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Archivo de la informaci贸n en soporte papel
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Clasificación y ordenación de documentos Los documentos tanto de entrada como de salida, para ser fácil y rápidamente encontrados, cuando se busquen, deben ser guardados agrupándolos por clases, clasificación y, dentro de cada clase, siguiendo un orden correlativo, ordenación.
Acceder a la documentación con facilidad y rapidez. Fines de clasificación de documentos
Controlar toda la documentación que entra y sale de la empresa. Cumplir con las exigencias legales de conservación de algunos documentos durante un plazo determinado.
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Sistemas de clasificación Todos los métodos de clasificación se pueden aplicar aisladamente o en combinación con otros, según las necesidades o las características de los documentos.
Alfabético Numérico Sistemas de clasificación y ordenación de documentos
Geográfico Temático Cronológico Mixto
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Clasificación alfabética y numérica
Es el método más utilizado. Utiliza las letras del alfabeto, como criterio para la ordenación. Clasificación alfabética
Clasificación numérica
Se utiliza para expedientes de documentación referente a personas y que permanecen abiertos grandes periodos de tiempo.
Los documentos se agrupan asignando a cada uno un número correlativo y progresivo de la serie de números naturales. Se utiliza mucho para clasificar grupos de documentos relacionados entre sí (expedientes).
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Clasificación geográfica
El criterio de ordenación en la clasificación geográfica será en orden descendente.
Clasificación geográfica
Si los expedientes a clasificar, hacen referencia a varios países, en primer lugar se ordenarán por país; dentro de cada país, por región (Distrito, Estado, etc.), luego por poblaciones y en cada población, por calles. En caso de expedientes referentes únicamente a España, el orden será Comunidad Autónoma, provincia, municipio, calle y, en su caso, número.
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Clasificación temática y cronológica
Esta clasificación se basa en el tema o asunto sobre el que versan los mismos. Clasificación temática
Clasificación cronológica
Los contenidos se agrupan por temas genéricos y dentro de estos por subtemas específicos. Una vez ordenados de este modo, dentro de cada categoría, los expedientes se ordenarán alfabéticamente, numéricamente o, incluso, cronológicamente. Es un sistema muy básico, que consiste en clasificar los documentos por orden de fechas, según se van recibiendo y/o generando.
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El archivo Según la RAE, un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades. Un archivo será eficaz cuando sirve para encontrar rápidamente lo que se busca y, además, se consulta con frecuencia.
El archivo Objetivos del archivo
Características del archivo
- Objetivos de naturaleza legal. - Objetivos de carácter técnico. - Su utilización debe ser sencilla. - Debe permitir recuperar la información rápidamente. - El archivo es eficaz, si es económico y práctico. - No debe ocupar demasiado espacio, ni tener un coste elevado. - Debe ser flexible para adaptarse a los cambios. - El mantenimiento debe ser constante. - Sólo deben acceder al archivo las personas autorizadas y con un criterio de responsabilidad absoluto. - Debe ser seguro contra situaciones como robo, incendio, desgaste, humedad, etc.
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Tipos de archivos Existen distintos tipos de archivos en función del propósito al que se destinen. Tipos de archivo
Archivos convencionales
Son los archivos destinados a almacenar documentos en soporte papel. Para preservar del deterioro a los documentos, estos se guardarán en carpetas, cajas, cajones o armarios.
Archivos por microfilme
Contienen unas fotografías a tamaño muy reducido de los documentos. A través de un visor especial, estos microfilmes pueden ser visualizados mostrando una perfecta reproducción de los distintos documentos.
Archivos informatizados
Almacenan los archivos generados en equipos informáticos, y los generados en formato papel y digitalizados, documentos escaneados. La información se guardará en dispositivos digitales de almacenamiento: discos duros, DVD, CD, etc.
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Organización del archivo En atención al nivel de utilización de los documentos incluidos en ellos, las empresas suelen utilizar tres tipos distintos de archivos: el archivo activo, el archivo semi-activo y el archivo inactivo, definitivo o pasivo.
Organización del archivo
Archivo activo
Se utiliza para guardar los documentos de consulta frecuente. Este archivo se suele denominar también archivo de oficina o archivo de gestión.
Archivo semi-activo
Conserva documentos de consulta menos frecuente. También se denomina archivo central, porque engloba los documentos procedentes de otros archivos de oficina de la empresa. Cada cierto tiempo se decide qué documentos se destruyen y cuáles pasan a los archivos inactivos.
Archivo inactivo, definitivo o pasivo
Contiene documentos que a pesar de haber perdido su utilidad práctica de consulta, siguen teniendo valor histórico o documental.
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Centralización o descentralización del archivo Según el grado de autonomía en el acceso a la información, podemos distinguir dos sistemas de organización de los archivos.
Centralización o descentralización del archivo
Descentralización
Este sistema consiste en organizar el archivo en distintos lugares de la empresa (departamentos, secciones, servicios, etc.), y, cuando transcurre un tiempo y los documentos no se utilizan o pierden vigencia pasan a un archivo definitivo.
Centralización
Los documentos se encuentran en un único lugar (archivo) y desde allí se reparten a los departamentos de la empresa que lo soliciten.
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Normas de seguridad y acceso a los archivos Los expedientes que guardan en sus archivos las empresas, contienen datos de aquellas personas relacionadas comercialmente con ellas. Por ello, en cuanto al tratamiento y conservaciรณn de esos datos de carรกcter personal en el archivo, deben seguir estrictamente la normativa exigida por la Ley Orgรกnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protecciรณn de Datos de Carรกcter Personal (LOPD).
Obligaciones de las empresas Normas de seguridad y acceso a los archivos Seguridad de los datos
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Obligaciones de las empresas
Inscribirlos en el Registro de protección de datos, existente en la Agencia Española de Protección de Datos. Informar a los afectados que sus datos figuran en un archivo.
Obligaciones de las empresas
No ceder los datos sin el expreso consentimiento de sus titulares. Guardar secreto y mantener la confidencialidad. Adoptarlas medidas de seguridad exigidas por la legislación. Permitir a los titulares de los datos el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
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Seguridad de los datos La legislación acentúa la conservación de documentos, en el caso de que el archivo que lo contiene figuren datos personales, debiendo tomarse las medidas necesarias para garantizar su seguridad y evitar la alteración, pérdida o acceso no autorizado. La legislación establece tres niveles de seguridad, respecto de los que deberán adoptarse distintas medidas de privacidad y protección.
Niveles de seguridad de archivos Nivel de protección básico
Se aplica a los archivos que no estén en alguno de los otros dos niveles de seguridad.
Nivel de protección medio
Se aplica a los archivos que contengan datos de: infracciones penales y administrativas, información de Hacienda y de servicios financieros.
Nivel de protección alto
Se aplicará a los archivos que contengan datos de: ideología, afiliación sindical, religión, creencias, raza, salud, vida sexual o violencia de género.
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El proceso de archivo El proceso de archivo Acceso de los documentos al archivo
Incluye las siguientes fases: Revisar, Separar, Clasificar, Referenciar, Prearchivar y Archivar.
Permanencia de los documentos en el archivo
Como son muchos los documentos que manejan las empresas, es necesario conservar sólo lo estrictamente necesario, tanto desde el punto de vista práctico como legal.
Utilización y conservación de los documentos archivados
Los documentos y expedientes siempre deben estar ordenados. Además, deben estar almacenados de modo que permitan su perfecta conservación y preserven la confidencialidad de la información contenida en los mismos.
La purga o destrucción de documentos
Cuando los documentos ya no son necesarios porque carecen de utilidad para la empresa, será necesario destruirlos. El proceso de destrucción se denomina purga o expurgo.