Gesti贸n Administrativa
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Operaciones avanzadas con hojas de c谩lculo
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Insertar varias funciones en una misma celda En una misma celda de una tabla se pueden combinar funciones de varias formas, seg煤n las necesidades. Ejemplo En la siguiente tabla, las celdas del rango D3:D7 incluyen varias f贸rmulas, para calcular el precio total de cada producto con el descuento ya aplicado.
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Insertar elementos en una hoja de cálculo La inserción de elementos como imágenes, vídeos, gráficos, etc., en una hoja de cálculo se realiza, a través de la ficha Insertar.
Inserción de objetos Se sitúa el cursor en el punto en que se quiere insertar el elemento en cuestión y se hace clic sobre su icono en la ficha Insertar. El resultado es un objeto que siempre está en una capa superior, puesto encima de la pantalla donde están las celdas.
Inserción de gráficos Lo más importante al insertar un gráfico es elegir el tipo más adecuado a los datos que se desean mostrar – Columna: comparación entre valores de una o varias series. – Línea: evolución de una o varias series a lo largo del tiempo. – Circular: aportación de cada uno de los valores de una serie al total de todos ellos.
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Bases de datos con Excel − Excel permite gestionar bases de datos formadas por una sola tabla. − Los campos se deben ordenar por columnas y los registros por filas. − Para hacer consultas a la base de datos se utilizan los filtros. Ejemplo En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo de tabla, conteniendo una base de datos, ya filtrada.
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Tablas dinámicas Una tabla dinámica es un informe interactivo que resume rápidamente grandes volúmenes de datos numéricos contenidos en una hoja de cálculo. Ejemplo En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo de tabla, dinámica, en que se muestran las ventas de una empresa, agrupadas por código de cliente y tipos de IVA, resumiendo toda la información contenida en una hoja de cálculo.
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Plantillas y datos externos Plantillas Las plantillas son documentos previamente diseñados que incluyen todos los formatos, fórmulas y funciones necesarios y a los que solo se necesita añadir el contenido. Referencias externas a una hoja de cálculo Excel permite que en una hoja de cálculo se inserten referencias a otras hojas del mismo libro, a otros libros o, incluso, que se importen datos procedentes de otras aplicaciones. Importar y exportar datos Importar datos: desde la ficha Datos se puede crear una conexión con una fuente externa que se actualiza al cambiar el origen de datos. Exportar datos: se hace clic en el botón de Office / Guardar como / Libro de Excel y, en el desplegable Guardar como tipo, se elige el formato Texto (txt) o CSV
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Trabajo en grupo Compartir un libro Compartir un libro significa permitir que varias personas trabajen de manera simultánea sobre el mismo libro. El procedimiento para compartir un libro es: ficha Revisar / Cambios/ Compartir libro. Trabajar en grupo Una vez compartido el libro, lo pueden abrir las personas que tengan permiso para trabajar sobre él. Desde el cuadro de diálogo Compartir libro, de la ficha Revisar se puede comprobar los usuarios que tienen acceso al libro
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Macros Una macro es un programa escrito en Visual Basic para aplicaciones. Se crea para automatizar una tarea repetitiva, que llevaría mucho más tiempo si fuera realizada de manera manual. Las opciones para poder trabajar con macros en Excel, se encuentran en la ficha Programador. Para mostrarla en la cinta de opciones: clic en el botón de Office / Opciones de Excel / Más frecuentes y, en el grupo Opciones principales para trabajar con Excel, marcamos Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
Para crear una macro, se hace clic en el botón Grabar macro, del grupo Código. Una vez creada se puede asignar a un control como por ejemplo un botón y así ejecutarla de manera sencilla.