TII-PRM-11

Gesti贸n Administrativa

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unidad

11

Creaci贸n de consultas, formularios e informes

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Consultas Las consultas son objetos de la base de datos que permiten filtrar los datos existentes en las tablas, realizar cálculos con ellos e, incluso, agregarlos, modificarlos o eliminarlos de una tabla.

Consultas de selección Este tipo de consultas son las que se utilizan para filtrar datos de una o más tablas.

No modifican el contenido de las tablas..

Características

Pueden tener varios criterios de selección.

Pueden tomar los datos de una o de varias tablas. Si toman los datos de varias tablas, estas deben estar relacionadas entre sí.

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Consultas de acción Estas consultas tienen por finalidad llevar a cabo modificaciones en las bases de datos, agregando registros, modificándolos o eliminándolos.

Las opciones de consultas de acción se encuentran en el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño de las Herramientas de consultas.

Tipos de consultas de acción

Actualización

Modifican los valores de los registros. No cambia el número de filas de la tabla.

Eliminación

Eliminan las filas que cumplen el criterio de consulta.

Datos anexados

Con los datos recuperados de la consulta, insertan datos en una tabla.

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Formularios Los formularios son objetos de la interfaz gráfica de usuario utilizados para realizar cualquier operación sobre los registros: selección, actualización, inserción o borrado de filas.

Tipos de formularios

Según el número de registros

Según la existencia de subformularios

Formularios que muestran un único registro de la base de datos.

Formularios que muestran mas de un registro.

Formularios sin subformulario (solo muestran información de una tabla o consulta).

Formularios con subfomulario (tienen incrustado otro formulario).

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Creación de formularios Las opciones para la creación de formularios se encuentran en la ficha Crear, en el grupo Formularios.

Opciones de creación de un formulario

Formulario Formulario dividido Varios elementos Asistente para formularios Diseño del formulario

Es aconsejable utilizar el asistente de formularios, pues guía, paso a paso en el proceso de creación.

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Informes Los informes son objetos de la interfaz gráfica de usuario que permiten realizar resúmenes de información y mostrar estos listados en una página cuyo objetivo, generalmente, es su impresión.

Partes de un informe – Encabezado del informe – Encabezado de página.

– Detalle.

– Pie de página.

– Pie de informe.

Opciones de creación

Informes de etiquetas

– Informe.

– Informe en blanco.

– Diseño de informe.

– Asistente para informes.

Son muy útiles, pues por medio de ellos se pueden imprimir las etiquetas que se pegan en los sobres con la dirección del destinatario