Guide de la comptabilité en ligne by sylvain heurtier

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Guide pratique de la comptabilité en ligne La comptabilité sur internet à la portée de tous

: Spécial

petites entreprises

& associations

avec le site

Remerciements Merci à tous ceux qui ont contribué au projet macompta.fr et à la réalisation de cet ouvrage, notamment : à Odile, aux collaborateurs de la maintenance et du développement, aux experts-comptables partenaires du site, à Clarisse Robert de Pagissime pour les relectures et la maquette, à Cyrill Vachon des Éditions du Quai de Seine pour son soutien, et à tous ceux que je ne peux pas citer ici.

Sylvain Heurtier

Guide pratique de la comptabilité en ligne La comptabilité sur internet à la portée de tous

Spécial petites entreprises & associations

avec le site

Sommaire Introduction............................................................................................................................................................................................ 7

1 partie / Organisation de votre comptabilité................................................... 9 re

I. Dates d’exercice....................................................................................................................................................................... 10 II. Choix d’un type de comptabilité........................................................................................................................... 11

II.1. Quelles différences ?............................................................................................................................................................. 11 II.2. Quel système choisir ?......................................................................................................................................................... 11 II.3. Conséquence de votre choix dans macompta.fr.............................................................................................. 13

III. Choix d’une catégorie fiscale................................................................................................................................. 14 IV. Choix d’une profession ou activité.................................................................................................................. 14 V. Assujettissement à la TVA............................................................................................................................................ 15 VI. Date de saisie des paiements................................................................................................................................. 16 VII. Autres questions................................................................................................................................................................ 17

2e partie / Saisie des opérations courantes............................................................... 18 Chapitre 1. Saisie de comptabilité en mode recettes/dépenses....................... 19

II. Écritures de paie.................................................................................................................................................................... 62

II.1. Écriture de paie, méthode simplifiée....................................................................................................................... 62 II.2. Écriture de paie, méthode du plan comptable général (P.C.G.).............................................................. 64 II.3. Saisie de la rémunération du dirigeant................................................................................................................... 66

III. Déclarations et écritures de TVA...................................................................................................................... 66

III.1. Les régimes de TVA........................................................................................................................................................... 67 III.2. Édition de la déclaration de TVA............................................................................................................................... 68 III.3. État de contrôle de la TVA.............................................................................................................................................72 III.4. Écritures de TVA..................................................................................................................................................................73

3e partie / Écritures et travaux de fin d’exercice........................................... 76 Chapitre 1. Écritures d’inventaire et déclarations fiscales..........................................77 I. Écritures et liasse des professions libérales............................................................................................ 78

I.1. Enregistrement des recettes et des dépenses non passées en banque .............................................. 78 I.2. Écritures d’amortissement.............................................................................................................................................. 79 I.3. Écritures de sortie d’immobilisation.......................................................................................................................... 82 I.4. Indemnités kilométriques............................................................................................................................................... 83 I.5. Déclaration fiscale des professions libérales........................................................................................................ 85

I. Saisie de la banque en date du relevé............................................................................................................. 20

II. É critures pour entreprises soumises au régime du super simplifié........................... 87

II. Saisie des notes de frais................................................................................................................................................ 28 III. Saisie de la caisse................................................................................................................................................................. 31

III. É critures pour entreprises commerciales ............................................................................................ 101 et artisanales soumises au régime simplifié

I.1. Sélection d’un compte de recettes ou de dépenses......................................................................................... 21 I.2. Saisie des premières dépenses..................................................................................................................................... 22 I.3 Création de nouveaux comptes.................................................................................................................................... 24 I.4. Saisie de l’apport de fonds initial................................................................................................................................ 25 I.5. Saisie des premières recettes........................................................................................................................................ 26

II.1. Enregistrement des créances et dettes en fin d’exercice............................................................................ 88 II.2. Comptabilisation des stocks......................................................................................................................................... 90 II.3. Provisions et dépréciations........................................................................................................................................... 92 II.4. Comptabilisation de l’impôt sur les sociétés...................................................................................................... 97 II.5. Déclaration fiscale des bénéfices industriels et commerciaux................................................................................. 98

III.1. Valorisation des stocks.................................................................................................................................................. 101 III.2. Autres écritures de régularisations....................................................................................................................... 103

III.1. Saisie de la recette quotidienne dans le commerce de détail...................................................................32 III.2. Remise des chèques et autres valeurs à l’encaissement............................................................................ 34 III.3 Remise des espèces en banque.................................................................................................................................. 34 III.4. Contrôle de la caisse.........................................................................................................................................................35

IV. Écritures d’inventaire pour associations............................................................................................... 107

IV. Saisie de la banque en date réelle de paiement.............................................................................. 36 V. Rapprochement bancaire.............................................................................................................................................37

V. Déclarations SCI et titulaires de revenus fonciers......................................................................... 110

IV.1. Traitement des subventions de fonctionnement.......................................................................................... 107 IV.2. Traitement des subventions d’investissement............................................................................................... 109

Chapitre 2. Saisie de comptabilité en mode créances/dettes............................... 41

Chapitre 2. Éditions de fin d’exercice......................................................................................................... 113

I. Saisie des factures d’achat et de vente.......................................................................................................... 41 II. Utilisation du module « Devis / Factures »................................................................................................. 46 III. Saisie du paiement des factures........................................................................................................................ 50 IV. Consultation des comptes partenaires....................................................................................................... 51 V. Lettrage des comptes partenaires.................................................................................................................... 52

Chapitre 3. Clôture des comptes et affectation du résultat.................................. 117

Chapitre 3. Reprise d’une comptabilité existante, opérations diverses....55

Conclusion.............................................................................................................................................................................................. 121

I. Reprise d'une comptabilité existante..............................................................................................................55

Annexes.................................................................................................................................................................................................... 122

I.1. Changement de logiciel en cours d’exercice......................................................................................................... 56 I.2. Reprise de comptabilité le premier jour de l’exercice.................................................................................... 58

I. Bilan, compte de résultat et annexe............................................................................................................... 113 II. Journaux comptables..................................................................................................................................................... 114 III. Grand-livre................................................................................................................................................................................. 115 IV. Balance comptable........................................................................................................................................................... 116

Index.............................................................................................................................................................................................................. 142

Introduction La comptabilité en ligne, une solution innovante… Il se crée chaque année en France plusieurs centaines de milliers d’entreprises et d’associations. Pour survivre dans un environnement complexe et changeant, ces structures ont besoin de tenir une comptabilité. Une comptabilité fiable et à jour qui leur permette de prendre rapidement les bonnes décisions. Or la comptabilité est un langage obscur pour le commun des mortels. C’est une technique qui nécessite un long apprentissage. Un apprentissage que les chefs d’entreprise et les dirigeants d’association n’ont pas le temps de faire. La comptabilité ennuie ! Jusqu’ici, ceux qui voulaient tenir eux-mêmes leur comptabilité devaient franchir plusieurs obstacles : - d’abord suivre une formation longue et souvent trop théorique ; - ensuite faire appel à l'aide bénévole, mais peu professionnelle, de l'entourage ; - puis perdre un temps considérable à essayer de maîtriser un logiciel de comptabilité incompréhensible ; - enfin trouver un professionnel de la comptabilité qui accepterait de valider les comptes. Inutile de préciser que ces tentatives étaient souvent vouées à l’échec. Depuis peu, grâce à internet, une solution nouvelle est apparue : la comptabilité en ligne. La comptabilité en ligne consiste à utiliser un site internet pour tenir sa comptabilité. On y accède avec un identifiant et un mot de passe. Sur ce site, on retrouve toutes les fonctions classiques des logiciels de comptabilité. On paie un abonnement pour y accéder. Cette solution présente des avantages décisifs. Il suffit d’avoir une connexion internet et un navigateur récent pour commencer à travailler. On accède à son dossier de n’importe où, n’importe quand. Les problèmes informatiques classiques d’installation de logiciels, de maintenance ou de sauvegarde sont oubliés. Le travail devient collaboratif. Les données peuvent être partagées entre les responsables de l’entreprise ou de l’association, même s’ils sont en déplacement. Plus de problème de versions de logiciels, de compatibilité de système. On travaille sur le même dossier. Si la structure fait appel à un expert-comptable, il a un accès instantané aux données et peut corriger les écritures ou apporter ses conseils. À la clé, une meilleure qualité de service et des économies importantes. Le site macompta.fr a été créé en 2009 à l’initiative d’experts-comptables et d’informa ticiens pour offrir une solution de comptabilité et de gestion en ligne réellement adaptée aux besoins des petites entreprises et des associations.

Guide pratique de comptabilité en ligne

en partenariat avec le site macompta.fr

L’idée fondatrice du site était la suivante : proposer à des utilisateurs sans connaissances comptables de tenir eux-mêmes leur comptabilité ! L’interface de saisie devait être très simple et les opérations traduites en écritures comptables de façon transparente pour l’utilisateur. Cette simplicité a été plébiscitée par le public. Plusieurs milliers de comptes ont été créés sur macompta.fr. L’outil a également séduit de nombreux experts-comptables et organismes de gestion agréés. Ils y ont vu un moyen d’offrir un service plus réactif et à forte valeur ajoutée à leurs clients. Depuis son lancement et à la demande des utilisateurs, le site s’est étoffé. Il comprend désormais les fonctionnalités suivantes : la gestion des devis, factures et des déclarations de TVA. En 2013, il sera également possible de calculer les amortissements et d’établir la déclaration fiscale annuelle. Après quelques années de fonctionnement, il est apparu utile de proposer un Guide pratique de la comptabilité en ligne reprenant la méthodologie, les conseils et recommandations donnés par la maintenance du site macompta.fr. Ce livre présente de façon concrète la marche à suivre pour tenir votre comptabilité, de la saisie de la première écriture jusqu’au bilan, et cela quel que soit votre statut. Dans la première partie, on aborde les questions à se poser avant de commencer (le paramétrage de votre dossier). On expose en deuxième partie la tenue courante d’une comptabilité en mode recettes/ dépenses, puis la tenue d’une comptabilité commerciale complète. La troisième partie est consacrée aux travaux de fin d’année (établissement du bilan, déclarations fiscales). Ce livre n’est pas un ouvrage de plus sur la théorie comptable. Il ne vise absolument pas à vous enseigner la comptabilité même si, en le lisant, vous découvrirez nombre de notions essentielles. L’objectif est de vous permettre de commencer à traiter la comptabilité de votre structure dès que vous aurez tourné cette page. L’ouvrage est avant tout destiné à ceux qui souscrivent un abonnement ou un compte d’essai sur le site macompta.fr. Cependant, il pourra également intéresser ceux qui sont confrontés à la problématique de la tenue d’une comptabilité. De plus, il donne de nombreux conseils comptables, fiscaux et des modèles d’écritures. Une dernière chose avant de commencer : la tenue de la comptabilité d’une petite entreprise ou association est à la portée de tous mais cela nécessite un peu d’organisation et de sérieux. Cependant, vous verrez que le jeu en vaut la chandelle ! Avoir une comptabilité bien tenue vous évitera d’innombrables problèmes et contribuera à la réussite de votre structure. Il est même possible que l’enregistrement de vos opérations, le suivi régulier de vos résultats ne soient pas la corvée à laquelle vous vous attendiez… Sylvain Heurtier Expert-comptable

1re partie

Organisation de votre comptabilité

Saisie des opérations courantes

Saisie de comptabilité en mode créances/dettes

En revanche, dans un certain nombre de cas, vous devrez aller plus loin, et passer à une comptabilité créances/dettes. Soit par obligation légale, soit parce que la bonne gestion de votre entreprise ou association l’impose. En effet, si vous êtes commerçant, artisan en entreprise individuelle ou société soumise à l’impôt sur les sociétés et que vous dépassez les seuils mentionnés dans la 1re partie, section II [page 11] vous devez tenir une comptabilité créances/dettes. Mais même si ce n’est pas une obligation légale, adopter ce type de comptabilité peut s’avérer indispensable pour suivre vos opérations. Par exemple si vous avez un nombre important de clients ou de fournisseurs à suivre et que les paiements se font à 30 ou 45 jours. Comment faire ce suivi sans enregistrer les factures en comptabilité dès l’émission ? Si, dans votre activité, le suivi de la marge et du résultat doit être fait chaque mois, comment faire si vos ventes et vos achats ne sont pas enregistrés en comptabilité ? Pour ceux qui dépassent les seuils de ce régime, ou qui, dans un souci de bonne gestion, doivent adopter ce mode de comptabilisation tout au long de l’année, nous présentons la démarche à suivre dans le chapitre suivant. Les autres peuvent consulter directement le chapitre 3 de la 2e partie [page 55].

Chapitre 2

Saisie de comptabilité en mode créances/dettes Voyons d’abord comment saisir nos factures d’achats et de ventes. Pour ceux qui utilisent le module « Devis / Factures » de macompta.fr, nous verrons également comment éditer et déverser les factures de ventes dans la comptabilité sans ressaisie. Une fois ces factures saisies, nous pourrons enregistrer leur règlement. Pour terminer, nous étudierons comment consulter et pointer (lettrer) les comptes partenaires.

I. Saisie des factures d’achat et de vente Le passage en comptabilité créances/dettes vous conduit à enregistrer vos achats et vos ventes ou prestations dès que la vente est réalisée. Sur le plan juridique, ce moment correspond à la livraison de la marchandise ou à la réalisation de la prestation et l’établissement de la facture. La saisie d’une facture d’achat dans le menu FACTURES FOURNISSEURS entraînera l’enregistrement de l’achat dans un compte de charge ou d’immobilisation pour le montant hors taxe et l’enregistrement de la TVA dans un compte de TVA déductible (si vous êtes assujetti à cette taxe). En contrepartie, une dette sera enregistrée dans un compte fournisseur pour le montant total de la facture. Cette facture restera « en attente » dans le compte fournisseur jusqu’à la date du règlement. La saisie d’une facture de vente ou de prestation dans le menu FACTURES CLIENTS se traduira par l’enregistrement du montant hors taxe dans un compte de chiffre d’affaires et de la TVA collectée dans un compte de TVA. En contrepartie et en attendant son paiement, le montant total de votre facture sera enregistré dans un compte client. Vous devrez donc créer des comptes pour ces clients et fournisseurs afin d’y enregistrer les factures à payer ou à se faire payer.

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Saisie des opérations courantes

Saisie de comptabilité en mode créances/dettes

Plus tard, lors de l’enregistrement du paiement dans le menu BANQUE ou la CAISSE, ces comptes seront soldés. Dans macompta.fr, pour passer en comptabilité créances/dettes, il suffit d’activer l’option dans le menu MON DOSSIER / MON DOSSIER COMPTABLE ET FISCAL. À la question « Type de comptabilité », répondez « Créances / Dettes ».

Pour commencer la saisie, réunissez toutes vos factures. Faites un tas pour les factures clients, un autre pour les factures fournisseurs. Classez-les par mois. Classer vos factures clients par numéro de facture. Attention, seules les factures doivent être enregistrées en comptabilité. Les devis, bons de commandes, contrats, bons de livraisons et autres documents commerciaux ne sont pas comptabilisés. La facture est l’unique document qui matérialise le transfert de propriété du produit livré ou la réalisation de la prestation.

Ce choix a pour effet de soulever deux questions complémentaires : « Voulez-vous lettrer les comptes tiers ? » et « Écart maximum pour le lettrage », par défaut à 1 €. Le lettrage est le pointage des factures avec les paiements. Répondez « Oui », nous reviendrons sur le lettrage plus loin. Dans les logiciels de comptabilité classique, le passage en comptabilité créances/ dettes se fait en ouvrant et en utilisant des journaux d’achat et de vente. Retournez dans le menu SAISIE. Vous voyez apparaître deux nouveaux menus de saisie : FACTURES CLIENTS et FACTURES FOURNISSEURS dans lesquels nous allons maintenant travailler.

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Une fois ce classement terminé, allez dans le menu FACTURES CLIENTS (la saisie sera identique pour le menu FACTURES FOURNISSEURS). L’écran de saisie présente des similitudes avec la saisie de la banque. Pour chaque facture enregistrée, vous devrez vous placer dans le mois concerné, saisir la date de la facture, une référence facultative (votre numéro de facture client, ou le numéro de la facture fournisseur) et un libellé. Dans la ligne de saisie apparaissent un champ de saisie du nom du client et une seule colonne pour le montant.

Saisie du nom du client Lorsque vous ouvrez pour la première fois la liste des clients, vous avez le choix entre « Factures clients (compte général) » et « Ajouter un client ». Si votre client est un client régulier, il est souhaitable de choisir « Ajouter un client ». Cela permet de créer un compte individuel qui facilitera le suivi des opérations avec ce client. Si c’est un client de passage que vous ne reverrez jamais, inutile d’encombrer votre plan de comptes avec un compte qui ne servira qu’une fois. Vous utiliserez le compte général ou un compte « Clients divers » créé pour ce type de clients. La fiche de saisie d’un client apparaît ainsi :

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Écritures et travaux de fin d’exercice

Écritures d’inventaire et déclarations fiscales

ou indirectes de production). Pour une activité de bâtiment, on prendra par exemple le nombre d’heures passé par les ouvriers sur les chantiers en cours multiplié par le taux horaire, charges comprises, auquel on ajoute le coût d’achat des matériaux consommés, l’amortissement du matériel utilisé… Pour déterminer à quel coût d’achat ou prix de revient a été acheté ou fabriqué le stock final, on a le choix entre deux méthodes de valorisation : le coût unitaire moyen pondéré (C.U.M.P.) ou le premier entré, premier sorti (FIFO – First In First Out). Ces méthodes supposent l’existence d’un inventaire permanent, c’est-à-dire un système d’enregistrement continu des entrées et des sorties du stock qui permette de déterminer quelle est la valeur des produits qui restent en stock le dernier jour de l’exercice. C’est rarement le cas dans les TPE et petites associations. Heureusement, pour les entreprises individuelles qui relèvent du régime fiscal du réel simplifié, on peut utiliser les méthodes simplifiées suivantes. Attention : les sociétés qui ont opté pour le régime du super simplifié ne bénéficient pas de cette simplification. Elles devront donc valoriser leur stock en suivant les indications du chapitre 1 de la 3e partie, section III.1 [page 101].

II.2. Comptabilisation des stocks Les écritures de stock permettent de respecter un principe de base en comptabilité : l’indépendance des exercices. Ce principe peut être formulé ainsi : « seuls les bénéfices réalisés à la date de clôture d’un exercice peuvent être inscrits dans les comptes annuels » (Article L123-21 du Code du Commerce). Voyons quelle est la problématique concernant les stocks. Si un produit est acheté ou fabriqué en cours d’année, mais qu’il n’est pas vendu la même année et reste en stock, cela signifie qu’en comptabilité le coût d’achat ou de fabrication a été enregistré. La charge correspondante est intégrée dans le résultat alors qu’aucun chiffre d’affaires n’a été réalisé. Le bénéfice est donc faussé. Pour éviter cette anomalie, il est nécessaire de comptabiliser une écriture de variation de stocks. Elle permettra d’annuler la charge en enregistrant la valeur du stock à l’actif du bilan. L’exercice suivant, quand le produit sera vendu, la valeur du stock sera annulée à l’actif du bilan et la charge enregistrée. Le bénéfice sera alors correctement saisi dans l’exercice de vente du produit. Ces écritures concernent tous ceux qui possèdent un stock de marchandises, de produits finis ou de travaux en cours. Il s’agit donc des commerçants, des artisans et de tous ceux qui ont une activité de fabrication. Attention : ne pas enregistrer le stock peut conduire à un rejet de la comptabilité par l’administration fiscale. Une fois le stock inventorié avec soin au dernier jour de l’exercice, il faut le valoriser. Les marchandises doivent être valorisées au coût d’achat qui correspond au prix d’achat augmenté des frais accessoires (transport et manutention jusqu’à l’arrivée en magasin, frais de douane…). Les produits fabriqués et les en-cours doivent être valorisés au prix de revient (coût d’achat des produits consommés + charges directes

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Évaluation du stock de marchandises et de produits finis (produits fabriqués par l’entreprise) Pour évaluer le stock de marchandises ou de produits, il est possible de retenir le prix de vente hors taxe à la clôture de l’exercice après déduction d’un abattement correspondant à la marge moyenne pratiquée par l’entreprise au cours de l’exercice précédent. Pour les marchandises, la marge correspond à la différence entre le montant des ventes et le coût d’achat des marchandises vendues. Pour les produits fabriqués par l’entreprise, la marge correspond à la différence entre le montant des ventes et le coût d’achat des matières et fournitures utilisées, augmentée de toutes les charges directes ou indirectes de production.

Évaluation du stock de travaux en cours Le coût de revient des travaux en cours est réputé égal au montant des acomptes réclamés aux clients avant facturation. Une fois la valeur de votre stock déterminée, il reste à passer l’écriture. Dans un premier temps, on annule le stock de l’année précédente, puis on comptabilise le nouveau stock. Exemple Chez un commerçant, le stock de marchandises s’élevait à 15 000 euros l’exercice précédent ; il n’est plus que de 9 000 € cette année.

Allez dans le menu ÉDITIONS COMPTABLES / ÉCRITURES COMPTABLES. L’écriture à comptabiliser est la suivante :

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Écritures et travaux de fin d’exercice

Clôture des comptes et affectation du résultat

IV. Balance comptable

Chapitre 3

Nous avons déjà vu cet état dans le chapitre 3 de la 2e partie consacré à la reprise d’une comptabilité sur macompta.fr [page 55]. La balance est un document qui liste tous les comptes ouverts depuis le début de l’exercice et qui indique leur solde, normalement débiteur pour les biens, créances ou valeurs que l’on possède et les charges de l’exercice, et créditeur pour les dettes, le capital ou les fonds propres et les produits de l’exercice. Si vous disposez d’un logiciel autre que macompta.fr pour éditer votre liasse fiscale, vous pouvez exporter votre balance comptable de macompta.fr au format Excel ou texte, afin de l’importer dans ce logiciel.

Clôture des comptes et affectation du résultat Après avoir édité et rangé en lieu sûr vos éditions comptables, il vous reste à clôturer vos comptes. La clôture se fait dans le menu ÉDITIONS COMPTABLES / CLÔTURE DES COMPTES. La clôture des comptes est obligatoire sur le plan fiscal. En effet, sans clôture, vos comptes peuvent être modifiés sans limite de durée, et votre comptabilité n’a pas de valeur en cas de contrôle. La clôture est également indispensable en pratique pour : –– arrêter définitivement les comptes de l’exercice N ; –– ouvrir un nouvel exercice ; –– reporter le solde des comptes de bilan sur l’exercice suivant ; –– solder les comptes de résultat. Les comptes sont « remis à zéro » afin de repartir sur un « nouveau » résultat pour l’exercice suivant.

La clôture des comptes est définitive et irréversible ! Ne clôturez pas avant de vous être assuré que le résultat de votre exercice est définitif. Si un expert-comptable ou un organisme de gestion agréé contrôle votre dossier, vérifiez que vous avez obtenu et saisi les écritures d’inventaire et les corrections éventuelles avant de clôturer. Le résultat dans votre comptabilité doit être le même que celui calculé par l’expert-comptable et déclaré à l’administration fiscale. Vous pouvez commencer à saisir l’exercice suivant avant d’avoir clôturé N. Cependant, il ne faut pas trop tarder à clôturer. Tant que l’exercice précédent n’est pas clôturé, toutes vos éditions démarrent au premier jour de l’exercice précédent, vous ne pouvez pas éditer un résultat cohérent et vous ne pouvez lettrer vos comptes clients et fournisseurs. La clôture de l’exercice N ne vous empêche toutefois pas de revenir sur cet exercice pour faire les éditions.

L’affectation du résultat Tout d’abord pourquoi affecter le résultat ? On l’a dit, le résultat est la différence entre le total des produits et des charges pour toute la durée de l’exercice comptable.

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Conclusion

Conclusion Nous sommes arrivés au terme du processus comptable. Avant de recommencer pour une nouvelle année, prenons le temps d’évaluer le travail accompli. Notre mission a commencé par la récupération des pièces justificatives, suivie de leur saisie. Elle s’est poursuivie avec les contrôles et pointages indispensables pour s’assurer de l’exactitude des comptes : le rapprochement bancaire, le lettrage des comptes clients et fournisseurs. En fin d’année, nous avons réalisé l’inventaire, comptabilisé les écritures correspondantes, édité le bilan et le compte de résultat. On peut se réjouir du travail réalisé ! Tenir sa comptabilité soi-même, sans connaissances comptables au démarrage : tel était le pari initial. Et même si, pour certains, l’aide d’un expert-comptable ou d’un organisme agréé a été sollicitée pour des contrôles ou la saisie d’écritures complexes, le chemin parcouru est louable. Bien entendu, au début, tout ce travail était un peu fait par obligation : on ne tient pas sa comptabilité par plaisir mais pour rendre des comptes aux associés, aux adhérents, aux salariés, à notre banquier ou à l’administration fiscale. Cette contrainte nous a cependant conduits à nous organiser, à établir des documents corrects, à les classer de façon rationnelle et enfin à analyser nos comptes. En effet, la saisie nous a permis de détecter et de corriger des erreurs de facturation. Le lettrage et l’analyse des comptes clients et fournisseurs ont mis en évidence les factures clients impayées, des factures fournisseurs oubliées. Tout ce processus nous a amenés à nous interroger sur nos procédures : pourquoi a-t-on un écart entre le compte caisse et la réalité ? Pourquoi n’a-t-on pas relancé cette facture client dans les délais ? Pourquoi a-t-on un stock aussi important ? Bref, elle nous a permis de gérer notre structure. La comptabilité est la mémoire de ce qui se passe. Elle offre un poste d’observation avec une vue imprenable sur la vie de l’entreprise ou de l’association. Si l’on considère tous ces « effets secondaires », on ne peut plus parler de contrainte mais au contraire d’opportunité. Tenir soi-même sa comptabilité est un formidable outil d’amélioration de la performance. Espérons que de plus en plus de petites structures puissent tenir leur comptabilité en ligne. Des comptabilités en ordre et à jour conduisant à des entreprises et des associations bien gérées ; tout le monde devrait en tirer profit !

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A - Exemple de note de frais

Annexes

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Index A

Amortissement

Déclaration fiscale

Immobilisation

Calcul Comptabilisation Dégressif Écritures Linéaire

Assujettissement à la TVA

des bénéfices industriels et commerciaux des professions libérales des revenus fonciers

79 81 80 79 80

Dépréciations

Bilan

d’amortissement de paie méthode du plan comptable général méthode simplifiée de régularisations de sortie d’immobilisation de TVA d’inventaire pour associations

113

C Catégorie fiscale Charges

à payer constatées d’avance

Comptabilité

Créances/dettes Recettes/dépenses

11 11

Compte de résultat

113

Comptes

Clôture Création de nouveaux comptes Partenaires Consultation Lettrage

Contrôle

de la caisse des dernières écritures saisies en banque des dernières factures saisies du solde en fin de mois

C.U.M.P. (Coût unitaire moyen pondéré)

Exercice

104 104

Changement de logiciel en cours d’exercice Dates Éditions de fin d’exercice

Facture

Création Intégration en comptabilité Saisie du paiement

51 52

F.I.F.O. (First In First Out)

64 62 103 82 73 77 107 56 10 113

48 49 50 102

2031 99, 133 2033 100, 136 2035 86, 124 2065 100, 130

Grand-livre

142

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Liasse des professions libérales

Saisie

115

114

SCI

Note de frais Exemple Saisie

123 28

à recevoir constatés d’avance

Provisions

pour risques et charges

de comptabilité en mode créances/dettes de comptabilité en mode recettes/dépenses de la banque en date du relevé de la banque en date réelle de paiement de la caisse de l’apport de fonds initial de la recette quotidienne dans le commerce de détail de la rémunération du dirigeant des factures d’achat et de vente des notes de frais des paiements des premières dépenses des premières recettes

41 19 20 36 31 25 32 66 41 28 16 22 26

Déclarations

110

Stock

Comptabilisation Évaluation du stock de marchandises et de produits finis du stock de travaux en cours Valorisation

P Produits

Subventions

de fonctionnement d’investissement

106 105

TVA

de TVA d'imposition des BIC, simplifié d'imposition des BIC, super simplifié d'imposition des professions libérales d'imposition des revenus fonciers

Assujettissement Déductible Écritures Édition de la déclaration État de contrôle

37 67 101 12, 87 78 110

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90 91 91 101 107 109

R Rapprochement bancaire

34 34

73 97

Régime

102

Journaux comptables

Pointage des recettes

Formulaire

35 60 61 28

des chèques et autres valeurs à l’encaissement des espèces en banque

J 79

117 24

Comptabilisation de la TVA Comptabilisation de l’impôt sur les sociétés

Indemnités kilométriques

Écritures 55, 116

Écritures de sortie

Impôt

B Balance comptable

98 85 110

Remise

143

15 71 73 68 72

Coordination éditoriale et réalisation graphique Clarisse Robert | PAGISSIME | contact@pagissime.fr

Imprimé en Union Européenne par l'intermédiaire de www.alphabook.fr en février 2013