OADCATunitat07.qxd:OADCAST07p132-155_2aED
23/2/09
11:24
Página 136
136 – Arxiu d’informació de compres: inclourà la informació de proveïdors que ja han subministrat productes. Aquest arxiu sol estar recollit en forma de base de dades amb les fitxes del proveïdor (Figura 7.6), en què es recullen les dades més importants de cada un (nom, adreça, etc.) i les fitxes de productes (Figura 7.7). A més, és molt útil incloure-hi informació d’altres proveïdors en forma de: catàlegs i fullets, informació periòdica especialitzada, anuaris i publicacions d’associacions de fabricants i Cambres de Comerç, etc. FITXA DEL PROVEÏDOR Núm. Informació sobre proveïdors de material sanitari Existeixen diferents pàgines web que subministren informació sobre proveïdors o fabricants de material sanitari. També existeixen anuaris i guies en format paper que subministren informació actualitzada.
EMPRESA: Adreça Tel. PRODUCTE
NIF/CIF Fax
e-mail Ref. Catàleg/Codi
Observacions
7.6. Model de fitxa de proveïdor.
FITXA DEL PRODUCTE Núm. PRODUCTE TIPUS Codi: Proveïdor Proveïdor Proveïdor Proveïdor Proveïdor Observacions
7.7. Model de fitxa de producte.
OADCATunitat07.qxd:OADCAST07p132-155_2aED
23/2/09
11:24
Página 138
138
2 >> Gestió del magatzem
Externalització de magatzems És una tendència que s’està generalitzant en molts hospitals i en altres institucions sanitàries per reduir costos i evitar problemes d’espai. Consisteix en contractar empreses, que poden estar molt allunyades del centre sanitari, que s’encarreguen d’emmagatzemar els diferents articles i de subministrarlos quan se sol·liciten.
En la gestió del magatzem és fonamental determinar quin tipus d’article i en quina quantitat s’ha d’emmagatzemar i controlar el moviment d’aquests articles per poder-los reposar abans que s’esgotin. Aquests objectius s’aconsegueixen mitjançant la gestió d’existències i el seu seguiment.
2.1 > Gestió d’existències o d’estocs Es denomina gestió d’existències o gestió d’estocs la tasca de determinar la quantitat i el tipus de productes que han de ser emmagatzemats. Ha d’existir un equilibri entre la quantitat de productes –de forma que se’n pugui satisfer la demanda– i el cost d’emmagatzematge –de manera que no sigui excessiu–, ja que l’emmagatzematge de productes i de materials genera una sèrie de despeses per a l’organització:
Despeses d’emmagatzematge Encara que aparentment l’emmagatzematge de materials o productes no produeixi despeses, la veritat és que sí que n’hi ha ja que, en el procés d’emmagatzematge, hi ha una sèrie de factors associats que cal tenir en compte: • La superfície física en què es troba el magatzem suposa un cost en utilització específica d’espais, lloguer si és un altre edifici, etc. • Alguns productes requereixen condicionaments especials de temperatura, ventilació, normes de seguretat, etc. • És necessari destinar personal exclusiu per cobrir totes les funcions del magatzem. Aquest personal serà més nombrós com major sigui el magatzem i com més específic sigui el material. • Un volum d’emmagatzematge elevat amb molts articles immobilitzats suposa una despesa per compra i una possible despesa afegida per caducitats o per envelliment del producte.
Se solen distingir dos tipus d’estocs:
Sistema just in time o estoc zero Actualment, hi ha la tendència que determinats productes els emmagatzema el propi proveïdor que, mitjançant un sistema de comanda obert, els haurà de subministrar puntualment en un termini molt breu. Aquest sistema exigeix una excel·lent gestió de subministraments, ja que qualsevol error en l’aprovisionament produiria una deficiència en el funcionament de l’organització.
– Estoc normal o actiu: és el necessari per mantenir l’activitat de l’organització. – Estoc extraordinari: és el necessari per atendre una demanda augmentada o el realitzat per abaratir costos per la compra de grans quantitats. La tendència general de les empreses és la de mantenir els seus dipòsits al nivell mínim possible per reduir costos. D’altra banda, mantenir uns dipòsits massa escassos comporta el risc de desabastiment, especialment en les activitats en què la demanda és molt variable i, amb freqüència, imprevisible. Aquesta situació de falta d’articles és el que es coneix com a ruptura d’estocs o ruptura d’inventaris. Per tal d’evitar aquest risc, s’han d’establir uns dipòsits o estocs mínims de cada article, que es fixen en funció de: – Terminis de lliurament de proveïdors, és a dir, el que tarden en servir el material sol·licitat. – Demanda previsible.
OADCATunitat07.qxd:OADCAST07p132-155_2aED
23/2/09
11:24
Página 141
141
Unitat 7 - Magatzems sanitaris. Existències i inventaris
– Inventaris. Com que els sistemes de seguiment per fitxes de magatzem no són perfectes, cada cert temps és necessari verificar que les existències registrades a les fitxes es troben realment en estoc. Aquesta verificació és l’inventari, que és el recompte manual de tots els articles emmagatzemats, localitzant els que hagin caducat, s’hagin deteriorat o hagin quedat obsolets per donar-los de baixa. L’elaboració d’un inventari suposa la realització de les següents fases: • Localització de cada article al magatzem. • Identificació de cada article de la forma més clara i precisa. • Verificació del total d’articles de cada classe i varietat, i comparació amb el registre existent. • Identificació dels articles que s’han de retirar per caducitat, deteriorament, etc. • Donar de baixa aquests articles en els registres corresponents. • Registre de tota la informació obtinguda. Com en el cas de les fitxes de magatzem, no existeix un format establert per a aquest document i el seu disseny depèn de cada magatzem (Figura 7.10). INVENTARI
CRG
Consulta/unitat: CENTRE RADIOLÒGIC DE GIRONA Data: Article/producte
Núm. sèrie/lot
Unitats
Data de caducitat
Localització
7.10. Model de full d’inventari.
Aquest procediment s’ha de realitzar cada cert temps, i existeixen tres models fonamentals per realitzar inventaris: – Inventari anual: com indica el seu nom, es realitza un cop a l’any i totes les empreses i organitzacions tenen establert, almenys, aquest tipus d’inventari. Per fer-lo, és necessari bloquejar els moviments del magatzem mentre es duu a terme. Se sol fer coincidint amb el final de l’exercici econòmic. El seu principal inconvenient és que, si es detecten errors, s’hauran d’inspeccionar les entrades i les sortides d’un llarg període de temps. – Inventari permanent: consisteix en inventariar diàriament les existències dels articles que han registrat moviment durant la jornada. El seu avantatge és que, en cas d’errors, es poden identificar més ràpidament. El principal inconvenient es presenta en organitzacions amb grans moviments de magatzem.
Inventaris automatitzats La majoria dels programes informàtics de gestió sanitària, per a consultes o centres sanitaris més grans, ofereixen utilitats per realitzar inventaris de forma automatitzada.
OADCATunitat07.qxd:OADCAST07p132-155_2aED
23/2/09
11:25
Página 147
147
Unitat 7 - Magatzems sanitaris. Existències i inventaris
– Classificació segons l’ús i la durada: • Material fungible: és el material que es consumeix amb l’ús, generalment en un període breu de temps, ja sigui d’un sol cop o en diverses utilitzacions. Dins d’aquest grup se sol distingir el material d’un sol ús i el material reutilitzable. En el primer cas s’inclou el material de cures (gases, cotó, guants, etc.) i en el segon cas, el petit instrumental. • Material inventariable: és el material que no es consumeix amb l’ús i que sol correspondre a materials d’equipament o instrumentació i que, generalment, és més car (per exemple, aparells de radiologia, mobiliari, llits d’hospitalització, etc.). – Classificació ABC: es basa en agrupar tots els productes i materials en tres categories, o més si és necessari, seguint el principi de Pareto pel que fa a la necessitat de control d’existències. • Al grup A s’inclouen els articles de preu elevat i exigències altes d’emmagatzematge, dels quals en sol existir un reduït nombre d’unitats. Així, encara que en relació amb el total de productes suposen un petit percentatge, han d’estar especialment controlats perquè el seu valor representa un alt percentatge de l’emmagatzemat. • Al grup C s’inclouen els articles amb poc valor monetari, però dels quals n’ha d’existir una gran quantitat d’unitats pel seu gran consum. Exigeixen un control menys estricte. • Al grup B s’inclouen articles amb una posició intermèdia, en valor i quantitat de dipòsit, entre els dos grups anteriors. Requereixen un control intermedi. – Classificació segons exigències d’emmagatzematge. Se solen utilitzar cinc categories: • Material sense exigències especials: són productes que requereixen condicions mínimes d’emmagatzematge, i n’hi ha prou amb una neteja, temperatura, ventilació i humitat dins dels marges acceptables. • Material estèril: lògicament, la prioritat —a més de les condicions anteriors— és el manteniment de l’esterilitat. Els controls fonamentals se centren en els períodes de caducitat, indicadors d’esterilitat i ruptura o deteriorament d’envasos. La seva manipulació ha de ser la imprescindible per realitzar-ne el control.
NO REUTILITZAR
DATA DE CADUCITAT
CODI DE LOT
NÚMERO DE SÈRIE
DATA DE FABRICACIÓ
ESTÈRIL
ESTÈRIL PER ÒXID D’ETILÈ
ESTÈRIL PER IRRADIACIÓ
ESTÈRIL PER VAPOR D’AIGUA O CALOR SECA
NÚMERO DE CATÀLEG
PRECAUCIÓ: CONSULTEU ELS DOCUMENTS ADJUNTS
ESTÈRIL UTILITZANT TÈCNICA ASÈPTICA
7.16. Símbols en l’etiquetatge de productes sanitaris (norma UNE-EN-980).
OADCATunitat07.qxd:OADCAST07p132-155_2aED
23/2/09
11:25
Página 149
149
Unitat 7 - Magatzems sanitaris. Existències i inventaris
4.2 > Condicions correctes d’emmagatzematge Tots els materials i productes que s’emmagatzemen s’han de mantenir en condicions òptimes per al seu ús. Això implica que els magatzems han de complir una sèrie de condicions mínimes pel que fa a l’estructura i la neteja. Construcció i estructura Les instal·lacions dels magatzems han de ser segures davant de riscos elèctrics i vibracions, així com davant de riscos de caigudes, xocs contra objectes o esfondraments o caigudes del material emmagatzemat. El disseny del magatzem haurà de facilitar l’evacuació ràpida i segura del local en situacions d’emergència, especialment en cas d’incendis.
Plans de manteniment d’equips Quan s’emmagatzemen equips o instrumental, s’han d’establir plans de revisió i manteniment per assegurar que, quan siguin necessaris, es trobin en perfecte estat d’utilització.
Les dimensions dels locals han de ser suficients per permetre un accés fàcil i segur als materials emmagatzemats, així com una circulació fluida al seu interior. Les zones en què puguin existir riscos de tipus físic o mecànic o bé una exposició a elements agressius han d’estar convenientment senyalitzades (Figura 7.19).
Superfície a alta temperatura
Risc elèctric
Risc d’ensopegar
Risc de caiguda
SENYALS D’ADVERTÈNCIA
Risc d’atrapada
Indicador general de risc de xoc, cop o caiguda Vehicles de manteniment
Protecció obligatòria de l’oïda
Muntacàrregues prohibit per persones
7.19. Senyals d’advertència, obligació i prohibició.
Protecció obligatòria dels peus
Prohibit fumar
Protecció obligatòria de les mans
Prohibit a personal no autoritzat
SENYALS DE PROHIBICIÓ
No posar o reposar
Protecció obligatòria del cap
SENYALS D’OBLIGACIÓ
Protecció obligatòria de la visió
Càrregues suspeses