FP Operaciones Administrativas y Documentación Sanitaria

U8

nidad

Preguntas iniciales ■

1·· Cuando tú o algún familiar habéis sido atendidos de forma privada, ¿os han emitido una factura?

2·· En las facturas que conoces (del teléfono o de la luz, por ejemplo), ¿te has fijado si aparece el IVA?

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Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

En esta unidad aprenderás a...

■

Identificar y describir los principales documentos comerciales.

■

Aplicar los tipos de IVA en las actividades sanitarias.

■

Confeccionar pedidos de material sanitario y revisar los albaranes correspondientes.

■

Elaborar presupuestos y facturas relacionados con actos sanitarios, calculando correctamente los importes.

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U8

nidad

Preguntas iniciales ■

1·· Cuando tú o algún familiar habéis sido atendidos de forma privada, ¿os han emitido una factura?

2·· En las facturas que conoces (del teléfono o de la luz, por ejemplo), ¿te has fijado si aparece el IVA?

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Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

En esta unidad aprenderás a...

■

Identificar y describir los principales documentos comerciales.

■

Aplicar los tipos de IVA en las actividades sanitarias.

■

Confeccionar pedidos de material sanitario y revisar los albaranes correspondientes.

■

Elaborar presupuestos y facturas relacionados con actos sanitarios, calculando correctamente los importes.

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Unidad 8 X - Operaciones Título de la unidad comerciales en las consultas sanitarias

OPERACIONES COMERCIALES EN LAS CONSULTAS SANITARIAS

Empresa suministradora

Profesional sanitario

Compra de materiales

Presupuesto

Atención Sanitaria

Operación sujeta a IVA

Pedido

Paciente/cliente

Operación exenta de IVA IVA

Albarán

Presupuesto Factura Cobro de la atención

Factura Pago de la compra

Para el proyecto final ■

■

■ ■

■

Aplicarás el IVA en diversos tipos de facturas y calcularás la cuota de IVA si es necesario.

Cumplirás los requisitos legales de identificación de empresas, profesionales y clientes en las facturas.

Manejarás pedidos y albaranes de material sanitario.

Elaborarás una factura de actos de atención sanitaria siguiendo las normas legales vigentes.

Simularás diversas formas de pago usuales en la atención sanitaria privada.

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1 >> Introducción Aunque la función principal de los centros de salud, los hospitales, las clínicas privadas o las consultas médicas u odontológicas es la de proporcionar atención sanitaria a quienes la necesiten, no podemos olvidar que actúan también como empresas. Necesitan comprar productos para poder atender a sus pacientes o clientes y, con la excepción de las entidades públicas que son financiadas por otras vías, cobran por los servicios que proporcionan. Estas actividades se conocen como operaciones comerciales o de compraventa.

Ejercicio privado de las profesiones sanitarias Se regula en el Título IV de la Ley 44/2003 de Ordenación de las profesiones sanitarias. En su artículo 40 menciona entre otras consideraciones lo siguiente: − En el ámbito de la sanidad privada, los profesionales sanitarios podrán ejercer su actividad por cuenta propia o ajena. − Los servicios sanitarios de titularidad privada estarán dotados de elementos de control que garanticen los niveles de calidad profesional y de evaluación establecidos en esta ley.

Las instituciones sanitarias de gran tamaño (hospitales, clínicas privadas, etc.) disponen de personal cualificado que se dedica expresamente a estas tareas. Sin embargo, en las pequeñas consultas son en muchas ocasiones los auxiliares de enfermería quienes se encargan, generalmente bajo la supervisión del profesional sanitario con el que trabajan, de estas operaciones de compraventa, por lo que deben conocer sus características principales y tienen que saber manejar los documentos usados en estos casos. Cada vez es más común emplear aplicaciones informáticas que generan estos documentos y facilitan la gestión cotidiana.

1 El auxiliar de enfermería y la documentación de compraventa.

A partir de ahora nos centraremos en las operaciones de compraventa en las que participan los profesionales sanitarios que trabajan como autónomos.

En un primer momento comentaremos brevemente el principal impuesto indirecto sobre el consumo de productos y servicios, el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA). A continuación explicaremos cómo son las operaciones de compraventa desde el punto de vista de los profesionales sanitarios, haciendo hincapié en la gestión de los documentos necesarios en dichas operaciones.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

2 >> Los impuestos. El IVA Los impuestos suponen la principal fuente de ingresos del Estado. Pueden ser directos e indirectos. Los impuestos directos gravan (es decir, imponen una carga fiscal, una cantidad añadida a pagar para el Estado) fundamentalmente la obtención de ingresos. Un ejemplo de este tipo es el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). Los indirectos en cambio afectan al consumo o gasto; el más importante es el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

El IVA recae sobre el consumo, gravando en la forma y condiciones previstas por la ley la compraventa de bienes y prestación de servicios efectuadas por empresarios o profesionales.

El IVA interviene en muchas actividades de nuestra vida cotidiana. Cuando compramos un pantalón, comemos en un restaurante, llamamos por teléfono o contratamos los servicios de un abogado, parte de lo que pagamos es en concepto de IVA. De igual forma, cuando un profesional sanitario adquiere material de oficina o aparatos para su consulta privada, deberá abonar el IVA por los productos adquiridos.

Impuestos indirectos locales El IVA se aplica en España, en la Unión Europea (UE) y en otros países del mundo. Pero en Canarias, Ceuta y Melilla no se emplea el IVA, sino otros impuestos con tipos más bajos.

En Canarias el tributo que “sustituye” al IVA es el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Hay varios tipos: del 0%, reducido, general (al editar este libro, el 7%) y varios tipos incrementados.

El IPSI (Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación) es un impuesto indirecto de carácter local equivalente al IVA que se aplica en Ceuta y Melilla. Los diversos tipos impositivos que se aplican son sensiblemente inferiores a los del IVA.

2.1 > Actividades exentas de IVA La mayoría de las actividades de compraventa y prestación de servicios está afectada por el IVA, pero hay diversas operaciones que están exentas de este impuesto: en este caso, el consumidor o cliente no pagará IVA. Entre las actividades exentas de IVA A (enumeradas en el artículo 20 de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido) están casi todas las actividades sanitarias; se indican a continuación: Actividades sanitarias exentas de IVA − Servicios de hospitalización y asistencia sanitaria y los relacionados directamente con estos (alimentación, alojamiento, quirófano, medicamentos y material sanitario). − Asistencia a personas físicas por profesionales médicos y sanitarios, relativa al diagnóstico, prevención y tratamiento de enfermedades, incluyendo análisis clínicos y exploraciones radiológicas. − Las prestaciones de servicios realizadas por estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales, así como la entrega, reparación y colocación de prótesis dentales y ortopedias maxilares. − Otras: entrega de sangre, transporte de enfermos en ambulancia, educación en sus diversos niveles, asistencia social, etc.

Nos encontramos, pues, con que los profesionales sanitarios privados con los que trabaja el auxiliar de enfermería (médicos y odontólogos en la mayoría de los casos) no cobran IVA a sus pacientes cuando los atienden para diagnosticar y tratar sus enfermedades, puesto que este tipo de asistencia está exenta del citado impuesto. Sin embargo, tendrán que abonar el IVA en la adquisición de material y productos de todo tipo que necesariamente han de comprar para poder prestar atención sanitaria.

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178 La exención del IVA en las facturas Cuando en una factura (y en menor medida en cualquier otro documento comercial) se incluye algún producto o servicio exentos de IVA, como en el caso de los servicios profesionales prestados por médicos u odontólogos para la prevención, el diagnóstico o el tratamiento de enfermedades, se hará constar esta de forma expresa circunstancia; se recomienda hacer referencia al precepto legal en el que se basa la exención (Ley 37/1992, artículo 20, en estos casos).

2.2 > Actividades sanitarias no exentas de IVA Cuando la asistencia médica no está directamente relacionada con el diagnóstico, prevención y tratamiento de enfermedades, no está exenta de IVA; es lo que sucede, por ejemplo, en los tratamientos estéticos.

Cuando la cirugía plástica es una actividad netamente estética, paga el tipo general del IVA; estaría en cambio exenta la destinada al tratamiento de una enfermedad, por ejemplo, la cirugía necesaria para corregir las secuelas de quemaduras graves en la cara (cirugía reparadora).

Base imponible: importe total de los productos adquiridos o de los servicios prestados sobre el que se debe aplicar el IVA.

Tipo impositivo: % de impuesto que se aplica sobre la base imponible

Cuota del IVA: cantidad que se paga en concepto de IVA. Se calcula con la fórmula: Cuota del IVA = Base imponible × Tipo impositivo.

2.3 > Tipos impositivos En el régimen general del IVA hay tres tipos impositivos: el tipo general y dos tipos menores, el reducido y el superreducido. En España, desde julio de 2012, los porcentajes que se aplican son del 21, 10 y 4% respectivamente; pueden ser modificados por el Gobierno y de hecho los valores de los tipos de IVA varían en los distintos países de la Unión Europea.

Tipos de IVA

% aplicado

Ejemplos Es el tipo más habitual, el que debe aplicarse siempre a no ser que en la ley se indique explícitamente lo contrario.

General

21%

La mayoría de los servicios profesionales y bienes: portes, ropa, automóviles, mobiliario, ordenadores, bebidas alcohólicas, etcétera.

Aparatos y productos sanitarios adquiridos por profesionales sanitarios, hospitales, etc.

Reducido

Superreducido

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10%

Sillas de ruedas, gafas graduadas y lentillas, aguas y alimentos, transporte de personas, servicios de hostelería.

4%

Medicamentos, alimentos de primera necesidad (pan, leche, frutas, verduras, etc.), libros y periódicos.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

Para entender cómo se calcula la cantidad que se paga en concepto de IVA es necesario dominar los siguientes conceptos: – Base imponible. Para obtenerla, se añaden al coste del producto o servicio los distintos gastos de cualquier clase que pueda haber (embalaje, seguros, transporte, etc.), y se restan los descuentos o bonificaciones si existen.

– Cuota de IVA. Una vez conocida la base imponible, podremos calcular la cantidad que hay que abonar en concepto de IVA. Para ello debemos multiplicar la base imponible por el tipo impositivo correspondiente.

– Cantidad final que se debe pagar. Será el resultado de sumar la base imponible más la cuota de IVA.

Casos prácticos

Tipos de descuentos Pueden aplicarse distintos tipos de descuentos: por alcanzar un volumen de compra en un tiempo dado, por rebajas en periodos determinados que interesan al vendedor, como premio a una relación comercial continuada, por pagar al contado, etc.

1

Cálculo de la base imponible, la cuota del IVA y el total a pagar El doctor Valls ha adquirido mobiliario de oficina para su consulta: una mesa con un precio de 250 € y dos sillas a 70 € cada una. La empresa vendedora le ha ofrecido un descuento del 20% en la mesa y le ha cobrado 60 € en concepto de gastos de transporte y montaje.

Calcula la base imponible, la cuota de IVA y el total a pagar.

Solución Cálculos iniciales: Precio del material de oficina: 250 € + 70 € + 70 € = 390 € Otros gastos: 60 € Descuento: 250 € × 20% = 50 € Tipo de IVA aplicable: el general, 21% Resultado:

Base imponible: 390 € + 60 € − 50 € = 400 € Cuota del IVA: 400 € × 21% = 84 € Total a pagar: 400 € + 84 € = 484 €

Actividades 1·· Clasifica en forma de tabla las siguientes actividades según su tipo de IVA (exentas, tipo general, tipo reducido y tipo superreducido): confección de una prótesis dental por parte de un protésico; compra de aspirina® en una farmacia; mamoplastia de aumento en una mujer de 20 años; matrícula en estudios universitarios de Enfermería; adquisición de un vehículo para una clínica dental; realización de resonancia magnética a un paciente con cáncer; comida en un restaurante; compra de un aparato de tomografía axial computarizada (TAC) para una clínica privada; adquisición de libros para una consulta médica; realización de fotodepilación por láser en una clínica dermatológica.

2·· El Dr. Valls, con el que trabajas, compra el siguiente material sanitario para su consulta (por lo tanto con un IVA general): 4 cajas de guantes estériles a 5 € cada una y una caja de instrumental sanitario cuyo precio habitual es de 350 €, pero que tiene un descuento del 10%.

Calcula la base imponible, la cuota del IVA y el total que debe pagar.

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3 >> Documentación comercial La documentación comercial también se conoce como documentación mercantill o documentación en operaciones de compraventa. Aunque a veces estas operaciones se llevan a cabo mediante tratos de palabra, los documentos son necesarios por diversas razones: – En primer lugar, dejan constancia escrita de la operación comercial que se realiza y de los detalles más relevantes, lo que resulta imprescindible para la buena gestión de la empresa y para conocer el estado de las cuentas.

– Además pueden tener valor legal, por ejemplo, para las relaciones con Hacienda o para hacer frente a futuras reclamaciones por malas prácticas o por impago.

Conservación de la documentación mercantil Hay que ser cuidadoso con la documentación mercantil, ya que: − Es imprescindible para la gestión. − Puede tener valor legal.

Conviene, pues, archivar estos documentos adecuadamente.

3.1 > Etapas del ciclo comercial En cada uno de los pasos o etapas del ciclo comercial se emplea un documento, tal como se observa en la figura 2, en la que se esquematizan los dos tipos de posibles situaciones: en primer lugar, el profesional sanitario es el cliente de una empresa a quien compra materiales; en segundo lugar, el profesional presta sus servicios a un paciente o cliente.

Dr. Valls

Sr. Mas

2 Etapas del ciclo comercial.

Etapa

Documento

Paso / Etapa

Documento

El Dr. Valls quiere adquirir un ordenador para su consulta y pregunta el precio a varias empresas; estas se lo comunican.

Presupuesto

El Sr. Mas acude a la clínica del Dr. Valls para ser tratado de un problema de salud; el Dr. le informa del coste del tratamiento.

Presupuesto

El Dr. Valls, tras estudiar las distintas ofertas, solicita el producto a la empresa SOLDEX.

Pedido

El Dr. Valls trata durante varias sesiones al Sr. Mas. Al final, pide el pago y el paciente se lo abona.

Factura

SOLDEX sirve el artículo al Dr. Valls.

Albarán

SOLDEX informa del precio oficial final y pide el pago. El Dr. Valls paga lo acordado.

Factura

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

1 Nombre del documento, en este caso, “Factura” y número, que ha de ser correlativo.

2 Identificación de quien emite el documento.

3 Identificación del cliente.

3.2 > Requisitos de los documentos comerciales No existe un modelo oficial único para estos documentos que los profesionales o las empresas tengan que seguir obligatoriamente. Cada uno puede diseñar sus propios documentos o usar alguno de los distintos modelos estándar que existen en el mercado. Sin embargo, todos ellos deben cumplir los requisitos exigidos a cualquier documento.

4 Localidad y fecha de emisión del documento.

5 Contenido, en función del tipo de documento.

6 Firma y/o sello del emisor.

En general tienen que figurar los datos, que aparecen en el siguiente ejemplo, figura 3.

2

CERÓN, SL c/ San Ramón, 2 08003 Barcelona NIF: B-08353535 www.ceronmedic.com

4

Lugar y fecha

Código

FACTURA N.º 4565/XX

1

Juan Gil García c/ Duero, 16, 2º 28007 Madrid NIF: 44 666 777-V

3

Barcelona, 29 de mayo de 20XX

Cantidad

Descripción

A2323

1

Armario vitrina

B9999

2

Bobinas de papel

C6666

5

Guantes estériles

R2255

1

Caja de endodoncia

Precio unitario

Descuento

Tipo de IVA

Precio total

220,00 €

21

220,00 €

10,00 €

21

20,00 €

5,00 €

21

25,00 €

21

225,00 €

250,00 €

10%

5

SUBTOTAL

Base imponible: 490 €

Tipo de IVA

21%

Cuota de IVA

Forma de pago: transferencia Cuenta Bancaria: ES33 v0049/1111/44/5000552255 Firma y sello

490,00 €

102,90 TOTAL FACTURA

592,90 €

6

3 Ejemplo de documento de compraventa.

Casi siempre los documentos que se emplean en las operaciones comerciales son generados por aplicaciones informáticas, en muchos casos por los numerosos programas de gestión comercial que existen en el mercado. Por otra parte, las aplicaciones informáticas de gestión clínica ofrecen como una de sus utilidades la facturación de las consultas. También podemos elaborar estos documentos por medio de programas informáticos de uso general: hojas de cálculo o procesadores de textos, etc.

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Datos básicos de identificación Persona física

Entidad o empresa

Nombre y apellidos

Nombre o denominación

Domicilio

Razón social

NIF

NIF (antes CIF)

Aunque el grado de exigencia no es siempre el mismo en todos ellos, en los documentos comerciales deben aparecer los datos básicos de identificación de las dos partes que intervienen en la relación comercial (vendedor/profesional y comprador/cliente); estos datos son los que se indican al margen.

Además, es habitual que los profesionales sanitarios añadan a los datos básicos de identificación otros detalles, entre los que se encuentran la titulación (por ejemplo, licenciado en Medicina, Odontólogo), el número de colegiado, los teléfonos, la dirección de correo electrónico o la página web. Proporcionan así más información al cliente, aumentando el grado de confianza y la fiabilidad de los servicios profesionales, además de facilitar el contacto con el facultativo.

Sistemas de identificación fiscal en España Los sistemas de identificación fiscal son asignados (de oficio o a instancia del interesado) por la Administración General del Estado a cualquier individuo o entidad para todo lo relacionado con el pago de los impuestos.

− Personas físicas (individuos): Número de Identificación Fiscal (NIF) • Para los ciudadanos españoles se obtiene añadiendo al número del documento nacional de identidad (DNI) una letra mayúscula que se genera automáticamente mediante una fórmula matemática.

• Para los ciudadanos no españoles, será el Número de Identificación de Extranjero (NIE) asignado por las autoridades.

− Personas jurídicas (entidades o empresas) españolas: 1. Antes de 2008: era el Código de Identificación Fiscal (CIF).

El CIF constaba de 9 caracteres.

• El primero, una letra mayúscula según la forma jurídica de la entidad.

• Los 7 siguientes son numéricos, siendo los dos primeros indicativos provinciales y los otros cinco secuenciales en cada provincia.

• El último, un dígito de control, puede ser un número o una letra.

Por ejemplo, las sociedades anónimas tienen la letra A, las sociedades limitadas la letra B, las sociedades cooperativas la letra F, los organismos públicos la letra Q, etc.

2. Creadas a partir de 2008: Número de Identificación Fiscal (NIF).

El NIF de las entidades está formado también por 9 caracteres.

• El primero es una letra mayúscula, según la forma jurídica de la entidad. Se parte del sistema del antiguo CIF y se han añadido algunas letras nuevas, pero las más importantes y habituales (como las mencionadas anteriormente) siguen siendo las mismas.

• A continuación viene un número aleatorio de siete dígitos, sin relación con la provincia en la que tenga su domicilio fiscal.

• El último es un carácter de control.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

Actividades 3·· ¿Por qué en cualquier documento comercial debe estar la firma y/o el sello de quien elabora dicho documento? ¿Por qué deberá aparecer su NIF?

4·· Señala en el ejemplo de presupuesto que tienes en la figura 5 los distintos datos que deben aparecer en los documentos de compraventa.

5·· Supón que tu madre es odontóloga y que trabaja de forma autónoma en una consulta dental. a) Elabora el membrete (con sus datos de identificación) que tendrían sus documentos de presupuestos y facturas. b) ¿Cómo sería si la consulta funcionase como una sociedad anónima, CLINIDENTAL, SA?

6·· Imagina que estás trabajando en la consulta de un médico; inventa los datos que necesites y, fijándote en los ejemplos de documentos comerciales que tienes en el libro u otros que te pueda facilitar tu profesor, prepara con un procesador de textos (como Microsoft® Word) un documento tipo que sirva para los presupuestos y facturas de dicho doctor.

Si lo deseas puedes tener como referencia el siguiente (figura 4), en el que te pueden servir de ayuda los consejos que se indican. Utiliza distintos tipos de letra, tamaños, algún detalle de color, sombreados, etc.

Recuerda que no existe un modelo oficial obligatorio, pero que hay que incluir los requisitos propios de los documentos comerciales.

Una vez completado y corregido, lo puedes archivar como plantilla de documento para usarlo en ejercicios de clase.

2 'DWRV GH LGHQWLÀFDFLyQ

1RPEUH GHO GRFXPHQWR

GHO GRFWRU

1

1 GHO GRFXPHQWR

3

'DWRV GH LGHQWLÀFDFLyQ GHO FOLHQWH

/XJDU \ IHFKD

4

5 Contenido GHO GRFXPHQWR

2WURV GDWRV TXH FRQVLGHUHV QHFHVDULRV

6

4 Documento comercial.

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4 >> Principales documentos Los documentos más importantes y habituales en las operaciones de compraventa, son el presupuesto, el pedido, el albarán y la factura.

En ocasiones pueden usarse otros, como son los recibos. También existen diversos documentos financieros para el pago de compras o servicios, por ejemplo, los cheques.

4.1 > El presupuesto El presupuesto es el documento mediante el cual una empresa o profesional informa al cliente del coste de determinados productos y/o servicios. Por ejemplo, en una consulta odontológica un cliente nos pregunta lo que le va a costar un tratamiento de ortodoncia; se lo haremos saber presentándole un presupuesto. También puede ocurrir que el odontólogo quiera adquirir un nuevo sillón dental y pida precios a distintas empresas del sector; cada una de ellas le formulará un presupuesto.

Pagos por adelantado En algunas situaciones el profesional se ve obligado a adquirir materiales específicos para atender a un paciente determinado. En estos casos, una vez que el cliente hay aceptado formalmente el presupuesto se le suele solicitar que abone una cantidad de dinero por adelantado para hacer frente a estos gastos.

En el caso del profesional sanitario que ponemos como ejemplo, para elaborar un presupuesto al cliente debe valorar los diversos gastos necesarios para prestar el servicio y los beneficios que pretende conseguir.

Los aspectos principales que tener en cuenta son: – Coste de los materiales o productos que se van a consumir.

– Tiempo que el profesional va a dedicar al cliente y la tarifa de honorarios correspondiente.

– Contribución a los gastos generales de la consulta.

El presupuesto debe cumplir los requisitos generales de los documentos mencionados anteriormente: – – – –

Identificación completa del profesional y del cliente.

Nombre y número, lugar y fecha del documento.

Lugar y fecha de elaboración.

Firma del profesional.

No es obligatorio seguir ningún modelo definido, pero debe quedar constancia de los siguientes datos: – Descripción completa a y detallada de los servicios que se van a prestar, incluyendo los materiales que se emplearán.

– Precio unitario de cada producto y/o servicio.

– Precio total a cobrar al cliente.

Valor del presupuesto El presupuesto no tiene valor como prueba de que se ha practicado un tratamiento ni sirve como comprobante de ingresos, pues en muchas ocasiones los clientes lo solicitan a varios profesionales para, comparando entre diversos presupuestos, elegir el que resulte más conveniente para ellos, o en algún caso posponer el tratamiento.

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Si los productos o servicios soportan IVA se anotará su importe o se indicará “IVA no incluido”. Cuando estén exentos de IVA, como en el caso de los servicios profesionales prestados por odontólogos o médicos para la prevención, el diagnóstico o el tratamiento de enfermedades, se hará constar esta circunstancia. Como los precios de los productos y servicios no permanecen constantes, sino que van cambiando, será conveniente mencionar el periodo de validez del presupuesto (que suele ser de uno a varios meses).

Puede ser de interés informar al cliente de las fechas previstas de inicio y final del servicio, así como de la forma de pago.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

Es conveniente que el profesional y el cliente se queden cada uno con una copia del documento.

El presupuesto compromete al profesional: estĂĄ obligado a mantener los precios y el resto de condiciones fijados en ĂŠl. Si en el transcurso del tratamiento aparecen circunstancias imprevistas que obligan a modificar el precio u otras condiciones pactadas, se deberĂĄ informar cuanto antes al cliente para que acepte dichos cambios (figura 5).

Ejemplos

1

Presupuesto

Dr. Luis Ruiz Ruiz Ginecólogo colegiado n.º 280208-2 c/ Barcelona, 2 – 1º B 28003 Madrid NIF: 13090090-P www.gineruiz.com

'U /XLV 5XL] 5XL] *LQHFyORJR

35(6838(672 1 ž 0DGULG GH DEULO GH ;;

DATOS DEL PACIENTE Nombre: DirecciĂłn:

CĂłdigo

Paula León Hernanz Esgueva, 21 – 5º A, 28005 Madrid

Cantidad

Precio

Importe

1001

Consulta

2

50

100 â‚Ź

1011

CitologĂ­a

1

110

110 â‚Ź

1033

MamografĂ­a

1

75

75 â‚Ź

Concepto

NIF: 28282828-X Tel.: 91 555 66 77

Exento de IVA (Ley 37/1992, artĂ­culo 20, uno)

Importe total

285 â‚Ź

Validez del presupuesto: 3 meses. PAGO AL CONTADO Fecha de inicio: 6 de mayo de 2 0XX Fecha prevista de finalizaciĂłn: 22 de mayo de 20XX

5 Presupuesto.

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186 Actividades 7·· En el ejemplo siguiente, (figura 6) identifica los elementos que deben aparecer en un documento de presupuesto. Localiza los datos de importancia que faltan.

Compáralo con el modelo de la explicación y comenta sus principales diferencias.

PRESUPUESTO ATEL COMUNICACIONES, SL c/ Casarrubuelos, 30 28979 Serranillos del Valle Madrid Tel.: 91 500 08 88 www.atel.com

N.º

IES SALVADOR ALLENDE C/ Andalucía 12 28003 Madrid

70056/14

Concepto Equipos informáticos

Fecha: 29/05/20XX

Descripción - Caja semitorre ATX

Cantidad

Precio

Importe

10

649,00 €

6 490,00 €

- Microprocesador Intel core I7 3770, 3,4 GHz - Memoria RAM DDR3 16 GB - Tarjeta gráfica NVIDIA GeForce GT640M - Monitor LED 18,5 pulgadas - Teclado WIN, ratón óptico

Forma de pago: talón o transferencia Portes: pagados

Base imponible

6 490,00 €

Cuota del IVA

1 362,90 €

TOTAL

7 852,90 €

6 Ejemplo de presupuesto.

8·· Doña Gregoria Val Gil con NIF 12123123-L, y domicilio en San Andrés, 21, 09310 de Burgos acude a la consulta del odontólogo Eugenio León Gutiérrez cuyo NIF 28989989-F y tiene su consulta en La Paloma 2, 1º, 09008 Burgos para conocer el coste de un tratamiento de ortodoncia.

Utilizando el modelo del ejemplo de la figura 5 y cambiando lo que sea necesario, elabora un presupuesto. La tarifa de la primera consulta es de 100 €, el precio del aparato fijo de ortodoncia (brackets) es de 550 € y que doña Gregoria tendrá que asistir a 16 sesiones (1 al mes) para revisión y ajuste con un importe de 50 € cada una.

Si necesitas más datos, invéntalos.

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187

Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

4.2 > El pedido El profesional sanitario necesita aparatos, instrumental y productos varios para desarrollar su actividad profesional. Cuando desee adquirirlos estos pueden proceder de distintas maneras.

En muchas ocasiones los pedirá, por teléfono, fax o correo, a alguno de los proveedores con los que trabaja habitualmente y cuyos catálogos tiene a mano. Tal vez se lo indique a un representante comercial con el que se ha entrevistado y que le ha presentado una buena oferta. Si se trata de una material de especial importancia o de alto coste, es probable que solicite presupuesto a distintas empresas del sector.

Otra opción, cada vez más frecuente, es el pedido por Internet (figura 7), pues muchas páginas web de casas comerciales disponen de formularios de compra electrónica.

7 Compra por Internet.

Una vez tomada la decisión, el profesional sanitario o, en su nombre, el auxiliar de enfermería, empleará el documento de pedido para solicitar al proveedor elegido la entrega en firme de un determinado material.

Ya hemos comentado que no hay que seguir obligatoriamente un modelo oficial; es posible usar uno elaborado por quien realiza el pedido o el que proporciona la empresa vendedora. La aceptación de un presupuesto puede equivaler a un pedido formal.

Formalización del pedido Aunque inicialmente se haga el pedido de palabra, por teléfono por ejemplo, algo frecuente si la relación con la empresa suministradora es habitual, puede ser conveniente formalizarlo por escrito, pues el pedido supone un compromiso de compra.

Como cualquier documento comercial, el pedido debe cumplir los requisitos conocidos: identificación del proveedor y del cliente, número del pedido, lugar y fecha del documento y firma de quien hace el encargo. En el pedido deben estar detallados los distintos artículos que se solicitan: – Identificación precisa (con su código o número de referencia si se conoce).

– Cantidad de cada uno de ellos.

– Precio por unidad.

– Descuentos y otros gastos si los hay.

– Precio total.

Puede ser apropiado incluir la forma de envío que se va a emplear, la fecha de entrega y las condiciones de pago. Conviene hacerlo por duplicado, con un ejemplar para el proveedor y otro para el cliente, con el fin de evitar futuros problemas.

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188 Ejemplos

2

Pedido

PEDIDO DE CLIENTES

SUPRA DENTAL, SL Avda. de la Democracia, 7 – 3º, Nave 307 Madrid 28021 Tel.: 91 40110 25 NIF: B-82053323 Código de cliente 000107

N.º 117 Fecha: 22-05-20XX Almacén: NAVE

Nombre: IES SALVADOR ALLENDE Fecha: 29-05-20XX

Dirección de entrega: c/ Andalucía, nº 2 Población: Fuenlabrada, Madrid 28941 NIF: Q 82053323 Código

Cantidad

Precio unitario

Descripción

IBE4351

1

WIROGEL-M GELATINA BX6 Kg

32328

1

RESINA IDODENT POLVO 100 Gr

Dto.

115,30 46,70

IVA

Precio total

21%

115,30 €

21%

46,70 €

162,00 €

Total pedido

(IVA NO INCLUIDO) Lugar de entrega: dirección cliente

Forma de pago: pagaré

Observaciones: Firma del comprador Fdo.: 8 Ejemplo de pedido.

Actividades 9·· Imagina que estás trabajando en la consulta de un odontólogo. Indica las distintas maneras en las que podrías realizar un pedido a las empresas con las que habitualmente te relacionarías.

Comenta las posibles ventajas e inconvenientes de las distintas modalidades que has mencionado.

10·· Supongamos que trabajas como auxiliar en la consulta del doctor Ruiz (tienes sus datos en la figura 5). El doctor ha decidido comprar a la empresa ATEL dos equipos informáticos como los descritos en la figura 6.

Confecciona el pedido correspondiente.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

4.3 > El albarán El albarán o nota de entrega acompaña al producto suministrado cuando la empresa a la que se ha realizado un pedido sirve el material solicitado. Es el documento que sirve como justificante de la entrega de los materiales o mercancías proporcionados al comprador.

El albarán, nombrado como tal y con su número correspondiente, contiene los siguientes datos: – – – –

Identificación completa del proveedor.

Identificación del cliente.

Lugar y fecha.

Relación detallada de los artículos que se entregan: descripción (suele incluir su código o referencia) y cantidad de cada uno. Aunque no es estrictamente necesario, con frecuencia se indican el precio unitario, el IVA y el importe total; en este caso se denomina albarán valorado.

Otros datos del albarán En el albarán puede hacerse referencia al pedido al que corresponde. Además, suele indicarse el número de bultos o paquetes a los que acompaña. De esta forma se reduce el riesgo de error.

Cuando el auxiliar recibe un pedido, debe revisarlo cuidadosamente para asegurarse de que está en buenas condiciones y que el material recibido coincide tanto con la hoja de pedido, como con el albarán.

Si todos los productos que nos entregan están en buen estado y los artículos recibidos son los que habíamos pedido y coinciden con lo que figura en el albarán, firmaremos la nota de entrega. Expresamos de esta manera nuestra conformidad, por lo que, salvo defectos ocultos, estaremos obligados a pagar la mercancía. Los proveedores suelen conceder un plazo en torno a quince días para admitir devoluciones.

Si por el contrario algún artículo está deteriorado, detectamos cualquier error, tanto cualitativo (hay algún artículo que no habíamos encargado) como cuantitativo (falta algún producto o la cantidad de cualquiera de ellos es diferente de la demandada), o bien lo que figura escrito en el albarán no coincide con el material entregado, podremos rechazar el pedido o haremos constar nuestras observaciones en el documento que firmamos; así, lo ponemos en conocimiento del proveedor y se podrá solucionar el problema más adelante.

Por estos motivos suelen hacerse varias copias del albarán: por ejemplo, una copia para la empresa suministradora (que justifica la salida de los materiales de su almacén y se empleará para facturar), otra para quien transporta dicho material y una tercera copia para el cliente. Nos quedaremos con nuestra copia y devolveremos firmadas las demás (figuras 9 y 10).

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190 Ejemplos

3

Ejemplos de albaranes

Comprobación del albarán Hay que guardar el albarán, pues tendremos que compararlo con la factura que nos emitirá la empresa vendedora.

9 Ejemplo de albarán.

ALBARÁN Á n.º 232323

DISTRIBUCIONES QUIROGA, S.L. c/ Fidel Borrajo, 18 - local 28600 Navalcarnero - Madrid Tel.: 91 8101167 Fax: 91 8101168 dquiroga@telefonica.net www.dquiroga.com NIF: B-88199199

CLÍNICA DUERO c/ San Antonio, 25 09310 Aranda de Duero - Burgos Tel.: 947522070 Tel.: 9475577112 NIF: B- 13000999

Número de pedido:

Fecha:

Código

Descripción

226LPC

CÁNULA TRAQUEOSTOMÍA con balón, 6,4 mm.

EP010000

CÁNULA TRAQUEOSTOMÍA fenestrada sin balón, 6,4 mm.

Total productos

%Descuento importe pago

Transportista:

La Flecha

Lugar de entrega:

Dirección

Fecha de salida:

25 de mayo de 20XX

Fecha de llegada

27 de mayo de 20XX

27 de mayo de 2OXX Cantidad

IVA: 21% CUOTA: 33,39

Precio unitario

IVA

Precio total

1

55,00

21%

55,00

2

52,00

21%

104,00

Base imponible: 159,00

Importe total: 192,39 €

Bultos:

Forma de pago: transferencia bancaria Conforme

OBERVACIONES: no se admitirán devoluciones ni reclamaciones pasados 15 días después de la fecha de entrega de la mercancía.

Fecha y firma.Burgos, 27 de mayo de 20XX

10 Ejemplo de albarán.

Actividades 11·· ¿Quién emite el albarán? ¿Cuándo se elabora?

12·· Explica por qué se deben revisar los artículos que llegan enviados por una empresa y compararlos con el albarán que los acompaña.

13·· Comenta los parecidos y las diferencias entre el documento de pedido y el albarán.

14·· Suponiendo que trabajes en la Clínica Duero, desde donde se realizó el pedido a la empresa Distribuciones Quiroga del siguiente material: a) Una cánula de traqueostomía de 6,4 mm de diámetro, con balón, código 226LPC. b) Dos cánulas fenestradas de traqueostomía de 6,4 mm de diámetro sin balón, código EPO1OOOO. Ha llegado el material enviado por la empresa con el albarán que figura como ejemplo en este apartado (figura 10). ¿Qué debes hacer en este caso?

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

4.4 > La factura Recuerda

La factura es el principal documento de las operaciones comerciales, pues es el documento definitivo en el queda detallada la compraventa o prestación de servicios que se ha realizado.

Es el documento legalmente más importante, que certifica cómo se ha desarrollado la operación comercial y donde se expresa de manera detallada y definitiva la cantidad que debe abonar el cliente. Tiene validez desde el punto de vista fiscal y para posibles reclamaciones.

La factura es el documento comercial más importante − Acredita el acto comercial y contiene sus principales detalles. − Posee valor legal y fiscal.

Por estos motivos es el documento comercial que tiene una normativa más minuciosa (Real Decreto 1496/2003) y que exige una rigurosa elaboración.

Legalmente es obligatorio facturar todo acto de prestación de servicios o de compraventa realizado por empresas o profesionales, con ciertas excepciones no relacionadas con las actividades sanitarias.

En nuestro caso, las empresas a las que compramos materiales nos facturarán y el profesional sanitario que trabaja de forma privada emitirá una factura a cada paciente al que presta atención sanitaria.

En principio se supone que se elabora una factura por cada albarán o servicio prestado, pero cuando la relación comercial es frecuente, es usual que el profesional o la empresa facturen en un mismo documento varios albaranes (por ejemplo, una empresa que nos surte habitualmente junta en una factura los diversos albaranes del mismo mes).

Datos que deben aparecer en la factura 1. Nombre del documento (factura) y número.

Factura electrónica La factura electrónica (conocida también como e-factura, factura telemática o factura digital) es el documento generado por medios informáticos en formato electrónico que reemplaza al documento físico en papel, conservando su mismo valor legal y con elevadas condiciones de seguridad. Puedes encontrar amplia información en www.facturae.es

2. Identificación completa de quien emite la factura (nombre y apellidos del profesional o denominación de la empresa, NIF/CIF y domicilio).

3. Identificación completa del cliente.

Exención de IVA

4. Lugar y fecha de emisión de la factura.

La asistencia a personas físicas por profesionales médicos y sanitarios (incluidos los odontólogos) relativa al diagnóstico, prevención y tratamiento de enfermedades está exenta de IVA.

5. Descripción completa de la operación realizada, con los conceptos siguientes: a) Factura de entrega de materiales: descripción de cada producto, con su código o número de referencia, cantidad y precio unitario. Se suele mencionar el albarán correspondiente. b) Factura por prestación de servicios: descripción de los servicios realizados, número y precio unitario. Se indica también el coste de los materiales empleados.

En todos los casos deben quedar especificados la base imponible, el tipo de IVA que se aplica (si la operación está exenta, se indicará), la cuota del IVA y el importe total a pagar.

6. Firma y/o sello del emisor de la factura.

7. Es conveniente indicar la forma de pago de la factura (por ejemplo, en metálico, por transferencia bancaria, etc.).

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Factura con distintos tipos de IVA En una misma factura nos podemos encontrar con artículos con distintos tipos de IVA (unos al tipo general, otros al reducido o al superreducido). En ese caso se calculan por separado las distintas bases imponibles, agrupando los artículos según el tipo de IVA que soportan; sobre cada una de ellas se aplica el tipo de IVA que corresponda, con lo que habrá varias cuotas de IVA. Se suman por un lado las bases imponibles y por otro las cuotas de IVA, resultando una base imponible total y una cuota de IVA total; la suma de estas dos últimas cifras nos dará el importe final de la factura.

Cuando un profesional o una empresa emiten una factura se quedarán con una copia o matriz de dicha factura. Cada factura es única, por lo que las facturas de un profesional o empresa tienen una numeración correlativa; no puede haber dos facturas de una misma empresa con igual número. Si se necesita puede hacerse un duplicado de la factura original, indicando expresamente esta circunstancia.

Una vez emitida, la factura no puede modificarse. Si ha habido algún error o surge cualquier hecho que obligue a cambiar algún dato, puede solucionarse con una factura rectificativa.

Los empresarios y profesionales deben llevar un libro de registro de facturas recibidas por los productos adquiridos. Tienen que conservar copia de las facturas emitidas al menos por 6 años desde su fecha de emisión.

En las siguientes tablas se describen las modalidades especiales de facturas así como el cálculo de sus importes.

Modalidades especiales de factura

Modalidades especiales de factura Factura con recibí: aparece la expresión “recibí” con la firma del vendedor o de quien ha prestado el servicio.

Quiere decir que el cliente ya ha pagado el importe indicado en la factura, por lo que este caso se prescinde del recibo. En algunas ocasiones en las que se ha pagado solo una parte del importe de factura, se indica “recibí a cuenta“, junto con la cantidad que ha sido abonada.

Factura proforma: es una prefactura, un proyecto de factura que ofrece el vendedor al cliente para que este pueda hacer trámites oficiales con ella y tenga la certeza de cómo es la oferta comercial, las condiciones de entrega y pago, etc. No es un documento que acredite que el acto comercial se ha realizado.

Factura rectificativa: nueva factura que rectifica otra u otras anteriores, por ejemplo por errores en los importes facturados, devoluciones de productos, aparición de descuentos por alcanzar un volumen determinado de compra, etc. Sustituye a las tradicionales notas de cargo y notas de abono. En ella se hacen constar los datos de la factura o facturas que son modificadas.

Cálculo del importe de la factura Cálculo del importe facturado 1. Se calcula el importe bruto, multiplicando el número de unidades (productos vendidos o servicios prestados) por el precio unitario de cada uno y sumando todos ellos.

2. Si los hay se aplican los descuentos, que disminuyen el precio habitual; pueden estar señalados en valor absoluto o como porcentaje del precio inicial.

3. El importe neto será el resultado del importe bruto menos los descuentos.

4. Se reflejarán otros gastos si los hubiere: embalaje, seguros, transportes, etc.

5. La base imponible se calcula sumando al importe neto estos gastos.

6. Se aplicará el tipo de IVA correspondiente. Multiplicando la base imponible por el tipo de IVA nos resulta la cuota del IVA, cantidad que se paga en concepto de IVA. 7. Sumando la base imponible con la cuota del IVA nos da la cantidad total que se debe pagar.

8. Si ha habido pagos a cuenta se reflejarán para descontarlos del importe total que hay que abonar.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

Casos prácticos

2

Elaboración de una factura Supongamos que finalmente se ha llevado a cabo el tratamiento del que hemos visto como ejemplo el presupuesto figura 5) y la paciente lo ha abonado al contado. Partiendo de este supuesto, vamos a elaborar la factura correspondiente, usando el mismo documento de presupuesto como modelo para la factura.

Puedes observar que son documentos que se parecen, ya que hay datos que encontramos en ambos tales como el nombre, número y fecha del documento, identificación de profesional y cliente, descripción del servicio, firma de quien lo emite, por ejemplo. Lógicamente también existen diferencias, pues son distintos documentos, cada uno con una función determinada.

Solución

Dr. Luis Ruiz Ruiz Ginecólogo colegiado n.º 280808-2 c/ Barcelona, 2 – 1º B 28003 Madrid NIF: 13090090-V www.gineruiz.com

Nº. 56565/XX Madrid, 22 de mayo de 20XX

DATOS DEL PACIENTE Nombre: Paula León Hernanz

NIF: 28282828-X

Dirección: Esgueva, 121, 5º A - 28005 Madrid Código

Concepto

Teléfono: 91 5556677

Cantidad

Precio

Importe

1001

Consulta

2

50

100 €

1011

Citología

1

110

110 €

1033

Mamografía

1

75

75 €

Base imponible

Exento de IVA (Ley 37/1992, artículo 20, uno)

285 €

Importe total

285 €

PAGO AL CONTADO Firmado.: Dr. Luis Ruiz

11 Factura.

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194 Casos prácticos

3

Elaboración de facturas con Excel Aunque existen numerosos programas informáticos específicos para la gestionar la facturación y también puede hacerse esta tarea con los programas habituales de gestión clínica (como veremos en el anexo) mediante la hoja de cálculo Excel de Microsoft® Office se pueden confeccionar las facturas (y los presupuestos) de un profesional sanitario o de una clínica. − Una forma sencilla de hacerlo es aprovechar los modelos de facturas ya elaborados y que son fácilmente accesibles por Internet; por ejemplo, puedes encontrarlos tecleando en el buscadorr modelo de factura Excel. − Otra posibilidad es usar alguna plantilla de Excel para facturas; para ello, una vez abierto el programa Excel pulsa el botón de Office en el ángulo superior izquierdo de la pantalla, selecciona Nuevo y elige en la barra lateral de la izquierda entre las Plantillas de Microsoft Office Online la categoría Facturas; encontrarás distintas opciones que pueden resultar de utilidad. − En este momento vamos a crear con el programa Excel un modelo de factura que nos serviría para un profesional sanitario. Hay muchas formas de hacerlo y los resultados posibles, muy variados. Vamos a elaborar, paso a paso, un modelo similar al del caso práctico 2 (figura 11).

1. En primer lugar nos ocuparemos de la parte superior, en la que incluiremos los datos del profesional y el nombre del documento (Factura). Una manera cómoda de conseguirlo y que permite crear un documento sencillo y a la vez visualmente atractivo es mediante los cuadros de texto, pues es fácil moverlos y colocarlos en las partes del documento que queramos. Esto puede hacerse directamente en Excel (eligiendo en la barra de menús Insertar y luego Cuadro de texto), pero usaremos para este paso el programa Word (con el que la mayoría nos sentimos más cómodos) para conseguir resultados más vistosos.

En un documento nuevo de Word, en la barra de menú seleccionamos Insertarr y a continuación cuadro de texto, eligiendo el simple. Con las opciones de estilos del cuadro de texto, relleno, contorno de forma y cambiar forma se pueden conseguir variar y personalizar a nuestro gusto. Además podemos emplear tipos de letra, tamaños y colores diferentes. Hacemos dos cuadros de texto: uno con los datos del profesional y otro con el nombre del documento (figura 12).

12 Datos de la factura.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

3 2. Una vez terminados, abrimos una hoja nueva de Excel copiamos en ella cada uno de los cuadros de texto elaborados con Word y los colocamos en la parte superior de la hoja. Debajo del cuadro de texto de “Factura” escribimos el número de la factura y el lugar y la fecha.

3. Anotamos los datos del paciente. Podemos modificar y adaptar el ancho de las columnas y filas. Por ejemplo, en este caso hemos aumentado el ancho de la columna C; para ello si nos situamos en el encabezamiento de las columnas, encima de la línea situada a la derecha de la columna aparece una cruz; al pulsar el botón izquierdo del ratón si nos desplazamos a uno u otro lado aumentamos o disminuimos el ancho de la columna a nuestra conveniencia (figura 12).

Si queremos que, tal como está en el ejemplo, se vean los bordes de las celdas en las que hemos escrito, debemos seleccionarlas y, pulsando el botón derecho del ratón, elegir Formato de celdas y, en Bordes, elegir los que queremos que se vean, todos en este caso.

4. A continuación vamos a escribir los datos de los servicios que se van a facturar (código, concepto, cantidad y precio por unidad); como antes, hacemos que se vean los bordes de las celdas. Para seguir más fácilmente la explicación, procura que la celda en la que queda escrito “Código” sea la B16; en todo caso, siempre podemos saber la celda activa, en la que nos encontramos, pues en el encabezado de las filas y columnas aparecen marcadas en sombreado el número de la fila y la letra de la columna (figura 13).

Las celdas en las que anotaremos el precio y el importe, contienen cifras en €, por lo que seleccionamos dichas celdas y, en el menú Número, elegimos Moneda; si no lo cambiamos, nos saldrán las cifras con dos decimales (figura 13). Escribimos los precios de cada concepto a facturar. Puede modificarse y personalizarse el aspecto empleando tamaños mayores o menores de letra, negrita o sombreado de determinadas celdas o empleando las diversas formas de justificación (a la izquierda, centrada o a la derecha).

13 Datos y precios de los servicios prestados.

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196 3 5. El programa nos facilita calcular los importes de un determinado concepto, aplicando la fórmula correcta, que es el producto de la cantidad por el precio unitario de cada uno. Puede hacerse de distintas maneras; por ejemplo, en la barra de fórmulas de Excel (figura 12) pulsamos fx, elegimos la función Producto y vamos siguiendo las instrucciones del programa. Otra forma es colocarnos en la celda en la que queremos poner la fórmula (en el ejemplo la F17) y seguir los siguientes pasos: − Escribimos el signo igual =; esto es lo primero que debe hacerse siempre que queramos que el programa aplique una fórmula, sea la que sea. − Luego le decimos al programa lo que queremos hacer: multiplicar la cantidad por el precio que le corresponde (2 × 50 € en el ejemplo); debemos identificar las celdas en las que se encuentra cada factor del producto y entre ellas escribiremos el símbolo * (asterisco), que equivale al signo matemático “por”. En este caso concreto nos quedaría la expresión =D17*E17 7 (todo seguido, sin dejar espacios); luego pulsamos la tecla enterr y el programa ejecuta la fórmula y nos da el resultado (figura 13). − Si queremos aplicar esta misma fórmula en el resto de los conceptos de la factura, lo podemos hacer con facilidad de diversos modos; una manera sencilla es seleccionando la celda en la que hemos aplicado la fórmula, pulsar Copiarr y luego Pegarr en las celdas en las que nos interese repetir la fórmula (en este caso, F18 y F19).

6. Escribimos el resto del texto de la parte central de la factura, pues debe aparecer el término base imponible, la exención del IVA y el total que ha de pagarse en la factura (figura 14). El programa puede calcular la base imponible, que será la suma de los importes. Si nos situamos en la celda en la que debe aparecer la cifra (F18 en este caso) y seleccionamos Autosuma (∑; se encuentra en la parte derecha del menú) el programa ofrece la opción más lógica, =SUMA(F17:F20); si no es la que se desea se puede cambiar. Otra forma alternativa es escribiendo directamente en dicha celda la expresión =SUMA(F17:F19), siendo las dos celdas entre paréntesis la primera y la última de todas las que, situadas en la misma columna, se quieren sumar; por fin se pulsa la tecla “enter”. Figura 14.

14 Cálculo de los importes facturados.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

3 7. Al no haber IVA, la base imponible es igual al importe total a pagar, por lo que seleccionamos la celda de la cifra de la base imponible (F21) y la copiamos en la celda de la cifra del importe total (F24).

8. Por último, escribimos el resto de datos que queremos incluir en la factura: por ejemplo, deben estar la firma y el sello del Dr. Ruiz y podría indicarse la forma de pago o el sello de “pagado” si ha sido ya abonada.

El resultado final sería el de la figura 15.

Si se quiere, podemos usar el documento elaborado como plantilla para las facturas habituales de nuestro doctor o de un profesional sanitario cualquiera. Tendríamos que: − Personalizar los datos del profesional y el número, lugar y fecha de la factura. − Borrar los datos concretos de identificación de cada paciente. − Conservando el encabezado, borrar los datos concretos de código, cantidad, concepto y precio (pero no los del importe, pues borraríamos la fórmula). Quedarían en blanco para añadir los específicos de cada factura. − Si se desea incluir un mayor número de conceptos a facturar se puede hacer, una vez situados en una de esas filas, eligiendo Insertar en el submenú Celdas, y luego Insertar filas. − Guardarlo como plantilla de Excel; para ello elegimos en el menú Guardar como, en la pestaña Tipo seleccionamos Plantilla de Excel y le damos el nombre que prefiramos, por ejemplo, Plantilla Facturas sin IVA. − Cuando queramos usar esta plantilla para hacer cualquier factura, una vez abierto el programa Excel pinchamos en el botón de Office (esquina superior izquierda de la pantalla), elegimos Nuevo y seleccionamos Mis plantillas, donde estará archivada la plantilla que hemos elaborado. − También la podríamos usar como plantilla para los presupuestos, borrando en el documento la palabra “Factura” y sustituyéndola por “Presupuesto”.

15 Factura sin IVA.

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198 3 Factura con IVA Hemos elaborado un modelo sencillo, que puede servir para las facturas de un profesional sanitario que atiende los problemas de salud de sus pacientes. Si se necesitase la opción de factura con IVA (por ejemplo, si el profesional sanitario se dedica a la medicina estética), tendríamos que incluir algunas modificaciones.

Partiendo de la plantilla previa, modificaremos la parte central de la factura: escribimos “Importe bruto” (suma inicial de los conceptos que se van a facturar) donde antes estaba escrito “Base imponible”, eliminamos la leyenda de la exención del IVA e incluimos filas para posibles descuentos y para la aplicación del IVA. Recuerda que podemos señalar los bordes que queramos en las distintas celdas y usar diferentes tamaños de letra, negrita o justificaciones (figura 16).

Para que Excel nos haga los cálculos necesarios, deberemos ir completando los siguientes pasos: 1. Si queremos que existan descuentos sobre el importe bruto, seleccionamos la celda en la que aparecerían (E22) y en el menú Número elegimos Porcentaje (sin decimales) y luego apuntamos el % de descuento que queremos aplicar; si no ponemos ninguna cifra, no se aplicará ningún descuento.

2. Para que Excel halle la cantidad que se descontará, nos situamos la celda que interesa (F22) y escribimos en ella la fórmula =F21*E22 (importe bruto por % de descuento).

16 Factura con IVA.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

3 3. Para calcular la base imponible, nos colocamos en la celda correspondiente (F23) y anotamos la fórmula =F21-F22 (importe bruto menos descuentos).

4. En la celda apropiada (C24) indicamos el % del IVA (el general, 21%, para la medicina estética); debemos seleccionarla y en el menú Número elegir Porcentaje, sin decimales.

5. La cantidad a pagar por cuota del IVA se calculará incluyendo en la celda correspondiente (F24) la fórmula =F23*C24 (base imponible por % de IVA).

6. Por último, para conseguir el importe total se escribirá en la celda en la que debe aparecer la cifra (F25), la fórmula =F23+F24 (base imponible más cuota del IVA).

Podemos guardar el documento elaborado (figura 17) como otra plantilla del mismo modo que hemos comentado anteriormente, llamándolo, por ejemplo, Plantilla Facturas con IVA.

17 Plantilla facturas con IVA.

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200 Actividades 15¡¡ La empresa MATELLABOR, SL, despuĂŠs de servir el material, ha enviado la factura de la figura 18 a la consulta del doctor Luis Ruiz Ruiz, pero han “desaparecidoâ€? muchos datos; todos los productos se consideran material sanitario y hay un descuento del 20% en el producto con nĂşmero de referencia 52RD. Cumplimenta dicha factura de forma correcta y completa, sirviĂŠndote de los ejemplos de documentos que ya has visto en esta unidad.

FACTURA

MatelLABOR, S.L c/ San JuliĂĄn, 3 (lLocal) 28003 Madrid Tel.: 91 2333454 FAX: 91 2333343 NIF B-083622451

&yGLJR FOLHQWH

)DFWXUD Q ž &yGLJR

&DQWLGDG

5$ 5% 5'

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)LUPD \ VHOOR

18 Factura.

16¡¡ Elabora la factura correspondiente a la compra de la actividad 10. Puedes utilizar como modelo para el documento el presupuesto de la empresa Atel (figura 6) que tienes en esta unidad, realizando los cambios necesarios y aùadiendo todos los datos que faltan.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

5 >> Cobro y pago de los productos y servicios El Ăşltimo paso en las operaciones comerciales es el pago de los productos o servicios recibidos. El profesional sanitario que trabaja en el sector privado tendrĂĄ que pagar a las empresas suministradoras los materiales que ha adquirido y cobrar a sus clientes los servicios prestados en la atenciĂłn sanitaria.

Este pago puede hacerse de forma inmediata (pago al contado) o producirse un tiempo despuĂŠs (pago aplazado). Es posible que en algĂşn momento el vendedor o el profesional que atiende al cliente hayan exigido un pago a cuenta, antes de que se hubiese llevado a cabo la compraventa (por ejemplo, porque hubiera sido necesaria la adquisiciĂłn de un material costoso imprescindible). La forma de pago se acuerda al comenzar la relaciĂłn comercial, indicĂĄndose ya en el presupuesto previo o en el pedido. Conviene que aparezca en las facturas.

El recibo es un documento que confirma el pago de una cantidad de dinero determinada. Lo firma quien recibe dicha cantidad y se lo entrega como justificante de pago a quien ha abonado el dinero.

Quien emite el recibo se queda con un resguardo o matriz, que cumple funciĂłn de copia de dicho recibo.

Datos que figuran en el recibo y en la matriz 1 Nombre (recibo) y nĂşmero, correlativo para quien lo emite.

2 IdentificaciĂłn de la persona o entidad que paga.

3 Cantidad pagada, expresada tanto en cifras como en letras.

4 Concepto por el que se paga.

5

Lugar y fecha en los que se formula.

6 IdentificaciĂłn, firma y/o sello de quien cobra y emite el recibo.

Pago a plazos En algunas ocasiones las casas comerciales proporcionan financiaciĂłn a los profesionales sanitarios para facilitar la adquisiciĂłn de equipos caros mediante fĂłrmulas de pago aplazado.

No es habitual que las pequeĂąas consultas ofrezcan a sus pacientes la opciĂłn de pagar en varios plazos el importe de sus servicios. A veces facilitan la obtenciĂłn de prĂŠstamos en entidades bancarias, destinados a financiar estos pagos. En cambio, en clĂ­nicas o centros odontolĂłgicos de mediano o gran tamaĂąo puede ser frecuente que faciliten el pago a plazos a sus clientes en casos de tratamientos de elevado coste.

OFIPAPER, SL

Avda. Concha Espina, 6 39314 SUANCES Cantabria

NIF.: B-39800711

6

1

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2

+HPRV UHFLELGR GH &OtQLFD SHGLiWULFD 'U +HUQiQGH] 3DVWUDQD OD FDQWLGDG GH HXURV WUHVFLHQWRV FLQFXHQWD \ VLHWH HXURV FRQ RFKHQWD \ FXDWUR FpQWLPRV FpQWLPRV ½ 3 HQ FRQFHSWR GH SDJR GH IDFWXUD 1 ž 4

6XDQFHV GH -XOLR GH ;;

5

6

)GR -DYLHU 6iQFKH]

6RQ ½

19 Ejemplo de recibo.

Lo habitual en las operaciones comerciales en las que participan los profesionales sanitarios es el pago al contado, que es el que vamos a comentar; en la prĂĄctica no significa que el pago deba hacerse necesariamente el mismo dĂ­a de presentaciĂłn de la factura, pues entre empresas se aceptan cobros a 30-60 dĂ­as. Puede llevarse a cabo de diferentes modos, con la intervenciĂłn de entidades bancarias en la mayorĂ­a de los casos.

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En la página del Banco de España www.bde.es eligiendo Portal del cliente bancario y luego productos bancarios o directamente en www. bde.es/clientebanca/productos, puedes encontrar información sobre pago en efectivo, cheques, los distintos tipos de tarjetas y, en general, sobre los productos bancarios.

– En efectivo. No es habitual entre empresas. El dinero en metálico puede usarse en algunas ocasiones para pequeños pagos de clientes al profesional que los ha atendido. Los ingresos de la cantidad adeudada en una cuenta bancaria y los giros postales serían similares.

– Mediante tarjetas bancarias. Medio de pago muy habitual, consiste en documentos en soporte plástico emitidos por entidades financieras que permiten a sus titulares el pago por medios electrónicos, sin necesidad de emplear dinero en efectivo.

Es necesario que los profesionales dispongan de terminales electrónicas para estas tarjetas. Hay un amplio número de tipos de tarjetas; las principales son las de débito y las de crédito.

• Las tarjetas de débito (figura 20) sirven para sacar dinero en los cajeros automáticos y para pagar en comercios o a profesionales; el gasto se anota inmediatamente en la cuenta bancaria a la que está asociada la tarjeta.

20 Tarjeta de débito.

Otras formas de pago Aunque se utilizan poco para pagos en consultas sanitarias, también pueden emplearse las letras de cambio y los pagarés.

Están surgiendo distintas opciones novedosas de pago electrónico que probablemente en un futuro próximo adquieran mayor importancia, como por ejemplo el pago a través del teléfono móvil.

• Las tarjetas de crédito (figura 21) permiten hacer pagos u obtener dinero, hasta cierto límite, sin necesidad de disponer de fondos en la cuenta bancaria en ese mismo momento. Más adelante el titular tendrá que devolver el dinero (y los intereses correspondientes) que ha utilizado, según los plazos previstos en el contrato de dicha tarjeta.

21 Tarjeta de crédito.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

Ambos tipos de tarjeta son ampliamente utilizados por sus ventajas de facilidad de uso, comodidad y alto grado de seguridad, pues disponen de PIN y puede exigirse el DNI del titular. También tienen inconvenientes: las entidades financieras cobran comisiones por su uso a los profesionales y a veces a los titulares.

– Por transferencia bancaria: se ingresa la cantidad a pagar desde una cuenta bancaria del cliente a otra cuenta de quien vende o presta el servicio. Desde febrero de 2014, hay que identificar las cuentas en la Unión Europea con el IBAN (International Bank Account Number, número internacional de cuenta bancaria), que es válido para una cuenta financiera en cualquier país del mundo. En España el IBAN consta de 24 caracteres, tal como se observa en la figura: Los cuatro primeros son nuevos. Los dos primeros son dos letras que identifican al país (ES para el caso de España); los dos siguientes, dos números de control del país y la cuenta.

Los 20 restantes no cambian; son los 20 números que tradicionalmente han identificado la cuenta bancaria concreta (código cuenta cliente): cuatro de la entidad financiera, cuatro de la sucursal, dos dígitos de control y diez números propios de la cuenta bancaria.

– Mediante un cheque: es un documento por el cual la persona que lo CÓDIGO CUENTA CLIENTE (C.C.C.) Banco Occidental emite ordena a una entidad bancaria Entidad Sucursal D.C Número de cuenta c/ Papamoscas, 1 0925 2300 57 0000004380 en la que posee dinero que pague una 09007 Burgos IBAN ES51.0925.2300.5700.0000.4380 suma determinada al beneficiario de euros #39.576,98-# € Páguese por este CHEQUE a JPAC ASOCIADOS, SLS dicho cheque (figura 22).

EUROS treinta y nueve mil quinientos setenta y seis euros con noventa y ocho céntimos Puede ser cobrado en efectivo o ingresado en una cuenta bancaria. Los cheEn Burgos a _ catorce_ de __mayo ___ de 20XX ques son facilitados por las entidades bancarias al titular de una cuenta Serie B N.º 2345 680-3 Firma: ESPACIO RESERVADO PARA INSCRIPCIÓN MECÁNICA corriente en forma de talonarios de cheques con numeración correlativa.

22 Ejemplo de cheque nominativo.

El cheque debe incluir: Lugar de emisión y fecha en letra

1. La palabra “cheque”.

2. La orden de pagar la suma que en él se indique (en cifras y en letras).

3. El nombre de la entidad bancaria que ha de pagar (librado).

4. Lugar y fecha de emisión.

5. La firma de quien expide el cheque (librador).

Los dos tipos de cheques más comunes son el cheque al portador y el nominativo. El cheque al portador debe abonarse a quien posea el cheque; contiene la expresión “al portador” o en él no aparece el nombre del beneficiario. El cheque nominativo debe pagarse a la persona o empresa cuyo nombre aparece en el cheque como beneficiario; para poder cobrar el cheque éste debe identificarse como tal y firmar al dorso.

Además existen otros tipos de cheques, el cruzado y el conformado.

– Cheque cruzado: contiene dos líneas diagonales cruzadas y el término Banco o Compañía (o la abreviatura Cía); solo puede cobrarse a través de una entidad bancaria, ingresándolo en una cuenta, pero no en efectivo.

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204 – Cheque conformado: la entidad bancaria que ha de pagarlo asegura al que lo va a cobrar que el que expide el cheque tiene fondos (la entidad retiene al que expide el cheque la cantidad necesaria para pagarlo), para lo que anota en el documento la expresión “conforme”, “certificado” u otra similar, y la firma.

En lo que se refiere al cobro de los servicios de atención sanitaria, además de los distintos medios mencionados anteriormente, que se emplean cuando es el propio paciente el que paga directamente al profesional, es frecuente que los usuarios dispongan de algún seguro médico o seguro dental, en cuyo caso es la compañía de seguros la que paga al profesional si la atención está incluida en su póliza. Conviene recordar que las compañías ofrecen un amplio número de opciones de seguro, con una cobertura variable, proporcional a las primas que el paciente paga periódicamente.

23 Tarjeta sanitaria de una compañía de seguros.

Las entidades de seguros proporcionan a sus asociados una tarjeta sanitaria individual (figura 23). Los profesionales que pertenecen al cuadro médico o al cuadro odontológico de dicha entidad tienen en su consulta una terminal electrónica en la que en cada ocasión en la que el paciente asegurado es atendido se realiza la lectura de la tarjeta sanitaria de la citada sociedad. En la mayoría de los seguros sanitarios y dentales que se contratan habitualmente el paciente debe pagar a la entidad, además de la prima correspondiente, una determinada cantidad cada vez que es atendido por un profesional sanitario.

Cada cierto tiempo, la compañía de seguros abonará al profesional las cantidades que resulten de los servicios prestados a sus asegurados, teniendo en cuenta los baremos por acto médico que hayan sido previamente acordados con dicha entidad; la periodicidad de la liquidación puede ser mensual o trimestral.

24 Terminal elétronica lectora de tarjetas sanitarias

Actividades 18·· Supongamos que la atención sanitaria cuya factura se explica en el libro como caso práctico 2 se abona mediante cheque.

Utilizando el modelo que tienes en el libro, materializa el pago en primer lugar mediante un cheque al portador y en segundo lugar mediante un cheque nominativo.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

Actividades finales 1·· Con un procesador de textos (Microsoft® Word) elabora, a partir del ejemplo, un esquema en forma de tabla de los documentos comerciales más importantes.

Documento

¿Quién lo emite?

Función principal

Presupuesto

Quien quiere vender un producto o prestar un servicio profesional.

Proporcionar al cliente información sobre lo que cuesta un producto y/o servicio.

Pedido

2·· En el consultorio médico en el que trabajas como auxiliar solicitaron presupuesto dos pacientes; en ambos casos aceptaron y fueron atendidos según lo previsto por la doctora. Utilizando como modelo el que aparece en la figura 5 de esta Unidad, elabora los documentos comerciales necesarios teniendo en cuenta la información siguiente; inventa los datos que necesites.

Doctora Rosa de Antonio Hernanz, licenciada en Medicina y especialista en Endocrinología y Nutrición; NIF: 13.999.999-F; dirección: San Bartolomé 2, 3º, 11008, Cádiz.

Datos de los pacientes

Tarifas de consulta

Paciente

Datos de identificación

Servicios prestados

Mª Angélica Cuesta García

San Juan 16, 11005, Cádiz NIF: 11676676-T

Consulta inicial, tres consultas de revisión, una determinación de hormonas tiroideas.

Rosalba Ruiz de Mendoza Gil

Mayor 22, 11500, Puerto de Santa María (Cádiz) NIF: 11090090-W

Consulta inicial, dos consultas de revisión, una radiografía de tórax.

Código

Concepto

Precio (€)

001

Primera consulta

002

Consulta de revisión

50

012

Análisis de orina

20

021

Determinación de hormonas tiroideas en sangre

60

051

Radiografía de tórax

30

Gratuita

Forma de pago: al contado, mediante transferencia a la cuenta ES66 0049 9955 5430 0066 5454

3·· La doctora Rosa de Antonio Hernanz ha comprado a la empresa Distribuciones Quiroga los siguientes aparatos y productos sanitarios (con el tipo general del IVA) para su consultorio:

Código

Concepto

Cantidad

Precio (€)

Z2002

Bomba de infusión XD-Hataway

1

1400

A2345

Guantes estériles de látex, 100 unidades

3

5

A1989

Jeringas de plástico de 50 ml (10 U)

2

6

A8342

Contenedor de seguridad para agujas usadas (bote de 25)

2

50

Hay un descuento del 10% en la bomba de infusión y no se cobran gastos de envío. Usando como modelo el albarán de la empresa Distribuciones Quiroga que tienes en el libro, elabora la factura que recibirá la doctora.

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206 Casos finales Compras y prestaciones de servicios en una clínica dental La clínica dental TECNODENTAL2000, con domicilio en la calle Burgos 101, 33401 de Avilés y con NIF: B-33445566, donde trabajas como auxiliar, después del pertinente presupuesto que fue aceptado por la paciente, ha realizado un tratamiento dental completo a Dª Amparo Martín Herrero c/ Madrid 16, 2º, 33402 de Avilés; con NIF: 08555555-T. − − − − −

Ortopantomografía: 20 €.

Tartrectomía: gratuita.

Dos extracciones dentales, 25 € cada una.

Tres obturaciones de amalgama, 30 € cada una.

Dos endodoncias birradiculares, 110 €, cada una.

Dª Amparo ha pagado el tratamiento al contado mediante su tarjeta de crédito.

Además, dicha clínica dental ha efectuado el siguiente pedido de instrumental y material odontológico (al que se aplica el tipo general del IVA) a la empresa DENTALE, SA, (tienes sus datos en un ejemplo de albarán en las páginas anteriores, figura 9):

Código

Concepto

Cantidad

Precio por unidad (€)

A987

Agujas dentales CK 0,4 x 25 mm, 100 U.

5

12

F121

Sellador de fosas MF estándar

2

72

D454

Fresas diatech A-1, Caja 5 U.

1

15

P232

Curetas Gracey 1-2 Montana

30

2

P235

Curetas Gracey 7-8 Montana

30

2

C103

Cubetas para fluoraciones, DX 2, 50 U.

3

27

La empresa DENTALE, SA, sirve el material, en cuyo albarán se detallan los siguientes productos:

Código

Concepto

Cantidad

Precio por unidad (€)

A987

Agujas dentales CK 0,4 x 25 mm, 100 U.

5

12

F121

Sellador de fosas MF estándar

2

72

P232

Curetas Gracey 1-2 Montana

60

2

C103

Cubetas para fluoraciones, DX 2, 50 U.

3

27

De acuerdo con su política comercial, la empresa DENTALE, SA, no cobra los portes y aplica un descuento del 10%, pues el pedido supera los 300 €. La clínica paga mediante transferencia bancaria. a) Explica de manera ordenada las tareas que deberías hacer si fueras quien lleva a cabo las operaciones de compraventa en dicha clínica, concretando los detalles referidos a este caso. b) Elabora los documentos que se emplean en estas dos operaciones comerciales: presupuesto y factura para el tratamiento dental y el pedido, el albarán y la factura correspondientes en la compra de material. Puedes usar como modelos algunos de los ejemplos de documento de las páginas anteriores o con las plantillas de Excel elaboradas.

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Unidad 8 - Operaciones comerciales en las consultas sanitarias

Autoevaluación 1. El documento de las operaciones comerciales más importante desde el punto de vista legal y fiscal es:

7. Los profesionales sanitarios que atienden de forma privada deben emitir factura a sus pacientes:

a) b) c) d)

a) En principio, a todos los que atienden. b) Únicamente si han aplicado el IVA. c) Solo si se lo exigen expresamente las autoridades fiscales. d) Solamente si lo exigen las entidades de seguros sanitarios o dentales.

Factura.

Presupuesto.

Pedido.

Albarán.

2. Indica la respuesta correcta sobre el IVA en la atención sanitaria privada: a) Siempre está exenta de IVA. b) Se debe abonar un IVA reducido en la mayoría de los casos. c) En la realizada para el tratamiento de enfermedades, no se paga IVA. d) La compra de material sanitario está por definición exenta siempre de IVA. 3. En una factura de compra de material, la base imponible se calcula: a) Sumando el coste de todos los productos, antes de realizar los descuentos. b) Sumando el coste de los productos y otros gastos y restando los descuentos. c) Sumando el coste de los productos y otros gastos y aplicando el IVA correspondiente. d) Restando al coste inicial del producto la cuota de IVA. 4. Señala el documento cuya función básica es proporcionar información sobre el coste de un determinado producto o servicio: a) b) c) d)

Factura.

Presupuesto.

Pedido.

Albarán.

8. Señala el documento que confirma el pago de una cantidad de dinero determinada por un producto comprado o un servicio ya realizado: a) b) c) d)

Presupuesto.

Albarán.

Factura.

Recibo.

9. El albarán es emitido por: a) Quien solicita formalmente un pedido de material. b) La empresa que proporciona a un cliente el material que ha pedido. c) El profesional sanitario que atiende de forma privada a un paciente. d) El paciente que es atendido por un profesional sanitario privado.

10. El cheque al portador se diferencia del cheque nominativo en que: a) El pago ha de hacerse por transferencia bancaria. b) El cheque no se puede cobrar en efectivo. c) No parece ningún nombre como beneficiario del cheque. d) El cobro del cheque está asegurado por la entidad bancaria que lo expide.

5. Señala el producto y/o servicio que no está exento de IVA: a) b) c) d)

Asistencia sanitaria en cualquier hospital del SNS. Asistencia sanitaria en centros de salud.

Transporte de enfermos en ambulancia.

Compra de medicamentos en una farmacia.

6. La función principal del albarán es: a) Informar la cliente del coste de un producto o servicio. b) Justificar la entrega del material que se entrega al comprador. c) Certificar que el material adquirido ha sido ya pagado por completo. d) Servir de justificante de una compra a efectos fiscales.

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