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Gesti贸n de la correspondencia
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Recepción de la correspondencia
Recepción de la correspondencia
Recepción y clasificación
El primer filtro de la correspondencia lo realiza la persona encargada de recibirla, rechazando la correspondencia equivocada y separando la propaganda, que tendrá un tratamiento distinto.
Numeración y registro
Al numerar la correspondencia se asignan números correlativos a cada carta de entrada. Normalmente se pone un sello, con los datos básicos del registro de entrada. Una vez numerada la correspondencia, se registra en el libro registro de entrada de correspondencia.
Distribución de la correspondencia
Una vez registrada, se distribuye la correspondencia entre los destinatarios, entregando primero la correspondencia “urgente” y después el resto. Las comunicaciones privadas deben entregarse en mano.
Informatización de la recepción de correspondencia
Las nuevas tecnologías se van abriendo paso en el proceso de gestión de la correspondencia de las empresas.
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Salida de la correspondencia Salida de la correspondencia Plegado y ensobrado
En todo caso, la forma de doblar las cartas irá condicionada por el formato y tamaño del sobre que se va a utilizar
Numeración y registro
La correspondencia que se va a enviar debe numerarse, asignando números correlativos o claves alfanuméricas (compuestas por números y letras) que constituirán las referencias del escrito.
Envío
El pesado es necesario, dado que la mayoría de las tarifas postales toman como indicador el peso del envío. En cuanto al franqueo, consiste en pagar el precio correspondiente al envío.
Informatización del envío de correspondencia
Al igual que en la recepción de correspondencia, las nuevas tecnologías se aplican al proceso de envío.
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Servicio de correos La Red Postal Pública permite: – La recogida de los envíos postales en los puntos de acceso en todo el territorio. – La expedición y el tratamiento de estos envíos desde el punto de acceso a la red postal hasta el centro de distribución. – La distribución a las direcciones indicadas en los envíos. El proceso abarca desde la clasificación en el centro encargado de organizar la distribución hasta la entrega a los destinatarios de los envíos postales. Correos dispone de los servicios que muestra el siguiente esquema. Cartas y documentos Telegramas Correo presta estos servicios
Fax y burofax Paquetería
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Cartas y documentos Son el tipo de envío más extendido en la práctica. Correos dispone de varias modalidades.
Carta ordinaria Carta certificada Carta urgente Modalidades de cartas y documentos de Correos
Postal Exprés Correo urgente internacional (CUI) Notificaciones administrativas Correo digital
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Telegramas Son mensajes de texto breve enviados a través de la telegrafía, cuya principal característica es la rapidez de su recepción. Correos dispone de las siguientes modalidades.
Modalidades de telegramas de Correos
Telegrama nacional
Servicio que se utiliza para enviar mensajes breves con carácter urgente y entrega registrada.ç
Telegrama internacional
Envío de mensajes internacionales, ordinarios o urgentes.
Telegrama online
Permite preparar el contenido de un telegrama en el propio ordenador, subir el fichero (que puede ir destinado a uno o varios destinatarios) a la Web de Correos y enviarlo a través de Internet.
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Fax y burofax Correos permite el envío desde sus oficinas, de faxes de documentos a terminales de fax situados en cualquier lugar del mundo.
El burofax es un servicio para enviar de forma urgente y bajo firma, documentos que tienen carácter de prueba frente a terceros de su entrega y contenido.
Fax y burofax
El envío se puede realizar en una oficina de Correos o, con la misma validez legal, mediante el servicio online de Correos. Para enviar online un burofax, hay que acceder a la Web de Correos y, en el apartado Oficina Virtual, se selecciona el documento que se desea enviar, en formato PDF.
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Servicios privados de mensajería y paquetería
Paquetería
Existen en nuestro país muchas empresas del sector privado que ofrecen servicios de envío de correspondencia y paquetería de punto a punto. Recogen al remitente y la entregan al destinatario. Uno de los servicios de mensajería y paquetería privados más útiles que ofrecen estas empresas, es el de mensajería urbana.
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Valijas y paquetería
Valijas
La valija es el servicio de Correos destinado a empresas que necesitan intercambiar correspondencia de forma periódica, entre un punto y varios destinos de España.
Correos admite también el envío de paquetes siempre que estos tengan unas determinadas dimensiones y peso que permitan su fácil transporte. Paquetería Modalidades de paquetería que ofrece Correos: - Paquetería urgente. - Paquete azul. - Paquetería internacional.
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Seguridad y confidencialidad de la información
Seguridad y confidencialidad de la información
Protección legal
La correspondencia no puede ser abierta y leída salvo por su destinatario. Únicamente podrá ser leída por otras personas, con consentimiento de este, o con autorización de un Juez o Tribunal.
Procedimientos de seguridad y confidencialidad en la información
Las empresas deben aplicar en el tratamiento de su correspondencia, procedimientos que aseguren el respeto a la confidencialidad de los datos incluidos en la misma y que impidan el acceso a los mismos por personal no autorizado.
Protección de datos de carácter personal
La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal regula todo lo referente al tratamiento de información referente a personas físicas.