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Unidad 12 - Informatización de la gestión de la compraventa
1 >> La informatización de la empresa Las tareas administrativas cumplen tres condiciones básicas para ser informatizadas de forma eficiente, ya que se basan en: La lógica: secuencia de operaciones relacionadas entre sí que se desarrollan de acuerdo a un argumento común. El cálculo: operaciones matemáticas para obtener un resultado cierto. El protocolo: conjunto de normas que regulan los procesos de forma que, ante situaciones iguales, se proceda de la misma manera.
Vocabulario Informatizar: incorporar medios informáticos para organizar una actividad y gestionar la información de forma eficiente.
Por lo tanto, el trabajo cotidiano de la empresa, en general, y de los procesos administrativos, en particular, gana en eficiencia cuando se realizan con el apoyo de medios informáticos.
1.1 > El proceso de informatización Para llevar a cabo el proceso de informatización de las tareas de una empresa, es preciso desarrollar un proceso lógico del siguiente tipo: Etapa
Descripción
Análisis de los procesos administrativos
Se determinan los procesos que se pretende informatizar y se descomponen en tareas, de forma que se describa la secuencia de operaciones y documentos que es necesario realizar en cada proceso.
Análisis de las necesidades
A partir del análisis de los procesos, se identifican las funciones que es necesario informatizar y se describen de forma exhaustiva.
Especificación de los recursos
Una vez que se conocen las necesidades, el siguiente paso consiste en describir las funciones que debe realizar el equipo informático, por lo que se pueden determinar sus características técnicas, así como la formación que precisa el personal para utilizar adecuadamente los sistemas.
Elección de los recursos
Esta etapa desarrolla el proceso de compra de los equipos y los programas, así como la contratación de la formación de los usuarios. La cuestión más complicada reside en la elección de software, como se verá más adelante.
Implantación del sistema
La implantación del sistema para su aplicación a los procesos de administración requiere la siguiente secuencia de tareas: – Instalación y configuración de los equipos y los programas. – Verificación y control del funcionamiento de los equipos y de la formación de los usuarios. – Aplicación de los protocolos y sistemas de seguridad.
Evaluación
Como en todos los procesos, se debe realizar un control de la forma en que se ha desarrollado el proceso de informatización y una evaluación de resultados.
Este proceso, al igual que todos los procesos empresariales, ha de llevarse a cabo bajo el criterio de rentabilidad, por lo que la informatización de las funciones debe liberar una cantidad de recursos mayor que la inversión que necesita, y aumentar además la productividad y la competitividad de la empresa.
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2 >> Informatización de la gestión de la compraventa En este apartado se desarrolla un proceso general de informatización de la compraventa que debe ser adaptado a cada situación particular, pero siguiendo unas pautas válidas para cualquier proceso de informatización de este tipo de operaciones.
2.1 > Análisis de los procesos administrativos de la compraventa A lo largo de este libro se ha ido desgranando de forma sistemática el desarrollo del proceso de compraventa, por lo que lo único que se presenta aquí es un resumen de las operaciones básicas de compraventa: Compra
Nivel de informatización de las empresas en España A finales de 2008, el 84% de las empresas españolas tenían la mayor parte de sus procesos administrativos informatizados, el 70% disponían de conexión a banda ancha y el 60% realizaban algunas de sus obligaciones documentales con la Administración vía Internet. La tendencia en los últimos años indica que, para el 2011, la práctica totalidad de las empresas españolas estarán informatizadas.
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Análisis de necesidades. Petición de ofertas. Selección y relaciones con proveedores. Control de pedidos emitidos.
Almacén • Entradas de mercancías y gestión de existencias. Recepción de mercancías. Almacenamiento de las mercancías. Gestión de stocks. • Expedición de mercancías. Gestión de las operaciones de expedición de mercancías. Planificación del transporte. Venta • • • • • •
Planificación de ventas. Gestión de pedidos. Facturación. Gestión de clientes. Control de venta. Atención al cliente.
Tareas auxiliares de administración y documentación • • • • •
Contabilidad y control de cobros y pagos. Emisión y control de documentos. Gestión de personal. Ficheros de clientes y proveedores. Emisión de estadísticas e informes.
2.2 > Análisis de las necesidades Inicialmente, es necesario identificar las tareas que es preciso informatizar. Desde el punto de vista de la gestión de la compraventa, parece que lo más conveniente es informatizar los procesos de compra, almacenaje y venta, que han sido suficientemente analizados a lo largo de este libro.
Unidad 12 - Informatización de la gestión de la compraventa
4 >> Aplicaciones específicas de gestión de compraventa Los paquetes informáticos específicos de gestión de compraventa, denominados popularmente programas de facturación, desarrollan todo el proceso de forma automática a partir de los datos iniciales de clientes, proveedores, condiciones de compraventa y productos. Existen en el mercado distintas aplicaciones empaquetadas que atienden a un sector muy amplio de las empresas. Se pueden encontrar desde paquetes muy económicos y sencillos para microempresas (compiten con la utilización de paquetes de propósito general), hasta paquetes muy complejos, que incluyen control de fabricación y gestión integral de almacenaje, destinados a grandes empresas (compiten con las aplicaciones a la carta). Las operaciones básicas que desarrollan todas las aplicaciones que hay en el mercado son: Etapa de la compraventa
Operaciones
Compra
– Pedidos a proveedores. • Generación automática de pedidos. • Cálculo de stock del almacén. • Control de la situación de cada pedido. – Envío de pedidos a través de correo electrónico. – Gestión de la recepción de la mercancía.
Almacenamiento
– – – – – – – –
Venta
– Albaranes a clientes. • Generación automática de albaranes. • Recálculo de stocks de almacén. • Control de la situación de cada expedición. – Facturación. • Facturas en papel. • Facturas de rectificación. • Facturas recapitulativas. • Facturas electrónicas.
Administración
– – – –
Exportación de datos
– Contabilidad para llevar los libros contables. – Personal para calcular las retribuciones variables de los vendedores.
Regularización de almacenes, modificando el stock físico. Realización del inventario físico. Regularización de stock valorado. Control de costes. Históricos de movimientos y regularizaciones de almacén. Inventarios valorados. Fichas de almacén por productos. Gestión de mercancías a través de códigos de barras.
Configuración de las formas de pago. Control de cobros y pagos. Historia de los movimientos de productos. Estadísticas de compras y ventas.
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Actividades finales .: CONSOLIDACIÓN :. 1·· Analiza las razones fundamentales por las que se informatizan las tareas administrativas de una empresa. 2·· Describe en qué consiste el análisis de los procesos administrativos a informatizar y qué diferencia tiene con el posterior análisis de necesidades.
3·· Indica por orden las operaciones básicas del almacenaje en un proceso de compraventa. 4·· Señala las características básicas de un sistema informático adecuado para informatizar las operaciones de gestión administrativa de la compraventa.
5·· Describe las diferencias fundamentales entre una aplicación informática específica empaquetada y una aplicación específica a medida.
6·· Señala las ventajas que, sobre una aplicación informática de propósito general, tiene una aplicación informática específica empaquetada para informatizar las operaciones de gestión administrativa de la compraventa.
7·· ¿Cuáles son los tres ámbitos de seguridad en que se debe centrar el uso de la informática en el tratamiento de la información comercial?
8·· Indica las operaciones administrativas de la compraventa que pueden ser informatizadas con una hoja de cálculo. .: APLICACIÓN :. 1·· La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, determina la estructura y funciones de la Agencia Española de Protección de Datos. Busca en la Ley el artículo que la regula e indica cuáles son las funciones de la citada Agencia.
2·· Diseña, con el procesador de textos Word de Microsoft Office, plantillas para realizar las siguiente operaciones de compraventa: a) Contrato mercantil de compraventa. b) Carta de oferta de productos. c) Carta de reclamación de pago.
3·· Confecciona, con la hoja de cálculo Excel de Microsoft Office, plantillas para realizar las siguientes operaciones de compraventa: a) Factura. b) Ficha de almacén por el método de precio medio ponderado. c) Ficha de almacén por el método FIFO.
4·· Con la base de datos Access de Microsoft Office, diseña ficheros para realizar las siguientes operaciones de compraventa: a) b) c) d)
Fichero de clientes. Fichero de proveedores. Registro de facturas emitidas. Registro de facturas recibidas.
5·· Entra en la dirección web www.iso27000.es, que contiene toda la información necesaria sobre las normas ISO 27000. Navega por la página, señala las normas que componen la serie ISO 27000 y describe el proceso que debe seguir una empresa para su implantación.
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Ideas clave
Proceso de informatización general Análisis de los procesos de compraventa a informatizar
Análisis de las necesidades
INFORMATIZACIÓN DE LA EMPRESA
Hardware Aplicaciones de propósito general
Especificaciones de los recursos
Software
Proceso de informatización de la gestión de compraventa
Aplicaciones específicas empaquetadas Aplicaciones específicas a medida
Instalación
Verificación Implantación del sistema informático
Del sistema
Seguridad
Del uso Funcional De los datos
Evaluación del sistema
Protección legal de datos