas: Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados, Elementos eliminados y Borradores. Permite administrar y gestionar la organización de las carpetas y su contenido desde el menú Archivo.

Webmail

Es un tipo de acceso al correo electrónico, mediante la Web, a través de proveedores de correo electrónico, que proporcionan una interfaz para su gestión, denominada webmail. Los proveedores también permiten ordenar y organizar el correo a través de carpetas.


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Normas de seguridad y acceso a los archivos Los expedientes que guardan en sus archivos las empresas, contienen datos de aquellas personas relacionadas comercialmente con ellas. Por ello, en cuanto al tratamiento y conservaciรณn de esos datos de carรกcter personal en el archivo, deben seguir estrictamente la normativa exigida por la Ley Orgรกnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protecciรณn de Datos de Carรกcter Personal (LOPD).

Obligaciones de las empresas Normas de seguridad y acceso a los archivos Seguridad de los datos


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Obligaciones de las empresas

Inscribirlos en el Registro de protección de datos, existente en la Agencia Española de Protección de Datos. Informar a los afectados que sus datos figuran en un archivo.

Obligaciones de las empresas

No ceder los datos sin el expreso consentimiento de sus titulares. Guardar secreto y mantener la confidencialidad. Adoptarlas medidas de seguridad exigidas por la legislación. Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.


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Seguridad de los datos La legislación acentúa la conservación de documentos, en el caso de que el archivo que lo contiene figuren datos personales, debiendo tomarse las medidas necesarias para garantizar su seguridad y evitar la alteración, pérdida o acceso no autorizado. La legislación establece tres niveles de seguridad, respecto de los que deberán adoptarse distintas medidas de privacidad y protección.

Niveles de seguridad de archivos Nivel de protección básico

Se aplica a los archivos que no estén en alguno de los otros dos niveles de seguridad.

Nivel de protección medio

Se aplica a los archivos que contengan datos de: infracciones penales y administrativas, información de Hacienda y de servicios financieros.

Nivel de protección alto

Se aplicará a los archivos que contengan datos de: ideología, afiliación sindical, religión, creencias, raza, salud, vida sexual o violencia de género.


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