Gesti贸n Administrativa
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La comunicaci贸n escrita en la empresa
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Comunicación escrita eficaz: claridad de ideas La claridad es la base de la redacción eficaz en los documentos que generan las empresas. La gramática y el estilo son importantes, pero la idea a transmitir, más aún. Un documento bien redactado es el que deja claro el mensaje principal. Para una comunicación escrita eficaz, hay que tener claro el propósito de cada documento, así como saber a quién va dirigido y qué se pretende conseguir con el mismo. Aclarar aspectos importantes del negocio. Algunas razones por las que una empresa debe elaborar escritos
Sugerir, proponer o intentar convencer a otros de que hagan algo. Solicitar alguna cosa. Informar a otras personas de nuestras acciones.
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Estructura formal de los documentos La estructura de un documento es la guía para su redacción. Indica los apartados concretos y el tipo de información que debe contener. Partes de la carta comercial Encabezamiento
Membrete, Asunto, Referencias, Destinatario, Fecha y Saludo.
Redacción
Introducción, Desarrollo y Conclusión.
Cierre o pie
Despedida, Anexo, Firma y Postdata.
Partes de la instancia o solicitud Encabezamiento
Datos de la persona que realiza la petición, como son: nombre, apellidos, DNI, domicilio del solicitante, etc.
Redacción
Exposición de los hechos en que se fundamenta la solicitud y la solicitud propiamente dicha.
Cierre o pie
Localidad, fecha y firma del solicitante y, Autoridad a la que se dirige la instancia.
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Características de la redacción de los documentos de la empresa Redacción de los documentos de la empresa
Lenguaje
La comunicación escrita en la empresa debe utilizar un lenguaje formal, sencillo y directo.
Redacción
Un documento de negocios se parece a un artículo de prensa. Se comienza con la información más importante y a continuación la información menor.
Modelos
Para economizar esfuerzos suelen utilizarse plantillas de documentos que se reutilizarán, con las modificaciones pertinentes, cuantas veces sea necesario.
Esquemas
Si es la primera vez que redactamos un determinado documento, puede ayudarnos elaborar un esquema
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Principios de estilo en la comunicación escrita El estilo de un escrito es su modo de expresión, puede ser coloquial, formal, rígido, relajado, etc. En el ámbito empresarial deben respetarse una serie de principios que desarrollamos a continuación.
Concisión
Claridad Principios de estilo en la comunicación oral
Empleo de la voz activa
Evitar la redundancia
Evitar el lenguaje sexista
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Canales de transmisión La comunicación escrita se transmite a través de muy diversos canales. Entre los más importantes están: el correo convencional, el correo electrónico, los mensajes cortos o SMS y el fax. Canales de transmisión El correo convencional
Es el medio tradicional de transmisión de las comunicaciones escritas de las empresas, bien a través del Servicio de Correos, como de empresas privadas de mensajería.
El correo electrónico
Herramienta de comunicación imprescindible en las empresas, sobre todo por las características de rapidez y bajo coste que tiene.
Los mensajes cortos o SMS
Es un servicio disponible en teléfonos móviles que permite el envío de mensajes cortos de texto entre móviles, aunque también se puede hacer desde algunos dispositivos fijos.
El fax
Es un sistema que permite transmitir a distancia, mediante línea telefónica, mensajes escritos o gráficos.
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Medios utilizados en la correspondencia Centrándonos en la correspondencia tradicional, una carta está integrada por dos elementos fundamentales: el papel sobre el que irá escrito el mensaje y el sobre que contendrá este papel.
Medios utilizados en la correspondencia
El papel
El sobre
La presentación o “imagen” del documento escrito es el papel que se utiliza. El papel forma parte del mensaje. El sobre debe plasmar la dirección de la empresa que envía, así como su logo y la dirección del destinatario.
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Abreviaturas comerciales Son la representación gráfica reducida de una palabra o grupo de palabras, eliminando letras o sílabas de su escritura completa y que siempre se cierra con un punto, aunque puede sustituirse por una barra inclinada, /, como por ejemplo: calle, c/ o, cuenta corriente, c/c. En la práctica comercial es muy usual la utilización de abreviaturas, ya que se utilizan en las transacciones formularios tipo, que dejan muy poco espacio para escribir. Por ejemplo, factura, cheque, letra de cambio, etc.).
Normas básicas de la RAE en la utilización de las abreviaturas La abreviatura ha de ser eficaz, por lo que debe suprimir dos letras de la palabra abreviada, como mínimo. No debe utilizarse una abreviatura cuando sea la única palabra que aparece en una línea del texto. Las abreviaturas mantienen siempre las tildes de sus palabras de origen por ejemplo, pág, por página o, Admón, por administración. Incluso en las formas voladas, como C.ía. Las formas plurales de las abreviaturas dependen de su forma de construcción.
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Clasificación de los textos que generan las empresas Textos que generan las empresas Correspondencia comercial
Las cartas comerciales son el principal medio de comunicación escrita de empresas
Textos relacionados con la Administración Pública
– Autorización – Solicitud o Instancia – Alegaciones
– Queja – Denuncia – Recurso
Textos protocolarios
– Telegrama – Saludo – Tarjeta de invitación
– Felicitaciones diversas – Pésame – Esquela
Documentos de presentación
Textos de organización interna
Textos que se generan en las presentaciones como apoyo a la exposición del orador. – Aviso – Anuncio – Comunicado interno o Memorándum – Informe – Convocatoria – Acta – Certificado – Notas de recepción de llamadas y visitas – Portada de fax o carátula